No importa el sector al que te dediques, siempre hay más trabajo que tiempo para hacerlo. ¿Sería la subcontratación la solución?
Siempre hay más trabajo por hacer y las nuevas empresas a menudo no alcanzan sus expectativas y plazos.
Una de las partes más insidiosas es que eso genera un estrés masivo. Según el coach empresarial Michael Hyatt, el 45% de los empresarios están estresados.
Entonces, ¿qué puede hacer un empresario con exceso de trabajo?
Hay muchas respuestas, y no todas sirven para todo tipo de empresario. Pero la respuesta a la que recurren cada vez más empresarios es sencilla: la subcontratación, u outsourcing en inglés.
La subcontratación se trata de pasar su trabajo a otra persona externa a tu negocio principal.
Puede ser por freelancing o contratando a otra empresa (como un centro de llamadas) para que se encargue de algunos segmentos de tu negocio.
Incluso puedes hacer la subcontratación enviando un proceso de tu negocio, como la fabricación, al extranjero.
Sin embargo, para la mayoría de los propietarios de pequeñas empresas, esto significa simplemente que alguien ajeno a la empresa haga el trabajo.
Pero surge la inevitable pregunta: ¿cómo asegurarse de que la calidad sigue siendo la misma?
Personas ajenas a tu empresa no tienen la misma comprensión de tus valores culturales, ni el mismo afán por producir un trabajo de alta calidad, ¿verdad?
Bueno, no saquemos conclusiones tan deprisa.
En esta guía, aprenderás todo lo que necesitas saber sobre la subcontratación y a evitar errores que podrían costarte la calidad.
Pero antes de que podamos hablar de estrategias específicas, debes saber por qué desearías subcontratar.
Comprender por qué deseas subcontratar
Al final del día, la única razón por la que deberías subcontratar debería ser porque puedes ganar más dinero con la subcontratación que sin ella.
Aunque pueda parecer emocionante subcontratar, no tiene sentido hacerlo si no tiene sentido financiero.
De la misma manera, la subcontratación no es un método para realizar más tareas no esenciales. Utiliza la subcontratación como una herramienta para impulsar las ventas y los ingresos.
Dicho esto, es útil analizar dónde podrías mejorar tu eficiencia y generación de ingresos mediante la subcontratación.
Según Wasp Barcode Technologies, los cinco mayores retos a los que se enfrentan las pequeñas empresas tienen que ver con la gestión de los empleados y las ganancias.
Se tratan de la contratación de nuevos empleados, el aumento de las ganancias, la atención médica a los empleados, el aumento de los ingresos y el flujo de caja.
Cualquier subcontratación que realices debería ayudarte a alcanzar tres de esos objetivos (aumentar las ganancias, los ingresos o el flujo de caja) mientras evitas las molestias de contratar nuevos empleados.
Te voy a explicar cómo averiguar exactamente qué puedes subcontratar y qué no.
Haz una lista de tareas comunes
Te recomiendo que analices detenidamente cómo estás gastando tu tiempo actualmente y que lo ajustes en función de lo que te digan los datos.
Para comenzar, te recomiendo que lleves un control de tu tiempo con RescueTime. Es una aplicación sencilla que vive oculta en tu computadora y hace un seguimiento de tu productividad.
Después de ejecutarlo durante unos meses, averigua qué tareas debes subcontratar. Para revisar dónde estás gastando tu tiempo, haz clic en el icono de RescueTime en la barra de menú.
Selecciona “Go to Dashboard…” en el menú.
En el panel de control, se te presentará una descripción general de cómo has gastado tu tiempo.
Haz clic en la opción de la esquina superior derecha para obtener Informes. Selecciona Aplicaciones y Sitios web.
Elige el período de tiempo que te gustaría revisar.
De ahí puedes ver qué áreas han requerido la mayor parte de tu tiempo.
Normalmente, las áreas más importantes son tus competencias básicas. A no ser que estés gestionando muy mal tu tiempo, estas son áreas en las que sobresales.
Sin embargo, al observar otros programas que consumen tu tiempo, probablemente notarás actividades con una calidad general más baja.
Estas son actividades con rendimientos decrecientes. Normalmente, son las mejores candidatas para una subcontratación.
