Wenn Du das Wachstum Deines Unternehmens fördern willst, brauchst Du vor allem Organisation und die richtige Führung. Kleinen Unternehmen fällt dies aber oft schwer, weil sie nicht über die nötigen Ressourcen verfügen, um ein langfristig erfolgreiches Unternehmen zu führen.
Ich weiß aus eigener Erfahrung, dass die Führung eines Unternehmens sehr viel Zeit und Energie erfordert, selbst wenn man die besten Tools und Programme zu seiner Verfügung hat, darum zeige ich Dir, wie man ein kleines Unternehmen perfekt organisiert.
1. Die Organisation der Büroräume und Aufbewahrung
Achte darauf, dass dein Arbeitsplatz immer ordentlich und organisiert ist, damit Du die bestmöglichen Leistungen erzielen kannst. Die Organisation Deines eigenen Arbeitsplatzes spiegelt die Organisation Deines gesamten Unternehmens wider. Jeder Gegenstand sollte einen festen Platz haben, selbst die zahlreichen Unterlagen und Dokumente.
Es gibt verschiedene Tricks, um einen Schreibtisch zu organisieren. Teile Deinen Arbeitsplatz zunächst in mehrere Segmente ein, weise dann jeden Gegenstand einem Segment zu und beschrifte anschließend alles.
Da Dokumente und Papiere oft viel Platz einnehmen, sollen sie entweder digitalisiert oder ausgelagert werden. Auf diese Weise verbringst Du weniger Zeit mit der Suche nach wichtigen Unterlagen, zudem kannst Du Dir sicher sein, dass sie sicher aufbewahrt werden.
Lade Scans am besten in die Cloud oder speichere sie auf Deinem Computer (mache in diesem Fall aber regelmäßig Sicherheitskopien!).
Falls dies nicht die richtige Methode für Dich ist, zeige ich Dir weiter unten noch weitere Alternativen, um Deinen Papieraufwand zu reduzieren.
2. Behalte den Überblick über Deine Kundenbetreuung
Treue Kunden sind das Herz eines jeden Unternehmens. Die Kundenpflege nimmt zwar viel Zeit und Ressourcen in Anspruch, lohnt sich aber, wenn sie der Zufriedenheit und dem Wohlbefinden Deiner Kunden dient.
Du solltest Deinen Kundenservice zwar weitgehend automatisieren, darfst aber nicht so weit gehen, dass die Beziehung zu Deinen Kunden darunter leidet. Nutze ein Programm wie Groove, um die Kommunikation mit Deinen Kunden zu verbessern. Diese Software ermöglicht effiziente Kundenbetreuung dank des fortschrittlichen Ticketing-Systems.
Auf diese Weise verbringst Du weniger Zeit mit der Betreuung Deiner Kunden und mehr mit der Entwicklung Deines Produktes.
Versuche aber nicht, den gesamten Prozess zu automatisieren. Die Kommunikation braucht immer eine persönliche Note, darum ist der direkte Austausch mit Deinen Kunden unverzichtbar.
3. Plane soziale Kampagnen immer im Voraus
Falls Dir für Deine Social-Media-Kampagnen nur ein begrenztes Budget zur Verfügung steht, musst Du Deine Kampagne optimieren, und dazu gehört gute Planung.
Plane Deine Beiträge im Voraus und nutze ein CMS-System oder eine spezielle Software, um Deine Beiträge einzustellen. Auf diese Weise sparst Du ne Menge Zeit und steigerst gleichzeitig Deine Leistung.
Mit Meet Edgar kannst Du Deine Inhalte vorbereiten, besser planen und bereits im Vorfeld einstellen.
Das sorgt für mehr Organisation in Deiner Social-Media-Strategie und mehr Zeit, um andere Aufgaben zu erledigen, ohne auf interessante Inhalte verzichten zu müssen.
4. Die Verwaltung der Spesenbelege
Falls Du bereits länger ein Unternehmen führst, weißt Du, wie nervig Spesenbelege und Buchhaltung sind. Man verliert so schnell den Überblick und muss ständig aufpassen, dass man sich nicht aus Versehen bei der Steuerberechnung vertut.
Diese wichtige Aufgabe darfst Du auf keinen Fall auf später verschieben, suche Dir darum einen bestimmten Tag in der Woche aus, um Dich um alle Belege und Abrechnungen zu kümmern.
Nutze ein Buchhaltungsprogramm wie Expensify, um diese Arbeit zu erleichtern und Deine Belege in Ordnung zu halten, damit Dir am Ende mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge bleiben.
