Die beste CRM-Software (ausführliche Bewertung)

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Ohne Kunden gäbe es Dein Unternehmen nicht.

Es könnte rein theoretisch zwar trotzdem existieren, würde aber nicht lange überleben und darum ist es so wichtig, dass man seine Kunden besser kennenlernt und ihre Wünsche versteht.

Das gewonnene Wissen kann man dann nutzen, um die Benutzererfahrung zu verbessern und mehr Geld zu verdienen.

Mit einer guten CRM-Software kannst Du die Prozesse innerhalb Deines Unternehmens rationalisieren, vereinfachen und verbessern, um Deinen Kunden ein ideales Erlebnis zu bieten.

Eine der größten Herausforderungen besteht heutzutage jedoch darin, ein geeignetes CRM-System zu finden, denn die Auswahl ist schier überwältigend.

Um Dir bei dieser wichtigen Aufgabe behilflich zu sein, habe ich die besten CRM-Lösungen analysiert, bewertet und die besten der Besten dann in dieser Liste für Dich zusammengestellt.

Die 5 besten CRM-Softwares

1. Hubspot – Die beste kostenlose CRM-Software
2. Salesforce – Die vielseitigste CRM-Software
3. Zoho CRM – Die beste Lösung für kleine Unternehmen
4. Freshworks – Das beste CRM-System für den Vertrieb
5. Creatio CRM – Die beste CRM-Lösung für Großkonzerne

So findest Du die beste CRM-Lösung für Dein Unternehmen

Wegen der großen Auswahl scheint die Wahl des perfekten CRM-Systems eine unmögliche Aufgabe zu sein, darum werde ich Dir jetzt zeigen, worauf mal bei der Wahl achten sollte.

Größe des Unternehmens

Die Größe Deines Unternehmens spielt natürlich eine entscheidende Rolle. Wenn Dein Unternehmen beispielsweise mehrere Abteilungen hat, z. B. Marketing, Vertrieb, IT und Kundenservice, brauchst Du mehr Funktionen als ein Unternehmen mit nur fünf Mitarbeitern.

Zu beachten ist auch, wer die Software benutzen soll. Du kannst Dir zwar eine Software aussuchen und dann dafür bezahlen, musst sie dann aber auch benutzen, sonst macht es ja keinen Sinn.

Die Software muss eingerichtet werden und dann musst Du die Funktionen sinnvoll einsetzen, damit sich die Investition lohnt.

In einem kleinen Unternehmen kommt wahrscheinlich jeder Mitarbeiter mit der Software in Kontakt, während Großunternehmen bestimmte Mitarbeiter für bestimmte Funktionen absetzen und sich in diesem Fall ein dediziertes Team um das CRM-System kümmert.

Die Größe Deines Unternehmen nimmt auch Einfluss auf die Kosten. Mehr Nutzer treiben die Kosten einer Software in der Regel nach oben.

All diese Dinge müssen bei Deiner Entscheidung berücksichtigt werden. 

Einsatzbereiche

Bevor Du eine Entscheidung triffst, musst Du Dir selbstverständlich überlegen, wo die Software zum Einsatz kommen soll. Überleg Dir, welche Prozesse und Bereiche verbessert werden müssen und von einem CRM profitieren könnten. 

CRM-Software kommt in der Regel in Bereichen wie Marketing, Vertrieb, IT und Kundenservice zum Einsatz. Welche Abteilung muss optimiert werden und verfügst Du über die nötigen Kapazitäten, um eine solche Software zu installieren und aufrecht zu erhalten?

Es gibt spezifische CRM-Lösungen mit Branchenausrichtung. Vielleicht würde Dein Unternehmen von einem CRM-System profitieren, das auf Deine Branche ausgerichtet ist. Diese Lösungen sind jedoch oft teurer.

Grundfunktionen

Ein CRM-System ist mit gewissen Grundfunktionen ausgestattet, das von Dir gewählte CRM-System sollte also auch über Grundfunktionen verfügen. Die Funktionen fallen von System zu System zwar unterschiedlich aus, es gibt jedoch bestimmte Dinge, auf die vorhanden sein sollten, unter anderem:

• Kontakt- und Lead-Management
• Das Speichern und Teilen von Dokumenten und Dateien
• Workflow-Automatisierung
• Verfolgung von Arbeitsabläufen und -Prozesses
• Mobiler Zugang

Die oben genannten Grundfunktionen sollten vorhanden sein.