Encuentra tareas en las que no eres muy bueno
El segundo método para comprender las oportunidades de subcontratación es observar las áreas en las que tú (o tus empleados) no son tan buenos.
Esto te proporciona grandes beneficios.
En primer lugar, podrás encargar estas tareas a alguien que sea más experto en ellas.
Esto significa que no tendrás que preocuparte de que tus empleados se equivoquen en una tarea que realmente no comprenden muy bien.
En segundo lugar, podrás realizar estas tareas con una economía de escala.
Si necesitas ayuda con los anuncios pagados, por ejemplo, puedes contratar a una agencia para que se encargue del diseño, la implementación y las pruebas.
Esto es más rentable que contratar a todos estos empleados a tiempo parcial o esperar que un empleado de tiempo completo en tu empresa entienda cada una de estas habilidades.
En tercer lugar, podrás concentrarte en lo más importante.
En el fondo, centrarse en las competencias básicas de tu negocio y delegar el resto es lo que realmente hace que una empresa tenga éxito.
La mayoría de las veces, este será el mayor beneficio de la subcontratación. Si dejas que otra persona se encargue de la nómina u otras tareas, puedes dedicar más tiempo a enviar un producto mejor.
Según Link Vista Digital, centrarse en cuestiones fundamentales fue la principal razón para la subcontratación, empatado con la reducción de los costos operativos.
Entonces, ahora que sabes los que debes subcontratar, hay que tener cuidado con algunas trampas.
Se tratan de áreas para las que debes intentar activamente evitar la subcontratación y buscar mantenerlas cerca de tu negocio principal.
Qué no debes subcontratar
Sí, existe tal cosa como subcontratación en exceso. Si empiezas a dejar que otros se encarguen de las tareas en las que tu empresa se destaca, puedes perder terreno.
Si puedes subcontratar todo, entonces tus competidores están a solo unos pocos freelancers de ganarte en tu propio juego.
En primer lugar, debes asegurarte de que determinada actividad no sea tu competencia básica. Si bien puedes pensar que se trata de tu negocio principal, una competencia básica no está necesariamente en los productos que produces.
Hay muchos autores que cuentan con ghostwriters para escribir sus libros. Pero como mantienen las ideas básicas y la estructura que hace que los libros sean exitosos, el modelo les funciona.
El secreto está realmente en tu ventaja competitiva.
¿Qué es lo que te diferencia? ¿Qué hace que tu producto sea diferente de todos los demás? ¿Qué pasión, enfoque u opciones definen tu negocio?
El ejemplo perfecto de esto es Apple. Si bien Apple subcontrata la mayor parte de la fabricación, el diseño aún se realiza internamente.
Cualquiera puede producir un smartphone, pero solo Apple puede hacer que parezca un iPhone.
Si sabes que algo no es una competencia básica o parte de tu ventaja competitiva, hay dos preguntas que debes hacerte.
Primero, ¿es esto algo que solo haría para ahorrar dinero?
Muchas veces, hay buenas razones para subcontratar que involucran el dinero. Pero también hay ocasiones en las que el dinero está bien empleado.
Si estás considerando subcontratar tu servicio de atención al cliente para ahorrar dinero, por ejemplo, es probable que te frustres.
No todas las tareas se basan exclusivamente en el dinero en juego y, de hecho, es posible que pierdas dinero a largo plazo si solo te enfocas en el dinero a corto plazo.
Por último, debes preguntarte si se debe solo a que no te gusta hacer una tarea.
Aunque puede ser agradable pensar en subcontratar un proyecto que no deseas realizar, esto suele ser un error.
Las partes esenciales de tu empresa, como ventas o contratación, suelen ser las menos divertidas del trabajo de un emprendedor.
Pero si las subcontratas, empezarás a notar una diferencia en la empresa.
Son habilidades que necesitarás aprender (o contratar a alguien que pueda aprenderlas), y la subcontratación simplemente no es una solución a largo plazo.
Ahora que sabes lo que debes subcontratar, empecemos con el primer nivel de subcontratación.
Cómo subcontratar tu trabajo a un software
Técnicamente, esto no es contratar a otra persona para que se encargue de tus tareas, pero es una excelente manera de reducir la carga de trabajo.
