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¿Quieres saltarte la lectura y pasar directamente a mis principales recomendaciones? RingCentral es el mejor en general, pero si solo buscas enviar, recibir o firmar un fax ahora mismo de forma gratuita, opta por FaxBurner.
Yo utilizo un servicio de fax virtual porque no tengo ni quiero tener una máquina de fax.
Todavía tengo que enviar y recibir faxes, pero ahora puedo hacerlo directamente desde mi teléfono o portátil, o por correo electrónico.
Cada fax que recibo es un documento digital, lo que facilita el almacenamiento. Puedo imprimirlo si lo necesito. Es más fácil mantenerse organizado y ahorra dinero.
No es necesario comprar ni mantener ningún equipo complicado. Y como mi servicio de fax virtual funciona por Internet, no tengo que pagar por una costosa línea telefónica tradicional.
Podrías decir: «Neil, todo eso suena bien, pero ¿qué pasa con una empresa que depende del fax, día tras día?».
A eso, te digo que es una razón más para optar por un servicio de fax virtual. Puedes dejar de comprar cartuchos de tóner y dejar de usar papel. Ayudas al medio ambiente y ahorras dinero en el proceso.
Tanto si se trata de una oficina que envía faxes de forma ocasional como si lo hace a diario, contratar el servicio adecuado puede ahorrarte tiempo y dinero.
He reunido reseñas de los seis mejores servicios de fax virtual y una breve guía sobre cómo elegir el más adecuado para ti. Sigue leyendo y no vuelvas a preocuparte por el envío de faxes.
#1 – Revisión de RingCentral Fax: el mejor para las oficinas que envían muchos faxes
Si tú y tus empleados envían faxes a diario, definitivamente recomiendo explorar la idea de contratar RingCentral Fax.
El servicio te permite no tener que preocuparte por la cantidad de faxes que envías. RingCentral ofrece el fax en línea como un servicio independiente o en paquete.
Veamos primero el plan de fax independiente, RingCentral Fax 1500. El plan admite 1500 páginas por mes, lo que equivale a unas 50 páginas por día. Se permite un solo usuario, pero hasta 25 direcciones de correo electrónico de confianza en la cuenta. Esa es la clave.
Es como reemplazar y optimizar una sola máquina de fax en una oficina ajetreada.
Para las oficinas que saben que 50 páginas por día no serán suficientes, está RingCentral Office. Con este plan, obtienes capacidades ilimitadas de fax en línea junto con uno de los mejores sistemas telefónicos para empresas.
Además del envío de faxes ilimitados, obtienes llamadas de voz y video ilimitadas, mensajes de texto de negocios y mensajes de equipo.
Problema resuelto.
Aquí es donde RingCentral se destaca de los otros buenos servicios de fax en línea que he revisado. Ninguno de los otros incluye nada parecido, así que, si estás buscando más tecnología de comunicación que el simple envío de faxes en línea, RingCentral es la mejor opción para ti.
Incluso si solo deseas el servicio de fax, nadie más ofrece una cantidad ilimitada, y ciertamente no por una tarifa tan baja.
Ya sea que necesites un servicio ilimitado o no, contratar un servicio de fax de un proveedor de comunicaciones conocido como RingCentral ofrece una tranquilidad por si solo. Estarás utilizando una red confiable y tienes acceso a una atención al cliente especializada por teléfono o por Internet.
No es algo que necesites todo el tiempo, pero a las 4:30 de un viernes, cuando necesites enviar un documento firmado, es bueno tener a alguien a quien llamar.
Como era de esperar, el servicio es moderno y está bien diseñado. Puedes gestionar un centro de llamadas desde la aplicación móvil de RingCentral, ya que es capaz de manejar tus faxes sin problemas. Toma fotos de los documentos y envíalos por fax desde tu teléfono.
La aplicación web es fácil de usar, al igual que el correo electrónico. Otra ventaja real de RingCentral es su interfaz administrativa. Es fácil agregar nuevos usuarios o números de teléfono y realizar un seguimiento de todo, incluso si tienes varias ubicaciones o empleados remotos.
