Die besten Telefonsysteme für Unternehmen

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Willst Du Dir das Lesen sparen und lieber gleich zu meiner Top-Empfehlung übergehen? Nextiva ist das beste professionelle Telefonsystem für Unternehmen.

Wenn Du mit Deinem aktuellen Telefonsystem unzufrieden bist, solltest Du jetzt genau aufpassen. Du könntest Geld sparen, nützlichere Funktionen erhalten und Deinen Kunden ein besseres Erlebnis bieten. Du musst jedoch den richtigen Anbieter finden.

Im Internet findet man viele generische Informationen und Hinweise zur Wahl eines professionellen Telefonsystems, aber keiner ist wirklich hilfreich.

Um Dir wirklich hilfreiche Informationen zu liefern und Dir zu helfen, hat sich mein Team an Experten gewandt, die geschäftliche Telefonsysteme bereitstellen und Callcenter verwalten. In diesem Artikel findest Du hilfreiche Tipps und Ratschläge von Menschen, die wissen, worauf es wirklich ankommt. Ich habe mit folgenden Personen gesprochen:

• Matt ist Netzwerkingenieur mit über 20 Jahren Erfahrung im Bereich IT-Unterstützung.
• Nikhil ist Gründer von zwei Cloud-Service-Unternehmen und ehemaliger Service Provider für Unified Communications.
• Lawrence ist Netzwerkingenieur, der für ein Unternehmen arbeitet, das Cloud-Geschäftstelefonsysteme anbietet.
• Guy hat über 15 Jahre Erfahrung im Bereich Callcenter und kennt sich mit Telefonprotokollen- und -Abläufen aus.
• Terry ist IT-Leiter eines mittelständischen Softwareunternehmens, das Contact-Center für zahlreiche Anwendungsfälle bereitgestellt.

Wir haben darüber gesprochen, wie die heutige Technologie Unternehmen einen echten Vorsprung verschaffen kann. Das Ergebnis dieser Gespräche ist dieser ausführliche Artikel. Du musst kein IT-Profi sein, um ihre Meinung zur Ein-Klick-Integration oder dem Schutz eines Telefonsystems vor Angriffen zu verstehen und einen Nutzen aus ihren Tipps zu ziehen.

Lies weiter, um herauszufinden, welche Telefonsysteme wirklich gut sind und wie Du die beste Lösung für Dein Unternehmen findest.

Nr. 1: Nextiva — Der allgemeine Testsieger

Nextiva hat vielen Unternehmen geholfen, ihren Betrieb aufrechtzuerhalten, als die Büros aufgrund der Pandemie geschlossen waren. Es handelt sich um ein sicheres, bewährtes Telefonsystem, das sowohl im Büro als auch im Außenbetrieb oder Homeoffice funktioniert.

Da es sich um ein vollständig cloudbasiertes System handelt, ist die Bereitstellung ganz simpel. Die Einrichtung dauert nur wenige Minuten und jeder Mitarbeiter kann unbegrenzte Sprach- und Videoanrufe tätigen. Für eine kleine Gebühr kannst Du SMS verschicken oder Dich für die Contact-Center-Lösungen entscheiden, falls Du die Kommunikation per Chat und E-Mail vereinheitlichen möchtest. Für welche Bereitstellung Du Dich auch entscheidest, Du bist nicht festgelegt und kannst später jederzeit ein Upgrade durchführen oder weitere Kommunikationskanäle hinzufügen.

Dieses Telefon kann im Büro oder im Außendienst eingesetzt werden. Du kannst sogar eine Festnetznummer nutzen. Deine Mitarbeiter müssen nicht im Büro sein, die können auch von zu Hause aus arbeiten. Die Produktivität oder das Kundenerlebnis wird dadurch nicht beeinträchtigt.

Neue Benutzer können sofort ins System einsteigen. Sie laden einfach die App herunter und können mit dem Telefonieren beginnen.

„Es ist einfacher, die App herunterzuladen und eine Verbindung zum Server herzustellen“, erklärte Nikhil, warum sowohl Mitarbeiter als auch Administratoren die mobile App schätzen. Die gesamte Sicherheit ist integriert und Deine Mitarbeiter „können ihr Mobilgerät, Tablet oder Desktop nutzen, ohne viele Einstellungen vornehmen zu müssen.“

Die Sicherheit des Telefonsystems ist oft ein großes Problem, falls Mitarbeiter aus dem Homeoffice oder unterwegs arbeiten, und sich in einem öffentlichen Netzwerke anmelden müssen. Lawrence verriet mir, dass er sich einen Anbieter wünscht, der TLS- und SRTP-Protokolle verwendet, um den Datenverkehr zu verschlüsseln, sodass niemand „sieht, was man tut oder Anrufe mithören kann“.

Nextiva verwendet beide Protokolle, um Gespräche zu sichern, und verfügt außerdem über eine Funktion zur Bekämpfung von Betrug, die verdächtige Anrufe erkennt und blockiert. „Ein böswilliger Akteur könnte Deine Telefonleitungen nutzen“, sagte Lawrence, „man sieht regelmäßig, dass mehrere Leitungen in ein weit entferntes Land mit einer teuren Münztelefonnummer genutzt werden.“

Nextiva überwacht Dein Konto laufend auf solchen Betrug und andere Hacking-Versuche, Du kannst also beruhigt sein. Deine Mitarbeiter und ihre Anrufe sind geschützt.

Mit Nextiva musst Du Dir kaum Sorgen machen. Deine Administratoren müssen keine speziellen Telefone bereitstellen oder sicherstellen, dass Anrufe an der richtigen Stelle ankommen. Da Benutzer ein Softphone verwenden, können sie eine Rufnummer nutzen.

„Dies ist wichtig“, sagt Matt, „da es schwierig sein kann, Anrufe weiterzuleiten, wenn Personen und Rufnummern an ein bestimmtes Telefon gebunden sind“. Mit Nextiva kannst Du dieses Problem vermeiden. Solange der Nutzer in seinem Konto angemeldet ist, werden alle seine Einstellungen gespeichert und er kann problemlos Anrufe entgegennehmen.

Nextiva hat erst kürzlich Änderungen an der Bereitstellung von Nebenstellen vorgenommen. Jetzt kannst Du einen Anrufverlauf von einer Nebenstelle aus starten. Auf diese Weise kannst Du Anrufe intern weiterleiten, ohne für eine zusätzliche Rufnummer bezahlen zu müssen, was bei anderen Anbietern manchmal unvermeidlich ist.

Nebenstellen lassen sich ganz einfach hinzufügen. Wenn Du online Essen bestellen kannst, dann kannst Du Dein Nextiva-Telefonsystem konfigurieren.

Dies erleichtert die Nutzung flexibler Weiterleitungsfunktionen wie Find Me/Follow Me und Du hast die Gewissheit, dass Deine Mitarbeiter Anrufe immer entgegennehmen können, unabhängig davon, wo sie sich gerade befinden.

Matt erklärte, dass die Follow-Me-Funktion ein großer Fortschritt gegenüber der einfachen Anrufweiterleitung sei. „Klar, früher konnte man Anrufe einfach aufs Handy weiterleiten und den Anruf entgegennehmen“, sagte er, „aber man sah nicht, wer anrief.“ Jetzt, da die Funktion digital ist, „ist sie einfach viel robuster“.

Mit „Follow Me“ kannst Du Antwortregeln festlegen, um den Anruf ins Büro, an Dein Mobiltelefon oder nach Hause umzuleiten, bevor er an die Voicemail weitergeleitet wird. Du kannst die Regeln auch an bestimmte Uhrzeiten binden. „Dies stellt sicher, dass Dich der Anrufer erreichen kann und nicht immer die Voicemail bekommt, die heutzutage niemand mehr abhört“, sagt Matt.

Es gibt viele weitere Funktionen, die das Leben von Administratoren und Vorgesetzten verbessern können. Über das Admin-Portal können schnell neue Benutzer hinzugefügt werden und Administratoren können Anrufverläufe bearbeiten. Ändere das Telefonmenü, die Begrüßung, leite Anrufe um oder nimm andere Änderungen vor, ohne das Telefonsystem abzuschalten.

Führungskräfte haben Zugriff auf zahlreiche Funktionen für eine bessere Zusammenarbeit im Team, darunter:

• Teamkalender
• Bildschirmübertragung
• Team-Chat
• Unterstützung mehrerer Standorte
• Statuswarnungen in Echtzeit
• Videokonferenzen

Ganz gleich, ob Du Nextiva im Vertrieb, im Kundenservice oder im allgemeinen geschäftlichen Betrieb einsetzen willst, alle Mitarbeiter profitieren vom Team-Messaging und der automatischen Telefonzentrale, die Anrufe schneller an den richtigen Mitarbeiter weiterleitet.

Viele Unternehmen entscheiden sich aufgrund des hervorragenden Kundenservice für Nextiva. Du kannst den Kundensupport rund um die Uhr per E-Mail, Chat oder Telefon erreichen. Das ist toll, weil Telefonsupport normalerweise nur in Premium-Plänen enthalten ist. Der technische Support auf Abruf ist ebenfalls ein Segen, hauptsächlich für Teams, die nicht ständig im Büro sind. Überdies bietet Nextia erstklassige Beratung und Schulungen.

Nextiva gewann 2020 sogar mehrere Stevie Awards, die die hohe Servicequalität des Unternehmens würdigten.

Das Unternehmen unterstützt sogar bei der Übertragung einer bestehenden Telefonnummer, um sicherzustellen, dass Dein gesamtes System wie geplant funktioniert. Mit Ausnahme des Einstiegsplans ist diese immer im Preis inbegriffen.

Lass uns nun einen genaueren Blick auf die flexible Preisstruktur dieses Telefonanbieters werfen.

Nextiva bietet derzeit 25 % Rabatt auf alle seine Pläne an. (Klicke hier, um mehr zu erfahren.)

Die oben genannten Preise gelten bei jährlicher Abrechnung. Du kannst den Service auch monatliche abrechnen lassen, dann kostet es aber etwas mehr.