La subcontratación a un software tiene muchas ventajas. Suele ser mucho más asequible que un empleado y la tecnología no se toma descansos ni deja de funcionar (normalmente).
Siempre debes buscar una solución de software antes que una solución humana. Las siguientes son tres áreas en las que debes fijarte cuando consideres la posibilidad de subcontratar a computadores.
Automatizar
Es posible automatizar una cantidad sorprendente de procesos rutinarios, incluidas las tareas de marketing y notificación.
Si te das cuenta de que dedicas tiempo a hacer algo una y otra vez en la computadora, es muy probable que puedas pasarlo a un software.
El ahorro de tiempo que se consigue no es poca cosa. Según MDG Advertising, el 94% de los marketers que automatizan tareas dicen que han mejorado el rendimiento de su empresa.
Existen varias herramientas que pueden simplificarte la vida. Para tareas básicas, recomiendo la herramienta gratuita IFTTT.
IFTTT son las siglas de If This, Then That. La herramienta se encarga de integraciones básicas con tu programa de correo electrónico, Google Docs y cientos de otros programas.
Es una excelente manera de registrar tus facturas, compartir publicaciones en las redes sociales o recibir una notificación de texto si un cliente importante te envía un correo electrónico.
Aunque la mayoría de las tareas de las que se encarga parecen pequeñas, pueden acumularse rápidamente y ahorrarte muchas horas cada semana.
Las tareas más avanzadas requieren una herramienta más avanzada, y ahí es donde entra en juego Zapier.
Zapier es, en esencia, una versión más compleja de IFTTT. A diferencia de IFTTT, no es gratuito, pero la funcionalidad del software compensa con creces su precio.
Con Zapier, puedes enviar bonificaciones a los clientes que te envían correos electrónicos, categorizar y registrar correos de solicitudes de clientes e importar nuevos clientes de Stripe a tu CRM.
Si dedicas unas semanas a crear sistemas frecuentes en Zapier, puedes ahorrar fácilmente algunas horas adicionales o incluso un puesto a tiempo parcial con la automatización.
Pero, ¿y si se trata de algo que realmente requiere un toque humano? Bueno, tal vez no puedas automatizarla, pero es probable que puedas reducir el tiempo que tardas en completar la tarea.
Reducir, no eliminar
No es necesario eliminar todas las tareas por completo para que las cosas funcionen al máximo rendimiento.
Si se puede utilizar la tecnología para abreviar una tarea, se puede transformarla en algo que no requiera la subcontratación u otra forma de trabajo adicional.
Una de mis herramientas favoritas para esto es TextExpander. Esta es una herramienta simple que expandirá automáticamente los fragmentos de texto.
Si utilizas un encabezado habitual para tus artículos, por ejemplo, puedes escribir algunas letras y hacer que la herramienta complete automáticamente la frase.
Es un salvavidas que puede ahorrarte semanas, un minuto a la vez.
Por ejemplo, si escribes una respuesta común a tus correos electrónicos más populares, puedes reducir el tiempo dedicado a responder correos de dos horas incómodas a treinta minutos manejables.
Usar un software te permite manejar una tarea, que de otro modo tendría que ser subcontratada a un empleado costoso, con solo una fracción de tu jornada laboral.
También hay otras formas de hacerlo.
Familiarizarse con los atajos de teclado más comunes y aplicaciones útiles puede ahorrar mucho tiempo y hacer que no sea necesario subcontratar algunas tareas en absoluto.
Pero hay una razón más por la que es posible que desees utilizar la tecnología para ayudarte: gestionar el problema de la asincronicidad.
Resuelve el problema de la asincronicidad
Básicamente, el problema de la asincronicidad es que no se puede trabajar todo el tiempo. Existe un problema simple con estar en tiempo real y no poder trabajar en tiempo real (¡al menos no todo el tiempo!)
Para solucionar este problema, puedes utilizar una tecnología que imita la interacción en tiempo real sin necesidad de estar al otro lado de un teclado.
El ejemplo más común de esto son las redes sociales. Las redes sociales necesitan una interacción constante, pero es imposible estar en línea todo el tiempo.
Recomiendo hacer la automatización del marketing para ahorrar horas de trabajo, mientras se consigue producir la misma cantidad.
