Die besten Programme zur automatischen Zeiterfassung

Warum verursacht die Zeiterfassung immer noch so viel Stress für Mitarbeiter, Vorgesetzte und das Management?

Dafür kann es eigentlich nur zwei Gründe geben. Sie verwenden kein Programm zur automatischen Zeiterfassung oder sie verwenden das falsche Programm. Einen anderen Grund gibt es nicht.

Ich kann das mit voller Überzeugung sagen, weil ich Weiß, dass es viele gute Zeiterfassungsprogramme gibt und da ich euch dieses Leid ersparen will, habe ich eine Liste der besten Zeiterfassungsprogramme zusammengestellt.

Nr. 1 – Time Doctor — Das beste Zeiterfassungsprogramm für remote Mitarbeiter

Time Doctor verfügt über umfangreiche Überwachungsfunktionen für Mitarbeiter, die den ganzen Tag am Computer arbeiten. Es handelt sich um eine Full-Service-Lösung für die Zeiterfassung, die für die Gehaltsabrechnung und das Projektmanagement verwendet werden kann. Was diese Lösung jedoch wirklich von der Konkurrenz abhebt ist die Tatsache, dass es Managern einen Einblick in die Arbeit ihrer Mitarbeiter gibt.

Mitarbeiter müssen Time Doctor herunterladen, Aufgaben anlegen und können dann mit der Zeiterfassung beginnen. Vorgesetzte können sehen, an welchen Aufgaben ihre Mitarbeiter gerade arbeiten, und erhalten einen Einblick in die Maus- und Tastaturaktivitäten. Du kannst in zufälligen Abständen Screenshots aufnehmen, um zu überprüfen, dass Deine Mitarbeiter auch wirklich arbeiten.

Die Webseiten- und App-Überwachung ist eine weitere hilfreiche Funktion, sowohl für Benutzer als auch für Vorgesetzte. Du kannst Berichte erstellen, die genau zeigen, wie viel Zeit jede Person auf einer Webseite oder Anwendung verbringt. Auf diese Weise erkennen Vorgesetzte unproduktive Verhaltensweisen und können automatisierte Benachrichtigungen an Mitarbeiter senden, die zu viel Zeit auf unerwünschten Webseiten oder Apps verbringen oder diese sogar blockieren.

Benutzer können ihre Arbeitsgewohnheiten analysieren und erkennen, wo sie Zeit verlieren.

Time Doctor hat aber noch mehr zu bieten, unter anderem:

• Stundenzettel und Gehaltsabrechnung
• Projektmanagement & Budgets
• Offline-Zeiterfassung
• Produktivitätsanalysen
• Tägliche, wöchentliche, monatliche Berichte

Hier ist eine kurze Preisübersicht:

• Basic: ab 6 US-Dollar pro Monat/Benutzer
• Standard: ab 9 US-Dollar pro Monat/Benutzer
• Premium: ab 17 US-Dollar pro Monat/Benutzer
• Enterprise: Preis auf Anfrage

Wenn viele Mitarbeiter von zu Hause und unterwegs arbeiten, verlieren Manager oft die Übersicht und können nicht kontrollieren, wie Mitarbeiter ihre Zeit verbringen. Die geleistete Arbeitszeit ist nicht immer aussagekräftig. Mit Time Doctor kannst Du Deine Mitarbeiter besser kontrollieren und sicherstellen, dass die Arbeit auch wirklich erledigt wird.

Du kannst Time Doctor 14 Tage lang kostenlos testen.

Nr. 2 – Clockify — Das Zeiterfassungsprogramm mit der besten Berichterstattung

Clockify ist eine wunderbare und einfache Lösung für Zeiterfassung und Projektmanagement. Die kostenlose Version ist großzügig und die kostenpflichtigen Pläne sind fair bepreist.

Was mir an Clockify wirklich gefällt, ist die einfache Nutzung. Benutzer können ihre Einträge auf Tages-, Wochen- oder Monatsbasis betrachten. Sobald Du Dich anmeldest, was von überall aus möglich ist, siehst Du eine vollständige Liste aller Deiner Einträge. Du kannst fehlende oder fehlerhafte Einträge korrigieren, Deine Arbeitszeiten bearbeiten und zu Projekten Informationen oder Tags hinzufügen oder Du kannst Stundenzettel verwenden, um Deinen wöchentlichen Arbeitszeiten schnell zu bestätigen.