También puedes aprovechar una gran cantidad de integraciones con servicios populares de almacenamiento en la nube en la App Gallery de RingCentral, como Box, Dropbox, Evernote, OneDrive y Google Drive.
Si tienes que llevar un registro de muchos faxes, estas integraciones te ahorrarán mucho tiempo y simplificarán tus flujos de trabajo. Puedes almacenar y archivar los faxes como lo harías con cualquier otro archivo.
Para enfatizar los beneficios: es fácil de usar, fácil de implementar en los flujos de trabajo y de mantenerse organizado.
Entonces, ¿cuánto cuesta todo esto?
El precio de RingCentral Fax 1500 es de 17,99 al mes por usuario si lo contratas por un año, o de 22,99 dólares en la tarifa mensual. Obtienes 1500 páginas gratis cada mes, y se cobra unos centavos por página que supere esa cantidad.
O puedes optar por RingCentral Office, obtener envíos ilimitados de faxes y nunca tener que preocuparte por la cantidad de páginas que envías.
Si estás buscando una solución combinada de fax y teléfono para empresas, no busques más. RingCentral Office es una plataforma de comunicación completa, que incluye un número de teléfono comercial y llamadas de conferencia para que puedas mantener a todos informados y enviar faxes desde una misma aplicación.
Puedes manejar el envío de faxes conforme a la HIPAA con RingCentral, pero tendrás que ponerte en contacto con tu gerente de cuenta para configurarlo. Por eso recomiendo SRFax a las empresas que necesitan una solución que cumpla con alguna normativa.
Los usuarios que envían faxes con frecuencia apreciarán la facilidad y la transparencia de los precios de RingCentral. Prueba RingCentral Fax u Office gratis durante 15 días.
#2 – Revisión de mFax: el mejor para oficinas híbridas
mFax es la solución completa para oficinas que no pueden optar por soluciones completamente a la nube. Algunas empresas todavía necesitan trabajar con copias impresas o tienen máquinas de fax e impresoras multifunción que quieren seguir utilizando.
Con mFax puedes obtener lo mejor de ambos mundos. Esos equipos no solo seguirán funcionando, sino que funcionarán aún mejor y podrás deshacerte de las costosas líneas telefónicas para siempre.
Por lo general, el fax en línea utiliza la misma tecnología VoIP (voz sobre protocolo de Internet) que las comunicaciones de voz y video. Esto ayuda a agrupar los servicios, pero mFax ha construido una red específicamente para fax, por lo que obtendrás más calidad y confiabilidad.
La otra gran ventaja para las oficinas híbridas que utilizan mFax es el adaptador de hardware FaxBridge plug-and-play, que te permite conectar instantáneamente cualquier máquina de fax a Internet para que puedas enrutar los faxes entrantes directamente al correo electrónico.
FaxBridge es fácil de configurar y conecta todo tu hardware de fax al nuevo sistema en la nube. Todo se hará por Internet, por lo que podrás dejar de pagar una costosa línea telefónica tradicional.
Básicamente, obtienes la escalabilidad y la flexibilidad de un servicio basado en la nube sin tener que modificar la forma en que haces negocios. Los usuarios pueden acceder a las máquinas que necesitan con FaxBridge o trabajar directamente desde su correo electrónico o navegador.
Cada fax se almacena automáticamente con mDrive, el servicio de almacenamiento en la nube de la empresa. Te dan el primer GB de almacenamiento gratis y puedes etiquetar los faxes para facilitar el almacenamiento y consulta.
No importa cómo almacenes o transmitas tus documentos, mFax es extremadamente seguro. Cumple con GLBA, SOX y PCI. mFax firmará un acuerdo de asociación comercial (BAA), y la empresa ofrece soluciones específicas para empresas de servicios de salud, jurídicos y financieros.
Cualquier oficina puede sentirse completamente segura utilizando mFax, tanto si sus empleados están en la oficina, como si trabajan desde casa o de diferentes lugares. No hay aplicación móvil, pero el acceso a través del navegador se adapta al tamaño de la pantalla y es igual de seguro.
mFax y mDrive son parte de Documo Suite, que también incluye mSign, una solución rentable de firma electrónica. Tanto si solo quieres enviar un fax como si necesitas firmas, es fácil navegar por toda la suite. Enseña a alguien una vez y no se olvidará cómo hacerlo.