Existen diversas herramientas que facilitan esta tarea. Una de las que recomiendo es Hootsuite, que te permite preparar las actualizaciones de las redes sociales con antelación.
Una opción más exclusiva es Edgar, que te permite hacer una programación de publicaciones que continúa incluso después de que tu lista de actualizaciones se vacíe, ya que recorre una biblioteca de contenidos.
Y finalmente, Buffer te permite configurar una cola de publicaciones que deseas compartir en una variedad de canales de redes sociales.
Estas herramientas te permiten trabajar de forma asincrónica con las limitaciones de tiempo que tienes. En otras palabras, puedes dedicar una cantidad de tiempo determinada y cosechar los resultados en otros momentos posteriores.
Al agrupar estas tareas, puedes obtener los beneficios sin tener que contratar a un nuevo empleado.
Por último, también puedes trabajar de forma asincrónica en lo que se refiere a los correos electrónicos. Con una herramienta como ContactMonkey, puedes programar fácilmente los correos electrónicos para retrasarlos y enviarlos posteriormente.
Esto te permite enviar correos electrónicos a los nuevos leads durante toda la semana sin necesidad de programarlos todos los días.
Pero los software tienen sus limitaciones, y es posible que tengas que subcontratar tus tareas y trabajos más avanzados a humanos.
Así es cómo puedes empezar:
Subcontratación de sistemas empresariales
A veces, existen procesos y sistemas que tu empresa necesita y que simplemente no deberías manejar por tu cuenta.
Por ejemplo, todas las empresas deben presentar sus declaraciones de impuestos todos los años. Pero la mayoría de las pequeñas empresas optan por subcontratar esta tarea a una empresa de contabilidad o a un contador público.
¿Por qué?
¡Porque este tipo de conocimiento fiscal especializado es algo que una pequeña empresa solo necesita unas pocas veces al año!
Es mucho más barato subcontratar esa parte del negocio en lugar de contratar a un nuevo empleado que no tendrá mucho que hacer la mayor parte del año.
Cómo decidir a quién recurrir para externalizar los sistemas de tu empresa
Para cada uno de los siguientes, recomiendo buscar una empresa consolidada en el mercado.
El nivel de pericia en cada una de estas áreas es importante e incluso puede haber requisitos legales, por lo que es importante elegir una empresa de confianza.
Para estas áreas, no deberías buscar freelancers online. En vez de eso, debes buscar cuidadosamente una empresa que satisfaga tus necesidades.
Dependiendo de tu situación, considera los siguientes criterios.
- Local: si tienes una empresa local que necesita una comunicación constante, debes buscar una empresa en la zona. Esto también se aplica si vas a necesitar la presencia física de la empresa, ya sea para instalar un nuevo sistema informático o para revisar los documentos fiscales del año anterior.
- Especialización: puede que tu sector sea tan especializado que necesites una empresa que satisfaga tus necesidades específicas. Las empresas que trabajan con un nicho, como la gestión de recursos humanos para startups de tecnología, podrán comprender mejor tus necesidades únicas.
- Experiencia: esto es imprescindible para cualquier empresa que se ocupe de información importante, como impuestos o trámites legales. Independientemente de la empresa que elijas, busca una empresa que sepa lo que hace y tenga referencias y datos para respaldar sus afirmaciones.
Finanzas y contabilidad
El ejemplo más común de subcontratación empresarial es en el área de finanzas y contabilidad.
El problema no está solo en la cantidad de tiempo que un equipo interno tiene que dedicar al trabajo.
Las grandes empresas de contabilidad pueden invertir en programas y recursos a los que los empleados internos nunca tendrán acceso.
Según Consero, esta falta de recursos es un reto para los equipos con personal interno de finanzas y contabilidad.
Como resultado, muchas empresas pequeñas subcontratan este tipo de trabajo.
Aunque muchos negocios buscan opciones locales, como una empresa de contabilidad de la zona o un contador público recomendado por un amigo, cada vez más empresas utilizan servicios en línea.
Timber Tax, por ejemplo, se especializa en impuestos para freelancers y consultores.
Esta especialización los hace perfectos para empresarios independientes que pueden no tener un contador público especializado en el área.
Recursos humanos
Si bien puede parecer una locura subcontratar la gestión de los empleados que componen tu empresa, los recursos humanos se están convirtiendo rápidamente en una importante industria de subcontratación.