Die Software nimmt Dir eine Menge Arbeit ab und sogt dafür, dass alles seine Richtigkeit hat.
5. Das papierlose Büro
Wenn Du Deinen Arbeitsaufwand werklich reduzieren willst, solltest Du das papierlose Arbeiten in Betracht ziehen. Ein papierloses Büro verzichtet zwecks Arbeitseinsparung, Effizienzsteigerung und Umweltschutz auf papiergebundene Dokumente und nutzt dafür nur EDV-gestützte Verfahren. Wichtige Dokumente und Unterlagen werden gescannt und digitalisiert.
Dafür brauchst Du natürlich ein gutes Programm, damit Dokumente auf problemlos von unterwegs gescannt werden können, sonst verliert man schnell den Überblick. Die Applikation CamScanner scannt und digitalisiert Rechnungen und Dokumente im Handumdrehen.
Die Dokumente können in der App gespeichert oder auf den Computer übertragen werden. Anschließend kannst Du sie mit Deinen Mitarbeitern und Teamkollegen teilen. Dafür würde ich das Programm Dropbox empfehlen.
Auf diese Weise sind alle wichtigen Dokumente schnell und einfach zugänglich und müssen nicht umständlich gelagert und gesichert werden.
6. Organisiere Deine Passwörter
Die meisten Menschen organisieren ihre Passwörter auf folgende Weise. Entweder verwendest Du immer und überall dasselbe Passwort oder Du vergisst Dein Passwort ständig und musst es jedes Mal zurücksetzen.
Ich habe eine bessere Lösung. Benutze lieber einen Passwortmanager. Mit einem Passwortprogramm, der über Chrome synchronisiert werden kann, hast Du immer Zugriff auf alle Deine Passwörter, egal von wo oder welchem Computer, und bist stets geschützt.
Die Software 1Password ist zuverlässig und sicher. Es speichert Deine Passwörter über die mobile oder die Desktop-App.
Du brauchst ab sofort nur noch ein einziges Passwort, um auf alle anderern Passwörter zugreifen zu können. Denke Dir also eine Sequenz aus, die Du nicht vergisst, die aber auch nicht von anderen erraten werden kann.
Wenn ich mich mit diesem Programm in die App Stripe einloggen will, würde ich zuerst ganz normal auf Stripe zugreifen.
Dann klicke ich entweder auf das 1Password-Symbol oder benutze die Tastenkombination Command + \, um den sicheren Login aufzurufen und mich einzuloggen.
1Password gibt das Stripe-Passwort dann automatisch ein und gibt Dir so Zugriff auf das Programm. Du musst nichts weiter tun.
1Password speichert die Passwörter aller Deiner Konten und Profile. Das beste daran ist, dass Du komplexe und lange Passwörter vergeben kannst, ohne sie Dir merken zu müssen. 1Password generiert auf Wunsch auch automatische Passwörter mit hoher Sicherheitsstufe.
Auf diese Weise verbringst Du weniger Zeit mit dem nervigen Zurücksetzen Deiner Passwörter und mehr mit der Führung Deines Unternehmens.
7. Besserer Arbeitsplatz für höhere Produktivität
Deine Umgebung muss Deinen Traum von einem leistungsstarken und produktiven Unternehmen unterstützen, darum solltest Du auf erprobte Strategien setzen, um Deinen Arbeitsplatz zu optimieren.
Pflanzen verbessern nicht nur das Arbeitsklima, sondern auch die Leistungsfähigkeit und Konzentration um bis zu 15 %. Räume ab und zu Deinen Schreibtisch auf, denn auch eine saubere Umgebung wirkt sich positiv auf unsere Produktivität aus.
Die folgenden Techniken helfen bei der Reduzierung ungewollter Ablenkungen am Arbeitsplatz:
Diese kleine Veränderung nimmt pro Tag nur wenige Sekunden in Anspruch, hat aber große Auswirkungen auf Deine Leistungsfähigkeit und unterstützt ungemein bei der Organisation Deines kleinen Unternehmens.
8. Speichere Deine Notizen in der Cloud
Wenn Du gerne Notizen machst und Aufgaben, Ideen und Kontaktinformationen gerne schriftlich auf Papier festhältst, musst Du diese besser organisieren, um sie nicht zu verlieren.
Programme wie Evernote sind eine tolle Alternative zum altbekannten Notizblock. Du entscheidest, wie das Programm eingesetzt werden soll.
