Die besten Workflow-Management-Systeme

Disclosure: This content is reader-supported, which means if you click on some of our links that we may earn a commission.

Ein Workflow-Management-System ist eine Software für das Workflow-Management und die Ausführung modellierter Arbeitsabläufe. Sie geben Dir eine klare Vorstellung davon, wie alle Bereiche Deines Unternehmens zusammenarbeiten und verschaffen Dir einen Überblick über alle Prozesse sowie einzelne Schritte in komplexeren Workflows.

Identifiziere Engpässe und neue Chancen für die Automatisierung. Erhöhe die Geschwindigkeit Deines Unternehmens, ohne Deine Mitarbeiter härter arbeiten zu lassen. Finde effizientere Wege, um Arbeit zu erledigen.

Ich möchte Dir helfen, das beste Workflow-Management-System für Dein Unternehmen zu finden, darum habe ich einige der beliebtesten Optionen genauer unter die Lupe genommen und bewertet. Im Anschluss an meine Bewertungen findest Du einen kurzen Einkaufsführer, der Dir bei Deiner Entscheidung helfen wird.

Nr. 1 – ClickUp — Bewertung: Das beste System für vielseitiges Workflow-Management

ClickUp ist ein leistungsstarkes Workflow-Managementsystem, das jeden Prozess Deines Workflows rationalisiert und auf Effizienz und Geschwindigkeit optimiert, darum kann ich es jedem empfehlen.

Unternehmen wie Google, Airbnb, Uber und Nike nutzen diese Software für nahtlose Arbeitsprozesse, zudem kann sie mit über 1.000 anderen Programmen verknüpft werden. Mit ClickUp verwaltest Du nicht nur Deine Arbeitsabläufe. Du kannst das System nutzen, um Deine Projekte an einem Ort zu verwalten. Dafür stehen Dir die folgenden Funktionen zur Verfügung:

• Resourcenmanagement
• Zielverfolgung und Erinnerungen
• E-Mail und Chat
• komplexe oder einfache Tabellenkalkulationen
• Integrationen für Apps von Drittanbietern
• Strategiemanagement

Du kannst Chatansichten, Tabellenansichten, Zeitleisten oder Mindmaps erstellen, damit Dein Team immer den Überblick über alle Arbeitsaufgaben und deren Fortschritt behält. Die Einrichtung erspart viel Zeit, da alle Projektaufgaben, E-Mails, Kommentare oder Wikis miteinander verknüpft werden. Du kannst Deine Projekte je nach Präferenz anzeigen und wiederkehrende Aufgaben ganz einfach automatisieren.

Dieses Programm ist für die komplexe Arbeitsverwaltung sowie kleine Unternehmen, die ihren steigenden Arbeitsaufwand in den Griff bekommen möchten, gerüstet.

Wenn Du von einem anderen Workflow-Management-System zu ClickUp wechseln möchtest, kannst Du Deine Informationen sowie Projekte und alle damit verbundenen Aufgaben ganz einfach migrieren.

Eins der besten Argumente ist der Preis. Das System ist in Sekundenschnelle einsetzbar und verfügt über eine kostenlose Version. In dieser Stufe erhältst Du 100 MB Speicherplatz für unbegrenzte Mitglieder und unbegrenzte Aufgaben.

Für 5 US-Dollar pro Benutzer pro Monat erhältst Du Zugriff auf weitere Funktionen wie unbegrenzten Speicherplatz, Integrationen, Kalenderfunktionen, Gäste, Portfolios, Boards und benutzerdefinierte Felder.

Große Teams und schnell wachsende Unternehmen sollte ein individuelles Angebot anfordern.

ClickUp ist extrem vielseitig. Aus diesem Grund wird es von über 100.000 Unternehmen verwendet und führt die Liste meiner Top-Empfehlungen an. 

Starte am besten mit einem kostenlosen Konto und nutze ClickUp, um jeden Aspekt Deines Workflows zu optimieren.

