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Es la peor pesadilla de todo gerente.
ESE proyecto que nunca parece terminar. Nada sale según lo planeado y los plazos incumplidos acechan en cada esquina. No puedes recordar la última vez que te reíste. Tu jefe está enojado y tus empleados se ponen confusos tratando de averiguar qué hacer a continuación.
Conduces a casa preguntándote qué salió mal y por qué el universo trabaja en tu contra. Si tan solo hubiera una mejor manera.
No tiene que ser así.
Al elegir el software de gestión de proyectos adecuado, los proyectos no te arrojarán a esa pesadilla que provoca pánico.
He gestionado innumerables proyectos, cientos de equipos y me he adaptado a todos los software de gestión de proyectos que se te ocurran.
De Wrike a Trello. Trello a Asana. De Asana de vuelta a Wrike.
Y lo mismo con todas las combinaciones posibles de herramientas del mercado.
¿Quieres saber un secreto? No importa qué herramienta de gestión de proyectos utilices, con tal que elijas la más adecuada y siga con ella.
Pero para facilitar tu decisión, he revisado seis de mis opciones favoritas y he hecho una lista de lo que hay que tener en cuenta a la hora de elegir el software adecuado.
Las 6 mejores opciones de software de gestión de proyectos
- Zoho Projects: el mejor cuando de trata de versatilidad
- Wrike: el mejor para equipos de marketing
- Teamwork: el mejor para equipos remotos
- Asana: el mejor para equipos pequeños
- Smartsheet: el mejor para equipos grandes
- Trello: el mejor software gratuito de gestión de proyectos
Cómo elegir el software de gestión de proyectos adecuado para ti
El mejor software de gestión de proyectos para ti depende de la complejidad de tus proyectos, el tamaño de tu equipo y las funciones que necesitas.
Y elegir el más adecuado puede parecer imposible porque existen miles de herramientas diferentes.
Entonces, antes de ver mis principales recomendaciones, hablemos de lo que hay que buscar durante el proceso de encontrar el software adecuado.
Número de usuarios
La mayoría de los software de gestión de proyectos se cobra por usuario, por mes. Así, es fundamental saber cuantos usuarios habrá y conocer tu presupuesto.
Si tienes un equipo grande con cientos de usuarios, es mejor elegir un plan empresarial con precios personalizados para aprovechar al máximo tu inversión.
Sin embargo, si tienes menos de 15 personas, Asana es una excelente opción (gratis para hasta 15 usuarios).
Y si tienes menos de tres usuarios, también puedes usar Zoho Projects de forma gratuita.
Complejidad del proyecto
Para proyectos simples y sencillos, todo lo que necesitas es un software básico de gestión de proyectos.
Y es probable que puedas sobrevivir utilizando un plan gratuito de Trello, Asana o Zoho Projects.
Sin embargo, a medida que tus proyectos se vuelven más complejos, necesitas funciones más robustas. Por lo tanto, es posible que tengas que actualizar a un plan de pago si optas por un software básico de gestión de proyectos.
Por otro lado, herramientas como Wrike y Smartsheet ofrecen capacidades más avanzadas y específicas de la industria. Pero vienen con un precio más alto.
Gestión de tareas
La gestión de tareas es una de las funciones más importantes a las que se debe prestar atención.
Si bien la mayoría de los software de gestión de proyectos incluye funciones básicas de gestión de tareas, es importante tener en cuenta las capacidades avanzadas que necesitas.
¿Necesitas crear dependencias de tareas? Tal vez necesites crear tareas recurrentes de forma diaria, mensual o anual. O quizás quieras asignar a varias personas a la misma tarea.
Esto también incluye cosas como:
- Checklists y fechas de vencimiento
- Adjuntar archivos
- Archivar y eliminar tareas
- Priorización de tareas
- Automatización
- Subtareas
Así que, estudia cuidadosamente cómo planeas gestionar los proyectos y las funciones de gestión de tareas que necesitas antes de tomar cualquier decisión.
