Neil Patel

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Trello: Um Guia Rápido Para Você Organizar a Sua Vida e Seus Negócios

smartphone com tela de download do app Trello

O Trello é recomendado para todo mundo que quer se organizar melhor nos negócios e na vida pessoal.

Primeiro, porque traz uma interface visual para os seus projetos.

Segundo, porque é simples, flexível e divertido.

E terceiro, porque integra todas as ferramentas que você já está acostumado a usar no dia a dia.

Estou falando de uma plataforma de gerenciamento de tarefas que conquista 150 mil novos usuários por semana, segundo o próprio Trello.

Com seu sistema intuitivo de quadros, listas e cartões digitais, o sistema é perfeito para organizar sua vida e seus negócios.

Do planejamento estratégico da empresa até a festa de aniversário do filho, é possível gerenciar qualquer evento, projeto ou situação de forma totalmente colaborativa.

Ele é diferente porque tem um visual amigável, sincroniza todos os dados possíveis e torna a experiência da organização mais agradável.

Afinal, ferramentas de gestão de tarefas não precisam ser chatas e cansativas.

Com o Trello, você vai descobrir que elas podem ser tão gratificantes quando a sensação de missão cumprida.

Duvida?

Continue lendo e tire suas próprias conclusões.

A história do Trello: Onde tudo começou

tela de início do app Trello para smartphone

A história do Trello começou na Fog Creek Software, uma empresa de tecnologia fundada em 2000 pelos visionários Joel Spolsky e Michael Pryor.

Em 2010, a empresa começou a promover pesquisas internas semanais, chamadas “Creek Weeks”, para identificar potenciais produtos para o mercado.

Ao longo das pesquisas, os problemas de planejamento e visão geral chamaram a atenção das equipes.

Assim, a Fog Creek criou uma solução chamada “Trellis” para ajudar na organização e gerenciamento de projetos.

A inspiração veio do Kanban, um método de gerenciamento de projetos criado pela japonesa Toyota na década de 1960.

O sistema se baseava em cartões de sinalização que controlavam o fluxo de produção, mantendo todos os funcionários cientes do andamento das tarefas.

Do mesmo modo, a solução inicial da Fog Creek organizava os projetos em quadros, nos quais as tarefas eram representadas por cartões.

A evolução para o Trello como conhecemos ocorreu em setembro de 2011, no lançamento oficial da TechCrunch Disrupt (conferência de startups de tecnologia).

Na época, a plataforma foi lançada na categoria de Aplicativos para a Internet e iPhone.

Seu diferencial era acompanhar a tendência dos smartphones, criando uma forma divertida e simples de gerir tarefas.

Além disso, a solução surgiu no momento em que as reuniões presenciais estavam diminuindo no trabalho, cedendo espaço às ferramentas digitais colaborativas.

O resultado não podia ser diferente: sucesso absoluto.

A revista Wired elegeu a aplicação como uma das “7 startups mais legais que você ainda não conhece”.

Já naquela época, a descrição usada foi: “Trello é uma ferramenta gratuita, simples e poderosa para o trabalho em equipe”.

Um ano depois, o Trello já contava com 500 mil membros e lançou seu aplicativo para Android.

Em 2014, a solução cresceu tanto, que se separou da Fog Creek, que hoje se chama Glitch.

Finalmente, em 2017, o Trello foi comprado pela Atlassian, uma empresa de software australiana.

De uma pequena startup de tecnologia, evoluiu para se tornar uma empresa de US$ 425 milhões (Wired).

Hoje, já são mais de 35 milhões de usuários registrados e 1 milhão de equipes ativas na plataforma, segundo dados da Atlassian divulgados na Venture Beat.

A interface do Trello

tela de compra do software trello para desktop

À primeira vista, a interface do Trello é extremamente simples.

Mas as opções por trás do design minimalista são surpreendentes.

Basicamente, você se depara com um quadro em branco (board), onde poderá criar cartões e listas à vontade de forma intuitiva.

Com certeza, você já usou as famosas lousas e post-its para organizar tarefas.

Geralmente, separamos essas tarefas em colunas do tipo “novas”, “pendentes”, “em andamento” e “concluídas”.

