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La comunicación telefónica juega un papel fundamental en el panorama empresarial actual. Prácticamente todas las empresas, sin importar su tamaño o industria, necesitan tener un sistema de telefonía empresarial.
Eso se aplica desde a autónomos y LLCs de un solo miembro hasta empresas Fortune 500 con miles de empleados en múltiples ubicaciones.
Solo hay un problema: encontrar la mejor opción para tu negocio. Con cientos, si no miles, de opciones a considerar, elegir la mejor opción para tu negocio puede parecer una tarea desalentadora.
Afortunadamente, me ocupé de todo el trabajo pesado por ti. Tras pasar incontables horas investigando y probando diferentes sistemas de telefonía para empresas, elegí los siete mejores que puedo recomendar con convicción.
Las 7 mejores opciones de sistemas de telefonía empresarial
Cómo elegir el mejor sistema de telefonía empresarial para ti
Antes de entrar en los detalles de la revisión de cada sistema telefónico empresarial, debes comprender la metodología detrás de mi investigación. Hay ciertos conjuntos de características y consideraciones que deben evaluarse al hacer comparaciones de diferentes planes.
Ten en cuenta estos factores al continuar a leer esta guía y mis revisiones.
Método de implementación
En general, existen dos formas principales de implementar un sistema telefónico en tu empresa: en la nube o local. Históricamente hablando, la mayoría de los sistemas telefónicos empresariales se han instalado in situ. Sin embargo, los sistemas en la nube y la tecnología VoIP han ganado popularidad.
Si no quieres que tu sistema telefónico se vincule a teléfonos fijos, oficinas y dispositivos específicos, la implementación en la nube es definitivamente tu mejor opción. Pero si prefieres una línea telefónica más tradicional, entonces la implementación in situ funcionará bien para tu situación.
Sistemas telefónicos físicos
¿Necesitas comprar hardware físico para tu sistema telefónico?
Nuevamente, si los que quieres son teléfonos de oficina tradicionales para quedarse en escritorios específicos con una conexión por cable, entonces tendrás que comprar esos teléfonos. En este escenario, normalmente te conviene comprar el hardware directamente del proveedor del sistema de telefonía. El hardware rara vez está incluido en tu plan, por lo que debes tenerlo en cuenta al hacer las comparaciones. Los teléfonos, auriculares, etc., tendrán un costo adicional.
Lo genial de los sistemas de telefonía en la nube es que puedes realizar y recibir llamadas desde cualquier lugar. Tú y tu personal pueden aprovechar los dispositivos que ya tienen (laptops, computadores, smartphones, etc.).
Esto no solo hará que el sistema telefónico de tu empresa sea de fácil acceso, sino que también será más rentable.
Número de usuarios y escalabilidad
¿Cuántas personas utilizarán el sistema telefónico de tu empresa?
¿Solo tú? ¿Entre 5 y 10 personas? ¿500? ¿5000? La respuesta a esta pregunta definitivamente tendrá un impacto en tu decisión. Algunos sistemas están pensados para una sola persona, mientras que otros están hechos para pequeños equipos y pequeñas empresas. Por otra parte, existen sistemas de telefonía empresarial diseñados para grandes organizaciones con miles de usuarios en múltiples ubicaciones.
Necesidades primarias de comunicación
Existen muchos sistemas telefónicos de uso general para empresas. Pero algunos están diseñados para casos de uso específicos.
Por ejemplo, existen sistemas telefónicos empresariales para centros de atención al cliente, ventas y pedidos por teléfono. Incluso existen soluciones creadas para la comunicación interna, como conferencias telefónicas y videollamadas.
Así que, determina tu necesidad primaria de comunicación, y luego empieza tu búsqueda a partir de allí.
Características del Plan
Muchos sistemas de telefonía empresarial intentan mejorar su posición en el mercado ofreciéndote muchos “extras” y funciones gratuitas en tu plan. Pero esas funciones pueden ser inútiles si nunca vas a usarlas.
Me refiero a cosas como correo de voz visual, música de espera, respuesta automática, desvío de llamadas, asistentes de llamada, mensajes de texto, etc. La lista es extensa. Estas funciones se proporcionan con todo incluido en tu plan o se ofrecen a niveles de precios diferenciados.
Mi recomendación es la siguiente: no pagues más por funciones que no sabías que existían hace cinco minutos. Enfócate en las funciones que sabes que utilizarás. Si consigues algunos bonus, genial. Pero no seas víctima del excelente marketing de estos proveedores.
Números de teléfono
¿Quieres conservar tu número de teléfono actual? ¿Quieres un número 800? ¿Un número de vanidad (con el que se puede formar una palabra)? ¿Números de teléfono gratuitos?
