Die beste Software zur Anrufaufzeichnung

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Möchtest Du lieber sofort zum Testsieger übergehen? Die beste Software zur Anrufaufzeichnung ist Nextiva.

Software zur Aufzeichnung von Anrufen ist sowohl für Unternehmen als auch Privatanwender äußerst nützlich, sei es auch Gründen der Qualitätssicherung, für die Schulung neuer Mitarbeiter, zur Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen oder, um einen Streit zu schlichten. Es gibt Dutzende Gründe, warum Unternehmen ihre Anrufe Aufzeichnen wollen.

Doch welche Software fügt sich am besten in Deinen Arbeitsalltag ein? Du möchtest natürlich nicht alle Deine Prozesse umstrukturieren, nur um Anrufe aufzuzeichnen, und Du willst sicherlich auch nicht für Funktionen bezahlen, Du am Ende gar nicht nutzen wirst.

In diesem Artikel werde ich Dir die besten Lösungen vorstellen und erklären, wie man die ideale Anrufaufzeichnungssoftware für sein Unternehmen findet.

Nr. 1 – Nextiva — Der allgemeine Testsieger

In einem großen Unternehmen kann es durchaus vorkommen, dass viele verschiedene Personen ihre Anrufe aufzeichnen müssen. Nextiva wurde speziell für diesen Gebrauch entwickelt und kann höheren Belastungen standhalten.

In Unternehmen, die über eine große Kundendienstabteilung verfügen, müssen viele verschiedene Personen auf die Software zugreifen können, darunter auch die Kundendienstmitarbeiter, die ihre Anrufe aufzeichnen, ihre Vorgesetzten und die Personalabteilung, die für die Qualitätssicherung und Mitarbeiterschulungen zuständig ist. Bei Unternehmen mit verschiedenen Standorten kann sich dieser Bedarf und der benötigte Speicherplatz schnell summieren.

Nextiva kann Anrufaufzeichnung in einem großen Maßstab bewältigen. Informationen können schnell gefunden werden und alles wird am richtigen Ort gespeichert. Wenn beispielsweise ein Kunde anruft, um sich über etwas zu beschweren, werden alle Aufzeichnungen automatisch mit seinem Konto verknüpft. Kein Suchen mehr.

Im Enterprise- und Ultimate-Tarfif von Nextiva One (dem Sprach- und Videodienst) erhältst Du unbegrenzte Aufzeichnung von Anrufen und Videokonferenzen. Außerdem bieten beide Tarife unbegrenzte Benutzer, sodass alle Mitarbeiter die Aufzeichnungsfunktion nutzen und auf gespeicherte Aufzeichnungen zugreifen können (wenn Du dies wünschst).

Du erhältst Zugriff auf alle erweiterte Funktionen, einschließlich erweiterte Sprachanrufanalysen und benutzerdefinierte Produktivitätsberichte. Alles fügt sich wunderbar zusammen.

Die Software kann eingesetzt werden, um alles Mögliche aufzuzeichnen, von Schulungen bis hin zu Stakeholder-Meetings. Die ausführlichen Analysen, Berichte und integrierten Team-Messaging- sowie Collaboration-Tools treiben die Arbeit im gesamten Unternehmen voran.

Der Preis für große Teams ist besonders überzeugend. Der Enterprise-Tarif, der alle oben beschriebenen Funktionen enthält, kostet 32,95 $/Benutzer pro Monat und eignet sich für eine unbegrenzte Anzahl an Benutzern. Du kannst noch mal 19 % sparen, wenn Du Dich sofort anmeldest!

Zu diesem Preis wirst Du keine andere Software mit demselben Funktionsumfang finden. Überzeuge Dich am besten selbst.

Nr. 2 – Ooma Office Pro — Das beste Preis-Leistungs-Verhältnis

Viele der verfügbaren Softwarelösungen für die Anrufaufzeichnung sind Teil umfassenderer Programme. Im Bereich Aufzeichnung von Sprachanrufen und Videos einschließlich Anrufaufzeichnung ist Ooma Office Pro unschlagbar.

