Die beste Buchhaltungssoftware

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Mit einer guten und zuverlässigen Buchhaltungssoftware können sogar kleine Unternehmen ihre Buchhaltung in den Griff bekommen, Zeit sparen und teure Fehler vermeiden.

Der Mitarbeiter zieht eine Karte durch das Terminal oder tätigt einen Verkauf und die Transaktion wird automatisch erfasst. Brauchst Du die Zusammenfassung der Umsatzsteuer oder eine Einkommensaufstellung? Auch kein Problem und mit wenigen Klicks erledigt.

Du wirst überrascht sein, wie einfach moderne Buchhaltung heutzutage ist und wie schnell eine solche Buchhaltungssoftware eingerichtet werden kann. Wenn Du mit Deiner aktuellen Software nicht zufrieden bist, gibt es keinen Grund dafür, Dich noch länger mit dieser schlechten Lösung herumzuschlagen.

Ich habe mir fünf der besten Buchhaltungsprogramme angesehen. Jede Lösung ist sofort einsatzbereit und einfach zu nutzen. Am Ende dieses Artikels findest Du einen kurzen Einkaufsführer, Der Dir helfen soll, die beste Software für Dein Unternehmen zu finden.

Nr. 1: FreshBooks — Die beste Lösung für Freiberufler und Einzelunternehmer

FreshBooks eignet sich insbesondere für Freiberufler, Einzelunternehmer oder Kleinunternehmen. Die Software wird bereits von über 10 Millionen Unternehmen weltweit genutzt.

Die Software entspricht der neusten Rechnungslegung nach doppelter Buchführung und bietet einen tieferen Einblick in Deine Finanzen und Geschäftstransaktionen.

FreshBooks hat sich auf Rechnungsstellung spezialisiert, verfügt jedoch auch über zahlreiche Funktionen für kleine Unternehmen, unter anderem:

• Zeit- und Kostenverfolgung
• Wiederkehrende Abrechnungen
• Automatische Zahlungserinnerungen
• Automatische Gebühren bei verspäteter Zahlung
• Mehrere Währungen
• Projektmanagement
• Kundenvorschläge
• Steuerberechnung
• Berichterstattung und Analysefunktionen

Das Dashboard bietet einen Gesamtüberblick über die finanzielle Situation Deines Unternehmens, ausstehende Rechnungen, Deine Gewinne, Umsätze nach Einnahmequelle, alle Ausgaben und nicht berechnete Arbeitsstunden.

Du kannst Deine Finanzen jederzeit unterwegs über die mobile App regeln.

Die Software verfügt über mehr als 200 Integrationen mit Programmen wie Shopify, G Suite, Stripe, Zoom, Squarespace und Gusto, damit Du Dir keine Sorgen über die Kompatibilität mit anderen genutzten Softwares machen musst.

FreshBooks verlangt eine Transaktionsgebühr von 2,9 %, plus 0,30 USD pro Kreditkartentransaktionen und 1 % für SEPA-Überweisungen, dafür musst Du aber nicht mit versteckten Kosten oder Gebühren rechnen.

Das Einsteigerabo (Lite) für bis zu fünf Kunden kostet 6,80 USD pro Monat und eignet sich aufgrund seiner geringen Kosten hervorragend für Freiberufler, Einzelunternehmer und Kleinunternehmen.

Du kannst jedoch jederzeit auf ein anderes Abo umsteigen. Hier ist eine kleine Übersicht:

1. Plus — 12 $/Monat für bis zu 50 Kunden
2. Premium — 22 $/Monat für bis zu 500 Kunden
3. Select — Preis auf Anfrage

Nutze die kostenlose Testversion, um FreshBooks auszuprobieren! Alternativ kannst Du Dich auch für 50 % Preisnachlass für die ersten drei Monate entscheiden. Du musst jedoch nur eins der Angebote entscheiden.

Nr. 2: QuickBooks — Die beste Lösung für Kleinunternehmen

Kleinen und jungen Unternehmen möchte ich QuickBooks empfehlen. Die Buchhaltungssoftware verfügt über mehr als 5,6 Millionen zufriedene Nutzer weltweit.

QuickBooks bietet zahlreiche Buchhaltungsfunktionen für Kleinunternehmen und selbstständige Unternehmer. Du kannst selbst zwischen einer Cloud-basierten, Desktop- oder POS-Lösung wählen, ich empfehle jedoch die Cloud-basierte Lösung.

