Die beste Software für Aufgabenmanagement

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Was wäre, wenn es einfach wäre, klare Ziele zu definieren, Verantwortung zuzuweisen und den Fortschritt jeder Aufgabe zu verfolgen? Das ist es. Mit der richtigen Software für Aufgabenmanagement.

Sowohl Einzelpersonen als auch Teams können von diesen Programmen profitieren. Sie helfen dabei, Aufgaben zu priorisieren und Ziele systematisch anzugehen. Du verpasst keine Frist mehr und bleibst immer im Budget.

Ich habe die sieben besten Aufgabenmanagementprogramme für Dich herausgesucht und jedes Produkt unter die Lupe genommen. Alle Programme sind ausgezeichnet, Du musst jedoch das beste für Deine Ansprüche und Deine aktuellen Arbeitsabläufe finden.

Nachfolgend findest Du eine ausführliche Bewertung jeder Software und einen kurzen Einkaufsführer, der Dir bei der Auswahl helfen soll.

Nr. 1 – Wrike – Bewertung: Die beste Arbeitsmanagementsoftware für Berichterstattung

Genau genommen ist Wrike eine Projektmanagementsoftware. Es glänzt mit seinen robusten und leistungsstarken Funktionen. Du kannst jederzeit sehen, wem welche Aufgabe zugewiesen ist, wie lange die Bearbeitung dauert, welche Abhängigkeiten vorliegen und den aktuellen Fortschritt, alles das auf einem einfachen, übersichtlichen Dashboard.

Du kannst Projekte mithilfe von Listen, Tabellen, Kanban-Boards und Gantt-Diagrammen anzeigen und verwalten. Wrike sortiert Aufgaben nach Status (aktiv oder abgeschlossen), Du kannst den Workflow aber anpassen und weitere Kategorien hinzufügen.

Diese Software bietet zahlreiche Integrationen mit unzähligen beliebten Applikationen, sodass Du bestehende Programme wie Dein CRM-System, Dein E-Mail-Programm oder andere Lösungen problemlos weiter nutzen kannst. Du kannst verschiedene Bereiche Deines Unternehmens besser verwalten, weil Daten aus dem gesamten Unternehmen nun in die Plattform integriert werden können.

Trotz seiner zahlreichen Funktionen ist Wrike einfach zu bedienen. Du kannst eine aus Vorlagen für Projektplanung, agile Teamarbeit, Werbekampagnen, Produkteinführungen, professionelles Dienstleistungsmanagement, komplexe Projekte mit Phasen und vieles mehr wählen. Eine weitere praktische Funktion ist die Bearbeitung von Dokumenten. Du kannst Deine Dokumente direkt in der Cloud bearbeiten, ohne sie zuerst herunterladen zu müssen. Die speziell entwickelten Vorlagen erleichtern die Bedienung der Software.

Weitere nennenswerte Funktionen sind:

• erweiterte Integrationen
• Datenaustausch
• Zusammenarbeit im Team
• Kalender
• grafische Analysen
• Zeiterfassung
• Salesforce-Integration
• Benutzer-Audit-Bericht
• Automatisierungen

Ich empfehle dringend den Business-Plan oder höher, da Du in diesen Stufen Berichte in Echtzeit freigeben, auf Berichtsvorlagen zugreifen und Benachrichtigungen planen kannst. Wrike bietet auch Zusatzfunktionen, die gegen einen kleinen Aufpreis erhältlich sind, z. B. das Business-Intelligence-Tool.

Du musst Berichte nicht exportieren, um sie in einem anderen Programm auszuführen und zu verwalten. Du kannst hochgradig personalisierte und visuelle Berichte erstellen. Wähle aus 15 verschiedenen Darstellungen darunter Heatmaps, Tortendiagramme und Säulendiagramme aus. Du kannst sogar ein Dashboard nur für die Berichterstattung erstellen.