Nr. 2 – Monday.com — Bewertung: Das beste System für remote Teams

Remote Teams profitieren von Monday.com, das Workflow-System, das alle Mitarbeiter nahtlos zusammenbringt. Es stellt sicher, dass jeder Schritt Deines Workflows von allen Teammitgliedern, ob vor Ort oder unterwegs, effektiv verwaltet werden kann.

Diese Software wird von BBC Studios, NBC, Discovery Channel, Hulu, Cocacola, Deezer und vielen weiteren bekannten Unternehmen verwendet.

Monday.com erleichtert die weltweise Zusammenarbeit, indem es Fortschritte, Video-Chats und Kalender aufeinander abstimmt, um sicherzustellen, dass alle Termine und Fristen eingehalten werden.

Organisiere alltägliche Aufgaben und Workflows mit Vorlagen, nutze die Wissensdatenbank, prüfe den Status Deiner Mitarbeiter und automatisiere Einzelgespräche. Du kannst selbstverständlich auch eigene Vorlagen erstellen.

Selbst technisch weniger versierte Benutzer können Routineaufgaben ganz einfach automatisieren, um ihren Arbeitsablauf zu vereinfachen. Auf diese Weise kann Dein Team viel Zeit sparen, insbesondere remote Mitarbeiter, die möglicherweise nicht dieselben Geschäftszeiten einhalten können.

Einige Funktionen, die speziell auf die Verwaltung remoter Arbeitsprozesse ausgerichtet sind, beinhalten:

• Wochenpläne
• Besprechungsübersicht mit Updates und Zusammenfassungen
• Zoom-Integration zum Aufzeichnen von Meetings
• lokale Zeitzonen
• Arbeitsbelastung und Arbeitskapazitätskarten
• Notfallpläne aus Projektdaten erstellen

Der Preis richtet sich nach der Anzahl der Benutzer. Jede Preisstufe benötigt mindestens drei Benutzer und bietet einen Preisnachlass auf das Jahresabo. Hier ist eine kurze Übersicht:

• Basic: 8 € pro Benutzer/Monat (mindestens 3 Benutzer)
• Standard: 10 € pro Benutzer/Monat (mindestens 3 Benutzer)
• Pro: 16 € pro Benutzer/Monat (mindestens 3 Benutzer)
• Enterprise: Angebot auf Anfrage

Du kannst Monday.com kostenlos testen.

Nr. 3 – Wrike — Bewertung: Das beste System für kreative Teams

Wrike ist ein dynamisches Workflow-Managementsystem, das speziell für Kreativteams entwickelt wurde. Sich wiederholende Aufgaben können jegliche Kreativität im Keim ersticken. Wrike löst dieses Problem, indem es alle Aufgaben an einem Ort bereitstellt, um Produktivität und Geschwindigkeit zu gewährleisten.

Du kannst eingehende kreative Anfragen während ihres gesamten Lebenszyklus mithilfe anpassbarer Formulare, Vorlagen, Briefings und Funktionen verwalten, um den Fortschritt jederzeit im Blick zu behalten.

Die Funktion zur Genehmigung von Projekten liefert klares Feedback. Nutzer können Kommentare zu Bildern, Videos oder Dokumenten hinterlassen. Überprüfe, wer zurzeit an einem bestimmten Projekt arbeitet und garantiere einen optimierten Arbeitsablauf für eintreffende Anfragen, indem Du jedem Projekt einen Ansprechpartner zuteilst. Dies erleichtert den Abschluss von Projekten, die eine stärkere Überprüfungen und Überarbeitungen erfordern.

Einige der besten Funktionen für kreative Teams sind:

• Vorlagen für die Genehmigung von Projekten
• Projektplanung
• Zuweisung von Aufgaben
• automatische Verwaltung alltäglicher Aufgaben
• Drag-and-Drop-Dashboard

Der kostenlose Plan für bis zu fünf Benutzer umfasst 2 GB Speicherplatz sowie Tabellenansichten, Aufgabenverwaltung, Dateifreigabe und grundlegende Integrationen mit anderen Tools.