Überdies lässt sich das Programm problemlos mit Apps wie PayPal, Square und Shopify integrieren, um das Cashflow-Management aus einer Benutzeroberfläche heraus zu verwalten und somit zu vereinfachen.

Du kannst über eine Internetverbindung überall und jederzeit auf Dein Konto zugreifen. Mit der mobilen App kann man Bilder von den ausgestellten Rechnungen und Quittungen machen und sie so verwalten, anstatt sich in Papierorgien zu ergehen.

Hier ist ein Überblick der wichtigsten Funktionen:

• Anpassbare Rechnungen
• Einnahmen- und Ausgabenverfolgung
• GPS-Tracking
• Automatische Umsatzsteuerberechnung
• Bank- und Kreditkartenintegration
• Ausgabenkategorien
• Standardberichte

Du kannst problemlos zu einem teureren Plan wechseln, falls sich die Bedürfnisse Deines Unternehmens verändern oder erweiterte Funktionen benötigt werden. Einige der erweiterten Funktionen umfassen die Bereitstellung eines 1099-K-Formulars für US-amerikanische Zahlungsabwicklungen, Bestandsverwaltung und Zeiterfassung.

Es ist bestimmt das Richtige für Dein Unternehmen dabei.

Der günstigste Tarif kostet 30 USD pro Monat, die ersten drei Monate erhältst Du jedoch 50 % Preisnachlass. Für 85 USD pro Monat bekommst Du Zugriff auf zahlreiche Funktionen zur Gehaltsabrechnung.

QuickBooks berechnet 0,25 USD plus 2,9 % für Rechnungen, 2,4 % für Kartenzahlungen und 3,4 % für verschlüsselte Zahlungen. Zudem werden 1 % für SEPA-Überweisungen berechnet. Du kannst bis zu 40 % Transaktionsgebühr sparen, wenn Du über 7,500 USD pro Monat abrechnest.

QuickBooks bietet eine 30-tägige kostenlose Testversion oder 50 % Preisnachlass auf die ersten drei Monate an.

Hier kannst Du QuickBooks noch heute ausprobieren!

Nr. 3: Zoho Books — Die beste Lösung für Unternehmen mit über 50 Kunden/Lieferanten

Wenn Du viele Kunden oder Lieferanten verwalten musst, würde ich Dir für die Buchhaltung Zoho Books empfehlen. Der günstigste Plan umfasst bis zu 50 Kunden, es gibt aber auch Lösungen für bis zu 500 Kunden, Du musst Dir also keine Sorgen mehr über die Überschreitung Deines monatlichen Limits machen.

Zu den besten Funktionen von Zoho Books gehören folgende:

• Tools zur Einhaltung von Steuervorschriften
• Benutzerdefinierte Angebote und Schätzungen
• Automatische Zahlungserinnerungen
• Lieferanten- und Kostenverfolgung
• Bestandsverwaltung
• Automatische Bankdatenfeeds
• Zeiterfassung
• Personalisierte Rechnungsstellung
• Benutzerdefinierter Zugriff
• Über 40 Integrationen

Zoho Books verfügt über eine intuitive mobile App für die Verwaltung Deiner Konten von unterwegs. Mit der App kannst Du Deinen Kilometerstand verfolgen, Kunden erreichen, Deine investierte Zeit verwalten, Rechnungen stellen und vieles mehr. 

Jeder Plan bieten ein privates Kundenportal zum Akzeptieren von Zahlungen, unbegrenzte Telefon- und E-Mail-Beratung, kostenlose SSL-Verschlüsselung und eine offene API-Schnittstelle für die einfache Verbindung mit Anwendungen von Drittanbietern.

Zoho bietet zahlreiche weitere Funktionen an, die sich nahtlos integrieren lassen. Willst Du ein abonnementbasiertes Unternehmen führen? Benötigst Du eine erweiterte Bestandsverwaltung? Oder brauchst Du eine umfassende Spesenabrechnung?

Zoho verfügt bestimmt über die richtige Funktion für Deine speziellen Bedürfnisse. Du kannst Funktionen auch bündeln, um Geld zu sparen, und ein benutzerdefiniertes System für Dein Unternehmen zusammenstellen.

Du solltest mit dem Standardtarif anfangen (9 USD pro Monat) und bei Bedarf auf einen anderen Plan erweitern. Der Basisplan umfasst bis zu 50 Kontakte für zwei Benutzer und fünf automatisierte Arbeitsabläufe für einen vereinfachten Prozess.