Normalerweise nenne ich die Preise gegen Ende der Rezension, aber dieses Mal mache ich eine Ausnahme, denn Ooma Office Pro kostet nur 24,95 $/Benutzer pro Monat. Um diesen Funktionsumfang zu diesem Preis zu erhalten, müsste man bei anderen Programmen mindestens 20 Benutzer anmelden, Ooma bietet jedoch einen Pauschalpreis an, was es zur idealen Wahl für Teams jeder Größe macht.

Hier ist eine kleine Auswahl der großartigen Funktionen:

• virtueller Büroassistent
• virtuelle Erweiterungen
• Ring und Ringgruppen für mehrere Geräte
• inklusive SMS-Versand
• Anruf-App für Desktop
• Voicemail-Transkripte
• Anrufprotokolle
• Parken von Anrufen

Die Anrufaufzeichnung kann für die automatische Aufzeichnung und On-Demand-Aufzeichnung angepasst werden. Auf diese Weise werden alle Anrufe automatisch in den entsprechenden Anrufprotokollen gespeichert. Diese Funktion ist jedoch nur in Ooma Office Pro enthalten, da der Standardtarif von Ooma Office keine Aufnahmefunktionen enthält.

Wenn Du Dir mehr Anpassungsfähigkeit und Analysen in Form einer vollständigen UCaaS-Lösung wünschst, solltest Du Dich für die Pro Plus entscheiden. Dieser Plan kostet 29,95 $/Benutzer pro Monat.

Ooma ist flexibel auf verschiedenen Geräten einsetzbar. Über die mobile App kannst Du von unterwegs telefonieren, Du kannst Dich aber auch für eine herkömmliche Telefonanlage entscheiden.

Ooma Office Pro ist eine moderne Geschäftstelefonlösung für Kundenservice, Vertrieb oder sogar den juristischen und medizinischen Bereich, in denen die Anrufaufzeichnung aus Gründen der rechtlichen Absicherung zum Einsatz kommt.

Fordere am besten noch heute eine Demo an.

Nr. 3 – RingCentral — Die beste Lösung zur Archivierung und Speicherung von Aufnahmen

Was nützen Aufnahmen für Schulungen oder Notizen, wenn man später nicht mehr darauf zugreifen kann? RingCentral Office verfügt über ein großartiges Dashboard, mit dem Du Deine Aufzeichnungen, Videokonferenzen und Anrufe jederzeit ganz einfach wiederfindest und verwalten kannst.

Du erhältst Zugriff auf die gesamte Palette an Kommunikationsfunktionen wie:

• Zuflüstern
• Hot Desking
• Echtzeit-Analysen
• Entwicklungsplattform und kundenspezifische Integrationen
• Einmalanmeldung (Single Sign-on)
• Beliebte Integrationen wie Microsoft 365, Google Worksapce, Slack etc.

RingCentral ermöglicht die Speicherung von 100.000 Anrufen pro Konto. Aufzeichnungen können bis zu 90 Tage aufbewahrt werden. Das übersichtliche, benutzerfreundliche Dashboard zeigt alle Anrufaufzeichnungen Deines Unternehmens an und ermöglicht so eine einfache Verwaltung. Du kannst auf Voicemails und SMS-Nachrichten zugreifen und prüfen, von welchen Rufnummern sie stammen und wann sie erstellt oder empfangen wurden.

Du kannst die Software ganz einfach mit Dropbox, Smarsh oder dem Google Drive verbinden, um Aufzeichnungen in der Cloud zu speichern. Auf diese Weise bleiben Dir alle Aufzeichnungen auch nach Ablauf der 90-Tage-Frist enthalten. Die automatische Anrufaufzeichnung und die Schnittstelle zur Cloud stehen nur Nutzern der Premium- oder Ultimate-Version zur Verfügung. Im Standardtarif kannst Du zwar On-Demand-Anrufaufzeichnung machen, hast später aber weniger Möglichkeiten darauf zuzugreifen, Deine Aufzeichnungen zu speichern oder herunterzuladen.

RingCentral Premium eignet sich für die meisten Unternehmen, die Sprach- und Videoanrufe aufzeichnen, Nachrichten speichern oder Aufzeichnung archivieren wollen. Der Preis der unterschiedlichen Pakete richten sich nach der Anzahl der Benutzer.