O Trello segue essa mesma lógica, organizando visualmente os projetos e tarefas de modo que todos consigam acompanhar o fluxo de trabalho.

E vamos combinar que fazer tudo online é bem melhor do que depender dos papéis e ter que se deslocar toda hora até o quadro físico.

Para começar a usar o Trello e facilitar sua vida, você precisa entender quatro conceitos básicos:

  • Quadro: cada quadro é um projeto ou lugar fixo para acompanhar as informações, que pode ser compartilhado com várias pessoas ao mesmo tempo
  • Lista: a lista é a base para manter os cartões na ordem correta, do início ao fim do projeto
  • Cartão: o cartão é a unidade fundamental dos quadros, usado para representar tarefas e ideias
  • Menu: ao lado direito do quadro do Trello, está o menu, que permite gerenciar membros, controlar configurações, filtrar cartões e ativar diversos recursos.

Bastam esses quadros, listas e cartões para organizar toda a sua vida pessoal e profissional, desde uma viagem em família até o projeto mais desafiador da empresa.

Tomando como exemplo um evento simples, você poderia criar uma lista “a fazer”, uma “em andamento” e uma “concluído” apenas para controlar as tarefas (cartões).

Cada cartão é algo a ser feito, lembrado ou verificado, que possui inúmeras opções de configuração (veremos mais adiante).

Conforme necessário, você também poderia adicionar uma lista somente para organizar o cardápio ou para gerenciar a lista de convidados.

O importante é que tudo estará sob controle em um único quadro, com a facilidade de arrastar e soltar cartões onde for preciso.

Viu como é simples?

Agora vamos criar nosso primeiro quadro juntos.

Crie seu primeiro quadro do Trello

página inicial do site da plataforma trello para desktop

Depois de criar sua conta no Trello, você será direcionado para o seu primeiro quadro.

Comece dando um nome ao projeto que será organizado e gerenciado.

Vamos supor que você está envolvido na criação de um blog.

Nesse caso, o quadro vai se chamar “Planejamento do Blog”.

Em seguida, você terá que criar três listas para a estrutura do seu quadro, onde serão adicionados os cartões.

Essas listas podem ser criadas segundo as etapas do projeto, grupos de tarefas ou conjunto de ideias.

Então, vamos começar com “Pesquisa”, “Site” e “Conteúdo”.

Ao criar as três listas, o Trello vai encaminhar você para criar o primeiro cartão.

Como estamos na lista de Pesquisa, você pode criar os cartões “Blogs da concorrência”, “Palavras-chave mais buscadas” e “Possibilidades de monetizar”.

Nesse momento, a plataforma oferece a opção de descrever a tarefa, anexar arquivos, adicionar um checklist e ainda comentários.

Ou seja: você pode listar os blogs que pretende investigar, adicionar uma planilha de palavras-chave ou mesmo um checklist de ideias para rentabilizar o blog.

Percebe a riqueza das informações em um único cartão?

A partir daqui, você pode continuar criando cartões para organizar as fases de criação do seu blog, desde a pesquisa de mercado até o planejamento de pautas.

Lembrando que tudo isso está disponível na versão gratuita.

Ainda que as versões pagas ofereçam recursos avançados, é perfeitamente possível usar as funções essenciais do Trello sem pagar nada.

Como funciona a lógica das listas de tarefas do Trello

cartões de tarefas na plataforma trello

As listas de tarefas do Trello são ilimitadas e se adaptam a qualquer fluxo de trabalho.

O ideal é começar a criar listas da esquerda para a direita, nomeando cada item de acordo com o tipo de projeto.

Por exemplo, se você está armazenando informações para criar um documento, pode organizar as listas por tema.

Agora, se está gerenciando um processo, como um pipeline de vendas, terá que criar listas que mostrem claramente todas as fases.

A lógica da esquerda para a direita ajuda a estabelecer uma noção de continuidade e orientar os membros da equipe.

Assim, se um cartão é movido para a esquerda, é óbvio que está dando um passo para trás.

Desse modo, você consegue criar uma linha do tempo no quadro, sem precisar de mais elementos visuais.

