Die beste Projektmanagement-Software (ausführliche Bewertung)

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Es ist der Albtraum jedes Projektmanagers.

Es gibt da dieses EINE Projekt, das einfach kein Ende nehmen will. Nichts läuft wie geplant, doch die Frist rückt unaufhaltsam näher. Du kannst Dich nicht mehr daran erinnern, wann Du das letzte Mal Spaß hattest. Dein Boss ist sauer und Deine Arbeitskollegen versuchen verzweifelt, doch noch irgendwie alles in den Griff zu bekommen.

Du fährst von der Arbeit nach Hause und fragst Dich, was schief gegangen ist und warum sich das Universum gegen Dich verschworen hat. Wenn es doch nur einen besseren Weg geben würde.

Den gibt es.

Mit der richtigen Projektmanagement-Software werden Deine Projekte nicht mehr zu einem nicht endenden Albtraum.

Ich selbst habe schon unzählige Projekte geführt, Hunderte Teams geleitet und so ziemlich jede Softwarelösung auf dem Markt ausprobiert.

Von Wrike über Trello, von Trello zu Asana und von Asana zurück zu Wrike. Und dann fängt das Ganze von vorne an.

Ich habe bereits mit jeder erdenklichen Kombination aus Tools und Software experimentiert.

Und soll ich Dir jetzt mal ein Geheimnis verraten? Am Ende spielt es gar keine Rolle, welche Software Du benutzt, solange Du Dir ein Programm aussuchst und dann dabei bleibst.

Doch um Dir die Auswahl zu erleichtern, habe ich sechs tolle Programme rausgesucht und für Dich bewertet, damit Du die richtige Software für Deine Projekte finden kannst.

6 der besten Projektmanagement-Softwares

1. Zoho Projects – Die vielseitige Lösung
2. Wrike – Die beste Lösung für Marketing-und Kreativteams
3. Teamwork – Die beste Lösung für Remote Teams
4. Asana – Die beste Lösung für kleine Teams
5. Smartsheet – Die beste Lösung für große Teams 
6. Trello – Die beste kostenlose Software

So findest Du die perfekte Projektmanagement-Software für Deine Projekte

Bei der Auswahl der richtigen Software kommt es immer ganz auf die Komplexität Deiner Projekte, die Größe Deines Teams und die gewünschten Funktionen an.

Eine Entscheidung zu treffen erscheint auf den ersten Blick unmöglich zu sein, weil es einfach zu viele unterschiedliche Lösungen gibt.

Bevor ich Dir also die sechs Programme vorstelle, möchte ich kurz darauf eingehen, wobei Du bei der Auswahl Deiner Software achten solltest.

Anzahl der Nutzer

Die meisten Programme haben eine monatliche Abrechnung pro Nutzer, darum musst Du im Vorfeld wissen, wie viele Mitarbeiter die Software benutzen werden.

Falls Du ein großes Team mit Hunderten Mitarbeitern hast, dann solltest Du Dich am besten für das Enterprise-Abo entscheiden und eine personalisierte Preisberatung anfragen. 

Falls Dein Team aus weniger als 15 Leuten besteht, ist Asana die ideale Lösung, da die Software von bis zu 15 Nutzern kostenlos genutzt werden kann.

Und falls Dein Team aus weniger als drei Mitgliedern besteht, kannst Du Zoho Projects kostenlos nutzen. 

Projektkomplexität

Einfache und unkomplizierte Projekte können mit einer einfachen Software bewältigt werden.

In diesem Fall kommst Du wahrscheinlich mit einem der kostenlosen Pläne von Trello, Asana oder Zoho Projects aus. 

Komplexere Projekte sind jedoch auf mehr Funktionen angewiesen, darum müsstest Du in diesem Fall wahrscheinlich ein monatliches Abo kaufen, um Zugriff auf weitere Funktionen fürs Projektmanagement zu erhalten.

Tools wie Wrike und Smartsheet verfügen über weiterführende und super spezielle Branchenfunktionen, sind aber sehr teuer. 

