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El 82% de las empresas fracasan debido a una mala gestión del flujo de caja y a prácticas contables deficientes. Vaya. No es un secreto que la contabilidad es difícil, y hay una razón por la que la gente pasa toda su vida aprendiendo a hacerlo bien.
Pero hay buenas noticias.
Puedes evitar formar parte de esta estadística sin tener que ir a una universidad para obtener una licenciatura (o un máster) en contabilidad.
Los software de contabilidad modernos existen para ayudar incluso a las empresas más pequeñas a mejorar sus procesos de contabilidad, ahorrar tiempo y cometer menos errores costosos.
Además, comprender tus números puede llevar a decisiones de negocio más inteligentes y también a una mejor salud y rendimiento de tus negocios en general.
Sin embargo, elegir el mejor software de contabilidad no es fácil, gracias a los miles de opciones que hay en el mercado. ¿Cuál de ellos ofrece todo lo que necesitas sin una serie de funciones confusas que nunca utilizarás?
Si no estás seguro de cómo responder a esa pregunta, estás en el lugar correcto. Este artículo trata sobre cómo elegir el software adecuado, los diferentes tipos de software y mis cinco recomendaciones.
Así que, ¡empecemos!
Las 5 mejores opciones de software de contabilidad:
- FreshBooks: el mejor para freelancers y emprendedores
- QuickBooks: el mejor software de contabilidad para pequeñas empresas
- Zoho Books: el mejor para empresas con más de 50 clientes/proveedores
- Sage50 Cloud: la mejor solución de contabilidad de escritorio
- Wave: el mejor software gratuito de contabilidad
Cómo elegir el software de contabilidad adecuado para ti
No existe una solución de contabilidad que sirve para todas las empresas de todos los sectores. Además, el tamaño y la complejidad de tu negocio también influyen.
Por eso, es fundamental entender tu presupuesto y los requisitos de software antes de tomar cualquier decisión. Para ayudarte, a continuación puedes ver los criterios que he considerado al crear esta lista.
No dudes en utilizarlos durante el proceso de decisión.
Número de clientes, proveedores y usuarios
Es importante tener en cuenta la cantidad de clientes y proveedores que administras, porque ciertos planes limitan la cantidad que puedes tener. Así que asegúrate de prestar mucha atención a las limitaciones de cada plan antes de tomar tu decisión final.
Además, también debes saber cuántas cuentas de usuario necesitas. Algunos de los planes básicos incluidos en esta lista limitan el número de usuarios a uno o dos.
Así, es posible que tengas que actualizar a un plan avanzado para acomodar tus necesidades si necesitas más que eso.
Accesibilidad móvil
Asegúrate de que el software que elijas ofrezca una aplicación móvil para que puedas gestionar los pagos, las facturas y el flujo de caja desde cualquier lugar. Puede que ahora no parezca una característica importante, pero nunca se sabe cuándo (y dónde) necesitarás acceder a tus cuentas o enviar una factura.
Gestión de clientes
Los mejores software de contabilidad incluyen funciones intuitivas que te permiten hacer un seguimiento de las facturas y un portal donde tus clientes pueden pagarle. Con las herramientas internas de gestión de clientes, ingresos y contabilidad centralizadas en un solo lugar para simplificar el proceso.
Además, es más fácil para tus clientes.
Facturación y cobro
La mayoría de los software de contabilidad incluyen funcionalidades de facturación, pero en diferentes capacidades. Algunos ofrecen facturas altamente personalizables mientras que otros son más fáciles de usar con menos opciones de personalización.
Además, el software que elijas debe hacer que el pago de las facturas sea lo más fácil posible para tus clientes. Algunas otras funciones de facturación y cobro a tener en cuenta incluyen:
- Recordatorios de pago automáticos
- Fechas de vencimiento de pago
- Cargos por pagos atrasados
- Facturas recurrentes
- Capacidad de guardar la información del cliente
- Opciones de procesamiento de pagos
- Pagos con un solo clic
Por último, considera las tasas de procesamiento de pagos asociadas a cada software. La mayoría cobra un porcentaje fijo más una pequeña tarifa para las transacciones con tarjeta de crédito y un 1% para las transferencias ACH.
