Si quieres hacer crecer tu negocio en 2018 y más allá, debes empezar de la manera correcta.
Para obtener el crecimiento masivo que esperas en los próximos años, tienes que asegurarte de que tu negocio esté organizado.
Esto es más fácil con una gran empresa y un gran presupuesto – y cientos (o miles) de empleados – además de mucho tiempo para dedicar a mantenerse organizado.
Pero, ¿cómo puedes asegurarte de que tu pequeña empresa esté en orden cuando estás corto de dinero y sólo tienes unos pocos empleados?
Bueno, he estado allí.
Conozco el dolor de luchar desesperadamente contra la desorganización que afecta a todas las pequeñas empresas.
Y sé que incluso si utilizas las mejores herramientas para hacer crecer tu negocio, el éxito puede retrasarse si no estás implementando las cosas correctas para asegurarte de que sigas creciendo.
Te voy a mostrar cómo mantenerse organizado en 2018 y más allá.
1. Ordena tu oficina y espacio de almacenamiento
Para empezar, tienes que asegurarte de que tu entorno físico esté ordenado y organizado.
Esto garantiza que puedas tener un rendimiento de máximo nivel. En muchos sentidos, la organización de toda tu empresa es determinada por la organización de tu escritorio.
En primer lugar, asegúrate de que todo tenga un lugar específico, aunque ese lugar sea en una pila de papeles en tu escritorio.
Para aprovechar al máximo ese espacio, Bellevue Business Journal recomienda utilizar espacios de almacenamiento vertical para mejorar tu flujo de trabajo y eficiencia.
Ya que el papeleo tiende a consumir mucho tiempo y recursos de la mayoría de los trabajadores de oficina modernos, deberías considerar almacenarlo en un sitio externo.
Eso significa que pasarás menos tiempo manejando tus documentos y puedes tener la certeza de que están más seguros y protegidos de lo que los dejarías tú mismo.
Sin embargo, si este no es exactamente tu estilo de trabajo, te mostraré otro método que te puede ayudar a reducir tu volumen de trabajo en papel en un minuto.
2. Mantén un registro de la atención al cliente
Tus clientes leales están en el centro de tu negocio.
Aunque ocupen mucho de tu tiempo y recursos, es un tiempo bien empleado para mantenerlos contentos y satisfechos con los servicios que ofreces.
Para asegurarte de que estás llegando a ellos de manera efectiva, considera usar un programa como Groove, que te permite administrar eficazmente tus tickets de cliente.
Eso te permite pasar menos tiempo gestionando a clientes y más tiempo mejorando tus productos y sistemas empresariales.
Es importante automatizar tu sistema, pero es una mala idea automatizar tus relaciones con los clientes.
Busca utilizar un software como Groove que permita a tus empleados fortalecer tu relación con tus clientes, pero no intentes automatizar el proceso.
Esto sólo te hará sentir frustrado cuando los clientes te dejen por competidores que los traten mejor.
En cambio, haz que sea fácil tratar a tus clientes con un servicio de primera clase, y ellos te recompensarán con negocios constantes y recomendaciones.
3. Planifica tus campañas de redes sociales con anticipación
Si estás realizando una campaña de marketing en las redes sociales con un presupuesto limitado, debes reducir el tiempo que dedicas a mantener las cosas en línea.
En lugar de perder tiempo haciendo publicaciones cada pocas horas, deberías programar las cosas de antemano.
Esta simple técnica de organización te ahorrará incontables horas y te ayudará a mejorar tu eficiencia y productividad.
También hay otra técnica que puede llevar las cosas al siguiente nivel. En lugar de sólo escribir publicaciones en las redes sociales durante los próximos días, ¿por qué no dejar que el sistema las publique por ti?
Meet Edgar es una excelente forma de administrar tu contenido de antemano, que te permite escribir actualizaciones de redes sociales una vez y luego enviarlas varias veces posteriormente.
Esta es una excelente manera de mantener las cosas organizadas, sin repetirte actualizando constantemente tus feeds sociales.
4. Administra tus recibos de gastos
Si has estado administrando tu pequeña empresa durante algún tiempo, sabes lo frustrante que puede ser administrar todos tus informes de gastos.
Son una molestia para hacer seguimiento y registrar, pero es necesario administrarlos para que puedas mantenerte al día con los impuestos y asegurarte de que tus finanzas estén en orden.
Sin embargo, no puedes posponerlos cuando surja un trabajo más importante. Deberías realizar semanalmente un seguimiento de cada compra y transacción.
¿La solución?
Utiliza un software como Expensify que hace todo el trabajo, manteniendo tus gastos organizados y registrados para que puedas concentrarte en las cosas que realmente importan.