La subcontratación a través de proveedores de servicios de recursos humanos creció un 27% en 2016, y la mayoría de los proveedores de servicios de RRHH esperan que ese crecimiento continúe, según Prism HR.
Si tienes una empresa pequeña sin muchos empleados, este no parece el área adecuada para comenzar.
Sin embargo, como puede atestiguar cualquier gran empresa, los recursos humanos pueden suponer un gasto enorme en términos de tiempo y dinero. Considera la posibilidad de subcontratar los recursos humanos para que puedas centrarte en el núcleo de tu negocio.
Tecnología de la Información
Mientras que las empresas del pasado solían depender de un personal de TI interno, las empresas de hoy ven el valor de subcontratar esta parte del rompecabezas.
Aunque es bueno tener un empleado de tiempo completo que se encargue de los problemas cuando surgen, puede ser un gasto adicional innecesario.
Actualmente, trabajos subcontratados de TI, como tareas basadas en proyectos y en declaración de trabajo (SOW), equivalen a los aumentos de personal para el trabajo de TI, según TekSystems.
Si todavía no has empezado a subcontratar algunas de tus necesidades de TI, deberías empezar ahora.
Departamento jurídico
Son pocas las pequeñas empresas que cuentan con los conocimientos jurídicos necesarios para hacer frente al creciente número de requisitos que exigen las leyes locales y nacionales.
Para las partes más complicadas de tu negocio, considera la posibilidad de contratar a un abogado externo para obtener asesoramiento jurídico y consultoría.
La subcontratación de procedimientos legales está en aumento en casi todos los subsectores, según Cogneesol.
Esta es una de las áreas en las que la experiencia y la localidad son fundamentales.
Asegúrate de encontrar una empresa que conozca bien las particularidades de la legislación local y que tenga un historial de asesoramiento exitoso a empresas similares a la tuya.
Subcontratar tareas empresariales auxiliares
El mejor punto de partida para la subcontratación es dejar que otra persona se encargue de las tareas empresariales auxiliares.
Se tratan de tareas que forman parte de tu actividad principal, pero que no forman parte de tu ventaja competitiva.
Aunque no siempre hay que subcontratarlas, puede ser una buena idea hacerlo.
Tareas repetitivas
Si haces algo de la misma manera todos los días, es muy probable que puedas encontrar a otra persona que pueda hacerlo por menos, darle más atención y mejorar tu eficiencia.
Para estimar esas tareas, recomiendo calcular tu salario por hora.
Calcula cuánto tiempo dedicas a tus tareas más importantes y si podrías contratar a alguien por menos de lo que recibes por esas tareas.
Una vez que sepas cuáles son tus tareas menos importantes, delégalas como mejor te parezca.
Proyectos simples, como ingreso de datos, cálculos y formateo, pueden ser manejados por otras personas. Para empezar, encuentra una tarea que hagas con frecuencia.
Luego, crea un screencast del proyecto. Si tienes una Mac, te recomiendo usar Tapes.
Puedes crear rápidamente un screencast que demuestre el procedimiento exacto.
Una vez que hayas grabado el procedimiento, pídele a otra persona que lo escriba. Este es un documento que puedes utilizar como recurso de ahí en adelante.
Con este proceso, la persona a la que subcontrates el trabajo puede completar las tareas de forma rápida y sin complicaciones, ¡y quitártelas de encima!
Considera lo siguiente: el 82% de las empresas que subcontratan sus datos dicen que mejoraron su gestión general, según Cogneesol.
Diseño y mantenimiento de sitios web
A menos que tengas una empresa de desarrollo de sitios web, realmente no hay razón para hacer el mantenimiento de tu sitio web tú mismo.
Como se mencionó anteriormente, esto es algo que otra empresa puede hacer mejor, de forma más rentable y por lo que puedes pagar con las economías de escala.
Si ya has diseñado tu propio sitio web, busca subcontratar este trabajo la próxima vez que necesites actualizarlo.
Creación de contenidos
Tal vez la mayor oportunidad de subcontratación sea en la creación de contenidos. Esta es una buena manera de empezar con la subcontratación, especialmente si se trata de un área nueva para ti.