Aliás, esse é o segredo do Trello: uma dinâmica intuitiva que poupa o usuário da poluição visual comum às outras ferramentas.

Personalizando o “Board” para seus objetivos

ilustração de equipe de trabalho em mesa

O board do Trello é 100% personalizável, a começar pelo layout.

O quadro padrão vem com o fundo azul clássico, mas você pode inserir qualquer imagem ou cor para tematizar o projeto.

Outra função do quadro é a possibilidade de convidar quantos membros quiser para colaborar.

Para isso, basta utilizar o link de convite na parte inferior do menu.

Depois que a pessoa aceita o convite, você já pode atribuir tarefas e acompanhar o andamento.

Aliás, aproveitando o assunto do trabalho em equipe, você também precisa garantir que o uso do quadro seja intuitivo.

Olhe para o seu quadro e pense: qualquer pessoa que entrar aqui consegue entender o que está acontecendo?

Pense no primeiro cartão que a pessoa vê, no canto superior esquerdo.

Ele precisa conter as instruções necessárias para que os membros do time se situem.

Por isso, recomendo que você use esse espaço para criar um “Como usar este quadro”, com direcionamentos claros e objetivos.

Mesmo assim, as pessoas ainda podem ter dúvidas a respeito do fluxo de trabalho, perguntas sobre tarefas e outras demandas.

Para resolver essa questão, você pode criar uma lista específica para dúvidas e novas tarefas.

Nesse local, qualquer membro pode começar uma conversa, inserir novas demandas ou discutir pendências.

Assim, fica claro para todos quais são as tarefas que ainda não foram alocadas e como abordar outros assuntos sem interferir nos cartões em andamento.

Outro ponto importantíssimo é nomear um ou mais responsáveis para monitorar o quadro e cuidar do fluxo.

Ainda que a estrutura do Trello favoreça uma visão global, alguns cartões podem ser “esquecidos” pelo caminho.

Além disso, podem ocorrer acidentes como a movimentação errada de um cartão.

Para evitar problemas, é essencial ter alguém sempre de olho no quadro, dando continuidade aos cartões parados e conferindo se está tudo em seu devido lugar.

Essa pessoa também deve limpar a lista de tarefas concluídas constantemente, arquivando ou movendo cartões e listas para outros quadros.

E não se preocupe: todos os cartões poderão ser encontrados pela pesquisa se você precisar resgatar algo.

Como excluir um cartão do Trello?

ilustração de esquema de scrum em smartphone junto de equipe

Agora, se você quiser excluir definitivamente um cartão do Trello, siga estes três passos:

  1. Abra o cartão que deseja excluir
  2. Clique em “Arquivar” no menu ao lado direito
  3. Clique na opção “Excluir” que agora aparece no lugar do Arquivar.

Como medida de segurança, aparecerá uma mensagem de confirmação.

A partir da exclusão, todas as ações relacionadas ao cartão serão removidas do feed de atividades.

Lembre-se: o cartão nunca mais poderá ser reaberto.

Por isso, pense muito bem antes de apagar um cartão, lista ou quadro.

A opção de arquivamento remove o cartão do quadro e ainda preserva suas informações no histórico.

Logo, você pode reservar as exclusões somente para casos de erros, duplicações e razões de confidencialidade.

Integrando com outros aplicativos

smartphone em bolso de peça de roupa acessando o app Slack

Uma das grandes vantagens do Trello é a possibilidade de integrar outros aplicativos ao quadro, graças à sua API rica.

Para isso, a plataforma conta com os power-ups, que funcionam como extensões de “superpoderes”.

Por meio deles, é possível integrar aplicativos e serviços como Slack, Google Drive, Bitbucket e Salesforce.

Ao invés de ignorar ou rivalizar com as aplicações concorrentes, o Trello traz todas para o seu quadro e ganha pontos com o usuário ao oferecer uma solução completa.

Além da integração, os power-ups também podem ser usados para acrescentar recursos de automatização, campos personalizados, repetidores de cartão, calendários e muito mais.

Na versão gratuita, você pode habilitar apenas um power-up por quadro.