Der Tarif „Essential“ ist einer der günstigsten Tarife auf dem Markt. Er bietet Sprachanrufe, Videoanrufe, Text und Online-Fax. Wenn Du nach einem erschwinglichen Telefonsystem suchst, das mehrere Kanäle und die Remote-Zusammenarbeit unterstützt, ist dies genau das Richtige für Dich.

Allerdings fehlen dem Essential-Plan Videokonferenzen und viele weitere Integrationen, die Nextiva zu einer so guten Option für die Remote-Arbeit machen. Du erhältst Integrationen mit Outlook und Google Kontakte, müssen jedoch auf „Professional“ upgraden, um CRM-Software wie HubSpot, Zendesk oder Salesforce einzubinden. Der Vorteil des Upgrades besteht darin, dass Du rund um die Uhr umfassenden Kundensupport erhältst. Bei Essential ist der Support auf die Geschäftszeiten beschränkt.

Unternehmen, die noch kein CRM nutzen, können das CRM-System von Nextiva nutzen. Nextos CRM verfügt über spezielle Anwendungen für Vertrieb und Kundenservice. Es ist in die Plattform integriert, sodass Du keine Zeit mit der Konfiguration verschiedener Apps verschwendest. Dies ist verlockend, da Du auf diese Weise nicht extra in ein CRM-System investieren oder „kämpfen musst“, damit die Integration funktioniert, was laut Jason eine große Herausforderung sein kann.

Er wies auch darauf hin, dass es schwierig sei, mehrere CRM-Systeme unterschiedlicher Abteilungen im selben Netzwerk bereitzustellen. Angenommen, Dein Vertrieb verwendet Sugar CRM und Dein Serviceteam verwendet Zendesk. Nextiva verfügt über Integrationen für beiden Anwendungen, Du kannst sie also selbst konfigurieren.

Die Tarife „Enterprise“ und „Ultimate“ verfügen über weitere Integrationen, erweiterter Analysen und Umfragen sowie umfassendere Funktionen. Der Enterprise-Plan ist mit 32,95 $/Monat pro Benutzer äußerst erschwinglich im Vergleich zu ähnlichen Anbietern.

Nextiva ist eine umfassende Telefonlösung, die Unternehmen jeder Größe erstklassige Kommunikation bietet. Ob im Büro oder außerhalb des Büros, das spielt keine Rolle. Nextiva ist für Dich da.

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Nr. 2: Ooma — Die beste Lösung für Unternehmen, die Tischtelefone nutzen wollen

Möchtest Du auch weiterhin herkömmliche Tischtelefone nutzen? Dann ist Ooma Office die richtige Wahl. Verwende analoge Telefone, Mobiltelefone, Computer, Laptops, Konferenztelefone und Faxgeräte einfach weiter.

Die Ooma-Softphone-App kann sofort genutzt werden. Wenn Du Tischtelefone über Ooma bestellst oder bereits vorhandene Apparate verwendest, dauert der gesamte Aktivierungs- und Einrichtungsvorgang nur etwa 15 Minuten. Wenn Du neue Telefone bei Ooma kaufst, sind diese bereits vorkonfiguriert. Du musst sie nur anschließen und sie stellen automatisch eine sichere Verbindung mit dem Netzwerk her.

Dieser Anbieter nutzt dieselbe Technologie, die die amerikanische Regierung zur Verschlüsselung vertraulicher Daten verwendet, einschließlich eines VPN-Kanals und SRTP-Protokoll. Das ist genau die Stufe von Sicherheit, die Lawrence und Matt empfohlen haben.

Lasse Deine alte Telefonanlage hinter Dir und finde heraus, wie einfach die Personalisierung Deines neuen Telefonsystems ist. Das Ooma Office-Webportal bietet die volle Kontrolle über alle Deine Einstellungen und Konfigurationen.

Es ist nicht so elegant wie Nextiva, dafür aber sehr übersichtlich. Die meisten Menschen, die von einer herkömmlichen Telefonanlage zu dieser Lösung wechseln, können die meisten Einstellungen am Ende selbst vornehmen und das für einen Bruchteil der Kosten.

Du musst Dich nicht mit der zugrundeliegenden Technologie auskennen, um einen virtuellen Empfang einzurichten, der Anrufer begrüßt und an die entsprechende Abteilung weiterleitet. Du kannst festlegen, dass alle Telefone gleichzeitig klingeln, oder sie in einer bestimmten Reihenfolge klingeln lassen, wenn der Hauptkontakt nicht erreichbar ist. Früher war es schwierig, solche Ringgruppen einzurichten, aber hier ist es mit ein paar Klicks erledigt.

Das Gleiche gilt für Hot Desking, das es Benutzern ermöglicht, von jedem Telefon aus Anrufe zu tätigen. Lawrence beschrieb, wie sein Unternehmen – das keine festen Arbeitsbereiche für einzelne Mitarbeiter hat – wirklich davon profitierte. Mitarbeiter können jedes beliebige Telefon nutzen, ihre Durchwahl eingeben und mit dem Telefonieren beginnen.

„Selbst wenn Du mehrere Filialen betreibst und Dein Mitarbeiter ausnahmsweise in einer anderen Filiale arbeitet“, sagte Lawrence, „kann er sich sicher sein, dass das Telefonsystem dort auch funktioniert.“ Jeder Deiner Mitarbeiter kann jedes Telefon verwenden. Sobald er eine Verbindung hergestellt hat, sind alle seine Präferenzen und Einstellungen sofort verfügbar.

Ein Grund, warum ich Ooma kleinen Unternehmen empfinde, ist, dass man keinen langen Vertrag unterschreiben muss, um das beste Angebot zu bekommen. Der Anbieter überträgt eine Nummer pro Leitung kostenlos und es fallen keine versteckten Kosten an. Das bedeutet transparente Preise, keine Verträge und Zugang zu einem robusten Telefonsystem mit Funktionen wie:

• Eine Konferenzbrücke für jeden Benutzer
• Funktionen zur Anrufverwaltung
• SMS-Versand
• Ringgruppen
• Nebenstellen
• Gegensprechanlage

Und das ist noch nicht einmal die vollständige Liste aller Funktionen von Ooma Office, das bei 19,95 $/Monat und Benutzer beginnt.

Wie bei anderen Anbietern, die ich mir angesehen habe, kannst Du in den USA und Kanada unbegrenzt telefonieren, die unbegrenzte Abdeckung von Ooma erstreckt sich aber auch auf Mexiko und Puerto Rico. Außerdem verfügt dieses Unternehmen über erschwingliche Tarife für Auslandsgespräche. Ein Anruf nach China würde nur 2 Cent pro Minute kosten. Bei Dialpad kostet er 3 Cent pro Minute und bei RingCentral 3,9 Cent pro Minute. Diese Ersparnis von ein bis zwei Cent summiert sich schnell, wenn man viele Kunden im Ausland hat.

Wie zuvor erwähnt, die Preisgestaltung ist äußerst übersichtlich und unkompliziert.

Wenn Du Dich für ein Upgrade auf Office Pro entscheidest, bekommst Du Videokonferenzen, Anrufaufzeichnung, Voicemail-Transkripte und Zugriff auf die Ooma-Desktop-App.

Für viele Unternehmen ist Ooma Office mehr als ausreichend, es sei denn, man benötigen unbedingt eine der Funktionen von Ooma Office Pro. Das Upgrade ist fair bepreist und liegt deutlich unter dem Durchschnitt ähnlicher Tarife.

Ooma Enterprise (für das ein Vertrag erforderlich ist) bietet Zugriff auf mehr Kanäle. Aber es ist nicht ganz so schnell einsatzbereit wie andere Unified-Communications-Plattformen. Ein Großteil der Integrationen und Funktionalitäten, die sonst in diese Plattformen integriert sind, müssen bei Ooma Enterprise eventuell individuell hinzugefügt und eingerichtet werden.

Unternehmen, die sonst Schwierigkeiten haben, ihre Arbeitsabläufe in vorgefertigte Integrationen anderer Anbieter zu integrieren, könnten dadurch jedoch einen Vorteil erfahren. Ooma arbeitet mit vielen Restaurants und Unternehmen aus dem Einzelhandel zusammen, um deren Auftragsverfolgung, Zahlungen und Berichterstattung zu optimieren.

Sosehr mir die vorgefertigten Integrationen auch gefallen, sie haben einen Nachteil, es kann sich also lohnen, sich bei Ooma zu informieren und nachzufragen, was die Plattform zu bieten hat.

Der Enterprise-Tarif bieten außerdem eine größere Auswahl an Funktionen wie Hot Desking, erweiterte Anrufabläufe und Team-Messaging. Die Enterprise-Callcenter-Lösung ist ein komplettes Unified Communications as a Service (UCaaS)-System, aber weder ich noch die Experten, die wir befragt haben, hatten bereits Erfahrung mit diesem System gesammelt, darum musst Du hier selbst nachforschen.

Kleine Unternehmen können sich für Ooma Office entscheiden, um ihre vorhandenen Telefone mit minimalem Aufwand weiterzuverwenden. Dieses Telefonsystem ist sofort einsatzbereit und funktioniert mit analogen Telefonanlagen, IP-Telefonen und Konferenztelefonen.

Behalte Deine alten Telefone oder kaufe eine neue Ausrüstung zu einem Preis, der oft unter dem des örtlichen Handels liegt. Ooma bietet Telefone von Herstellern wie Yealink, einem Favoriten unter Experten. Neue Telefone können problemlos ins alte System integriert werden.

Behalte Deine alte Rufnummer bei, wähle eine neue aus, richte eine gebührenfreie Nummer ein und nutze Online-Fax – all das nimmt kaum Zeit in Anspruch.

Das cloudbasierte Telefonsystem vereint alle Funktionen in einem geschäftlichen Telefonsystem, das im Büro oder unterwegs funktioniert.

Falls Du mit Deinem aktuellen Anbieter nicht zufrieden bist, kannst Du Ooma risikofrei ausprobieren.

Nr. 3: RingCentral — Das beste Telefonsystem für die Integration von Telefonen in Dein Unternehmen

RingCentral hat sich zu einem beliebten Dienstleister im Bereich der Geschäftskommunikation entwickelt. Dieser Provider bietet alle Funktionen, die ein wachsendes Unternehmen benötigt, und das zu einem wettbewerbsfähigen Preis. Unbegrenztes Telefonieren, SMS und Videoanrufe können auch nicht schaden.