Y hablando de dejar que un software se encargue de tu papeleo, puedes extender esto a otras áreas de tu negocio para obtener excelentes resultados.
5. Deja de utilizar papel
Si quieres reducir el desorden y la gestión asociados con todos los documentos que necesitas para mantenerte al día, puede que sea el momento de dejar de usar papel.
Eso significa que en lugar de hacer un seguimiento de docenas de archivos y carpetas todo el tiempo, simplemente reduces todo a escaneos digitales de los documentos más importantes.
Si vas a intentar hacerlo, necesitas una forma de escanear documentos rápidamente sobre la marcha, para que no tengas problemas para mantenerte al día con la carga de trabajo.
CamScanner es una excelente aplicación para escanear tus facturas y otros documentos, de forma rápida y sencilla.
CamScanner te permite mantener los archivos en la aplicación, pero también puedes transferirlos a tu computadora.
Si tienes que compartir esos archivos con un equipo de personas, te recomiendo mantener tus documentos archivados en un programa como Dropbox.
Esto garantiza que todos en tu pequeña empresa estén al día con los documentos más recientes, pero no tienes que preocuparte por la extensa administración de archivos físicos.
6. Organiza tus contraseñas
Si eres como la mayoría de las personas, tienes uno de esos dos sistemas para administrar tus contraseñas.
O usas la misma contraseña todo el tiempo para diferentes sitios web, o te olvidas constantemente de las contraseñas que has establecido para cada sitio.
En lugar de cualquiera de estas, recomiendo un tercer sistema: dejar que una aplicación maneje tus contraseñas por ti.
Sí, puedes hacerlo automáticamente en un navegador como Chrome. Pero, desafortunadamente, eso no es completamente seguro, ya que cualquiera que tenga acceso a tu computadora las puede usar.
En cambio, recomiendo usar 1Password para administrar tus contraseñas. Este es un programa que almacena tus contraseñas juntas en la aplicación móvil y de computadora.
A diferencia de la función de autocompletar de Chrome, sin embargo, tienes que ingresar una contraseña maestra para acceder a las otras contraseñas.
Esta contraseña es una serie de algunas palabras, que es fácil de recordar, pero casi imposible de hackear.
Así es como funciona. Supongamos que necesitas iniciar sesión en tu cuenta en Stripe. Irías a la página de inicio de sesión de Stripe.
Puedes hacer clic en el icono 1Password en Chrome, o puedes ingresar el atajo de teclado Comando + \.
Eso abre el formulario 1Password, donde ingresarás la contraseña basada en palabras que te da acceso a las otras contraseñas.
Así, 1Password llena automáticamente Stripe con tu información de inicio de sesión y la contraseña guardada. También te conecta automáticamente, entonces es un clic menos que tienes que hacer.
1Password almacenará información de diversas cuentas.
La mejor parte es que cada sitio puede tener una contraseña compleja y única, pero puedes acceder a todos ellos con una sola frase.
De hecho, 1Password puede incluso generar una contraseña aleatoria de alta seguridad, si así lo deseas.
Eso significa que puedes dedicar menos de tu memoria a las contraseñas, y puedes hacer más trabajando de manera eficiente y manteniendo tus accesos organizados.
7. Optimiza tu espacio de trabajo para aumentar la productividad
Si quieres avanzar en tus negocios, tienes que crear un ambiente que respalde esa visión.
Existen algunas técnicas comprobadas que te pueden ayudar a sacar más provecho de tu espacio de trabajo.
Aunque no lo creas, poner algunas plantas en tu oficina puede aumentar la productividad en un 15%, por ayudar en la concentración.
También recibirás un impulso al usar un escritorio de pie y limpiar tus cables.
Estas técnicas te ayudan a mantenerse con energía y concentrado, sin las distracciones de un lugar de trabajo desordenado.
Pueden tomar unos minutos, pero hasta pequeños cambios para mejorar tu productividad pueden hacer una gran diferencia en cuán organizada y productiva es tu pequeña empresa.
8. Haz un seguimiento de las notas en la nube
Si escribes notas, tareas pendientes, ideas e información de contacto en trozos de papel o en lo que esté más cercano, es hora de organizarte más.
Si bien es probable que ya sepas que Evernote es una excelente forma de hacerlo, debes empezar a implementarlo de inmediato.
Para que Evernote funcione mejor, tienes que decidir qué filosofía aplicarás.
¿Vas a registrar todo allí y usar la función de búsqueda para encontrar tus notas después?
¿O vas a colocar tus notas en carpetas y usar etiquetas y encabezados para asegurarte de saber qué hay en la planificación?