Hay una variedad de planes disponibles:
En mi opinión, el plan Solo tiene un nombre poco apropiado. Con un límite de 250 páginas al mes, esto podría ser todo lo que necesita una pequeña oficina. Por supuesto, solo puedes tener un usuario con el plan Solo, lo que podría no ser suficiente para algunas empresas.
Con el plan Team, puedes tener cinco usuarios y acceso a una interfaz de administración para ayudar a todos a mantenerse organizados. Una cosa que realmente me gusta de mFax es que el costo de agregar usuarios y números de teléfono disminuye a medida que sube el nivel de precios. Lo mismo ocurre con el costo por uso adicional.
Para cuando accedas al plan Infinity, el precio por número de teléfono adicional se reduce a 2 dólares, que es menos de la mitad del costo de otros proveedores.
Otra ventaja de mFax es el servicio de atención al cliente con sede en Estados Unidos, que es un excelente recurso en caso de que algo vaya mal o para los empleados que necesitan ayuda cuando trabajan desde casa.
mFax puede ayudar a equipos que trabajan en una oficina híbrida como ningún otro servicio que hayas visto. No importa cuántas oficinas o máquinas tengas, mFax te ofrece la tecnología necesaria para que el envío de faxes sea seguro y asequible.
Prueba mFax gratis durante 14 días sin compromiso.
#3 – Revisión de HelloFax: el mejor para oficinas remotas
HelloFax es un seguro servicio de fax en línea creado para el moderno cloud office.
Claro, todas las soluciones que he revisado están basadas en la nube. Pero HelloFax cuenta con características que lo hacen especialmente atractivo para las empresas que no pueden depender de las interacciones en persona para mantener las cosas en marcha.
Para poner un ejemplo claro, hablemos de la capacidad de firmar documentos. Se incluye con todos los planes de HelloFax (incluso el gratuito). Muchos servicios de fax virtual no te permiten firmar documentos o, al menos, te hacen pagar más.
También puedes editar documentos con HelloFax, otra capacidad de la que carecen muchas otras opciones. Esto supone un gran ahorro de tiempo y molestias.
Puedes resolver pequeños errores en los documentos cuando se producen, no siete correos electrónicos después.
Para oficinas remotas, esto es una gran ventaja. Las personas no pueden simplemente pasar en la oficina para rectificar un error de ortografía o firmar algo que han olvidado. HelloFax elimina el problema, sin necesidad de frustraciones.
No ofrecen una aplicación móvil, lo que puede parecer un inconveniente, pero con HelloFax no la necesitas. La aplicación web es clara, fácil de usar y está optimizada para dispositivos móviles. Puedes usar tu teléfono para tomar fotos y enviar faxes como lo harías con cualquier aplicación.
HelloFax también ofrece almacenamiento ilimitado en la nube. Todos tendrán acceso a los faxes enviados, sin importar dónde se encuentren.
También puedes hacer uso de las integraciones de almacenamiento en la nube de HelloFax con Box, Dropbox, Evernote, Google Drive y OneDrive.
Tú eliges cómo quieres mantener las cosas organizadas y HelloFax lo hará posible.
Los precios no son bajos, pero es razonable dado que la solución de firma electrónica y el almacenamiento ilimitado están incluidos en todos los planes.
El plan gratuito se limita a la aplicación web y al envío de cinco faxes. Esto es más limitado que el plan freemium de FaxBurner, que te permite recibir faxes. Aun así, es una excelente opción si tienes que enviar un fax con firma y no quieres tener que pagar por ello.
Los planes superiores ofrecen más páginas y la capacidad de recibir faxes. También podrás enviar un fax directamente desde tu correo electrónico, así como enviar un fax a varios destinatarios al mismo tiempo.
No es el plan más barato que existe, pero ofrece muchas cosas. HelloFax admite una amplia gama de tipos de archivos e imágenes. También obtienes un mayor control sobre tus documentos, en términos de poder editarlos y firmarlos. Para las oficinas remotas que ya trabajan en la nube, HelloFax es una buena opción.