Möchtest Du alles sofort speichern und später über die Suchfunktion wiederfinden, oder legst Du leider Ordner an, um Deine Notizen in Themen zu gliedern? Beide Optionen sind möglich. Es kommt ganz auf Deine persönlichen Vorlieben an.
9. Räume Deinen Desktop auf
Du solltest nicht nur Deinen Schreibtisch aufräumen und sauber halten, sondern auch den Desktop Deines Computers.
Als Faustregel gilt: Wenn man den Desktop-Hintergrund nicht mehr erkennen kann, muss aufgeräumt werden!
Wenn alle wichtigen Dateien in die entsprechenden Ordner verschoben wurden, müssen veraltete oder überflüssige Dokumente gelöscht werden. Du solltest den Papierkorb regelmäßig leeren, um wertvollen Speicherplatz frei zu machen.
Mit dieser Strategie behältst Du stets den Überblick und findest alles Wichtige auf einen Blick wieder.
10. Optimiere Deine Terminplanung
Falls Du regelmäßig an Besprechungen und Terminen teilnehmen musst, brauchst Du eine effiziente Terminplanung.
Die meisten Leute planen diese Dinge über E-Mail und tragen wichtige Termine dann in ihren Kalender ein, dies ist aber oft Zeitverschwendung, weil Veränderungen auf diese Weise immer manuell durchgeführt werden müssen. Nutze stattdessen ein Programm wie Calendly.
Calendly hilft Dir, Meetings schneller zu buchen, indem es alles auf einer intuitiven Plattform synchronisiert und integriert. Dies führt zu besserer Planung und optimaler Nutzung Deiner Arbeitszeit.
11. Arbeitszeit genauer erfassen
Falls Du pro Stunde für Deine Arbeit bezahlt wirst, musst Du Deine Arbeitsstunden korrekt berechnen. Doch selbst wenn nicht, ist die Erfassung Deiner Arbeitszeit mit Tool wie Toggl eventuell trotzdem eine gute Idee.
Mit Toggl behältst Du den Überblick über Deinen Arbeitstag und verschwendest weniger Zeit mit unnützen Aufgaben.
Lege dafür verschiedene Projekte oder Aufgaben an und erfasse dann sie Zeit, die Du täglich mit der Ausführung dieser Ausgaben verbringst. Auf diese Weise musst Du Dich später nicht wundern, falls eine Frist nicht eingehalten wurde. Du kannst einfach im Programm nachschauen und herausfinden, woran es gelegen hat.
12. Rechnungen und Zahlungen verwalten
Kein Unternehmen kommt ohne die Verwaltung von Rechnungen und Zahlungen aus, aus diesem Grund ist die Organisation in diesem Bereich besonders wichtig und sogar kritisch für das Überleben Deines kleinen Unternehmens.
Auch für diese Aufgabe gibt es Software, z. B. FreshBooks.
Buchhaltung gehört sicherlich nicht zu Deinen Kernkompetenzen und ist darum keine leichte Aufgabe, suche aus diesen Grund nach einem Programm, dass Dich bei dieser Aufgabe unterstützen kann. Je weniger Zeit Du mit der Buchhaltung Deines Unternehmens verbringen musst, desto mehr Zeit bleibt für andere wichtige Aufgaben.
13. Plane die Unternehmenssteuern richtig ein
Jedes Land hat andere Richtlinien. In den USA werden beispielsweise jedes Quartal Unternehmenssteuern fällig, die sofort gezahlt werden müssen.
Mache Dich am besten mit den gesetzlichen Vorschriften Deines Landes und Deiner Region vertraut, damit Du keinen Fehler machst. Diese Aufgabe hat zwar nicht unbedingt etwas mit der Organisation eines Unternehmens zu tun, ist aber wichtig, weil Dein Unternehmen sonst in ernsthafte Schwierigkeiten geraten könnte.
Plane Deine Steuern ein und lege sie dann zurück. Dabei kann eine Steuersoftware wie inDinero helfen.
Mit einem Steuerberechnungsprogramm kannst Du online Deine Steuer berechnen.
14. Miste Dein Postfach aus
Falls Dein Postfach mal wieder überquillt, nimmt schnell der Frust überhand und dann geht gar nichts mehr.
Du kannst nur dann ein erfolgreiches Unternehmen führen, wenn Du die Zeit, die Du mit der Beantwortung Deiner E-Mails verbringst, optimierst und dazu gehört ein aufgeräumtes Postfach.
