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Programme zur automatischen Zeiterfassung lösen viele Probleme für Mitarbeiter und Management und minimieren den täglichen Aufwand. Mitarbeiter können sich ganz bequem mit dem Handy bei der Arbeit anmelden, was vor allem für Mitarbeiter im Außendienst ein großer Vorteil ist, und Führungskräfte erhalten genaue Informationen zu den Arbeitszeiten ihrer Angestellten.
Einige dieser Programme lassen sich auch mit anderen Programmen zur Gehaltsabrechnung, Buchhaltung und allgemeinen Planung integrieren. Berichte werden automatisch erstellt, wodurch nicht nur Fehler minimiert werden, sondern auch Zeit gespart wird.
Wenn Du eine solche Software in Deinem Unternehmen einführen willst, solltest Du mit meiner Liste der sieben besten Zeiterfassungsprogramme anfangen, um die passende zu finden.
Nr. 1 – Homebase – Die beste kostenlose Software zur Arbeitszeiterfassung
Homebase ist eine gute Lösung, die von über 100.000 Unternehmen in verschiedenen Branchen genutzt wird. Vor allem Unternehmen, die die Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter stundengenau erfassen müssen, z. B. im Gesundheits-, Wellness- oder Schönheitsbereich sowie in der Gastronomie und im Einzelhandel ist dies sehr hilfreich.
Du kannst Arbeitskosten mit minimalem Aufwand besser im Auge behalten. Homebase sammelt und meldet alle wichtigen Informationen. Dies erleichtert die Planung, da Du die Arbeit auf Grundlage der vergangenen Wochen genauer prognostizieren kannst.
Homebase funktioniert auf dem Computer, Point-of-Sale-Systemen (POS), mobilen Geräten und lässt sich in gängige Gehaltsabrechnungsprogramme integrieren. Es erfasst Arbeitszeiten, Schichten, Pausen und Überstunden, markiert Pausen und führt Aufzeichnungen über die Arbeitszeit jedes Mitarbeiters. Darüber hinaus bietet Homebase weitere Funktionen, die der Mitarbeiterplanung, Einhaltung von Branchenvorschriften, Stellenausschreibungen und dem Bewerbungsmanagement dienen.
All dies ist bereits in der kostenlosen Version von Homebase enthalten. Ja, Du hast richtig gelesen: Alles – völlig kostenlos!
Gegen eine Gebühr bietet Homebase weitere Vorteile wie Mitarbeiter-Onboarding, Arbeitsmanagement für remote Mitarbeiter, Freizeitmanagement und Gesundheitsscreenings. Diese Pakete kosten jeweils 20 $/Monat, 48 $/Monat und 80 $/Monat (pro Standort).
Wenn Du nach einer kostenlosen Software mit hohem Funktionsumfang suchst, ist Homebase genau das Richtige für Dich.
Nr. 2 – 7shifts – Die beste Software für Gastronomiebetriebe
7shifts ist eine Zeiterfassungssoftware, die speziell für Gastronomiebetriebe entwickelt wurde. Über 300.000 Restaurants auf der ganzen Welt nutzen 7shifts, um ihre Arbeitszeiten zu verwalten. Da das Schicht- und Zeitplanmanagement im Restaurantbereich eine hohe Priorität hat, wurde 7shifts stark auf diese Funktionen ausgerichtet.
7shifts verfügt über robuste Funktionen zur Teamkommunikation und Management, einschließlich Mitarbeiterplanung, Pausen- und Überstundenerfassung, Ankündigungen, schichtbasiertes Feedback und die Verfolgung wichtiger Leistungskennzahlen. Zudem lässt es sich in POS-Systeme sowie Gehaltsabrechnungssoftwares integrieren und überwacht Trends bei der Anwesenheit von Mitarbeitern. In Kombination mit detaillierten Berichten und zuverlässigen Funktionen für die Zeiterfassung bietet dieses Programm Restaurants alles, was sie für eine optimierte Zeiterfassung benötigen.
Hier ist eine kleine Preisübersicht der aktuellen Pakete:
- Comp: kostenlos für bis zu 30 Mitarbeiter und einen Standort
- Entrée: 29,99 US-Dollar pro Monat und Standort für bis zu 30 Mitarbeiter
- The Works: 69,99 US-Dollar pro Monat und Standort für unbegrenzte Mitarbeiter
- Gourmet: 135 US-Dollar pro Monat und Standort, mit erweiterten Funktionen
Nr. 3 – ClockInEasy – Die einfachste Lösung für die Zeiterfassung
Wenn „Keep it simple“ Dein Motto ist, brauchst Du ClockInEasy.