Algunos de ustedes van a querer todas estas opciones; otros solo quieren una línea telefónica para uso básico. La mayoría de los sistemas de telefonía empresarial ofrecen una amplia gama de opciones de números telefónicos diferentes. Pero los precios y las ofertas varían de un proveedor a otro.
Hay que tener en cuenta que es posible que tengas que pagar más por cosas como llamadas gratuitas y números de teléfono internacionales.
Los diferentes tipos de sistemas de telefonía empresarial
Los sistemas de telefonía empresarial no son un producto único que sirve para todos. La mayoría de la gente no se da cuenta, pero en realidad existen varios tipos diferentes de sistemas de telefonía. Explicaré cada uno de ellos con mayor detalle a continuación para que tengas una mejor comprensión al comparar y evaluar los planes.
Sistemas de telefonía VoIP
Voz sobre protocolo de internet (VoIP por sus siglas en inglés) se ha convertido rápidamente en uno de los tipos de sistemas de telefonía más populares para empresas. Como su nombre indica, el sistema se basa en una conexión IP. En lugar de configurar complicados cables y teléfonos fijos, un sistema VoIP solo utiliza la misma conexión a Internet que ya tiene tu organización.
Los sistemas VoIP suelen ser rentables y fáciles de configurar. Sin embargo, dependen de una buena conexión a Internet. Entonces, si tienes un servicio irregular, no funcionará para tu negocio.
Sistemas de telefonía analógica
Los sistemas analógicos utilizan POTS —plain old telephone service, o sea servicio telefónico convencional.
Piensa en un sistema telefónico fijo tradicional. Eso es un servicio analógico. Se utilizan líneas de cobre y conexiones entre tu sistema y el operador. Como resultado, los teléfonos analógicos tienen una calidad de llamada y una fiabilidad excepcionales.
Sin embargo, los teléfonos analógicos carecen de las funciones asociadas a los tipos más nuevos de sistemas telefónicos. Todavía ofrecerán funciones básicas de teléfono (poner en espera, silenciar, llamada en espera, altavoz, marcación rápida, rellamada, etc.), pero no obtendrás muchas más. En general, la tecnología analógica es bastante anticuada.
Sistemas telefónicos PBX
PBX significa “private branch exchange“. Y también se conoce como sistema telefónico digital.
Es común que los sistemas PBX tengan una lista extensa de funciones con muchas aplicaciones. Estas soluciones son excelentes para empresas que desean personalizar su sistema telefónico con varios complementos y actualizaciones.
Sistemas telefónicos híbridos
Los teléfonos híbridos ofrecen funcionalidad digital e IP. Estas soluciones han ganado popularidad debido a su versatilidad.
La mayoría de los propietarios de empresas que compran un sistema de telefonía digital se inclinan por opciones híbridas. Esto les dará la oportunidad de expandirse y escalar en el futuro utilizando protocolos IP. También es común que los sistemas híbridos incluyan funciones como integración de fax y correo electrónico.
Para garantizar una voz de alta calidad, el sistema telefónico híbrido debe tener una conexión de red estable. La calidad se limita al tipo de servicio telefónico que la proporciona. Una buena conexión a Internet es la mejor forma de garantizar la calidad de las llamadas.
Sistemas de telefonía en la nube
Los términos “nube” y “alojado” suelen utilizarse indistintamente en el mundo de los servicios telefónicos para empresas. Con un sistema en la nube, es probable que no necesites ningún hardware in situ (aparte de tus routers y conmutadores de datos existentes).
Es fácil para cualquier persona administrar un sistema de telefonía en la nube, incluso tu personal. Toda la personalización y la administración se pueden manejar directamente desde una interfaz simple que ofrece el proveedor de sistema que elijas.
La comunicación en un sistema de telefonía en la nube depende de un centro de datos de terceros (de la empresa a la que compraste) y una conexión a Internet estable.
#1 – Revisión de Nextiva: el mejor sistema de telefonía empresarial VoIP basado en la nube
Nextiva ofrece una amplia variedad de servicios de telefonía VoIP a empresas de todas los tipos y tamaños, incluidas las pequeñas empresas y las soluciones de nivel empresarial. Por lo tanto, es una excelente opción si estás interesado en la flexibilidad de un sistema telefónico en línea.
Además de eso, Nextiva también ofrece varias herramientas de comunicación como chat en vivo, SMS, correo electrónico, CRM, entre otras.
Con los servicios de telefonía VoIP de Nextiva, tienes acceso a varias funciones geniales, como números locales y gratuitos, llamadas ilimitadas dentro de los EEUU y Canadá, videoconferencias en alta definición, un asistente automático, controles de llamadas y fax por Internet ilimitado.