Nutze die kostenlose Testversion, um das Programm ausgiebig zu prüfen, und entscheide Dich dann für einen der folgenden Pläne:

• Free: Kostenlos für bis zu 5 Benutzer, ideal für kleine Teams und zentralisierte Aufgabenverwaltung
• Team: 9,80 $ pro Benutzer pro Monat für bis zu 15 Benutzer, für wachsende Teams und effektives Teammanagement
• Business: 24,80 $ pro Benutzer pro Monat für bis zu 200 Benutzer, maßgeschneiderte Oberfläche für jede Abteilung im Unternehmen
• Enterprise: Sicherheit und Skalierbarkeit auf Unternehmensniveau, Preis auf Anfrage

Wrike bietet auch Pläne an, die speziell auf Marketing-/Kreativteams und professionelle Dienstleister zugeschnitten sind. Beide Kategorien verfügen über eine kostenlose Testversion.

Auch denn die Funktionen der verschiedenen Tarife nicht immer ersichtlich sind, erhalten sie doch alle erforderlichen Funktionen für effektives Workflowmanagement. Du solltest Dir unbedingt die gesamte Liste aller enthaltenen Funktionen ansehen, bevor Du Dich für einen Plan entscheidest.

Du kannst Wrike 14 Tage lang kostenlos testen.

Nr. 4 – Smartsheet — Bewertung: Das beste System für IT und Betrieb

Smartsheet ist die ideale Workflow-Management-Software für IT und Betrieb.

IT-Abteilungen müssen schnell arbeiten und gute Ergebnisse liefern. Smartsheets ermöglicht dies, indem Projekte schnell angepasst und archivier werden können. Du kannst die Migration zu einem neuen Rechenzentrum koordinieren und automatische Warnungen oder Genehmigungen einrichten, um Zeit zu sparen.

Smartsheets ermöglicht die teamübergreifende Zusammenarbeit. Du hast die Kontrolle über alle Zugriffe auf Ressourcen und erhältst ein benutzerfreundliches Dashboard mit zahlreichen Berichten.

Smartsheets bietet eine 30-tägige kostenlose Testversion an, sowie drei kostenpflichtige Preisstufen:

• Pro: 6 € pro Benutzer/Monat
• Business: 22 € pro Benutzer/Monat
• Enterprise: Preis auf Anfrage

Pro kann von bis zu 10 Benutzern verwendet werden und bietet unbegrenzte Sheets sowie Ansichten. Du kannst Gäste einladen, die Projekte verfolgen können, die Bearbeitung steht jedoch nur zahlenden Nutzern zur Verfügung.

Rufe die Preisübersicht auf, um ein Gefühl dafür zu bekommen, welche Funktionen in jeder Stufe enthalten sind und welche sich am besten für Dein Unternehmen eignet. Du kannst auch eine Demo anfordern.

Probiere Smartsheet 30 Tage lang aus und überzeuge Dich selbst.

Nr. 5 – Trello — Die beste kostenlose Software für Workflow-Management

Wenn Du ein begrenztes Budget hast, solltest Du Trello benutzen. Die kostenlose Version eignet sich für Einzelpersonen oder Teams, die ihre Projektorganisation verbessern möchten, und ermöglichst bis zu 10 Boards pro Arbeitsbereich.

Millionen von Benutzern verwenden Trello und ihre täglichen Aufgaben und Projekte organisieren, priorisieren und automatisieren. Du kannst Boards erstellen und benennen, neue Aufgaben und Teammitglieder hinzufügen und jeder Aufgabe (Karte) wichtige Details, Fristen, Anweisungen, Checklisten, Anhänge und Kommentare hinzufügen.

Trello eignet sich hervorragend für die Verwaltung einfacher Aufgaben und kleine Teams, die auf Wachstum und Effizienz ausgerichtet sind. Das Layout im Kanban-Stil ermöglicht das visuelle Arbeiten und die einfache Verwaltung von Prozessen und Abläufen.

Trello kann von Deinem gesamten Team kostenlos genutzt werden, ist in diesem Fall jedoch auf 10 Boards pro Arbeitsbereich und 10 MB Speicherplatz pro Datei beschränkt. Zahlende Nutzer erhalten zusätzliche Vorteile und Funktionen.