Cualquiera de los dos es una opción válida. La clave es crear un sistema que funcione para ti y seguir usándolo.
9. Mantén el desktop de la computadora organizado
Así como tu escritorio físico debe estar limpio para ayudarte a mantenerte organizado y realizar tu trabajo, tu escritorio digital también debe estar limpio y organizado.
Una buena regla general es que, si no puedes ver el fondo de tu desktop, deberías reducir y eliminar los elementos que están abarrotando tu computadora.
Cuando hayas limpiado tu pantalla principal, considera eliminar los archivos descargados, y cualquier enlace u otros archivos que no estés utilizando.
Si quieres, puedes incluso vaciar tu papelera de reciclaje y ahorrar espacio en el disco duro.
Esta es una buena manera de dar una sensación de renovación a tus procesos de trabajo, lo que te ayudará a mantenerse organizado.
10. Mejora tu sistema de planificación
Si tienes reuniones frecuentes, videoconferencias o ventanas de tiempo para que otros programen horarios para trabajar contigo, necesitas una manera de administrar esos bloques de tiempo de manera efectiva.
La mayoría de las personas utilizan correos electrónicos e invitaciones de calendario programar este tipo de reuniones.
Pero el constante ajuste de horarios puede ser agotador y una pérdida de tiempo. En cambio, encuentra el momento perfecto para hacer reuniones utilizando un programa como Calendly.
Calendly permite que otras personas programen un horario para reunirse contigo, para que no tengas que enviar correos o mensajes para ponerte de acuerdo.
Es una manera sencilla de mantenerse en contacto con otras personas sin la confusión que generalmente acompaña a los inconvenientes de planificación.
11. Controla tu tiempo de manera efectiva
Si eres un freelancer, sabes la importancia de controlar tus horas facturables.
Pero, aunque no necesites tener un registro de las horas para asegurarte de que te paguen, es una buena idea usar un programa como Toggl.
Toggl es una manera rápida y fácil de controlar tu tiempo, lo que puede ser útil para cualquier propietario de una pequeña empresa.
Al crear distintos proyectos y tareas en Toggl, puedes fácilmente tener un control de las horas que dedicas para alcanzar tus objetivos más importantes.
En lugar de preguntarte por qué no has alcanzado los objetivos que habías establecido, puedes usar Toggl para mantenerte organizado y controlar como estás gastando tu recurso más valioso: tu tiempo.
12. Mantén un registro de las facturas y pagos
Toda pequeña empresa necesita administrar los pagos, cuentas y facturaciones. Esta es una característica fundamental para que el negocio vaya bien, pero puede ser difícil mantener todo organizado.
En lugar de trabajar constantemente para asegurarte de que eso sea efectivo para ti, considera usar un programa como FreshBooks para encargarse de tus facturas.
Acuérdate, la gran mayoría de la información de pago que tienes que administrar no afecta directamente la calidad de tu trabajo, ni apela a tus competencias básicas.
Busca dejar que un software se encargue de esos tipos de tareas administrativas, para ahorrar tu tiempo.
Cuantas menos tareas tengas que completar en un día, más podrás concentrarte en las áreas que realmente te necesitan y te ayudan a lograr lo que deseas.
13. Planifica los impuestos trimestrales con anticipación
Si tu empresa tiene su sede en los Estados Unidos, tienes que asegurarte de pagar los impuestos trimestrales que vencen cada pocos meses.
Sin embargo, aunque no estés basado en los EE.UU., debes estar actualizado sobre las políticas fiscales de tu país y región.
No es sólo algo que deberías pensar en organizar.
Si no cumples con las regulaciones fiscales de donde vives, podrías terminar pagando multas o incluso ser cerrado.
Para asegurarte de mantenerte al día con los impuestos y pagar los montos adeudados en diferentes momentos, busca un servicio como inDinero.
La plataforma te guiará para garantizar que estés al día con tus impuestos, sin gastar demasiado tiempo para mantenerte organizado con los requisitos de tu localidad.
14. Domina tu bandeja de entrada
Si tu bandeja de entrada está llena de correos electrónicos no leídos, puede ser frustrante y consumir demasiado tiempo.
Tendrás más éxito en tu pequeña empresa si los reduces a un número bajo de correos electrónicos importantes, y limpias tu bandeja de entrada regularmente.
El experto en productividad Brian Tracy recomienda mantener una bandeja de entrada limpia, eliminar los correos basura y solo guardar los que necesitarás nuevamente.
Si tienes dificultades de administrar tu bandeja de entrada de manera eficaz, puedes probar el Inbox el Gmail. Esta aplicación agrupa diferentes tipos de correos electrónicos.
