Neil Patel

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Comunicação Eficaz nas Organizações: O Que É e 9 Dicas Para Usar

ilustração sobre comunicação empresarial

Você precisa de uma comunicação eficaz no seu dia a dia. Se está à frente de um negócio, ainda mais.

Porque não basta transmitir uma mensagem, seja qual for o seu público. É fundamental se fazer compreendido.

E para mantê-lo motivado nessa busca, quero começar com uma boa notícia.

O fato de você estar lendo este artigo já demonstra que entende a importância da comunicação para o mundo corporativo. Também que deseja saber como torná-la mais eficaz para alcançar melhores resultados.

Então, meio caminho já está andado.

Você está pronto para conhecer o poder da comunicação eficaz. Aquela que vai proteger o seu negócio de arranhões de reputação, desentendimentos e ruídos causados pelo famoso “telefone sem fio”.

Afinal, uma informação corrompida ou distorcida pode comprometer todo aquele trabalho executado com tanto suor e dedicação.

Se você já se viu em uma situação desconfortável, na qual foi mal interpretado, ou conhece alguém que já passou por isso? Então, sabe bem do que estou falando.

Neste artigo, vou te explicar ao certo o que é comunicação eficaz, por que ela é importante para a sua empresa e como usá-la em benefício dos negócios.

Você vai aprender a se expressar com precisão – e conhecer as principais razões para isso.

Acompanhe!

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O que é comunicação eficaz?

importancia comunicação eficaz nos negocios

Comunicação eficaz e eficiente é o ato de falar e ser compreendido. Representa transmitir para o interlocutor as informações que você precisa, causando nele a compreensão que deseja. É emitir uma mensagem com clareza e sem dar margem a qualquer ruído ou desentendimento.

Embora pareça instintivo – e muitos profissionais se autointitulem bons comunicadores -, comunicar-se com eficácia é um constante desafio para a maioria das pessoas.

Saber o que é comunicação eficaz no mundo corporativo vai muito além de dizer algo ao outro.

É um processo que exige levar em consideração o repertório cultural e mental do ouvinte para poder formular a mensagem adequadamente.

Ou seja, é conectar-se com o receptor.

Significa que a sua forma de se comunicar precisa ser adequada ao público que deseja impactar.

É um desafio que fica mais claro ao abordar a comunicação eficaz nas organizações, onde as exigências e vantagens são tanto internas quanto externas.

A importância da comunicação eficaz nas empresas

profissional assinalando símbolo de comunicação

Segundo o pai da administração moderna, Peter Drucker, erros e ruídos de comunicação respondem por 60% dos problemas corporativos.

Veja que o percentual é expressivo.

Ele se refere a falhas que resultam em conflitos internos, na desmotivação dos colaboradores, na perda de clientes (a famosa taxa de churn), em prejuízos financeiros e em muitos retrabalhos.

Ainda não está claro para você qual é a importância da comunicação eficaz nas empresas?

Então, permita-se a uma viagem ao passado. Entre comigo no túnel do tempo e volte alguns anos.

Faça um exercício e observe como ela ajudou a humanidade a evoluir até hoje.

Vale voltar ao início de tudo, à nossa Pré-História.

Com a troca de conhecimento, planejamento de atividades e trabalho em equipe, o homem das cavernas encontrou soluções para problemas, reduziu conflitos e progrediu.

A vida se tornou melhor e os objetivos individuais e coletivos ficaram mais próximos graças a uma comunicação eficaz.

Não fossem os avanços desde então, ainda valeria a lei do mais forte, de quem grita mais alto, privilegiando a irracionalidade.

Não é algo que combina com um ambiente que necessita de organização, disciplina e foco, como o mundo corporativo. Você concorda?

Reside aí boa parte das causas de conflitos e resultados ruins em empresas.

Mas há outros benefícios que você precisa conhecer para compreender a real importância desse processo nas organizações.

Então, acompanhe a lista abaixo.

Planejamento otimizado

Quando a comunicação é eficaz, o planejamento para a execução de tarefas é bem-sucedido.

A empresa traça melhor seu caminho e cada profissional adquire clareza ao entender seu papel para o sucesso de um projeto.