Es handelt sich um eine vollständig cloudbasierte Lösung, Du musst Dir also keine Gedanken über Standorte machen. Die Benutzeroberfläche ist supereinfach zu verstehen, egal ob Du von einem Laptop, Tablet oder über die mobile App darauf zugreifst.
ClockInEasy erleichtert die Erfassung der Arbeitszeiten von Mitarbeitern und erstellt minutengenaue Berichte, die sogar in die Gehaltsabrechnungssoftware importiert werden können. Das Programm verfügt eine GPS-basierte Anmeldefunktion, eindeutige PINs und biometrische Erkennung für standortspezifische Mitarbeiter, außerdem ist es überraschend vielseitig und kann personalisiert werden.
Sogar die Preisgestaltung ist einfach gehalten. Ein Mitarbeiter kann es kostenlos nutzen – ideal für Einzelunternehmer, die ihre investierte Arbeitszeit in bestimmte Projekte verfolgen möchten.
Unternehmen mit bis zu 99 Mitarbeiter zahlen $4 US-Dollar pro Monat und Mitarbeiter. Größere Unternehmen sollten einen individuellen Preis anfragen.
Nr. 4 – TimeClockPlus – Die beste Lösung für große Unternehmen
TimeClockPlus ist eine Softwarelösung für größere Unternehmen, insbesondere wenn Unternehmen mit mehreren Standorten und Hunderten von Mitarbeitern. Dieses Programm kombiniert physische Stechuhren mit Cloud-basierten Systemen, um sicherzustellen, dass jeder Standort die erforderliche Unterstützung erhält.
TimeClockPlus kann für große Belegschaften optimiert werden. Es bietet umfassende Funktionen zur Mitarbeiterplanung, einschließlich Urlaubsanträge und Überstundenverwaltung. Zudem bietet es Funktionen zur Einhaltung von gesetzlichen Vorschriften, automatisierte Validierung und Geolokalisierung sowie die Integration mit über 300 verschiedenen Gehaltsabrechnungsprogrammen.
TimeClockPlus bietet drei Pläne an, die Preise sind jedoch nur auch Anfrage verfügbar.
Du kannst eine Demo für TimeClockPlus anfordern.
Nr. 5 – uAttend – Die beste Lösung für kleine Unternehmen
Kleine Unternehmen brauchen eine Lösung die flexibel ist. uAttend ist eine Cloud-basierte All-in-One-Lösung für die Mitarbeiterplanung und Zeiterfassung über mobile Apps für iOS und Android, die jedoch auch mit Stechuhren kombiniert werden können, falls dies benötigt wird.
Zu den Hauptfunktionen gehören Urlaubsanträge und Urlaubsverwaltung, Überstundenverwaltung, Geofencing und GPS-Tracking sowie der Export von Dateien in Gehaltsabrechnungsprogramme.
Die Preisstruktur ist ebenfalls sehr flexibel, denn sie richtet sich nach der Anzahl der Mitarbeiter.
- bis zu 9 Mitarbeiter: 20 $/Monat
- 10-19 Mitarbeiter: 34 $/Monat
- 20-49 Mitarbeiter: 59 $/Monat
- 50-99 Mitarbeiter: 94 $/Monat
- über 100 Mitarbeiter: 119 $/Monat
Es handelt sich um einen Pauschalpreis. Im Gegensatz zu anderen Programmen rechnet uAttend nicht pro Mitarbeiter ab. Ein weiteres Argument, warum diese Software die ideale Lösung für kleine Unternehmen mit weniger Mitarbeitern ist.
Nr. 6 – QuickBooks Time – Die beste Lösung für Unternehmen, in denen viele Mitarbeiter remote arbeiten
Wenn uns 2020 eins gezeigt hat (außer, dass wir uns häufiger die Hände waschen sollten), dann ist es, dass Remote-Arbeit in fast jeder Branche möglich ist. Falls Dein Unternehmen über viele remote Mitarbeiter verfügt, solltest Du einen genaueren Blick auf QuickBooks Time werfen.