Erweiterte Funktionen

Du brauchst natürlich noch weitere CRM-Funktionen. Diese sind oftmals in teureren Plänen enthalten, darum musst Du bei Deiner Auswahl auf die Preisgestaltung Deines CRM-Anbieters achten.

Hilfreich ist sicherlich auch die Veranschaulichung der aktuellen Arbeitsabläufe. 

Du kannst diese dann nutzen, um Bereiche, die optimiert werden müssen, zu identifizieren und das richtige CRM-System dafür zu finden und Deine Auswahl so weiter einzuschränken.

Integrationen von Drittanbietern

Du brauchst ein CRM-Tool, das mit den Programmen, die in Deinem Unternehmen aktuell zum Einsatz kommen, integriert werden kann, um Deine Prozesse und Arbeitsabläufe zu automatisieren und zu rationalisieren. Stelle dafür eine Liste mit Programmen und Tools, die Du benutzt, zusammen und prüfe, ob die CRM-Software mit diesen Programmen integriert werden kann.

Hier ist eine Liste häufig genutzter Programme:

• E-Mail-Plattformen
• Social-Media-Programme
• Software für die interne Kommunikation
• Programme für den Kundenservice
• Anruf- / Video-Chat-Software
• Warenkörbe (für E-Commerce)
• Vertrags- / Angebotssoftware
• Integrationsprogramme (z. B. Zapier)
• Analyseprogramme
• Kalender

Stelle eine Liste zusammen und nutze sie, um das geeignete CRM-Programm zu finden. Du kannst Dich bei Bedarf jederzeit unverbindlich von den Anbietern beraten lassen.

Die unterschiedlichen Arten von CRM-Software

Es gibt drei Arten von CRM-Software. Die am häufigsten genutzte Lösung sind operative CRM-Systeme. Zum Glück werden immer mehr Funktionen der anderen CRM-Systeme auf operative Systeme übertragen, was sicherstellt, dass Unternehmen nicht drei unterschiedliche Systeme installieren und verwalten müssen.

Bevor wir jetzt jedoch zu meinen Top-Empfehlungen übergehen, möchte ich noch mal kurz auf die unterschiedlichen Systeme eingehen.

Operatives CRM

Operative CRM-Systeme helfen Unternehmen dabei, ihre Arbeitsprozesse zu organisieren und das Lead-Management zu verbessern, hierbei werden Prozesse und Abläufe rationalisiert, um Kunden ein besseres Erlebnis zu geben.

Operatives CRM kommt in drei Bereichen zum Einsatz:

• Marketing
• Vertrieb
• Kundenservice
• IT

Diese Art von CRM kommt einem meist als erstes in den Sinn, wenn man den Begriff CRM-System hört. Meine Empfehlungen fallen ebenfalls alle in diese Kategorie.

Analytisches CRM

Analytische CRM-Systeme helfen Unternehmen bei der Beschaffung und Analyse von Kundendaten. Diese CRM-Software analysiert i. d. R. große Datenmengen und gewinnt wertvolle Informationen, die dann genutzt werden können, um die Benutzererfahrung zu optimieren.

Meine CRM-Empfehlungen verfügen über Funktionen, die die Analyse von Kundendaten unterstützen.

Es gibt natürlich CRM-Systeme, die sich ausschließlich auf die Analyse von Daten spezialisiert haben und über robustere Funktionen verfügen. Diese Systeme eigen sich vor allem für große Unternehmen und Forschungsinstitute, die sich ebenfalls auf die Analyse von Kundendaten spezialisiert haben.

Kollaboratives CRM

Kollaborative CRM-Systeme ermöglichen es Unternehmen, die gesammelten Informationen ihrer Kunden mithilfe von operativen und analytischen CRM-Systemen zu teilen.

Mitarbeiter und unterschiedliche Abteilungen können so Kundendaten, Kontaktinformationen und Leads austauschen.

Kundeninteraktionen können auf diese Weise besser verfolgt werden und Dein Unternehmen ist in der Lage, die bevorzugten Kommunikationskanäle aller Kunden zu identifizieren.

