Der Leitfaden für Unternehmer zum Outsourcing ohne Qualitätsverlust

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Egal in welcher Branche man tätig ist, irgendwie hat man nie genug Zeit für alle Aufgaben. Ist Outsourcing die Lösung?

Es gibt immer viel zu viel zu tun und darum halten viele Unternehmen Fristen nicht ein und können die Erwartungen ihrer Kunden nicht erfüllen.

Das führt dann natürlich zu massivem Stress und wenn man Unternehmensberater Michael Hyatt Glauben schenken darf, sind 45 % aller Unternehmen extremem Stress ausgesetzt.

Outsourcing The Crazy Way We Work Infographic Michael Hyatt

Aber was kann ein hoffnungslos überforderter Unternehmer in dieser Situation nur machen?

Es gibt natürlich viele Dinge, die man in diesem Fall ausprobieren könnte, doch nicht jede Lösung eignet sich für jeden Unternehmer, doch immer mehr Unternehmen probieren das Outsourcing aus.

Beim Outsourcing gibt man bestimmte Unternehmensaufgaben an externe Dienstleister ab. Dieser Dienstleister kann ein freiberuflicher Mitarbeiter, eine Agentur oder ein spezialisierter Serviceanbieter (z. B. ein Call Center) sein.

Du kannst sogar Unternehmensstrukturen outsourcen und beispielsweise die Produktion ins Ausland verlagern, die meisten Unternehmen entscheiden sich jedoch für das Outsourcing bestimmter Aufgaben.

Da bleibt natürlich eine Frage, und zwar: „Wie garantiert man die Qualität trotz Outsourcing?“

Externe Dienstleister haben natürlich nicht dieselbe Erfahrung in Bezug auf Dein Produkt und unter Umständen auch nicht dieselbe Auffassung von Service, was dann natürlich zu Problemen führen kann, oder?

Nicht so schnell.

Ich habe diesen ausführlichen Leitfaden geschrieben, um Dir zu zeigen, wie man häufig auftretende Fehler beim Outsourcing vermeidet, damit sie sich nicht auf Deine Qualität auswirken.

Doch bevor wir in die Strategie eintauchen, möchte ich Dir noch schnell erklären, warum Du outsourcen solltest.

Warum möchtest Du Outsourcen?

Es gibt eigentlich nur einen guten Grund für die Auslagerung bestimmter Aufgaben oder Unternehmensbereiche und das ist mehr Umsatz, denn Outsourcing macht keinen Sinn, wenn es sich nicht positiv auf den Gewinn auswirkt.

Outsourcing mach auch keinen Sinn, wenn man die gewonnene Zeit nutzt, um nicht wesentliche Aufgaben zu erledigen. Stattdessen sollten die gewonnenen Ressourcen zur Steigerung des Umsatzes und der Gewinne verwendet werden, Du solltest Dir also im Vorfeld überlegen, welche Aufgaben zur Steigerung Deiner Gewinne oder Effizienz beitragen würden.

Laut Wasp Barcode Technologies gehört das Mitarbeitermanagement und der Gewinn zu den fünf größten Unternehmensherausforderungen, mit denen Kleinunternehmen zu kämpfen haben.

Die fünf größten Herausforderungen lauten: Einstellung neuer Mitarbeiter, Steigerung des Gewinns, Gesundheitsvorsorge der Mitarbeiter, Umsatzsteigerung und Cashflow.

outsourcing understand challenges

Das Outsourcing bestimmter Aufgaben sollte also immer zu einer Steigerung diesen Bereichen führen (Steigerung des Gewinns, Steigerung des Umsatzes oder Steigerung des Cashflows) und gleichzeitig Kosten sparen.

Ich zeige Dir im nächsten Abschnitt, welche Aufgaben ausgelagert werden können und welche nicht.

Erstelle eine Liste Deiner allgemeinen Aufgaben

Du solltest Dir unbedingt die Zeit nehmen, um Deine aktuellen Prozesse zu analysieren und Deine Entscheidung dann auf Grundlage fester Daten treffen.

Du kannst das Programm RescueTime benutzen, um herauszufinden, wie viel Zeit Du mit bestimmten Aufgaben verbringst. Die Applikation läuft im Hintergrund und bewertet Deine Produktivität.

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Du solltest das Programm mehrere Wochen oder Monate lang benutzen und erst dann entscheiden, welche Aufgaben outgesourct werden sollen. Du kannst Deine Ergebnisse jederzeit mit einem Klick auf das RescueTime-Icon in der Menüleiste einsehen.

outsource how to use rescue time

Klick auf “Go to Dashboard…”.

how to outsource using rescue time menu

Hier findest Du eine Übersicht Deiner aktuellen Zeiteinteilung.

Outsource RescueTime Your Daily dashboard

Klick jetzt oben rechts auf „Reports“ und wähle „Applications & Websites“ aus.

Outsource with RescueTime Your Daily dashboard 1

Wähle einen Zeitrahmen aus.