Funciones de discusión
El mejor software de gestión de proyectos incluye funciones de discusión interna como comentarios, foros o mensajes instantáneos.
Esta es una función esencial que te permite mantener las discusiones optimizadas e intactas en las diferentes tareas o fases de tu proyecto. En lugar de buscar entre miles de correos electrónicos, puedes abrir la tarea y ver todo lo relacionado con ella de inmediato.
Todas mis recomendaciones principales incluyen esta función de alguna manera. Pero asegúrate de que el software que elijas también incluya sólidas funciones de discusión.
Personalización
Cada proyecto y equipo es diferente.
Así que es importante que tu software de gestión de proyectos se adapte a tus necesidades. Ya sea con un panel de control totalmente personalizable, flexibilidad de ampliación o la mejora de funcionalidades con las integraciones adecuadas.
Además, piensa en cómo deseas ver y compartir el progreso del proyecto. Diferentes programas ofrecen distintas vistas del proyecto, informes y análisis.
Empieza creando una lista completa de las funciones e integraciones necesarias.
Por último, considera todo lo que necesitas que haga el software y habla con el equipo de ventas para asegurarte de que la herramienta puede manejar tus principales prioridades dentro de tu presupuesto.
Los diferentes tipos de software de gestión de proyectos
Hay varios tipos diferentes de software de gestión de proyectos. Algunos son mucho mejores que otros, mientras que otros se reservan específicamente para desarrolladores o empresas con grandes presupuestos.
Veámoslos.
Basados en la nube
Todas mis principales recomendaciones son programas basados en la nube. Esto significa que el software se encuentra en un servidor en la nube y puedes acceder a él desde cualquier navegador web en cualquier dispositivo.
Este es el tipo preferido por la mayoría de los usuarios porque es fácil de usar, no requiere ninguna infraestructura de tu parte y puedes acceder a todo sin importar dónde te encuentres.
Normalmente se paga por este tipo de software por usuario y por mes.
Sectoriales
Los diferentes tipos de proyectos pueden requerir soluciones sectoriales.
Estas te facilitan la vida con plantillas prediseñadas, flujos de trabajo automatizados y más funciones específicas para los tipos de proyectos que estás gestionando.
La mayoría de los software de esta lista ofrece soluciones para industrias como:
- Marketing digital
- Industria manufacturera
- Educación
- Sector inmobiliario
- Construcción
- Desarrollo de software
- Equipos remotos
Dicho esto, estas empresas también ofrecen suscripciones estándar a precios asequibles que no incluyen herramientas específicas de la industria.
Así, no tienes que utilizar estas soluciones más caras a menos que quieras.
La mayoría de estas soluciones vienen con precios personalizados basados en tus necesidades específicas. Por lo que pueden estar fuera de tu presupuesto, especialmente si tienes una empresa pequeña o un negocio nuevo.
On-premise
Los software de gestión de proyectos on-premise se quedan en tus servidores, en lugar de en la nube. Y aunque es más seguro, solo puedes acceder al software desde dispositivos de tu red.
También es posible que necesites instalar una nueva infraestructura o contratar un equipo de mantenimiento interno para actualizar y mantener el software para ti.
Por eso, ninguna de las recomendaciones de esta lista es una solución “on-premise”.
API abierta
Los software de API abierta son perfectos para desarrolladores o si estás interesado en contratar a un desarrollador para crear una solución de gestión de proyectos personalizada para tu empresa.
Este tipo de software es altamente personalizable, pero difícil de administrar si no eres un desarrollador.
Y este nivel de personalización no es necesario para la mayoría de los usuarios. Entonces, no he incluido ningún software de API abierto en esta lista.
#1 – Revisión de Zoho Projects: el mejor cuando se trata de versatilidad
Zoho Projects es mi principal recomendación para la mayoría de los usuarios.