Dieses Telefonsystem ist meine erste Wahl für Unternehmen, die ihre bestehende Unternehmenssoftware in ihr neues Telefonsystem integrieren möchten.

RingCentral bietet kein integriertes CRM-System wie Nextiva, verfügt aber über Integrationen mit vielen Apps. Die meisten Benutzer können ihre bisherige Software weiterverwenden. Und weil RingCentral so weitverbreitet ist, wurden alle Integrationen unter verschiedenen Bedingungen getestet und optimiert.

Das ist wichtig, denn nicht alle Integrationen sind gleich. Wie Terry betonte, erfordern einige Integrationen eine Menge Entwicklungsaufwand, um „die Systeme tatsächlich so zu gestalten, dass sie miteinander kommunizieren“.

RingCentral nimmt seinen Nutzern so viel Arbeit wie möglich ab, es gibt jedoch Einstellungen, insbesondere man sein eigenes CRM- oder ERP-System benutzt, um die man sich selbst kümmern muss. Du wirst aber schnell feststellen, dass der Integrationsprozess ganz einfach ist, da RingCentral umfangreiche Anleitungen bereitstellt, falls man mal auf ein Problem stößt.

Und die Vorteile im Hinblick auf die Vereinfachung der Arbeitsabläufe sollten auch nicht unterschätzt werden. Mit der Salesforce-Integration kannst Du beispielsweise per Mausklick Kontakte anwählen, Videobesprechungen planen und die Telefone mit dem Vertrieb verbinden – alles innerhalb Deines Salesforce-Kontos. Überleg nur mal, wie viel Zeit Du dadurch sparen kannst.

Außerdem lassen sich wichtige Kennzahlen verfolgen. Dank der CRM-Integration können auch Kundendaten, nicht nur Anrufzeiten, angezeigt werden.

Du kannst bei der Segmentierung sehr geschickt vorgehen. Du könntest etwa unterschiedliche Verkaufsziele in verschiedenen Käufergruppen oder Regionen festlegen. Das ist nur ein Beispiel, aber RingCentral hat noch viel mehr zu bieten und verfügt über weitaus mehr Integrationen als andere Plattformen.

Du musst in der Lage sein, unternehmensweit Informationen auszutauschen. Für Mitarbeiter ist es sehr ärgerlich, wenn sie diese Daten manuell über verschiedene Apps gewinnen müssen, die nicht miteinander kommunizieren.

Aus eigener Erfahrung und aus Gesprächen mit Experten empfehle ich, diese Produkte immer zu testen oder nach Referenz von Kunden zu fragen, die sich in einer ähnlichen Situation befinden. Dadurch kannst Du Dir den bestmöglichen Eindruck von der Qualität und dem Umfang der integrierten Schnittstellen machen.

Wenn Du jedoch darüber nachdenkst, andere Programme mit dem Telefonsystem zu verbinden, ist die Integration dieser Plattformen nur ein Teil der Arbeit. RingCentral bietet umfangreiche Anrufbearbeitungs- und Verwaltungsfunktionen, mit denen Du Dein System perfekt auf jeden Teil Deines Unternehmens abstimmen kannst.

Wie Terry erklärte, sind CRM-Systeme für den Kundenservice „aus Sicht des Telefonsystems etwas komplizierter“ als CRM-Systeme für den Vertrieb. Warum? Beim Verkauf geht es generell darum, eingehende Anrufe so schnell wie möglich weiterzuleiten. Bei der Kundenbetreuung „ist zwar nicht das Gegenteil der Fall, aber doch schon ziemlich nahe“, sagte er mit einem Lächeln.

Terry sagt nicht, dass der Kundenservice Kunden abweisen soll, sie müssen aber sicherstellen, dass der Kunde wirklich ein Problem hat und ihm dann halfen, das Problem selbst zu lösen. Vielleicht möchte der Kunde sein Passwort zurücksetzen, ohne mit einem Agenten zu sprechen. Über diese Lösung würden sich beide Parteien freuen. Die Leitungen bleiben frei und Dein Mitarbeiter kann sich auf Kunden mit heiklen Problemen konzentrieren.

RingCentral bietet alles, was zum Verwalten von Warteschlangen und zum Einrichten eines Telefonbaums nötig ist. Integriere Dein Telefonsystem in die Live-Chat-Software und stelle automatisierte Antworten bereit, damit Kunden ihre Frage selbst beantworten können. Der Bot kann eingehende Chats führen und Informationen sammeln, bis ein Mitarbeiter übernimmt. Du könntest einen spanischsprachigen Anrufer zum Beispiel an einen entsprechenden Agenten weiterleiten.

Es gibt unzählige Möglichkeiten, Arbeitsabläufe zu optimieren und das Kundenerlebnis zu verbessern, da RingCentral so einfach mit den anderen Programmen verbunden werden kann. Zu den weiteren Highlights der Plattform gehören:

• Single Sign-On
• Visuelle Voicemail und Voicemail-to-Text
• Team-Messaging
• Berichte in Echtzeit
• Entwicklerplattform
• Berichte zur Servicequalität

RingCentral ist cloudbasiert, sodass Deine Agenten ohne Probleme im Büro oder von zu Hause aus arbeiten können. Das System ist sicher, zuverlässig und liegt für viele Unternehmen trotzdem noch im Preisrahmen.

Der Einstiegspreis ist fair, ich möchte mich aber trotzdem auf die höherpreisigen Pläne konzentrieren, da sie Integrationen mit anderen beliebten Softwares beinhalten.

Advanced bietet unbegrenzte Sprach-, Video-, Text- und Online-Faxnachrichten sowie wichtige Verwaltungsfunktionen, um den Überblick zu behalten. In diesem Plan erhältst Du die Integration mit Microsoft 365, Google Workspace sowie Kollaborationssoftware, Analysetools und Bots.

Advanced eignet sich für die Verwaltung mehrerer Standorte und verfügt über eine mehrstufige automatische Telefonzentrale, um Anrufe effektiver an bestimmte Standorte weiterzuleiten. Du erhältst erweiterte In-Call-Funktionen und CRM-Integrationen, die den Vertrieb, den Kundenservice und den allgemeinen Kundenerfolg unterstützen.

Advanced wird zu einem sehr fairen Preis angeboten und lohnt sich allein aufgrund der CRM-Integration. Außerdem erhältst Du Zugriff auf branchenspezifische Schnittstellen für das Gesundheitswesen, die Herstellung und andere Branchen. Es lohnt sich wirklich, in der umfangreichen App-Galerie zu stöbern.

Ultra bietet die unbegrenzte automatische Anrufaufzeichnung, ein Segen für Unternehmen, die gesetzliche Bestimmungen einhalten müssen oder potenziellen Risiken ausgesetzt sind. Dieser Tarif umfasst auch eine Geräte- und Statuswarnung, um Administratoren und Vorgesetzte vor der Überschreitung kritischer Grenzen zu warnen.

Unternehmen schätzen RingCentral, weil es an individuelle Geschäftsabläufe angepasst werden kann. Dies macht den Arbeitsablauf effizienter und jede Interaktion wird produktiver.

Du kannst RingCentral 15 Tage lang kostenlos testen. Prüfe das Telefonsystem und seine Integrationen ausgiebig, um zu erfahren, warum sich so viele Unternehmen für RingCentral entscheiden.

Nr. 4: Grasshopper — Das beste Telefonsystem für Unternehmen, die weniger als 10 Leitungen benötigen

Wenn Du ein einfaches Telefonsystem benötigst, wäre Grasshopper eventuell eine gute Lösung. Der Funktionsumfang ist nicht so umfassend wie bei einigen anderen Anbietern, aber kleine Unternehmen erhalten das Wesentliche in einer modernen Telefonanlage.

Überdies enthält jeder Grasshopper-Plan im Gegensatz zu anderen Optionen alle Funktionen, die das Unternehmen bietet, Du musst also keine Zusatzfunktionen buchen, um ein bestimmtes Problem zu lösen.

Der einfachste Plan beinhaltet eine Rufnummer, die auf jedem Gerät funktioniert, und drei kostenlose Nebenstellen. Bedenke, dass Erweiterungen nicht immer kostenlos sind, insbesondere bei den günstigeren Optionen, aber dafür kannst Du ein kleines Team zu kleinem Preis mit einer Telefonleitung ausrüsten.

Grasshopper bietet ein Komplettpaket für kleine Büros. Das System kann problemlos erweitert werden, solange man nicht über zehn Leitungen hinaus geht, da dieses Telefonsystem auf kleine Unternehmen ausgerichtet ist. Dies macht Grasshopper zur kostengünstigen Lösung für einzelne Filialen, ein kleines Lagerhaus, ein kleines Unternehmen mit mehreren Standorten oder eine gebührenfreie Rufnummer für einen Onlineshop.

Grasshopper bietet keinen riesigen Funktionsumfang, aber dafür kann sich Dein Team schneller mit dem neuen System vertraut machen. Du benötigst keinen IT-Experten, um neue Benutzer oder Nebenstellen einzurichten. Selbst technisch weniger versierte Benutzer können geschäftliche Anrufe problemlos von ihrem privaten Handy aus führen und verwalten.

Du bist nicht an ein festes Telefon gebunden, was Dir die Flexibilität verschafft, von der Matt gesprochen hat. Wenn Mitarbeiter von einem Schreibtisch zum anderen wechseln, was in vielen Fällen bei Tischtelefonen unmöglich wäre, ist das kein Problem. Trotz der Flexibilität erhältst Du die Kernfunktionen eines Telefonsystems, die kleine Unternehmen benötigen. Leite Anrufe weiter und richte Nebenstellen ein, um Anrufe an jedes Gerät mit Rufnummer weiterzuleiten. Wenn Du möchtest, kannst Du Anrufe auch an einen Festnetzanschluss weiterleiten.

