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¿Qué harías con diez horas extra al mes?
Probablemente trabajarías en hacer crecer tu negocio, ¿verdad? Tal vez las gastarías creando nuevas campañas de marketing para generar más ingresos. Quizás te tomarías medio día libre para pasar tiempo con tu familia.
De todos modos, el propietario promedio de un pequeño negocio pasa cinco horas cada período de pago haciendo la nómina. Eso suma 21 días completos de trabajo al año.
Pero afortunadamente, tu proceso de nómina no tiene que ser así.
Los mejores servicios de nómina te ayudan a automatizar el pago a tus empleados y a simplificar todo el proceso, para que puedas tener más control sobre cómo gastas tu tiempo.
Sin sacrificar la satisfacción de los empleados.
Pero con tantas opciones para elegir, es fácil perder tiempo tratando de elegir la correcta.
Para ayudar a agilizar el proceso, revisé seis de los mejores sistemas del mercado y elaboré una lista completa de lo que debes buscar al tomar tu decisión final.
Las 6 mejores opciones de servicios de nómina en 2020
- Gusto: el mejor servicio de nómina para pequeñas empresas
- OnPay: el servicio de nómina más flexible
- Paychex: el mejor para organizaciones más grandes
- ADP: el mejor servicio de nómina con funcionalidades de recursos humanos integradas
- QuickBooks Payroll: el mejor para integración con QuickBooks
- Wave Payroll: el servicio de nómina más asequible
Cómo elegir el mejor servicio de nómina para ti
Si has pasado algún tiempo buscando soluciones en Google o pidiendo recomendaciones de tus compañeros, sabes que hay cientos de empresas de nómina entre las que puedes elegir.
Con tantas opciones, puede parecer una decisión difícil.
Para ayudarte a reducir las opciones, veamos lo que debes considerar durante el proceso.
Número de empleados
La mayoría de los servicios cobran una tarifa mensual fija más una pequeña tarifa por empleado. Por lo tanto, es fundamental tener en cuenta el número de empleados a los que hay que pagar.
Algunos servicios de nómina pueden limitar la cantidad de empleados en ciertos planes, mientras que otros pueden prescindir por completo de la tarifa por empleado. Además, algunos también pueden ofrecer funciones que facilitan el pago a muchas personas a la vez.
También debes considerar si estás pagando a empleados o contratistas.
El proceso y la estructura de tarifas pueden diferir para diferentes tipos de pagos según el servicio que elijas.
Funciones básicas de nómina
Los mejores servicios de nómina existen para simplificar el proceso de pago a tus empleados. Así que, cada servicio de nómina que consideres como una opción debe tener un conjunto de características esenciales, que incluyen:
- Opciones de nómina automática
- Portal de autoservicio para empleados a tiempo completo y a tiempo parcial
- Funcionalidad para dispositivos móviles, para que puedas administrar la nómina en cualquier lugar
- Depósito directo para que tus empleados reciban el pago rápidamente
- Cálculos y retenciones de impuestos automáticos
- Gestión de empleados asalariados y contratistas
Hay otras funciones avanzadas que tal vez debas considerar también, dependiendo de lo que necesites. Esto incluye cosas como herramientas de recursos humanos, gestión de beneficios, embargos de sueldos, entre otros.
Entonces, analiza cuidadosamente las funciones esenciales, así como las funciones avanzadas que necesitas para simplificar tus procesos de nómina.
Funciones fiscales
La presentación de declaraciones de impuestos es un proceso complicado y que requiere mucho tiempo. También puede ocasionar desafortunadas y costosas penalizaciones si no lo haces bien.
Sin embargo, muchos servicios de nómina ofrecen funciones fiscales que simplifican el proceso. Desde el cálculo de los impuestos sobre la nómina hasta la retención automática de los impuestos sobre la renta de los empleados, hay innumerables cosas a considerar.
Por lo tanto, es importante elegir un servicio de nómina que ofrezca funciones fiscales básicas para facilitar la vida de tu contador.
O la tuya, si haces la declaración de impuestos tú mismo.
Herramientas de recursos humanos integradas
Si ofreces beneficios a tus empleados, necesitas un servicio de nómina que te ayude a gestionar con eficacia cosas como tiempo libre, solicitudes de vacaciones, compensación laboral, seguros, entre otros.