Gestión de recibos
Muchas herramientas de contabilidad modernas facilitan la categorización y el almacenamiento de versiones digitales de tus recibos. Todo lo que tienes que hacer es tomar una foto de tu recibo y adjuntarla al gasto asociado en tu cuenta.
Sin embargo, no todos los programas incluyen esta función. Así que si esto es algo que te interesa, asegúrate de elegir un software de contabilidad con capacidades de gestión de recibos.
Actividades bancarias
Conectar tus cuentas bancarias y tarjetas de crédito al software de contabilidad hace que la conciliación de cuentas sea muy fácil. También reduce las posibilidades de errores humanos al hacer entradas manuales.
Sin embargo, no todos los programas ofrecen esta función en los planes básicos (pero todas mis recomendaciones sí la ofrecen).
Entonces, asegúrate de optar por un software que incluya esta funcionalidad.
Integraciones
Es importante considerar las herramientas que ya utilizas para llevar tu negocio. ¿Por qué? Porque el programa de contabilidad adecuado para ti debe integrarse perfectamente en tu pila tecnológica con un mínimo de molestias o dolores de cabeza.
Por eso, antes de empezar, haz una lista de todo lo que necesitas y de las herramientas que ya utilizas.
Luego, asegúrate de que los principales candidatos de tu lista tengan todos tus requisitos y las integraciones necesarias.
Incluso puedes programar una llamada con un representante de ventas de cada software de contabilidad para que puedan revisar tu lista de requisitos y garantizar que pueden ofrecer todo lo que estás buscando.
Los diferentes tipos de programas de contabilidad
Cuando se trata de programas de contabilidad, tienes varias opciones. Algunas de ellas son mejores que otras, pero la mejor opción para ti depende de tu situación.
Así que revisemos tus opciones antes de pasar a mis recomendaciones.
Hojas de cálculo DIY
Las hojas de cálculo son una opción DYI y gratuitas, en caso de que tengas un presupuesto ajustado. Funcionan bien si acabas de empezar y tienes un número limitado de transacciones comerciales.
Sin embargo, no son una solución a largo plazo y dejan mucho espacio para el error humano.
Si buscas una opción gratuita, te recomiendo Wave como alternativa.
Software de contabilidad basado en la nube
La mayoría de los software de contabilidad modernos están basados en la nube, lo que hace que sean fácilmente accesibles desde cualquier lugar con una conexión a Internet.
Y normalmente se facturan mensualmente, son escalable, asequibles, fáciles de usar y están diseñados para pequeñas y medianas empresas.
Todas las opciones de esta lista entran en esta categoría.
Software de contabilidad de base de datos
Este es un tipo de software de contabilidad altamente seguro y específico para empresas y grandes negocios.
Es muy caro y requiere un equipo interno de ingenieros y/o especialistas financieros para instalarlo y mantenerlo.
Por eso, no incluí este tipo de software en mi investigación.
Ahora sí que veamos mis recomendaciones de los mejores software de contabilidad según el tamaño de tu empresa y tus necesidades específicas.
1. Reseña de FreshBooks: el mejor para freelancers y emprendedores
Si eres un freelancer, un emprendedor o una pequeña empresa, FreshBooks es un excelente programa de contabilidad a tener en cuenta. Hasta la fecha, prestan sus servicios a más de 10 millones de negocios en todo el mundo.
Y el software cumple con las normas de contabilidad de doble entrada, lo que te proporciona una visión más profunda de tus finanzas y transacciones comerciales.
