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Die Kommunikation per Telefon spielt auch heute noch eine wichtige Rolle in der modernen Geschäftsumgebung. Jedes Unternehmen, ganz unabhängig von seiner Größe oder Branche, braucht ein modernes Telefonsystem.
Das gilt sowohl für Freiberufler und Kleinunternehmer als auch für Großkonzerne und Fortune 500 Unternehmen, die Tausende Mitarbeiter an mehreren Standorten haben.
Die Herausforderung besteht jedoch darin, die geeignete Telefonanlage zu finden, denn die Auswahl ist riesig und darum fällt die Wahl oftmals schwer.
Aber keine Sorge. Genau aus diesem Grund habe ich diesen Artikel geschrieben. Ich habe mehrere Stunden mit der Recherche und Suche nach den besten Telefonsystemen für Klein- und Großunternehmen verbracht. Diese habe ich dann getestet und stelle Dir die sieben besten Telefonanlagen mit persönlicher Empfehlung vor.
Die 7 besten Telefonanlagen für Unternehmen
So findest Du das beste Telefonsystem für Dein Unternehmen
Bevor ich auf die Einzelheiten der unterschiedlichen Telefonsysteme eingehe, möchte ich mein Vorgehen bei der Recherche mit Dir teilen, denn es gibt bestimmte Funktionen und Überlegungen, die bei der Wahl des Telefonsystems für Dein Unternehmen eine wichtige Rolle spielen sollten.
Behalte die folgenden Funktionen im Hinterkopf und beachte sie bei der Auswahl, wenn Du später meine Empfehlungen liest.
Bereitstellungsmethode
Es gibt zwei Arten von Telefonsystemen für Unternehmen — Cloud-basiert oder Softwareinstallation. Früher wurden die meisten Telefonsysteme fest installiert, doch mittlerweile werden Cloud-Systeme und VoIP-Technologie immer beliebter.
Falls Dein Telefonsystem nicht an einen spezifischen Standort, ein Büro oder ein bestimmtes Gerät gebunden sein soll, würde ich Dir ein Cloud-basiertes System empfehlen. Wenn Du Dir jedoch eine traditionelle Telefonanlage wünschst, ist ein System, das vor Ort installiert wird, die beste Lösung.
Telefonanlagen (Hardware)
Musst Du noch Hardware kaufen?
Falls Du eine Telefonanlage haben möchtest, die im Büro installiert wird und über Kabel verbunden ist, brauchst Du natürlich die entsprechenden Telefone. In diesem Fall solltest Du die Hardware am besten gleich beim Anbieter kaufen, sie ist aber meistens nicht im Preis des Plans inbegriffen, das muss bei Deiner Wahl also auch berücksichtigt werden. Telefone, Headsets und weiteres Zubehör kosten extra.
Das Tolle an einem Cloud-basierten System ist, dass sie überall eingesetzt werden können. Du kannst sie auf allen bereits genutzten Geräten (z. B. Laptops, Desktops, Smartphones usw.) installieren lassen.
Das macht das Telefonsystem nicht nur leicht zugänglich, sondern auch kostengünstiger.
Anzahl der Nutzer und Skalierbarkeit
Wie viele Mitarbeiter möchten das Telefonsystem nutzen?
Nur Du? Oder fünf bis zehn Mitarbeiter? Oder 500? Oder vielleicht sogar 5.000? Die Anzahl der Nutzer hat große Auswirkungen auf Deine Entscheidung. Es gibt Systeme, die speziell für Einzelbenutzer entwickelt wurden, während andere für kleine Teams und Kleinunternehmen konzipiert sind. Dann gibt es natürlich noch Telefonanlagen für Großunternehmen und Konzerne, die von Tausenden Mitarbeitern an unterschiedlichen Standorten genutzt werden können.
Primäre Kommunikationsbedürfnisse
Es gibt zahlreiche Telefonsysteme für den allgemeinen Gebrauch. Andere werden für ganz bestimmte Zwecke eingesetzt.
Es gibt beispielsweise Speziallösungen für Call Center, Vertrieb, Kundenservice oder Bestellannahme. Es gibt sogar Lösungen für die interne Kommunikation mit Sonderfunktionen für Telefonkonferenzen und Videochat.
Überleg Dir also zuerst, welche Bedürfnisse Dein Unternehmen hat und begib Dich anschließend auf die Suche.