La actividad de marketing de contenidos más subcontratada es la redacción, y el 44% de los profesionales de marketing la utilizan.
Como ya he mencionado antes, se necesita mucho trabajo para escribir y promover contenidos que se vuelvan virales. Contar con profesionales experimentados para hacer el trabajo duro de escribir y promover los contenidos puede ahorrarte mucho tiempo.
Sin embargo, todavía hay espacio para crecer, ya que dos tercios de los marketers subcontratan menos de un tercio de sus contenidos, según Fronetics.
Si actualmente tienes a alguien que crea contenidos para ti, o si lo haces tú mismo, es probable que puedas encontrar un ghostwriter para producir contenidos por una fracción del precio.
De nuevo, ten en cuenta tu salario por hora y el valor de tus actividades. Lo más probable es que escribir no sea lo más valioso que podrías hacer con tu tiempo.
Para empezar, deberías considerar la posibilidad de subcontratar un editor para convertirte en un escritor más productivo.
El secreto del éxito de la subcontratación de contenidos es tener algunos ejemplos de contenidos ya creados para explicar lo que buscas.
También necesitas un plan de contenidos claro de lo que te gustaría producir.
Pero, ¿cómo te aseguras de no quedarte atrapado con un freelancer que sea un completo fracaso?
Cómo conseguir freelancers excelentes todas las veces
Si quieres contratar a un buen freelancer para un trabajo específico, hay algunos pasos que puedes seguir para asegurarte de que la persona que contrates haga un excelente trabajo.
Utiliza este esquema de tres partes para asegurarte de contratar a alguien que no solo esté bien calificado para hacer el trabajo, sino que lo haga a un precio justo.
1. Investigar el precio
Antes de contratar a un freelancer, hay que tener un presupuesto en mente. Debes entender que, aunque la subcontratación es más barata, no deberías buscar la opción más barata.
La subcontratación a un software, por ejemplo, cuesta un mínimo de 70 dólares la hora en Norteamérica, según Accelerance.
Y aunque puedes encontrar precios entre 20 y 40 dólares la hora en Asia, renunciarás a importantes beneficios como el dominio del inglés y el solapamiento de la jornada laboral.
Antes de empezar, investiga. Busca entender exactamente lo que debes pagar por el proyecto que deseas realizar y saber cuál es un rango de precio justo.
También es una buena idea hacer una lista de las funcionalidades más importantes para ti.
¿Necesitas a alguien que domine el inglés? ¿Un código limpio es importante o solo te importa que el proyecto de software final funcione?
Estas son cuestiones importantes que hay que decidir antes de empezar a recibir ofertas de freelancers.
2. Explicar tu proyecto detalladamente
Lo que muchos emprendedores no se dan cuenta es que el éxito de los freelancers suele depender de las especificaciones del proyecto que escriben.
Una propuesta de trabajo con una descripción vaga puede terminar con una variedad de presupuestos.
Elegir el precio más bajo puede significar, en última instancia, elegir al freelancer que menos entienda lo que implica el proyecto.
En lugar de someterse a este tipo de caos, explica detalladamente los resultados esperados del proyecto que deseas que el freelancer realice para ti.
El principal sitio para contratar freelancers es Upwork, y te mostraré cómo escribir una descripción detallada allí.
Si utilizas otra plataforma, puedes adaptar fácilmente estos mismos principios.
Para empezar, regístrate o inicia sesión en tu cuenta de Upwork., y haz clic en Publicar un Nuevo Trabajo.
Serás llevado a la página Publicar un Trabajo. Si has publicado antes, puedes reutilizar un trabajo anterior. De lo contrario, pasa a la siguiente sección.
Elige una categoría y una subcategoría. Asegúrate de hacerlo bien, ya que podrías no atraer al tipo de freelance adecuado si publicas en la categoría equivocada.
Ahora es el momento de describir el trabajo. Aquí es donde hay que ser lo más específico y preciso posible.
Dale a tu proyecto un título simple y claro. En la sección de descripción, proporciona tantos detalles como puedas.
Si es posible, recomiendo adjuntar archivos que demuestren las inspiraciones para el proyecto, diseños actuales que deseas emular u otros recursos para el freelancer.
