Workflow: O Que É e Como Aplicar na Prática (+4 Exemplos)

O workflow é uma tecnologia e método que organiza o fluxo de trabalho da empresa em um passo a passo lógico e compatível com suas demandas. Assim, você automatiza processos, integra as áreas do negócio e ganha tração para produzir mais e melhor.

O workflow é a palavra-chave que me vem à mente quando penso em processos.

Acredito que esse fluxo de trabalho organizado e automatizado é a solução definitiva para melhorar os resultados da sua empresa e conectar todas as áreas.

Imagine contar com uma tecnologia que mapeia cada passo dos processos, transmitindo tarefas entre pessoas e integrando o negócio de ponta a ponta.

Para isso, existem vários tipos de software de workflow que resolvem os problemas fundamentais da sua empresa.

Com um programa personalizado, você nunca mais vai ter prejuízo com falhas de comunicação, atrasos e perda de controle.

Ficou interessado nessa solução?

Então, continue a leitura e descubra tudo sobre o sistema de workflow, seus benefícios e aplicações no seu negócio.

Farei questão de explicar em detalhes, porque essa lógica de estruturação pode fazer toda a diferença no seu negócio.

O que é Workflow?

Workflow, ou simplesmente fluxo de trabalho, é a sequência lógica de etapas que permite automatizar os processos do negócio.

Ou seja: é um roteiro que define quais documentos, informações e tarefas são passadas de colaborador em colaborador, de acordo com as regras da empresa.

Quanto mais pessoas estão envolvidas nos processos, maiores as chances de haver problemas de comunicação e falhas humanas.

Por isso, é fundamental definir um workflow e implementá-lo com apoio da tecnologia, mapeando e padronizando cada passo do fluxo de trabalho.

Para isso, existem softwares específicos chamados Workflow Management Systems (WFMS) ou sistemas de gestão de fluxo de trabalho.

Assim, você consegue sistematizar operações e integrar as diferentes áreas da empresa.

Um exemplo básico de fluxo de trabalho é a área de marketing fornecendo um lead para a equipe de vendas, que fecha o negócio e transmite o pagamento para o financeiro.

Daí em diante, a venda ainda vai mobilizar a área de produção, logística, atendimento e suporte, dependendo do produto ou serviço.

Para que esse processo flua com o máximo de agilidade e precisão, o workflow deve estar funcionando perfeitamente.

O que é workflow em TI?

Além do marketing, outra área em que o workflow é essencial para garantir bons resultados é a da Tecnologia da Informação (TI).

Nesse caso, o que se busca é automatizar ao máximo as rotinas repetitivas, poupando tempo e recursos em atividades do dia a dia.

No nível do usuário, um workflow em TI é o caminho para tornar mais ágeis tarefas como:

• Distribuição de tarefas
• Disparo de e-mails
• Criação de alertas
• Acompanhamento de rotinas e processos.

Em outras palavras: o workflow em TI é a base para que as funções de diferentes softwares sejam configuradas conforme as necessidades do usuário.

Já no nível da programação, o fluxo de trabalho serve, entre outras coisas, para definir parâmetros de coleta, armazenamento e tratamento de dados.

É o que fazem, por exemplo, os profissionais que usam plataformas para desenvolver, testar, programar e executar certas funções em softwares.

Para que serve a ferramenta de workflow?

Um Workflow Management System (WFMS) é uma das ferramentas mais úteis para empresas, em especial para aquelas com regime de trabalho remoto.

Nelas, os processos e o fluxo de trabalho precisam ser automatizados a ponto de dispensar a intervenção humana ou exigi-la só em casos muito particulares.

Portanto, um WFMS tem como função principal ser uma espécie de “maestro”, regendo o trabalho em equipe e o andamento de processos que dependam da interação com o cliente.

Um exemplo disso é quando fazemos uma compra online.

Da nossa parte, a única ação necessária é fazer o pedido e inserir os dados de pagamento.

Entre uma etapa e outra, uma série de fluxos de atividades já estão previamente definidas, fazendo assim com que o processo iniciado (a compra) transcorra sem interrupções.

Na gestão de equipes remotas, uma ferramenta de workflow ajuda a definir, por exemplo, alertas sobre prazos de vencimento de tarefas e envio de emails de confirmação.

Como funciona o workflow?

Todo fluxo de trabalho tem aspectos que definem sua aplicação na prática do dia a dia.

Confira abaixo alguns dos pontos que devem ser levados em consideração em diferentes tipos de workflow.

Ad hoc

A expressão “ad hoc” vem do latim e quer dizer algo como “para isto” ou “para essa finalidade”.

Ela denomina um tipo de workflow mais flexível, em que a improvisação pode e deve ser utilizada para se adaptar às necessidades verificadas durante o serviço.

Em geral, essa modalidade de fluxo é mais indicada para trabalhos individuais ou em grupos pequenos.

Assim, são menores as chances de conflito por conta de divergências de opinião.

Administrativo

Como o nome indica, esse tipo de fluxo aparece mais em atividades administrativas e burocráticas.