Die Funktionen zur Berichterstattung sind umfangreich und geben Benutzern alle Informationen, um ihre Arbeitszeittabellen zu optimieren. Administratoren können Projektbudgets einsehen und prüfen, woran jeder Mitarbeiter gerade arbeitet.

Die verschiedenen Filter können Deine Daten nach Belieben aufteilen. Verschaffe Dir einen schnellen Überblick darüber, wie sich die Dinge für jeden Einzelnen, jedes Team und jeden Kunden entwickeln.

Clockify bietet zudem folgende hilfreiche Funktionen:

• Leerlauferkennung
• Zeitprüfung
• Pflichtfelder
• Warnungen
• Bulk-Bearbeitung
• Offline-Modus

Die kostenlose Version ermöglicht unbegrenztes Tracking, Benutzer, Projekte und Berichte. Diese Version verfügt über alle großartigen Funktionen, die Clockify so einfach zu bedienen machen. Die kostenpflichtigen Pläne, die trotzdem ein Schnäppchen sind, verfügen über erweiterte Funktionen, die Administratoren mehr Kontrolle darüber geben, wer welche Bereiche einsehen kann, und bieten erweiterte Warn- und Berichtsfunktionen.

Hier ist eine kurze Preisübersicht:

• Basic: ab 3,99 US-Dollar pro Monat
• Standard: ab 5,49 US-Dollar pro Monat
• Pro: ab 7,99 US-Dollar pro Monat
• Enterprise: ab 11,99 US-Dollar pro Monat

Integrationen mit Salesforce, G Suite, Freshbooks und mehr als 50 weiteren webbasierten Apps ermöglichen den Einsatz von Clockify zur Terminplanung und Gehaltsabrechnung.

Clockify ist eine budgetfreundliche Lösung für die Zeiterfassung mit vielen hilfreichen Funktionen zur Berichterstattung. Es erreicht zwar nicht das Niveau einer ERP-Software, ist im Vergleich zu anderer Optionen aber ziemlich robust und wirklich einfach zu bedienen.

Nr. 3 – Toggl Track — Das beste Programm, um sich selbst zur Rechenschaft zu ziehen

Die kostenlose Version von Toggl Track ist überraschen umfangreich. Freiberufler oder Berater können diese kostenlose Zeiterfassungssoftware verwendet, um alle ihre Stunden zu verfolgen und dann entsprechend in Rechnung zu stellen. Es handelt sich um eine ausgezeichnete App, mit der man seine Zeit verantwortungsbewusst einteilen kann.

Der Leerlaufdetektor, automatische Erinnerungen und ein Pomodoro-Timer fördern die Konzentration und können Deine Arbeitsweise für immer zum besseren verändern. Für Teams ist dieses Programm etwas teurer. Das liegt daran, dass so viele Informationen gesammelt und verarbeitet werden können.

Timeline, die Hintergrundverfolgung von Toggl Track, zeichnet die verbrachte Zeit in jeder App und auf jeder Webseite auf, wenn man diese länger als 10 Sekunden verwendet. Man kann sehen, wie man seine Zeit verbringt und Warnungen konfigurieren, um bestimmte Aktionen zu verfolgen, z. B. jedes Mal, wenn man einem bestimmten Meeting beitritt.

Automatisierte Benachrichtigungen informieren Dich, wenn sich Projekte ihrem voraussichtlichen Abschluss nähern oder falls man droht, das Budget zu überschreiten. Du kannst Benutzern, die ihre Stunden nicht verfolgen, auch E-Mail-Erinnerungen schicken.

Toggl verfügt über eine wirklich nützliche Funktion für die Zeitüberwachung, mit der man falsche oder nicht zugewiesene Zeiteinträge erkennen kann. Weitere Funktionen sind:

• Zeiterfassung auf allen Geräten
• Chrome- und Firefox-Erweiterungen
• Rollenbasierter Zugang
• Projektvorlagen
• Integration mit dem Google Kalender

Pflichtfelder und weitere nützliche Funktionen sind nur im kostenpflichtigen Abonnement verfügbar. Der kostenlose Plan kann von bis zu fünf Nutzern genutzt werden. Darüber hinaus stehen Dir die folgenden Pläne zur Verfügung:

• Starter: 9 US-Dollar pro Monat/Benutzer
• Premium: 18 US-Dollar pro Monat/Benutzer
• Enterprise: Preis auf Anfrage

Der Reiz von Toggl besteht darin, dass man sich selbst zur Verantwortung ziehen kann. Dank Automatisierung und der robusten Überwachung kannst Du immer sehen, wie Du Deine Zeit verbringst.