Im Plan enthaltene Funktionen
Viele Anbieter versuchen potenziellen Kunden die Wahl mit „Extras“ schmackhafter zu machen, die kostenlos im Plan enthalten sind. Diese Funktionen sind leider oft nutzlos und werden eh nicht gebraucht.
Ich spreche von Dingen wie visuelle Voicemail, das Anhalten von Musik, automatisierte Beantwortung von Anrufen, Anrufweiterleitungen, Anrufbeantworter, Textnachrichten und so weiter. Die Liste ist lang. Diese Funktionen sind entweder als kostenloses Extra im Plan enthalten oder werden gegen geringen Aufpreis als Zusatzfunktion angeboten.
Meine Empfehlung lautet: Du solltest nicht extra für Funktionen zahlen, von denen Du noch nie gehört hast. Halte Dich an die Kernfunktionen, die Du kennst und brauchst. Falls Du kostenlos neue Funktionen dazubekommst, ist das natürlich super, fall aber nicht aufs Marketing rein.
Telefonnummern
Möchtest Du Deine aktuelle Telefonnummer behalten? Brauchst Du eine 0800-Hotline? Möchtest Du Deinen Kunden das kostenlose Anrufen ermöglichen?
Einige Unternehmen möchten gleich mehrere Nummern benutzen, andere brauchen nur eine. Die meisten Anbieter verfügen über unterschiedliche Optionen, aus denen Du wählen kannst, die Preise variieren jedoch stark von Anbieter zu Anbieter.
Du musst bedenken, dass kostenlose oder internationale Rufnummern extra kosten.
Die unterschiedlichen Arten von Telefonsystemen für Unternehmen
Bei der Wahl des richtigen Telefonsystems kommt es immer ganz auf das jeweilige Unternehmen an. Viele Leute wissen es nicht, aber es gibt unterschiedliche Arten von Telefonsystemen. Diese Systeme möchte ich Dir im folgenden Abschnitt genauer vorstellen und werde dabei auch auf die wichtigsten Unterschiede eingehen, damit Du am Ende eine bessere Entscheidung treffen kannst.
VoIP-Systeme
IP-Telefonie, auch Voice over IP (kurz VoIP) genannt, ist das am weitesten verbreitete Telefonsystem für Unternehmen. Es ist, wie der Name bereits sagt, das Telefonieren über eine Internetverbindung. Man muss keine Kabel legen, sondern kann die bereits vorhandene Internetverbindung zum Telefonieren benutzen.
VoIP-Systeme sind kostengünstig in der Einrichtung jedoch von einer stabilen und schnellen Internetverbindung abhängig. Falls das an Deinem Standort nicht gegeben ist, musst Du Dich nach einer anderen Lösung umsehen.
Analoge Telefonsysteme
Analoge Telefonsysteme brauchen einen analogen Anschluss.
Ein analoger Telefonanschluss ist eine traditionelle Verbindung über das Telefonnetz. Für den analogen Anschluss wird über eine Kupferleitung die Verbindungen zwischen Deinem System und dem Netzbetreiber hergestellt. Analoge Telefonsysteme sind vor allem für ihre hervorragende Anrufqualität und Zuverlässigkeit bekannt.
Jedoch verfügen analoge Systeme über weitaus weniger Funktionen als moderne Anrufsysteme. Die Basisfunktionen (Anruf halten, Stummschalten, Lautsprecher, Kurzwahl, Wahlwiederholung usw.) sind zwar vorhanden, viel mehr kann man aber nicht erwarten. Hinzu kommt, dass sich die Zeiten des analogen Festnetzes langsam, aber sicher dem Ende zuneigen.
PBX-Systeme
PBX steht für “Private Branch Exchange”, auch Nebenstellenanlage (kurz NstAnl) oder Teilnehmervermittlungsanlage (TVA).
PBX-Systeme verfügen häufig über viele Funktionen mit vielfältigen Anwendungsmöglichkeiten, diese Lösung eignet sich darum hervorragend für Unternehmen, die ihr Telefonsystem mit verschiedenen Zusatzfunktionen und Upgrades nutzen möchten.
Hybrid-Systeme
Hybrid-Telekommunikationssysteme bieten digitale und IP-Funktionalität. Diese Lösungen erfreuen sich aufgrund ihrer Vielseitigkeit wachsender Beliebtheit.
