Neil Patel

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16 Dicas para Manter Pequenas Empresas Organizadas em 2018

Se você busca o crescimento da sua empresa em 2018 e adiante, você precisa começar com o pé direito.

Para obter o crescimento expressivo que você espera dos próximos anos, você tem que entender a importância da estratégia para organização da sua empresa.

Isso é mais fácil com uma grande empresa, um grande orçamento — e centenas (ou milhares) de funcionários  — além de bastante tempo para dedicar a manter as coisas organizadas.

Mas como cuidar da organização da sua pequena empresa quando você vem bancando o negócio do seu próprio bolso e tem apenas alguns poucos funcionários?

Bom, eu já passei por isso.

Eu sei como é horrível lutar desesperadamente contra a desorganização que afeta todas as micro e pequenas empresas.

E eu sei que, mesmo que você esteja usando as melhores ferramentas para o crescimento do seu negócio, o sucesso pode demorar a chegar se você não estiver priorizando as coisas certas para abrir espaço para o seu crescimento.

Aqui eu darei dicas para micro e pequenas empresas manterem a organização de 2018 em diante.

1. Gerencie seu espaço de escritório e de arquivo

Para começar, você precisa se certificar de que seus arredores físicos estão limpos e organizados.

Isso permite que o seu desempenho seja o melhor possível. De muitas maneiras, a organização da sua empresa inteira depende do quão organizada é a sua mesa.

Para começar, determine um lugar específico para cada coisa, mesmo que esse lugar seja uma pilha de papeis na sua mesa.

Para aproveitar o espaço ao máximo, o Bellevue Business Journal recomenda que se use opções de armazenamento vertical para melhorar seu fluxo de trabalho e eficiência.

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E já que papelada tende a consumir muito tempo e recursos da maioria das pessoas que trabalham em escritórios atualmente, você deveria considerar a opção de armazenamento externo.

Isso significa que você gastará menos tempo administrando seus documentos e poderá ficar tranquilo, pois eles estarão seguros e protegidos, mais até do que estariam nas suas mãos.

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Mas se esse não é exatamente o seu estilo de trabalho, vou te mostrar outra estratégia para pequenas empresas que pode ajudar a resolver seu trabalho de papelada em instantes.

2. Monitore o atendimento ao cliente

Seus clientes leais são o ponto-chave do seu negócio.

Ainda que eles consumam grande parte do seu tempo e recursos, deixá-los felizes satisfeitos com os serviços que você oferece é um tempo bem gasto.

Para ter certeza de que você está chegando até eles de forma eficaz, talvez seja interessante usar um programa como o Groove, que permite que você gerencie tickets de clientes de forma mais eficaz.

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Isso permite que você gaste menos tempo gerenciando clientes e mais tempo melhorando seu produto e seu negócio.

É importante automatizar seu sistema, mas não é uma boa ideia automatizar seu relacionamento com os clientes.

Procure usar softwares como o Groove, que permitem que seus funcionários fortaleçam seu relacionamento com seus clientes, mas não tente automatizar esse processo.

Isso só vai gerar frustração quando os clientes te substituírem por concorrentes que os tratem melhor.

Em vez de fazer isso, torne mais fácil oferecer aos seus clientes serviço de primeira linha e eles vão te recompensar continuando a fazer negócio com você e o recomendando para outras pessoas.

3. Planeje suas campanhas de mídias sociais com antecedência

Se você tem um orçamento limitado para suas campanhas de mídias sociais, você precisa diminuir o tempo que você passa fazendo tudo online.

Em vez de perder tempo postando em intervalos de algumas horas, você deveria agendar tudo com antecedência.

Essa técnica simples de organização vai te poupar inúmeras horas e te ajudar a aumentar sua eficiência e produtividade.

Existe ainda outra técnica que pode alavancar bastante as coisas. Em vez de simplesmente escrever posts de mídias sociais nos próximos dias, por que não deixar que o sistema os publique por você?

Meet Edgar é uma ótima maneira de gerenciar seu conteúdo com antecedência, permitindo que você escreva atualizações de mídias sociais uma vez, e eles as enviam de novo várias vezes depois.

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Essa é uma ótima maneira de manter as coisas em ordem sem ter que ficar se repetindo toda hora ao atualizar suas redes sociais.

4. Gerencie suas notas fiscais 

Qualquer que seja o tempo de vida da sua pequena empresa, você sabe o quão frustrante pode ser administrar todos os seus relatórios de despesas.

Monitorá-las e registrá-las não é uma tarefa fácil, mas que precisa ser feita para que você se mantenha em dia com seus impostos e deixe as finanças em ordem.

Você não pode simplesmente adiá-las quando aparecer trabalho mais importante. Você precisa monitorar cada compra e transação semanalmente.