Du erhältst Zugriff auf die wichtigsten Funktionen, ganz ohne IT-Probleme oder Sicherheitsbedenken. Zu den nützlichsten Funktionen gehören:

• Geschäftliche SMS
• Anrufweiterleitung und Rufübergabe
• Virtuelles Fax
• Voicemail-Transkripte
• Kostenlose Nebenstellen
• Gleichzeitige Anrufbearbeitung
• Anrufüberprüfung
• Individuelle Begrüßung

Für Menschen, die ihr Geschäft mit dem Handy führen oder mit der Verwaltung ihres veralteten Telefonsystems zu kämpfen haben, ist Grasshopper eine willkommene Lösung. Du kannst Anrufe überwachen und weißt immer, ob es sich um einen privaten oder geschäftlichen Anruf handelt.

Du kannst auswählen, welche Rufnummer bei ausgehenden Anrufen genutzt werden soll. Du musst nicht mehr zwei Telefone dabei haben. Ein Gerät genügt.

Und wenn ein Kunde anruft, wird er von einer professionellen Begrüßung empfangen. Beantworte häufig gestellte Fragen zu Deinen Öffnungszeiten oder lasse den Kunden wählen, mit welcher Abteilung er sprechen will.

Da Du mit jedem Anschluss kostenlose Nebenstellen erhältst, musst Du nicht für zusätzliche Rufnummern zahlen, nur um Anrufe weiterzuleiten.

Eine weitere Funktion, die meiner Meinung nach von entscheidender Bedeutung ist, ist das Versenden von SMS. SMS sind ebenfalls enthalten, was dieses System zu einer sehr kostengünstigen Möglichkeit macht, zusätzliche Kommunikationskanäle anzubieten.

Du kannst automatische Nachrichten einrichten, falls Du Dich in einer Besprechung befindest und nicht ans Telefon gehen kannst. Lies ein Voicemail-Transkript und antworte mit einer SMS, Du musst nicht einmal einen Anruf tätigen.

Grasshopper-Pläne beinhalten unbegrenztes Telefonieren und SMS zu einem monatlichen Pauschalpreis. Die unten aufgeführten Preise beziehen sich auf den Jahresplan. Wenn Du Dich für die monatliche Abrechnung entscheidest, wird es etwas teurer.

Da alle Funktionen in jedem Plan enthalten sind, basiert die Zahlung auf der Anzahl der Telefonnummern und Durchwahlen, die Du benötigst. Solo wird mit einer Rufnummer und drei Nebenstellen geliefert. Partner bietet drei Rufnummern und sechs Nebenstellen. Dies ist ideal, falls Du mehr als einen Standort hast oder Teams im Außendienst einsetzen willst. Small Business umfasst fünf Rufnummern und unbegrenzte Nebenstellen.

Im Tarif Partner und Small Business müssen Deine Mitarbeiter nicht ihre Privatnummer nutzen und Du musst ihnen auch kein neues Telefon kaufen. Sie werden mit allem ausgestattet, was sie zum Empfangen, Überprüfen und Weiterleiten von Anrufen benötigen. Für jeweils 10 USD pro Monat erhältst Du zusätzliche Rufnummern.

Du kannst sogar eine Rezeptionistin engagieren. Es handelt sich um einen Agenten in den USA, der Anrufe entgegennimmt und mit Kunden spricht. Dieser Service kostet 135 USD pro Monat. Für diesen Preis erhältst Du 50 Gesprächsminuten. Die Kosten pro Minute sinken, wenn Du mehr kaufst. Für kleine Unternehmen, die Schwierigkeiten hat, alle ihre Anrufe selbst entgegenzunehmen, könnte dieser Service sehr hilfreich sein und Du erhältst ihn für einen Bruchteil dessen, was die Einstellung einer Vollzeitkraft kosten würde.

Grasshopper eignet sich hervorragend für kleine Unternehmen. Es umfasst alle notwendigen Funktionen eines vollwertigen Telefonsystems, jedoch ohne komplizierte Features für Callcenter oder größere Unternehmen. Es gibt keine direkten Integrationen mit anderen Plattformen und es gibt keine Möglichkeit, zusätzliche Kanäle hinzuzufügen.

OpenPhone bietet einen ähnlichen Service, aber Leute, die ein traditionelleres Telefonsystem fürs Büro suchen, bevorzugen Grasshopper, weil es Dinge wie virtuelles Faxen und Weiterleitungen an bestimmte Nebenstellen möglich macht.

Wenn Du ein stressfreies Telefonsystem für Dein kleines Unternehmen benötigst, solltest Du Grasshopper ausprobieren. Es bietet sogar eine siebentägige kostenlose Testversion, für die keine Kreditkarte erforderlich ist.

Nr. 5: Dialpad — Die einzige Möglichkeit, in 10 Minuten ein Contact-Center einzurichten

Ich mag Dialpad, weil es den Mitarbeitern die Arbeit im Callcenter erleichtert und den Kunden ein besseres Erlebnis bietet. Die Plattform ist rationalisiert, klar verständlich und einfach zu bedienen. Du kannst Dialpad für einzelne Kanäle nutzen, aber wenn Du nach einem umfassenden Contact-Center-System suchst, das sofort einsatzbereit ist, ist Dialpad genau das Richtige.

„Niemand sagt: ‚Hey, ich kann es kaum erwarten, in diesem Contact-Center anzurufen‘“, sagt Guy und stützt sich dabei auf seine jahrelange Erfahrung. „Wenn es jedoch nötig ist, muss alles so nahtlos wie möglich verlaufen.“

Dialpad bietet alles, was Du brauchst. Du kannst das System in wenigen Minuten bereitstellen und nach Bedarf Verbesserungen vornehmen, indem Du weitere Programme integrierst, KI-gestützte Analysen durchführst und die Spracherkennung nutzt. Diese Funktionen bieten viele Vorteile. Wenn ein unbekannter Anrufer seinen Namen sagt, wird er von Dialpad auf dem Anrufbildschirm angezeigt und im Echtzeitprotokoll angewendet.

Agenten sprechen jeden Tag mit Dutzenden Menschen. Wenn sie den Namen des Gesprächspartners und Abschrift des letzten Gespräches haben, können sie dem Kunden besser helfen. Diese müssen ihre Informationen nicht ständig wiederholen, und Deine Agenten mit ein oder zwei Klicks auf frühere Gespräche zurückgreifen.

Sobald der Anruf abgeschlossen ist, führt Dialpad weitere hilfreiche Funktionen aus. Du musst Dir keine Notizen mehr machen oder Dich bei einer anderen Plattform anmelden, um Details festzuhalten und Informationen einzugeben. Deine Agenten können die wichtigsten Punkte des Gesprächs mit nur wenigen Klicks mit ihren Kollegen oder Vorgesetzten teilen oder kurze Notiz schreiben.

Aus Agentensicht ist alles zentralisiert und einfach zu nutzen, egal welche Kanäle man nutzt. Die Plattform minimiert die Anzahl der Klicks, die für jede Aktion erforderlich sind, was die Produktivität steigert, damit Probleme schneller gelöst werden können.

Wenn der Agent etwa einen Anruf aufzeichnen will, wird eine automatische Nachricht abgespielt, die den Anrufer darauf hinweist, dass der Anruf aufgezeichnet wird. Dies ist wichtig, weil man sonst mit hohen Bußgeldern rechnen muss. Solche Verstöße können schnell mal zwischen 500 und 2.500 Euro kosten. Agenten müssen sich keine Sorgen mehr machen, da alles automatisch geschieht.

Du bist in puncto Anrufweiterleitung und Verwaltungsfunktion vollständig abgesichert. Du kannst die Einrichtung Deines Callcenters selbst steuern. Binde alle Kanäle ein, integriere sie in Deine Unternehmenssoftware und verwalte sie über Dialpad.

Vorgesetzte können Anrufaufzeichnungen viel einfacher durchgehen, wenn jedes Gespräch erfasst und mit einem Zeitstempel versehen wird. Füge umfassende Analysefunktionen hinzu und ermögliche Deinen Teamleitern schnell Maßnahmen zu ergreifen, wenn ein Agent Schwierigkeiten hat.

Guy beschäftigt sich schon lange mit Funktionen, die bei der Schulung von Agenten eingesetzt werden. In Callcentern ist Burn-out leider eine traurige Realität. „Ja“, sagte Guy, „die Leute werden es schnell leid, Unmengen an Anrufen entgegenzunehmen. Ein weiterer Faktor ist, dass Agenten nicht viele detaillierte Rückmeldungen darüber erhalten, wie sie sich verbessern können.“

Mit Dialpad haben Vorgesetzte die Möglichkeiten, jederzeit einzugreifen. Sie können Anrufe mithören, den Agenten etwas „zuflüstern“, das der Anrufer nicht hören kann, oder den Anruf übernehmen. Oder sie können zuhören und über die Chat-App Kontakt aufnehmen.

„Wenn ich meinen Agenten überwache und sehe, dass sie mehr als acht oder neun Minuten pro Gespräch benötigen, kann ich zuhören“, sagt Guy, „und vielleicht kann ich als Co-Pilot einsteigen.“

Eine weitere Möglichkeit, die Produktivität (und Zufriedenheit) Deiner Agenten zu steigern, ist die fähigkeitsbasierte Weiterleitung, bei der Anrufe basierend auf den Fachgebieten bestimmter Agenten immer an den richtigen Ansprechpartner weitergeleitet werden. Guy sagte, Agenten seien oft überfordert, wenn ihr Vorgesetzter sie einfach ans Telefon setzt und sagt: „Sie müssten alles wissen.“

Du wirst feststellen, dass die fähigkeitsbasierte Weiterleitung die Anrufqualität verbessert, da Agenten automatisch Anfragen aus ihrem Fachbereich erhalten. Eine echte Win-win-Situation. Du musst Dir keine zusätzliche Hardware kaufen oder komplexe Skripte schreiben.

Es handelt sich um eine wirklich umfassende Plattform, die viele Möglichkeiten bietet. Aber lass mich uns kurz einige der besten Funktionen hervorheben:

• Verfolgung der Kundenstimmung
• Wartemusik
• Rückruf in der Warteschlange
• Manager-Benachrichtigungen
• Agentenempfehlungen in Echtzeit
• Integration für Salesforce, Zendesk, Kustomer und mehr

Dialpad hat TalkIQ gekauft, ein Unternehmen, das sich auf Spracherkennung und Textverarbeitung spezialisiert hat. Während Gesprächen greift Dialpad auf eine Wissensdatenbank zurück, um Agenten Empfehlungen zu machen.