Aufgabenmanagement

Achte bei Deiner Wahl vor allem auf die Funktionen fürs Aufgabenmanagement.

Zwar verfügen die meisten Programme über Grundfunktionen für die Verwaltung von Aufgaben, je nach Projekt bist Du aber eventuell auf spezielle Funktionen angewiesen.

Sind gewisse Aufgaben zeitlich voneinander abhängig? Wiederholen sich bestimmte Aufgaben jede Woche, jeden Monat oder jedes Jahr? Oder musst Du eine Aufgabe vielleicht mehreren Personen zuweisen?

Hier sind weitere Funktionen, die Du vielleicht brauchen könntest:

• Checklisten anlegen und Fristen setzen
• Dateien anhängen
• Aufgaben archivieren oder löschen
• Aufgaben priorisieren
• Automatisierungen einrichten
• Unteraufgaben oder Teilaufgaben anlegen

Achte darauf, wie Deine Projekte aktuell geführt werden und welche Funktionen Du brauchst, bevor Du eine endgültige Entscheidung triffst.

Diskussionsfunktionen

Eine gute Projektmanagement-Software verfügt über Diskussionsfunktionen wie Kommentare, Foren oder einen Messenger, damit sich Dein Team untereinander austauschen kann.

Diese Funktionen sind wichtig, damit Aufgaben besprochen und wichtige Schritte abgeglichen werden können. Dank dieser Funktion musst man nicht mehr Tausende E-Mails durchsuchen, sondern hat die jeweilige Information zum Projekt genau da, wo sie hingehört.

Alle von mir empfohlenen Programme verfügen über diese Funktion. Achte darauf, dass Du einige Lösungen mit robusten Features zum Austausch von Informationen wählst.

Personalisierung

Jedes Projekt und jedes Team hat unterschiedliche Ansprüche.

Die von Dir gewählte Software muss Deinen Ansprüchen gerecht werden und auf Deine Bedürfnisse zugeschnitten werden können, sei es ein personalisiertes Dashboard, Flexibilität für mehr Wachstum oder mehr Schnittstellen.

Überleg Dir im Vorfeld auch, wie Du Projektfortschritte sehen und teilen möchtest, denn jede Software verfügt über unterschiedliche Darstellungsmöglichkeiten, Berichte und Analysefunktionen.

Mach am besten eine Liste mit allen Funktionen und gewünschten Integrationsmöglichkeiten.

Spreche anschließend mit dem Vertrieb und sorge dafür, dass die Software auch hier allen Ansprüchen gerecht werden kann, ohne das Budget zu übersteigen.

Die unterschiedlichen Arten von Projektmanagement-Software

Es gibt unterschiedliche Arten von Projektmanagement-Software. Einige sind viel besser als andere, während einige auf spezielle Branchen, Entwickler oder Großunternehmen mit riesigem Budget ausgelegt sind.

Ich gehe die Unterschiede jetzt kurz mit Dir durch.

Cloud-basierte Programme

Bei meinen Empfehlungen handelt es sich ausschließlich um Cloud-basierte Programme. Cloud-basierte Software wird auf einem Remote-Server gehostet. Du kannst über das Internet und mit unterschiedlichen Geräten auf das Programm zugreifen.

Diese Lösung wird von vielen Nutzern bevorzugt, weil sie ohne Installation oder spezielle Infrastruktur genutzt werden kann und jederzeit von überall zugänglich ist.

Die Software kann normalerweise im monatlichen Abo genutzt werden.

Branchenspezifische Programme

Für einige Projekte braucht man ganz bestimmte branchenspezifische Lösungen. 

Dank Mustervorlagen, automatisierter Workflows und spezieller Funktionen können branchenspezifische Projekte so schneller und besser abgewickelt werden.