FreshBooks se especializa en la facturación, pero la herramienta también incluye funciones para pequeñas empresas, como:
- Registro de tiempo y gastos
- Facturas recurrentes
- Recordatorios de pago automáticos
- Cargos por pagos atrasados automáticos
- Múltiples monedas
- Gestión de proyectos
- Propuestas de clientes
- Cálculos de impuestos
- Informes y análisis
Además, el panel de control de tu cuenta incluye una visión general de la salud financiera de tu negocio. Muestra las facturas pendientes, el beneficio total, los ingresos por fuente, los gastos y el tiempo no facturado, todo en un lugar centralizado.
Además, puedes gestionar tu contabilidad desde cualquier lugar utilizando su robusta aplicación móvil.
Y el software se integra con más de 200 herramientas empresariales como Shopify, G Suite, Stripe, Zoom, Squarespace y Gusto. Así que no tienes que preocuparte de que sea incompatible con la mayoría de las herramientas que ya usas.
Pero como la mayoría de los software de contabilidad, FreshBooks cobra una tarifa de transacción del 2,9% + 30 centavos de dólar por transacción para tarjetas de crédito y de 1% para transferencias ACH. Sin embargo, estas tarifas son bastante estándar en toda la industria, y no tienes que preocuparte por costos adicionales ocultos.
Los planes de pago que ofrecen comienzan en 6 dólares por mes para hasta cinco clientes, lo que lo hace muy asequible para freelancers, emprendedores y propietarios de pequeñas empresas.
Sin embargo, FreshBooks puede escalar junto con tu negocio, ya que también ofrecen otros planes, incluyendo:
- Plus: 10 dólares por mes para hasta 50 clientes
- Premium: 20 dólares por mes para hasta 500 clientes
- Select: precio personalizado para más de 500 clientes
¡Regístrate para una prueba gratuita hoy mismo! Si lo prefiere, también puedes ahorrar un 50% en tus primeros tres meses. Sin embargo, tienes que elegir una oferta u otra.
2. Reseña de QuickBooks: el mejor software de contabilidad para pequeñas empresas
Si tienes una pequeña empresa o estás iniciando un nuevo negocio desde cero, QuickBooks es una opción popular. Y lo es por una buena razón. De hecho, más de 5,6 millones de usuarios en todo el mundo confían en ellos para sus necesidades contables.
Desde pequeñas empresas hasta trabajadores autónomos, QuickBooks ofrece una variedad de excelentes soluciones de contabilidad para satisfacer tus necesidades.
Es más, puedes elegir entre la implementación de un sistema basado en la nube, de escritorio o de punto de venta (POS), dependiendo de tu situación. Sin embargo, yo recomiendo encarecidamente la solución basada en la nube para la mayoría de las empresas.
Además, el software en línea se integra con aplicaciones como PayPal, Square y Shopify para simplificar la gestión del flujo de caja en un lugar centralizado.
Con su solución en línea, puedes acceder fácilmente a tu cuenta desde cualquier lugar del mundo con una conexión a Internet. También puedes usar la aplicación móvil para tomar fotografías de tus facturas y recibos en lugar de archivar un montón de recibos en papel en tu oficina.
También tendrás acceso a funciones como:
- Facturas personalizadas
- Registro de ingresos y gastos
- Seguimiento de kilometraje por GPS
- Cálculos automáticos de impuestos sobre las ventas
- Integración con bancos y tarjetas de crédito
- Categorías de gastos
- Informes estándar
Y puedes actualizar fácilmente a un plan avanzado si superas el plan básico o necesitas más funciones avanzadas. Algunas de las funciones avanzadas que ofrecen incluyen gestión de inventarios y registro de horas y asistencia.
Entonces, independientemente de lo que necesites, existe un plan que se adapta a tus necesidades.
El plan más barato empieza en 25 dólares al mes. Y puedes agregar servicios de nómina a tu plan, desde 45 dólares adicionales por mes + 4 dólares por empleado por mes con opciones más avanzadas disponibles.