Wenn ein Kunde beispielsweise sagt, dass er einen Kredit aufnehmen möchte, werden alle relevanten Dokumente direkt auf dem Bildschirm des Agenten angezeigt. Selbst ein neuer Agent kann diesen Kunden dann sicher durch den gesamten Prozess führen.

Du musst Dich mit Dialpad in Verbindung setzen, um einen Preis für die Callcenter-Lösung zu erhalten. Für den Pro-Plan gilt eine Mindestabnahme von drei Lizenzen und für den Enterprise-Plan ein Minimum von 100 Lizenzen.

Der Grundplan von Dialpad kostet etwa 5 USD weniger als bei Nextiva und RingCentral. Du kannst unbegrenzt telefonieren und Textnachrichten senden, es handelt sich also um eine Option, wenn man die Lösung nicht unbedingt für ein Callcenter verwenden möchte.

Ich würde Dialpad in Betracht ziehen, wenn Du Schwierigkeiten hast eine Lösung zu finden, die alle gewünschten Integrationen und Kanäle unterstützt. Es gibt einen umfangreichen Marktplatz für Apps, eine API-Schnittstelle und eine Zapier-Integration, mit der Du praktisch alle aktuell genutzten Programme mit der Software verbinden kannst.

Fordere noch heute eine kostenlose Testversion an.

Nr. 6: OpenPhone — Die beste Lösung für kleine Teams und Einzelunternehmer

OpenPhone richtet sich an Freiberufler und kleine Teams. Du erhältst eine separate Rufnummer für Dein Mobiltelefon, aber im Gegensatz zu anderen Apps, gibt es kaum Einschränkungen.

Lösungen wie Google Voice sind zwar praktisch, aber primitiv. Sie ermöglichen eingehenden Anrufern kein Menü mit Optionen, oder Anrufe weiterzuleiten. Aber mit OpenPhone ist beides möglich und noch viel mehr.

Du kannst die professionelle Rufnummer nutzen und musst Deine private Nummer endlich nicht mehr herausgeben. Anrufer werden von einer automatischen Telefonzentrale begrüßt, wo sie entweder zum Verkauf weitergeleitet werden oder die Öffnungszeiten abhören können. Das Programm ist einfach zu konfigurieren und rückt Dein Unternehmen in ein professionelles Licht.

Bei OpenPhone bekommst Du eine lokale oder gebührenfreie Rufnummer und OpenPhone hilft bei der Übertragung Deiner alten Nummer, falls Du diese behalten möchtest.

Mit 10 USD pro Monat kostet OpenPhone weniger als die Hälfte anderer vergleichbarer Lösungen. Du kannst zwar keine Videokonferenzen durchführen, aber unbegrenzt telefonieren und Textnachrichten senden. Wenn Du Mitarbeiter hast, kannst Du für 5 USD pro Monat eine weitere Nummer einrichten und Posteingänge einrichten. In diesem Bereich hebt sich OpenPhone wirklich von der Konkurrenz ab. Es gibt viel umfassendere (und teurere) Telefonsysteme, bei denen dies nicht möglich ist.

OpenPhone ermöglicht den Versand von Gruppennachrichten für die Kommunikation innerhalb des Teams und mehrere Benutzer können mit derselben Rufnummer telefonieren und Textnachrichten zu senden.

David Sacks, der Investor von Craft Ventures sagte gegenüber VentureBeat: „OpenPhone integriert das Geschäftstelefon in eine kollaborative App, die jeder im Team überall nutzen kann.“

Für viel beschäftigte Unternehmer bedeutet dies, dass es viel einfacher ist, mit Menschen zu kommunizieren, sei es innerhalb oder außerhalb des Unternehmens. Jeder Mitarbeiter kann sehen, was passiert, was getan werden muss und kann dann sofort reagieren.

Du erhältst kein halbherziges System mit eingeschränkten Funktionen. Du kannst Dateien anhängen und SMS, MMS oder GIFs versenden.

Ich habe das Gefühl, dass viele der günstigen Telefonlösungen hinsichtlich der Benutzererfahrung zu wünschen übrig lassen, nicht jedoch OpenPhone. Das System bietet zwar nur das Nötigste, Du bekommst aber keine veraltete Technologie. Das Programm ist perfekt für die Kommunikation kleiner Unternehmen im 21. Jahrhundert konzipiert.

Guy betonte, dass kleinere Unternehmen von der Möglichkeit, auf mehreren Kanälen zu kommunizieren, profitieren. „Du bist darauf angewiesen sein, dass mehr Leute mehr Dinge erledigen“, sagte er. Es reicht jedoch nicht aus, einfach mehr Kommunikationskanäle anzubieten. Deine Mitarbeiter müssen in der Lage sein, „einfach zwischen verschiedenen Kanälen zu navigieren“.

OpenPhone verfügt über eine intuitive Benutzeroberfläche, die Deinem Team erlaubt, mit Kollegen zu chatten oder einem Kunden, der eine Voicemail hinterlassen hat, per E-Mail oder SMS eine Antwort zu senden. Hier sind einige weitere Funktionen:

• Versenden automatischer SMS, wenn Du einen Anruf verpasst
• Rufnummer überprüfen
• Festlegen von Öffnungszeiten und Bitte-nicht-Stören
• Anrufaufzeichnung
• Anrufweiterleitung
• Internationale Gespräche
• Zapier- und HubSpot-Integration

Du musst ein Upgrade kaufen, um alle Funktionen nutzen zu können.

Alle OpenPhone-Tarife sind Flatrates, die 1.000 Gesprächsminuten und SMS pro Monat beinhalten. Diese Flatrate wird als „unbegrenzt“ beworben, es gelten aber akzeptable Nutzungsbegrenzungen, der Dienst eignet sich also nicht für die Durchführung von Drip-Kampagnen.

Der Standard-Tarif umfasst die meisten der von mir beschriebenen Funktionen, einschließlich Integrationen für Slack, Zapier, Google Contacts und gängigen E-Mail-Diensten. Wenn Du Anrufe weiterleiten willst oder eine Integration mit HubSpot wünschst, musst Du Dich für die Premium-Version entscheiden. HubSpot ist derzeit die einzige CRM-Integration, Schnittstellen für Salesforce und Pipedrive sind aber in Arbeit

OpenPhone ist ein junges Unternehmen, das seinen Service ständig verbessert und neue Funktionen hinzufügt. Trotz der noch fehlenden Funktionen gefällt es mir schon heute bessere als andere vergleichbare Business-Telefonsysteme.

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Worauf bei der Wahl eines Geschäftstelefonsystems zu achten ist

Alle meine Empfehlungen sind cloudbasiert, Du telefonierst also über das Internet, nicht über das Festnetz. Das Hosting ist inbegriffen, Du kannst Dich einfach anmelden und das System nutzen. Du musst keine eigene Infrastruktur aufbauen.

Für die meisten Unternehmen ist ein Cloud-basiertes Telefonsystem die beste Wahl, und zwar aus folgenden Gründen:

• Unbegrenzte Anrufe. Verabschiede Dich von lästigen Gebühren oder Obergrenzen für Textnachrichten. Jeder Anbieter, den ich überprüft habe, bietet unbegrenzte Anrufe in den USA und Kanada an. Zudem bieten einige Anbieter unbegrenzte Textnachrichten und Videokonferenzen an. Wenn es Beschränkungen gibt, habe ich explizit darauf hingewiesen.
• Kaum IT-Verwaltungsaufwand. Da der Provider das Telefonsystem hostet, musst Du Dich nicht um die Sicherheit, Wartung und Aufrechterhaltung des Netzwerkbetriebs kümmern. Wenn Du das System selbst hosten willst, musst Du die entsprechende Hardware kaufen und das System selbst verwalten.
• Eignet sich für Remote-Arbeit. Deine Mitarbeiter können sich sicher im System anmelden, egal wo sie arbeiten. Wenn Du das System selbst hostest, könnten zahlreiche Sicherheitsprobleme auftreten, falls sich Deine Mitarbeiter über unbekannte Netzwerke oder Heimnetzwerke anmelden.
• Kosten. Der Betrieb einer Telefonanlage über die Cloud ist günstiger als die Nutzung eines Festnetzanschlusses. Außerdem musst Du weniger Geräte kaufen, was die anfänglichen Ausgaben verringert – kein Router, Switches, Wartung oder zusätzliche Kabel erforderlich.
• Mehr Funktionalität und Kontrolle. Du kannst Deine Anrufe bearbeiten und Funktionen einstellen (z. B. Anrufweiterleitung, Konferenzen und Voicemail), so wie bei einer herkömmlichen Telefonanlage. Alle Einstellungen können selbst von technisch nicht versierten Personen verwaltet werden. Administratoren und Manager können selbst Änderungen an der Telefonanlage vornehmen, was bei älteren Systemen nicht immer möglich ist.
• Skalierbarkeit. Du kannst neue Benutzer hinzufügen, ohne Deine Infrastruktur aufstocken zu müssen, oder Deinen Plan aktualisieren, um auf neue Funktionen zuzugreifen, ohne dass es zu Ausfallzeiten und Problemen kommt.
• Zukunftssicher. Nichts ist wirklich zukunftssicher, aber cloudbasierte Telefonsysteme sind definitiv sicherer als andere Systeme. Cloudbasierte Systeme werden jedes Jahr günstiger und leistungsstärker, während herkömmliche Telefonanlagen schwieriger einzustellen sind.

Du kannst trotzdem über das Festnetz telefonieren oder Dein eigenes Telefonsystem vor Ort betreiben, ich würde das aber nicht empfehlen. Festnetzanschlüsse sind sinnvoll, wenn es keine andere Möglichkeit gibt, Dein Unternehmen mit schnellem Internet zu versorgen.