Si bien estos son estándar en la mayoría de los sistemas de telefonía empresarial, la confiabilidad, la seguridad y el servicio al cliente de Nextiva son insuperables. Cuando te registras, tienes acceso a:
- Ocho ubicaciones en EEUU.
- Centros de datos de nivel de operador
- Centros de datos auditados SSAE 18 e ISO 27001
- Recuperación de desastres en tiempo real
- Seguridad multicapa con monitoreo 24/7
- Cifrado de datos TLS y SRTP
- Los mejores controladores de borde de sesión
- Detección y mitigación innovadoras de fraudes
Entonces, tanto para equipos pequeños como para pequeñas o medianas empresas, los sistemas VoIP de Nextiva son una de las mejores opciones disponibles en el mercado.
El plan más barato comienza en 19,95 dólares por usuario al mes, pero el plan mediano cuesta solo un dólar más. El plan mediano ofrece una prueba gratuita, herramientas de colaboración interna, SMS ilimitados y funciones más avanzadas.
Así que ese dólar extra al mes vale la pena. ¡Regístrate para una prueba gratuita de su plan Professional de telefonía VoIP hoy mismo!
#2 – Revisión de RingCentral: el mejor sistema de telefonía empresarial para grandes organizaciones
RingCentral se ha convertido rápidamente en uno de los proveedores de servicios más populares en el sector de comunicaciones empresariales. Tienen una amplia gama de soluciones según el tamaño de la empresa, la industria y las necesidades comerciales.
Puedes usar RingCentral para sistemas de telefonía en la nube, videoconferencias, servicio remoto de atención al cliente, contact centers, expansión global y más.
Utilizado por más de 400 mil empresas de casi todas las categorías que puedas imaginar, RingCentral es un líder de la industria.
Aparte de la popularidad, estas son algunas de las otras razones por las que me gusta tanto RingCentral:
- Agregar nuevos usuarios y comenzar a escalar en minutos
- Recepción automática, líneas compartidas y extensiones para garantizar que nunca se pierda una llamada
- Audio de calidad
- Posibilidad de cambiar llamadas entre dispositivos móviles y computadores con un solo clic
- Buzón de voz visual automatizado
- Configurar números de teléfono locales de más de 200 códigos de área
- Robusto portal de administración para enrutamiento dinámico de llamadas, monitoreo de uso y control de calidad
- Servicio de atención al cliente 24/7, con el amable equipo de expertos de RingCentral
En general, el amplio conjunto de funciones de RingCentral está definitivamente diseñado para equipos más grandes. También tienen planes para pequeñas empresas, pero la mayoría de los equipos más pequeños no necesitan estas funciones adicionales.
RingCentral comienza en 19,99 dólares por usuario al mes. Puedes hacer una prueba gratuita por 15 días antes de comprar.
#3 – Revisión de Ooma: el mejor sistema de telefonía para pequeñas empresas
Ooma ofrece sistemas de telefonía VoIP diseñados específicamente para pequeñas empresas. El sistema es fácil de configurar y puedes realizar llamadas desde cualquier lugar utilizando las aplicaciones móvil o de computador de Ooma.
Puedes personalizar completamente tu sistema telefónico de Ooma en función de factores como el número de empleados que necesitan un teléfono, conexión de fax, conferencias telefónicas, hardware físico, entre otros.
Esto es lo que más me gusta del sistema telefónico para empresas de Ooma:
- Se puede poner el sistema en marcha en menos de 15 minutos
- Conservar tu número actual o elegir uno nuevo
- Es fácil configurar un número de teléfono 800 o gratuito
- Funciones como grabación de llamadas, extensiones virtuales, megafonía y más
- Crear “grupos de timbre” (como ventas o servicio al cliente)
El sistema telefónico de Ooma comienza en 19,95 dólares por usuario al mes. No hay contratos ni tarifas ocultas. Incluso puedes obtener un nuevo número de teléfono gratis. Prueba Ooma hoy.
#4 – Revisión de Freshcaller: el mejor sistema de telefonía empresarial para contact centers
Freshcaller es un poco singular en comparación con otros sistemas de telefonía empresarial en el mercado actual. Esta solución está diseñada específicamente para equipos de soporte al cliente.
No hay requisitos de hardware ni de descarga para utilizar Freshcaller. Como es un sistema PBX basado en la nube, tus representantes de servicio al cliente pueden acceder al software desde cualquier lugar.