• Standard: 5 $ pro Benutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung
• Premium: 10 $ pro Benutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung
• Enterprise: Preis auf Anfrage

Du kannst Trello kostenlos ausprobieren oder eine Demo anfordern.

Worauf bei der Wahl eines Workflow-Management-Systems zu achten ist

Je komplexer die Arbeitsabläufe und Prozesse innerhalb Deines Unternehmens sind, desto wahrscheinlicher ist es, dass Du eine Workflow-Management-Software benötigst, um Deine Aufgaben zu verwalten.

Du solltest zuerst eine Bestandsaufnahme Deiner aktuellen Prozesse oder Software machen, um herauszufinden, welche Funktionen fehlen und welche gut funktioniert. Auf diese Weise kannst Du eine neue Lösung auswählen, die sich in Deinen aktuellen Prozess einfügt und Probleme effizienter löst.

Stelle Dir zunächst die folgenden Fragen:

• Müssen Deine Mitarbeiter lange suchen, um herauszufinden, welche Aufgaben wem zugewiesen wurden?
• Ist die Verwaltung Deiner Projekte mithilfe einer Excel-Tabelle nicht mehr möglich, weil sie zu komplex geworden ist?
• Gibt es viele sich wiederholbare Aufgaben, die optimiert oder automatisiert werden könnten, um Zeit und Ressourcen zu sparen?
• Ist Dein Team oft überwältigt oder überfordert, weil es keine Unterstützung bekommt, um große Aufgaben zu meistern?
• Gibt es Beschränkungen, die aufgehoben werden müssten, um Projekte und Aufgaben besser oder schneller abschließen zu können?

Workflow-Management-Systeme und Projektmanagementsoftware werden oft in einen Topf geschmissen oder verwechselt, da sie größtenteils die gleichen Funktionen verwenden, es gibt jedoch einen entscheidenden Unterschied.

Workflow-Management-Systeme dienen der Verwaltung laufender Arbeitsprozesse innerhalb eines Unternehmens. Im Gegensatz dazu werden Projektmanagementsysteme verwendet, um einzelne Projekte so effizient wie möglich zu starten und abzuschließen. Projektmanagement ist also ein Teil des Workflow-Management-Systems, das sich in seiner Gesamtheit um alle wiederkehrenden Arbeitsprozesse innerhalb des gesamten Unternehmens kümmert.

Dies wird klarer, wenn wir tiefer in verschiedene Workflow-Management-Softwares eintauchen und einen genaueren Blick auf die Angebote werfen. Du musst Dir zuerst absolut sicher sein, dass Du ein Workflow-Management-System brauchst, dann kannst Du mit der Suche beginnen. Dafür habe ich im Folgenden weitere Spezifikationen und Kriterien zusammengestellt, die bei der Auswahl zu beachten sind.

Teamstruktur

Die Größe Deines aktuellen Teams und dessen Wachstumspotenzial sollen berücksichtigt werden, da die meisten Softwares pro Benutzer abrechnen. Wenn man hier nicht aufpasst, übersteigt man schnell das geplante Budget. Je mehr Benutzer man hat, desto teurer die monatliche Gebühr.

Wenn Dein Team klein und weniger komplex ist, kommst Du möglicherweise mit einer einfacheren Lösung aus. Manchmal bedeutet mehr Funktionalität nicht unbedingt besser. 

Du solltest im Vorfeld über ein paar Dinge nachdenken. Gibt es Abteilungen, die häufiger miteinander kommunizieren müssen, um Arbeitsprozesse oder Projekte zu bewältigen? Sollte sich Dein Team an eine neue Software gewöhnen oder brauchst Du bestimmte API-Schnittstellen zur Verknüpfung bereits vorhandener Programme?

Je kleiner und einfacher Deine Unternehmensstruktur ist, desto einfacher kann auch das Workflow-Management-System sein. Diese simpleren Programme sind in der Regel auch schneller einsatzbereit.