Además, los servicios que ofrecen una interfaz de autoservicio para empleados hacen que esto sea mucho más manejable. Los empleados pueden conectarse, actualizar sus cuentas, solicitar tiempo libre y ver una descripción general de su paquete de beneficios.
Las opciones más baratas de esta lista tienden a deshacerse de las funcionalidades de recursos humanos. Así que, considera cuidadosamente lo que necesitas con respecto a tu presupuesto antes de tomar cualquier decisión.
Límite mensual de nómina
Si tienes empleados asalariados o un calendario de pago establecido, la mayoría de los servicios de nómina son adecuados. Sin embargo, si pagas a freelancers o contratistas de forma irregular o haces la nómina más de dos veces al mes, debes tener cuidado.
Algunos servicios ofrecen procesamiento ilimitado de nómina, mientras que otros limitan la cantidad de veces que puedes emitir pagos cada mes.
Por lo tanto, piensa cuidadosamente en la frecuencia con la que debes enviar pagos al tomar tu decisión final.
Integraciones
Para simplificar aún más tus procesos, es fundamental considerar las herramientas empresariales que ya utilizas para administrar tu negocio.
Es importante elegir un proveedor de servicios de nómina que se integre perfectamente con esas herramientas. Piensa en tu software de contabilidad, tu software de programación de empleados y otras herramientas esenciales relacionadas con la nómina.
Los diferentes tipos de servicios de nómina
Hay varios servicios diferentes a considerar, según el tamaño de tu empresa y tus necesidades específicas de nómina.
Entonces, antes de ver mis principales recomendaciones, quiero hablar sobre los diferentes tipos y cómo decidir entre ellos.
1. Contratar a alguien para hacerlo por ti
Si puedes pagarlo, contratar a alguien (ya sea interno o como contratista) para que se encargue de la nómina es una excelente opción. Esto asegura que encuentres a alguien que sepa cómo hacerlo y que tenga el tiempo para hacerlo bien.
Sin embargo, aún necesitas un software de nómina. Es posible que tengan sus propias preferencias y conocimientos especializados, lo que puede ayudarte a decidir qué servicio es el adecuado para tu negocio.
Dicho esto, muchas empresas pequeñas no necesariamente necesitan contratar a alguien.
Los mejores servicios facilitan la gestión de la nómina, de modo que cualquier miembro de tu equipo puede encargarse de ello con unos pocos clics.
2. Software como servicio (SaaS)
El modelo de software como servicio (SaaS) significa que pagas por usar el software. La mayoría de los proveedores de servicios cobran mensual o anualmente por esto, y mientras sigas pagando, podrás seguir usándolo.
La mayoría de las herramientas SaaS están basadas en la nube, lo que significa que puedes acceder a ellas desde un navegador web en cualquier lugar.
Sin embargo, algunas también ofrecen aplicaciones de escritorio y aplicaciones móviles que se instalan en un dispositivo específico.
Este es el tipo de servicio de nómina más común y el más conveniente de usar porque tú y tus empleados pueden acceder a sus cuentas desde cualquier dispositivo, en cualquier lugar del mundo con conexión a Internet.
Todas las recomendaciones de esta lista son servicios de nómina SaaS.
3. Soluciones de nivel empresarial
La mayoría de los servicios de nómina ofrecen soluciones de nivel empresarial y específicas de la industria para grandes empresas. Tienen precios personalizados y especializados para satisfacer las necesidades únicas de esas empresas.
Un software como este podría ser una herramienta SaaS o una implementación on-premise, dependiendo de lo que necesites y de la empresa que elijas.
La mayoría de las empresas no necesitan esto. Pero si administras la nómina de una gran empresa o encuentras que tu solución actual es limitada, puede ser una buena idea considerar una solución empresarial.
#1 – Revisión de Gusto: el mejor para pequeñas empresas
Si tienes una empresa pequeña y buscas un servicio de nómina simple, Gusto es una buena opción. Y estarás en buena compañía de más de 100 mil otras pequeñas empresas en todo el mundo.