Wenn Du das System selbst hosten möchtest, brauchst Du einen IT-Profi, der Probleme beheben kann und das System überwacht. Ohne IT-Mitarbeiter ist das nicht möglich und das kann am Ende kostspielig werden.

Ich kann mir nicht vorstellen, zu einem Festnetzanschluss zurückzukehren, mein Unternehmen über ein zweites Mobiltelefon zu betreiben oder IT-Techniker einzustellen, die mein Telefonsystem verwalten. Aber ich betreibe verschiedene Marketingprojekte und habe Millionen von Lesern auf verschiedenen Kontinenten – meine Kommunikationsherausforderungen sind nicht die gleichen wie bei vielen anderen Unternehmen.

Um Dir, meinem Leser zu helfen, hat mein Team fünf Experten aus verschiedenen Bereichen kontaktiert, um Perspektiven zu sammeln. Diese Gespräche haben bestätigt, dass cloudbasierte Telefone die richtige Wahl sind und ich habe großartige Möglichkeiten kennengelernt, wie unterschiedliche Unternehmen mit dieser wichtigen Entscheidung umgehen.

Laut Matt, einem alten IT-Veteranen, nutzt niemand mehr Festnetzanschlüsse. Derzeit kümmert er sich um die gesamte Kommunikation einer gemeinnützigen Organisation aus dem Gesundheitswesen, das über mehrere Kliniken verfügt. Hier zählt jeder Dollar, darum war eines seiner ersten Projekte die Umstellung auf ein Cloud-basiertes System.

„Mit Voice over IP kannst Du Deine bestehende Internetverbindung nutzen und Dein Telefonsystem darauf aufbauen“, sagte er. „Es ist wie eine zusätzliche Schicht“.

Zudem verwalten Menschen ihr Telefonsystem nicht mehr so intensiv wie früher. Ich habe mit Nikhil gesprochen, der kleinen Unternehmen dabei hilft, Open-Source-Telefonsysteme zu installieren, die sie selbst verwalten können. Er stellte fest, dass sich viele Leute am Ende für verwaltete Pläne entscheiden.

„Es geht ihnen vor allem um die Kundenbetreuung“, sagte er. Anstatt neue Mitarbeiter einzustellen, entscheiden sich viele Unternehmen, diese Aufgabe einfach auszulagern. „Sie möchten sich überhaupt nicht mit der Technologie herumschlagen“, sagt Nikhil, „und es kommt selten zu Ausfallzeiten.“

Lawrence arbeitet für einen VoIP-Anbieter, der sein eigenes Netzwerk aufgebaut hat. Er betonte, dass man wirklich wissen muss, was man tut, wenn man sein eigenes System hostet. Du musst das Telefonsystem etwa hinter einer Firewall bereitstellen, was regelmäßig zu allen möglichen Problemen bei Cloud-Systemen führt. „Dies kann durch die richtige Konfiguration der Firewall behoben werden“, sagt Lawrence, „aber es kann schwierig sein, weil die meisten Probleme nicht ständig auftreten, darum ist es schwierig, das Problem zu reproduzieren.“

Bei jedem Telefonsystem kann etwas schiefgehen. Bei einem verwalteten Plan musst Du Dir darum aber keine Sorgen machen. Du musst nur Anrufe annehmen. Aber natürlich geht es nicht mehr nur ums Telefonieren. Guy sprach mit meinem Team über die „große Veränderung“, wie Kunden heutzutage mit Unternehmen in Kontakt treten. Er begann vor mehr als 15 Jahren mit der Arbeit in verschiedenen Callcentern. Jetzt kommunizieren die von ihm verwalteten Kontaktzentren über SMS, Chat, E-Mail und die sozialen Medien mit ihren Kunden.

Guys Frage an Unternehmer lautet: „Erfassen sie demografische Daten und ermitteln Altersgruppen oder Trends?“

Mit VoIP ist dies ganz einfach möglich. Du hast viele Möglichkeiten, Dein System mit verschiedenen Tools zur Berichterstattung und anderer Unternehmenssoftware zu verbinden. Dies wäre bei einem herkömmlichen Telefonsystem viel teurer, wenn es überhaupt möglich wäre.

Terry, der sich um das IT-Backend von Callcentern kümmert, betonte, wie schwierig es sei, von einem Telefonsystem auf ein anderes umzusteigen. „Es lohnt sich, die Optionen vor dem Wechsel gründlich abzuwägen und sicherzustellen, dass es sich wirklich lohnt.“ Es ist wahrscheinlich viel klüger, mehr Ressourcen zu bekommen, als man heute benötigt, oder ein System zu finden, das zukünftige Änderungen besser verkraften kann.

Du möchtest Dich auf keinen Fall „in einer Situation wiederfinden, in der Du nicht in der Lage bist, die alltäglichen Aufgaben zu bewältigen“, sagte Terry. „Es ist sehr schwierig, eine schnelle Lösung zu finden, um dieses Problem zu umgehen.“

Der Betrieb eines geschäftlichen Telefonsystems über das Internet birgt definitiv weniger Risiko und ist auch günstiger. Dennoch gibt es Dinge, auf die Du achten solltest.

So findest Du die beste Option:

Anforderungen an cloudbasierte Telefonsysteme

Da Du über das Internet und nicht über das Festnetz telefonierst, musst Du sicherstellen, dass Dein Netzwerk damit umgehen kann. IP-Telefonie benötigt nicht viel Bandbreite, aber die Verbindung muss stabil sein. Jegliche Verzögerung oder Probleme bei der Datenübertragung wird das Gespräch und die Anrufqualität negativ beeinflussen.

Dir ist das bestimmt schon mal passiert. Es ruiniert das Gespräch, ein großes Problem für den Vertrieb, den Kundenservice und wirklich jeden, der das Telefon geschäftlich nutzt.

Wie kann man dieses Problem umgehen?

Es hängt davon ab, wie viele Leute das Telefone (oder andere Kommunikationskanäle) nutzen und wofür sie das System sonst noch nutzen wollen.

Mit Nextiva kannst Du Deine Internetgeschwindigkeit testen. Du kannst bis zu 200 Gespräche simulieren und wichtige Kennzahlen wie Upload-Geschwindigkeit, Download-Geschwindigkeit, Latenzzeit, Jitter und Verzögerungen prüfen.

Eine Glasfaserverbindung ist ideal. Kabel oder DSL eignen sich nicht so gut für den professionellen Gebraucht, sind für Privatanwender aber in Ordnung. Für Unternehmen ist DSL aber nicht zuverlässig genug. Kabel ist zwar besser, aber wenn man viele Gespräche führt, kann es trotzdem zu Problemen kommen. „Für ein keines Büro könnte es funktionieren“, sagt Matt, „aber wenn Du mehrere Büros hast, reicht ein Kabelmodem einfach nicht aus.“

Er musste die Klinik, für die er arbeitet, davon überzeugen, auf Glasfaser umzusteigen, die dreimal so teurer war wie Kabel. Ja, es würde mehr kosten, aber sowohl Kunden als auch Mitarbeiter berichteten von Problemen mit dem aktuellen Service. Die Anrufqualität war nicht besonders gut und es kam gelegentlich zu Abbrüchen mitten im Gespräch.

Bedenke, dass es sich um Gespräche mit Patienten handelt. Matt und sein Team priorisierten den Sprachverkehr im Netzwerk, um sicherzustellen, dass Anrufe so viel Bandbreite wie möglich erhielten, was jedoch die Internetverbindung der Mitarbeiter verlangsamte. „Es war viel zu langsam“, sagt Matt. Obwohl nun die Telefone funktionierten, „war das Internet viel langsamer, bis wir die Glasfaserleitung installierten. Jetzt haben wir keine Beschwerden mehr.“

Bei Glasfaser ist die Upload-/Download-Geschwindigkeit gleich, bei Kabel können sie sich unterscheiden. Hier kann sie zum Beispiel 100 für den Download und 40 für den Upload betragen. Wenn also viele Dokumente hochgeladen werden oder eine umfangreiche CRM-Software verwendet wird, kann das Telefonieren über Kabel problematisch werden. Genau das ist dem Unternehmen passiert, mit dem Matt zusammengearbeitet hat. Auf jeden Fall etwas, das man vermeiden sollte.

Eine weitere Sache, auf die man laut Terry achten sollte, ist der Versuch, CRM-Programme und ein Telefonsystem auf minderwertigen Computern auszuführen.

„Bei einem Computer, der sich gut zum Surfen im Internet und für grundlegende Dinge eignet, kann es zu Problemen kommen“, sagte er. Aber sobald man das CRM integriert, „stößt er plötzlich an seine Grenzen.“ Dies kann Verbindungsprobleme verursachen und zu Leistungseinbußen führen, „wobei ein Echo oder andere seltsame Probleme auftreten können, mit denen man nur schwer umgehen kann.“

Mein Rat ist, sich direkt mit den Anforderungen jedes Telefonsystems auseinanderzusetzen, insbesondere wenn Du eine leistungsstarke Software in Deine Telefone integrieren willst. Eines Tages wird sich die anfängliche Ersparnis durch Billiggeräte oder günstiges Internet negativ auswirken. „So wie man auch Strom oder Versicherungen einkalkuliert, handelt es sich um Kosten für den geschäftlichen Betrieb“, sagt Terry. „Man muss über eine starke Internetverbindung verfügen, wenn man Stabilität und gute Betriebszeiten haben möchte.“

Tischtelefone, Headsets und Softphone-Apps

Man hört immer wieder, dass für einige Geschäftstelefonsysteme „keine Hardware erforderlich“ ist. Stimmt das?

Es ist wahr, dass cloudbasierte Systeme keine Router, Switches, oder Tischtelefone erfordern. Du benötigst lediglich eine Internetverbindung. Mitarbeiter können ein Softphone einrichten, bei dem es sich lediglich um eine Anwendung handelt, mit der die dann über das System mit einem Tablet, Mobiltelefon oder dem Computer mit Headset Anrufe tätigen können.

„Viele Leute nutzen heutzutage Softphone-Apps“, sagt Nikhil, „wegen der Flexibilität.“

„Es ist einfacher, einfach die App herunterzuladen und eine Verbindung herzustellen“, sagt er und sprach darüber, warum cloudbasierte Telefonsysteme so attraktiv sind. Die leistungsstarken Softphone-Apps bieten „Flexibilität ohne Wartungsaufwand“.