Nr. 4 – QuickBooks Time — Das beste Zeiterfassungsprogramm für GPS-Tracking

QuickBooks Time hieß früher TSheets. TSheets war eine separate Software, die sich sehr gut in alle QuickBooks-Programme integrieren ließ und daraufhin vom Unternehmen übernommen wurde.

An den Grundlagen hat sich nichts geändert. Dieses Programm eignet sich vor allem für die Zeiterfassung von Mitarbeitern, die im Außendienst tätig sind. Aus diesem Grund wird es oft im Bauwesen und im Außendienst eingesetzt. Es eignet sich auch für Schichtarbeiter und verfügt über exzellentes GPS-Tracking.

Mitarbeiter melden sich über die mobile App an und Manager können im Bereich „Wer arbeitet“ genau sehen, wo sie sich gerade befinden. Du kannst Geofencing verwenden, um die Anmeldung nur in bestimmten Bereichen möglich zu machen, und eine digitale Signatur hochladen, um den Abschluss bestimmter Aufgaben oder Projekte zu bestätigen.

Die GPS-Erfassung in Echtzeit ist ein weiterer großer Vorteil. Finde heraus, wer sich in der Nähe der Baustelle befindet, um Deine Mitarbeiter ideal einzuteilen. Änderungen am Zeitplan lösen eine Benachrichtigung, um alle Beteiligten über Veränderungen zu informieren.

Zu den weiteren Funktionen gehören:

• Drag-and-drop-Funktion
• Stempeluhr-Kiosk
• Gesichtserkennung
• Erfassung von Überstunden
• Berichterstattung und Prognose
• Benachrichtigung per SMS, E-Mail oder Push-Benachrichtigungen

QuickBooks Time hat Dutzende von Integrationen im App Marketplace. Du kannst das Programm problemlos mit anderen Tools kombinieren, selbst Produkte, die nicht zu QuickBooks gehören.

Die Preise sind recht erschwinglich:

• Simple Start: 8,50 Euro pro Monat/Benutzer
• Essentials: 13 Euro pro Monat/Benutzer
• Plus: 18 Euro pro Monat/Benutzer

Simple Start hat kein Geofencing, keine digitalen Signaturen oder die erweiterten Berichterstattungsfunktionen, sonst ist aber alle drin.

Die App hat ihre Limitationen in Bezug auf das Projektmanagement, dafür kann man sie aber innerhalb einer Woche beherrschen. Es sind keine großen Schulungen erforderlich, was die Verwendung viel einfacher macht.

Du kannst QuickBooks Time kostenlos ausprobieren.

Nr. 5 – Tick — Das beste Programm für kleine und mittelständische Unternehmen

Tick ist ein projektbasiertes Zeiterfassungsprogramm. Es lässt sich gut in andere Programme wie Trello, Asana und Basecamp integrieren und hilft Managern, Projekte pünktlich abzuliefern, ohne das Budget zu überschreiten. Da kannst Projekte erstellen, die aus verschiedenen Aufgaben bestehen und dann Mitarbeiter zuteilen. Diese wählen die entsprechenden Aufgaben aus und geben ihre Zeit von ihrem Desktop, Mobilgerät oder ihrer Apple Watch ein.

Du kannst einzelnen Aufgaben sogar Budgets zuteilen. Dies verschafft Führungskräften eine bessere Vorstellung davon haben, wo innerhalb eines größeren Projektes die meiste Zeit und das meiste Geld verloren geht.

Lege wiederkehrende Projekte an, die immer am Ende des Monats abgeschlossen werden müssen. Diese Funktion eignet sich vor allem für Einzelpersonen und Unternehmen, die mit Retainern arbeiten oder routinemäßige Dienstleistungen erbringen.

