Cómo Crear un Calendario de Marketing que Optimizará tus Campañas

How To Create A Marketing Calendar That Will Streamline Your Campaigns

Si alguna vez has liderado un equipo de marketing, sabes que es muy fácil sentirse abrumado por tareas y planes. Un calendario de marketing puede ser la respuesta a tus frustraciones.

Numerosas publicaciones de blog, campañas de marketing en redes sociales y emails inundan tu lista de proyectos. Pero distracciones y problemas urgentes se atraviesan en tu camino y cuando miras el reloj, ya pasaron varias horas.

Sucede todo el tiempo: pierdes un plazo y terminas perdiendo varios. El resultado es una campaña a medias que falla en alcanzar tus metas.

Sin una agenda concreta, esto se convierte en un ciclo inevitable.

Para resolver este problema, piensa en usar un calendario de marketing.

Por qué usar un calendario de marketing

En mi experiencia, necesitas un calendario de marketing para obtener una visión general completa de los entregables, plazos y tareas de tu equipo.

Recientes investigaciones en un artículo de Evinex muestran que los marketers que registran sus estrategias tienen un 538% más probabilidad de terminar tareas a tiempo. Del mismo modo, de las personas que se establecen metas, 81% de ellas las alcanzan.

He trabajado en varias campañas de marketing y puedo decirte que es más fácil alcanzar tus objetivos cuando puedes optimizar tus tareas y administrar plazos.

Por eso, hoy te mostraré cómo crear tu propio calendario de marketing.

Paso 1: entender a tus clientes

Cada tarea en tu calendario de marketing debería girar en torno a atraer a tu público objetivo. El objetivo final de tus esfuerzos de marketing es llegar a la mayor cantidad de clientes y hacerlos pasar por el embudo de ventas.

Por ejemplo, si estás ofreciendo videojuegos a estudiantes, deberías lanzar campañas de marketing más enérgicas durante las vacaciones escolares. Del mismo modo, si tu meta son adultos trabajadores, deberías publicar contenido durante pausas comunes, después del horario laboral y/o fines de semana.

Aquí hay algunas preguntas a considerar cuando planees actividades en tu calendario de marketing:

  • ¿Qué necesita mi audiencia?
  • ¿Cuáles son sus intereses?
  • ¿Cuándo es la mejor hora para llamar su atención?
  • ¿Cómo van a interactuar con mi contenido?
  • ¿Es más probable que se inscriban en tu programa o servicio durante un periodo o estación del año específicos?

Tienes que pensar a largo plazo para alcanzar la mayor cantidad de consumidores para tus campañas de marketing. 

Paso 2: identificar responsabilidades en el calendario de marketing

Cada miembro de tu equipo de marketing tiene un rol que cumplir. Sus responsabilidades son a menudo basadas en sus habilidades, las cuales determinarán sus tareas en tu calendario de marketing.

Aquí hay algunos de los típicos roles de marketing:

  • Especialista en marketing
  • Gerente de redes sociales
  • Especialista en optimización de motores de búsqueda
  • Gerente de email marketing
  • Redactor de contenido web
  • Productor web
  • Gerente de producto
  • Analista de marketing
  • Coordinador de publicidad

Este es un ejemplo de cómo hacerlo funcionar para ti.

  1. Redactor de contenido web: trabaja en publicaciones de blog, guest posting, textos en redes sociales y páginas de destino.
  2. Gerente de redes sociales: responde a los mensajes en redes sociales, agenda publicaciones y planifica campañas de marketing en redes sociales.
  3. Gerente de email marketing: crea segmentos de clientes, supervisa campañas de marketing por email y desarrolla estrategias de contacto.

Debido a que la mayoría de los marketers en tu equipo trabajan en diferentes tipos de contenido o áreas, deberías organizar sus tareas a través de otros calendarios y plantillas de marketing.

Estos son algunos de los tipos de calendario de marketing más comunes a considerar:

  • Calendario de marketing de contenidos: con este calendario para todo uso, obtienes una visibilidad completa de toda tu estrategia de marketing. Este calendario incluye las funciones de marketing de tu equipo, campañas de marketing de contenido, series de podcasts, tareas de SEO, etc.
  • Calendario editorial: úsalo para agilizar la programación de producción y publicación de blogs o artículos.
  • Calendario de redes sociales: si tu empresa está activa en varias plataformas de redes sociales, deberías planificar publicaciones y organizar tareas. Este calendario te permite realizar un seguimiento de las publicaciones de alto rendimiento y determinar los mejores momentos para publicar durante la semana.
  • Calendario de email marketing: usa este para planificar, organizar y programar el contenido que compartirás con tus suscriptores.

El objetivo específico de cada calendario es organizar y programar tus iniciativas de marketing.

A diferencia de tu plan de marketing, que hace una lista de tus entregables, un calendario de marketing muestra cuándo tu equipo debe trabajar en una tarea. Los marketers pueden usar varios tipos de calendarios para registrar actividades relacionadas en un solo documento.