Die empfohlenen Softwares aus diesem Artikel bieten Branchenlösungen für folgende Nischen:

• Digitales Marketing
• Fertigungsindustrie
• Bildung
• Immobilien
• Bauindustrie
• Softwareentwicklung
• Remote Teams

Wie bereits gesagt, die meisten Softwares bieten Standard-Abos für kleines Geld ohne branchenspezifische Funktionen, Du musst Dich also nicht für eins der teuren Abos entscheiden, wenn Du nicht willst. 

Die meisten Programme bieten jedoch branchenspezifische Lösungen auf Anfrage. Für kleine Unternehmen oder Start-ups mit kleinem Budget sind diese Abos aber höchstwahrscheinlich zu teuer.

Installationen

Es gibt Programme, die auf Deinem Server installiert werden müssen. Zwar sind diese Lösungen besonders sicher, weil der Zugriff nur über Dein eigenes Netzwerk erfolgen kann, dafür sind sie aber weniger flexibel.

Du müsstest eventuell sogar eine neue Infrastruktur installieren oder ein Inhouse-Wartungsteam einstellen, um die Software nutzen zu können.

Aufgrund der Komplexität habe ich diese Projektmanagement-Softwares nicht in meine Empfehlungen eingeschlossen.

API-Schnittstellen

Offene API für Softwareintegrationen ist die perfekte Lösung für Entwickler oder Unternehmen, die über eine Programmentwicklungsabteilung verfügen, die eine unternehmenseigene Lösung entwickeln kann.

Diese Programme können perfekt auf die Bedürfnisse Deines Unternehmens zugeschnitten werden, sind aber sehr kompliziert, darum brauchst Du einen Entwickler.

Die meisten Unternehmen kommen jedoch mit einer einfacheren Lösung aus, darum habe ich Open API auch ausgeschlossen.

Nr. 1 – Zoho Projects — Bewertung: Die vielseitige Lösung

Zoho Projects eignet sich für die Ansprüche der meisten Unternehmen und ist darum eine Top-Empfehlung.

Das Programm verfügt über einen kostenlosen Tarif und das Abo gibt es bereits ab 3 USD pro Benutzer und Monat. Aufgrund der flexiblen Preisgestaltung ist es die ideale Lösung für kleine Unternehmen mit Wachstumsaussichten.

Du kannst Zoho sowohl für einfache als auch kompliziertere Projekte nutzen, da es über viele tolle Funktionen verfügt, unter anderem:

• Online-Datenspeicherung
• Aufgabenabhängigkeit
• Wiederkehrende Aufgaben
• Visual Workflow Builder
• Zeiterfassung
• Aufgabenzuweisungen und Priorisierung
• Chats, Foren und Feeds
• Berichterstattung und Analyse

Die Drag-and-Drop-Funktion ist einfach zu nutzen und macht das Anlegen neuer Workflows und die Verfolgung von Aufgaben zum Kinderspiel. u kannst Deine Projekte mit Kanban, Gantt oder der Kalenderansicht einsehen. 

Dank der tollen Kommunikationsfunktionen (Chat, Forum und Feed) ist die Zusammenarbeit im Team auch kein Problem.

Aufgrund der über 100 Integrationsmöglichkeiten für verschiedene Programme kannst Du Deine bereits genutzten Softwares problemlos mit Zoho verknüpfen.

Das Programm verfügt über Schnittstellen für Slack, Zapier, DropBox und mehr.

Hier ist eine Übersicht der gebotenen Pläne:

• Kostenloser Tarif — 3 Benutzer, 2 Projekte und 10 MB Datenspeicher
• Standard — 3 USD pro Benutzer/Monat für bis zu 10 Projekte (Beginnt bei 6 Benutzern. Bis zu 10 Benutzer.)
• Express — 4 USD pro Benutzer/Monat + unbegrenzte Projekte (Beginnt bei 12 Benutzern. Bis zu 50 Benutzer.)
• Premium — 5 USD pro Benutzer/Monat + unbegrenzte Projekte (Beginnt bei 50 Benutzern. Bis zu 100 Benutzer.)
• Enterprise — 6 USD pro Benutzer/Monat + unbegrenzte Projekte (Beginnt bei 20 Benutzern. Unbegrenzte Skalierbarkeit.)