Empieza gratis hoy mismo, o regístrate para una prueba gratuita de 30 días de uno de los planes premium.
#4 -Revisión de SRFax: el mejor para el envío de documentos regulados por fax
SRFax es una excelente opción para empresas que tienen que preocuparse por la seguridad y el cumplimiento.
La transferencia de información a través de Internet siempre conlleva el riesgo de interceptación. No importa si se trata de una empresa pequeña: un solo documento expuesto puede dar lugar a una costosa demanda o multa.
SRFax cumple o supera todas las directrices de seguridad establecidas por la NSA, el NIST y el Consejo de Ciberseguridad. Es la forma más segura de enviar faxes disponible en el mercado.
Con planes que cuestan a partir de 3,29 dólares, SRFax ofrece una protección asequible para las empresas que necesitan enviar faxes ocasionalmente. A partir de ahí, los planes se amplían con atractivas tarifas de precio por página para las empresas que manejan un gran volumen de faxes.
Desde una clínica de psiquiatría particular y un consultorio de dentista dónde trabajan 10 personas, hasta el hospital más grande del estado o un bufete de abogados multinacional, en realidad, cualquiera que necesite enviar documentos por fax de conformidad con las regulaciones puede encontrar un plan SRFax que se ajuste a sus necesidades.
La seguridad es el principal atractivo de SRFax. Los centros de datos de la empresa son protegidos de manera similar a los de Google y Amazon Web Services. El cifrado siempre está activado, manteniendo tu fax seguro en cada paso de la transferencia de tu dispositivo al destinatario y viceversa.
No importa dónde te encuentres o qué dispositivo utilices, puedes enviar faxes con total tranquilidad.
Cada PDF o TIFF se analizan en busca de virus antes de que lo recibas. Así que no hay necesidad de preocuparse por abrir los archivos adjuntos.
Esto es una gran ventaja para prestamistas, abogados y otros profesionales que tienen clientes que envían documentos por fax. No todo el mundo tiene una máquina de fax, por lo que no es raro que una oficina reciba un fax de una biblioteca pública, una tienda de impresión u otra red de seguridad desconocida.
SRFax ofrece planes específicos para proveedores de servicios de salud que necesitan cumplir con las estrictas regulaciones de HIPAA y firmarán un acuerdo de asociación comercial (BAA). La plataforma de fax en línea especialmente diseñada incluye funciones para facilitar el cumplimiento, como registros de auditoría y la eliminación automática.
Realmente, no importa a qué tipo de regulaciones te enfrentes, SRFax te tiene cubierto.
Hay tres conjuntos diferentes de planes para elegir: Standard, Healthcare, and Enterprise.
Hay seis planes Standard en total. El plan Basic es bastante limitado. Obtienes 25 páginas por mes, pero solo cuesta 3,29 dólares. Es bueno si rara vez necesitas enviar un fax, pero necesitas una opción segura.
Con el siguiente plan, Basic Plus, obtienes almacenamiento ilimitado, usuarios ilimitados y hasta 200 páginas por mes.
Los planes Standard van hasta el Profesional, que incluye 2.500 páginas al mes por 45,95 dólares. Esta es una mejor opción a escala de lo que vas a conseguir con mFax, que tiene una seguridad similar.
Si observas los planes de Healthcare, que están configurados para cumplir con la HIPAA, puedes atender las necesidades de una pequeña oficina con un plan que cuesta tan solo 7,95 dólares al mes. Tiene un límite de 200 páginas, pero los precios siguen siendo muy razonables en los planes superiores, que pueden admitir hasta 20.000 páginas por mes.
SRFax también ofrece los planes Enterprise, a partir de 5.000 páginas por mes. Obtendrás un número ilimitado de direcciones de correo electrónico autorizadas, cifrado PGP gratuito y reconocimiento óptico de caracteres (OCR).
Con el OCR, podrás hacer búsquedas en el texto de los documentos que enviaste por fax, lo que facilita mucho encontrar los documentos que necesitas.