• Ein Benutzer: 44,99 $ pro Monat
• 2-99 Benutzer: 34,99 $/Benutzer pro Monat
• über 100 Benutzer: 32,99 $/Benutzer pro Monat

Teams mit weniger als 50 Mitarbeitern können RingCentral 15 Tage lang kostenlos ausprobieren.

Nr. 4 – Rev Call Recorder — Die beste Anrufaufzeichnungs-App für iPhones

Rev ist vor allem für seine Online-Audiotranskription und Videountertitel bekannt. Weltweit vertrauen mehr als 170.000 Kunden aus Bereichen wie Marketing, Recht, Medien, Bildung und mehr auf diese Software. Sie verfügt aber auch über eine ausgezeichnete iPhone-App zum Aufzeichnen von Anrufen.

Es handelt sich um eine einfache und unkomplizierte Lösung für die Aufzeichnung von Anrufen, – eine praktikable Option für private sowie geschäftliche Anwendungsfälle.

Hier ist ein kleiner Überblick über die wichtigsten Funktionen:

• automatische Aufzeichnung eingehender und ausgehender Anrufe
• kostenlose und unbegrenzte Anrufaufzeichnung
• konvertiere jeden Anruf mit der In-App-Transkriptionsfunktion ins Textformat
• teile Deine Aufnahmen und Transkripte über Dropbox, per E-Mail und mehr

Rev ist eine elegante Lösung zur Aufzeichnung Deiner Anrufe. Rev eignet sich perfekt für alle, die eine kostenlose und einfache Möglichkeit suchen, Anrufe auf ihrem iPhone aufzuzeichnen. Hier mehr erfahren.

Nr. 5 – Aircall — Die beste Lösung für Call-Center

Aircall ist mehr als nur eine Anrufaufzeichnungssoftware. Es handelt sich um eine cloudbasierte Callcenter-Lösung. 

Die Software ist in Sekundenschnelle eingerichtet, ganz ohne Hardware, Downloads oder Kopfzerbrechen, was bei herkömmlichen Telefonsystemen oft nicht der Fall ist.

Falls Du nach einer einfachen Möglichkeit suchst, um Deine Anrufe mit dem vorhandenen Telefonsystem aufzuzeichnen, ist Aircall wahrscheinlich nicht die ideale Lösung. Diese Software wurde speziell für Unternehmen entwickelt, die ein neues Telefonsystem benötigen. Die Anrufaufzeichnung ist nur einige der vielen Vorteile, die das neue System mit sich bringt.

Weitere Funktionen:

• automatische Aufzeichnung eingehender und ausgehender Anrufe
• Aufnahmeeinstellungen können jederzeit angepasst werden
• Wiedergabe auf Anfrage
• CRM-Integration
• Hohe Aufnahmequalität

Aircall bietet zusätzliche Dienste wie Anrufüberwachung, Zuflüstern oder Analysen an. Diese erweiterten Funktionen sind im Einstiegstarif jedoch nicht verfügbar.

Die Preise starten bei 30 $ pro Benutzer pro Monat. Du kannst das Programm 7 Tage lang kostenlos testen.

Nr. 6 – Talkdesk — Die beste Software für Sprach- und Bildschirmaufnahmen

Talkdesk ist eine moderne Cloud-Contact-Center-Lösung. Einer der Hauptvorteile der Verwendung dieser Plattform sind die integrierten Anrufaufzeichnungsfunktionen.

Mit Talkdesk gewinnst Du dank verschlüsselter Bildschirm- und Sprachaufzeichnungen tiefere Einblicke in Deine Kunden. Die Synchronisierung der Wiedergabe von Sprach- und Bildschirmaufzeichnungen geben Dir mehr Kontext für die Bewertung jeder Kundeninteraktion. Dies erleichtert auch die Einhaltung von Vorschriften und liefert Deinen Agenten detailliertes Feedback zu ihrer Leistung.

Die Funktion Talkdesk Speech Analytics ermöglicht die Analyse von Anrufen basierend auf Kundenstimmung, Keywords, Themen und mehr.