Assertividade nos processos

Quanto melhor for a qualidade da comunicação, mais clara e objetiva é a transmissão de informações.

Em consequência, melhor é a execução de processos organizacionais, com maior assertividade e índice de acertos.

No entanto, é importante ter consciência sobre o que é necessário para tornar a comunicação mais eficaz.

Ficou curioso para conhecer estratégias para aperfeiçoar o processo? Vou compartilhar algumas dicas de como tornar a comunicação melhor ainda neste artigo. Continue comigo para não perdermos a linha de raciocínio.

Engaje e motive os colaboradores

colaboradores de empresa aplaudindo e sorridentes

Você brincou de “telefone sem fio” quando era criança, certo? E lembra o quanto a mensagem emitida no começo da brincadeira era distorcida até chegar ao receptor?

No mundo empresarial, acontece o mesmo quando a comunicação é ineficaz: a mensagem tem ruídos e é transmitida de maneira incompleta ou mesmo incorreta.

Então, uma comunicação eficaz tende a tornar os colaboradores mais confiantes, engajados e motivados.

Isso porque eles percebem que estão trabalhando em uma empresa transparente, que se comunica com cooperação e objetividade.

Cada um sabe o seu papel, como naquela velha metáfora que atribui aos colaboradores a função de engrenagem para o funcionamento da máquina.

Diminui os conflitos

Quando todo mundo se acerta, as atividades ocorrem com mais fluidez, e os conflitos são reduzidos.

As discussões desnecessárias, causadas por falhas de comunicação, são prevenidas e, caso ocorram ruídos, são mais facilmente resolvidos.

Assim sendo, posso dizer que a comunicação eficaz traz mais maturidade para todos os profissionais envolvidos.

Mesmo nas adversidades, eles passam a entender que precisam resolver os problemas de modo amigável e sem ofensas.

Melhora o clima organizacional

comunicação eficaz contribui para melhora de clima organizacional

Como mencionei, um dos principais benefícios de investir em uma comunicação mais eficaz em âmbito empresarial é a transparência.

Todos saem ganhando com isso, e o clima organizacional muda da água para o vinho (ou vice-versa, caso você prefira água do que vinho, ok?).

Fofocas e especulações são diminuídas.

O foco se volta ao que de fato interessa. Há maior alinhamento entre os objetivos da empresa e o propósito de cada colaborador.

Os gestores passam a compartilhar as informações que precisam para a equipe, aumentando seus níveis de motivação e satisfação profissional.

Dessa forma, os colaboradores alimentam a sensação de pertencimento, se enxergando como parte importante do processo – na verdade, é assim mesmo que devem se sentir.

Afinal, os profissionais de uma empresa são os bens mais valiosos que ela pode ter, não é mesmo?

9 dicas de como tornar a comunicação mais eficaz

comunicação entre equipe e profissionais

Quer aprender como tornar a comunicação mais eficaz e evitar qualquer prejuízo, seja interno ou externo?

Tenho 9 dicas, que certamente, irão ajudar a elevar a outro nível o relacionamento com clientes, colaboradores e parceiros.

Aqui vão elas:

1. Não tenha medo de fazer perguntas

Você já participou de um evento ou de uma reunião e saiu de lá sem entender aquela parte importante do que foi dito?

Então, saiba que perder a oportunidade de tirar suas dúvidas pode se transformar, mais tarde, em um grande problema.

Por exemplo, nada pior do que sair de um encontro com um cliente e precisar perguntar novamente a ele informações que já havia transmitido.

Fazer perguntas é um dos principais pilares de uma comunicação eficaz. Torna as conversas, trocas de e-mails, participações em eventos e reuniões bem mais produtivas.

Portanto, aproveitando a oportunidade, caso surja alguma dúvida após terminar de ler este artigo sobre comunicação eficaz, não hesite em comentar e fazer perguntas.

Fique à vontade para tirar o máximo proveito das dicas compartilhadas aqui.

2. Faça reuniões frequentes

Muita gente questiona a importância das reuniões e acha até que elas não precisariam existir.