Más de 40 mil empresas de todo el mundo confían en Freshcaller. Si su reputación no es lo suficiente para convencerte, aquí tienes un rápido resumen de las principales funciones:
- Posibilidad de transferir tus números o comprar nuevos números de más de 90 países
- Capacidades avanzadas de enrutamiento de llamadas entrantes
- Controles de supervisión para el monitoreo de conversaciones, colas de llamadas y más
- Es de fácil uso para equipos remotos de servicio al cliente
- Escalamiento inteligente, transferencias de llamadas, notas de agentes y conferencias
- Usar bots de voz de IA para interactuar con tus clientes
Si bien Freshcaller está definitivamente orientado a los equipos de soporte, el servicio telefónico podría ser también una solución para los representantes de ventas.
Los números de teléfono locales comienzan en 1 dólar al mes y las llamadas entrantes comienzan en 0,016 dólares por minuto. Puedes probar Freshcaller gratis durante 21 días.
#5 – Revisión de Dialpad: el mejor sistema de telefonía empresarial para equipos remotos
Dialpad es otra solución moderna de telefonía empresarial. Este proveedor utiliza la tecnología en la nube y VoIP para sus sistemas telefónicos.
Los planes comienzan en 15 dólares por usuario al mes, y puedes probarlo gratis durante 14 días.
Dialpad se ha creado un nicho de mercado en el espacio del trabajo remoto. Haz una visita rápida a su sitio web y verás #WorkFromAnywhere pegado en letras grandes en la página de inicio.
Estas son algunas de las razones por las que recomiendo Dialpad:
- Es fácil de implementar, agregar usuarios y cambiar números en tiempo real
- Integraciones perfectas con herramientas como Zendesk, Salesforce, G Suite, entre otras
- Mensajería empresarial con SMS, MMS y chat grupal
- Crear rutas inteligentes de enrutamiento de llamadas al representante de ventas, agente u operador adecuado
- Herramientas para ventas, contact centers y conferencias telefónicas
Más de 70 mil organizaciones de todo el mundo utilizan Dialpad. Para que sepas que es un sistema de telefonía empresarial de confianza.
#6 – Revisión de Line2: el mejor para individuos y equipos pequeños
Line2 es exactamente lo que parece. Este sistema telefónico empresarial facilita que cualquiera pueda agregar una segunda línea al teléfono que ya tiene.
Tu nuevo número de teléfono comercial se puede administrar fácilmente desde la aplicación móvil de Line2.
Todo el proceso se hace en tres pasos: regístrate, elige un número y descarga la aplicación. ¡Eso es todo! Ahora podrás hacer y recibir llamadas comerciales desde tu smartphone sin revelar tu número de teléfono personal.
Otras funciones que vale la pena mencionar incluyen:
- Además de smartphones, Line2 funciona en Macs, PCs y tabletas
- Puedes continuar agregando múltiples líneas a medida que escalas tu negocio
- Es fácil de implementar y no tiene requisitos de hardware o TI
- Line2 siempre lanza nuevas funciones de llamadas y mensajería
En general, el concepto detrás de Line2 es bastante sencillo. Es perfecto para usuarios individuales, autónomos y propietarios de pequeñas empresas.
Los planes comienzan en solo 9,95 dólares al mes con una garantía de devolución de dinero de 30 días.
#7 – Revisión de Intermedia Unite: la mejor plataforma de comunicación empresarial todo en uno
Intermedia Unite es más que un sistema de telefonía empresarial PBX. También obtienes herramientas para videoconferencias, chat en vivo, administración de archivos y para compartir la pantalla.
Todas estas funciones están agrupadas en una plataforma de colaboración y comunicación unificada totalmente integrada.
Si solo buscas un sistema de telefonía empresarial básico, es probable que esta opción no sea para ti. Pero para las empresas que buscan una solución todo en uno, realmente no puedo indicar una mejor opción que Intermedia Unite.
- Asistente automático para conectar a los clientes con la persona adecuada
- Amplia gama de integraciones para crear interacciones eficientes
- El sistema funciona desde las aplicaciones móvil y de computador de Intermedia Unite.
- Soporte telefónico para teléfonos de escritorio preconfigurados
- Premiado servicio de atención al cliente, 24/7
- Los administradores se benefician de herramientas de gestión personalizadas y análisis procesables
Los precios de Intermedia Unite comienzan en 27,99 dólares al mes por usuario. Es una ganga, considerando todas las funciones que obtienes en este paquete.
Resumen
Decir que tienes muchas opciones a considerar para un sistema de telefonía empresarial sería una subestimación drástica. Pero al usar esta guía, estarás preparado para tomar la decisión correcta según tus necesidades.
En un mercado saturado de sistemas telefónicos para empresas, realmente solo me gustan las siete opciones mencionadas en este artículo.
Así que empieza tu búsqueda por esas opciones y usa la guía de compra que he detallado aquí. Esto te guiará en la dirección correcta.