Die Software liefert verlässliche Informationen, die Du zu Deinem Vorteil nutzen kannst. Wenn viele Kunden beispielsweise plötzlich eine bestimmte Funktion anfragen oder auf das gleiche Problem stoßen, erfährst Du es sofort und musst nicht bei verschiedenen Agenten nachfragen. Talkdesk sammelt diese Trends und benachrichtigt Teamleiter automatisch.

Einige der wichtigen Funktionen und Vorteile der Verwendung von Talkdesk sind:

• Aufzeichnung eingehender und ausgehender Anrufe
• benutzerdefinierte Speicheroptionen
• die Möglichkeit, Live-Aufnahmen anzuhalten und fortzusetzen
• unbegrenzte Speicherung von Aufzeichnungen
• verwende den Cloud-Speicher von Talkdesk oder Dein eigenes Speichersystem

Talkdesk verfügt sogar über Funktionen zur Qualitätssicherung Deiner Anrufe. Administratoren können aufgezeichneten Anrufen Anmerkungen mit Zeitstempel hinzufügen und Scorecards ausfüllen, um die Leistung ihrer Agenten zu bewerten. All dies erfolgt über eine einfache und intuitive Benutzeroberfläche.

Fordere am besten eine Demo an. Der Preis richtet sich nach der Anzahl der Benutzer.

Nr. 7 – Cube ACR — Die beste Anrufaufzeichnungs-App für Android

Cube ACR ist eine Smartphone-App, die speziell für Android-Geräte entwickelt wurde. Sie wurde weltweit mehr als 10 Millionen Mal heruntergeladen.

Neben mobilen Gesprächen erfasst diese Software auch Anrufe, die über VoIP-Plattformen wie Skype, WhatsApp, Viber, Telegram, WeChat, LINE, Slack oder Hangouts eingehen.

Für eine so einfache App bietet Cube ACR eine überraschend hohe Aufnahmequalität. Man kann beide Seiten klar hören und alles verstehen. Pass einfach Deine Einstellungen an, um VoIP-Anrufe und automatische Aufzeichnungen zu aktivieren und im Google Drive, in Deiner Dropbox oder auf einer anderen Plattform zu sichern.

Cube ACR bringt in regelmäßigen Abständen neue Updates heraus, um sicherzustellen, dass Aufzeichnungen immer stabil und zuverlässig sind.

Weitere nennenswerte Funktionen sind:

• Backups in der Cloud
• Silent-Mode
• Geotagging, um zu sehen, wo Anrufe herkommen
• Datensicherheit durch PIN-Sperre
• alte Aufnahmen werden automatisch entfernt, um Speicherplatz freizugeben

Wenn Du einen wichtigen Teil des Gesprächs markieren möchtest, kannst Du Dein Telefon schütteln. Cube ACR hebt diesen Teil des Anrufs hervor, damit Du ihn später leichter wiederfinden kannst.

Während die App oft für den individuellen Gebrauch zum Einsatz kommt, verfügt sie über unternehmensspezifische Funktionen. Sie lässt sich beispielsweise in bestimmte Business-Tools integrieren, verfügt über eine kundenspezifische Entwicklungsplattform und bietet spezielle Lizenz-Optionen für Unternehmen.

Die App ist kostenlos und verfügt über 4,3 Sterne aus über 510.000 Bewertungen im Google Play Store.

Nr. 8 – Callcap — Die beste Software für die Anrufüberwachung

Callcap unterscheidet sich ein bisschen von den anderen Programmen auf meiner Liste. Es handelt sich nicht wirklich um ein eigenständiges Anrufaufzeichnungsprogramm. Diese Software wird hauptsächlich in den Bereichen der Anrufverfolgung und Überwachung eingesetzt, verfügt aber auch über Funktionen für die Anrufaufzeichnung.

Vermarkter nutzen Callcap, um tiefere Einblicke in das Verhalten der Verbraucher zu gewinnen. Unternehmen, die auf der Suche nach einer fortschrittlichen Lösung suchen, die über die einfache Anrufaufzeichnung hinaus geht, sollten Callcap in Betracht ziehen.