Paso 3: determinar la cantidad de contenido del calendario de marketing y la frecuencia de publicaciones

Los sitios más exitosos tienen una cantidad y frecuencia específicas para publicar contenido.

Sería mejor trazar el contenido que debes crear por semana o por mes. Después, una vez que hayas determinado qué tan a menudo lo promoverás, ten en cuenta tu presupuesto de marketing y la capacidad de tu equipo.

Los tipos de contenido que puedes publicar por semana incluyen:

  • Publicaciones de blog
  • Estudios de caso
  • Videos
  • Podcasts
  • Publicaciones de redes sociales

Un buen tip es terminar un número considerable de entregables cada semana.

Por ejemplo, puedes hacer un episodio de tu podcast los martes y publicar un texto grande en tu blog todos los jueves. Mientras tanto, puedes agregar los resultados de tus campañas en redes sociales cada viernes.

marketing calendar example

Sí, puede ser desafiante planificar y completar diferentes tipos de contenido de marketing, pero un plan semanal sólido le permite a tu equipo establecer una rutina y consistentemente terminar sus tareas.  

Paso 4: identificar temas de calendario de marketing

Para minoristas B2C, los temas centrales de las campañas de marketing giran en torno a temporadas o fechas específicas. Una marca de moda millenial puede promover regularmente atuendos back-to-school cerca del final del verano.

En contraste, marcas B2B podrían enfocarse en oportunidades y desafíos de su industria. Debido a la pandemia, algunos negocios deberían cubrir temas como “transformación digital”, “futuro del trabajo” e “impactos a largo plazo de una recesión”.

Abre una hoja de cálculo y haz una lista de temas potenciales que sean específicos de tu industria. Agenda una reunión e invita a tu equipo a hacer una lluvia de ideas sobre temas relevantes para tu mercado objetivo.

Ahora usa Ubersuggest para encontrar el volumen de búsqueda de cada palabra clave. Los temas con un alto volumen de búsqueda tienen más probabilidad de ser temas relevantes que tu público objetivo busca.

En este ejemplo, usé Ubersuggest para buscar la frase “transformación digital”.

using ubersuggest to build a marketing calendar

Descubrí que el tema tiene un volumen de búsqueda bastante alto y una dificultad de SEO moderada, por lo que es un buen tema para tener en mente.

using ubersuggest to build a marketing calendar graph

Te recomiendo fuertemente tener varios temas para cubrir cada mes, especialmente para marcas atendiendo a diferentes buyer personas.

A largo plazo, esto te ayudará a establecer una variedad y mantener las publicaciones frescas.

Si necesitas más orientación para encontrar palabras clave efectivas, ve este video que hice sobre investigación de palabras clave.

Paso 5: crear una lista de trabajos pendientes en el calendario de marketing

Lo siguiente es crear una lista de trabajos pendientes en tu calendario.

Piensa en proyectos de contenido y entregables de marketing. Durante el proceso, puede que descubras que es más adecuado ejecutar algunas tareas en una fecha posterior.

Registrar trabajos pendientes de contenido te asegura poder documentar todas las ideas para tu próximas campañas, podcasts o publicaciones de blog.

Este es un ejemplo hecho en Google Sheets para crear una lista de pendientes, pero también puedes usar otros softwares y aplicaciones.

El documento debería incluir el tipo de contenido, tema o título, nivel de prioridad y plazo para cada idea de contenido.

marketing calendar example

Coschedule tiene una matriz muy útil para priorizar proyectos de marketing, de modo que se puedan identificar tareas con impacto más significativo en tus objetivos de marketing.

Ellos te sugieren usar un “modelo 10x versus 10%”, que significa lo siguiente:

  • 10x: ideas que son relevantes para una porción significativa de tus clientes objetivo. Es probable que estas ideas hagan crecer tus resultados en al menos 10 veces.
  • 10%: se refiere a proyectos con un impacto mínimo o casi nulo en tus resultados de marketing.

Veamos esta teoría en acción:

  • Paso 1: crea un gráfico X/Y y coloca “Valor” en el eje vertical Y y “Público objetivo” en el eje horizontal X.
  • Paso 2: haz una lista de las ideas en una nota adhesiva y ponlas en el gráfico X/Y. Los proyectos más valiosos se ubican en la parte superior, mientras que los proyectos relevantes para la mayoría de las personas estarán en el lado derecho.

El contenido más prioritario debería estar situado en la parte superior derecha del gráfico.

Paso 6: crear un calendario de marketing

Aunque hay varias herramientas y software de calendarios en el mercado, usaremos Trello para este artículo como ejemplo.

Un tablero kanban de Trello en general consiste de tareas que se organizan en listas

using trello to build a marketing calendar

Sin embargo, Trello también tiene una visión de calendario que le da a los usuarios una visión general completa de sus tareas y plazos por mes.

Así es como se hace:

Primero, crea un tablero en Trello.