Die Berichterstattung ist hilfreich und kann für Analysen und Budgetprognosen eingesetzt werden. Du kannst Daten ganz einfach nach verschiedenen Kriterien wie Kunde, Mitarbeiter, Projekt oder abrechenbaren und nicht abrechenbaren Kosten durchsuchen.

Viele Benutzer schätze die Autofill-Suche von Tick, weil sie so nicht nach dem suchen müssen, was sie brauchen. Tick vereinfacht das Zeitmanagement. Benutzer behalten die Kontrolle über das Budget und können Entscheidungen auf Grundlage genauer Informationen treffen.

Weitere Funktionen sind:

• Stoppuhr
• Rollenzuweisung
• Chrome-Erweiterung
• Rechnungsstellung und Gehaltsabrechnung
• Einfache Bearbeitung von Zeiteinträgen
• Masseneinträge

Früher war das Bearbeiten von Zeiteinträgen in Tick eine echte Qual. Das Programm wurde jedoch aktualisiert, sodass die Zeit jetzt direkt im Bericht bearbeitet werden kann. Zudem können alle Einträge von einer Aufgabe oder einem Projekt zu einem anderen verschoben werden.

Die Preise basieren auf der Anzahl der Projekte, die Du erstellen kannst:

• 1 Projekt: Free
• 10 Projekte: 19 US-Dollar pro Monat
• 30 Projekte: 49 US-Dollar pro Monat
• 60 Projekte: 79 US-Dollar pro Monat
• Unbegrenzte Projekte: 149 US-Dollar pro Monat

Jede Stufe erlaubt unbegrenzte Benutzer, Kunden und Aufgaben. Der Preis ist gerechtfertigt, denn wenn Dir dieses Programm nur 2 Stunden einspart, hat sich der Service bereits ausgezahlt.

Ich empfehle dieses Produkt vor allem Unternehmen, die Trello, Asana oder Basecamp verwenden, es lässt sich aber auch in Zapier und mehr als 750 weitere Apps integrieren.

Tick bietet eine 30-tägige kostenlose Testversion an. Falls Du mit dem Gedanken spielst, dieses Programm in Deinem Unternehmen einzusetzen, solltest Du es auf jeden Fall ausprobieren.

Nr. 6 – Lathem – Das beste Programm für die Zeiterfassung Deiner Mitarbeiter

Lathem ist eine Softwareplattform für die Zeiterfassung von Mitarbeitern. Selbst die Zeiterfassung von remote Mitarbeitern ist möglich, da Du die Arbeitszeiten und Anwesenheit jedes Mitarbeiters von jedem Ort aus verwalten kannst.

Mitarbeiter können die digitale Stempeluhr, ihr Smartphone oder den Browser verwenden, um ihre Zeit zu erfassen und jederzeit auf ihre Stempelkarte zuzugreifen.

Die Gehaltsabrechnung ist über Integrationen mit Intuit QuickBooks, ADP, Paychex und weiteren Programmen möglich. Stoppe Arbeitszeitbetrug, verringere unbefugte Überstunden und garantiere die Einhaltung des Arbeitszeitgesetzes.

Weitere Funktionen sind:

• Cloudbasierte Zeiterfassung und Anwesenheitsverfolgung
• Gesichtserkennung, Fingerabdruck oder Ausweisscanner
• Integration mit bekannten Gehaltsabrechnungsprogrammen
• einfache Bearbeitung von Zeiteinträgen
• GPS-Tracking

Die Preise richten sich nach der Anzahl der Mitarbeiter:

• Standard Pricing: ab 35 US-Dollar pro Monat für bis zu 10 Mitarbeiter
• Enterprise Pricing: ab 3 US-Dollar pro Mitarbeiter pro Monat, mindestens 50 US-Dollar

Treue Kunde bekommen Rabatte. Jeder Stufe bietet die kostenlose Einrichtung und Support bei der Installation sowie eine 30-Tage-Geld-zurück-Garantie.

Hole das Beste aus diesem Produkt heraus, sei es die Online-Version oder die physische Implementation der Software vor Ort. Lathem hat sicherlich genau das, was Dein Unternehmen für die Zeiterfassung seiner Mitarbeiter benötigt.