Callcap zeichnet geschäftliche Anrufe automatisch auf. Die Aufzeichnungen sind jederzeit verfügbar. Du kannst sie für Schulungen verwenden, Mitarbeiter anerkennen, analysieren oder Streitigkeiten schlichten. Alle Aufzeichnungen werden in der Cloud gespeichert und sind von überall stets zugänglich. Aufzeichnungen können ganz einfach mit Teammitgliedern geteilt werden.

Callcap hebt sich aufgrund seiner Überwachungsdienste von Drittanbietern von anderen Lösungen in diesem Artikel ab. Geschulten Analysten bieten unvoreingenommene Bewertungen aller ein- und ausgehender Anrufe. Die gewonnenen Daten ermöglichen es Deinen Agenten, ihre Leistung zu verbessern, mehr Geschäfte abzuschließen und die Zufriedenheit ihrer Kunden zu steigern.

Weitere Funktionen:

• Berichte zur Verfolgung von Katalogartikeln
• Verfolgung des Umsatzes nach Kampagne oder Mitarbeiter
• Sichere und PCI-konforme Aufzeichnung und Überwachung von Anrufen
• manuelles Anhalten und automatisches Scrubbing von Aufzeichnungen
• Anrufverfolgung
• Anrufwiederherstellung

Callcap eignet sich nicht für jedes Unternehmen. Wenn Du nach einer einfachen Lösung zum Aufzeichnen von Anrufen suchst, solltest Du Dich wahrscheinlich für eine andere Software entscheiden. Unternehmen, die nach einem Anrufaufzeichnungs- und Überwachungsdienst suchen, sind bei Callcap jedoch genau richtig.

Nr. 9 – Kixie PowerCall — Die beste Chrome-Erweiterung für die Anrufaufzeichnung

Kixie PowerCall ist eine All-in-One-Lösung und die erste Wahl für remote Teams, die nach einer einfachen Möglichkeit suchen, um ihre Anrufe zu verwalten.

Die Chrome-Erweiterung kann in Sekundenschnelle auf allen Mac-, Windows- und Chromebook-Geräten installiert werden. Alle Tarife sind mit Anrufaufzeichnungsfunktionen ausgestattet. Agenten können mit der Browsererweiterung von überall aus Anrufe tätigen und entgegennehmen. Aufzeichnungen können mit einem Klick verwaltet werden. Die Software ist sofort einsatzbereit.

Da Kixie PowerCall ein All-in-One-Telefonsystem ist, profitierst Du auch von folgenden Funktionen:

• aufgezeichnete Voicemails mit einem Klick
• lokale Rufnummern
• Anrufe mit einem Klick tätigen
• Live-Call-Coaching
• Anrufberichterstattung

Wie einige der anderen Produkte auf meiner Liste ist Kixie PowerCall besser für Teams geeignet, die eine vollständige Telefonlösung benötigen. Falls Du nur grundlegende Funktionen zur Aufzeichnung Deiner Anrufe in Deinem bestehenden Telefondienst wünschst, solltest Du Dich für eine andere Lösung entscheiden.

Du bekommst 300 Freiminuten, wenn Du Kixie PowerCall sieben Tage lang kostenlos testest.

Worauf bei der Wahl einer Software zur Anrufaufzeichnung zu achten ist

Ich habe auf verschiedene Kriterien geachtet, um meine Auswahl für diese Liste ein wenig einzugrenzen. Verwende meine Kriterien, um die beste Lösung für Dein Unternehmen zu finden und Deine eigene Auswahl einzugrenzen, bevor Du Dich für eine Software entscheidest.

Anwendungsfälle

Wofür möchtest Du die Software verwenden?

Einige Programme eignen sich besser für den Einsatz im Vertrieb und Marketing, andere eher für Schulungen, die Überwachung von Mitarbeitern und die Qualitätssicherung im eigenen Unternehmen. Es gibt Smartphone-Apps für die Anrufaufzeichnung persönlicher Gespräche und umfassende Geschäftslösungen. Einige Lösungen unterstützen nur herkömmliche Anrufe, während andere auch Anrufe, die über WhatsApp, Skype oder andere Plattformen eintreffen, aufzeichnen können.