Wrike verfügt über eine kostenlose Version und vier kostenpflichtige Pläne:

• Team: 9,80 US-Dollar pro Monat/Benutzer
• Business: 24,80 US-Dollar pro Monat/Benutzer
• Enterprise: Preis nur auf Anfrage
• Pinnacle: Preis nur auf Anfrage

Wrike ist benutzerfreundlich und einfach zu verwenden. Hier mehr erfahren.

Nr. 2 – ClickUp – Bewertung: Die beste kostenlose Arbeitsmanagementsoftware

ClickUp ist eine ausgezeichnete Software für kleine Teams, die die Kosten für umfangreiche Aufgabenverwaltungsprogramme noch nicht rechtfertigen können. Zu den Unternehmen, die dieses Tool verwenden, gehören Uber, Nike, Google und Airbnb.

ClickUp verfügt über eine kostenlose Version, die über viele Funktionen und unglaubliche Fähigkeiten verfügt. Diese Version unterstützt unbegrenzte Aufgaben und kann von beliebig vielen Benutzern verwendet werden. Zu den Funktionen gehören unter anderem Automatisierungen, Mind Maps, Zielvorhaben, Portfolios, Gantt-Diagramme, Zusammenarbeit in Echtzeit, Workload-Ansichten und mehr als 50 native Integrationen.

Das benutzerfreundliche Layout ermöglicht es Dir, Aufgaben zur einfacheren Verwaltung in Unteraufgaben zu unterteilen. Eine subtile, aber praktische Funktion ist die Kommentarfunktion. Kommentare können per Knopfdruck in eigenständige Aufgaben umgewandelt werden. Die Funktion zur Erwähnung von Teammitgliedern ist auch sehr nützlich.

ClickUp ist zudem hochgradig anpassbar. Du kannst Deine Statussymbolleisten, Aufgaben, Kategorien, Abschnitte und Kommentare problemlos anpassen. Die Features und Funktionen des kostenlosen Plans sind fast so gut wie einige der kostenpflichtigen Programme.

ClickUp bietet eine kostenlose Version und vier kostenpflichtige Pläne an:

• Unlimited: 5 US-Dollar pro Monat/Benutzer
• Business: 12 US-Dollar pro Monat/Benutzer
• Business Plus: 19 US-Dollar pro Monat/Benutzer
• Enterprise: Preis nur auf Anfrage

Falls die kostenlose Version zu restriktiv ist oder wenn Du mehr Speicherplatz benötigst, musst Du Dich eventuell für einen der kostenpflichtigen Tarife entscheiden. Das ist bei einem kleinen Team mit relativ einfachen Arbeitsabläufen jedoch höchst unwahrscheinlich.

Nr. 3 – Trello – Bewertung: Die beste Arbeitsmanagementsoftware für Einzelpersonen und einfache Arbeitsabläufe

Trello ist ein auf Kanban basierender Aufgaben-Verwaltungs-Onlinedienst. Die Software arbeitet mit Boards, Listen und Karten, mit denen Du beliebig viele Projekte und Spalten anlegen kannst, um Deine Fortschritte zu verfolgen.

Du kannst Teammitgliedern Aufgaben zuweisen, Dateien anhängen, Checklisten erstellen, Kommentare hinzufügen, Mitglieder markieren und Dateien verknüpfen. Trello ist hochgradig anpassbar. Du kannst jede Karte mit Beschriftungen versehen, um sie schneller wiederzufinden.

Die Drag-and-drop-Funktion ist ebenfalls sehr praktisch. Benutzer können Karten einfach von einer Spalte zur nächsten schieben, falls eine Aufgabe abgeschlossen ist und in die nächste Phase übergeht. Die Board-Ansicht ist übersichtlich organisiert und gut beschriftet.

Erwähnenswert ist auch die Power-Up-Funktion. Mit dieser kannst Du Deinen Boards verschiedene Integrationen und Funktionen hinzufügen, darunter benutzerdefinierte Felder, soziale Profile, Dokumentenverwaltung, automatische Zeiterfassung und eine Kalenderansicht. Die kostenlose Version bietet nur ein Power-Up, im kostenpflichtigen Plan erhältst Du aber mehr.