Ofrecen un plan gratuito y los planes de pago comienzan en solo 3 dólares por usuario al mes. Es increíblemente asequible para pequeñas empresas y puedes escalar a medida que crece tu negocio.
Ya sea que estés gestionando proyectos simples o complejos, Zoho tiene todo lo que necesitas, incluidas poderosas funciones como:
- Almacenamiento de archivos
- Dependencias de tareas
- Tareas recurrentes
- Generador de flujo de trabajo visual
- Control de horas
- Asignaciones de tareas y priorización
- Chats, foros y feeds
- Elaboración de informes y análisis
La interfaz de arrastrar y soltar hace más fácil crear flujos de trabajo y hacer un seguimiento del progreso del proyecto rápidamente. Además, puedes visualizar los proyectos utilizando Kanban, Gantt o vistas de calendario.
Y sus herramientas de comunicación interna (chat, foro y feed) agilizan la colaboración entre los equipos donde más importa.
También puedes aprovechar más de 100 integraciones con herramientas empresariales que ya usas para administrar tu negocio.
Estas integraciones incluyen Slack, Zapier, DropBox y más.
Los planes de Zoho incluyen:
- Gratis: hasta 3 usuarios, dos proyectos y 10 MB de almacenamiento
- Estándar: 3 dólares por usuario al mes y hasta 10 proyectos (entre 6 y 10 usuarios)
- Exprés: 4 dólares por usuario al mes + proyectos ilimitados (entre 12 y 50 usuarios)
- Premium: 5 dólares por usuario al mes + proyectos ilimitados (entre 15 y 100 usuarios)
- Empresarial: 6 dólares por usuario al mes + proyectos ilimitados (para más de 20 usuarios)
Comienza tu prueba gratuita de 10 días para probar Zoho hoy mismo.
#2 – Revisión de Wrike: el mejor para equipos de marketing
Más de 20.000 empresas, incluidas Google, Airbnb y Dell, utilizan Wrike para gestionar proyectos de marketing y ventas en todo el mundo.
Con Wrike, tu software de gestión de proyectos se adapta para satisfacer tus necesidades, y no al revés. Y características como flujos de trabajo y tableros personalizables, automatización y comunicación en tiempo real hacen que sea una excelente opción para equipos de marketing dinámicos de todos los tamaños.
También obtienes una visualización de extremo a extremo para que puedas concentrarte en las áreas problemáticas mientras mantienes un avance constante con cada proyecto en general.
Además, Wrike te proporciona excelentes plantillas específicas de marketing, como:
- Gestión de campañas
- Lanzamientos de productos
- Operaciones de marketing
- Creación de contenido
- Gestión de eventos
Y puedes combinarlas con funciones de gestión de proyectos estándar como gestión de tareas, pruebas y aprobaciones, herramientas de comunicación y visibilidad del progreso en tiempo real.
Los modos de visualización del proyecto incluyen tablero, hoja de cálculo, Gantt, calendario y vistas personalizadas.
Wrike también contiene integraciones con más de 400 herramientas comerciales, como Salesforce, G Mail y Google Drive. Así que no tienes que preocuparte por problemas de incompatibilidad de software ni nada de eso.
Puedes comenzar con su plan gratuito para hasta cinco usuarios, pero puede que lo encuentres limitante. Las opciones de planes de pago incluyen:
- Professional: 9,80 dólares por usuario al mes (5-15 usuarios)
- Business: 24,80 dólares por usuario al mes (5-200 usuarios)
- Enterprise: personalizado (5 – usuarios ilimitados)
Wrike también ofrece planes personalizados para equipos de marketing, pero tienes que ponerte en contacto con ellos para obtener un presupuesto. Sin embargo, incluye plantillas especializadas, Wrike Proof y más.
Comienza tu prueba gratuita de 14 días o regístrate en el plan gratuito para empezar a usarlo hoy mismo.
