Kanban: o que é e como implementar essa metodologia na sua empresa

Última atualização em 30/09/2024 às 7:46

Todas as empresas que prosperam atualmente, lá no início dos seus processos, adotaram alguma estratégia de gestão de projetos — e uma dessas práticas pode ter sido o Kanban.

O Kanban é uma ferramenta poderosa para quem busca otimizar demandas empresariais e aumentar a produtividade do time.

Essas duas coisas fazem toda a diferença no dia a dia corporativo.

Sei disso porque elas são metas relevantes aqui no meu time, e acredito que possa ser o que você está buscando nos processos do seu negócio.

Na ampla variedade de metodologias de gestão praticadas hoje no mercado, o Kanban é uma das favoritas do meio corporativo.

Hoje, te ensino sobre ela com um conteúdo completo e simples de entender — até porque minha missão aqui é descomplicar tudo o que é relacionado ao marketing e resultados e trazer insights úteis para o seu negócio.

Vem acompanhar a leitura abaixo para saber vantagens, como implementar o Kanban e bons exemplos de ferramentas para incorporar nos seus processos empresariais.

O que é Kanban?

O Kanban é uma metodologia visual que ajuda as equipes a gerenciar e melhorar fluxos de trabalho. 

Inclusive, sabia que o termo vem do japonês? A palavra pode ser traduzida como “cartão” ou “sinalização”, e tem tudo a ver com a forma como a metodologia funciona.

Ela se baseia em cartões, chamados de kanbans, que representam tarefas em um quadro visual, geralmente dividido em colunas como “A Fazer”, “Em Progresso” e “Concluído”. 

Isso permite que as equipes visualizem e monitorem o andamento de cada tarefa, promovendo transparência e eficiência.

Hoje, o Kanban é usado em muitos setores, especialmente no gerenciamento de projetos, com o objetivo de organizar tarefas e otimizar o fluxo de trabalho.

A origem do Kanban

O Kanban, antes de se popularizar no mundo todo, começou no Japão: mais especificamente, nas fábricas da Toyota.

Taiichi Ohno, na época engenheiro da montadora, é quem chamamos hoje de pai do Kanban e foi responsável por criar e implementar a metodologia nos processos da empresa.

A ideia original era simples: um cartão Kanban seria usado como um sinal para indicar que uma determinada quantidade de material ou produto precisava ser reabastecida. 

Com essa medida, a gestão evitava a superprodução e o excesso de inventário, além de garantir que as operações fossem executadas de forma fluida e eficiente.

Não é preciso dizer que o cara revolucionou a maneira de gerir projetos, não é? 

Desde os anos 40, o Kanban foi evoluindo e é amplamente utilizado por empresas de todos os nichos.

Isso quer dizer que sim, seu negócio pode se beneficiar das vantagens de usar essa metodologia para otimizar os processos da sua empresa.

Eu te explico como. 🙂

Onde a metodologia Kanban pode ser aplicada?

Como eu disse, é possível usar esse método em variadas áreas e setores.

Uma das vantagens do Kanban é ser bem versátil.

São alguns exemplos de onde ele pode ser integrado:

• Desenvolvimento de software: amplamente usado por equipes de tecnologia, especialmente em projetos de desenvolvimento ágil;
• Gestão de projetos: empresas de qualquer setor podem utilizar o Kanban para gerenciar projetos, organizando as tarefas por fase e promovendo uma visão clara do andamento e prazos;
• Indústria e manufatura: para otimizar fluxos de produção, gerenciar inventários e evitar desperdícios;
• Suporte ao cliente: equipes de atendimento usam o método para rastrear solicitações, organizando-as por status (novo, em andamento, resolvido) e melhorando a eficiência no atendimento;
• Logística e supply chain: utilizado para controlar o fluxo de materiais e produtos, garantindo que os pedidos sejam processados de maneira eficiente e pontual.

E, claro, não seria diferente no marketing: também é possível usar o Kanban aqui.

No planejamento de campanhas, por exemplo, o Kanban permite visualizar cada etapa, desde a criação de conteúdo até a execução da campanha, facilitando a colaboração entre equipes.

Qual é o objetivo do Kanban?

O principal objetivo desse método é otimizar o fluxo de trabalho e aumentar a eficiência das operações empresariais.

Certo, mas e como ele faz isso?

Ao proporcionar uma visualização clara das tarefas e seus estágios, o Kanban ajuda as equipes a identificarem gargalos, priorizar atividades e promover uma entrega contínua de valor.