Dennoch musst Du darüber nachdenken, in welcher Umgebung diese Telefone verwendet werden. Terry betonte, dass man nicht jeder Benutzer ein Softphone verwenden möchte. Ein günstiges Headset ist auch nicht zu empfehlen. Die Investition in hochwertige Mikrofone mit Geräuschunterdrückung ist sinnvoll, wenn mehrere Menschen im selben Raum telefonieren, andernfalls sei es „schwieriger, das Vertrauen des Kunden zu gewinnen“, wenn er die anderen Gespräche im Hintergrund mithören kann.

Wenn mich jemand von einer unbekannten Nummer anruft und ich merke, dass der Anrufer aus einem lauten Callcenter anruft, lege ich meistens sofort auf.

Etwas mehr Geld für ein paar gute Headsets mit Geräuschunterdrückung auszugeben ist eine gute Investition, egal ob man Kunden helfen muss oder im Verkauf tätig ist. RingCentral bietet eine große Auswahl an Headsets, die wirklich gut mit ihrem Telefonsystem funktionieren. Das gilt auch für Nextiva.

Der große Vorteil von Softphone-Apps besteht darin, dass sie viel einfacher zu konfigurieren sind. Man muss sich in der Regel nur anmelden, um auf das Konto zuzugreifen und kann von überall aus arbeiten.

Tischtelefone „bereiten mir Kopfschmerzen“, erklärt Matt. „Wenn Agenten den Platz wechseln, ist die Durchwahl ans Telefon gebunden.“ Wenn Mitarbeiter von einer Klinik in eine andere versetzt werden, muss Matt den Server umstellen und das ist aufwendig.

Mitarbeiter, die ein Softphone verwenden, können ihre Durchwahl einfach mitnehmen. „Die Nebenstelle folgt ihnen, egal in welchem Büro sie sich befinden, weil dafür nur eine Internetverbindung erforderlich ist.“

Einige Büros möchten aber trotzdem mit Tischtelefonen arbeiten. Einzelhandelsgeschäfte benötigen Wandhalterungen, Hotels müssen in jedem Zimmer ein Telefon installieren und so weiter. Wenn Du fixe Telefone nutzen willst, gibt es einige Dinge zu beachten.

„Ich würde mir ein offenes System ansehen“, sagte Lawrence. „Wenn Du Dich für Telefone bestimmter Anbieter entscheidest, wie zum Beispiel Cisco, funktionieren diese Telefone nur auf dem Cisco-Telefonsystem.“

Andererseits erklärte Lawrence, dass offene Telefone „mit den meisten vorhandenen Telefonanlagen verwendet werden können und man problemlos von einem Anbieter zum anderen wechseln kann“. Dies verschafft Dir viel mehr Flexibilität und Kontrolle, ganz zu schweigen davon, dass Du für die Zukunft besser aufgestellt bist.

Ein weiterer wichtiger Punkt, auf den Käufer laut Lawrence achten sollten, ist das Bereitstellungssystem. Du musst sicherstellen, dass der Telefonanbieter einen Bereitstellungs- und Umleitungsdienst anbietet, der das Hinzufügen neuer Telefone vereinfacht. „Wenn Du Hunderte oder sogar Tausende Telefone brauchst, kannst Du sie einfach anschließen und sie werden funktionieren.“

Anbieter wie Ooma sind eine gute Wahl für Unternehmen sein, die weiterhin Telefone nutzen wollen. Als viele Menschen aufgrund der Pandemie aus der Ferne arbeiten mussten, nahmen die Mitarbeiter von Ooma einfach ihre Tischtelefone mit nach Hause und schlossen sie dort an. Alles funktionierte einwandfrei. Anrufe waren weiterhin geschützt und alle Routing-Funktionen funktionierten wie gewohnt.

Bei den von mir ausgewählten Anbietern kannst Du in den meisten Fällen auch weiterhin alle vorhandenen Telefone nutzen. Wenn Du bereits IP-Telefonie nutzt, umso besser. Wenn Du über analoge Telefonanlage verfügst, kannst Du bei den meisten Anbietern einen Adapter bekommen, mit dem Du über das Internet telefonieren kannst.

Was Hersteller angeht, wiesen unsere Experten immer wieder auf Poly und Yealink hin. Dieser Hersteller liefert Telefone mit guter Sprachqualität, die einfach zu bedienen sind und gut mit vielen anderen Technologien zusammenarbeiten. Als Anbieter für Konferenztelefone erhielt Poly (ehemals Polycom) von Experten besonders gute Bewertungen.

Wie Matt sagt: „Sie scheinen einfach bessere Mikrofone zu haben.“ Die Standard-Konferenztelefone funktionieren einwandfrei kleinen Räumen, aber in großen Räumen, mit 12 oder mehr Personen, sollte man sich vielleicht zusätzliche Mikrofone anschaffen.

Wenn Du noch Faxgeräte benutzt, brauchst Du einen Anbieter, der Onlinefax anbietet. Faxgeräte verwenden ein anderes Modem als Telefone, Du kannst diesen Service also nicht einfach über VoIP laufen lassen. Anbieter wie RingCentral und Ooma verfügen über Adapter und Funktionen, falls Du Faxe nutzen willst.

Letztlich erfordern cloudbasierte Telefonsysteme weniger Hardware als herkömmliche Anlagen, das ist unbestritten. Du benötigst aber möglicherweise Headsets, Tischtelefone und Konferenztelefone.

Kanäle und die Integration von Kommunikationsmedien

Die alternativen Kanäle sind auf dem Vormarsch, aber Sprache ist immer noch ein entscheidender Bestandteil der Geschäftskommunikation. „Ich möchte mit einer echten Person sprechen“, ist ein Gefühl, das wir alle kennen. Aber es reicht heutzutage einfach nicht aus, nur Telefonsupport anzubieten.

Viele der Lösungen, die mir gefallen, bieten mehrere Kanäle an. Sowohl OpenPhone als auch Grasshopper erlauben Dir, Textnachrichten per Spracheingabe zu verschicken, um mit Kunden in Kontakt zu treten. RingCentral, Nextiva, Ooma und Dialpad unterstützen weitere Kanäle wie Chat, Video, Fax und E-Mail, weshalb diese Anbieter in der Lage sind, eine einheitliche Kommunikation zu gewähren.

Diese Lösungen eignen sich ideal für Vertreter, Servicemitarbeiter und Außendienstmitarbeiter, da die gesamte Kommunikation auf einer einzigen Plattform zentralisiert wird. Man muss keine Konten mehr wechseln, läuft nicht Gefahr Passwörter zu vergessen oder den Überblick zu verlieren.

Die Leute nutzen das Telefon einfach nicht mehr so oft wie früher, obwohl es immer noch essenziell ist. Kunden nutzen zunehmend andere Kanäle. Wie Lawrence feststellte, haben neue Untersuchungen gezeigt, dass jüngere Menschen besonders zögerlich sind, zum Telefon zu greifen. „Sie gehen viel lieber auf eine Webseite und klicken auf den Chat, als zum Telefonhörer zu greifen“, sagte er.

Nicht nur Millennials schätzen andere Möglichkeiten, mit Unternehmen in Kontakt zu treten. Im Laufe seiner 15 Jahre im Beruf, beobachtete Guy, wie aus den von ihm geleiteten Callcentern langsam Contact-Center wurden. Ihm ist aufgefallen, dass mehrere Altersgruppen Chats, Textnachrichten und die sozialen Medien zur Kontaktaufnahme verwenden. Er sagte, Letzteres sei „auf jeden Fall etwas, das man berücksichtigen sollte, wenn man sein geschäftliches Telefonsystem aktualisieren, austauschen oder kaufen will.“

Jedes Unternehmen ist anders. Guy ermutigte Unternehmen, Umfragen und Outbound-Kampagnen zu nutzen, um Feedback zu sammeln. „Du musst die Tendenzen Deiner Kunden kennen.“

Aber es sind nicht nur die Vorlieben der Verbraucher, die den Wandel zu Unified Communications vorantreiben. Für Kliniken und Arztpraxen ist die automatische SMS-Funktion eine schöne Ergänzung zum Telefon. Er erklärte: „Sobald der Termin vereinbart ist, können wir den Patienten automatisch eine SMS senden und sie an ihren Termin erinnern.“

Die Möglichkeit, SMS zu automatisieren, ist für jedes Unternehmen, das Termine bucht, Bestellungen bestätigen muss oder Kunden über neue Angebote informieren will, von Vorteil.

Um wettbewerbsfähig zu bleiben, musst Du Deinen Kunden wahrscheinlich mehr Kanäle zur Verfügung stellen. „Täusche Dich nicht“, sagt Guy, „Du musst mehrere Optionen für die Kommunikation bereitstellen.“ Dies wird mit zusätzlichen Kosten verbunden sein, aber ich habe mit niemandem gesprochen, der glaubte, dass ein Telefon allein im 21. Jahrhundert noch ausreicht.

Was tun, wenn man eine Telefonanlage zur internen Kommunikation benötigt? Oder für Dinge wie Lieferungen und Besprechungen erreichbar sein will? Wenn das alles ist, was Du brauchst, hast Du den Vorteil, dass Du ein einfaches Telefonsystem zum Schnäppchenpreis bekommen kannst.

OpenPhone und Grasshopper bieten Pläne an, die auf Telefonieren und Textnachrichten beschränkt sind, die kosten aber deutlich weniger als Unified-Communications-Lösungen.

Du kannst Dich auch für den Basistarif einiger anderer Anbieter entscheiden, die hervorragende Sprachfunktionen zu einem günstigen Preis anbieten. RingCentral und Nextiva gehören zum Beispiel dazu. Wenn Du dann später weitere Kanäle hinzufügen möchtest, musst Du nur einen anderen Plan wählen.

Die Integration des Telefonsystems mit anderen Programmen

Ein cloudbasiertes Telefonsystem kann problemlos in andere Unternehmenssoftware integriert werden. Diese Chance solltest Du unbedingt nutzen.