São tarefas repetitivas e, em sua maioria, de baixa complexidade.

Por causa dessas características, o trabalho dessa categoria de workflow pode ser facilmente automatizado com o auxílio de ferramentas de gestão.

Produtivo

Esse tipo de fluxo de trabalho também é indicado para atividades repetitivas, mas, desta vez, um pouco mais complexas.

Estou falando aqui de tarefas como transações bancárias e alimentação de sistemas com informações sensíveis para os negócios.

São ações que se repetem mensalmente, mas que exigem atenção por lidar com temas importantes.

As atividades de um workflow produtivo podem ser manuais ou automatizadas, a escolha vai depender do contexto de cada uma.

Colaborativo

Os fluxos de trabalho colaborativos são aqueles cujas tarefas dependem de um esforço coletivo para serem concluídas.

Em geral, eles envolvem trabalhadores de diversas áreas focados em um objetivo comum.

Um exemplo clássico aqui são as ocasiões em que as equipes de marketing e comercial precisam atuar juntas para sincronizar a captação de leads e geração de oportunidades de venda.

Transacional

O modelo transacional reúne em um só lugar atividades de diferentes naturezas que devem ser desempenhadas simultaneamente para garantir a eficácia do workflow.

As tarefas desse tipo de fluxo de trabalho podem ser automatizadas, mas necessitam de supervisão humana para autorizar ou não cada etapa.

Qual é a diferença entre workflow e processo?

Toda atividade é executada por meio de um processo.

Por isso, dentro das empresas, os processos existem naturalmente e, muitas vezes, são conduzidos pela intuição de cada colaborador.

O workflow, por outro lado, fala sobre a organização meticulosa e estratégica dos processos de forma a garantir os melhores resultados de produtividade possíveis.

Via de regra, ele parte da análise dos resultados e do feedback dos membros do time para entender e suprir as necessidades da equipe e também da clientela.

Assim, podemos entender os fluxos como consequência dos processos, que podem ou não ser automatizados dependendo da sua natureza.

Todo workflow é composto por processos, mas nem todo processo está dentro de um workflow.

Vantagens do uso de um sistema de workflow

São inúmeras as vantagens em organizar o trabalho com um sistema de workflow.

Confira as mais interessantes.

Agiliza o gerenciamento das tarefas

Quando os processos são padronizados, as tarefas são cumpridas rapidamente e todos ficam cientes sobre o fluxo de trabalho.

Outra vantagem é que fica muito mais claro qual é a responsabilidade de cada colaborador.

Um dos problemas mais comuns nas empresas é a paralisação de processos e tarefas em um ponto específico.

Com o workflow, é possível cobrar diretamente o responsável em caso de dúvidas sobre o andamento de uma tarefa.

Assim, ninguém fica sobrecarregado e há transparência na distribuição de funções.

Além disso, a integração do workflow aos hábitos dos colaboradores contribui para a construção de uma cultura organizacional ágil e inovadora.

Oferece fluidez no andamento das tarefas

No mundo ideal, o andamento das tarefas seria um processo natural, com as equipes em plena sinergia.

Mas, como a realidade não é bem assim, o workflow se faz necessário para garantir a fluidez do trabalho.

Afinal, estamos falando de seres humanos que têm variações constantes e não apresentam um desempenho totalmente previsível.

Nesse caso, o workflow é um excelente catalisador que aciona os processos e não deixa a empresa parar.

Otimiza os produtos e serviços entregues aos clientes

A consequência óbvia de um fluxo de trabalho mais ágil é a melhora considerável nos produtos e serviços entregues aos consumidores.

Na era do foco no cliente, as empresas têm buscado soluções para aumentar os níveis de satisfação e criar valor diferenciado no mercado.

Afinal, 89% das empresas têm a experiência do cliente como principal base de competitividade, segundo uma pesquisa da Gartner, realizada em 2014.

Mais uma vez, o workflow é uma ótima ferramenta para o customer success.

Com fluxos normatizados, a tendência é manter o padrão de qualidade das soluções e criar condições para uma experiência memorável.

Reduz a quantidade de erros e etapas desnecessárias

Errar é humano, mas pode ser sinônimo de prejuízo nos negócios.

Muitas vezes, os procedimentos burocráticos têm grande parcela de culpa na recorrência de falhas na empresa.

Por isso, se você quer reduzir os erros ao mínimo possível e eliminar etapas desnecessárias, o workflow é a resposta.

Com uma ferramenta que mapeia os fluxos de trabalho, você ganha uma visão panorâmica da empresa e consegue identificar os gargalos da operação.

Simplifica a comunicação interna

A comunicação interna é outro ponto crítico das empresas, que determina a integração entre as áreas e a produtividade.

A pesquisa The Cost of Poor Communication, realizada em 2013 pelo jornalista David Grossman e publicada na SHRM, revela que as falhas de comunicação custam impressionantes US$ 64,4 milhões ao ano às empresas.

Logo, é melhor ter um bom workflow para evitar mal-entendidos, informações importantes perdidas pelo caminho e erros cruciais em processos.