SRFax es mi principal recomendación para cualquier empresa que tenga que enviar faxes de manera segura.
Puedes probarlo gratis durante 60 días, que es más que las pocas semanas que tienes para probar otros servicios.
#5 – Revisión de FaxBurner: el mejor servicio gratuito de fax virtual
FaxBurner es una aplicación web y móvil que le encanta a mucha gente. Ha obtenido una calificación de 4,9 estrellas en la App Store con más de 14.000 opiniones.
Es perfecto para la persona que necesita enviar un fax de repente.
En primer lugar, puedes utilizarlo de forma gratuita para enviar por fax un número limitado de páginas.
En segundo lugar, puedes configurar una cuenta de FaxBurner en unos 30 segundos.
A la gente le encanta.
Ya sea que estén enviando por fax una solicitud de voto por correo o intentando recibir un documento fiscal importante antes de una fecha límite, los usuarios están muy agradecidos por FaxBurner.
Así es, el plan gratuito de FaxBurner te permitirá enviar y recibir faxes, lo que es bastante distinto de otros planes freemium.
Una vez que crees tu cuenta gratuita de FaxBurner, puedes enviar hasta cinco páginas y recibir hasta 25 sin costo alguno. Si lo superas, debes pagar por página o actualizar a un plan superior.
Cuando quieras utilizar tu fax gratuito, FaxBurner te da un número temporal que funciona durante 24 horas. Si no utilizas todos tus faxes gratuitos, puedes solicitar otro número más tarde.
Puedes enviar faxes desde tu teléfono móvil o por correo electrónico, solo tienes que tomar una foto de la página que quieres enviar por fax. Así de simple.
No tienes que esforzarte para resolver algo durante una situación ya estresante, o preocuparte si tu documento realmente va a llegar al destinatario. FaxBurner te envía una notificación para que estés seguro.
Otra ventaja muy interesante es que puedes firmar documentos desde tu aplicación móvil. Así que si buscas un servicio de fax en línea gratuito con firma digital, este te servirá. No es necesario encontrar una impresora para poder firmar.
Dado que es mi principal elección en la categoría freemium, no he dedicado mucho tiempo a hablar de los planes premium de FaxBurner.
Estos planes pueden ser una buena opción para empresas mobile-first. No ofrecen una aplicación web, pero puedes enviar un fax desde tu correo electrónico o desde un dispositivo móvil. Desde la aplicación móvil, puedes ver todos los faxes que has enviado o integrar FaxBurner con Dropbox.
HelloFax es mi principal recomendación para oficinas remotas porque tiene una gama más amplia de integraciones y te proporciona herramientas de edición y firma de documentos más completas.
Si no te importan esos factores, deberías echar un vistazo a FaxBurner, que te ofrece límites de páginas más altos a un costo menor que HelloFax.
Para aquellos que solo buscan una forma gratuita de enviar faxes, FaxBurner debería ser la única opción a considerar. Puedes enviar y recibir faxes en pocos minutos, sin pagar un centavo.
Utiliza FaxBurner de forma gratuita hoy mismo o regístrate para un plan premium. Si no estás satisfecho, te devolverán el dinero en los primeros 30 días de servicio.
# 6 – Revisión de MetroFax: la forma más barata de enviar por fax más de 500 páginas por mes
Si estás buscando la mejor relación beneficio-precio, echa un vistazo a los servicios de MetroFax.
La empresa ofrece uno de los precios por página más bajos de todos los servicios de fax virtual. No hay tarifa de activación ni tarifa por la finalización anticipada del servicio, solo el envío asequible y sin estrés de faxes.
La mejor parte del excelente precio es que el servicio no tiene nada de mediocre. Obtienes una aplicación móvil con todas las funciones, un número local o gratuito, y la posibilidad de enviar faxes a más de 170 países.
Puedes adjuntar hasta 10 documentos a un solo fax, con un total de hasta 18 MB. Algunos de los otros proveedores te permiten enviar faxes más grandes, pero este es uno de los pocos inconvenientes.
MetroFax admite la mayoría de los formatos comunes de documentos e imágenes. Puedes enviar hojas de cálculo sin problemas, por ejemplo.