O problema não está nas reuniões, mas na qualidade delas.

Se forem bem planejadas, não há porque não realizar. Ao contrário: vale promover esse tipo de iniciativa mais vezes.

Quanto mais frequentes forem as boas reuniões, maiores as oportunidades de tornar seu trabalho mais produtivo.

Procure aproveitar, intensamente, cada uma delas para fazer as perguntas cabíveis e alinhar tudo o que for necessário.

Se tiver a possibilidade de agendar esses encontros, procure datas e horários em que esteja mais bem-humorado, disposto e inspirado.

Todo mundo tem uma hora do dia em que funciona melhor.

3. Tente ser o mais claro possível

clareza nos diálogos

Vai conversar com alguém, seja pessoalmente, por telefone, conferência, e-mail ou WhatsApp?

Então, adote como hábito esta terceira dica: procure se certificar de que o interlocutor entendeu tudo o que você disse.

Para se sentir mais seguro quanto a isso, experimente repetir os pontos importantes ao final da conversa e se coloque à disposição para tirar dúvidas.

4. Faça follow-up por escrito

Fazer ata de reunião pode parecer uma prática ultrapassada quando olhamos para o mercado atual.

Mas, ao contrário do que sugere, é um método muito eficiente para relembrar os principais pontos debatidos.

Portanto, não deixe de fazer anotações durante elas e organizar tudo o que foi conversado em um documento para compartilhar com os participantes depois.

Isso evita que informações sejam perdidas e ajuda você a ser visto com ainda mais iniciativa e profissionalismo.

Para avançar ainda mais, sugiro que leia meu artigo sobre brainstorming.

5. Entregue relatórios sobre as demandas

Quer “mostrar trabalho” e deixar os colegas, gestores, clientes ou parceiros por dentro das atividades que vem desenvolvendo?

Então, aqui vai mais um hábito para incorporar e tornar sua comunicação mais eficaz: a produção de relatórios.

Quando você entrega relatórios sobre as demandas que realizou, pode entender melhor em que ponto do projeto está e mostrar trabalho.

Isso também é uma forma de mostrar que você é um profissional organizado e proativo.

Só tenha o cuidado de ser objetivo e não prolixo.

Relatórios devem ser curtos, ir direto ao ponto. Vale se colocar no lugar do outro para entender como o material vai ajudar aquele que lê.

6. Avalie o cenário

Tudo pode ser melhorado, desde que haja monitoramento das ações.

Ao avaliar a comunicação existente e até que ponto ela contribui para que os objetivos previstos sejam alcançados, é possível ajustar o que não está bom.

E, assim, conquistar uma comunicação eficaz rumo a resultados extraordinários.

7. Conheça o seu receptor e crie rapport

processo de rapport na comunicação empresarial

Cada ser humano é único. Possui um repertório cultural, personalidade e vivências únicas.

Ou seja, embora existam várias semelhanças entre grupos de pessoas, ninguém age e pensa totalmente igual.

Cada um tem suas particularidades, necessidades, desejos, dores e sonhos.

Para direcionar a comunicação da melhor forma possível, é preciso conhecer quem é seu receptor antes de se comunicar com ele.

Com isso, as chances que ele compreenda o que você tem a dizer são muito maiores, e as margens para equívocos, incomparavelmente menores.

Não por acaso, no caso de marcas e empresas, conhecer o público-alvo é uma etapa inadiável da boa comunicação.

8. Faça feedbacks

A oitava dica está aqui para lembrar que um processo de comunicação eficaz precisa continuar evoluindo. E que o feedback é uma ferramenta essencial para entender até que ponto a mensagem transmitida ao receptor foi bem compreendida.

Ao dar e receber feedbacks, você pode perceber se as pessoas precisam de mais informações, se restou alguma dúvida e, até mesmo, se elas têm sugestões.

Essa ferramenta é um valioso aliado para que continue se aperfeiçoando cada vez mais.

9. Tenha cuidado com as armadilhas da língua portuguesa

Procure se atentar para não cometer nenhum pecado linguístico e gerar prejuízos.