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A solução?

Use softwares como o Expensify, que faz todo o trabalho, mantendo seus gastos organizados para que você possa se concentrar no que realmente importa.

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E, falando em softwares que cuidam da papelada, você pode estender isso a outras áreas da sua empresa para resultados espetaculares.

5. Livre-se do papel

Se você quer diminuir a bagunça e a administração que toda a sua papelada requer, talvez seja hora de se livrar do papel.

Isso significa que, em vez de tomar conta de dezenas de pastas e arquivos o tempo todo, você pode simplesmente reduzir tudo a cópias digitais dos documentos mais importantes.

Se você decidir colocar isso em prática, você precisa encontrar uma maneira de digitalizar os documentos rapidamente para não se perder no meio do trabalho.

CamScanner é um ótimo aplicativo para escanear suas contas e outros papéis de forma rápida e fácil.

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O CamScanner permite que você mantenha as pastas no aplicativo, mas você também pode transferi-las para o seu computador.

Se você precisar compartilhar essas pastas com outras pessoas, eu recomendo mantê-las salvas em um programa como o Dropbox.

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Isso garante que todos na sua pequena empresa estejam em dia com os documentos mais recentes, sem que você precise se preocupar em administrar uma quantidade enorme de arquivos offline.

6. Organize suas senhas

Se você é como a maioria das pessoas, você tem algum dos seguintes sistemas para gerenciar suas senhas.

Ou você usa a mesma senha sempre para vários sites, ou sempre esquece as senhas que você criou para cada um deles.

Então eu recomendo um terceiro sistema: deixar que um aplicativo cuide delas para você.

Sim, você pode fazer isso automaticamente em um navegador como o Chrome. Mas, infelizmente, isso não é totalmente seguro, porque qualquer um que esteja usando o seu computador terá acesso às senhas.

Em vez disso, eu recomendo que você use 1Password para gerenciar suas senhas. Trata-se de um programa que as armazena todas juntas tanto no aplicativo mobile quanto no desktop.

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Diferentemente do autopreenchimento do Chrome, você precisa digitar uma senha única para acessar as outras senhas.

É uma série de pequenas palavras, fáceis de lembrar, mas praticamente impossíveis de se hackear.

Eis como funciona. Digamos que você precise logar na sua conta do Stripe. Você precisa ir até a página de login do Stripe.

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Você pode clicar no ícone do 1Password no Chrome ou usar o atalho ctrl + \ do seu teclado.

Isso vai abrir o campo do 1Password, onde você deve entrar a senha de letras que vai te dar acesso às suas outras senhas.

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Depois, a 1Password vai autopreencher o Stripe com as suas informações de login e a senha salva. Ele também loga automaticamente, o que significa um clique a menos para você.

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O 1Password guarda informações para diversos tipos de conta.

A melhor parte é que todos os sites podem ter uma senha única e complexa, mas que você pode acessar com uma simples frase.

Inclusive, o 1Password pode até gerar uma senha aleatória e de alta segurança, se você quiser.

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Isso significa que você vai precisar dedicar menos da sua memória para senhas e aproveitar melhor seu tempo trabalhando de forma eficiente e mantendo seus logins organizados.

7. Melhore seu espaço de trabalho para maior produtividade

Se o seu objetivo é fazer seu negócio progredir, você precisa de um ambiente compatível com essa visão.

Existem algumas técnicas comprovadas para você aproveitar o melhor do seu espaço de trabalho.

Acredite ou não, só de colocar algumas plantas no seu escritório, você pode aumentar a produtividade em 15%, uma vez que isso melhora a sua concentração.

Usar uma mesa com regulagem de altura e limpar seus cabos também podem dar uma forcinha.

Essas técnicas te ajudarão a se manter energizado e focado, sem as distrações que um espaço de trabalho bagunçado podem causar.

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Pode levar apenas alguns minutos, mas mesmo mudanças pequenas que aumentem sua produtividade podem fazer uma grande diferença no quão organizada e produtiva sua pequena empresa é.

8. Mantenha suas anotações na nuvem

Se você escreve anotações, listas de tarefas, ideias e informações de contato em pedaços de papel ou seja lá o que estiver ao seu alcance, é hora de se organizar melhor.

Você provavelmente já sabe que o Evernote é uma ótima maneira de fazer isso, então você deveria começar a usá-lo imediatamente.

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Para aproveitar o melhor do Evernote, você tem que decidir qual filosofia você vai aplicar.

Você vai documentar tudo por lá e usar a busca para encontrar suas anotações depois?

Ou você vai salvar suas anotações cuidadosamente em pastas e usar tags e títulos para ter controle de tudo que está lá?