Du bekommst ein Zeiterfassungssystem, das Arbeitnehmern maximale Flexibilität und Arbeitgebern optimale Kontrolle bietet. Mitarbeiter können sich nicht nur über Laptops oder die mobile App einloggen, sondern auch per Anruf, SMS oder über Twitter ihre Arbeitszeit erfassen.
Mitarbeiter können die Zeit für bestimmte Projekte verfolgen, überprüfen, welche Kollegen gerade arbeiten, Urlaub beantragen und ihre Arbeitszeiten einsehen. Die QuickBooks Time-App synchronisiert die erfassten Arbeitszeiten mit iOS-, Google- und Outlook-Kalendern.
Arbeitgeber können den Standort der Mitarbeiter während des Arbeitstages ganz einfach über Geotracking und Geofencing verfolgen. Das Programm aktualisiert den Standort der Mitarbeiter alle zehn Minuten und erfasst ihren Aufenthaltsort beim Ein- und Ausstempeln. Arbeitgeber können den Zugriff ihrer Mitarbeiter auf einen bestimmten Bereich beschränken oder automatische Benachrichtigungen einrichten.
QuickBooks Time hat jedoch einige Einschränkungen, die andere Programme auf dieser Liste nicht haben. Es lässt sich nur begrenzte mit Gehaltsabrechnungsprogrammen kombinieren, die nicht zu QuickBooks gehören, und funktioniert nicht mit physischen Stechuhren. Für Unternehmen, die vollständig oder größtenteils Remote arbeiten, sollte dies aber kein Hindernis darstellen.
Die Preisstruktur ist eher kompliziert, da Zusatzgebühren anfallen.
Jedes Paket kann einen Administrator ernennen. Die Abrechnung erfolgt in Form einer monatlichen Grundgebühr und einer Zusatzgebühr pro Mitarbeiter. Große Unternehmen sollten definitiv einen personalisierten Preis und eine Demo anfragen.
Nr. 7 – ClockShark – Die beste Zeiterfassungssoftware für Vertrieb und Außendienst
Jede Branche hat spezifische Anforderungen. Dies ist ein wesentlicher Faktor bei der Wahl einer Zeiterfassungssoftware.
ClockShark wurde speziell für den Vertrieb und Mitarbeiter im Außendienst entwickelt. Es eignet sich für Unternehmen im Bauwesen, Vertrieb, Franchise-Management oder in anderen Bereichen und ist auf die Bedürfnisse von Mitarbeitern im Außendienst zugeschnitten.
Über die anpassbare Geofencing- und GPS-Funktion lassen sich Mitarbeiter ganz einfach verfolgen. Mitarbeiter werden auf einer Karte angezeigt, sodass Du jederzeit weißt, wo sie sich gerade befinden und wohin sie gehen. Du kannst Eingabeaufforderungen für Ausstempelanfragen einrichten und Pausen, Verstöße, Reisezeiten und Spesenrückerstattungen nachverfolgen.
ClockShark funktioniert über Desktop und mobile Apps und lässt sich mit den gängigen Gehaltsabrechnungs- und Buchhaltungssoftwares synchronisieren. Zudem bietet es Funktionen zur Mitarbeiterplanung und Urlaubsverwaltung.
Hier ist eine Übersicht der aktuellen Preisstruktur:
- Standard: 8 US-Dollar pro Monat, plus 7 US-Dollar für jeden zusätzlichen Mitarbeiter
- Pro: 15 US-Dollar pro Monat, plus 9 US-Dollar für jeden zusätzlichen Mitarbeiter
Bei jährlicher Abrechnung bekommst Du zwei Monate geschenkt.
Worauf bei der Wahl einer Software zur Arbeitszeiterfassung zu achten ist
Die Suche nach der besten Software zur Arbeitszeiterfassung kann schwierig sein, zumal die meisten Optionen ähnliche grundlegende Funktionen wie Ein- und Ausstempeln, administrative Kontrolle, Zeiterfassung und Mitarbeiterplanung bieten.
Eine gute Software sollte über einige zusätzliche Funktionen verfügen, damit sie vielseitig einsetzbar ist.