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Jetzt kannst Du nachschauen, mit welchen Aufgaben Du die meiste Zeit verbringst. Meistens handelt es sich hier um Deine Fachbereiche, es sei denn, Du kannst Dir Deine Zeit überhaupt nicht einteilen und hast keinerlei Kontrolle über Deinen Arbeitsalltag.

Dir fällt bei genauerer Betrachtung eventuell auf, dass sich bestimmte Bereiche und Aufgaben sogar negativ auf Deinen Gewinn auswirken. Diese Aufgaben können höchstwahrscheinlich aufgelagert werden.

RescueTime All Activities

Finde heraus, welche Aufgaben Du nicht beherrschst

Eine weitere Möglichkeit besteht darin, Aufgaben auszulagern, die Du oder Deine Mitarbeiter nicht beherrschen.

Dies hat weitere Vorteile, denn die Aufgaben werden jetzt von einem Dienstleister erledigt, der sich im Thema auskennt, und Du musst Dir keine Sorgen mehr machen, dass Fehler auftreten. Außerdem werden diese Aufgaben jetzt von einem Experten übernommen und können gewinnbringend eingesetzt werden.

Falls Du Hilfe beim Schalten von Werbung oder Werbekampagnen benötigst, könnten Du beispielsweise eine professionelle Werbeagentur einstellen, die sich dann um die Entwicklung, Umsetzung und Testen Deiner Kampagne kümmert.

Das ist kostengünstiger, als neue Teilzeitmitarbeiter oder Vollzeitmitarbeiter einzustellen, außerdem kannst Du von einem Mitarbeiter, der sich in diesem Bereich unter Umständen nicht so gut auskennt und andere Aufgaben hat, nicht erwarten, dass er dieses Projekt auch noch übernimmt.

Darüber hinaus bleibt Dir auf diese Weise mehr Zeit für andere wichtige Aufgaben.

Du kannst Dich auf die Kernfunktionen Deines Unternehmens konzentrieren und den Rest einfach an externe Dienstleiter abgeben.

Dies kommt Deinem Unternehmen zugute, denn wenn ein externer Dienstleister Deine Gehaltsabrechnung oder die Mitarbeiterplanung übernimmt, kannst Du mehr Zeit in die Produktion und Lieferung investieren.

Die Konzentration auf die Kernbereiche, kann zudem Kosten senken, sagt Link Vista Digital.

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Es gibt jedoch gewisse Aufgaben, die man auf keinen Fall outsourcen sollte und auf diese gehe ich jetzt genauer ein.

Was man nicht outsourcen sollte

Man kann auch zu viel outsourcen, denn wenn Du Deinen Fachbereich von einem externen Dienstleister übernehmen lässt, machst Du was falsch.

Wenn Du Dein gesamtes Unternehmen outsourct, dann wirst Du sicherlich schon bald von der Konkurrenz überholt und geschlagen.

Stattdessen solltest Du Dich beim Outsourcing auf die Bereiche konzentrieren, die Dir nicht liegen, und das kann unter Umständen sogar Dein Produkt sein.

Viele bekannte Autoren lassen ihre Bücher zum Beispiel von Ghostwritern schreiben, da die Struktur und der Inhalt aber weiterhin auf den Ideen des Hauptautors beruht, ist diese Strategie erfolgreich.

Das Geheimnis Deines Erfolgs liegt in Deinem Wettbewerbsvorteil.

Was hebt Dich von Deinen Mitbewerbern ab? Was macht Dein Produkt besser als das anderer Unternehmen? Was macht Dein Unternehmen aus?

Apple ist ein gutes Beispiel, denn das Unternehmen hat die Produktion seiner Geräte ausgelagert, das Design wird allerdings weiterhin im eigenen Unternehmen gemacht.

Jeder kann ein Smartphone produzieren, doch nur Apple kann das iPhone machen.

Falls Dir Bereiche einfallen, die nicht zu Deinem Spezialgebiet gehören oder Teil Deines Wettbewerbsvorteils sind, musst Du Dir zwei Fragen stellen.

Erste Frage: „Möchte ich diese Aufgabe nur auslagern, um Kosten zu sparen?“

Es gibt natürlich gute Gründe für Kosteneinsparungen, doch manchmal lohnt sich die Investition auch. Falls Du die Aufgabe nur abgeben willst, um ein bisschen Geld zu sparen, könntest Du ein böses Erwachen erleben. Das ist zum Beispiel oft bei der Auslagerung der Kundenbetreuung der Fall.

Zweite Frage: „Möchte ich die Aufgabe abgeben, weil ich sie nicht gerne mache?“

Das kann auch ein großer Fehler sein, denn es kann sich trotzdem um einen wichtigen Kernbereich Deines Unternehmens handeln, zum Beispiel Vertrieb oder Personalwesen, auch wenn Du es nicht gerne machst.

Du wirst anfänglich zwar Verbesserungen feststellen, trotzdem musst Du Dir ein gewisses Grundwissen in diesen Bereichen verschaffen und darum ist Outsourcing oft keine Langzeitlösung.

Wenn Du herausgefunden hast, was Du outsourcen willst, kannst Du zum ersten Schritt übergehen.