Además, QuickBooks cobra, por transacción, 25 centavos de dólar + 2,9% para facturas, 2,4% para pagos en que se pasa la tarjeta y 3,4% para pagos en que se ingresa la información de la tarjeta. Por otra parte, cobran un 1% por transferencias ACH. Y puedes ahorrar hasta un 40% en los cargos por transacción si cobras más de 7.500 dólares por mes.
Al igual que FreshBooks, QuickBooks ofrece una prueba gratuita de 30 días O un 50% de descuento en tus primeros tres meses.
¡Empieza a utilizar QuickBooks hoy mismo!
3. Reseña de Zoho Books: el mejor para empresas con más de 50 clientes/proveedores
Si manejas muchos clientes y proveedores, Zoho Books es uno de los programas de contabilidad más asequibles a considerar. Su plan más barato incluye hasta 50 clientes facturables, y también ofrecen paquetes para hasta 500 clientes facturables.
Así que no tienes que preocuparte por exceder tus límites mensuales.
Zoho Books te da acceso a excelentes funciones, como:
- Herramientas de cumplimiento de las obligaciones fiscales
- Cotizaciones y estimaciones personalizadas
- Recordatorios de pago automáticos
- Seguimiento de proveedores y gastos
- Gestión de inventarios
- Feeds bancarios automáticos
- Control de horas
- Facturas personalizables
- Acceso basado en funciones
- Más de 40 integraciones
Zoho Books también tiene una aplicación móvil intuitiva para que puedas gestionar tus cuentas sobre la marcha. Con la aplicación, puedes hacer un seguimiento de tu kilometraje, comunicarse con los clientes, controlar tu tiempo, crear facturas y más.
Cada plan también incluye un portal de clientes privado para recibir pagos, asistencia al cliente ilimitada por teléfono y correo electrónico, cifrado SSL gratuito y APIs Rest abiertas para conectarse con aplicaciones de terceros.
Además, Zoho ofrece una amplia gama de otras herramientas empresariales que se integran perfectamente entre sí. ¿Tienes un negocio por suscripción? ¿O necesitas una gestión de inventario avanzada? Tal vez necesites extensos informes de gastos para tu equipo.
Lo más probable es que Zoho pueda ofrecer lo que necesitas. Puedes combinar herramientas para ahorrar dinero y crear un sistema de gestión empresarial personalizado para tu negocio.
Recomiendo que empieces con el Plan Básico (9 dólares por mes) y actualices a un plan avanzado cuando y si lo necesites. El Plan Básico incluye hasta 50 contactos, dos cuentas de usuario separadas y cinco flujos de trabajo automatizados para simplificar tus procesos de contabilidad.
Los planes avanzados de Zoho incluyen:
- Standard: 19 dólares por mes para hasta 500 clientes
- Professional: 29 dólares por mes para más de 500 contactos
Todos los planes son bastante asequibles para empresas de todos los tamaños. Además, puedes añadir usuarios adicionales y 50 escaneos automáticos por 2 dólares y 5 dólares por mes, respectivamente.
Regístrate para una prueba gratuita de 14 días para ver si Zoho Books funciona para ti.
4. Reseña de Sage 50Cloud: la mejor solución de contabilidad de escritorio
Sage 50Cloud es una aplicación de contabilidad de escritorio perfectamente conectada a la nube. Así, obtienes la velocidad y fiabilidad de un software de escritorio junto con la flexibilidad y accesibilidad remota de la nube.
Además, Sage ofrece un software de contabilidad basado en la nube, por lo que no estás limitado a la aplicación de escritorio si eso no es lo tuyo. Sin embargo, su solución de escritorio es donde realmente brillan.
Puedes acceder a tus cuentas de forma segura en cualquier lugar y en cualquier momento, lo que te permite trabajar cuando quieras y donde quieras. De esa manera, no estás limitado a tu computadora, a pesar de los beneficios de usar el software de escritorio.