Hier ist eine Übersicht der erweiterten Pläne:

• Premium — 29 $/Monat
• Elite — 129 $/Monat
• Ultimate — 249 $/Monat

Der Preis ist angemessen und eignet sich darum für Unternehmen jeder Art und Größe. Für nur zwei USD extra kannst Du einen weiteren Benutzer hinzufügen und für fünf USD extra gibt es automatische Scans.

Nutze am besten die 14-tägige kostenlose Testversion, um Zoho Books auszuprobieren!

Nr. 4: Sage 50Cloud — Die beste Desktoplösung

Sage 50Cloud ist eine Desktoplösung für die Buchhaltung, die mit einer Cloud verbunden werden kann. Die Software bietet die Geschwindigkeit und Zuverlässigkeit einer Desktoplösung, gepaart mit der Flexibilität und dem Fernzugriff eines Cloud-basierten Programms.

Sage bietet auch eine Cloud-basierte Buchhaltungssoftware an, sodass Du Dich nicht auf die Desktop-Anwendung beschränken musst. Die Desktoplösung ist jedoch die Spezialität dieses Anbieters.

Du kannst von überall und jederzeit sicher auf Deine Konten zugreifen und flexibel arbeiten, Du bist also trotz der Verwendung einer Desktopsoftware nicht die Nutzung eines Desktop-Gerätes beschränkt.

Diese am besten bewertete Buchhaltungslösung für kleine Unternehmen umfasst zahlreiche Funktionen:

• Cashflow-Management
• Flexible Rechnungsstellung
• Wiederkehrende Zahlungen
• Sofortzahlungen
• Lieferantenverbindlichkeiten + Bankgeschäfte
• Automatische Zahlungsabstimmung
• Erweiterte Bestandsverwaltung
• Auftrags- und Projektkostenabrechnung
• Lohn- und Gehaltsabrechnung

Sage 50Cloud bietet eine Reihe robuster Funktionen (z. B. die Lohn- und Gehaltsabrechnung), für die Du normalerweise extra zahlen müsstest. Aufgrund der zahlreichen erweiterten Funktionen ist diese Buchhaltungssoftware jedoch zum Teil teurer.

Wenn Du an einer einfachen Einsteigerlösung interessiert bist, solltest Du Dich für FreshBooks oder QuickBooks entscheiden. Wenn Du jedoch auf die erweiterten Funktionen von Sage 50Cloud angewiesen bist, kannst Du im ersten Jahr 40 % Rabatt erhalten, wenn Du Dich für die jährliche Abrechnung entscheidest und so etwas sparen.

Hier ist die Produkt- und Preisübersicht:

• Pro Accounting — 346,80 $/Benutzer im ersten Jahr, danach 578 $/Benutzer/Jahr
• Premium Accounting — 554,40 $/Benutzer im ersten Jahr, danach 924 $/Benutzer/Jahr
• Quantum Accounting — 919,80 $/Benutzer im ersten Jahr, danach 1.533 $/Benutzer/Jahr

Bei jährlicher Abrechnung kannst Du sogar Geld sparen und der Zugang für Microsoft 365 ist für eine Zusatzgebühr inbegriffen.

Die Cloud-basierte 30-tägige kostenlose Testversion kann ohne Hinterlegung Deiner Kreditkarteninformationen und ohne Installation sofort genutzt werden. Probiere es einfach mal aus und finde heraus, ob Sage 50Cloud die richtige Buchhaltungslösung für Dein Unternehmen ist.

Hier kannst Du sofort loslegen!

Nr. 5: Wave — Die beste kostenlose Buchhaltungssoftware

Für Unternehmen mit kleinem Budget ohne große Ansprüche bietet sich Wave als Buchhaltungslösung an. Die preisgekrönte Finanzsoftware eignet sich für Einzelunternehmer und Unternehmen jeder Größe.

Die Buchhaltungsfunktionen sind völlig kostenlos und können ohne versteckte Gebühren oder monatliche Zahlungen genutzt werden. Der Anbieter erhebt jedoch eine Standardtransaktionsgebühr von 2,9 % (3,4 % für American Express) plus 0,30 USD für Kreditkartenzahlungen und 1 % für Überweisungen.