On-Demand oder automatische Aufzeichnung

Möchtest Du jeden eingehenden und ausgehenden Anruf automatisch aufzeichnen oder möchtest Du die Aufnahme jederzeit starten und stoppen können?

Die Möglichkeit, zwischen On-Demand- und automatisierter Aufzeichnung zu wählen, kann bei Deiner Entscheidung eine wichtige Rolle spielen. Für einen groß angelegten geschäftlichen Einsatz ist die automatische Aufzeichnung wahrscheinlich die beste Lösung, da Agenten während des Anrufs an eine Sache weniger denken müssen. Für den persönlichen Gebrauch sollte die manuelle Aufzeichnung jedoch ausreichen.

Überwachung in Echtzeit und Auswertung von Gesprächen

Call-Center müssen in der Lage sein, Gespräche in Echtzeit zu überwachen. Außerdem müssen sich Teamleiter und Manager jederzeit einloggen können, um dem Gespräch zuzuhören. Dies garantiert die Qualität der Kundengespräche und ist eine einfache Lösung zur Qualitätssicherung.

Einige Programme erstellen Berichte und liefern Leistungskennzahlen, andere bieten Stimmungsanalysen, Conversion-Daten und erweiterte Statistiken.

Sicherheit und Compliance

Sicherheit sollte immer oberste Priorität haben, vor allem bei Gesprächen, in denen vertraulichen Informationen geteilt werden. Beispiele dafür wären Kreditkarteninformationen, medizinische Informationen oder persönliche Daten.

Einige Unternehmen müssen bestimmte Branchenvorschriften einhalten, stelle also sicher, dass Deine Software alle erforderlichen Vorschriften erfüllt. Informiere den Anrufer darüber, dass das Gespräch aufgezeichnet wird und gib ihm die Möglichkeit, die Aufnahme jederzeit abzubrechen.

Speicherung

Ein weiterer wichtiger Faktor ist die Speicherung der aufgezeichneten Anrufe.

Hat der von Dir gewählte Tarif eventuell Speicherbeschränkungen? Wie einfach ist es, später auf Deine Aufnahmen zuzugreifen, diese zu organisieren und anzuhören?

Nehmen wir zum Beispiel an, Du musst einen Streit mit einem Kunden schlichten. Der Kunde behauptet, dass er Deinen Mitarbeitern nie die Erlaubnis gegeben hat, seine Kreditkarte zu belasten. Dank der Aufzeichnung des Gesprächs kannst Du schnell herausfinden, was wirklich vorgefallen ist.

Die gespeicherten Anrufaufzeichnungen müssen einfach durchsucht werden können und sollten stets gut organisiert sein.

Fazit

Es gibt verschiedene Lösungen zur Aufzeichnung von Anrufen. Die beste Option für Dein Unternehmen ist von Einsatz der Software und Deinen persönlichen Anforderungen abhängig.

Hier ist noch mal ein kurzer Überblick der hier vorgestellten Optionen:

1. Nextiva —Der allgemeine Testsieger
2. Ooma Office Pro — Das beste Preis-Leistungs-Verhältnis
3. RingCentral — Die beste Lösung zur Archivierung und Speicherung von Aufnahmen
4. Rev Call Recorder — Die beste Anrufaufzeichnungs-App für iPhones
5. Aircall — Die beste Lösung für Call-Center
6. Talkdesk — Die beste Software für Sprach- und Bildschirmaufnahmen
7. Cube ACR — Die beste Anrufaufzeichnungs-App für Android
8. Callcap — Die beste Software für die Anrufüberwachung
9. Kixie PowerCall — Die beste Chrome-Erweiterung für die Anrufaufzeichnung

Eine Smartphone-App oder ein eigenständiges Anrufaufzeichnungsprogramm eignet sich für einfache Anrufaufzeichnungen. Komplette Softwarelösungen verfügen in der Regel über erweiterte Funktionen wie Bildschirmaufzeichnung, Anrufüberwachung und liefern zudem Kundeneinblicke. All-in-One-Telefonsysteme gehen weit über die reine Anrufaufzeichnung hinaus.

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