Du kannst Zoho 10 Tage lang kostenlos testen.

Nr. 2 – Wrike — Bewertung: Die beste Lösung für Marketing- und Kreativteams

Wrike wird von über 20.000 Unternehmen, darunter auch Google, Airbnb, und Dell, fürs Projektmanagements und den Vertrieb weltweit genutzt.

Wrike kann perfekt auf die Bedürfnisse Deines Unternehmens zugeschnitten werden. Funktionen wie benutzerdefinierte Workflows und Dashboards, Automatisierungen und die Kommunikation in Echtzeit machen diese Software zur idealen Lösung für dynamische Marketingagenturen.

Dank End-to-End Visualisierung können Probleme sofort erkannt und behoben werden, damit das Projekt reibungslos abgewickelt werden kann.

Zudem verfügt Wrike über tolle marketingspezifische Funktionen und Vorlagen, unter anderem:

• Kampagnenverwaltung
• Launch von Events und Kampagnen
• Teamübergeifende Koordination
• Entwicklung von Kampagnen-Inhalten
• Eventmanagement

Die oben genannten Funktionen können mit Standardfunktionen fürs Projektmanagement wie Aufgabenverwaltung, teilbare Echtzeit-Reports mit automatischen Benachrichtigungen, Projekt- und Aufgabenfreigaben und Kommunikationsfeatures kombiniert werden.

Wrike bietet Board-, Tabellen-, Gantt-, Kalender- und benutzerdefinierte Ansichten.

Die Software lässt sich mit über 400 Programmen verknüpfen, darunter auch Salesforce, G Mail und Google Drive. Du musst Dir also keine Sorgen um die bereits genutzten Businessprogramme machen. 

Der kostenlose Tarif kann von bis zu 5 Benutzern genutzt werden, ist jedoch auf bestimmte Funktionen beschränkt. Hier ist eine Übersicht der kostenpflichtigen Tarife:

• Professional — 9,80 USD pro Nutzer/Monat (5 bis 15 Nutzer)
• Business — 24,80 USD pro Nutzer/Monat (5 bis 200 Nutzer)
• Enterprise — Preis auf Anfrage (5 bis unbegrenzt)

Wrike bietet spezielle Lösungen für Marketing- und Kreativteams sowie Dienstleistungsteams. Die Preise sind auf Anfrage erhältlich, dafür beinhalten diese Tarife jedoch spezielle Projektvorlagen, Wrike Proof und mehr.

Du kannst den kostenlosen Tarif nutzen oder die 14-tägige Testversion mit allen Funktionen ausprobieren.

Nr. 3 – Teamwork — Bewertung: Die beste Lösung für Remote Teams

Falls Dein Team an unterschiedlichen Standorten (oder von zu Hause aus) arbeitet, ist Teamwork die ideale Lösung für Dein Unternehmen. Die Software ist speziell auf die Bedürfnisse von Remote Teams ausgerichtet, die auf Flexibilität angewiesen sind.

Teamwork wird von über 20.000 Unternehmen, darunter auch bekannte Namen wie Disney, Netflix und Spotify benutzt, und zwar aus gutem Grund.

Die Software macht Remote-Teamarbeit, Aufgabenverwaltung und Projektansicht zum Kinderspiel, egal wo Deine Mitarbeiter wohnen (oder arbeiten). Teamwork sagt: “Weil ihr euch nicht im selben Raum befindet, heißt noch lange nicht, dass ihr nicht zusammenarbeiten könnt.”

Diese Projektmanagement-Software für Remote-Teams verfügt über exzellente Funktionen, darunter auch:

• Interne Chat-Software
• Zentralisierte Arbeitsbereiche
• Board Ansichten
• Benutzerdefinierte Projektvorlagen
• Arbeitsbelastungsausgleich
• Zeiterfassung
• Gantt-Diagramm

Du kannst die gewünschten Funktionen frei wählen oder mit dem Teamwork One-Paket bis zu 49 % sparen.