Además, como la solución de contabilidad número uno para las pequeñas empresas, incluye funciones como:
- Gestión de flujo de caja
- Facturación flexible
- Facturas recurrentes
- Función “pagar ahora”
- Cuentas por pagar + actividad bancaria
- Reconciliación automática
- Gestión de inventario avanzada
- Costeo de trabajos y proyectos
- Procesamiento de nómina
Como puedes ver, Sage 50Cloud ofrece un robusto conjunto de funciones por las que normalmente tienes que pagar extra con las otras opciones de esta lista (por ejemplo, la nómina).
Y con esas funciones avanzadas viene un costo avanzado.
Así que, si estás buscando un software de contabilidad básico, es mejor que elijas FreshBooks o QuickBooks. Pero si necesitas estas funciones avanzadas, el precio comienza en 50,58 dólares por usuario al mes.
Sus planos de pago son:
- Pro Accounting: 50,58 dólares por mes, incluye funciones básicas de contabilidad
- Premium Accounting: 78,25 dólares por mes, incluye funciones avanzadas
- Quantum Accounting: 131,66 dólares por mes, incluye todas las funciones
Sin embargo, puedes ahorrar un poco eligiendo un plan anual y pagando por adelantado. Además, puedes suscribirte a Microsoft 365 por un extra de 150 dólares al año.
Puedes probar el software de contabilidad basado en la nube de Sage por 30 días de forma gratuita, sin instalaciones ni tarjeta de crédito. Después de ese período, puedes comprar Sage 50Cloud si parece una buena opción para tu negocio.
¡Empieza a usar Sage 50Cloud hoy mismo!
5. Reseña de Wave: el mejor software gratuito de contabilidad
Si tienes un presupuesto ajustado o necesitas una solución de contabilidad sencilla, Wave es una excelente opción. Es un premiado software de finanzas para emprendedores y empresas de todos los tamaños.
Además, sus funciones de contabilidad son completamente gratuitas, sin cargos ocultos o pagos mensuales. Sin embargo, cobran una tarifa de transacción estándar de 2,9% (3,4% para American Express) + 30 centavos de dólar para tarjetas de crédito y 1% para transferencias ACH.
También puedes agregar servicios de nómina a partir de 20 dólares por mes. Pero las funciones de contabilidad, facturación y escaneo de recibos son gratuitos para siempre.
Este software de contabilidad gratuito incluye funciones como:
- Registro ilimitado de ingresos y gastos
- Colaboradores y contadores ilimitados
- Sistema de contabilidad de doble entrada
- Excelentes informes y análisis
- Conexión con cuentas bancarias y tarjetas de crédito
- Categorías de impuestos
- Facturas recurrentes
- Recordatorios de pago automáticos
- Escaneo ilimitado de recibos
- Pagos en 2 días hábiles
También recibes soporte ilimitado por correo electrónico. Y si te preguntas cómo Wave sigue en el negocio, es por medio de sus tarifas de transacción y servicios de nómina. Así que, sí. El software es realmente gratis para siempre, sin cargos ocultos.
Además, puedes descargar la aplicación móvil de Wave para acceder y gestionar tus cuentas desde cualquier lugar con una conexión a Internet.
¡Regístrate para obtener una cuenta gratuita y empezar a usarlo hoy mismo!
En resumen
Recomiendo FreshBooks (para freelancers y trabajadores autónomos) o QuickBooks (para equipos pequeños). Estas dos soluciones son adecuadas para la mayoría de los usuarios. Son increíblemente asequibles, fáciles de usar y escalables. Además, incluyen todas las funciones esenciales de contabilidad.
Y si tienes un presupuesto ajustado, Wave es una excelente alternativa gratuita.
Sin embargo, el mejor software de contabilidad para ti depende de lo que necesites y de lo que puedas pagar. Por lo tanto, no dudes en usar las características de las que hablamos durante proceso de elegir el software adecuado para tu empresa.
¿Cuál es tu software de contabilidad favorito?