Viele der gehosteten Optionen verfügen über Integrationen für beliebte Apps, Kalender, CRM-Systeme, ERP-Software und andere Programme. Dies wird die täglichen Arbeitsabläufe der Mitarbeiter rationalisieren und vereinfacht die Organisation.

In einem CRM wie Salesforce gibt es die Funktion „Click-to-Dial“, ein Verfahren, welches das Einleiten eines Telefongespräches direkt aus einer Webseite heraus ermöglicht. Das spart viel Zeit. Überdies werden alle Anrufaufzeichnungen, Notizen, Verläufe usw. automatisch im Kundenkonto gespeichert, was das spätere Finden von Informationen erheblich erleichtert.

Lawrence sagte, dass die CRM-Integration für die meisten Kunden der mit Abstand wertvollste Aspekt ihres Telefonsystems sei. „Wenn ein Kunde anruft, sieht man nicht nur eine Nummer“, sagte er. Man sieht alles, was in seinem Profil steht. „Wer sie sind, welche Dienste sie abonniert haben, wann sie das letzte Mal angerufen haben und worum es bei dem Anruf ging.“

Angenommen, es gibt ein anhaltendes Problem und der Kunde hat bereits fünfmal angerufen. Der Agent, der den Anruf entgegennimmt, kann sehen, was bereits unternommen wurde, um das Problem zu lösen und der Kunde muss das Problem nicht immer wieder erklären, das geht nämlich schnell auf die Nerven.

Es gibt dem Kunden die Gewissheit, dass die Person, mit der er spricht, weiß, worum es geht, und der Agent ist viel besser in der Lage, dem Kunden zu helfen.

Das ist aber nur die Grundlagen dessen, was eine CRM-Integration leisten kann, und ich habe noch nicht einmal erwähnt, was mit anderen Programmen möglich ist.

Chatbots können Gespräche beginnen und selbstständig Informationen sammeln, bevor sie das Gespräch an einen relevanten Mitarbeiter weiterleiten. Durch die Integration des Telefonsystems in Deine Wissensdatenbank-Software erhalten Agenten automatisch das richtige Skript und die richtigen Informationen oder können dem Kunden eine Antwort liefern, ohne dass dieser mit einem Menschen sprechen muss.

Du kannst also viel tun, aber als Käufer solltest Du Folgendes bedenken.

Sofern Du keine eigene IT-Abteilung hast, solltest Du Dich für fertige Integrationen von Anbietern wie RingCentral, Dialpad und Nextiva entscheiden. Ja, einige Anbieter bieten eine offene Schnittstelle an, mit der Du eigene Integrationen einrichten kannst, aber um diese ordnungsgemäß (und effizient) zu nutzen, musst Du Ahnung haben.

„In diesen Fällen sollte man ein gehostetes Telefonsystem nutzen“, sagt Nikhil. Er verfügt über umfangreiche Erfahrungen beim Aufbau geschäftlicher Telefonsysteme. „Bei Open Source handelt es sich um eine Art Blackbox“, sagte er. „Verwende also einen verwalteten Service-Provider, wenn das Unternehmen diese Integration wünscht.“

Es ist von entscheidender Bedeutung, ein Telefonsystem zu finden, das sich in die von Dir verwendeten Programme integrieren lässt. Es reicht jedoch nicht aus, zu bestätigen, dass der Anbieter vorgefertigte Integrationen anbietet. „Einige davon sind sofort einsatzbereit“, sagt Terry. Aber das ist nicht immer der Fall. Manchmal „muss man eine Menge Einstellungen vornehmen oder viele Hürden überwinden, damit die Systeme miteinander kommunizieren.“

Du musst die Integration testen, um zu sehen, wie sie funktioniert. Aber wie viele Integrationen muss man testen? Das Testen ist viel Arbeit und nimmt sehr viel Zeit in Anspruch. Terry sagt, es sich auf jeden Fall lohnt, sich an den Kundenbetreuer zu wenden. Wenn Du beispielsweise Zendesk benutzt, kannst Du den Kundenbetreuer nach anderen Unternehmen fragen, die dieselbe Serviceplattform nutzen.

„Du kannst ein offenes und ehrliches Gespräch mit jemandem führen, der sich in genau der gleichen Situation befindet wie Du“, sagt Terry. „Es geht darum, herauszufinden, was funktioniert und was nicht.“

Der Schutz des geschäftlichen Telefonsystems

Sicherheit ist einer der Hauptgründe, warum ich ein so großer Fan von gehosteten Telefonsystemen bin.

Wenn Du das System selbst hostest, bist Du für die Sicherheit verantwortlich. Das ist schon schwierig genug, wenn alle im selben Büro arbeiten, und viel schwieriger, wenn die Leute von zu Hause aus, in mehreren Filialen oder unterwegs arbeiten und sich über ungeschützte Netzwerke in Cafés oder Hotels anmelden.

Warum entscheidest Du Dich nicht gleich für eine gehostete Lösung? Alle von mir ausgewählten Anbieter kümmern sich selbst um die Sicherheit und den Schutz Deines Telefonsystems. Du musst Dich nicht um die Bereitstellung der Telefone, die Verschlüsselung der Anrufe und die Absicherung des Telefonsystems gegen Angriffe kümmern.

Ich stimme mit Lawrence überein, der sagte, dass eine der wichtigsten Fragen, die man sich bei potenziellen Anbietern stellen muss, die folgende ist: „Bieten sie eine sichere Verbindung für die Telefone an, die mit diesem System verbunden sind?“

Das ist für mich ein absolutes Muss. Telefonbetrug ist ein ernstes Problem. Fast jeder Experte, mit dem ich gesprochen habe, betonte die Bedeutung der Sicherheit für geschäftliche Telefonsysteme, da es hier jedes Jahr zu Schaden in Millionenhöhe kommt.

„Es gibt immer Hacker, die nach anfälligen VoIP-Systemen suchen, und diese werden dann missbraucht“, sagte Lawrence. Das ist einigen Kunden von Lawrence passiert, aber glücklicherweise verfügt sein Unternehmen über Sicherheitssysteme, um dieses Verhalten schnell zu erkennen und zu unterdrücken. „Idealerweise findest Du einen Anbieter, der das Telefonsystem über sein eigenes Netzwerk betreibt und die Wartung und Sicherheit des Systems übernehmen kann“, sagt er.

Dadurch musst Du keine Verantwortung für die Sicherheit übernehmen. Du musst nur auf die üblichen Dinge achten, wie beispielsweise die Verwendung sicherer Passwörter, die Aktivierung der Zwei-Faktor-Authentifizierung, das Aufheben des Zugangs alter Benutzer, die das Unternehmen verlassen haben, und so weiter.

Da er das IT-System eines Unternehmens aus dem Gesundheitswesen betreut, muss Matt besonders auf Sicherheit und Datenschutz achten. Jeder Verstoß kann zu hohen Geldbußen führen oder sogar eine Gefängnisstrafe nach sich ziehen. Aber da Matt ein sicheres Telefonsystem verwendet, gibt es keinen Grund zur Sorge. „Es ist unmöglich, dass sich ein Fremder in den Anruf einmischt, ohne dass es auffällt“, verriet er. „Ich muss mir also keine Sorgen um HIPAA-Verstöße machen.“

Für Unternehmen, die bestimmte gesetzliche Vorschriften oder Auflagen einhalten müssen, bietet ein gehostetes Telefonsystem mehr Schutz. Die gesamte Kommunikation, die beispielsweise über RingCentral läuft, wird durch TLS und SRTP geschützt, um zu verhindern, dass ein böswilliger Akteur mithören kann. RingCentral verwaltet auch alle Firewalls, Session Border Controller, führt Betrugsanalysen durch und sichert das System. Du erhältst Sicherheit auf höchstem Niveau.

Wenn Du das System vor Ort bereitstellen oder Deine Lösung selbst hosten willst, musst Du Dich auch selbst um die Verwaltung und Wartung der gesamten IT-Infrastruktur kümmern. „Du bist dafür verantwortlich, das System zu sichern“, erklärt Lawrence, „dafür zu sorgen, dass die Kommunikation sicher ist und dass kein externer Nutzer Dein Telefonsystem missbraucht.“

Sicherheit ist von entscheidender Bedeutung und wenn Du Dich für einen cloudbasierten Service entscheidest, musst Du viel weniger darüber nachdenken.

Zusammenfassung

Zu sagen, dass man auf der Suche nach einem geschäftlichen Telefonsystem viele Optionen in Betracht ziehen muss, wäre untertrieben. Mithilfe dieses Leitfadens solltest Du jedoch in der Lage sein, die richtige Entscheidung zu treffen.

Nutze die Perspektive der Experten, mit denen ich gesprochen habe, um Deine Kaufentscheidung zu stärken. Die detaillierten Bewertungen verschiedener Anbieter ermöglichen es Dir, jeden Aspekt zu berücksichtigen, der sich auf das Erlebnis Deiner Mitarbeiter und Kunden auswirken könnte.

Wenn Du Dich für eins der vorgestellten Systeme entscheidest, kannst Du Dir sicher sein, dass Du eine sichere Lösung erhältst, die einwandfrei in der heutigen modernen Welt funktioniert.

Da der Markt für Telefonsysteme gesättigt ist, gefallen mir die sechs Optionen, die ich getestet und vorgestellt habe, wirklich am besten.

1. Nextiva — Der allgemeine Testsieger (25 % Rabatt für eine begrenzte Zeit)
2. Ooma — Die beste Lösung für Unternehmen, die Tischtelefone nutzen wollen
3. RingCentral — Das beste Telefonsystem für die Integration von Telefonen in Dein Unternehmen
4. Grasshopper — Das beste Telefonsystem für Unternehmen, die weniger als 10 Leitungen benötigen
5. Dialpad — Die einzige Möglichkeit, in 10 Minuten ein Contact-Center einzurichten
6. OpenPhone — Die beste Lösung für kleine Teams und Einzelunternehmer

Führe am besten Deine eigenen Recherchen durch und verwende meinen Kaufratgeber, um das richtige Telefonsystem für Dein Unternehmen und Deine speziellen Anforderungen zu finden.