#3 – Revisión de Teamwork: el mejor para equipos remotos
Si gestionas un equipo remoto (o que pronto será), Teamwork es una excelente opción. Su módulo de trabajo remoto es específico para equipos distribuidos que necesitan una forma flexible de hacer avanzar el trabajo.
Más de 20.000 equipos y grandes nombres, entre ellos Disney, Netflix y Spotify, confían en Teamwork para sus necesidades de gestión de proyectos a distancia, y lo hacen por una buena razón.
El software facilita la colaboración, la gestión de tareas y la visibilidad del proyecto, independientemente de dónde viva (y trabaje) tu equipo. Y como dice Teamwork, “el hecho de que no estés en la misma habitación no significa que no puedas estar en la misma página”.
Este software de gestión remota de proyectos incluye excelentes funciones como:
- Software de chat interno
- Espacios de trabajo centralizados
- Vistas del tablero
- Plantillas de proyecto personalizadas
- Equilibrio de la carga de trabajo
- Control de horas
- Diagramas de Gantt
Además, puedes elegir los software que necesitas. O, puedes ahorrar un 49% si agrupas todo los software de Teamwork.
A 35 dólares al mes por usuario (mínimo de cinco usuarios), es más adecuado para empresas con un presupuesto decente. Pero su módulo de gestión de proyectos por sí solo es mucho más asequible, a partir de 10 dólares al mes por usuario.
Como alternativa, puedes comenzar con un plan gratuito para hasta cinco usuarios y dos proyectos. Esta es una excelente opción para equipos pequeños o empresas de rápido crecimiento.
Regístrate para una prueba gratuita de 30 días y prueba hoy mismo la solución de gestión de proyectos a distancia de Teamwork.
#4 – Revisión de Asana: el mejor para equipos pequeños
Asana es una excelente opción para equipos de hasta 15 personas.
Y con millones de usuarios en más de 190 países en todo el mundo, puedes estar seguro de que estarás en buenas manos.
Su plan gratuito admite 15 usuarios e incluye tareas y proyectos ilimitados, responsables de las tareas, fechas de vencimiento y todo lo que necesitas (aparte de algunas funciones avanzadas) para gestionar proyectos de todos los tamaños de manera eficiente.
Con Asana, puedes planificar incluso los pasos más pequeños de cada proyecto para asegurar el avance y seguir el progreso de tu equipo durante el proceso.
Además, puedes disfrutar de funciones como:
- Vistas de tablero de arrastrar y soltar
- Vista de línea de tiempo
- Flujos de trabajo automatizados
- Solicitudes y formularios de trabajo
- Vista de calendario
- Descripciones de la carpeta
- Equilibrio de la carga de trabajo
- Campos personalizados
- Plantillas reutilizables
No solo eso, sino que toda la interfaz es hermosa y fácil de navegar.
Puedes elegir entre plantillas prefabricadas por industria o crear las tuyas propias para poner a tu equipo en marcha en poco tiempo.
Y con más de 100 integraciones que incluyen Adobe, Slack, Gmail, Chrome, Drive, entre otros, puedes estar tranquilo sabiendo que Asana funciona bien con las herramientas que ya usas.
Además, puedes compartir archivos, comunicarte y compartir comentarios, todo en un solo lugar.
Con una opción gratuita (para hasta 15 usuarios), Asana es difícil de superar. Sin embargo, si superas el plan gratuito, puedes actualizar a uno de sus planes de pago, que incluyen:
- Premium: 10,99 dólares por usuario al mes
- Business: 24,99 dólares por usuario al mes
- Enterprise: solo precios personalizados
¡Regístrate en el plan gratuito y comienza a usar Asana hoy mismo!
#5 – Revisión de Smartsheet: el mejor para equipos grandes
Smartsheet es un software de gestión de proyectos dinámico creado para empresas y equipos grandes. Sin embargo, la solución es lo suficientemente flexible para adaptarse a empresas y proyectos de todos los tamaños.