Komplexität der Aufgaben und Arbeitsabläufe

Welche Aufgabenverursachen den meisten Verwaltungsaufwand? Dies kann je nach Branche und Unternehmen unterschiedlich sein. Du benötigst möglicherweise branchenspezifische Funktionen, die nur bestimmte Programme bieten können. Einige Systeme wurden speziell für bestimmte Branchen entwickelt und sind darum oft besser ausgestattet.

Die meisten Programme verfügen über folgende Funktionen:

• Dashboards
• Gantt-Diagramme
• Dokumentenfreigabe und Zusammenarbeit
• Projektplanung
• Zuteilung von Aufgaben und Genehmigungen
• Statusberichte
• Integrationen und Schnittstellen zu anderen Programmen
• Kanban-Boards
• erweiterte Datenanalyse
• Scrum-Ansicht

Bevorzugte Kommunikation

Eine effektive Kommunikation beseitigt mögliche Engpässe, die ein Projekt verlangsamen können. Viele Tools verfügen über API-Schnittstellen oder Integrationen, um gängige Kommunikationsprogramme mit der Software zu verknüpfen und eine nahtlose Kommunikation zu garantieren.

E-Mails können schnell überprüft und beantwortet werden, Projektleiter können Feedback hinterlassen und Teammitglieder können Korrekturen vornehmen oder Kommentare schreiben. Eine Chatfunktion oder Message-Boards stellen sicher, dass Änderungen sofort kommuniziert werden, damit jeder genau Bescheid weiß.

Falls Deine Projekte mit weniger Kommunikation auskommen und eher im Alleingang abgewickelt werden, ist das auch kein Problem. In diesem Fall verknüpfst Du die Software einfach mit Deinem bevorzugten Tool, um sie genaustens auf Deinen Arbeitsprozess abzustimmen.

Darstellung der Workflows

Ein weiterer wichtiger Faktor ist die Darstellung des Workflows. Wie werden Informationen, Prozesse und Aufgaben organisiert und dargestellt? Eine Workflow-Management-Software bietet verschiedene Projektansichten, aus denen Du wählen kannst.

Ein Gantt-Diagramm stellt beispielsweise die zeitliche Abfolge von Aktivitäten grafisch in Form von Balken auf einer Zeitachse dar. Dies kann komplexe Arbeitsabläufe vereinfachen. Kanban-Boards sind einfacher zu verstehen und überschaubarer, da Karten von einem Board zu einem anderen verschoben werden, sobald eine Phase abgeschlossen ist. Ein Scrum-Board unterteilt komplexe Arbeitsprozesse in kleinere Bereiche, die dann horizontal oder vertikal angeordnet werden können.

Du solltest nach einem Workflow-Management-System Ausschau halten, das maximale Flexibilität bietet und Deinen bevorzugten Arbeitsstil unterstützt. Auf diese Weise kann Dein Team besser und vor allem schneller arbeiten.

Zusammenfassung

Die Wahl der richtigen Workflow-Management-Software hängt von verschiedenen Variablen ab. Du solltest zuerst die Systeme aussortieren, die nicht zu Deinem Unternehmen oder Arbeitsstil passen. Beachte dafür die oben genannten Kriterien und schränke Deine Auswahl ein.

Welche meiner Top-Empfehlungen passen am ehesten zu Deinem Unternehmen?

1. ClickUp – Das beste System für vielseitiges Workflow-Management
2. Monday.com -Das beste System für remote Teams
3. Wrike Das beste System für kreative Teams
4. Trello – Die beste kostenlose Software für Workflow-Management
5. Smartsheet – Das beste System für IT und Betrieb

Ich würde den meisten Unternehmen ClickUp oder Monday.com empfehlen. ClickUp ist das bei Weitem vielseitigste System und verfügt über ein hervorragendes Preis-Leitungs-Verhältnis. Es ist einfach zu bedienen und erfüllt nahezu alle Anforderungen, die ein Unternehmen haben kann.

Monday.com eignet sich für die Teamzusammenarbeit und Fernarbeit. Ein Thema, das immer wichtiger wird.

Falls Du spezifischere Anforderungen an Dein Workflow-System hast oder eine Branchenlösung brauchst, solltest Du die oben genannten Kriterien nutzen, um das beste System für Dein Unternehmen zu finden.