Der Produktivitätsexperte Brian Tracy sagt, dass man sein Postfach stets aufgeräumt halten sollte, um Spam sofort von wichtigen E-Mails unterscheiden zu können.
Lege am besten Ordner an und filtere Deine E-Mails nach Thema, um die bestimmten Kategorien zuzuordnen. Auf diese Weise kannst Du umgehend auf zeitkritische Anfragen antworten und übersiehst keine wichtige E-Mail mehr. Überfliege Dein Postfach regelmäßig, um Deine E-Mails schneller abzuarbeiten.
Auf diese Weise verbringst Du langfristig weniger Zeit mit dieser Aufgabe und findest wichtige Nachrichten schneller wieder. Auch hier spart eine gute Organisation viel Zeit ein.
15. Aktualisiere Deine Leseliste
Falls Du gerne Artikel und Blogbeiträge liest, um zu lernen, wie man seinen Umsatz steigert und bessere Ergebnisse erzielt, verfügst Du bestimmt über eine Leseliste, da man ja nicht alles sofort lesen kann. Diese Liste ist höchstwahrscheinlich im Browser hinterlegt, sollte aber regelmäßig aktualisiert und aufgeräumt werden.
Für diese Aufgabe empfehle ich die App Pocket. Pocket hilft bei der Organisation gefundener Artikel und Videos und speichert sie für später.
Speichere Inhalte, die Du online findest, aber gerade nicht lesen kannst, per Klick über das Symbol in der Browserleiste in Pocket ab.
Du kannst Deine gespeicherten Inhalte dann später in aller Ruhe lesen.
Gespeicherte Inhalte erscheinen in Deiner persönlichen Leseecke und sind so jederzeit zugänglich.
Deine Liste kann auf verschiedenen Geräten synchronisiert werden und ist so immer aktuell. Fülle lästige Wartezeiten dann ganz einfach mit einem interessanten Artikel.
Durch die Kuration einer Leseliste hast Du immer Zugriff auf interessante Inhalte, die Dich und Dein Unternehmen weiterbringen könnten und falls Du Deine Inhalte überwiegend online konsumierst, solltest Du dafür eine Software nutzen, damit Du sie stets bei Dir hast.
16. Reduziere den physischen Speicherbedarf
Ich habe weiter oben ja bereits auf die Möglichkeit eines papierlosen Büros hingewiesen, weil dies viel Frust und Arbeit erspart.
Du kannst den Zeitaufwand für die Verwaltung von Papieren reduzieren, indem Du zunächst ein System für Deinen gesamten Arbeitsplatz entwickelst. Du kannst diese Aufgabe bei Bedarf auch von einem Dienstleister übernehmen lassen. Falls das keine Option ist, habe ich aber noch eine weitere Idee.
Organisiere Deine Dokumente in logischer Reihenfolge. Dies setzt voraus, dass die wichtigsten Unterlagen immer griffbereit sind.
Papiere, die nicht mehr benötigt werden, sollten beseitigt werden. Du solltest Dein Büro einmal so richtig aufräumen, um Dir später keine Gedanken um Platz machen zu müssen. Es gibt nur eine zuverlässige Möglichkeit, um großem Papiermengen ohne aufwendiges und teures Programm Herr zu werden.
Was nicht mehr gebraucht wird, muss weg.
Dokumente, die nicht so einfach weggeschmissen werden können, können mit einem Service wie Shred-It sicher entsorgt werden. Dies reduziert die Arbeitsplatzbelastung und erhöht gleichzeitig die Sicherheit.
Je weniger Gedanken Du Dir um die Sicherheit Deiner Dokumente und andere organisatorische Aufgaben machen musst, desto mehr Zeit bleibt für andere Dinge.
Fazit
Wenn Du das Wachstum Deines Unternehmens fördern willst, musst Du Deine Organisation perfektionieren und Dein kleines Unternehmen sicher führen.
Gewöhne Dir ein paar simple Verhaltensweisen an, die Dir die Organisation Deiner Unterlagen und Deines Arbeitsalltags vereinfachen, automatisiere wiederkehrende Aufgaben, kümmere Dich immer zeitnah um Deine Finanzen und erfasse Deine Arbeitszeiten.
Falls Du Unterstützung bei der Planung oder Umsetzung Deiner Marketingstrategie benötigst, kannst Du gerne Kontakt aufnehmen.
Welche Strategien setzt Du ein, um Dein kleines Unternehmen zu führen und nicht die Übersicht zu verlieren?