Além de custosos, esses problemas afetam profundamente o clima organizacional e podem comprometer o engajamento dos colaboradores.

Diminui o volume de gastos

A eficiência em processos de negócios reduz consideravelmente o volume de gastos.

Fora os custos dos erros que acabamos de ver, a falta de organização gera gastos extras com a queda na produtividade e desempenho.

Logo, o uso de um sistema de workflow eficiente permite que sua empresa faça mais com menos recursos humanos, materiais e tecnológicos.

Ou seja: você investe em uma única solução para obter retorno contínuo e de longo prazo.

Como fazer um workflow?

Agora que já conhece as características de um workflow, eu vou apresentar um passo a passo para que você possa criar o melhor fluxo de trabalho possível.

Acompanhe!

1. Analise os processos internos da sua empresa

O primeiro passo para qualquer otimização deve ser uma análise minuciosa dos processos internos da empresa conforme eles se encontram hoje.

Somente a partir de um diagnóstico sobre o que funciona e o que não funciona que você conseguirá desenhar os melhores caminhos para a sua produção.

2. Defina os responsáveis

No mundo corporativo, há uma máxima que diz que se todo mundo é responsável por uma atividade, ninguém é responsável por ela.

Por isso, para manter um bom controle sobre o andamento de todos os processos do fluxo, é essencial designar de maneira clara quem é encarregado por cada tarefa.

3. Escolha o início do processo

Todo fluxo parte de uma situação-gatilho que vai determinar o início dos processos, e é importante que essa informação esteja clara para todos os envolvidos.

Se falamos em um processo de vendas, por exemplo, é fundamental definir previamente com o marketing quais serão os sinalizadores no relacionamento com o cliente que vão desencadear a abordagem do time comercial.

4. Liste tarefas, desvios e ações

Para garantir que o fluxo se encaminhe conforme o programado, é essencial listar no planejamento todas as tarefas e os desvios possíveis para se resguardar.

A minha dica nesse sentido é construir essa parte do workflow a partir de um esforço coletivo com contribuições de quem está na linha de frente do trabalho, ouvindo todas as dificuldades que os colaboradores enfrentam no dia a dia.

No final das contas, é sempre melhor prevenir do que remediar.

5. Indique o final

Todo fluxo de trabalho deve ter um gatilho inicial e também um marcador que indique a sua conclusão.

Nesse sentido, esse último passo fala sobre a importância de identificar no planejamento qual será o final do workflow, assim como o resultado ideal esperado dele.

Como montar um workflow de trabalho?

Fluxos de trabalho e automatização estão intimamente ligados.

Desta forma, a tecnologia tem um papel fundamental na montagem de um workflow.

Além do passo a passo para montagem de um workflow, que você acaba de conhecer, é possível optar pela montagem de um fluxograma.

Trata-se de uma ferramenta gráfica, com a qual seus fluxos de trabalho podem ser facilmente assimilados na forma de polígonos e setas interligadas.

No caso, cada círculo, triângulo e quadrado pode representar um tipo de tarefa.

Ou, se preferir, essa representação pode ser por cores.

Softwares como o Visio, da Microsoft, são bastante simples de usar e ajudam a montar um fluxograma rapidamente.

Também existem soluções online, como o Lucidchart, em que a criação de um fluxograma pode ser inclusive salva e compartilhada na nuvem.

4 Tipos de Workflow

Também há vários tipos de workflow que se adaptam a diferentes processos de trabalho.

Antes de prosseguir, é importante diferenciar os sistemas de workflow (WFMS) dos chamados Business Process Management (BPM) ou Gerenciamento de Processos de Negócio.

O BPM também é um software voltado ao aprimoramento do negócio, que mapeia de ponta a ponta os processos da empresa e documenta as ações e passos necessários para realizá-los da melhor forma.

O WFMS tem a mesma função, mas é muito mais focado na organização das pessoas e documentos, para garantir a ordem certa, prazos corretos e cumprimento de normas.

Ou seja: enquanto o BPM é uma solução mais ampla que aborda a gestão e otimização dos processos, o WFMS é mais específico e trata da relação dos colaboradores com as tarefas do negócio.

Ambos podem ser implementados na mesma empresa, mas agora você não corre mais o risco de confundir os termos.

Já podemos partir para os principais tipos de workflow.

Ad hoc Workflow

Como destaquei antes, ad hoc é uma expressão em latim que significa “para esta finalidade”, utilizada para caracterizar algo que é voltado a um fim específico.

Logo, o workflow do tipo ad hoc é aquele criado especialmente para um processo dinâmico, no qual vários participantes precisam executar procedimentos individuais.

Por exemplo, um processo de desenvolvimento de software inclui inúmeras etapas, passando por desenvolvedores, analistas de teste, engenheiros, web designers, etc.

Cada um dos profissionais tem uma tarefa específica que depende do trabalho da equipe como um todo.

Nesse caso, o fluxo de trabalho precisa ser ajustado conforme o projeto, alterando as regras e procedimentos continuamente.