Für 20 USD pro Monat kannst Du die Funktion zur Gehaltskostenabrechnung nutzen, die Funktionen für Buchhaltung, Rechnungsstellung und das Scannen von Quittungen sind und bleiben jedoch völlig kostenlos.

Die kostenlosen Funktionen dieser Buchhaltungssoftware umfassen folgende:

• Unbegrenzte Einnahmen- und Ausgabenverfolgung
• Unbegrenzte Mitarbeiter und Buchhalter
• Doppelte Buchführung
• Leistungsstarke Berichterstellung und Analysefunktionen
• Bank- und Kreditkartenverknüpfungen
• Steuerkategorien
• Wiederkehrende Zahlungen
• Automatische Zahlungserinnerungen
• Unbegrenztes Scannen von Quittungen
• Auszahlungen innerhalb von 2 Werktagen

Außerdem erhältst Du einen uneingeschränkten Kundensupport per E-Mail. Und falls Du Dich jetzt fragst, warum Wave nicht pleitegeht, kann ich diese Frage mit der Berechnung der Transaktionsgebühren und den Extragebühren für die Gehaltskostenabrechnung beantworten. Die Software ist wirklich kostenlos und kann ganz ohne versteckte Gebühren genutzt werden.

Die mobile App bietet über das Internet jederzeit mobilen Zugriff auf Deine Konten.

Hier kannst Du Wave testen!

Worauf bei der Wahl einer Buchhaltungssoftware zu achten ist

Nicht jede Lösung eignet sich für jedes Unternehmen oder jede Branche, zudem spielt die Größe und Komplexität Deines Unternehmens bei der Wahl der Software ebenfalls eine Rolle.

Welche Lösung bietet die richtigen Funktionen, die Du wirklich brauchst und verwenden wirst?

Wenn Du diese Frage nicht mit Gewissheit beantworten kannst, bist hier genau richtig. So vielfältig der Markt für Buchhaltungssoftware auch sein mag, es gibt nur wenige wichtige Faktoren, die Du bei Deiner Entscheidung berücksichtigen musst.

Du kannst jederzeit auf diese Liste zurückkommen und bei Deiner Entscheidung zurate ziehen.

Anzahl der Kunden, Lieferanten und Nutzer

Die Anzahl Deiner Kunden und Lieferanten kann eine wichtige Rolle spielen, weil viele Softwarelösungen über Einschränkungen verfügen. Achte demnach auf die Vorgaben zur Anzahl der Kunden, Lieferanten oder Nutzer, bevor Du Dich für eine Lösung entscheidest.

Du solltest außerdem bereits im Vorfeld wissen, wie viele Mitarbeiter auf die Software zugreifen müssen, weil die Anzahl der Nutzer in den meisten Fällen ebenfalls auf ein oder zwei Nutzer beschränkt ist.

Du musst Deinen gewählten Plan zu einem späteren Zeitpunkt eventuell erweitern, falls sich Deine Bedürfnisse ändern.

Clientmanagement

Eine gute Buchhaltungssoftware verfügt über eine intuitive Benutzeroberfläche, aus der man die Rechnungen seiner Kunden nachverfolgen und verwalten kann. Mit dem Clientmanagement kannst Du Deine Umsätze und die Buchhaltung zentralisieren und vereinfachen.

Die minimiert die Anzahl der Schritte, die ein Kunde zum Abschließen einer Zahlung durchführen muss, überdies werden Mahnungen automatisch verwendet, wenn eine Rechnung überfällig ist.

Die direkte Integration mit Deiner CRM-Software ist ein Plus, da Du Deine Buchhaltung und Deine Kundendatenbank miteinander verknüpfen kannst.

Abrechnung und Fakturierung

Die meisten Softwarelösungen verfügen über Funktionen für die Abrechnung, jedoch in unterschiedlicher Kapazität. Einige Lösungen verfügen über einen hohen Grad an Personalisierung, während andere weniger flexible Rechnungsstellung bieten, dafür jedoch einfacher zu nutzen sind.

Die von Dir gewählte Buchhaltungssoftware sollte Deinen Kunden das Bezahlen ihrer Rechnungen so einfach wie möglich machen. Weitere Funktionen, die ebenfalls sinnvoll sein könnten, sind:

• Automatische Zahlungserinnerungen
• Zahlungstermine
• Gebühren bei verspäteter Zahlung
• Wiederkehrende Zahlungen
• Überweisungsaufträge
• Die Speicherung von Kundeninformationen
• Optionen zur Zahlungsabwicklung
• Zahlung mit einem Klick

Zudem solltest Du prüfen, ob zusätzliche Gebühren für die Zahlungsabwicklung anfallen. Die meisten Softwareanbieter verlangen einen festen Prozentsatz für Transaktionen, eine kleine Zusatzgebühr für Kreditkartentransaktionen und 1 % für SEPA-Überweisungen aus dem Ausland.