Para que Upwork seleccione con precisión los tipos de freelancers adecuados para el trabajo, tienes que seleccionar algunos parámetros diferentes sobre el proyecto.
Si recién estás empezando, te recomendaría hacer un pequeño proyecto por partes.
Si algo sale mal, es mejor que suceda en un diseño de una presentación de 100 dólares, que en un proyecto de desarrollo de un sitio web de 30.000 dólares.
Selecciona un proyecto único y un freelancer. Ingresa las habilidades que puedan necesitar para completar tu proyecto con éxito.
Por último, indica cuándo comenzará el proyecto.
También debes determinar tu tarifa y disponibilidad. Aquí es donde la investigación de precios que hiciste te resultará útil.
Elige cómo te gustaría pagar y el nivel de experiencia que buscas.
También tendrás que seleccionar el plazo para el trabajo. Para el tipo de trabajo breve, con el que te recomiendo que empieces, elige un rango de tiempo corto (de un mes a una semana).
Decide quién puede buscar y solicitar el trabajo. Recomiendo la opción predeterminada, aunque puedes obtener resultados de mayor calidad solo con usuarios de Upwork.
No selecciones la opción de solo freelancers que invites, a menos que ya hayas realizado algunos proyectos. Es mejor ver quién está interesado primero.
Las demás preguntas son opcionales. Si consideras que son importantes, puedes especificar las cualificaciones deseadas, las preguntas de selección y solicitar una carta de presentación.
Sin embargo, no las he encontrado necesarias para trabajos pequeños.
Finalmente, haz clic en Publicar Trabajo.
Una vez que tu publicación esté activa durante unas horas, empezarás a recibir ofertas de freelancers para tu trabajo.
¡Aquí es donde empieza la diversión!
3. Conocer los freelancers que solicitan el trabajo
Una vez que publiques un trabajo, los freelancers de Upwork publicarán ofertas basadas en tus especificaciones. Antes de elegir un freelancer, debes investigar sobre él o ella.
Este es un candidato que hizo una oferta por uno de mis proyectos. Hice clic en su perfil para ver todos sus detalles.
Las tres informaciones más importantes para mí son su puntaje de éxito laboral, su historial de trabajo e los idiomas que domina.
El puntaje de éxito laboral es un indicador de los comentarios que recibe un freelancer de sus clientes anteriores. Con un 93%, Goran J. tiene una buena calificación.
Su historial laboral me dice que ha pasado más de 500 horas en Upwork con 76 trabajos, que es una buena cantidad para tener un proceso y un historial de trabajo sólido.
Y, por último, domina el inglés. Esto hace que el proceso de comunicación sea mucho más fácil y que el freelancer comprende cualquier revisión que deba hacer.
Si deseas profundizar en los comentarios de los clientes, puedes revisar la sección Historial de Trabajo y Comentarios.
A mí me gusta ordenar por la calificación más baja, para ver qué problemas (si los hay) son quejas comunes.
Como la mayoría de los freelancers ofrecen revisiones, no deberías ver muchos comentarios negativos. Una gran cantidad de comentarios negativos generalmente significa que el freelancer no fue muy complaciente con los clientes.
Afortunadamente, Goran J. tiene excelentes comentarios. La calificación más baja que ha recibido ha sido “sin comentarios” y el puntaje más bajo registrado ha sido de 4,30.
Basándome en experiencias previas, puedo decir que es un buen candidato.
Ahora que sabemos que tiene las calificaciones para el trabajo, debemos asegurarnos de que la calidad de su trabajo coincida con lo que han dicho los clientes.
La mayoría de los freelancers en Upwork incluyen un portafolio donde puedes revisar sus trabajos anteriores.
A diferencia de un bajo puntaje de éxito laboral o comentarios negativos de los clientes, no hay una respuesta correcta o incorrecta cuando se trata de un portafolio.
Solo hay que asegurarse de que te guste su estilo.
Si sigues estos pasos para examinar a los freelancers que solicitan tus puestos de trabajo, seguramente obtendrás un trabajo excelente todas las veces.
Cómo hacer que los proyectos de subcontratación en curso tengan éxito
Al aventurarte por primera vez en el mundo de la subcontratación, es posible que oigas historias de terror de freelancers que acumulan facturas enormes, entregan el trabajo con mucho retraso o abandonan un proyecto a la mitad.