Trello Standard kostet 5 US-Dollar pro Monat und Benutzer und Premium kostet 10 US-Dollar. Der Preis für Enterprise ist nur auf Anfrage erhältlich.

Trello ist das perfekte Programm für Projektmanager, die einen schnellen und unkomplizierten Überblick über den Arbeitsablauf wünschen. Die kostenlose Version eignet sich für Einzelpersonen, Start-up-Unternehmen oder private Nutzer. Die Software hat weltweit über 19 Millionen Nutzer, darunter auch bekannte Marken wie Adobe, Fender, Pixer und Google.

Du kannst Trello kostenlos testen.

Nr. 4 – WorkFlow Max – Bewertung: Die beste Arbeitsmanagementsoftware für die Unternehmensführung

WorkFlow Max kann alles, was man von einer Aufgabenverwaltungssoftware erwarten würde, und mehr. Du kannst Aufgaben einer To-do-Checkliste zuweisen, Bearbeitungszeiten schätzen und Fristen festlegen. Du kannst den Fortschritt eines gesamten Projektes und einzelner Aufgaben verfolgen.

Du kannst Aufgaben nach dem Verantwortlichen, Datum, Fortschritt oder Frist sortieren und den Prozentsatz des Abschlusses jeder Aufgabe in Echtzeit anzeigen lassen. Es gibt sogar eine Funktion zum automatischen Zuweisen wiederkehrender Aufgaben mit Start- und Enddatum, Vorlagen, Beschreibungen und Kategorien.

Mit der erweiterten Zeiterfassung kannst Du die Bearbeitungszeit auf acht verschiedene Arten erfassen. Darüber hinaus kannst Du Details zum Zeitaufwand einzelner Projekte eingeben, was für die Erstellung detaillierter Berichte hilfreich ist. Die Zeiterfassung hilft Dir, die tatsächliche Zeit, die zum Erledigen einer Aufgabe benötigt wird, mit Deinen vorherigen Schätzungen zu vergleichen.

WorkFlow Max unterstützt auch bei Abrechnungen und Zahlungen. Du kannst Rechnungen versenden, Aufträge ohne Rechnung verwalten und Auftragskosten nachverfolgen. Diese Funktion ist besonders nützlich, denn sie verfolgt die geschätzten Kosten jeder einzelnen Aufgabe. Du kannst angegebene Kosten und die tatsächlichen Kosten verfolgen. WorkFlow Max garantiert den Versand genauer Angebote.

Zu den nennenswerten Funktionen von WorkFlow Max gehören:

• Dokumentenverwaltung
• Lead-Manager
• Klienten-Manager
• Erfassung und Verwaltung von Verkäufen
• benutzerdefinierte Felder
• Xero-Integration
• Berichte
• Benachrichtigungen

WorkFlow Max gehört zu Xero und lässt sich aus diesem Grund problemlos mit der hauseigenen Software und Systemen verknüpfen, einschließlich der Xero für Buchhaltung. Darüber hinaus lässt sie dieses Programm über 25 weitere Produkte integrieren, darunter Dropbox, Box, Adobe Time Tracking, Actual, Google Drive und Flexitime.

Du kannst WorkFlowMax ab 45 US-Dollar für drei Benutzer pro Monat bekommen. Die Software verfügt zudem über eine App für Android und iOS.

Nr. 5 – Jira Software – Bewertung: Die beste Arbeitsmanagementsoftware für große und agile Teams

Jira Software ist eine Webanwendung zur Fehlerverwaltung, Problembehandlung und zum operativen Projektmanagement, die von Atlassian entwickelt wird. Mit dieser kannst Du alles verfolgen und Dich auf die Optimierung der Arbeitsabläufe konzentrieren, Probleme schneller erkennen und Deine Ziele effizienter erreichen.