Por isso, o ad hoc workflow é indicado, com sua flexibilidade e facilidade de adaptação aos processos do negócio.

Workflow de Produção

O workflow de produção precisa ser bastante robusto, pois deve processar uma grande quantidade de dados e controlar várias regras e procedimentos de negócio.

Geralmente, é aplicado em grandes companhias e envolve vários ambientes e instâncias diferentes em sua tecnologia.

Processos críticos como o controle de pedidos de compra e venda são organizados por esse tipo de workflow, que deve ser muito preciso.

Sua regras são bem definidas e há necessidade de auditoria, principalmente quando se trata do departamento financeiro.

Um dos grandes desafios para implementar o workflow de produção é o fato de que as empresas costumam se organizar por funções, e não por processos.

Isso dificulta o mapeamento dos procedimentos em uma cadeia contínua, que é a ideia central do fluxo de trabalho.

Workflow Administrativo

Já o workflow administrativo é bem menos flexível, pois é orientado às rotinas do financeiro, gestão, RH, logística, auditoria, etc.

Como os processos são mais rígidos e não apresentam grande volume ou variação, é muito mais fácil construir uma ferramenta para organizar o fluxo de trabalho.

Nesse tipo, as regras e procedimentos são predefinidos e normalmente já incluem formulários, contratos, relatórios e outros documentos oficiais.

São atividades consideradas pouco estruturadas e repetitivas, além de muito previsíveis, que exigem regras simples de coordenação.

Assim, os trâmites burocráticos podem ser automatizados, poupando esforços da equipe administrativa.

O sistema também inclui ferramentas que controlam prazos e apresentam vários tipos de notificações e alarmes.

Desse modo, é possível gerenciar envios, respostas e status de mensagens e documentos.

Com um workflow personalizado, ninguém mais perde tempo com tarefas manuais e enfadonhas como preencher formulários e enviar documentos.

Workflow colaborativo

O workflow colaborativo é aquele em que é necessário um trabalho coletivo para garantir bons resultados.

Falo aqui de fluxos que dependem da contribuição de profissionais de diferentes áreas que precisam trabalhar juntos e sincronizados.

Esse tipo de workflow se beneficia do uso de automações, principalmente para facilitar a troca de informações e a comunicação entre os diversos departamentos envolvidos.

O que é workflow de aprovação?

Prestadores de serviço e empresas com forte presença digital estão o tempo todo lidando com tarefas repetitivas.

Em muitos casos, é preciso definir fluxos de aprovação para que certas atividades tenham sequência ou que os resultados sejam obtidos.

Para tanto, é necessário que cada fluxo de trabalho tenha pelo menos uma pessoa responsável pela aprovação ou não de uma certa requisição.

Imagine, nesse caso, que um cliente de uma empresa abre um pedido de reclamação sobre um serviço prestado.

A parte automática desse fluxo de trabalho é o recebimento da mensagem e posterior envio de um alerta para o e-mail da pessoa responsável pela aprovação dos pedidos.

Uma vez recebido o alerta, esse profissional acessa a requisição e analisa sua viabilidade, aprovando-a ou não.

Observe que, por mais automatizado que seja um workflow, o elemento humano continua tendo papel central, até porque somos nós quem tomamos as decisões.

Pois é isso que acontece em um fluxo de aprovação, no qual a última palavra sempre é de um profissional nomeado para fazer a filtragem de pedidos, solicitações e entradas.

Existem metodologias que auxiliam o workflow?

Para facilitar a vida de quem está construindo um workflow, existem algumas metodologias e ferramentas que podem ser utilizadas para gerenciar as necessidades da organização.

Conheça algumas delas a seguir.

Ciclo PDCA

O ciclo PDCA define um fluxo que vai desde o diagnóstico dos problemas até as ações de melhoria contínua.

Seu nome é, na verdade, um acrônimo que significa Plan, Do, Check & Act – em português, Planejar, Executar, Checar e Agir.

Diagrama de Ishikawa

O Diagrama de Ishikawa, ou Diagrama Espinha de Peixe, foi criado no Japão pós-guerra com o intuito de alavancar a economia do país.

A função dessa ferramenta é ajudar o gestor a organizar o raciocínio lógico e identificar todas as possíveis causas dos problemas verificados no fluxo de trabalho.

Análise de Pareto

A Análise de Pareto parte de um princípio estatístico que nos revela que 80% dos efeitos têm raiz em apenas 20% das causas.

A partir disso, a ferramenta ajuda a identificar as principais causas dos problemas verificados para priorizá-las na ordem das melhorias.

11 exemplos práticos

É sempre mais fácil entender um conceito se olharmos para as suas aplicações práticas, certo?

Por isso, trago abaixo quatro exemplos de diferentes workflows para você se inspirar.

1. Fluxo de conteúdo escrito

Quando produzimos conteúdo escrito, é importante ter um direcionamento para não se perder do propósito inicial.

Por isso, a dica é começar pela escolha da palavra-chave e fazer a pesquisa dela no Google para colher referências.