Gusto hace que el proceso de onboarding, el pago, el seguro y el apoyo a los empleados sea lo más fácil posible. Y no se llaman a sí mismos una “plataforma de personas” sin razón.
Ofrecen el conjunto adecuado de herramientas y servicios para facilitar tu vida (y la de tus empleados).
Hacer la nómina solo requiere unos pocos clics y puedes disfrutar de procesamientos de nómina ilimitados cada mes. ¿Necesitas pagar a siete contratistas diferentes en diferentes momentos? No hay problema.
¿Necesita pagar el mismo salario a los mismos empleados en cada período de pago? Puedes configurarlo para que lo haga automáticamente sin que tengas que mover un dedo.
Además, obtienes acceso a una amplia variedad de funciones, que incluyen:
- Cálculos automáticos de impuestos
- Capacidades integradas de control de horas
- Seguro médico, plan de jubilación, tiempo libre remunerado, compensación laboral y más.
- Cumplimiento de los formularios I-9, W-2 y 1099
- Interfaz de onboarding y autoservicio para empleados
- Depósitos directos al día siguiente (en planes específicos)
¿Y la mejor parte? Es asequible.
Si no tienes empleados asalariados, Gusto comienza en 6 dólares por contratista al mes. Pero si tienes empleados a tiempo completo o parcial, pagarás un poco más. Sus otros planes de pago incluyen:
- Basic: 19 dólares al mes + 6 dólares por persona al mes
- Core: 39 dólares al mes + 6 dólares por persona al mes
- Complete: 39 dólares al mes + 12 dólares por persona al mes
- Concierge: 149 dólares al mes + 12 dólares por persona al mes
Gusto es perfecto para la mayoría de las startups y pequeñas empresas. Pero las grandes empresas con complejos paquetes de beneficios y cientos de empleados pueden encontrarlo limitante.
#2 – Revisión de OnPay: el servicio de nómina más flexible
Si estás buscando un sistema de nómina todo en uno con precios transparentes y una flexibilidad prácticamente ilimitada, OnPay es una excelente opción.
Ya sea que tengas una empresa pequeña o una startup de rápido crecimiento, OnPay es lo suficientemente versátil para satisfacer tus necesidades. Además, nunca tendrás que adivinar cuánto pagarás cada mes porque su precio es transparente.
Y puedes estar tranquilo sabiendo que tienes acceso a todas las funciones que ofrece OnPay, independientemente de la cantidad de empleados que tengas, porque solo ofrecen un plan de pago.
Su software incluye acceso a eficaces funciones, como:
- Nóminas mensuales ilimitadas
- Capacidad para empleados asalariados y contratistas
- Cálculos y presentaciones automáticos de impuestos
- Interfaz de onboarding y autoservicio para empleados
- Aplicación móvil intuitiva que permite hacer la gestión en cualquier lugar
- Tiempo libre remunerado, firma electrónica, organigramas y flujos de trabajo personalizados
- Compensación de los trabajadores, seguro médico y jubilación integrados
- Nómina de varios estados
Además, es muy fácil empezar a usarlo. Todo lo que tienes que hacer es configurar tu cuenta, añadir tus empleados, y empezar a hacer la nómina. OnPay también calcula y retiene impuestos automáticamente para que no tengas que preocuparte por cálculos manuales o errores humanos.
También ofrecen soluciones especializadas para diferentes industrias, como organizaciones sin fines de lucro, restaurantes y agricultura.
OnPay cuesta 36 dólares al mes más 4 dólares por persona al mes. Así, puedes agregar nuevos empleados al software por solo unos pocos dólares, lo que lo hace excelente tanto para las empresas de rápido crecimiento como para las pequeñas empresas.
Y aunque OnPay puede manejar grandes empresas con cientos de empleados, existen mejores opciones empresariales disponibles. Es más adecuado para pequeñas empresas y empresas de rápido crecimiento que necesitan precios simples y flexibilidad.
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#3 – Revisión de Paychex: el mejor para organizaciones más grandes
Paychex es una excelente opción para empresas con más de 50 empleados. También ofrecen planes básicos para pequeñas empresas, pero son bastante limitados en comparación con las otras opciones para pequeñas empresas de esta lista.
Sin embargo, sus planes empresariales son perfectos para las grandes empresas.
