Falls Du schon mal eine Marketingabteilung oder ein kleines Team geleitet hast, weißt Du, dass man sich sehr schnell von den zahlreichen Aufgaben und Plänen überwältigt fühlen kann. Ein Marketingkalender kann in diesem Fall vielleicht Abhilfe schaffen.
Du musst zahlreiche Blogbeiträge schreiben, eine Social-Media-Kampagne vorbereiten und E-Mails beantworten, ständig kommt was Neues dazwischen, und wenn man dann auf die Uhr schaut, sind plötzlich schon wieder ein paar Stunden vergangen. Wo ist die Zeit nur geblieben?
Es passiert immer wieder. Man verpasst eine Frist und dann folgen weitere verpasste Fristen. Das Ergebnis ist eine schlecht geplante und nicht sorgfältig ausgeführte Werbekampagne, die keinerlei Resultate erzielt.
Ohne gute Planung kommst Du da nicht weiter und bist diesem Teufelskreis ständig aufs Neue ausgesetzt.
Das Problem lässt sich zum Glück lösen und zwar mit einem Marketingkalender.
Warum sollte man einen Marketingkalender benutzen?
Ich habe die Erfahrung gemacht, dass ein Marketingkalender bei der Einhaltung von Fristen, der Ausführung von Aufgaben und Überwachung eines Teams hilft.
In einem Artikel von Evinex wird darauf hingewiesen, dass Vermarkter mit dokumentierter Strategie ihre Aufgaben mit 538 % höherer Wahrscheinlichkeit zeitgemäß erledigen. Zudem erzielen 81 % der Menschen, die sich feste Ziele setzen, ihre Ziele letztendlich auch.
Ich habe im Laufe meiner Karriere schon zahlreiche Marketingkampagnen umgesetzt und dann Dir aus eigener Erfahrung sagen, dass man seine Ziele schneller erreicht, wenn man seine Aufgaben gut plant und alle Fristen einhält, darum zeige ich Dir jetzt, wie man einen Marketingkalender führt.
Schritt Nr. 1: Die Bedürfnisse Deiner Kunden verstehen
Jede Aufgabe im Marketingkalender muss auf Deine Zielgruppe ausgerichtet sein und ein klares Ziel verfolgen, denn Du willst schließlich potenzielle Kunden erreichen und in zahlende Kunden verwandeln.
Falls Du Videospiele für Schüler verkaufst, brauchst Du eine junge Kampagne, die Schüler gezielt während der Pausen anspricht. Wenn Dein Produkt für Berufstätige gedacht ist, sollte die Kampagne während der Mittagspause, gegen Feierabend und am Wochenende geschaltet werden.
Hier sind ein paar Fragen, die Du beantworten musst, um die Aktivitäten Deines Marketingkalenders sorgsam zu planen:
- Was brauchen meine Kunden?
- Welche Interessen haben meine Kunden?
- Wann kann ich potenzielle Kunden am besten erreichen?
- Wie interagieren Kunden mit meinen Inhalten?
- Stiegt das Interesse an meinem Produkt während eines bestimmten Zeitraums oder einer bestimmten Jahreszeit?
Deine Werbekampagne muss auf langfristige Ziele ausgerichtet werden, um möglichst viele Konsumenten anzusprechen.
Schritt Nr. 2: Verantwortungen festlegen und zuteilen
Jeder Mitarbeiter erfüllt eine bestimmte Rolle, die seiner Ausbildung entspricht und von seiner Erfahrung sowie seinem Fachwissen abhängt, so auch die Verantwortungsbereiche Deines Marketingkalenders.
Hier sind ein paar typische Fachbereiche des Marketings:
- Marketingspezialist
- Social-Media-Manager
- Spezialist für Suchmaschinenoptimierung
- E-Mail-Marketing-Manager
- Autor/Redakteur für Webcontent
- Produzent für Webinhalte
- Produktmanager
- Marketinganalyst
- Werbekoordinator
Hier sind die möglichen Aufgaben dieser Fachbereiche:
- Autor/Redakteur für Webcontent: Schreibt Blogbeiträge, Gastbeiträge, Beiträge für die sozialen Medien, Texte für Landingpages.
- Social-Media-Manager: Antwortet auf Nachrichten, die an Deine sozialen Profile geschickt werden, postet Beiträge in den sozialen Medien und plant Social-Media-Marketingkampagnen.
- E-Mail-Marketing-Manager: Erstellt Kundensegmente, überwacht E-Mail-Marketingkampagnen und entwickelt Strategien für die Kontaktaufnahme.