Ve a la barra de menú y haz clic en “Power-Ups”.

trello card example marketing calendar

En la sección de “Power-Ups esenciales”, agrega “Calendario” para visualizar las tarjetas Trello en formato de calendario.

using trello to build a marketing calendar options

Para crear una tarea, haz clic en una fecha y elige el botón “Agregar tarjeta”.

add card in trello marketing calendar

Luego escribe el nombre, plazo y descripción de la tarea.

add card to trello marketing calendar

Puedes abrir la herramienta de nuevo y completar los siguientes campos:

trello card example to build a marketing calendar
  • Descripción de la tarjeta: entrega más detalles sobre la tarea.
  • Comentarios: entrega una retroalimentación a los miembros del equipo. Puedes @mencionar a un miembro del equipo para que reciban una notificación.
  • Agregar miembros: permite a los usuarios asignar tareas a los miembros del panel de Trello.
  • Agregar lista: agrega subtareas para actividades que requieren varias etapas para ser terminadas.
  • Agregar fecha de vencimiento: agrega plazos a las tarjetas.
  • Agregar adjuntos: adjunta archivos de Google Drive, Dropbox, OneDrive y Box.

Los calendarios de Trello proveen una visión general completa de las actividades y plazos de tu equipo de marketing. Al monitorear plazos, los marketers pueden establecer prioridades y determinar con precisión el tiempo que demora completar cada tarea.

Nota: marca las vacaciones y los feriados. Estos eventos podrían impactar la agenda de tu contenido de marketing.

Paso 7: actualizar tu calendario de marketing

Planificar tus iniciativas de marketing involucran a menudo un proceso con muchos pasos. Antes de la publicación, la mayoría de los contenidos de marketing empiezan con un borrador y requiere revisión de alguien superior.

En Trello se hace de la siguiente forma con una cuenta de prueba.

Primero, un entregable se escribe en los trabajos pendientes de Google Sheets. El contenido con alto nivel de prioridad es el primero que se asigna a un autor. Cuando un creador de contenido se asigna una tarea, el estado del entregable se convierte a “en progreso”.

using spreadsheets in progress to build a marketing calendar

Después, vuelve a Trello y crea una tarjeta para la tarea. Agrega una fecha de vencimiento, descripción, comentarios y asígnala a un miembro de tu equipo.

blog post trello card example in building a marketing calendar

Trello te permite ordenar tarjetas en “listas”. El título de cada lista puede basarse en el estado actual de la tarea, lo cual incluye:

  • Abierto: una tarea aún necesita un plazo, descripción, plazo y otras informaciones antes de ser asignada.
  • En progreso: una tarea ha sido asignada y tu colega está trabajando en ella.
  • En revisión: una tarea ha sido completada, pero aún necesita ser revisada por los superiores de tu organización.
  • Completada: la tarea está lista.

Si tu colega está trabajando en la tarea, pon el estado como “en progreso”.

Luego de subir el borrador, puedes clasificarla como “en revisión”.

trello card example in marketing calendar

En esta fase, un superior revisará el artículo para hacerle ediciones o pedir correcciones. Si hay cambios significativos, la tarjeta vuelve a la columna “en progreso” con una nueva fecha de entrega.

Una vez que la tarea recibe aprobación, la tarjeta se transfiere a la columna “cerrada”.

También puedes despejar el tablero de Trello al archivar tarjetas después de una publicación. Esto las elimina de la lista.

Paso 8: planificación anticipada 

Ahora que has implementado un calendario de marketing, estás listo para planificar tus proyectos para las próximas semanas o meses.

Campañas de marketing de vacaciones toman meses o semanas en planearse.

Por ejemplo, el paquete completo de vacaciones de fin de año incluyen Hanukkah, Acción de Gracias, Cyber Monday, Black Friday y Navidad. Muchos marketers pueden comenzar a planear las vacaciones temprano, casi en agosto, para prepararse para la afluencia de clientes durante la época más ocupada.

No es necesario que se te ocurra contenido para publicar todavía. Solo ten en consideración las principales campañas de marketing y modifica el plan como creas necesario.

Además de prepararte para campañas futuras, un calendario te ayudará a establecer una cantidad de proyectos realista. Puedes crear contenido con semanas de anticipación para alcanzar tus objetivos de marketing durante épocas de mayores ventas.

Tu equipo no se estresará con una agenda práctica o será forzado a reducir el tamaño de la campaña debido a plazos que no se cumplieron.

Conclusión

Si quieres crear una campaña de marketing, necesitas elaborar un plan para que resulte.

Un calendario de marketing te permite determinar qué tan en el futuro necesitas empezar tus campañas de marketing y cuánto tiempo tienes para completarlas. Establecer tareas y plazos es la única forma de agilizar tus campañas y asegurarte de que tu equipo esté encaminado a alcanzar tus objetivos de marketing.

¿Cómo usarás tu calendario de marketing?

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