Wie man Aufgaben mithilfe von Software auslagert

Technisch gesehen wird die Aufgabe in diesem Fall nicht an einen externen Dienstleister abgegeben, kann aber trotzdem Deine Arbeitslast reduzieren.

Outsourcing mit Software hat zahlreiche Vorteile, es ist zum Beispiel günstiger als die Einstellung neuer Mitarbeiter und geht (normalerweise) nicht so schnell kaputt.

Software ist einem Menschen fast immer vorzuziehen und kann in folgenden Bereichen in Betracht gezogen werden.

Automatisierung

Viele Prozesse können relativ problemlos automatisiert werden, z. B. zahlreiche Aufgaben aus dem Bereich Marketing und Kommunikation.

Falls Dir auffällt, dass Du besonders viel Zeit mit wiederkehrenden Aufgaben verbringst, können diese eventuell von einem Programm übernommen werden, auf diese Weise sparst Du ne Menge Zeit.

94 % aller Vermarkter, die bestimmte Prozesse automatisieren, sagen, dass sie ihre Leistung steigern konnten, das zeigt jedenfalls eine Umfrage von MDG Advertising.

Outsourcing: 7 Resolutions Every Marketer Should Make for 2017 Infographic

Es gibt einige Tools, die Dir das Leben erleichtern können, indem sie einfache Aufgaben übernehmen, zum Beispiel das kostenlose Programm IFTTT.

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IFTTT steht für „If This, Then That“. Die Software kann bestimmte Aufgaben Deines E-Mail-Programms, Google Docs und zahlreichen weiteren Programmen miteinander verknüpfen und mithilfe von Auslösern automatisch durchführen.

Du kannst zum Beispiel Rechnungen automatisch abspeichern, Beiträge in den sozialen Medien teilen oder bekommst eine Benachrichtigung geschickt, wenn die E-Mail eines wichtigen Kunden eintrifft.

Diese Aufgaben erschienen auf den ersten Blick zwar unwichtig, nehmen jeden Tag und jede Woche aber sehr viel Zeit in Anspruch, die anderweitig besser eingesetzt werden könnte.

Für kompliziertere Aufgaben brauchst Du ein natürlich besseres Programm, z. B. Zapier.

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Zapier ist im Grunde genommen eine komplexe Version von IFTTT, jedoch nicht kostenlos. Die Investition zahlt sich aber aus.

Du kannst Zapier benutzen, um bestimmten Kunden basierend auf ihren Handlungen Sonderangebote zu schicken, Kunden automatisch zu segmentieren oder Kontakte in Dein CRM-System zu übernehmen.

Wenn Du Dir die Zeit nimmst, um Deine Arbeitsschritte mit Zapier als Prozesse anzulegen, kannst Du locker ein paar Stunden oder vielleicht sogar einen ganzen Arbeitsplatz einsparen.

Aber was macht man, wenn die Aufgabe trotzdem die Unterstützung eines Mitarbeiters benötigt? In diesem Fall sparst Du trotzdem Zeit, weil Du den Arbeitsprozess verkürzen kannst.

Verkürzen, nicht abgeben

Du musst nicht jede Aufgabe auslagern, um Deine Leistung zu steigern, denn bestimmte Bereiche können einfach optimiert und Prozesse verkürzt werden, damit sie eben nicht mehr ausgelagert werden müssen und effizienter erledigt werden können.

Ich benutze das Programm TextExpander, ein einfaches Tool, das Textausschnitte automatisch erweitert.

Outsource with TextExpander Productivity App Text Expander

Du kannst das Programm zum Beispiel benutzen, um Deine Überschriften zu erweitern und mit Keywords anzureichern. Auf diese Weise kann man auch viel Zeit sparen.

Du könntest auch E-Mail-Vorlagen und Antworten vorbereiten, um Deine E-Mails schneller zu beantworten. So werden aus zwei Stunden schnell 30 Minuten.

Du kannst bestimmte Aufgaben, die sonst von einem Mitarbeiter übernommen werden würden, mit einer Software oft sogar schneller erledigen.

Es gibt aber noch weitere Tricks. Du könntest zum Beispiel gängige Tastaturbefehle lernen und produktivitätssteigernde Apps benutzen. Auf diese Weise spart man auch ein paar Minuten pro Tag.

Es gibt aber noch einen weiteren Grund, um bestimmte Aufgaben mithilfe von Software und Programmen zu optimieren. Das Asynchronitätsproblem.

Asynchronitätsproblem lösen

Einfach ausgedrückt möchte ich damit sagen, dass Du nicht rund um die Uhr arbeiten kannst. Bestimmte Dinge können sofort erledigt werden, doch manchmal hat man eben keine Zeit, um sich sofort um eine Aufgabe zu kümmern oder man hat grad andere Verpflichtungen.

Dieses Problem kann oft mithilfe von Programmen behoben werden, zum Beispiel indem man die Beiträge für die sozialen Medien im Voraus plant, vorbereitet und dann automatisch veröffentlichen lässt.

Du kannst bestimmte Marketingprozesse automatisieren, um Zeit zu sparen, und Dich stattdessen um andere Dinge kümmern.