Da die meisten Mitarbeiter Deiner Marketingabteilung an unterschiedlichen Formaten oder in unterschiedlichen Bereichen arbeiten, musst Du für die unterschiedlichen Abteilungen eventuell mehrere Kalender und Vorlagen anlegen.
Hier sind die am häufigsten verwendeten Marketingkalender:
- Contentmarketingkalender: Dieser Kalender sollte eine Gesamtübersicht über Deine komplette Marketingstrategie geben, u. a. die Verantwortungsbereiche der Teammitglieder, Werbekampagnen, geplante Podcasts, SEO-Aufgaben und so weiter.
- Redaktionskalender: Dieser Kalender sollte zur Organisierung und Planung Deiner Blogbeiträge oder Artikel dienen.
- Social-Media-Kalender: Falls Dein Unternehmen mehrere soziale Profile auf unterschiedlichen Plattformen hat, solltest Du alle Beiträge und Aufgaben mithilfe dieses Kalenders planen. Nutze diesen Kalender, um die Leistung Deiner Beiträge zu überwachen und neue Beiträge effizienter zu planen.
- E-Mail-Marketingkalender: Dieser Kalender dient der Planung und Organisierung Deiner Newsletter sowie E-Mail-Inhalte.
Der Kalender dient immer der Organisation und besseren Planung Deiner Inhalte und Marketingaktivitäten.
Im Gegensatz zu Deinem Marketingplan, in dem Deine Ergebnisse aufgeführt sind, zeigt ein Marketingkalender, wann Dein Team mit der Fertigstellung einer Aufgabe rechnen kann und hilft bei der Einhaltung von Fristen. Du kannst verschiedene Kalender anlegen, um unterschiedliche Bereiche und Aktivitäten besser zu verwalten.
Schritt Nr. 3: Auf die Qualität der Inhalte und Frequenz der Veröffentlichungen einigen
Die meisten Webseiten veröffentlichen regelmäßig und oft zu bestimmten Zeiten neue Inhalte.
Du musst die Inhalte der Woche oder des Monats sorgfältig planen und vorbereiten. Dazu gehört auch, einen Zeitplan festzulegen, Dein Werbebudget zu verwalten, und die Aufgaben der Teammitglieder.
Hier ist eine kleine Übersicht möglicher Formate:
- Blogbeiträge
- Fallstudien
- Videos
- Podcasts
- Beiträge für die sozialen Medien
Du solltest eine gewisse Anzahl an Inhalten pro Woche festlegen. Du könntest zum Beispiel jeden Dienstag eine neue Podcast-Episode veröffentlichen und donnerstags einen neuen Blogbeitrag teilen. Die Inhalte könnten dann jeden Freitag als Beitrag in den sozialen Medien geteilt werden.
Die Planung und Vorbereitung von Inhalten ist viel Arbeit, das stimmt wohl, doch Konsistenz ermöglicht auch die Planung einer effizienteren Routine und die zeitgemäße Erfüllung wichtiger Aufgaben.
Schritt Nr. 4: Geeignete Themen finden
B2C-Unternehmen richten ihre Werbekampagnen oft sehr stark auf die Urlaubs- und Ferienzeit aus. Eine Modemarke könnte ihre neue Kollektion für Teenager zum Beispiel passend zum neuen Schuljahr gegen Ende der Sommerferien bewerben.
B2B-Unternehmen sind oft an gewisse Branchenstandards oder Trends gebunden. Aufgrund der aktuellen Pandemie würde es sich zum Beispiel anbieten, zeitnahe Themen wie “digitaler Wandel”, “die Zukunft des Arbeitsmarktes” oder “die langfristigen Auswirkungen der Rezession” zu behandeln.
Du solltest eine Tabelle anlegen, um schon mal neue Ideen und potenzielle Themen schriftlich festzuhalten. Dann kannst Du ein Brainstorming mit dem Marketingteam vereinbaren, um weitere Themen zu finden.
Mit dem Programm Ubersuggest kannst Du das Suchvolumen beliebiger Keywords prüfen, denn häufig gesuchte Themen erzielen bessere Ergebnisse.
Ich habe als Beispiel einfach mal den Begriff “digitaler Wandel” auf Ubersuggest eingegeben.
Ich kann sofort erkennen, dass dieses Thema sehr beliebt zu sein scheint und der SEO-Schwierigkeitsgrad noch mittelmäßig ist. Digitaler Wandel wäre also ein gutes Thema.
Du solltest jeden Monat nach Möglichkeit immer mehrere unterschiedliche Themen abdecken, vor allem dann, wenn Dein Unternehmen über mehrere Buyer Personas verfügt, denn auf diese Weise sorgst Du stets für frischen Inhalt.