Die meisten Unternehmen, die sich ein digitales Telefonsystem anschaffen wollen, tendieren zu Hybrid-Telefonsystemen, denn dies gibt ihnen die Möglichkeit, das System auf Wunsch mithilfe von IP-Protokollen zu erweitern und zu skalieren. Die meisten Hybrid-Systeme werden bereits mit Fax- und E-Mail-Integrationen geliefert.
Für eine gute Anrufqualität ist eine starke Netzwerkverbindung nötig. Die Qualität ist auch vom gewählten Anbieter abhängig. Eine robuste Internetverbindung ist also ein Muss.
Cloud-basierte Telefonsysteme
Der Begriff “Cloud” und “gehostet” wird in Verbindung mit Telefonsystemen häufig als Synonym verwendet. Bei der Verwendung eines Cloud-basierten Systems benötigst Du wahrscheinlich keine Hardware (abgesehen von den bereits vorhandenen Routern und Datenverbindungen).
Ein Cloud-basiertes System ist ganz einfach zu verwalten, auch für Deine Mitarbeiter. Die Anpassung und Verwaltung erfolgt in der Regel über eine zentralisierte Schnittstelle, die vom Systemanbieter bereitgestellt wird.
Die Kommunikation erfolgt über das Rechenzentrum eines Drittanbieters (der Anbieter, bei dem Du das System gekauft hast) und eine stabile Internetverbindung.
Nr. 1 – Nextiva — Bewertung: Das beste Cloud-basierte VoIP-System
Nextiva bietet zahlreiche VoIP-Funktionen, darunter auch Lösungen für kleine Unternehmen und große Unternehmen, es ist somit eine gute Wahl, wenn Du an einem flexiblen Online-Telefonsystem interessiert bist.
Nextiva bietet unterschiedliche Arten der Kommunikation, darunter auch Live-Chat, SMS, E-Mail, CRM und mehr.
Der VoIP-Service von Nextiva versorgt Dich mit starken Funktionen, u. a. kostenlose lokale Rufnummern, unbegrenzte Anrufe in den Vereinigten Staaten und Kanada, Videokonferenzen in HD-Qualität, automatische Anrufbeantwortung, Anrufsteuerung und unbegrenztes Faxen übers Internet.
Während dies für die meisten Telefonsysteme zum Standard gehört, bleiben die Zuverlässigkeit, Sicherheit und der Kundenservice von Nextiva unübertroffen. Du erhältst Zugriff auf:
- Bis zu acht Standorte in den USA
- Carrier-Grade Rechenzentren
- SSAE 18 und ISO 27001 geprüfte Rechenzentren
- Notfallwiederherstellung in Echtzeit
- Mehrfache Sicherheitsvorkehrungen mit Rund-um-die-Uhr-Überwachung
- Verschlüsselung durch TLS & SRTP
- Session Border Controller zur sicheren Kopplung von verschiedenen Rechnernetzen
- Innovative Betrugserkennung und Auffälligkeitsdetektion
Ob kleines Team oder mittelständisches Unternehmen, das VoIP-System von Nextiva ist die beste Lösung.
Der günstigste Plan kostet 19,95 USD pro Monat, die nächste Preisstufe kostet aber nur einen Dollar mehr. Für den Mid-Grade-Plan gibt es eine kostenlose Testversion mit Tools für die Zusammenarbeit im Team, unbegrenzte SMS und erweiterten Funktionen, der zusätzliche Dollar pro Monat ist also gut angelegt.
Melde Dich noch heute kostenlos an und probiere das VoIP-System sofort aus!
Nr. 2 – RingCentral — Bewertung: Das beste Telefonsystem für große Unternehmen
RingCentral hat sich schnell zu einem beliebten Anbieter im Bereich Telekommunikation für Geschäftskunden entwickelt. Der Anbieter verfügt über eine breite Palette von Lösungen, die auf Unternehmen unterschiedlicher Größe, Branchen und mit unterschiedlichen Anforderungen zugeschnitten werden können.
Du kannst RingCentral für Cloud-basierte Systeme, Videokonferenzen, den Kundenservice, als Callcenter oder für die globale Expansion nutzen.
Das System kommt bereits bei über 400.000 Unternehmen aus allen möglichen Bereichen zum Einsatz, was RingCentral zum Branchenführer macht.
Mal abgesehen von der wachsenden Beliebtheit, gibt es zahlreiche Funktionen, die für RingCentral sprechen.