Es gibt viele Programme, die über solche Funktionen verfügen. Ich persönlich würde Hootsuite empfehlen. Mit diesem Tool kannst Du Deine Beiträge für die sozialen Medien planen, automatisch teilen und optimieren.

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Das Programm Edgar speichert Beiträge und nutzt Inhalte aus der Bibliothek, falls Dein Feed mal leer sein sollte. Auf diese Weise hast Du immer frische Beiträge.

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Und dann wäre da noch Buffer, ein weiteres Programm, mit dem sich Beiträge für die sozialen Medien automatisieren lassen.

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Du kannst diese Programme benutzen, um bestimmte Aufgaben zu automatisieren, damit Du nicht immer persönlich anwesend sein musst und auf diese Weise mehr Zeit in andere Aufgaben investieren.

Vielleicht sparst Du auf diese Weise sogar einen Mitarbeiter ein.

E-Mail-Prozesse können ebenfalls automatisiert werden. Mit dem Programm ContactMonkey können E-Mails beispielsweise vorbereitet und dann zu einem bestimmten Zeitpunkt automatisch verschickt werden.

Auf diese Weise kannst Du potenziellen Kunden automatisierte E-Mails schicken und musst Dich nicht jeden Tag persönlich darum kümmern.

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Software hat jedoch gewisse Einschränkungen und bestimmte Dinge, vor allem komplizierte Aufgaben, Teilbereiche oder gesamte Prozesse, können nur von externen Dienstleistern übernommen werden.

Dazu möchte ich Dir jetzt auch ein paar Tipps geben.

Wie man Unternehmensbereiche outsourct

Manchmal gibt es bestimmte Bereiche, die Du nicht allein bewältigen kannst (oder möchtest), z. B. die Steuererklärung, darum wird diese oft von einem professionellen Buchhalter erledigt.

Bestimmte Aufgaben, wie beispielsweise Finanzen, erfordern ganz spezifische Fachkenntnisse, doch für kleine Unternehmen lohnt es sich meistens nicht immer, extra einen neuen Mitarbeiter einzustellen.

In diesem Fall wäre es mit Sicherheit günstiger und unkomplizierter, wenn man diese Arbeit stattdessen an einen externen Buchhalter abgibt.

Wie findet man den richtigen Dienstleister zum Outsourcing von Unternehmensbereichen?

Du solltest mit einem etablierten Dienstleister arbeiten. Dieser sollte über die nötigen Fachkenntnisse und Erfahrung verfügen.

In einigen Fällen müssen externe Dienstleister sogar gesetzliche Anforderungen erfüllen, um bestimmte Aufgaben übernehmen zu können, darum musst Du ein Unternehmen finden, dem Du vertrauen kannst.

Du brauchst einen professionellen Dienstleister. Die Zusammenarbeit mit einem freiberuflichen Mitarbeiter, den Du in einem Onlineforum gefunden hast, wäre in diesen Fall nicht zu empfehlen. Da kann einfach zu viel schief gehen.

Je nach Situation sollten folgende Dinge beachtet werden:

  • Standort: Als lokales Unternehmen würde es natürlich Sinn machen, mit einem lokalen Dienstleister zusammenzuarbeiten, weil dies die Kommunikation vereinfacht. Im Falle von IT-Support brauchst Du eventuell jemanden, der bei einem Systemausfall schnell mal vorbeikommen kann, darum ist die Nähe zu Deinem Unternehmen in diesen Situationen entscheidend.
  • Fachwissen: Bestimmte Aufgaben erfordern eine besondere Ausbildung oder Expertise, darum musst Du nach einem Dienstleister suchen, der über das nötige Fachwissen verfügt. Viele externe Dienstleister haben sich auf bestimmte Bereiche spezialisiert, z. B. Personalmanagement für Tech-Start-ups, und können darum Deine besonderen Anforderungen besser erfüllen.
  • Erfahrung: Gerade im Umgang mit sensiblen Informationen, wie der Steuererklärung oder anderen finanziellen Daten, brauchst Du jemanden, auf den Du Dich verlassen kannst. Suche nach einem Dienstleister, der über die nötige Erfahrung im gewünschten Bereich verfügt und diese auch nachweisen kann.

Finanzen & Buchhaltung

Buchhaltung und Finanzen werden oft an externe Dienstleister abgegeben, weil dafür In-House oft nicht genug Zeit zur Verfügung steht oder weil kleine Unternehmen nicht über die nötigen Ressourcen verfügen, um neue Mitarbeiter einzustellen.

Zudem verfügen professionelle Buchhalter über teure Software, auf die Du gar keinen Zugang hättest.

Der Mangel an Ressourcen in Bezug auf Buchhaltung und Finanzen ist oft das größte Problem kleiner Unternehmen, sagt Consero.

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Aus diesem Grund wird diese Aufgabe oft outgesourct.

Obwohl die meisten Unternehmen noch immer einen lokalen Buchhalter vor Ort bevorzugen, gibt es bereits ein paar Firmen, die Onlinedienste nutzen.