Die Teamwork Management Suite gibt es ab 35 USD pro Nutzer (Minimum fünf Nutzer) und eignet sich darum eher für Unternehmen mit einem größeren Budget. Normale Pläne mit Zugriff auf Funktionen fürs Projektmanagement bekommst Du bereits ab 10 USD pro Nutzer.

Der kostenlose Plan ist auf fünf Benutzer und zwei Projekte beschränkt, also die ideale Lösung für kleine Unternehmen oder schnell wachsende Unternehmen.

Du kannst Teamwork mit allen Funktionen 30 Tage lang kostenlos testen.

Nr. 4 – Asana — Bewertung: Die beste Lösung für kleine Teams

Asana ist die ideale Lösung für kleine Teams für bis zu 15 Mitarbeiter.

Die Software wird von Millionen von Nutzern in über 190 Länden verwendet, Du bist also in guten Händen.

Der kostenlose Plan eignet sich für die Zusammenarbeit mit bis zu 15 Teammitgliedern, ermöglicht das Anlegen unbegrenzter Projekte, das Setzen von Fristen und bietet Zugriff auf alle Grundfunktionen (sowie erweiterte Funktionen) für die effiziente Verwaltung von Projekten unterschiedlicher Größe.

Du kannst jedes Projekt in kleinere Teilbereiche aufteilen und Schritte festlegen, um Dein Team besser zu leiten und immer den Überblick zu behalten.

Hier sind einige der Funktionen, die Asana zu bieten hat:

• Drag-and-Drop-Funktion
• Zeitleiste
• Automatisierte Arbeitsprozesse
• Arbeitsanfragen und Formulare
• Kalenderansicht
• Portfolioübersichten
• Arbeitsbelastungsausgleich
• Benutzerdefinierte Felder
• Benutzerdefinierte Vorlagen

Das Dashboard ist übersichtlich und lässt sich problemlos navigieren.

Du kannst eine Mustervorlage wählen oder eigene Vorlagen anlegen, um Deine Projekte und Aufgaben zu verfolgen.

Dank der mehr als 100 Integrationen mit Apps wie Adobe, Slack, Gmail, Chrome und Drive, kann Asana problemlos in Kombination mit anderen Programmen verwendet werden.

Dateien, Informationen und Feedback können direkt im Programm ausgetauscht werden.

Dank der kostenlosen Version für bis zu 15 Nutzer ist die Lösung von Asana fast unschlagbar. Falls Dein Team wächst und Zugriff auf weitere Funktionen benötigt, kannst Du jederzeit zu einem der folgenden Pläne wechseln:

• Premium — 10,99 USD pro Nutzer pro Monat
• Business — 24,99 USD pro Nutzer pro Monat
• Enterprise — Preis auf Anfrage

Registriere Dich für einen kostenlosen Basiszugang und probiere Asana am besten noch heute aus!

Nr. 5 – Smartsheet — Bewertung: Die beste Lösung für große Teams

Smartsheet ist eine dynamische Projektmanagement-Software für Großkonzerne und große Teams. Die Software kann trotzdem flexibel auf die Bedürfnisse kleinerer Teams und Unternehmen angepasst werden.

Sie eignet sich besonders gut für dynamische Projekte mit besonders vielen Teilbereichen. Komplexe Projekte sind bei Smartsheet in guten Händen.

Smartsheet bietet Gantt-, Kalender-, Karten- und Tabellenblattansichten, zudem erhältst Du Zugriff auf hilfreiche Funktionen wie die Datenerfassung mit Formularen, automatisierte Workflows und repetitive Aufgaben sowie Berichte und Verwaltungsfunktionen.

Die Software geht jedoch weit über die Grundfunktionen fürs Projektmanagement hinaus. Die preisgekrönte Plattform macht das Anlegen, Verwalten und Umsetzen von Projekten zum Kinderspiel.