As duas opções são válidas. O importante é criar um sistema que funcione para você e que você continue usando.

9. Mantenha a área de trabalho do seu computador organizada

Da mesma forma que sua mesa física deve se manter limpa para manter a organização e o fluxo de trabalho, sua área de trabalho digital deve ser limpa e organizada também.

Uma boa regra é, se você não consegue ver a imagem de fundo da sua área de trabalho, você deveria reduzir o número de itens que estão deixando seu computador uma bagunça.

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Uma vez limpa sua tela principal, veja se consegue excluir também seus arquivos baixados e todos os outros links ou pastas que você não usa.

Se você quiser, pode até limpar sua lixeira e poupar algum espaço de memória.

Essa é uma ótima maneira de conferir um visual mais clean para o seu processo de trabalho, o que vai te ajudar a se manter organizado.

10. Melhore seu sistema de agendamento

Se você tem reuniões frequentemente, vídeo chats, ou janelas para que outras pessoas agendem horários para trabalhar com você, você precisa gerenciar esse tempo de forma eficiente.

A maioria das pessoas acaba usando um vaivém de emails e invites para marcar esse tipo de compromisso.

Mas o constante ajuste de agendas pode ser cansativo, além de uma perda de tempo. Então, em vez disso, determine o horário adequado para cada reunião com a ajuda de um programa como o Calendly.

Calendly permite que outras pessoas marquem um horário para trabalhar com você, para que vocês não precisem ficar trocando mensagens.

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É uma maneira simples de se manter em contato com outras pessoas sem a confusão que questões de agendamento costumam gerar.

11. Monitore seu tempo de forma eficiente

Se você é freelancer, você sabe da importância de contabilizar suas horas para cobrança.

Mas, ainda que você não precise monitorar seu tempo para garantir que vai ser pago, usar um programa como o Toggl pode ser uma boa ideia.

Toggl é uma maneira fácil e rápida de monitorar seu tempo, o que pode ser bem útil para donos de pequenas empresas em geral.

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Ao criar projetos e tarefas no Toggl, você pode facilmente verificar quantas horas você está dedicando a cada atividade para alcançar os resultados pretendidos.

Em vez de ficar se perguntando por que você não atingiu as metas que você havia estabelecido, você pode usar o Toggl para se manter organizado e monitorar como você vem usando seu recurso mais valioso – seu tempo.

12. Controle notas fiscais e pagamentos

Toda pequena e micro empresa precisa administrar pagamentos, emissão e recebimento de notas fiscais e cobranças. Essa é uma tarefa fundamental que mantém o negócio funcionando, mas manter tudo organizado pode ser bem difícil.

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Em vez de constantemente trabalhar para que isso funcione bem para você, considere a possibilidade de usar um programa como o FreshBooks para cuidar das suas notas fiscais.

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Lembre-se, a grande maioria das informações de pagamento que você precisa administrar não afeta diretamente a qualidade do seu trabalho ou requer que você use suas habilidades principais.

Procure então sempre automatizar essas tarefas administrativas através de softwares para poupar seu tempo.

Quanto menos tarefas você tiver que realizar em um dia, mais você pode se concentrar nas áreas que te agradam e que vão te ajudar a alcançar o que você precisa.

13. Planeje com antecedência os impostos quadrimestrais

Se a sua empresa é baseada nos Estados Unidos, você não pode deixar de pagar os impostos quadrimestrais a cada intervalo de meses.

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E mesmo que você não seja baseado nos EUA, você deve se manter atualizado quanto às normas tributárias do seu país ou da sua região.

Isso não é um coisa que você deveria simplesmente pensar em organizar.

Se você não estiver em dia com as normas tributárias de onde você vive, você pode acabar pagando multas ou até mesmo ver o seu negócio fechar as portas.

Para não perder o controle dos impostos e sempre pagar os valores devidos em épocas diferentes, dê uma olhada em serviços como o inDinero.

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Ele vai te guiar para garantir que você esteja em dia com seus impostos sem gastar muito tempo para se organizar em relação às exigências do seu local de sede.

14. Tenha as rédeas da sua caixa de email

Ter a sua caixa de entrada transbordando de emails não lidos pode ser bem frustrante e consumir muito do seu tempo.

Sua pequena empresa será muito mais bem-sucedida se você conseguir reduzir sua caixa a um número pequeno de emails importantes e limpá-la regularmente.

O especialista em produtividade Brian Tracy recomenda que se mantenha uma caixa de emails limpa, que se apague os que vão para a caixa de spam e se mantenha apenas os que você vai precisar novamente.

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Se você tem dificuldades em administrar sua caixa de emails, você pode tentar usar o Inbox by Gmail. Esse aplicativo agrupa diferentes tipos de email em um mesmo lugar.