Die Agentur Timber Tax hat sich zum Beispiel auf Finanzdienstleistungen für Freiberufler und Berater spezifiziert, darum wäre sie die ideale Wahl für freiberufliche Unternehmer, die keinen lokalen Buchhalter finden können.

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Personalwesen

Viele Unternehmen können es sich nicht vorstellen, das Personalmanagement auszulagern, doch gerade dieser Bereich wird besonders häufig outgesourct.

Das Outsourcing von Personaldienstleistungen stieg im Jahr 2016 um 27 % und dieser Aufwärtstrend scheint laut einer Studie von Prism HR auch nicht so schnell abzuflachen.

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Gerade kleine Unternehmen mit wenigen Mitarbeiter sollten die Auslagerung des Personalwesens in Betracht ziehen, doch selbst große Unternehmen können davon profitieren, weil es viel Zeit und Geld spart.

Du solltest Dich immer auf Deine Kernaufgaben konzentrieren und alles andere von externen Dienstleistern übernehmen lassen.

IT-Betreuung

Früher hatte fast jedes Unternehmen eine eigene IT-Abteilung, doch mittlerweile wird auch dieser Bereich oft ausgelagert.

Es ist zwar toll, wenn man einen Mitarbeiter hat, der sich um die gesamte Informationstechnologie im Unternehmen kümmern kann, doch leider ist das oft sehr teuer.

Laut einer Umfrage von TekSystems entsprechen ausgelagerte IT-Projekte und -Leistungen mittlerweile in etwa dem Mitarbeiterzuwachs interner IT-Abteilungen.

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Vielleicht ist das Outsourcing der IT der richtige Schritt für Dein Unternehmen.

Rechtsberatung & Rechtsbetreuung

Nur sehr wenige Unternehmen verfügen über eine eigene Rechtsabteilung und diese Unternehmen sind in der Regel sehr groß und verfügen darum über die nötigen Ressourcen.

Die meisten Unternehmen bevorzugen die externe Rechtsberatung und Rechtsbetreuung einer professionellen Anwaltskanzlei.

Laut Cogneesol erfreut sich das Outsourcing von rechtlichen Aufgaben in fast jeder Branche einer wachsenden Beliebtheit.

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Anwälte verfügen über eine spezielle Ausbildung und haben sich auf bestimmte Fachbereiche spezialisiertet, darum profitierst Du von einer lokalen Anwaltskanzlei, die bereits mit anderen lokalen Kleinunternehmen zusammenarbeitet, weil diese über die nötige Erfahrung verfügt, um Dir bei allen rechtlichen Fragen zur Seite zu stehen.

Wie man unterstützende Geschäftsprozesse outsourct

Die beste Art, um mit dem Outsourcing anzufangen, ist oft die Auslagerung unterstützender Geschäftsprozesse.

Unterstützende Geschäftsprozesse sind Aufgaben, die zwar wesentlicher Bestandteil Deines Kerngeschäfts sind, aber nicht zu Deinem Wettbewerbsvorteil gehören.

Diese Aufgaben werden zwar nicht immer an externe Dienstleister abgegeben, es kann aber je nach Situation, durchaus sinnvoll sein.

Sich wiederholende Aufgaben

Wenn Du dich jeden Tag um dieselben Aufgaben kümmern musst, macht es eventuell Sinn, diese stattdessen an einen Dienstleister abzugeben, damit Dir mehr Zeit für andere Aufgaben bliebt.

Um herauszufinden, ob sich das Outsourcing lohnen würde, musst Du Deinen Stundenlohn berechnen.

Bestimme, wie viel Zeit Du täglich in diese Aufgaben investierst und überleg Dir, ob Du einen freiberuflichen Mitarbeiter finden kannst, der weniger kostet.

Du kannst frei bestimmen, welche Aufgaben ausgelagert werden sollen. Einfache, aber wiederkehrende Aufgaben wie Datenpflege, Formatierung oder Berechnungen würden sich zum Beispiel anbieten.

Leg dann ein neues Projekt an, Mac-Nutzer können dafür das Programm Tapes benutzen, um einen Prozessablauf zu erstellen.

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Dieser Prozessablauf sollte dann in einen ausführlichen Leitfaden verwandelt werden, an dem sich der externe Dienstleister später orientieren kann. Auf diese Weise kann er die Aufgaben problemlos übernehmen und Du musst Dir kein Kopfzerbrechen mehr bereiten!

Hier ist eine interessante Statistik: 82 % aller Unternehmen, die die Datenverarbeitung outgesourct haben, sagen, das andere Prozesse davon profitieren.

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Webdesign und -Wartung

Es gibt eigentlich keinen guten Grund dafür, Deine eigene Webseite zu bauen und zu betreuen, es sei denn, Du führst eine Webagentur.

Eine professionelle Agentur kennt sich damit viel besser aus und kann das Projekt viel schneller, oft sogar kostengünstiger umsetzen.

Falls Du bereits eine Webseite hast, könntest Du die Wartung und Betreuung Deiner Webseite eventuell an einen externen Dienstleister abgeben.