Em seguida, a redação pode se iniciar com base no que foi pesquisado, cuidando para sempre estar alinhada às técnicas de SEO.

2. Fluxo de suporte ao cliente

O atendimento ao cliente ganha muito em qualidade se seguir um workflow otimizado.

O gatilho aqui é o contato do consumidor, que gera um ticket de identificação repassado automaticamente para o atendente.

O profissional, então, retorna ao cliente por e-mail ou outro canal e segue até que o problema esteja resolvido.

Ao final, é comum que o usuário seja convidado a avaliar a qualidade do atendimento.

3. Fluxo de tráfego

A comunicação é extremamente importante para o sucesso de qualquer organização, e o fluxo de tráfego cuida justamente disso.

Podemos pensar no exemplo de uma agência que recebe a solicitação de um de seus clientes para criar uma campanha de Natal.

As informações precisam ser coletadas pelo setor de atendimento, que em seguida encaminha para o encarregado pelo fluxo de tráfego.

Esse profissional vai, então, repassar as demandas para as áreas responsáveis (direção de arte, redação, desenvolvimento web, etc.) de maneira manual ou com ajuda de automatizações de ferramentas de gestão.

4. Fluxo de contratação de novos colaboradores

Sempre que uma nova contratação é necessária, é importante que o setor de recursos humanos siga um fluxo preestabelecido.

O gatilho é a autorização do gestor, que vai desencadear os primeiros anúncios sobre a vaga e o consequente cadastro dos candidatos.

O workflow continua com a triagem inicial a partir dos dados do currículo, passa pelos testes objetivos e, por fim, chega às entrevistas presenciais, que podem ser feitas individualmente ou em grupo.

5. Workflow Microsoft

Alguns tópicos atrás, falamos do workflow de aprovação e da sua importância nas rotinas das empresas.

Pois uma das ferramentas mais utilizadas nesse tipo de fluxo de trabalho é a ferramenta Power Automate, da Microsoft.

Com ela, sua empresa configura fluxos de trabalho e de aprovação conforme os parâmetros dessa poderosa solução.

No caso, ela é voltada para a aprovação de documentos que necessitam de inspeções prévias antes de serem encaminhados ou arquivados.

É o que acontece com as notas fiscais eletrônicas que, se contiverem erros de preenchimento, podem até gerar multas para a empresa.

No intuito de evitar que isso aconteça, pode-se recorrer ao Power Automate para configurar rotinas de aprovação via fluxo automatizado na nuvem.

Sendo assim, se na sua empresa o fluxo de envio e recebimento de documentos é muito intenso, vale recorrer a esse tipo de solução para agilizar suas rotinas.

6. Workflow Google

Vale destacar as plataformas que permitem configurar fluxos de trabalho dentro do Google Workspace.

Esse espaço virtual nada mais é do que a junção de recursos como o Gmail, Google Drive, Docs, Planilhas, Apps e outras soluções.

Uma das plataformas usadas para criar workflows no Google é o Kissflow, que pode ser configurada em poucos minutos com o auxílio de um assistente virtual.

A propósito, embora pareça um nome pitoresco, ele tem um significado: Keep it Simple & Smart Workflow, ou “Mantenha Simples um Fluxo de trabalho Inteligente”

Então, se você é daqueles que, assim como eu, estão diariamente usando Gmail, Google Apps, entre outras ferramentas Google, o Kissflow é indicado.

Um ponto importante a se destacar: ele é 100% gratuito, desde que seja utilizado por até 10 usuários.

Acima disso, passa a ser cobrada uma mensalidade para cada pessoa cadastrada.

7. Workflow online

Todos os exemplos de workflow e ferramentas para configurar fluxos de trabalho que vimos até agora são para uso online.

Portanto, ao usar esse termo, estamos nos referindo a todo processo produtivo que dependa da internet para acontecer.

Posso usar como exemplo o meu próprio blog para ilustrar um workflow online.

Isso porque meus textos não são publicados sem antes passar pela lupa dos meus revisores.

Só depois de um minucioso processo de revisão do conteúdo em seus elementos textuais e de SEO é que um material é publicado por aqui.

Isso se aplica a outros blogs que, por serem online, dependem de um workflow de criação de pautas, artigos e outros tipos de conteúdo para publicação.

No entanto, um workflow online também se aplica às demais rotinas de trabalho remoto.

Social media, designers e outros especialistas ligados ao marketing digital são alguns dos dependentes de um fluxo de trabalho pela internet para desempenhar suas atividades.

8. Workflow app

Ainda na linha das ferramentas de workflow, não posso deixar de destacar os aplicativos que ajudam a gerir diferentes fluxos de trabalho.

Nesse caso, eles são de grande utilidade para empresas que incentivam a cultura BYOD, ou Bring Your Own Device (Traga seu próprio dispositivo).

Negócios cujos colaboradores trabalham dessa forma têm um desafio ainda maior, que é integrar equipes que utilizam dispositivos móveis individuais.

Para isso, apps para criação e gestão de workflows são imprescindíveis, não só pela questão da gestão das atividades, mas para nivelar eventuais diferenças de hardware.