Falls Du mehr zum Thema Keywordrecherche erfahren willst, solltest Du Dir das folgende Video anschauen.
Schritt Nr. 5: Liste mit Themen zur späteren Veröffentlichung erstellen
Jetzt musst Du einen Backlog anlegen. Das ist eine Liste mit Themen, die zu einem späteren Zeitpunkt veröffentlicht werden können.
Dies gilt sowohl für zu veröffentlichende Inhalte als auch für Marketingaufgaben und -Aktivitäten. Während dieses Prozesses fällt Dir vielleicht auf, dass gewisse Dinge besser später erledigt werden sollten. Diese Aufgaben trägst Du dann in Deinen Backlog ein, z. B. Ideen für neue Kampagnen, Podcasts oder Blogbeiträge.
Du kannst eine Google-Tabelle anlegen oder ein anderes Programm benutzen, das bleibt ganz Dir überlassen.
Das Dokument sollte die Art des Inhaltes (Format), die Überschrift oder das Thema, die Priorität und eine Frist enthalten.
Das Programm Coschedule verfügt über eine tolle Funktion, die Priorisierungsmatrix für Projekte, mit der Du Deine Marketingziele schneller erreichen kannst.
Für beste Ergebnisse soll man das “10x Vs 10 % Framework” nutzen. Das sieht so aus:
- 10x Ideen sind für den Großteil Deiner Kunden relevant. Diese Ideen werden Deine Ergebnisse mit hoher Wahrscheinlichkeit um das 10-Fache steigern.
- 10 % Deiner Ideen werden nur minimale oder gar keine Auswirkungen auf Deine Marketingergebnisse haben.
Schauen wir uns doch mal an, die diese Theorie in der Praxis aussehen würde.
- Schritt Nr. 1: Male ein X/Y-Diagramm auf eine Tafel und platziere den “Wert” auf der vertikalen y-Achse und die “Zielgruppe” auf der horizontalen x-Achse.
- Schritt Nr. 2: Schreibe jede Idee auf einen Notizzettel und platziere die Zettel auf dem X/Y-Diagramm. Die wichtigsten Projekte stehen ganz oben und Projekte, die für den Großteil Deiner Kunden relevant sind, stehen auf der rechten Seite.
Die wichtigsten Inhalte, also die mit der höchsten Priorität, sollten sich in der oberen rechten Ecke des Diagramms befinden.
Schritt Nr. 6: Marketingkalender erstellen
Es gibt zahlreiche Softwares und Programme zum Anlegen von Kalendern, doch ich nehme zur Veranschaulichung jetzt einfach mal das Programm Trello.
Ein Trello-Board enthält in der Regel mehrere Aufgaben im Listenformat.
Trello verfügt aber auch über eine Kalenderansicht, damit Du Dir einen besseren Überlick über alle Aufgaben und Fristen verschaffen kannst. Ich erkläre Dir jetzt noch genauer, wie das geht.
Erstelle zuerst ein neues Trello-Board, bewege den Mauszeiger über die Menüleiste und klick auf “Power-Ups”.
Füge dann aus dem Bereich “Empfohlene Power-Ups” die Kalenderansicht hinzu.
Klick anschließend im Kalender auf ein Datum, um eine neue Aufgabe anzulegen (diese werden übrigens Karten genannt).
Gib einen Titel, eine Frist und eine Beschreibung ein.
Du kannst Deiner Aufgabe später jederzeit noch weitere Informationen hinzufügen oder Rollen zuweisen.
- Beschreibung: Erstelle eine ausführliche Beschreibung der jeweiligen Aufgabe.
- Kommentare: Du kannst anderen Teammitgliedern Feedback geben. Markiere die jeweilige Person mit dem At-Zeichen (@), damit sie eine Benachrichtigung erhält.
- Rollen: Du kannst die Aufgaben jeweils unterschiedlichen Teammitgliedern zuweisen.
- Checklisten: Du kannst Unteraufgaben anlegen, falls eine Aufgabe mehrere Schritte hat.
- Frist: Du kannst Fristen setzen.
- Anhänge: Du kannst Anhänge aus dem Google Drive, Dropbox, OneDrive und Box hinzufügen.
Die Trello-Kalenderansicht bietet eine gute Übersicht über alle Aktivitäten Deiner Marketingabteilung mit ihren jeweiligen Fristen. Du kannst Fristen verfolgen, Prioritäten setzen und festlegen, in welcher Zeit bestimmte Aufgaben erledigt werden müssen.