Belegverwaltung

Die meisten modernen Buchhaltungsprogramme ermöglichen das Kategorisieren und Speichern digitaler Versionen Deiner Rechnungsbelege. Dafür musst Du lediglich ein Foto der Quittung machen und dann nur noch die Angaben Deines Kontos hinzufügen.

Jedoch verfügt nicht jede Software über diese Funktion, darum solltest Du die Funktionen zur Belegverwaltung aufmerksam prüfen, falls Du die digitale Belegverwaltung nutzen willst.

Wave, meine bevorzugte kostenlose Buchhaltungssoftware, bietet unbegrenztes Scannen von Belegen ohne versteckte Gebühren.

Online-Banking

Die Verknüpfung Deiner Konten und Kreditkarten macht die Nutzung Deiner Buchhaltungssoftware letztlich zum Kinderspiel. Zudem minimiert es den Spielraum für Fehler, die beim manuellen Eintrag von Kontodaten oft zustande kommen.

Allerdings bietet nicht jede Software das E-Banking bereits im kostengünstigsten Plan an (die in diesem Artikel empfohlenen Anbieter jedoch schon). 

Achte bei der Wahl Deiner Buchhaltungssoftware demnach auf die Funktionen fürs Online-Banking zur Verknüpfung Deiner Konten.

Mobiler Zugriff

Achte bei der Wahl Deiner Software auf die mobile Zugänglichkeit, um Zahlungen, Rechnungen und die Liquidität Deines Unternehmens von unterwegs über eine mobile App verwalten zu können. Das mag Dir jetzt zwar noch nicht so wichtig erscheinen, man kann aber nie wissen, wann (und wo) man diese Funktion benötigt, um im Notfall schnell mal von unterwegs eine Rechnung zu begleichen.

Integrationen

Die Software, die bereits im Unternehmen verwendet wird, spielt bei der Wahl Deiner Buchhaltungslösung ebenfalls eine wichtige Rolle. Warum? Weil die Buchhaltungssoftware mit vielen anderen Programmen verknüpft oder in Kombination verwendet werden muss, ohne Probleme oder Kopfzerbrechen zu bereiten.

Erstelle am besten eine Liste mit allen Programmen, die bereits verwendet werden. Überprüfe anschließend, ob die von Dir gewünschte Buchhaltungslösung über die nötigen Anforderungen und alle erforderlichen Integrationen verfügt.

Du kannst mit einem Vertriebsmitarbeiter sprechen und ihm Deine Anforderungen erklären, um sicherzustellen, dass die Software Deinen Ansprüchen gerecht wird.

Zusammenfassung

Es gibt Hunderte verschiedener Buchhaltungsprogramme, die folgenden fünf sind jedoch meine Favoriten:

1. FreshBooks – Die beste Lösung für Freiberufler und Einzelunternehmer
2. QuickBooks – Die beste Lösung für Kleinunternehmen
3. Zoho Books – Die beste Lösung für Unternehmen mit über 50 Kunden/Lieferanten
4. Sage50 Cloud – Die beste Desktoplösung
5. Wave – Die beste kostenlose Buchhaltungssoftware

Ich würde Dir FreshBooks (für Freiberufler und Einzelunternehmer) oder QuickBooks (für kleine Unternehmen) empfehlen. Beide Lösungen eignen sich für die meisten Nutzer. Sie sind erschwinglich, einfach zu bedienen und problemlos skalierbar, außerdem verfügen sie über alle wesentlichen Buchhaltungsfunktionen.

Für Unternehmen mit begrenztem Budget empfehle ich Wave als kostenlose Lösung.

Die beste Buchhaltungssoftware ist jedoch immer von Deinen Bedürfnissen und Ansprüchen sowie Deinem Budget abhängig. Du solltest Deine Entscheidung immer unter Berücksichtigung der oben genannten Kriterien treffen, um die richtige Software für Dein Unternehmen zu finden.

Welche Buchhaltungssoftware gefällt Dir am besten?