Isso significa que você vai conseguir ver rapidamente as atualizações nas suas redes sociais, recibos de compras ou bilhetes de viagem sem precisar passar por um monte de emails importantes, pessoais ou de trabalho.

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Separando os emails menos importantes, você pode filtrar sua caixa de entrada de forma ainda mais eficiente.

Essa é só uma entre as várias ferramentas que podem te ajudar a diminuir o tempo que você passa mandando e recebendo emails e vai te poupar muitas horas, além de ajudar na organização.

15. Limpe sua lista de leituras

Se você é como muitos empreendedores, você está sempre encontrando artigos que podem te ajudar no crescimento do seu negócio, aumentando sua receita e conversões.

Mas se você não tem tempo de ler o artigo na hora, você provavelmente vai salvá-lo em algum lugar, seja nos seus favoritos, seja mandando por email para você mesmo.

Se é esse o seu caso, é melhor você passar dessa miscelânea de artigos para alguma coisa que você possa administrar mais facilmente.

Eu recomendo o Pocket, que te ajuda a manter em ordem os artigos e vídeos que você quer ler ou assistir depois. É um sistema simples que armazena os artigos interessantes que você salvar.

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Para usá-lo, primeiro encontre um artigo que você ache interessante. Se você instalar a extensão do Pocket para o Chrome, basta clicar nela na janela do navegador.

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No menu em cascata que vai aparecer, você pode adicionar uma tag e visualizar artigos relacionados que outras pessoas salvaram para ler mais tarde.

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O novo artigo vai instantaneamente aparecer na sua lista principal de leituras no Pocket.

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Para ficar ainda melhor, os artigos salvos no Pocket podem ser lidos em qualquer dispositivo. Isso torna mais fácil ler no seu celular quando você está viajando.

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Ter uma lista de artigos para ler no Pocket permite que você rapidamente salve textos interessantes sem acabar numa lista desorganizada em algum lugar do seu computador.

Se você lê muito online, essa é uma ótima maneira de organizar seu material de leitura e deixá-lo pronto para ser acessado em todos os seus dispositivos.

16. Reduza seu armazenamento físico de papel

Como falei anteriormente, a papelada é motivo de muita frustração para a maioria dos donos de pequenas empresas.

Você pode diminuir a quantidade de tempo que você passa organizando papeis, antes de mais nada, criando um sistema de organização para o seu local de trabalho.

Se você quiser, você pode delegar a tarefa de organização da papelada para outra empresa.

Mas, se nenhuma das duas opções te agrada, calma, nem tudo está perdido. Comece organizando seus documentos em uma ordem lógica.

Mantenha os mais importantes à mão para facilitar o acesso.

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Livre-se dos papeis que não são mais necessários. Quanto mais papeis você mandar embora, menos o espaço vai ser uma preocupação.

Essa é a maneira mais eficaz de manter seus documentos organizados sem grandes sistemas de organização. Basta jogar fora o que não é mais necessário.

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Se você tiver documentos importantes que não podem ser jogados fora, pode ser uma boa usar um serviço como o Shred-It para destruir seus documentos.

Essa é uma ótima maneira de manter a segurança e diminuir a carga de trabalho e estresse relacionados aos papeis com os quais você precisa lidar diariamente.

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Quanto menos coisas você tiver para se preocupar no sistema de organização da sua pequena empresa, mais você vai conseguir se concentrar no que realmente importa.

Conclusão

Se você quer que o seu negócio cresça de 2018 para a frente, você precisa, antes de mais nada, se organizar para lidar com esse crescimento.

Para fazer isso, você precisa ter certeza de que suas finanças estão em ordem. Mantenha sempre em dia os recibos de gastos e transações.

Não deixe passar os impostos que precisam ser pagos ao longo do ano.

Uma vez que suas finanças estiverem organizadas, você precisa de um escritório organizado também. Use alguns métodos comprovados para aumentar sua produtividade através da organização do seu espaço de armazenamento.

E, mesmo que essa não seja uma solução para todos, pense na possibilidade de eliminar o papel. Armazene todos os documentos na nuvem e destrua toda a papelada extra que bagunça seu espaço de trabalho.

Seu tempo é um dos seus recursos mais preciosos enquanto dono de uma pequena empresa, então mantenha-o organizado controlando suas horas e agendamentos.

Procure reduzir a quantidade de tarefas melhorando o fluxo dos seus emails, administrando sua lista de leitura e mantendo suas anotações, senhas e área de trabalho organizados.

Finalmente, automatize suas campanhas de marketing e mantenha um processo definido para lidar com atendimento ao consumidor.

Quais estratégias para pequenas empresas você vai usar para se manter organizado?

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