Mobiler Zugriff
Der Zugriff auf ein Zeiterfassungsprogramm über eine mobile App ist ein großer Vorteil. Viele Softwareoptionen verfügen über iOS- und Android-Apps, die das Ein- und Ausstempeln reibungsloser und einfacher machen, doch nicht alle Programme bieten diesen Service. Bei einigen Anbietern ist diese Funktion nur gegen Aufpreis erhältlich.
Schnittstelle zum aktuellen Gehaltsabrechnungsprogramm
Die Arbeitszeiterfassung ist ein wichtiger Schritt in der Gehaltsabrechnung, noch besser wäre es jedoch, wenn man die erfassten Arbeitszeiten automatisch in das Gehaltsabrechnungssystem übertragen könnte. Auf diese Weise müssen die Mitarbeiter der Gehaltsabrechnungsabteilung die Informationen nicht mehr manuell eingeben und die Daten prüfen. Dies mindert das Risiko und unterbindet Fehler.
Die beste Software ist diejenige, die sich mit Deinem aktuellen Programm kombinieren lässt.
Geofencing und GPS-Tracking
Während einige Mitarbeiter ihre Arbeiten auch von zu Hause ausführen können, erfordern viele Jobs die Anwesenheit an einem bestimmten Standort. Gerade für den Außendienst oder im Vertrieb ist es wichtig, dass sich Deine Mitarbeiter nicht bereits zu Hause oder auf dem Weg zur Arbeit einstempeln können.
Funktionen wie Geofencing und GPS-Tracking lösen dieses Problem, indem sie Deinen Mitarbeitern bestimmte Bereiche zuweisen, in denen sie sich aufhalten müssen, bevor sie sich einstempeln können. Wenn sie sich außerhalb dieses Bereichs befinden, können sie sich nicht anmelden.
Projektmanagement
Für viele Unternehmen ist die Zeiterfassung nur der Anfang. Optimale Softwareoptionen gehen über diese Grundlagen hinaus und bieten Funktionen zur Verwaltung von Projekten, um Arbeitszeiten beispielsweise bestimmten Projekten und Klienten zuzuweisen. Funktionen umfassen die Verfolgung des Fortschritts und der Ressourcenzuteilung, das Zuweisen von Aufgaben, das Erstellen und Verwalten von Zeitplänen, das Genehmigen von Überstunden und Urlaub sowie die Erstellung von Berichten und mehr.
Nicht jede Software bietet diese erweiterten Funktionen.
Branchenspezifische Ausrichtung
Einige Branchen haben einen stärkeren Bedarf zur Erfassung der genauen Arbeitszeiten ihres Personals. Viele Lösungen decken allgemeinen Bedarf gut ab, andere wurden für spezifische Branchen konzipiert, – insbesondere Restaurants, Gastronomiebetriebe, Bauwesen und Außendienst.
Falls Dein Unternehmen in einem dieser Bereiche tätig ist und spezielle Anforderungen hat, musst Du eine Software finden, die speziell für Deine Branche entwickelt wurde.
Fazit
Welches ist denn nun die beste Software für Zeiterfassung?
Basierend auf verschiedenen Faktoren, die wir uns heute angesehen haben, würde ich den meisten Unternehmen Homebase empfehlen, denn dieses Programm bietet die meisten Funktionen zum niedrigsten Preis und deckt verschiedene Branchen ab.
Restaurants, Gastronomiebetriebe und Unternehmen aus dem Bauwesen sollten 7shifts oder ClockShark verwenden, weil diese Programme speziell für die Ansprüche solcher Unternehmen entwickelt wurden.
Große Unternehmen vertrauen auf TimeClockPlus während kleine Unternehmen wahrscheinlich eher auf uAttend setzen. Und ClockInEasy ist meine Top-Empfehlung für alle, die sich eine einfache Lösung wünschen.
Hier ist noch mal eine komplette Übersicht der vorgestellten Optionen:
- Homebase – Die beste kostenlose Software zur Arbeitszeiterfassung
- 7Shifts – Die beste Software für Gastronomiebetriebe
- ClockInEasy – Die einfachste Lösung für die Zeiterfassung
- TimeClockPlus – Die beste Lösung für große Unternehmen
- uAttend – Die beste Lösung für kleine Unternehmen
- QuickBooks Time – Die beste Lösung für Unternehmen, in denen viele Mitarbeiter remote arbeiten
- ClockShark – Die beste Zeiterfassungssoftware für Vertrieb und Außendienst
Für welche Software wirst Du Dich entscheiden?