Contentmanagement

Für viele Unternehmen bietet sich das Outsourcing der Produktion von Inhalten an, das gilt vor allen für kleine und junge Unternehmen.

44 % aller Unternehmen haben das Schreiben von Inhalten (Artikel, Blogbeiträge usw.) outgesourct, da diese Aufgabe extrem viel Zeit und Ressourcen in Anspruch nimmt.

Aus diesem Grund profitieren die meisten Unternehmen von der Expertise einer professionellen Contentmarketing-Agentur, da diese nicht nur die Produktion, sondern auch die Bewerbung der Inhalte übernehmen kann.

Momentan haben aber nur zwei Drittel aller Vermarkter weniger als ein Drittel ihrer Inhalte outgesourct, hier gibt es also noch Raum für Wachstum.

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Man findet eigentlich fast immer einen professionellen, freiberuflichen Autor oder Blogger, der das Schreiben von Artikeln für relativ wenige Geld übernehmen kann.

Auch hier sollte wieder Dein eigener Stundenlohn als Grundlage dienen. Du musst bestimmen, ob sich die Zusammenarbeit mit einem externen Dienstleister lohnen würde oder ob Du diese Aufgabe besser selbst übernehmen könntest.

Ziehe auch die Zusammenarbeit mit einem professionellen Redakteur in Betracht, der Deine Texte korrigiert, weil Du auf diese Weise viel lernen kannst.

Um einen geeigneten freiberuflichen Autor fürs Contentmarketing zu finden, solltest Du ein paar Beispiele vorbereiten und genau erklären, was Du erwartest.

Du brauchst klare Anweisungen.

Doch wie findet man heraus, ob der Freiberufler wirklich gute Arbeit leistet?

Wie man einen professionellen externen Dienstleister findet

Wenn Du bestimmte Aufgaben oder Bereiche auslagern willst, brauchst Du natürlich einen Dienstleister, auf den Du Dich verlassen kannst.

Ich habe einen Prozess entwickeln, um qualifizierte Dienstleister von unqualifizierten Dienstleistern zu unterscheiden und professionelle Unterstützung zu einem fairen Preis zu finden.

1. Die Preisrecherche

Bevor Du nach einem Freiberufler für Dein Projekt suchst, musst Du eine klare Vorstellung von Deinem Budget haben. Es gibt zwar auch sehr günstige Optionen, diese sind aber nicht immer zu empfehlen.

Das Outsourcing von Software kostet laut einer Infografik von Accelerance, mindestens 70 USD pro Stunde.

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In Asien kann man diesen Service zwar viel günstiger bekommen, doch in diesem Fall hat man dann oft mit anderen Problemen zu kämpfen, wie der Sprachbarriere oder der Zeitverschiebung.

Du solltest Dich im Vorfeld über den Preis erkundigen, um Dir ein Gefühl davon zu verschaffen, wie viel das Projekt ungefähr kosten wird und wie viel Budget eingeplant werden muss.

Es macht auch Sinn, eine Liste mit allen nötigen Funktionen oder Voraussetzungen zu erstellen.

Muss der Softwareentwickler Deutsch sprechen? Hast Du spezielle Anforderungen an die Programmierung oder soll das Softwareprojekt nur umgesetzt werden?

Das sind wichtige Fragen, die Du im Vorfeld für Dich beantworten musst.

2. Die Vorbereitung des Projektes

Viele Unternehmen ziehen nicht in Betracht, dass der externe Dienstleister auf ganz spezifische Anweisungen angewiesen ist.

Eine vage Beschreibung des Projektes und ein paar Hinweise reichen natürlich nicht aus und wenn man dann noch am falschen Ende spart, hat man schnell einen Freelancer, der keine Ahnung hat und minderwertige Arbeit abliefert.

Dieses Chaos kannst Du Dir ersparen, indem Du das Projekt vorbereitest und ausführlich erklärst, damit es ganz nach Deinen Vorstellungen umgesetzt werden kann.

Anschließend kannst Du auf Portalen wie Upwork nach freiberuflichen Dienstleistern suchen und eine detaillierte Jobbeschreibung teilen.

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Es gibt zahlreiche weitere Jobportale für Freelancer, die aber alle nach demselben Prinzip funktionieren.

Richte zuerst ein kostenloses Konto ein und leg dann eine neue Stellenausschreibung an.

My Jobs Stephen Roe Upwork outsource tips

Du kannst eine bereits vorhandene Projektbeschreibung kopieren und einfach umwandeln, falls Du bereits welche hast, oder eine neue Jobbeschreibung anlegen.

Job Postings outsource tips

Wähle eine Kategorie und zutreffende Unterkategorien aus, achte aber darauf, dass diese auf Dein Projekt zutreffen, damit sie von den richtigen Dienstleistern gefunden werden!

Job Postings outsource work

Jetzt musst Du das Projekt möglichst genau beschreiben. Du brauchst eine aussagekräftige Überschrift und eine detaillierte Jobbeschreibung.

Du solltest, wenn möglich, unterstützende Dateien hochladen, die als Inspirationsquelle dienen können und dem Freelancer einen besseren Überblick über Dein Projekt verschaffen. Im Falle eines Webdesigns wäre das zum Beispiel Dein aktuelles Design oder Beispiele von Webseiten, die Dir gefallen.