Hinweis: Du solltest auch Schulferien und Feiertage eintragen, um zeitnah neue Werbekampagnen zu entwickeln.
Schritt Nr. 7: Marketingkalender pflegen
Die Planung einer Marketingkampagne besteht immer aus mehreren Schritten, denn vor Veröffentlichung der Inhalte müssen diese natürlich erst mal geplant, erstellt und freigegeben werden.
Ich zeige Dir jetzt, wie Aufgaben mit mehreren Unteraufgaben angelegt werden.
Erstelle zuerst ein neues Ziel im Content-Backlog der Google-Tabelle. Aufgaben mit hoher Priorität werden als Erstes einem Teammitglied zugewiesen. Sobald die Aufgabe zugewiesen ist, muss der Status der Aufgabe zu “In Bearbeitung” geändert werden.
Öffne jetzt Trello und lege eine Karte für die neue Aufgabe an. Füge ein Datum (Frist), eine Beschreibung und Kommentare hinzu und weise die Karte dann dem entsprechenden Teammitglied zu.
Du kannst Deine Karten wie eine Liste organisieren. Der Titel jeder Liste könnte beispielsweise der Status sein, zum Beispiel:
- Offen: Dieser Aufgabe muss noch eine Frist, ein Verantwortlicher und weitere Informationen zugewiesen werden.
- In Bearbeitung: Diese Aufgabe wurde bereit zugewiesen und ist in Bearbeitung.
- Prüfung: Diese Aufgabe wurde bereits fertiggestellt, muss aber noch geprüft oder von einem Vorgesetzten freigegeben werden.
- Abgeschlossen: Diese Aufgabe ist abgeschlossen.
Wenn sich bereits jemand um die Aufgabe kümmert, muss ihr der Status “In Bearbeitung” zugewiesen werden. In diesem Fall wird die Karte einfach auf das gleichnamige Board geschoben.
Sobald die Aufgabe erledigt ist, kann sie auf das Board “Prüfung” übertragen werden.
Jetzt kann der Vorgesetzte Anmerkungen machen oder Veränderungswünsche mitteilen. Falls viel geändert werden muss, wird die Karte wieder auf das Board “In Bearbeitung” verschoben und bekommt eine Fristverlängerung.
Sobald die Aufgabe freigegeben ist, wird sie auf das Board “Abgeschlossen” übertragen.
Du kannst Karten archivieren, sobald die Aufgabe wirklich abgeschlossen ist, damit die Aufgaben in Trello nicht überhand nehmen und man nicht die Übersicht verliert.
Schritt Nr. 8: Im Voraus planen
Wenn der Marketingkalender fertig ist, kannst Du die Aufgaben der kommenden Wochen und Monate planen.
Die Planung und Vorbereitung einer speziellen Marketingkampagne für die Feiertage nimmt zum Beispiel gerne mal mehrere Wochen in Anspruch.
Du könntest die Planung für alle Feiertage des kommenden Jahres auch in einem Rutsch am Jahresende machen, zum Beispiel verkaufsoffene Sonntage, Weihnachten, Ostern oder Black Friday. Viele Geschäfte beginnen mit den Weihnachtsvorbereitungen bereits im August, weil sie zu dieser Zeit immer mit einem Kundenansturm rechnen.
Du musst Dir so früh noch keine Inhalte einfallen lassen. Plane diese speziellen Kampagnen zunächst fest ein und arbeite dann später an den Details.
Neben der Planung spezieller Kampagnen dient der Kalender auf der Übersicht der Arbeitslast, damit Du nicht versuchst, zu viele Projekte auf einmal umzusetzen. Du kannst die Inhalte der Kampagne zu einem späteren Zeitpunkt vorbereiten und alle Aufgaben so einplanen, dass Du zwar immer gut ausgelastet, aber nicht überlastet bist.
Auf diese Weise hat jeder Mitarbeiter immer etwas zu tun, verpasst aber keine Fristen mehr, weil er überfordert ist.
Fazit
Wenn Du eine Marketingkampagne zusammenstellen und umsetzen willst, brauchst Du einen gut überlegten Plan.
Mit einem Marketingkalender kannst Du alle Aufgaben besser planen und effektiver verwalten, damit die Kampagne und alle damit verbundenen Aktivitäten zeitnah umgesetzt werden. Du musst die Aufgaben immer bestimmten Teammitgliedern zuweisen und feste Fristen setzen, damit Du Deine Marketingziele erreichen kannst.
Spielst Du mit dem Gedanken, einen Marketingkalender anzulegen?