Du hast Zugriff auf Karten, die für Kanban und Scrum vorkonfiguriert sind, und mehr als ein Dutzend gängiger agiler Reporting-Tools. Diese Berichte sind zwar nicht schön anzusehen, besonders in der kostenlosen Version, dafür aber praktisch.

Teile ein Burn-Down-Chart, um den verbleibenden Aufwand in einem Projekt zu zeigen und erstelle eine Wochenübersicht. Das alles ist blitzschnell und ohne Mehraufwand möglich.

Wenn Du noch nie mit agiler Software gearbeitet hast, werden Dir die ganzen Fachausdrücke sicherlich etwas ungewohnt vorkommen, Du wirst Dich aber schnell daran gewöhnen. Die Software glänzt mit folgenden Funktionen:

• Rückstände
• Arbeitsabläufe
• Verwaltung von Abhängigkeiten
• Planung von Kapazitäten
• automatische Regeln
• Integrationen mit anderen agilen Tools

Jira Software ist auf Wachstum ausgelegt. Es lässt sich problemlos mit anderen Jira-Programmen kombinieren, um viele Aspekte Deines Unternehmens über eine einzige Plattform ausführen zu können. Jira bietet drei Pläne an:

• Standard: ab 7,75 US-Dollar pro Monat/Benutzer
• Premium: 15,25 US-Dollar pro Monat/Benutzer
• Enterprise: Preis nur auf Anfrage

Du kannst Jira Software kostenlos ausprobieren.

Nr. 6 – Microsoft To-Do – Bewertung: Die beste Arbeitsmanagementsoftware für die Verwaltung persönlicher Aufgaben

Wenn Du Dir ein Programm wünschst, um Dein Privatleben zu organisieren, ist Microsoft To-Do möglicherweise die Antwort auf Deine Fragen. Du kannst Aufgaben erstellen, Erinnerungen festlegen, Aufgaben priorisieren, Fisten setzen, Notizen oder Dateien anhängen und ähnliche Aufgaben zusammenfassen.

Über die mobile App kannst Du überall und jederzeit auf das Programm zugreifen. Du kannst Deine Aufgabenliste auch mit anderen teilen, z. B. mit Kollegen, Familie oder Freunden.

Microsoft To-Do lässt sich in Outlook-Aufgaben integrieren, sodass Du neben Deinen persönlichen Aufgaben auch Deine beruflichen Aufgaben verwalten kannst. Die App ist sehr intuitiv und schlägt automatisch neue Aufgaben vor, die dann einer Liste hinzugefügt werden können.

Es handelt sich um eine unkomplizierte, aber dennoch effektive Software zur Aufgabenverwaltung, die auch noch kostenlos ist! Dieses Programm eignet sich aber eher als Tagesplaner und bietet eine hervorragende Alternative zu Trello, falls Du mit weniger Funktionen auskommst.

Nr. 7- Accelo – Bewertung: Die beste Arbeitsmanagementsoftware für die Automatisierung von Arbeitsabläufen

Falls Du zu viel Zeit mit wiederkehrenden Aufgaben verbringst, solltest Du Deine Prozesse automatisieren, um die Aufgabenverwaltung reibungsloser zu gestalten. Accelo schneidet in dieser Hinsicht außerordentlich gut ab.

Die Software bietet mehrere automatisierte Funktionen. Du kannst zum Beispiel wichtige Zwischenzeile festlegen und das System so einrichten, dass Benutzer aufgefordert werden, Informationen einzugeben oder Felder zu aktualisieren.

Du kannst sogar die Kundenkommunikation automatisieren. Accelo verfolgt E-Mails und stellt Dir wichtige Kundeninformationen zur Verfügung. Dinge wie das Weiterleiten von E-Mails, Abrechnungen und Arbeitszeittabellen können ebenfalls problemlos automatisiert werden. Du kannst Trigger wie das Schließen eines Tickets festlegen, um den Versand einer E-Mail auszulösen oder E-Mails automatisch in Tickets konvertieren.