Job Postings outsource work

Um passende Freiberufler auf Upwork zu finden, musst Du anschließend noch ein paar weitere Angaben zu Deinem Projekt machen.

Ich würde Dir empfehlen, zunächst mit einem kleinen Projekt anzufangen, um den Dienstleister zu testen, denn falls dann etwas schief geht, hast Du nur 100 Euro investiert und nicht gleich 30.000 Euro zum Fenster rausgeschmissen.

Suche Dir pro Projekt nur einen Freelancer aus und mache immer entsprechende Angabe zu den nötigen Voraussetzungen und Spezifikationen, damit das Projekt erfolgreich abgeschlossen werden kann.

Leg dann noch fest, wann das Projekt beginnen soll.

Job Postings for outsourcing

Als Nächstes machst Du Angaben zum Preis und zur Verfügbarkeit, darum kommt Dir jetzt Deine Preisrecherche zugute.

Mach auch Angaben zu den benötigten Qualifikationen, der gewünschten Berufserfahrung und leg dann einen Zeitraum fest.

Denk dran, dass Du mit einem kleinen Projekt anfangen solltest, darum kann der Zeitraum in diesem Fall relativ kurz sein (z. B. eine Woche oder einen Monat).

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Leg dann noch fest, wer Dein Projekt finden kann und sich bewerben darf. Ich würde hier die Grundeinstellung empfehlen, manchmal erzielt man aber bessere Ergebnisse, wenn man den Zugriff auf registrierte Upwork-Nutzer beschränkt.

Du solltest den Zugriff aber zunächst nicht einschränken, um herauszufinden, wer sich für Dein Projekt interessiert.

Alle weiteren Angaben sind optional. Du kannst nach Bedarf weitere Informationen bereitstellen, Qualifikationsfragen vorbereiten oder ein Anschreiben anfordern, ich habe aber die Erfahrung gemacht, dass dies bei kleineren Projekten nicht notwendig ist.

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Jetzt kannst Du die Jobausschreibung veröffentlichen.

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Du solltest bereits nach ein paar Stunden erste Anfragen erhalten und kannst dann mit dem Auswahlverfahren beginnen.

3. Das Auswahlverfahren

Die Freelancer schicken Dir über Upwork Gebote basierend auf Deinen Spezifikationen, bevor Du Dich jedoch für einen Dienstleister entscheidest, solltest Du Dich schlaumachen.

Hier ist ein Kandidat, der auf eines meiner Projekte geboten hat. Ich habe sein Profil aufgerufen, um mir einen besseren Eindruck von seiner Arbeit zu verschaffen.

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Als Erstes werfe ich einen Blick auf die Joberfolgsquote, Berufserfahrung und Sprachkenntnisse.

Die Joberfolgsquote zeigt, wie zufrieden andere Kunden mit der Arbeit des freiberuflichen Dienstleisters waren. Gordon J. hat mit 93 % sehr gute Bewertung.

Ich kann sofort sehen, dass er bereits über 500 Arbeitsstunden in Projekte auf Upwork investiert und 76 Jobs abgeschlossen hat, kann also davon ausgehen, dass er über Berufserfahrung verfügt.

Außerdem spricht er fließend Englisch, was in meinem Fall wichtig ist und eine effektive Kommunikation möglich macht.

Du kannst Dir bei Bedarf auch das Feedback anderer Kunden und Arbeitsgeber durchlesen, um Dir einen noch besseren Überblick zu verschaffen. In diesem Fall würde ich mir die schlechten Bewertungen zuerst durchlesen, um herauszufinden, womit andere Unternehmen nicht zufrieden waren.

Da die meisten Dienstleister kostenlose Revisionen anbieten, solltest Du nicht allzu viele Beschwerden finden. Schlechtes Feedback ist meistens ein Hinweis darauf, dass der Freelancer nicht besonders zuvorkommend oder freundlich war.

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Goran J. verfügt über exzellentes Feedback und die schlechteste Bewertung hat keinen Kommentar geschrieben.

Dem Feedback ist zu entnehmen, dass er über die nötige Erfahrung verfügt.

How to find a freelancer for outsourcing

Da er sich für mein Projekt zu eignen scheint, würde ich jetzt noch die Qualität seiner Arbeit prüfen.

Viele Freelancer laden ein Portfolio oder andere Arbeitsproben hoch, damit man sich von ihrer Arbeit überzeugen kann.

Wenn Dir das Portfolio gefällt, hast Du einen geeigneten Kandidaten gefunden. Es kommt ganz auf Deinen persönlichen Geschmack an.

Befolge diese drei Schritte, um einen freiberuflichen Dienstleister zu finden, der gute Arbeit liefert und Dein Projekt erfolgreich umsetzen kann.

Wie man das Outsourcing erfolgreich langfristig umsetzt

Du hast bestimmt schon so manche Horrorgeschichte über Outsourcing gehört, seien es verpasste Fristen, verlorene Investitionen oder halb abgeschlossene Projekte, und hast jetzt Angst, dass alles in die Hose geht.