Isso sem contar que, com a expansão do trabalho remoto, o uso de celulares intensificou-se ainda mais como solução para tarefas em equipe.

Os aplicativos não são as únicas soluções nesse sentido, porém.

Como vimos, existem softwares e sistemas projetados especificamente para configurar workflows, alguns dos quais conheceremos a seguir.

9. Workflow software

A essa altura, você pode estar pensando se os WFMS e os ERPs não seriam a mesma coisa.

São sistemas com funções muito parecidas, mas que apresentam diferenças consideráveis entre si.

Isso porque os WFMS são desenvolvidos especificamente para integrar fluxos de trabalho que, como tais, frequentemente se restringem a apenas um setor.

Por sua vez, os ERPs são soluções mais abrangentes, destinadas a integrar processos e atividades em setores e até empresas diferentes.

Dessa forma, um software para gestão de fluxo de trabalho tem uma proposta mais voltada à gestão de pessoas, enquanto os ERPs são direcionados para integrar diferentes sistemas.

Então, se você precisa integrar fluxos de trabalho, como as já destacadas rotinas de aprovação, o WFMS é a solução indicada.

Abaixo, destaco algumas das mais requisitadas do mercado:

• Accelo
• ClickUp
• Comidor
• Comindware Tracker
• Creatio
• Freshservice
• Hive
• Integrify
• Monday.com
• Nifty
• Nintex
• Orchestly
• Pipefy
• Process Bliss
• Process Maker
• Process Street
• Quixy
• Samepage
• Serena Business Manager
• Synergize
• Trackvia
• Workflow Max
• Wrike
• Zapier.

10. Workflow Outlook

Quem usa emails com frequência sabe que, em certos casos, o fluxo de mensagens pode ser difícil de acompanhar.

A verdade é que, para muitos profissionais, o email é muito mais do que uma simples caixa de mensagens.

Um exemplo disso são as pessoas que utilizam o espaço de armazenamento em suas contas para guardar arquivos.

Há também as que usam os chats nativos para falar com membros da equipe ou simplesmente trocar mensagens enquanto acompanham a caixa de entrada.

No caso dos usuários do Outlook, há uma série de ferramentas e funções que facilitam o fluxo de trabalho.

Uma das que mais gosto é a criação de regras, com as quais podemos direcionar emails de remetentes para pastas específicas ou mesmo para outra conta de email.

Outro recurso que utilizo bastante é a fixação de mensagens importantes no topo, muito útil para não esquecer prazos e lembrar de enviar respostas que dependam de um deadline.

11. Workflow Social Media

Falei há alguns tópicos sobre o trabalho dos profissionais de social media que, a exemplo de redatores e designers, também trabalham em regime cooperativo.

Para esses especialistas, uma das melhores ferramentas para gestão de fluxos de trabalho é o Trello.

Com uma interface super simples de entender, ele é perfeito para compartilhar imagens e textos que precisam ser submetidos à aprovação de outra pessoa.

De qualquer forma, em redes como o Facebook, sempre é possível utilizar o chat nativo para trocar ideias e arquivos, facilitando o fluxo de trabalho.

Exemplificando objetos e ferramentas com Workflow

A gente já viu exemplos no tópico anterior, mas se você ainda tem dúvidas sobre como o processo funciona, é hora de acabar com elas.

Nesse sentido, muito ajuda entender o papel da tecnologia para que o fluxo de trabalho se desenvolva como o esperado e planejado.

Uma de suas versões mais sofisticadas é o workflow orientado a objetos (object oriented).

Em programação, o objeto é a combinação de um dado e código no mesmo elemento.

Alguns exemplos de linguagens de programação orientadas a objetos são o C++, Python, Java e C#.

No workflow, esses objetos são tratados como conjuntos de atributos e instruções de como esses atributos devem ser processados, armazenados, recuperados e visualizados pelo usuário.

Não se preocupe em entender a fundo esses conceitos de programação.

Apenas tenha em mente que os objetos são a unidade do sistema de workflow e permitem a criação de funções, padrões e regras complexas.

Nesse tipo de programa, os objetos têm comportamentos diferentes e interagem entre si, dando origem a métodos, procedimentos e rotinas.

A vantagem dessa lógica para o workflow é a facilidade em controlar processos, tanto para quem desenvolve quanto para quem usa o programa.

E tudo o que nós queremos é um software que coloque o fluxo de trabalho nas nossas mãos, certo?

Para isso, o sistema de workflow orientado a objetos precisa ter algumas características essenciais.

Abaixo, estão as principais.

Integridade

A integridade referencial é uma característica dos sistemas de workflow que aumenta sua confiabilidade.

Essa integridade diz respeito à garantia de que as informações herdadas de outros procedimentos sejam fiéis à sua fonte original.

Assim, qualquer definição descendente será idêntica às informações de referência.

Herança

O conceito de herança na programação orientada a objetivos significa a possibilidade de criar novos procedimentos com base nos existentes.

Basicamente, as regras e propriedades podem ser herdadas para o novo parâmetro.