Me gusta mucho cómo Metrofax hace dos reintentos automáticos de los envíos fallidos y te notifica inmediatamente una vez que se ha enviado el fax.
Otra característica conveniente que ayuda a mantener bajos los costos es que puedes agregar cinco direcciones de correo electrónico a una sola cuenta de Metrofax. En lugar de adquirir varias suscripciones, puedes obtener una configuración para un equipo pequeño por un bajo costo.
No hay tarifas ocultas, ni cargos extras. No es la plataforma más hermosa que existe, pero tiene la confiabilidad y la seguridad necesarias. ADP, Allstate y US Bank utilizan Metrofax para mantener los costos bajos.
Echemos un vistazo a lo que obtienes.
El plan Essentials te permite enviar hasta 500 páginas por mes, por 8,30 dólares. Esto es menos que SRFax y FaxBurner, dos de las otras opciones más económicas, cobran por la misma cantidad de páginas.
Si pasas al plan Best Value, obtienes el doble de páginas por unos pocos dólares más. Aquí es donde MetroFax realmente comienza a destacarse. 1000 páginas con mFax costaría 50 dólares al mes, lo que es cinco veces más caro.
Con cualquier plan que elijas, pagas una tarifa de 3 centavos por página excedente. Es la mejor tarifa que se puede encontrar.
Para las empresas que se preocupan por tener que comprometerse o por el alto costo inicial de una suscripción, MetroFax ofrece excelentes tarifas mensuales. Best Value «salta» a 12,95 dólares al mes, que es el mismo precio de FaxBurner, pero con el doble de límite de páginas.
A partir de cierto volumen, el plan de fax ilimitado de RingCentral se convierte en la mejor opción. Pero si no siempre necesitas una cantidad tan grande, es posible que en realidad no sea lo más rentable.
Un plan profesional de Metrofax te proporciona 2500 páginas al mes, o alrededor de 80 páginas al día. Si eso sería suficiente para ti, Metrofax podría ser mejor que RingCentral.
Combina todo (el buen precio, las bajas tarifas por uso adicional y la capacidad de agregar varios correos electrónicos a una sola cuenta) y tendrás una de las formas más económicas de enviar tus faxes del punto A al B.
No es la plataforma con más funciones, pero si estás buscando un servicio de fax en línea que no te haga gastar mucho dinero, empieza por aquí.
Prueba MetroFax gratis durante 14 días antes de realizar un pago inicial.
En qué me fijé para encontrar el mejor servicio de fax virtual
Todas las opciones de esta lista son excelentes, pero tienen sus diferencias. Lo más probable es que una de estas opciones se adapte mejor a tus necesidades que las demás.
Algunas empresas no utilizan tanto el fax en línea. Es algo que necesitan para relacionarse con determinados proveedores o clientes, pero no es una parte crítica de su negocio en sí.
Otras empresas necesitan un servicio de fax en línea en el que puedan confiar y que funcione para todos los departamentos.
De cualquier manera, quieres algo que sea fácil de usar cuando lo necesites. Todos los servicios de fax virtual de esta lista te permiten enviar faxes desde la web, correo electrónico o un dispositivo móvil.
Algunos de los planes freemium pueden tener límites en este sentido, pero si pagas por uno de estos servicios, debes saber que tienes la flexibilidad de enviar y recibir faxes sin importar dónde te encuentres.
Pero, ¿cuál de estos servicios se ajustará a tus necesidades y presupuesto? Echemos un vistazo a los principales criterios que debes tener en cuenta al evaluar mis principales recomendaciones.
Volumen mensual de faxes
¿Qué tanto utilizas el fax? Deberás tener una buena estimación del número de páginas que envías y recibes por fax cada mes.
Si solo necesitas enviar faxes ocasionalmente, FaxBurner y HelloFax te ofrecen una cantidad limitada de faxes gratuitos. Sin embargo, solo FaxBurner te ofrece la posibilidad de recibir faxes de forma gratuita.