Worauf bei der Wahl eines Zeiterfassungsprogramms zu achten ist

Wenn Du schon mal nach einer Zeiterfassungssoftware gesucht hast, wird Dir eines sofort auffallen. Fast alle beliebten Programme bieten weit mehr als die einfache Zeiterfassung. Diese zusätzlichen Funktionen lassen sich grob in vier Bereiche aufteilen:

• Planung
• Berichterstattung
• Rechnungsstellung
• Überwachung

Muss die Zeiterfassung mit einem oder allen dieser Bereiche verbunden werden? Um diese Frage zu beantworten, musst Du wissen, wie Deine Software eingesetzt werden soll. Lass uns dafür am besten einen kurzen Blick auf die Kernfunktionen und die Einsatzgebiete der einzelnen Funktionen werfen.

Planung

Um die Zeiten Deiner Mitarbeiter verfolgen zu können, muss das Programm ihre Arbeitszeit automatisch erfassen. In den meisten Fällen füllen Benutzer dafür eine Zeitkarte aus, die zeigt, an welchem Projekt oder für welchen Kunden sie gerade arbeiten. Diese Informationen werden auf einem Stundenzettel erfasst und gespeichert.

Der folgende Screenshot zeigt die Arbeitszeittabelle von Clockify, damit Du sehen kannst, wie Einträge automatisch über die Woche verteilt werden.

Einige Zeiterfassungsprogramme bieten besondere Funktionen zur Arbeitszeitplanung, mit denen man Schichten zuweisen und Benutzer benachrichtigen kann, falls sich die Pläne ändern. Produkte, die diese Funktion nicht bieten, lassen sich in der Regel einfach mit Projektmanagementsoftwares kombinieren.

Suche nach einem Programm, das sofort einsatzbereit ist oder über die nötigen Schnittstellen zu anderen von Dir genutzten Programmen verfügt.

Berichterstattung

Programme für die Zeiterfassung können die Produktivität überwachen und Probleme, wie die Überschreitung des Budgets, frühzeitig vorhersagen. Diese Programme verfügen in der Regel über klare visuelle Darstellungen, um Daten verständlich zu machen.

Der folgende Screenshot zeigt eine Statistik von Toggl Track.

Mit dieser Funktion kannst Du die Besonderheiten jedes Kunden, Mitarbeiters und Projektes aufzeigen und übersichtlich darstellen. Fortschrittlichere Tools bieten Benutzern und Administratoren noch mehr Details, die Projekten hinzugefügt werden können, aber alle Produkte auf dieser Liste verfügen über Funktionen zur Berichterstattung.

Rechnungsstellung

Viele Unternehmen verwenden Zeiterfassungssoftware, um die Gehaltsabrechnung zu verbessern oder Rechnungen zu stellen. Integration mit Diensten wie QuickBooks oder PayPal erleichtern diese Aufgabe und können sie mit wenigen Klicks erledigen.

Vergiss lange und komplizierte Tabellenkalkulationen, bei denen es immer wieder zu menschlichen Fehlern kommt. Jede Aufgabe wirkt erfasst und erzeugt eine klare Aufzeichnung der geleisteten Arbeit.

Überwachung

Einige Lösungen verfügt über Überwachungsfunktionen, mit denen man die Produktivität seiner Mitarbeiter überwachen kann. Dazu gehört unter anderem die standortbasierte Überwachung über GPS-Tracking, die sicherstellt, dass alle Mitarbeiter dort sind, wo sie sein sollen.

Einige Programme können auch auf ein bestimmtes Tablet oder einen Computer heruntergeladen werden, der dann als Stechuhr dient, über die sich die Mitarbeiter wie beim alten Lochkartensystem dann einfach per PIN oder mit ihrem Foto anmelden können.

Bei der digitalen Überwachung erfasst die Software die verbrachte Zeit auf bestimmten Webseiten und Apps, die der Benutzer während seiner offiziellen Arbeitszeit aufsucht. Einige Programme nehmen in zufälligen Abständen Screenshots auf, um sicherzustellen, dass sich die Mitarbeiter auf ihre Arbeit konzentrieren.

Ein kurzer letzter Hinweis zur Überwachung mit Time-Tracking-Software. Bevor Du Dich für eine Lösung entscheidest, solltest Du ein offenes Gespräch mit Deinen Mitarbeitern führen und sie über Deine Pläne in Kenntnis setzen. Zeige ihnen, dass die Nachverfolgung ihrer Arbeitszeit und die Überwachung der Projekte Vorteile bringen und das Wachstum des Unternehmens fördert.