Die Kombination dieser Funktionen ermöglicht die Bereitstellung einer reibungslosen Kundenerfahrung.

Die empfohlenen CRM-Anbieter in diesem Artikel bieten vielseitige CRM-Lösungen an, die sich problemlos in bereits bestehende Prozesse integrieren lassen und kollaborative Arbeitsabläufe vereinfachen.

Falls Du jedoch nach einem CRM-System mit Spezialausrichtung auf kollaborative Prozesse suchst, gibt es sicherlich bessere Lösungen.

Nr. 1 – Hubspot — Bewertung: Die beste kostenlose CRM-Software

Wenn Du im Marketing oder Vertrieb tätig bist, hast Du bestimmt schon mal einen Artikel von Hubspot gelesen oder an einem ihrer kostenlosen Zertifizierungskurse teilgenommen. Das Unternehmen bietet ein robustes CRM-System an, mit dem Du alle Prozesse und Arbeitsabläufe fürs Kundenbeziehungsmanagement vereinfachen kannst.

Hubspot bietet noch nicht da gewesene Einsichten ins Verhalten Deiner Kunden.

Willst Du wissen, wann Kunden ihre E-Mails lesen, um Deine Öffnungsraten zu steigern? Kein Problem. Vielleicht möchtest Du herausfinden, wie sich Deine Webseitenbesucher verhalten. Hubspot machts möglich.

Hubspot bietet unterschiedliche Lösungen an, die jeweils auf die Bereiche Deines Unternehmens zugeschnitten werden können, darunter auch rollenspezifische Zugriffe für Marketing, Vertrieb, Kundenbetreuung, Manager und Geschäftsführer.

Die kostenlose CRM-Lösung verfügt über folgende Funktionen:

• Kontaktmanagement
• E-Mail-Planung
• Deal-Pipeline
• Planung von Meetings
• Live-Chat
• Websiteaktivität des Kontakts
• E-Mail-Tracking & -Benachrichtigungen
• Dokumente
• Anrufe

Diese Funktionsvielfalt bieten andere Anbieter nur gegen Bezahlung. Hubspot bietet selbstverständlich auch kostenpflichtige Pläne an, die ihr Geld definitiv wert sind.

Der Starter-Plan kostet im Jahresabo 41 Euro pro Monat. Hubspot bietet aber auch Bundles an. Die Starter Suite beinhaltet vier CRM-Systeme und kostet 46 Euro pro Monat im Jahresabo.

Für nur 5 Euro extra bekommst Du eine Softwarelösung, die speziell auf Marketing, Vertrieb und Kundenservice zugeschnitten ist.

Die Preise beinhalten jedoch nur 1.000 Kontakte. Wenn Du weitere Kontakte hinzufügen möchtest, steigt der Preis dementsprechend.

Melde Dich am besten noch heute kostenlos an und probier Hubspot selbst aus.

Nr. 2 – Salesforce — Bewertung: Die vielseitigste CRM-Software

Egal ob Kleinunternehmen, Marketing, Vertrieb, Kundenservice oder IT, Salesforce hat die ideale CRM-Lösung. Dieser Anbieter ist bekannt für seine Vielseitigkeit und bietet spezielle Lösungen an, die jeweils auf das Unternehmen zugeschnitten werden. 

Zu seinen Kunden zählen über 150.000 Unternehmen, darunter auch T-Mobile, Adidas und Yeti. Salesforce hilft jedem seiner Kunden bei der Kundenbindung.

Das Unternehmen verfügt über 14 branchenspezifische Lösungen, darunter auch CRM für:

• Finanzdienstleistungen
• Gesundheitswesen
• Fertigungsindustrie
• Konsumgüter
• Energiebranche
• Kommunikationsbranche
• Gemeinnützige Organisationen

Das System ist so vielseitig, weil Du Dir die Apps selbst aussuchen kannst und so ein CRM-System zusammenstellst, das perfekt auf Dein Unternehmen zugeschnitten ist.

Von Marketing-Automatisierung und Vertrieb bis hin zu Call-Center-Lösungen und Self-Service-Portalen, Salesforce bietet alles, was Du für die Pflege Deiner Kundenbeziehungen benötigst.