Esse direito de herança diminui drasticamente a chance de erro na criação e definição de novos objetos.

Bibliotecas procedurais

As bibliotecas procedurais são como grandes coleções de procedimentos.

É como se você tivesse um catálogo com várias funções e ações, e pudesse escolher como combiná-las para criar procedimentos ideais para seu workflow.

Desse modo, qualquer modificação que um procedimento sofra na biblioteca irá impactar todos os procedimentos que dependem dele.

Percebe como todas as funções estão interligadas na programação do workflow?

É isso que garante o funcionamento correto do sistema e seu desempenho na organização de tarefas e processos.

Encapsulamento

O encapsulamento é uma propriedade obrigatória do software, que permite a combinação de múltiplos procedimentos em uma única representação procedural.

A função básica do encapsulamento é impedir o acesso direto ao estado do objeto, disponibilizando externamente os métodos para acessar e alterar esses estados.

Para você entender melhor, vamos usar um exemplo do dia a dia.

Você não precisa conhecer os detalhes dos chips e circuitos de um smartphone para usá-lo, certo?

É por isso que a carcaça do aparelho encapsula esses detalhes e apresenta apenas uma interface amigável e de fácil compreensão.

Assim, você só precisa interagir com a tela e saberá exatamente como configurar o sistema sem a necessidade de acessar códigos ou conhecer seu hardware.

Com o sistema de workflow, a lógica é a mesma, graças ao encapsulamento que separa aspectos internos e externos.

Procedimentos Compostos

Os procedimentos compostos são ferramentas do software de workflow que permitem a criação de processos alinhados.

Em outras palavras, é uma função que viabiliza a criação de procedimentos integrados uns aos outros.

Assim, é possível organizar as atividades com as conexões certas, garantindo a interdependência dentro do sistema de workflow.

Ambiente gráfico baseado em ícones

Por fim, o ambiente gráfico baseado em ícones é o responsável pela usabilidade do sistema de workflow.

Desse modo, os desenvolvedores podem usar ícones intuitivos para criar as aplicações que automatizam o fluxo de trabalho.

Nesse sentido, cada ícone representa um elemento como tarefa, usuário, procedimento, rotina ou função.

Assim, basta manipular esses elementos para criar regras e padrões ideais para a organização do workflow.

Do mesmo modo, uma interface gráfica amigável é o segredo para a implementação bem-sucedida do sistema de workflow.

Certamente, você já ouviu falar do conceito de experiência do usuário, o famoso UX (User Experience).

Infelizmente, a fama dos softwares corporativos é de sistemas complicados, cansativos e difíceis de usar.

Mas isso já está mudando: há uma tendência global de combinar os sistemas empresariais a uma experiência do usuário positiva.

O Conselho de Tecnologia da Forbes publicou um artigo sugestivo em 2018 sobre essa mudança.

“O software precisa ser intuitivo para quem usa, independentemente do quão complicado seja o problema que ele resolve”, diz o especialista em UX e CEO da Blink, Sean Nolan.

Para que a usabilidade deixe de ser um problema no sistema de workflow, é preciso adotar os novos conceitos de aprimoramento.

Uma das iniciativas é oferecer a possibilidade de personalização da interface, para que cada usuário configure da maneira que preferir.

Outra melhoria possível é fazer com que o software dialogue mais com o usuário, emitindo notificações e convites ao invés de apenas responder aos comandos.

Além disso, um objetivo central da inteligência em UX é reduzir o número de cliques necessários para completar processos e tarefas.

Com essas medidas, seu sistema de workflow pode aumentar a produtividade, engajar os colaboradores e reduzir os custos com treinamento.

Prova disso é um case da Deloitte Consulting, publicado no The Wall Street Journal, que mostra 300% de aumento na produtividade de uma empresa que aplicou os princípios de UX ao seu ERP.

O cliente ainda conseguiu reduzir em 55% o tempo de treinamento e aumentou em 21% as atividades de upsell e cross-sell na sua área de vendas.

Por isso, vale a pena se preocupar com a experiência do usuário na hora de desenvolver sua solução de workflow.

Ferramentas para ajudar você a criar o seu workflow

Se a tecnologia é importante aliada, nada melhor do que conhecer o que ela oferece, não é mesmo?

Gerenciar um fluxo de trabalho pode ser uma tarefa desafiadora, sobretudo em grandes organizações.

A boa notícia é que existem no mercado diversas ferramentas que podem ajudar nesse sentido.

Trello

O Trello é um sistema de gerenciamento de projetos baseado em cartões que podem ser movimentados entre colunas para indicar o status de cada atividade.

A versão gratuita da ferramenta permite até dez colunas e cartões ilimitados, além de anexo de arquivos de até 10MB.

Existem ainda duas versões pagas do aplicativo Trello, com preços a partir de R$ 9,90 por usuário ao mês.

Veja também: saiba como usar o Trello para gerenciar o marketing de conteúdo.

Google Drive

O serviço de armazenamento na nuvem do Google é ideal para facilitar processos dentro de um workflow e agilizar a transferência de arquivos grandes entre setores.