Das kann aber vermieden werden, indem man mit einem kleinen Projekt beginnt, um den Dienstleister zu testen.

Aber was macht man, wenn man ein großes, langfristiges Projekt outsourcen will? Wie kann man sich davon überzeugen, dass man auch weiterhin gute Qualität zu einem fairen Preis bekommt?

Auch dafür habe ich bereits eine Strategie entwickelt.

Investiere mehr Zeit in das Auswahlverfahren

Da Du an einer langfristigen Zusammenarbeit interessiert bist, musst Du einen Freiberufler finden, der zu Dir und Deinem Unternehmen passt, darum brauchst Du in diesem Fall ein etwas strengeres Auswahlverfahren.

Du kannst zum Beispiel Qualifikationsfragen entwickeln, Bewerber vorqualifizieren und schon mal diejenigen aussortieren, die nicht mal einfachsten Anweisungen folgen können

Du könntest zum Beispiel eine bestimmte Betreffzeile verlangen (oder Dir ein anderen „Test“ ausdenken), um zu prüfen, ob die Bewerber auf Details achten.

Außerdem solltest Du mindestens drei Bewerber einer näheren Betrachtung unterziehen, das ist zwar etwas teurer, weil Du in diesem Fall ja drei kleine Projekte vorbereiten und drei Löhne zahlen musst, dafür lohnt es sich aber.

Du solltest das Ganze als Investition in die Zukunft sehen, denn wenn Du jetzt feststellst, dass der Bewerber doch nicht die richtige Wahl ist, hast Du nur ein bisschen Zeit und ein bisschen Geld verschwendet.

Führe dann noch ein Bewerbungsgespräch per Videochat durch, um zu prüfen, ob sich die Kandidaten an vereinbarte Uhrzeiten und um herauszufinden, ob der Dienstleister zu Dir passt.

Regelmäßige Kommunikation

Regelmäßige Kommunikation ist extrem wichtig, weil Du natürlich über alles auf dem Laufenden gehalten werden musst und dem Dienstleister alle nötigen Informationen zur Verfügung stellen musst, die er benötigt, um seine Vorgaben zu erreichen.

Sobald das Projekt losgeht, musst Du Dich regelmäßig mit dem von Dir gewählten Dienstleister austauschen. Achte darauf, dass sich der Dienstleister an Abmachungen hält und Dir stets zur Verfügung steht.

Die Gespräche können über Skype stattfinden. Das Programm ist einfach zu nutzen und außerdem sollte bereits jeder damit vertraut sein.

Slack, eine Chat-App für Teamarbeit, ist eine Alternative zu Skype.

Slack Where work happens outsource communication

Auf diese Weise hast Du immer einen Überblick über die neusten Entwicklungen und kannst Deine freiberuflichen Mitarbeiter zeitnah über wichtige Dinge informieren.

Dokumente teilen und Fortschritte verfolgen

Du musst höchstwahrscheinlich Dokumente und Dateien mit Deinem Dienstleister teilen, doch wenn Du immer wieder Dateien hin und her schicken musst, verlierst Du schnell den Überblick und wahrscheinlich auch Deine Geduld, darum würde ich Dir Google Docs empfehlen. Das Programm ist kostenlos und erleichtert die Zusammenarbeit in Dokumenten.

Auf dem Google Drive können große Dateien gespeichert werden, Du könntest die Dateien also im Vorfeld vorbereiten und dann einfach hochladen. Das ist besonders praktisch, denn man Inhalte für einen Blog planen will.

Du kannst die Ordner dann für bestimmte Personen freigeben, z. B. Autoren oder Redakteure, damit jeder Zugriff auf die benötigten Dateien hat.

outsource communication Google Drive Cloud Storage File Backup for Photos Docs More

Du könntest die Dateien auch mithilfe von Dropbox verwalten und so mit Deinen Teammitgliedern teilen.

Du könntest die Software zum Beispiel benutzen, um Deine Logos und Grafiken zu organisieren. Auf diese Weise benutzt niemand eine veraltete Version Deines Logos.

Dropbox to communicate with outsource freelancers

Bevor Du ein großes Projekt in Angriff nimmst, musst Du Dich vergewissern, dass jeder Mitarbeiter und externe Dienstleister Zugriff auf alle nötigen Informationen und Dateien hat.

Mit guter Planung und Vorbereitung steht Deinen Erfolg eigentlich nichts mehr im Weg.

Fazit

Wenn Du ein erfolgreiches Unternehmen führen willst, solltest Du Outsourcing in Betracht ziehen.

Es eignet sich nicht für jedes Unternehmen oder jeden Unternehmensbereich, es gibt aber fast immer bestimmte Aufgaben und Prozesse, die ausgelagert werden können, um die Produktivität zu steigern oder Kosten zu senken.

Mit einer gut überlegten Strategie und guter Vorbereitung kannst Du sicherstellen, dass die ausgelagerten Aufgaben trotzdem zufriedenstellen erledigt werden.

Welche Bereiche würdest Du gerne auslagern?

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