Häufig gestellte Fragen

Gibt es eine gute App für die Zeiterfassung?

Von den erwähnten Zeiterfassungsprogrammen verfügen zwei über sehr gute Apps:

• Clockify – Ideal für die Berichterstattung
• Lathem – Ideal für die Zeiterfassung von Mitarbeitern

Beide Programme eignen sich für kleine bis mittelständische Unternehmen und für Freiberufler. Sie helfen dabei, sich die Zeit effizienter einzuplanen und unabhängiger zu sein, da Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten selbst verfolgen und überwachen können.

Funktionieren diese Zeiterfassungsprogramme auf jedem Computer?

Alle Programme funktionieren auf dem PC und Mac-Geräten. Du und Dein Team müsst auch nichts verzichten und könnt auch weiterhin wie gewohnt arbeiten. Benutzer können ihre geleisteten Stunden jederzeit und von überall eintragen.

Warum sollte man ein Zeiterfassungssystem verwenden?

Professionelle Dienstleister und Unternehmen, die auf Stundenbasis abrechnen oder viele Freiberufler beschäftigen, benötigen ein Zeiterfassungsprogramm. Die Mitarbeiter sollten in der Lage sein, ihren Projekten und Aufgaben einfach Zeiteinträge hinzuzufügen. Auf diese Weise hast Du die aktuelle Auslastung immer im Blick.

Fazit

Ich möchte Erwartungen nicht nur erfüllen, ich möchte sie übertreffen. Dafür muss meine Arbeit immer pünktlich abgeliefert werden und im Rahmen des Budgets liegen. Ich kann kein Niveau aufrechterhalten, wenn ich nicht weiß, wie ich meine Zeit einteile und welche Aufgaben den meisten Aufwand verursacht haben.

Zeit ist Geld. Das gilt sowohl für Handwerker als auch für Anwaltskanzleien. Ein Zeiterfassungsprogramm verschafft Dir die volle Kontrolle über Deine Arbeitszeiten und die Deiner Angestellten.

Hier sind noch mal meine Top-Empfehlungen:

1. Time Doctor –Das beste Zeiterfassungsprogramm für remote Mitarbeiter
2. Clockify – Das Zeiterfassungsprogramm mit der besten Berichterstattung
3. Toggl Track – Das beste Programm, um sich selbst zur Rechenschaft zu ziehen
4. QuickBooks Time (formerly TSheets) – Das beste Zeiterfassungsprogramm für GPS-Tracking
5. Tick – Das beste Programm für kleine und mittelständische Unternehmen
6. Lathem –Das beste Programm für die Zeiterfassung Deiner Mitarbeiter

Einzelunternehmer und kleine Unternehmen profitieren von Clockify, Tick oder Toggl, da diese Programme eine sehr umfangreiche kostenlose Version bieten. Im Vergleich zwischen diesen drei Programmen profitieren größere Teams eher vom kostenpflichtigen Plan von Clockify, da dieser die besten internen Berichterstattungsfunktionen bietet. Dies kann hilfreich sein, wenn man die Einnahmen und Ausgaben über viele Projekte hinweg verfolgen muss.

Die meisten kleinen und mittelständischen Unternehmen wünschen sich vor allem eine intuitive Benutzeroberfläche. Tick bietet ein ähnliches Nutzererlebnis wie Toggl, aber zu geringeren Kosten. Toggl glänzt dafür jedoch mit seinen Funktionen zur Mitarbeiterüberwachung. Mit Lathem würdest Du aber auch nichts falsch machen, außerdem bieten diese Option einen Online- und einen Hardwarezugriff, Du kannst das Programm also an einem festen Standort installieren.

Für alle, die sich wirklich robuste Mitarbeiterüberwachungsfunktionen wünschen, wäre Time Doctor eventuell die richtige Wahl. Du erhältst detaillierte Einblicke darüber, wie und wo Benutzer ihre Zeit verbringen. In diesem Bereich übertrifft QuickBooks Time jedoch alle Konkurrenten. Die GPS-Tracking-Funktion ist wirklich super und die mobile App funktioniert auch für remote Mitarbeiter.

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