- Neue Nutzer können innerhalb weniger Minuten angelegt werden und sind sofort startklar.
- Automatische Anrufannahme, gemeinsam genutzte Leitungen und Anruferweiterung, um sicherzustellen, dass Du keinen Anruf mehr verpasst.
- Gute Audioqualität.
- Anrufe können mit einem Klick von Handy auf Desktop umgeschaltet werden.
- Automatisierte visuelle Voicemails.
- Lokale Rufnummern für über 200 Standorte in den USA.
- Robustes Admin-Portal für dynamische Anrufweiterleitung, Nutzungsüberwachung und Qualitätskontrolle.
- Rund-um-die-Uhr-Kundenservice durch das freundliche Expertenteam von RingCentral.
Die umfangreichen Funktionen von RingCentral sind für Großunternehmen und große Teams konzipiert. Sie bieten zwar auch Pläne für kleine Unternehmen an, die meisten kleineren Teams benötigen die zusätzlichen Funktionen jedoch nicht.
RingCentral gibt es ab 19,99 USD pro Nutzer/Monat. Du kannst es mit der 15-tägigen kostenlosen Testversion sofort ausprobieren.
Nr. 3 – Ooma — Bewertung: Das beste Telefonsystem für kleine Unternehmen
Ooma bietet ein VoIP-System, das speziell für keine Unternehmen entwickelt wurde. Es lässt sich kinderleicht einrichten und kann dank mobiler App oder über Desktop von überall aus genutzt werden.
Du kannst das Telefonsystem von Ooma, basierend auf Faktoren wie der Anzahl Deiner Mitarbeiter, Faxverbindungen, Telefonkonferenzen und benötigter Hardware auf die Bedürfnisse Deines Unternehmens zuschneiden.
Hier sind die besten Funktionen von Ooma:
- Das System lässt sich innerhalb von 15 Minuten vollständig einrichten.
- Du kannst Deine Rufnummer behalten oder eine neue Nummer anfordern.
- Einfach zu nutzende kostenlose Rufhotline.
- Tolle Funktionen wie Anrufaufzeichnung, virtuelle Anruferweiterung, virtuelle Büros und Konferenzräume und mehr.
- Das Anlegen von Anrufgruppen (für den Vertrieb oder Kundenservice).
Das Telefonsystem von Ooma kostet 19,95 USD pro Monat, ohne Vertrag oder versteckte Kosten. Eine neue Rufnummer ist auf Wunsch kostenlos inbegriffen. Probiere Ooma am besten sofort aus.
Nr. 4 – Freshcaller — Bewertung: Das beste Telefonsystem für Callcenter
Freshcaller unterscheidet sich von all den anderen Telefonsystemen auf dem Markt, da dieses System speziell für Call Center und den Kundenservice entwickelt wurde.
Du brauchst keine Hardware und musst auch keine Datei herunterladen, um Freshcaller nutzen zu können. Das Cloud-basierte PBX-System kann jederzeit und von überall auf der Welt benutzt werden.
Das System wird bereits von über 40.000 Unternehmen genutzt und wenn Dich das jetzt noch nicht überzeugt hat, solltest Du einen Blick auf die tollen Features werfen:
- Du kannst Deine Rufnummer übertragen oder neue Rufnummern aus über 90 Ländern beantragen.
- Erweiterte Weiterleitungsfunktionen für eingehende Anrufe.
- Supervisor-Kontrolle für die Überwachung von Gesprächen, Anrufwarteschlangen und mehr.
- Einfache Nutzung für Kundenbetreuer, die aus der Ferne arbeiten.
- Intelligente Eskalationen, Anrufweiterleitungen, Agentennotizen und Telefonkonferenzen.
- Du kannst KI-gestützte Voice-Bots benutzen, um mit Deinen Kunden in Kontakt zu treten.
Freshcaller ist zwar auf die Kundenbetreuung ausgerichtet, kann aber auch für den Vertrieb genutzt werden.
Eine lokale Rufnummer kostet einen Dollar pro Monat und für eingehende Anrufe werden 0,016 Cent pro Minute berechnet. Du kannst Freshcaller 21 Tage lang kostenlos ausprobieren.
Nr. 5 – Dialpad — Bewertung: Das beste Telefonsystem für Fernarbeit
Dialpad ist ein modernes Telefonsystem für den professionellen Gebrauch. Der Anbieter setzt auf Cloud-Technologie und VoIP.