Hier ist eine kurze Preisübersicht:

1. Essentials — 25 Euro pro Benutzer/Monat (Sofort einsatzbereites CRM für bis zu 10 Anwender)
2. Lightning Professional — 75 Euro pro Benutzer/Monat (komplettes CRM)
3. Enterprise — 150 Euro pro Benutzer/Monat (flexibel anpassbares CRM)
4. Lightning Unlimited — 300 Euro pro Benutzer/Monat (unbegrenzte CRM-Funktionalitäten mit Marketing-Automatisierung für bis zu 1.000 Kontakte)

Du kannst bei Bedarf jederzeit weite Funktionen hinzufügen. Salesforce bietet auch CRM-Spezialpakete für Vertrieb, Kundenservice und Marketing an, die jeweils über unterschiedliche Funktionen verfügen.

Du kannst die kostenlose Testversion nutzen, um Salesforce auszuprobieren.

Nr. 3 – Zoho CRM — Bewertung: Die beste Lösung für kleine und mittelständische Unternehmen

Zoho CRM unterscheidet sich von den anderen CRM-Lösungen auf meiner Liste, weil es sich um ein All-in-One-System handelt. Es gibt keine zusätzlichen Module oder Funktionen für unterschiedliche Abteilungen, was es zur idealen Lösung für kleine und mittelständische Unternehmen macht.

Zoho bietet 40 weitere Business-Tools an, falls Du also bereits Zoho-Software verwendest, ist die Integration des CRM-Systems ein Kinderspiel. 

Das Unternehmen hat ein weltweites Netzwerk und über 150.000 Kunden (u. a. Netflix und Bose) aus 180 Ländern, Du bist also in guten Händen.

Zoho bietet eine kostenlose CRM-Version für bis zu drei Benutzer an. Diese Version verfügt über wichtigen Grundlagen wie Leads, Dokumente und mobile Apps. 

Die erweiterten Pläne verfügen über zahlreiche weitere Funktionen wie:

• SalesSignals und Benachrichtigungen in Echtzeit
• Blueprint Business Management für On- und Offline-Prozesse
• Vorhersagen zur Lead-Konvertierung
• Mehrere Pipelines
• Serien-E-Mails
• Bestandsverwaltung
• KI-Assistent
• Erweiterte Anpassbarkeit

Die günstigste Version kostet 12 USD pro Benutzer/Monat, ein erschwinglicher Preis für kleine Unternehmen. 

Es gibt eine 15-tägige kostenlose Testversion, falls Du Zoho CRM ausprobieren möchtest.

Anmerkung: Zoho hat ein neues CRM-System für den Vertrieb herausgebracht, das extra für Kleinunternehmen entwickelt wurde. Das Pipeline-zentrische CRM heißt Bigin und verfügt ebenfalls über eine kostenlose Testversion. Die Express-Version kostet monatlich sieben Dollar pro Benutzer bei jährlicher Abrechnung. 

Nr. 4 – Freshworks — Bewertung: Das beste CRM-System für den Vertrieb

Freshworks (früher Freshsales) ist speziell auf den Vertrieb ausgerichtet und somit die ideale Lösung für Verkauf und Leadmanagement. Ob Cold Leads oder Bestandskunden; mit den tollen Funktionen zur Automatisierung des Kundenbindungsmanagements eignet sich dieses CRM für alle Zwecke.

Es hilft Dir dabei, neue Leads zu finden und dann auf den bevorzugten Kanälen Kontakt aufzunehmen, um den Lead in einen Kunden zu verwandeln. 

Freshworks verfügt über ein eingebautes E-Mail- und Anrufsystem für die schnellere und vereinfachte Kontaktaufnahme.

Das CRM-System wird von über 40.000 Unternehmen genutzt, darunter auch bekannte Namen wie Dyson und Best Western. Der Anbieter ist zwar noch relativ jung, aber keinesfalls unerfahren. 

Freshworks verfügt über starke Vertriebsfunktionen:

• Kontakt-, Konto- und Deal-Management
• Aufgaben- und Terminverwaltung
• Datensätze zusammenführen oder klonen
• Erweiterte Konversationsansichten
• Bot zur Lead-Generierung
• Zeitbasierte Workflows
• Vertriebsoffensiven
• Team-Posteingänge und E-Mail-Weiterleitung
• E-Mail-Planung, Vorlagen und Benachrichtigungen
• Webseitenbesucher verfolgen
• Mobilgeräte-App für iOS und Android

Zusätzlich zu diesen beeindruckenden Funktionen werden 15 Branchenlösungen angeboten, u. a. für Einzelhandel, E-Commerce, Fertigungsindustrie, Logistik und das Gesundheitswesen. 