Auch das Einrichten wiederkehrender Aufgaben ist mit dieser Software kinderleicht. Du kannst Aufgaben im Kalender konfigurieren und vom System automatisch zu einem vorher festgelegten Datum bestimmten Teammitgliedern zuweisen lassen.

Accelo eignet sich hervorragend für die Aufgabenverwaltung. Du kannst Aufgaben neu zuweisen, neu anordnen und dann Benachrichtigungen an Teammitglieder senden, um sie über die Veränderung zu informieren.

Das einfache und übersichtliche Dashboard ermöglicht die Ansicht von Aufgaben nach Arbeitsbelastung, Status oder Frist. Du kannst Tickets, die sofortige oder besondere Aufmerksamkeit erfordern, hervorheben, z. B. überfällige oder nicht zugewiesene Tickets.

Accelo ist hochgradig anpassbar und lässt sich in einer Reihe von Branchen einsetzen, darunter auch im digitalen und kreativen Bereich, in der Unternehmensberatung, Informationstechnologie, im Ingenieurwesen, Marketing, in der Immobilienbranche und in der Architektur. Die branchenspezifischen Vorlagen können personalisiert werden, um sie auf Deine Anforderungen zuzuschneiden.

Hier sind einige erwähnenswerte Funktionen:

• Team-Postfach
• Projektkollaboration
• Kundendatenbank
• Kundeninformationen
• Erfassung von Nutzungsdaten
• Angebote
• Fakturierung
• Dashboard für Berichte

Accelo bietet zwei Pläne an, Plus und Premium, die jeweils unterschiedliche Funktionen beinhalten. Du musst Dir einen Plan aussuchen und dann ein Produkt hinzufügen. Jedes neue Produkt fügt dem Programm neue Funktionen hinzu, kostet dann aber noch mal extra. Plus gibt es ab 24 US-Dollar pro Produkt, Monat und Benutzer. Premium kostet 39 US-Dollar pro Produkt, Monat und Benutzer. Minimum sind jeweils fünf Benutzer.

Worauf bei der Wahl einer Aufgabenmanagementsoftware zu achten ist

Du solltest Dir zunächst eine gute Übersicht über die Funktionen verschaffen, die Du brauchst. Die ideale Software ist stark von Deinen spezifischen Anforderungen und Deiner Branche abhängig. Sobald Du Dir einen Überblick verschafft hast, kannst Du die Funktionen auflisten, die Dein Programm haben sollte. Dies bildet die Grundlage Deiner Suche nach einem Programm zur Aufgabenverwaltung.

Scheue nicht davor zurück, mehrere kostenlose Testversionen zu nutzen, schließlich wirst Du später für die Software bezahlen. Nimm Dir ruhig die Zeit, um die Software zu finden, die Deinen Anforderungen am besten entspricht. Viele der hier vorgestellten Lösungen bieten kostenlose Testversionen an.

Hier sind einige Dinge, die eine gute Arbeitsmanagementsoftware haben sollte:

Funktionen zum Anlegen von Aufgaben

Dies ist die grundlegendste und wichtigste Funktion eines Task-Management-Tools. Du musst in der Lage sein, neue Aufgaben anzulegen und diese entsprechend zuzuweisen. Benutzerdefinierte Felder sind ebenfalls wichtig, um Aufgaben zu personalisieren, damit sie der Bearbeiter besser versteht.

Gut wäre auch, wenn Du den Aufgaben Links, Fotos, Videos, Dokumente und Kommentare hinzufügen könntest und Aufgaben schnell nach bevorzugten Kriterien sortieren kannst, z. B. nach Frist, Abteilung oder Kategorie.

Benachrichtigungen, wenn Fristen näher rücken, sind ein Bonus.

Funktionen zur internen Kommunikation

Kommunikation ist unverzichtbar, wenn man auf ein gemeinsames Ziel hinarbeitet. Eine gute Aufgabenverwaltungssoftware sollte über integrierte Funktionen zur internen Kommunikation verfügen, z. B. ein Diskussionsforum, Instant Messaging oder beides.