Der günstigste Plan kostet 15 USD pro Monat und kann 14 Tage lang kostenlos getestet werden.
Dialpad hat sich in der Nische ‚Fernarbeit‘ einen Namen gemacht. Auf der Webseite wird der Service mit den Worten #WorkFromAnywhere beworben.
Hier sind die Gründe für die Nutzung von Dialpad:
- Einfache Bereitstellung, Hinzufügen von Nutzern und Ändern von Nummern in Echtzeit.
- Nahtlose Integration mit Programmen wie Zendesk, Salesforce, G-Suite und mehr.
- SMS-, MMS- und Gruppen-Chat-Funktion.
- Smart-Call-Routing-Pfade zum Weiterleiten von Anrufen an die richtigen Vertriebsmitarbeiter, Agenten oder Operatoren.
- Funktionen für den Vertrieb, Call Center und Telefonkonferenzen
Weltweit wird Dialpad bereits von über 70.000 Unternehmen genutzt, Du bist also in guten Händen. Es ist ein vertrauenswürdiges und zuverlässiges Telefonsystem.
Nr. 6 – Line2 — Bewertung: Die beste Lösung für Einzelunternehmer und kleine Teams
Line2 bietet, wie der Name bereits sagt, eine zweite Rufnummer an.
Du kannst Deine neue Rufnummer für alle Geschäftstransaktionen nutzen und problemlos über die mobile App verwalten.
Einfach anmelden, Rufnummer aussuchen und App herunterladen. Das wars schon! Jetzt kannst Du geschäftliche Anrufe auf Deinem Handy entgegennehmen und musst nicht mehr Deine private Telefonnummer teilen.
Hier sind ein paar weitere tolle Funktionen:
- Line2 funktioniert neben Smartphones auch auf Mac, PC und Tablet.
- Du kannst jederzeit weitere Rufnummern beantragen.
- Der Service kann ohne zusätzliche Hardware oder IT-Installation genutzt werden.
- Line2 bringt regelmäßig neue Funktionen für Anrufe und das Schreiben von Nachrichten heraus.
Das Konzept von Line2 ist übersichtlich und leicht verständlich, darum eignet es sich hervorragend für Einzelunternehmer, Freelancer und kleine Teams.
Die Rufnummer gibt es ab 9,95 USD pro Monat mit 30-tägiger Geld-zurück-Garantie.
Nr. 7 – Intermedia Unite — Bewertung: Die beste All-in-One Kommunikationsplattform
Intermedia Unite ist weitaus mehr als ein PBX-Telefonsystem. Du kannst Videokonferenzen und Live-Chats durchführen, Dateien senden und Deinen Bildschirm teilen.
Die Funktionen werden im Paket als Kommunikations- und Kollaborationsplattform bereitgestellt.
Falls Du ein ganz normales Telefonsystem haben willst, ist diese Lösung wahrscheinlich nicht die richtige für Dich. Für Unternehmen, die eine All-in-One-Lösung brauchen, gibt es jedoch nichts Besseres als Intermedia Unite.
- Automatische Anrufweiterleitung, um Kunden mit dem richtigen Ansprechpartner zu verbinden.
- Große Auswahl an Integrationen für eine effizientere Kommunikation.
- Das System kann mit der mobilen App oder Desktop-App genutzt werden.
- Telefonische Unterstützung für vorkonfigurierte Tischtelefone.
- Preisgekrönte Rund-um-die-Uhr Kundenbetreuung.
- Admins profitieren von benutzerdefinierten Verwaltungsfunktionen und Analyseberichten.
Den Service von Intermedia Unite gibt es ab 27,99 USD pro Nutzer/Monat. In Anbetracht der zahlreichen Funktionen ist das ein wahres Schnäppchen.
Zusammenfassung
Zu sagen, dass Dir bei der Auswahl eines Telefonsystems für Dein Unternehmen zahlreiche Optionen zur Verfügung stehen, wäre wohl eine Untertreibung. Ich bin mir aber sicher, dass Du mit den Tipps aus diesem Artikel eine gute Wahl treffen kannst.
Aufgrund des überlaufenen Marktes für professionelle Telefonsysteme würde ich Dir wirklich nur die sieben Anbieter aus diesem Artikel empfehlen.
Wenn Du Dich an meine Tipps und Ratschläge hältst, bist Du auf dem richtigen Weg.
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