Der Start-up-Plan „FREE FOREVER“ bietet uneingeschränkten Zugriff auf alle Funktionen für unbegrenzte Nutzer, damit Du das CRM-System ausgiebig testen kannst. 

Die Preisgestaltung ist übersichtlich und bietet robuste Funktionen für Unternehmen aller Größen. Hier ist eine Übersicht der Premium-Pläne:

1. Growth — 29 USD pro Nutzer und Monat (für kleine Teams)
2. Pro — 59 USD pro Nutzer und Monat (für Verkaufsteams, die ihre Effizienz und Leistung steigern möchten)
3. Enterprise — 99 USD pro Nutzer und Monat (für große Unternehmen)

Es gibt eine 21-tägige kostenlose Testversion, um Freshworks auszuprobieren und herauszufinden, ob es die richtige Lösung für Deinen Vertrieb ist.

Nr. 5 – Creatio — Bewertung: Die beste CRM-Lösung für Großkonzerne

Obwohl die anderen CRM-Softwares auf meiner Liste ebenfalls eine Enterprise-Version anbieten, könnten sie für die Verwaltung von großen Konzernen trotzdem zu einschränkend sein, doch Creatio ist ein CRM-System, das speziell für Großunternehmen und Konzerne entwickelt wurde.

Es bietet spezielle CRM-Lösungen für Marketing-, Vertrieb und Kundenservice.

Die Marketing-Lösung hat alles, was Dein Unternehmen zur Rationalisierung von Multi-Channel-Marketingkampagnen und fürs Leadmanagement benötigt.

Zu den Funktionen gehören:

• Visuelle Oberfläche fürs Kampagnendesign
• Verfolgung und Segmentierung des Verhaltens Deiner Webseitenbesucher
• Erweiterte Trigger-Kampagnen
• Personalisiertes E-Mail-Marketing
• Ereignisverfolgung und Antwortverwaltung

Der Preis richtet sich nach der Anzahl der Kontakte und E-Mails pro Kontakt.

Die Sales-Lösung eignet sich perfekt für große Sales-Teams. Die End-to-End-Vertriebsmanagementplattform vereinfacht Deine Prozesse und spart Zeit.

Zu den Funktionen gehören:

• Opportunity-Management
• Kundenprofile und Einblicke in das Kaufverhalten
• Außendienstmanagement
• Leistung und Betrieb

Das CRM-System für den Vertrieb kostet ab 30 USD pro Nutzer und Monat.

Die Service-Lösung für den Kundenservice hilft bei der Optimierung der Prozesse zur Kundenbetreuung, um ein von Anfang bis Ende ideales Kundenerlebnis bieten zu können.

Zu den Funktionen gehören:

• Konto- und Kontaktverwaltung
• Fall- und Wissensmanagement
• Omnichannel-Kommunikation
• Servicekatalog
• Contact Center

Das CRM-System für den Kundenservice kostet ab 45 USD pro Nutzer und Monat.

Du kannst aber auch ein CRM Bundle kaufen. Die Kosten können bequem mit dem Online-Preisrechner bestimmt werden. 

Mit der kostenlosen Testversion, kanst Du Creatio ganz unverbindlich ausprobieren.

Zusammenfassung

Hubspot, Salesforce und Freshworks würde ich den meisten Unternehmen empfehlen, denn jeder dieser CRM-Anbieter verfügt über eine breite Palette an Funktionen, die für Teams aus allen Bereichen, einschließlich Vertrieb, Marketing und Kundenservice, geeignet sind.

Zudem ist jedes dieser CRM-Systeme einfach einzurichten, leicht zu nutzen und erschwinglich.

Welche jedoch die beste CRM-Software ist, hängt von der Größe Deines Unternehmens, Deinen Bedürfnissen und den gewünschten Funktionen ab. Nutze diesen Artikel als Leitfaden, um die beste Lösung zu finden und eine finale Entscheidung zu treffen. 

Welche CRM-Software benutzt Du?