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O Kanban ainda incentiva a limitação do número de tarefas que podem estar em andamento simultaneamente, o que evita sobrecarga e garante foco no que é mais importante.

E, com a clareza das responsabilidades e do andamento das tarefas, usar essa técnica promove uma comunicação mais eficaz e uma melhor colaboração entre os membros da equipe.

Tem funcionado, viu? Vi em uma matéria da Business Map uma pesquisa que destaca quase 90% dos entrevistados (empresas de diferentes setores e tamanhos) dizendo que usar o Kanban foi mais eficiente do que aplicar outras abordagens de gestão de projetos.

Quais são os princípios do Kanban?

Tudo sobre essa metodologia envolve a otimização de processos e o aumento da produtividade.

Sabe a pesquisa que citei acima? 

Nela, outro dado valioso é que, entre as principais razões que levaram gestores a adotar o método Kanban, destaca-se a possibilidade de aumentar a visibilidade das tarefas de forma clara, e também o desenvolvimento contínuo que a prática proporciona.

O Kanban faz isso (e muito mais) apoiado em 4 pilares:

Versatilidade

Um dos principais princípios do Kanban é sua flexibilidade. 

Ele pode ser implementado em qualquer tipo de organização ou setor, adaptando-se aos processos existentes sem exigir grandes mudanças estruturais. 

Isso significa que você pode aplicá-lo com o que já está em prática, ajustando com o tempo para atender melhor às necessidades da empresa.

Evolução constante

Esse método incentiva a melhoria contínua através de pequenas mudanças incrementais. 

O foco aqui não é promover revoluções imediatas, mas sim uma adaptação constante ao longo do tempo, buscando sempre otimizar o fluxo de trabalho e a eficiência. 

Esse princípio de evolução permite que as equipes se ajustem sem grandes interrupções no processo.

Respeito aos processos

Tenha em mente que, ao adotar o Kanban, não é necessário modificar drasticamente os papéis, responsabilidades ou fluxos de trabalho. 

O respeito aos processos já estabelecidos é um ponto-chave, garantindo que as mudanças sejam gradativas e baseadas em evidências de melhoria, sempre levando em consideração o que já funciona na empresa.

Atos de liderança

No Kanban, todos os membros da equipe são encorajados a atuar como líderes. 

A liderança não vem apenas de cargos hierárquicos, mas de qualquer pessoa que perceba uma oportunidade de melhoria. 

Esse princípio reforça a ideia de colaboração e responsabilidade compartilhada, criando um ambiente onde cada um pode contribuir para o sucesso do time.

Kanban vs. Scrum: qual é a diferença?

Não é porque o Kanban é excelente que ele necessariamente vai se aplicar a todos os tipos de negócio.

É justamente pela acessibilidade proporcionada pela tecnologia que, hoje, as empresas podem testar e integrar métodos ágeis variados em seus processos.

Além do Kanban, o Scrum é outra metodologia muito utilizada — e muita gente acaba confundindo os dois, é normal.

O Scrum é uma metodologia mais estruturada, com ciclos de trabalho chamados sprints, geralmente de 2 a 4 semanas. 

Durante esses sprints, a equipe se compromete a entregar um conjunto específico de tarefas. 

O Scrum segue um cronograma definido, com rituais como daily stand-ups, reviews e retrospectivas.

Isso quer dizer que essa metodologia funciona com um ritmo fixo, com ciclos de trabalho pré-estabelecidos; ainda, cada colaborador cumpre um papel definido: scrum master, product owner e time de desenvolvimento são alguns exemplos.

O Scrum acaba sendo mais indicado para projetos com fases e entregas bem definidas, como desenvolvimento de produtos.

Então, em resumo, o Kanban é mais flexível e contínuo, enquanto o Scrum é estruturado com entregas em ciclos.

A escolha do melhor método, claro, depende da natureza do projeto e das características do seu time.

Quais são as vantagens de adotar a metodologia Kanban?

Certo, você já sabe como o Kanban funciona e até a importância deles nos negócios onde é aplicado — e, considerando que o método é atemporal, podemos reconhecer sua eficiência, não é?

Se você ainda tinha dúvidas sobre implementar ou não o Kanban nos processos da sua empresa, vou dar mais alguns motivos que comprovam o sucesso desse método:

Otimizar a produtividade

Como eu mencionei, o Kanban permite que as tarefas sejam visualizadas em um quadro, ajudando a equipe a identificar gargalos e otimizar o fluxo de trabalho. 

Ao limitar o número de tarefas em andamento, a equipe pode se concentrar no que realmente precisa ser feito, reduzindo o tempo ocioso e maximizando a eficiência.