Se quiser explorar as centenas de opções do catálogo, você precisa assinar os planos Business Class (US$ 9,99 por usuário ao mês) ou Enterprise (US$ 20,83 por usuário ao mês).

Com os power-ups, você pode transformar os quadros da Trello em CRMs completos, organizar uma equipe de criação ou desenvolver softwares usando métodos ágeis.

Mas o universo Trello não para por aí: existem incontáveis extensões, complementos e conectores feitos pela própria equipe da empresa e outros desenvolvedores.

Dois exemplos populares são os serviços de integração na nuvem Zapier e IFTTT, que conectam o Trello a milhares de aplicativos de forma rápida e prática.

Por exemplo, ao integrar o aplicativo do Gmail, você consegue transformar qualquer e-mail em um cartão do Trello automaticamente.

Ao usar os aplicativos integrados, você consegue criar:

  • Um novo cartão a cada evento criado no Google Agenda
  • Um novo cartão a cada nova linha de uma planilha do Google Planilhas
  • Um novo cartão a cada nota criada no Evernote
  • Um novo cartão a cada venda aprovada no Mercado Livre
  • Um novo cartão a cada pagamento aprovado no PagSeguro
  • Um novo cartão a cada passo do lead no fluxo de automação do RD Station.

Tudo isso 100% automatizado.

Entendeu o tamanho do poder por trás da simplicidade do Trello?

3 Exemplos de como usar o Trello

janela em desktop no site da plataforma trello

Não faltam exemplos de como usar o Trello de forma criativa para gerir equipes e projetos.

As possibilidades são tantas, que há uma seção dedicada à Inspiração do Trello, com inúmeros modelos de quadros.

Selecionei 3 ideias para você.

Visão geral da startup

ilustração de figuras relacionadas com o título Startup

As startups são famosas pelos times enxutos, métodos ágeis e crescimento acelerado.

Nesse ritmo frenético, um quadro do Trello é a ferramenta ideal para manter uma visão panorâmica do negócio e integrar todos de forma simples e eficiente.

Inclusive, há um modelo de visão geral disponibilizado pela empresa.

No quadro, é possível compartilhar o andamento dos projetos nas áreas de produto, marketing, vendas, apoio, pessoas e TI.

Pipeline de vendas

bonecos empurrando esferas com os títulos Manage pipeline e Ignore pipeline

Se o desafio é gerir o pipeline de vendas, os quadros mostram exatamente quais são os leads mais quentes e como andam as qualificações da equipe.

No modelo do Trello, é possível organizar as informações de cada lead, acompanhar as evoluções do negócio e gerenciar o relacionamento com os clientes.

Além disso, a integração com o CRM e softwares de vendas facilita a importação de dados em segundos.

Com o calendário integrado, nenhum prazo será perdido e nenhum lead ficará para trás.

Matriz SWOT

blocos montando a sigla SWOT

Sua matriz SWOT nunca mais será a mesma com os quadros do Trello.

Todo o processo de brainstorming, definição das forças/fraquezas e oportunidades/ameaças, e criação do plano de ação está organizado no mesmo lugar.

Assim, o planejamento estratégico será muito mais ágil e poderá envolver todas as pessoas da equipe.

Além disso, o formato inspira a geração de ideias e impulsiona a criatividade, sem deixar de lado o rigor analítico.

Conclusão

Deu para entender por que o Trello conquistou milhões de usuários no mundo todo?

A plataforma é um grande exemplo do poder da simplicidade combinada à inteligência.

Como vimos, seu sistema de quadros digitais evoluiu junto com a forma de trabalhar em equipe, acompanhando cada tendência na gestão colaborativa.

Tudo é pensado para facilitar a integração, produtividade e tomada de decisão imediata.

Finalmente, você pode juntar todos aqueles aplicativos do dia a dia em um único lugar, sem abrir mão de nenhuma tecnologia.

E claro, compartilhar essa experiência com quem quiser.

Então, qual será seu primeiro quadro no Trello?

Um projeto de um novo cliente?

Quem sabe um antigo sonho que ficou engavetado?

Deixe um comentário contando como pretende usar o Trello e como ele pode ajudar na sua gestão de projetos e tarefas.

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