Diskussionsforen sind praktisch in großen Unternehmen. Jeder kann sehen, worüber andere Teammitglieder sprechen. Einige Programme lassen Dich sogar neue Aufgaben direkt aus Diskussionen erstellen. Diese Funktion kann sich während einer produktiven Brainstorming-Sitzung als sehr nützlich erweisen.

Funktionen zur Visualisierung Deiner Arbeitsabläufe und Projekte

Sobald das Projekt gestartet ist, kann es hilfreich sein, wenn man sich eine visuelle Darstellung des Prozesses ansehen kann. Kanban-Boards bieten eine einfache Übersicht über einzelne Aufgaben und deren Fortschritt. Die Drag-and-drop-Funktion von Kanban erleichtert zudem die Arbeit.

Gantt-Diagramme sind auch sehr beliebt. Diese Diagramme bieten viele Informationen auf einen Blick einschließlich Bearbeiter, Start- und Enddatum, Abhängigkeiten und Fortschritt.

Berichterstattung

Das Erstellen von Berichten kann mühsam sein, ist aber ein wesentlicher Bestandteil der Aufgabenverwaltung. Eine Software mit guten Funktionen zur Berichterstattung macht diesen Prozess deutlich komfortabler, da Du Daten zu Budget, Ausgaben, Leistung, Ressourcenzuweisung einfacher einfügen und darstellen kannst.

Manche Programme verfügen über Vorlagen, automatisierte Berichte basierend auf vordefinierten Kriterien und benutzerdefinierte Berichte. Achte auch Funktionen, die Dir wertvolle Informationen liefern.

Benachrichtigungen

Du kannst nicht erwarten, dass Deine Teammitglieder den ganzen Tag im Programm rumhängen. Finde darum eine Software, die Teammitglieder benachrichtigt, falls Du Aufgaben neu zuweist, Kommentare hinzufügst oder andere Änderungen vornimmst.

Einige Programme benachrichtigt Benutzer auch über bevorstehende Fristen oder andere dringende Maßnahmen, die ergriffen werden müssen.

Zusammenfassung

Es spielt keine Rolle, ob Du proaktive Methoden wie Wasserfalldiagramme oder reaktive Vorgehensmodelle wie Scrum und Agile Softwareentwicklung bevorzugst. Mit dem richtigen Tool zur Aufgabenverwaltung kannst Du Deinen Workflow optimieren und Deine Produktivität steigern.

Du musst nur das passende Produkt für Dein Team finden. Fange am besten mit meinen Empfehlungen an:

1. Wrike – Die beste Arbeitsmanagementsoftware für Berichterstattung
2. ClickUp – Die beste kostenlose Arbeitsmanagementsoftware
3. Trello – Die beste Arbeitsmanagementsoftware für Einzelpersonen und einfache Arbeitsabläufe
4. WorkFlow Max – Die beste Arbeitsmanagementsoftware für die Unternehmensführung
5. Jira Software – Die beste Arbeitsmanagementsoftware für große und agile Teams
6. Microsoft To-Do – Die beste Arbeitsmanagementsoftware für die Verwaltung persönlicher Aufgaben
7. Accelo – Die beste Arbeitsmanagementsoftware für die Automatisierung von Arbeitsabläufen

Es zahlt sich hinterher aus, wenn Du Dir am Anfang etwas Zeit nimmst, um Deine Anforderungen an die Software genauer zu definieren. Klicke auf die Links und schaue Dir die vorgestellten Programme genauer an, um Dir einen persönlichen Eindruck zu verschaffen.

Sei ehrlich in Bezug auf Deine Anforderungen und werfe auch einen Blick in die Zukunft, bevor Du eine endgültige Entscheidung triffst. Eine robuste (und teurere) Projektmanagement-Software kann komplexe Aufgaben besser bewältigen und ist leichter skalierbar als ein einfacher auf Kanban basierender Aufgaben-Verwaltungs-Onlinedienst wie Trello.