Cuanto más grande sea tu negocio, peor será el efecto de pequeñas discrepancias y errores humanos en tus cálculos de impuestos. Y declaraciones de impuestos incorrectas pueden ocasionar duras sanciones del fisco, incluso si fue un accidente.
Entonces, como una gran empresa, es imperativo tener un servicio de nómina que se adapte a tus necesidades. Paychex es más que un servicio de nómina. Es un sistema de administración de capital humano (HCM) diseñado para ayudarte a ahorrar tiempo y reducir errores.
Sus planes empresariales incluyen funciones como:
- Reclutamiento y onboarding
- Gestión del rendimiento y gestión del aprendizaje
- Potentes análisis en tiempo real
- 100% autoservicio para los empleados
- Funciones de automatización de la nómina
- Depósito directo, cheques en papel y tarjetas de pago
- Trabajadores asalariados, por hora y por contrato
- Embargos de sueldo
- Tiempo libre remunerado y gestión de beneficios
- Costeo del trabajo y distribución laboral
Todos los cuales son ampliables para empresas con miles de empleados (o tan solo 50). Además, Paychex presta servicios a más de 650 mil empresas y tiene más de 50 años de experiencia en la industria.
Por lo tanto, puedes estar tranquilo sabiendo que estás en buenas manos.
Dicho esto, empezar no es tan fácil como lo es con algunas de las otras opciones de esta lista. Debido a que cada implementación se adapta a tu negocio, no puedes ponerlo en marcha por tu cuenta. Sin embargo, ofrecen un equipo de especialistas para ayudarte a hacerlo.
¡Ponte en contacto con su equipo de ventas para obtener un presupuesto personalizado y empezar a usarlo!
#4 – Revisión de ADP: el mejor con funcionalidades de recursos humanos integradas
ADP es la opción ideal si estás buscando un servicio de nómina con la mayor cantidad de funciones de recursos humanos integradas. Es perfecto para empresas más pequeñas que no tienen un departamento de recursos humanos y empresas grandes o en crecimiento que buscan agilizar su proceso.
ADP trabaja con más de 700 mil empresas en más de 140 países, lo que lo convierte en uno de los servicios de nómina más populares para empresas de todos los tipos y tamaños.
Ofrecen soluciones personalizadas para pequeñas, medianas y grandes empresas, por lo que seguramente encontrarás la solución perfecta ya sea que tengas cinco empleados o más de 1000.
Sus planes más simples incluyen funciones básicas de nómina como cálculos de impuestos automáticos, herramientas de autoservicio para empleados, una aplicación móvil, gestión de tiempo libre remunerado y soporte de compliance completo.
Sin embargo, ADP ofrece más que servicios básicos de nómina y recursos humanos. También incluye control de horas, captación de talentos, servicios de consultoría de recursos humanos, beneficios avanzados para empleados y la opción de subcontratar todo tu departamento de nómina y recursos humanos.
También puedes obtener beneficios únicos, como capacitación personalizada, asistencia jurídica, verificación de antecedentes y programación de entrevistas.
Además, ADP ofrece soluciones específicas para nueve industrias diferentes, que incluyen:
- Restaurantes
- Construcción
- Salud
- Manufacturera
- Minorista
- Organizaciones sin fines de lucro
Nota: Los precios de ADP no están disponibles en línea, por lo que puede no ser adecuado para micro o pequeñas empresas interesadas en empezar rápidamente. Si necesitas algo rápido y sencillo, mi principal recomendación es Gusto.
Solicita un presupuesto gratuito para ver si ADP es adecuado para ti.
#5 – Revisión de Quickbooks Payroll: el mejor para integración con QuickBooks
Quickbooks Online es una de las herramientas de contabilidad más conocidas del mercado. Y si ya eres un usuario, QuickBooks Payroll es una excelente adición a los recursos que utilizas.
Las dos herramientas se integran perfectamente, lo que hace que la conciliación de cuentas y la temporada de impuestos sean pan comido.
Además, el sistema de nómina de QuickBooks funciona en los 50 estados de los EE. UU. Entonces, tanto si tienes un equipo remoto como si trabajas con contratistas en todo el país, no tienes que preocuparte por cometer errores o manejar mal los impuestos.