Se especializan en proyectos que avanzan rápido y cuentan con varias partes móviles. Así que puedes confiar en Smartsheet incluso para proyectos más complicados.
Con Smartsheet, puedes obtener una visibilidad del proyecto de principio a fin con vistas de cuadrícula, tarjeta, Gantt y calendario. Además, puedes reunir datos de formularios, flujos de trabajo automatizados y tareas recurrentes para ver lo que necesitas ver y cuándo necesitas verlo.
Sin embargo, el software va más allá de la gestión esencial del proyecto. Es una galardonada plataforma de ejecución de trabajo que es fácil de implementar, administrar y mantener.
Además, el 75% de las empresas de Fortune 500 utilizan Smartsheet para realizar sus tareas.
Entonces, estarás en buenas manos.
Todos los planes también incluyen atención al cliente a pedido, materiales de educación continua, programas de capacitación + certificación y servicios de consultoría para ayudarte a sacar el máximo provecho de tu nuevo software de gestión de proyectos.
También obtienes herramientas de colaboración, las cuatro vistas del proyecto y amplias aplicaciones e integraciones móviles con cada plan.
Si bien Smartsheet es demasiado para la mayoría de las pequeñas empresas, es una excelente opción para las grandes empresas y las empresas que buscan optimizar sus procesos comerciales.
Sus planes de pago incluyen:
- Individual: 14 dólares al mes
- Business: 25 dólares por usuario al mes (mínimo de tres usuarios)
- Enterprise: personalizado (funciones y herramientas de nivel empresarial)
- Premier: personalizado (enterprise + funciones y herramientas premium)
Regístrate para una prueba gratuita de 30 días para probar Smartsheets sin riesgos y sin necesidad de tarjeta de crédito.
#6 – Revisión de Trello: el mejor software gratuito de gestión de proyectos
Si tienes un presupuesto ajustado, Trello es un excelente software gratuito de gestión de proyectos.
Además, millones de usuarios, entre ellos Pinterest, Peloton, Fender y Costco, confían en Trello para planificar y gestionar proyectos de todas las formas y tamaños.
Es una herramienta excelente para gestión visual básica de proyectos, para cualquier tipo de proyecto, desde mejoras en el hogar y actividades secundarias hasta campañas de marketing y también operaciones comerciales completas.
Trello utiliza tableros, tarjetas y listas para organizar los proyectos, lo que lo convierte en una plataforma cómoda y familiar. Puedes arrastrar y soltar tarjetas, mover tarjetas a nuevos tableros y tachar tareas a medida que avanzas.
También puedes crear flujos de trabajo automáticos con activadores basados en reglas, comandos de calendario y más.
Además, el plan gratuito incluye funciones intuitivas como:
- Tableros personales ilimitados
- Tarjetas y listas ilimitadas
- 10 MB de archivos adjuntos
- Hasta 10 tableros de equipos
- Automatización básica
- Autenticación de dos factores
Es una excelente solución para equipos de todos los tamaños, ya que todos pueden unirse de forma gratuita. Sin embargo, debes cambiar a un plan de pago si necesitas más de diez tableros de equipo.
Y si superas el plan gratuito, puede actualizar a un plan de pago asequible para obtener funciones más avanzadas. Los planes de pago de Trello incluyen:
- Business Class: 9,99 dólares por usuario al mes
- Enterprise: 17,50 dólares por usuario al mes
Regístrate en el plan gratuito y empieza a usar Trello.
Resumen
Zoho Projects es mi principal recomendación para la mayoría de los usuarios, cuesta a partir de solo 3 dólares por usuario al mes y también cuenta con un completo plan gratuito.
Sin embargo, no existe una solución de gestión de proyectos que sirva para todos.
Por lo tanto, asegúrate de comprender tus necesidades y requisitos antes de tomar cualquier decisión. Y no te olvides de usar los criterios de los que hablamos durante el proceso.
¿Cuál es tu software de gestión de proyectos favorito?