Lo que significa que puedes rápidamente ver tus actualizaciones sociales, recibos de compra o itinerarios de viaje sin tener que buscar entre importantes correos personales y laborales.
Al hojear los correos menos importes, puedes ocuparte de tu bandeja de entrada aún más deprisa.
Esta es una de las muchas herramientas que pueden ayudar a reducir el tiempo que pasas enviando y recibiendo correos electrónicos, y te ahorrará muchas horas mientras te mantendrá más organizado.
15. Limpia tu lista de lectura
Si eres como muchos emprendedores, estás constantemente encontrando artículos que sabes que te ayudarán a hacer crecer tu negocio y aumentar tus ingresos y conversiones.
Sin embargo, si no tienes tiempo para leer el artículo, es probable que lo guardes en otro lugar, como un marcador en tu navegador o enviándotelo por correo electrónico.
Si ese es el caso, es mejor cambiar esa lista de artículos difícil de manejar por algo que puedas administrar fácilmente.
Te recomiendo Pocket, que te ayuda a mantener un registro de los artículos y videos que quieres leer o ver más tarde. Es un sistema simple que guarda los artículos en que tienes interés.
Para usarlo, primero encuentras un artículo que te parezca interesante. Si instalas la extensión Pocket Chrome, tendrás que hacer clic en su ícono en la ventana del navegador.
En el menú desplegable que aparece, puedes agregar una etiqueta y ver artículos relacionados que otros han guardado para leer más tarde.
Instantáneamente el nuevo artículo que guardes aparecerá en tu lista principal de artículos para leer en Pocket.
Aún mejor, los artículos que guardas en Pocket están disponibles para leer en todos tus dispositivos. Haciendo que sea fácil seguir leyendo en tu teléfono cuando viajas.
Tener una lista de lectura en Pocket te permite guardar rápidamente artículos interesantes sin crear una lista desordenada en algún lugar de tu computadora.
Si lees mucho en línea, es una excelente manera de organizar tu material de lectura y mantenerlo disponible para acceso en todos tus dispositivos.
16. Reduce tu almacenamiento de documentos físicos
Mencioné anteriormente que el papeleo es una gran frustración para muchos propietarios de pequeñas empresas.
Puedes reducir la cantidad de tiempo que pasas administrando documentos, creando un sistema de organización para tu lugar de trabajo.
Si te gusta la idea, puedes transformar la gestión de documentos de una tarea interna a algo que otra empresa hace por ti.
Aunque no te gusten ninguna de las dos opciones, la esperanza no está perdida. Empieza por organizar tus documentos almacenados en un orden lógico.
Asegúrate de mantener tus documentos más importantes cerca, para facilitar el acceso.
Deberías deshacerse de cualquier documento que ya no necesitas. Cuantos más papeles elimines, menos tendrás que preocuparte por espacio.
Esta es la forma más efectiva de mantener tus documentos organizados sin amplios sistemas de gestión. Simplemente bota lo que ya no es necesario.
Si guardas archivos y documentos importantes que no se pueden botar, considera usar un servicio como Shred-It para destruir tus documentos.
Es es una excelente manera de mantenerse seguro y reducir la carga de trabajo y las molestias asociadas con los documentos que tienes que administrar diariamente.
Cuantos menos papeles tengas de qué preocuparte en el sistema de organización de tu pequeña empresa, más podrás enfocarte en lo que es más importante.
Conclusión
Si estás buscando hacer crecer tu negocio en 2018 y más allá, debes asegurarte de estar organizado para manejar el inevitable crecimiento que esperas ver.
Para hacerlo, debes asegurarte de que tus finanzas estén en orden. Asegúrate de mantener un registro de tus recibos y transacciones de gastos.
Garantiza que estés listo para cualquier impuesto que deba ser pagado durante el año.
Si tus finanzas están organizadas, también debes asegurarte de que tu oficina esté organizada. Usa algunos métodos probados para aumentar la productividad, organizando tu espacio de almacenamiento.
Y aunque podría no ser una solución para todos, considera dejar de usar papel. Almacena todos tus documentos en la nube y distribuye los papeles adicionales que abarrotan tu espacio de trabajo.
Tu tiempo es uno de tus productos más valiosos como propietario de una pequeña empresa, así que asegúrate de estar organizado con el control y programación del tiempo.
Busca reducir tus tareas mejorando tu flujo de los correos electrónicos, administrando tu lista de lectura y manteniendo organizadas tus notas, contraseñas y desktop.
Para concluir, automatiza tus campañas de marketing y mantén un proceso para gestionar las relaciones con los clientes y el soporte.
¿Qué estrategias vas a utilizar para mantener tu pequeña empresa organizada?