Reduzir custos

Com a aplicação de Kanban, os processos são constantemente revisados e aprimorados, eliminando desperdícios e ineficiências. 

Isso permite reduzir os custos operacionais, já que a equipe consegue concluir mais tarefas sem aumentar recursos, focando nas atividades que agregam mais valor.

Priorizar tarefas importantes

A apresentação de informações em quadro e cartões permite que as tarefas sejam priorizadas com clareza, facilitando a visualização do que é mais importante. 

É aqui que a equipe encontra orientação para trabalhar nas atividades de maior impacto para a empresa, evitando distrações com tarefas de menor relevância.

Incentivar a comunicação da equipe

A metodologia Kanban promove transparência no progresso do trabalho, já que todos podem ver o status das tarefas em tempo real. 

Isso incentiva a comunicação entre os membros da equipe, melhora o alinhamento sobre o que precisa ser feito e aumenta a colaboração para resolver problemas de forma conjunta.

Como implementar o Kanban na sua empresa?

Chegou a hora de colocar a mão na massa e entender como tornar o Kanban uma realidade no seu negócio.

Antes de começar a colher os excelentes resultados dessa técnica, é preciso dominar a implementação do Kanban para fazer isso de forma estratégica e realmente eficiente.

Eu te explico o passo a passo.

Invista na instrução da equipe

Antes de aplicar o Kanban, é essencial que toda a equipe entenda a metodologia e sua importância. 

Por isso, realize treinamentos para ensinar os princípios da metodologia, como funciona o fluxo de trabalho e como usar o quadro Kanban. 

A equipe deve estar preparada para adotar a nova dinâmica e entender como isso ajudará na produtividade.

Mapeie as demandas

O próximo passo é mapear todas as demandas e processos do seu negócio. 

Identifique as tarefas em andamento, pendentes e as que ainda precisam ser iniciadas. 

Isso ajuda a visualizar todo o fluxo de trabalho, entender onde estão os gargalos e como organizar melhor as tarefas no quadro Kanban.

Defina prioridades

Com o mapeamento das demandas em mãos, você pode partir para a etapa de definir quais tarefas têm maior prioridade. 

O Kanban permite que as tarefas mais urgentes ou importantes sejam destacadas no quadro, garantindo que a equipe trabalhe primeiro no que gera mais impacto. 

Estabeleça critérios claros para a priorização e alinhe isso com os objetivos da empresa.

Ferramentas para a implementação do Kanban

Aqui no meu time são aplicados diversos recursos para otimizar o fluxo de trabalho de maneira eficiente e inovadora.

E, quando o assunto é inovação, estou sempre pesquisando ferramentas que possam melhorar a qualidade do trabalho e a produtividade da equipe.

Se você quer aplicar o método Kanban nos seus processos internos, indico as ferramentas abaixo.

Todas elas são bem intuitivas e features bem interessantes. 😉

Trello

O Trello é uma das ferramentas de Kanban mais conhecidas. 

Com uma interface bem amigável, é possível criar no Trello quadros com listas e cartões que representam tarefas. 

Ele é ideal para equipes que buscam uma solução simples e visual para gerenciar projetos.

Asana

Além de diversas outras funcionalidades, o Asana permite a criação de quadros Kanban, ajudando equipes a organizar o trabalho e acompanhar o progresso das tarefas. 

Ele também oferece recursos adicionais, como cronogramas e dependências, para um gerenciamento de projetos mais completo.

ClickUp

O ClickUp é uma plataforma de gerenciamento de projetos multifuncional que permite o uso de quadros Kanban, listas, calendários e cronogramas. 

É um dos favoritos para equipes que buscam personalização, e é ideal para os times que precisam de flexibilidade para gerenciar diferentes tipos de tarefas e fluxos de trabalho.

Flow-e

O Flow-e integra o Kanban com o gerenciamento de e-mails e tarefas. 

Ele permite visualizar e gerenciar as demandas em um único lugar, facilitando a organização e a priorização do trabalho. 

É ideal para equipes que desejam uma abordagem centralizada e visual para suas atividades diárias.

Conclusão

Agora você sabe que a implementação do Kanban pode transformar a forma como as empresas gerenciam seus projetos.

Ele ajuda a promover um fluxo de trabalho mais eficiente e transparente.

Com foco em melhoria contínua e entrega rápida de resultados, essa metodologia é ideal para empresas que buscam otimizar seus processos de forma prática e flexível.

Se você já usa o Kanban na organização dos seus processos, me conta aqui nos comentários como está sendo essa experiência.

Até a próxima!