Na versão gratuita, a ferramenta Google Drive oferece 15GB e é possível contratar ainda mais espaço para sincronizar os documentos.

Klicksend

Ideal para criar automações de marketing, o Klicksend é uma plataforma para disparo de e-mails em massa.

Além de se comunicar com várias pessoas ao mesmo tempo, é possível configurar respostas automáticas para o atendimento ao cliente ou fazer campanhas comerciais personalizadas.

Diagramas

A tecnologia é ótima e certamente ajuda muito, mas, antes dos aplicativos de gestão, as tabelas e os diagramas faziam essa função com maestria.

São diversas as opções disponíveis para melhorar o seu fluxo, como os já citados Ishikawa e Pareto ou até mesmo o Diagrama de Dispersão, caso você queira analisar a minúcia dos dados.

Checklists

Criar checklists é uma boa forma de organizar as suas atividades e garantir que nenhuma tarefa essencial vai escapar do seu workflow.

Você pode separar as atividades por tipo de fluxo, por tarefa, por responsável ou pelas fases do projeto.

HEFLO

O HEFLO BPM é um gerenciador de processos que promete reunir em um só lugar soluções de planejamento, documentação, execução e controle das atividades.

O plano para uso corporativo é pago, mas a empresa não informa os preços em seu site – para saber mais, você deve entrar em contato.

ARIS Express

Com o ARIS Express, o usuário tem uma ferramenta de modelagem para construir diagramas e desenhar fluxos de trabalho.

O acesso à plataforma é gratuito e perfeito para quem tem uma demanda pequena e eventual.

BPMN.io

Essa ferramenta de BPM funciona diretamente no navegador e oferece algumas soluções básicas para que você possa construir o seu fluxo de trabalho.

A plataforma é gratuita e mantida de maneira colaborativa a partir de uma iniciativa open source.

Draw.io

Específico para o desenvolvimento de diagramas, o Draw.io também opera pelo navegador e oferece gratuitamente algumas soluções simples.

A ferramenta permite a criação de tabelas, fluxogramas, organogramas, entre outros suportes visuais para o seu planejamento.

Operand

O software de gestão Operand é brasileiro e tem foco específico no gerenciamento de agências e departamentos internos de publicidade e marketing digital.

Os planos incluem implantação orientada e têm preços a partir de R$ 43,00 por usuário ao mês.

Quais são os cuidados necessários?

A esta altura, você deve estar se perguntando como garantir que os fluxos de trabalho construídos sejam à prova de erros.

Confira abaixo algumas das principais dicas que costumo dar nesse sentido.

Evite a repetição de processos

Não é à toa que o pensamento enxuto ganhou espaço em empresas dos mais diversos segmentos na última década.

Essa abordagem parte do princípio de que todas as atividades repetidas ou redundantes são desperdícios e, como tal, devem ser eliminadas.

Assim, para garantir menos gastos e mais qualidade, é fundamental evitar a repetição nos seus processos.

Seja cuidadoso com a diagramação da informação

De nada adianta ter um planejamento impecável se, no fim, você não é capaz de transmitir o que foi decidido para o restante da equipe.

Por isso, parte importante da construção de um workflow de resultados está em garantir que a informação vai chegar até quem interessa.

Esse objetivo é atendido facilmente com um cuidado extra na hora de diagramar o fluxo de trabalho, de preferência com a ajuda de um designer profissional.

Formule uma boa legenda

Os diagramas e fluxogramas que você utiliza no seu workflow precisam estar bem descritos para que não haja nenhum ruído na comunicação.

Capriche nas legendas, utilizando uma boa fonte com tamanho legível e cores contrastantes que permitam captar a mensagem de maneira rápida sem demandar muita análise.

Capacite os colaboradores

É importante que os funcionários consigam crescer junto e acompanhar as melhorias que estão sendo propostas para a cultura da organização.

Portanto, crie espaços de aprendizado e dê aos colaboradores a oportunidade de se capacitar no ambiente de trabalho.

Com isso, além de ter um profissional mais bem habilitado, você também demonstra que valoriza a sua equipe.

Lembre-se de que gastos com educação são ótimos investimentos.

Conclusão

Depois desta breve aula sobre workflow, você já pode escolher o sistema ideal para gerir seu fluxo de trabalho.

Um software como esse não apenas organiza e automatiza os processos, mas também muda o comportamento das pessoas.

Pode ter certeza de que seus colaboradores ficarão mais produtivos, organizados e motivados com uma solução inteligente de workflow.

Você vai ver: quando as ações são bem encadeadas e planejadas, sem gargalos e vácuos de responsabilidade, tudo se torna mais fácil.

Gostou de conhecer essa tecnologia e esse método?

Então, mesmo que você adote imediatamente um software específico, pode começar a traçar linhas de processos que sigam essa lógica.

Agora me conte: como você gerencia processos hoje e como pretende utilizar o conceito do workflow para melhorar sua gestão?

Vamos usar os comentários para conversar melhor sobre o assunto.