Para las empresas en las que el envío de faxes es una parte habitual del negocio, tendrás que contratar un plan de pago. Estos van a tener una cantidad determinada de páginas que puedes enviar por fax cada mes. Si superas ese límite, se te cobrará una tarifa por uso excedente, que suele ser de unos pocos centavos por página.
Afortunadamente, existe una gran variedad de servicios y planes, por lo que deberías poder encontrar algo que se ajuste a tus necesidades.
Existen planes asequibles con límites bajos de uso mensual que son perfectos para las empresas que necesitan enviar un fax de vez en cuando. El plan Basic de SRFax es el más económico y cuesta a partir de 3,29 dólares al mes por 25 faxes.
Los planes para grandes volúmenes de fax permiten enviar cientos o miles de páginas antes de que empiece a haber excedentes. Estos planes son definitivamente más caros y pueden requerir que te registres para una suscripción anual, pero tienen mucho sentido para las oficinas que envían faxes todo el tiempo.
Metrofax y RingCentral ofrecen planes con muy buenas tarifas para un alto volumen de páginas. Si no quieres preocuparte en absoluto por los límites de páginas, el plan RingCentral Office ofrece el envío ilimitado de faxes.
Usuarios y números de teléfono
¿Necesitas una sola línea de fax para la oficina? ¿O necesitas números de teléfono individuales para que varias personas gestionen sus propios faxes?
FaxBurner te dará un número de teléfono temporal para enviar y recibir un número limitado de faxes de forma gratuita. Si actualizas a un plan superior, FaxBurner proporciona un número permanente y muchas más páginas.
Si un solo número de teléfono para fax es suficiente para ti, pero quieres que muchas personas puedan usarlo, te recomiendo SRFax, MetroFax o RingCentral. Estas empresas permiten que varios correos electrónicos accedan a una sola línea de fax.
Con todos los planes de SRFax, excepto el básico, obtienes usuarios ilimitados, y las líneas adicionales solo cuestan 4,95 dólares cada una. Ese precio es bastante estándar y no necesitarás un montón de números para que todos puedan enviar faxes porque varios usuarios tienen acceso a cada línea.
Para las empresas que necesitan muchos números individuales, recomiendo mFax porque el precio baja a medida que creces. Los planes de niveles superiores tienen descuentos para agregar usuarios y líneas, bajando a solo 2 dólares por número de teléfono adicional en el plan Infinity.
Requisitos de los documentos
Pero hay que pensar en algo más que en la seguridad cuando se trata de los requisitos de tus documentos.
Si solo tienes que enviar archivos PDF por fax, cualquier opción servirá bien, pero otros formatos pueden no ser compatibles dependiendo del servicio.
Averigua si los proveedores pueden atender tus necesidades. RingCentral y mFax admiten una amplia gama de formatos y tipos de archivos que incluyen casi todos los tipos de documentos que podrías querer enviar.
También hay que tener en cuenta los límites de longitud de las páginas, sobre todo si estás buscando opciones freemium o de bajo costo. Algunos de estos planes limitarán la cantidad de páginas que puedes enviar, lo que puede causar problemas en el caso de documentos largos.
Las empresas que utilizan el fax como parte rutinaria de su negocio a menudo necesitan poder hacer algo más que enviar y recibir. Es posible que necesiten la capacidad de:
- Editar documentos de fax
- Adjuntar una portada
- Agregar o aceptar firmas digitales
Estas funciones son muy útiles, ya que eliminan pasos adicionales y la necesidad de servicios de terceros para realizar el trabajo.
Una de las razones por las que me gusta tanto HelloFax es que ofrece buenas herramientas de edición de documentos y firma digital. Esto ahorra un montón de tiempo cuando se necesita hacer pequeñas correcciones o faltan firmas.
Eso explica por qué estas funciones eliminan pasos adicionales y la necesidad de servicios adicionales. Un saludo a HelloFax por sus útiles funciones de edición que ahorran tiempo cuando hay pequeñas correcciones retrasando una aprobación.
Normas de seguridad y privacidad
¿Envías información confidencial, como números de seguro social, registros de pacientes o datos financieros, por fax? Si es así, debes asegurarte de que la solución de fax virtual que elijas pueda cumplir con la normativa vigente.