Por incrível que pareça, até mesmo as vírgulas são poderosas para mudar completamente o sentido de uma mensagem.

Então, nada melhor do que fazer o exercício de ensaiar suas falas, ler, reler e revisar mais de uma vez cada e-mail ou texto a ser enviado.

Muita gente relativiza a importância da correção gramatical e ortográfica. Até defende que, em tempos de internet, erros de português se tornam algo menor.

Não caia nessa cilada.

Quanto mais você se certificar de que está se comunicando corretamente, mais eficaz será sua comunicação.

Tem certa dificuldade com as particularidades da língua portuguesa? Peça ajuda a um colega especialista no assunto.

Tire suas dúvidas em um dicionário ou em sites confiáveis.

Aprender mais nunca é demais.

Casos de sucesso em comunicação eficaz

Comunicação entre colegas de equipe em empresa

Buscar a inspiração em exemplos reais sempre ajuda, não é mesmo?

Para exemplificar melhor como a comunicação eficaz contribui para que uma empresa comunique seus propósitos e obtenha resultados positivos, separei dois cases.

Confira!

1. Associação Brasileira de Transplante de Órgãos

Com o objetivo de mostrar para os brasileiros a importância de doar órgãos, a Associação Brasileira de Transplante de Órgãos (ABTO) usou a comunicação para fazer diferente.

A entidade criou uma campanha para causar ruído de comunicação e aproveitar isso como oportunidade para alcançar o resultado esperado.

A iniciativa, desenvolvida pela Leo Burnett Tailor Made, contou com a parceria do Conde Chiquinho Scarpa.

Conhecido por ser um milionário excêntrico, ele postou em seu Facebook que iria enterrar seu carro favorito, um Bentley, no jardim de sua casa – como faziam os faraós, que eram sepultados junto a diversos de seus pertences.

Obviamente, houve uma série de comentários negativos de pessoas que achavam um absurdo ele “rasgar dinheiro” assim.

Nos três dias seguintes, Scarpa fez mais três posts mostrando a preparação para o enterro do veículo, o que gerou mais mídia espontânea e deu o que falar na imprensa.

Para surpresa de todos, no dia em que estava agendado o enterro, Chiquinho deu uma entrevista falando que, na verdade, absurdo mesmo era enterrar órgãos que têm o poder de salvar vidas.

O resultado? Além de comunicar os propósitos e valores desejados, a campanha gerou aumento de 31,5% no número de doações de órgãos em um único mês.

Todo o cuidado na escolha do personagem, do enredo e dos canais utilizados foram pensados dentro de uma estratégia de comunicação eficaz.

E deu muito certo, como os números comprovam.

2. Dove

Outra campanha que deu o que falar foi a Real Beleza, da Dove.

Isso porque, até 2004, o foco da comunicação da marca era falar que Dove não era só sabonete, mas também hidratante.

A grande virada veio quando a marca adotou um novo posicionamento para sensibilizar mulheres em uma comunicação empática e emotiva.

Começou uma discussão sobre o que é beleza e sobre a importância de resgatar a individualidade das mulheres e quebrar estereótipos. Com isso, passou a enaltecer o que seria visto como “imperfeição”.

Com o sucesso da campanha, abriu mão de usar modelos esbeltas em suas propagandas, que passaram a contar com mulheres de diferentes biotipos e idades.

Não lembra?

Assista ao vídeo abaixo para recordar esse belo case de comunicação eficaz:

Conclusão

Depois de conferir os dois cases, fica mais claro para você a importância de perceber melhor a si mesmo e ao outro?

A comunicação eficaz torna possível o impossível, trazendo resultados mais assertivos, democráticos e responsáveis. Ou seja, reduz atritos e concentra energia no que mais importa: conquistar resultados incríveis.

Você está preparado para tornar sua comunicação mais eficaz e aproveitar seus benefícios para fazer mais negócios?

Agora você tem tudo o que precisa para transmitir mensagens com clareza, assertividade, inteligência e empatia.

Só falta dar mais um passo, que é colocar em prática tudo o que aprendeu por aqui.

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E não deixe de contar nos comentários como espera usar a comunicação eficaz na sua empresa!

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