Esto se puede prevenir fácilmente subcontratando al freelancer una tarea más simple.
Pero, ¿qué pasa si tienes un proyecto más grande en curso? ¿Cómo se puede garantizar un trabajo de calidad manteniendo un precio justo?
La respuesta es tan simple como contratar a un freelancer de calidad para un proyecto pequeño: hay algunos pasos clave para garantizar un ajuste perfecto.
Invertir más en el proceso de selección para la subcontratación
Dado que trabajarás con esa persona durante un período de tiempo más largo, es importante que sea una buena opción para tus proyectos.
Para ello, deberás establecer un proceso más riguroso para encontrar a los freelancers adecuados.
Recomiendo agregar una pregunta de prueba aleatoria a tu publicación para descartar a los que no sigan las instrucciones.
Exigir una línea de asunto específica u otro tipo de “contraseña” es una forma sencilla de ver quién está dispuesto a prestar atención a pequeñas solicitudes.
Para contratar a la persona adecuada, también necesitas ampliar tus opciones. Busca seleccionar al menos tres personas y luego elige la que mejor se adapte a tu proyecto.
Recomiendo solicitar un proyecto de prueba pagado a al menos tres personas. Sí, puede resultar caro pagar a varias personas por el mismo trabajo, pero piensa en ello como una inversión.
Es mejor descubrir desde el principio que no son capaces de manejar un proyecto antes de confiarles un trabajo más complejo.
Por último, realiza una entrevista por videochat con los candidatos preseleccionados. Esto asegura que puedan presentarse a una cita y que ustedes se lleven bien.
Comunicarse regularmente
Una comunicación regular es vital para mantener a tu equipo alineado con los objetivos de tu negocio.
Después de hacer una entrevista por videochat al principio, esfuérzate por mantener este nivel de comunicación.
Asegúrate de que se adaptan a tu proceso y de que pueden estar disponibles. Yo utilizo Skype para comunicarme con mi equipo remoto.
Todo el mundo parece saber cómo usarlo y es fácil de utilizar.
Otra herramienta útil para las discusiones de trabajo con equipos remotos es Slack. Si no conoces la herramienta, se trata de una aplicación de mensajería y chat para equipos de trabajo.
Esta es una excelente manera de mantenerte actualizado de los desarrollos más recientes del proyecto y asegurarte de que cada freelancer está en la misma página que el resto de la empresa.
Compartir documentos y supervisar el progreso
Por último, pero no menos importante, necesitas la capacidad de compartir documentos fácilmente.
Esto es especialmente importante cuando se trata del marketing de contenidos, en que las ediciones pueden volverse tediosas rápidamente si necesitas enviar documentos de un lado a otro.
Recomiendo Google Docs para esto, ya que facilita la colaboración y la comunicación con el editor.
Google Drive es útil para mantener grandes colecciones de archivos. Esto es útil si tienes una lista para el marketing de contenidos y necesitas preparar contenidos con antelación.
Google Drive te permite crear carpetas compartidas que todos los miembros de tu equipo editorial (redactores, editores, etc.) pueden revisar.
Por fin, Dropbox es una potente herramienta que te permite compartir una gran variedad de archivos, desde plantillas hasta logotipos, con otros miembros de tu equipo.
Es una buena manera de mantener el branding y evitar que un freelancer utilice accidentalmente una versión antigua de tu logotipo.
Antes de comenzar un proyecto grande, asegúrate de que todos los involucrados conozcan las herramientas que vas a utilizar. Facilítales las cuentas y enséñales a utilizar las herramientas si es necesario.
Una vez tomadas estas precauciones básicas, podrás seguir adelante con un proyecto que tiene garantizado un éxito masivo.
Conclusión
Si quieres ser un empresario de éxito, la subcontratación es una solución que deberías considerar.
Si bien no funciona para todas las situaciones, subcontratar las partes menos vitales de tu trabajo es una forma segura de aumentar tu eficiencia.
Si utilizas las técnicas adecuadas y haces las debidas investigaciones, puedes asegurarte de que el trabajo que subcontratas tenga el mismo impacto que los proyectos que realizas tú mismo.
¿Qué técnicas utilizarás para subcontratar trabajo sin perder calidad?