Ich möchte an dieser Stelle erwähnen, dass 75 % der Fortune 500 Unternehmen Smartsheet benutzen, Du bist also in guter Gesellschaft.

Für Dein Geld erhältst Du natürlich einen On-Demand-Kundensupport, Schulungsunterlagen, Trainings- und Zertifizierungskurse sowie Beratung, um Deine neue Projektmanagement-Software optimal nutzen zu können.

Jeder Plan enthält Kollaborationsfunktionen für Teamarbeit, alle vier Projektansichten und Integrationsmöglichkeiten für mobile Apps.

Die Funktionen von Smartsheet sind für kleine Unternehmen in der Regel zu umfangreich, dafür aber umso geeigneter für Großunternehmen und Konzerne mit komplizierten Arbeitsabläufen.

Hier ist eine kurze Preisübersicht:

• Einzelbenutzer — 14 USD pro Monat
• Business — 25 USD pro Nutzer pro Monat (Minimum drei Nutzer)
• Enterprise — Preis auf Anfrage (Tools und Funktionen für Großunternehmen)
• Premier — Preis auf Anfrage (Premium Tools und Funktionen für Großkonzerne)

Du kannst Smartsheets risikofrei und ohne Kreditkarte 30 Tage lang kostenlos testen. 

Nr. 6 – Trello — Bewertung: Die beste kostenlose Software

Wenn Du über ein sehr begrenztes Budget verfügst, könnte Trello die ideale Projektmanagement-Lösung für Dich sein.

Zu den Millionen von Nutzern gehören u. a. Pinterest, Peloton, Fender und Costco, das Programm eignet sich also für Projekte und Unternehmen jeder Größe. 

Die Projektansicht ist übersichtlich und eignet sich für verschiedene Anwendungsbereiche, darunter auch Hausrenovierungen, Nebenjobs, Marketingkampagnen oder die Verwaltung eines kompletten Geschäftsbetriebes. 

Trello verwendet Boards, Karten und Listen, um Projekte zu organisieren, und macht es so zu einer vertrauten und komfortablen Plattform. Die praktische Drag-and-Drop-Funktion ermöglicht das schnelle Verschieben von Aufgaben und Projekten.

Darüber hinaus kannst Du automatisierte Arbeitsabläufe mit regelbasierten Auslösern, Kalenderbefehlen und mehr erstellen.

Der kostenlose Plan enthält folgende Funktionen:

• Unbegrenzte persönliche Boards
• Unbegrenzte Karten und Listen
• 10 MB Datenspeicher
• Bis zu 10 Teamboards
• Grundlegende Automatisierungsfunktionen
• Zwei-Faktor-Authentisierung

Aufgrund der kostenlosen Funktionen ist Trello die ideale Lösung für Teams unterschiedlicher Größe. Falls Du mehr als 10 Teamboards brauchst, musst Du jedoch einen kostenpflichtigen Plan benutzen. 

Falls Dein Unternehmen wächst und zusätzliche Funktionen benötigt, kannst Du jederzeit auf einen anderen Plan umsteigen. Trello bietet zwei kostenpflichtige Pläne an:

• Business Class — 9,99 USD pro Nutzer pro Monat
• Enterprise — 17,50 USD pro Nutzer pro Monat

Melde ich kostenlos an, um Trello sofort auszuprobieren.

Zusammenfassung

Zoho Projects ist die perfekte Lösung und meine persönliche Empfehlung für die meisten Unternehmen, weil es nur 3 USD pro Nutzer pro Monat kostet und über einen kostenlosen Tarif verfügt.

Die Projektmanagement-Software, die sich für jedes Unternehmen gleichermaßen eignet, gibt es nicht. 

Du musst die Bedürfnisse und Ansprüche Deines Unternehmens im Vorfeld festlegen, um eine gut informierte Entscheidung treffen zu können. Nutze die Kriterien, die ich in diesem Artikel aufgelistet habe, um Deine Auswahl zu treffen.

Welche Projektmanagement-Software ist Deine erste Wahl?