También puedes estar tranquilo de que tus impuestos federales, estatales y locales se calculan automáticamente y se pagan por ti cada vez que procesas la nómina. Además, todo el proceso se automatiza fácilmente después de tu primera ronda de pagos.
Con QuickBooks, obtienes un sistema de nómina de servicio completo, independientemente del plan que elijas.
Y la interfaz de usuario es estéticamente agradable con pagos de depósito directo que llegan a las cuentas bancarias de tus empleados en un plazo de 24 a 48 horas.
El plan Core comienza en 45 dólares al mes más 4 dólares por empleado al mes, e incluye:
- Nómina de servicio completo con procesamientos ilimitados
- Pagos automáticos después del primer procesamiento
- Beneficios de salud
- Embargos de sueldo
- Depósito directo al día siguiente
- Soporte por chat 24/7
- Funciona para los 50 estados de los EE.UU.
Entonces, incluso su plan más básico incluye todo lo que necesitas para simplificar tus procesos de recursos humanos y nómina.
Pero si eso no es suficiente, también tienen planes avanzados:
- Premium: 75 dólares al mes + 8 dólares por empleado al mes
- Elite: 125 dólares por mes + 10 dólares por empleado al mes
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Nota: contratistas y freelancers no están incluidos. Vienen como un complemento con tarifas mensuales adicionales. Por lo tanto, esta no es la opción más asequible si trabajas con contratistas o freelancers con frecuencia.
#6 – Revisión de Wave Payroll: el servicio de nómina más asequible
Si tienes un presupuesto ajustado, Wave Payroll es una opción servicio de nómina asequible. Wave también ofrece muchas otras herramientas para pequeñas empresas de forma gratuita, como facturación, contabilidad y la gestión de recibos.
Las diferentes aplicaciones se integran perfectamente para crear una solución asequible de contabilidad y nómina para pequeñas empresas.
Con Wave, comenzar solo lleva unos minutos y procesar la nómina es aún más rápido. Además, ofrecen una garantía de precisión del 100%. También puedes pagar por hora, salario y contrato y generar automáticamente los formularios de impuestos adecuados.
En algunos estados, Wave automáticamente presenta y paga tus impuestos estatales y federales sobre la nómina por ti. Sin embargo, en esos estados, los servicios de Wave son más caros.
También tienes acceso a funciones, como:
- Entradas de diario automáticas (si usas Wave Accounting)
- Autoservicio de talones de pago de y formularios de impuestos para tus empleados
- Gestión de compensación laboral
- Informes básicos de nómina
- Formularios de impuestos automáticos de fin de año
- Hojas de asistencia para tiempo libre remunerado y acumulaciones
Aunque Wave es uno de los servicios de nómina más asequibles, no sacrifica la funcionalidad y las características esenciales. A pesar de ser más barato que las otras opciones de esta lista, aún obtienes todos los elementos esenciales que necesitas para hacer la nómina de tu pequeña empresa.
En los estados con servicio de impuestos, Wave cuesta 35 dólares al mes + 6 dólares por contratista/empleado al mes. Este servicio no es necesariamente más económico que las otras opciones de esta lista.
Pero sigue siendo una excelente opción si eres propietario de una pequeña empresa y buscas una solución de nómina simple.
Sin embargo, cuesta 20 dólares por mes + 6 dólares por contratista/empleado al mes en los estados de autoservicio. A este precio, es fácilmente la opción más barata con la mayor cantidad de funciones disponibles.
Y no olvides que Wave Payroll también se integra perfectamente con el software gratuito de contabilidad y facturación de Wave.
Entonces, si todavía no tienes un software de contabilidad, esta es una opción inteligente.
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Resumen
Para la mayoría de los usuarios, Gusto y OnPay son mis principales recomendaciones.
Son excelentes para empresas pequeñas y de rápido crecimiento con la capacidad de ampliación para adaptarse a tus necesidades. Además, son asequibles y fáciles de usar.
Sin embargo, diferentes negocios requieren diferentes soluciones.
Así que no te olvides de usar las consideraciones de las que hablamos durante el proceso de elegir el mejor servicio de nómina para tu empresa.
¿Qué servicios de nómina prefieres?