Ahora bien, todas las opciones que elegí son seguras y las empresas han tomado todas las precauciones para asegurarse de que los faxes no puedan ser interceptados ni robados.
Dicho esto, algunos proveedores de fax virtual han desarrollado su servicio para cumplir con regulaciones especialmente estrictas como la HIPAA (Ley de Portabilidad y Responsabilidad de Seguros de Salud) para la industria de la salud o la GLBA (Ley Gramm-Leach-Bliley) para servicios financieros.
Si tu empresa está sujeta a estas (y otras) regulaciones, debes asegurarte de que tu servicio de fax virtual cumpla con las mismas.
Mi principal recomendación es SRFax porque la empresa se ha pasado para garantizar la seguridad y privacidad de su servicio. mFax es otra buena opción si te preocupa estar en conformidad con las normativas.
Ambas empresas tienen planes que cumplen con la HIPAA, la GLBA, regulaciones del sector de tarjetas de pago, entre otras. También firmarán un acuerdo de asociación comercial (BAA) que protege a tu empresa de enfrentar la ira de los reguladores gubernamentales si algo sale mal.
Si necesitas un servicio de fax virtual que cumpla con la HIPAA, no utilices un servicio que no firme un BAA.
Almacenamiento de documentos
Si utilizas un servicio de fax virtual para enviar y digitalizar automáticamente los documentos, también debería incluir el almacenamiento de documentos. Con esto, quiero decir que debería haber formas fáciles de almacenar, recuperar y compartir cualquier fax.
Algunos servicios de fax virtual ofrecen bases de datos en línea para que los usuarios puedan guardar fácilmente los documentos enviados por fax.
SRFax es una excelente opción en este sentido porque todos sus planes ofrecen almacenamiento ilimitado. También tiene la posibilidad de etiquetar los faxes, lo que hace que archivarlos y encontrarlos más tarde sea mucho más fácil.
HelloFax también te ofrece almacenamiento ilimitado. Con otros proveedores hay límites, según el plan que elijas.
Una cosa que debes tener en cuenta es la integración con los servicios de almacenamiento en la nube que ya utilizas. RingCentral, mFax, HelloFax y FaxBurner tienen integraciones con productos populares.
Podrás almacenar y enviar faxes directamente desde DropBox, Google Drive, OneDrive y otros.
Esto agilizará los flujos de trabajo y ayudará a todos a mantenerse organizados con menos trabajo. Además, puedes aprovechar las excelentes funciones de búsqueda de estas plataformas para encontrar archivos más rápido.
En resumen
Tienes muchas opciones de servicios de fax virtual. Muchas.
Mis selecciones son todas buenas, pero es probable que una funcione mejor para tu situación que las demás. Para recapitular:
- RingCentral Fax: el mejor para las oficinas que envían muchos faxes
- mFax: el mejor para oficinas híbridas
- HelloFax: el mejor para oficinas remotas
- SRFax: el mejor para el envío de documentos regulados por fax
- FaxBurner: el mejor servicio gratuito de fax virtual
- MetroFax: la forma más barata de enviar por fax más de 500 páginas por mes
Todo depende de lo que necesitas. A las oficinas totalmente remotas les va a encantar HelloFax, mientras que a las oficinas híbridas les va a gustar más mFax.
RingCentral puede funcionar muy bien en cualquiera de las dos situaciones, pero solo es una buena opción para las empresas que envían una gran cantidad de páginas por fax cada mes.
SRFax es el mejor para empresas de atención médica, servicios financieros y otros sectores en los que enviar información confidencial por fax es parte del trabajo diario. Te beneficias de una seguridad siempre habilitada y herramientas para ayudar a tus empleados a cumplir con las regulaciones.
Metrofax es una buena opción. No ofrece todas las capacidades de otros servicios, pero maneja los requisitos esenciales de envío de faxes bastante bien a un precio excelente.
Y si buscas el mejor servicio gratuito de fax en línea, te recomiendo FaxBurner. Envía, recibe y firma algunos faxes de forma gratuita.
¿Qué empresa utilizas para enviar faxes en línea?
