Fluxograma de processos: o que é, benefícios e como fazer um

Você consegue se lembrar da última vez que tentou explicar um processo complexo para sua equipe? É uma missão difícil, mas o fluxograma de processos existe para simplificar essa tarefa.

Veja bem: um bom discurso e slides bonitos só levam você até certo ponto.

Afinal, descrever um procedimento complexo não é exatamente um passeio no parque.

No mundo da comunicação perfeita e da tomada de decisões rápida, explicar um fluxo de trabalho sem auxílio visual é como tentar montar um quebra-cabeça com os olhos vendados.

Então, como enfrentar esse desafio e garantir que os membros da equipe estejam na mesma página?

A resposta está nesta ferramenta chamada fluxograma de processos.

Mas essa é apenas mais uma palavra da moda ou tem genuinamente o potencial de remodelar nossas operações de negócios?

Vou te falar o que eu vi na prática: essa ferramenta pode ser a diferença entre a excelência operacional e a confusão caótica.

E aí, se interessou?

Então venha comigo nesta leitura! Vou descomplicar a estrutura do fluxograma e mostrar como você pode inovar ao aplicá-lo, dando ordem nas operações da sua organização.

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O que é fluxograma de processo?

Um fluxograma de processos é a representação visual de um processo. Ele descreve cada etapa de maneira sistemática e fácil de entender.

Imagine ter uma visão panorâmica do fluxo de trabalho da sua empresa, de modo que seja possível observar cada etapa do processo, o que simplifica sua compreensão, comunicação e otimização.

No labirinto corporativo, onde os processos se entrelaçam e as operações são multifacetadas, ter uma visualização clara do fluxo de trabalho é uma arma poderosa.

Inventada pelos engenheiros americanos Frank e Lillian Gilbreth em 1921, essa ferramenta é indispensável no mundo corporativo.

A genialidade da criação dos Gilbreth está em sua simplicidade: ele transforma processos complexos em narrativas visuais coerentes.

Empresas em todo o mundo — inclusive as minhas! — aproveitam o poder dos fluxogramas de processo por vários motivos.

Desde a identificação de gargalos e redundâncias até a simplificação das operações e o aprimoramento da comunicação entre os membros da equipe, um fluxograma bem elaborado é um modelo estratégico para a eficiência operacional.

E sim, à primeira vista, um desses fluxogramas pode parecer simples — um mero arranjo de quadrados e setas.

Mas não se deixe enganar por sua aparência modesta.

Essa ferramenta contém a chave para entender e simplificar seus procedimentos de negócios mais complexos.

É um roteiro que não apenas o ajuda a navegar pelo terreno das operações, mas também revela atalhos ocultos, obstáculos e desvios que podem ser decisivos em sua jornada rumo à excelência.

Benefícios do fluxograma de processo

Os fluxogramas têm o poder de transformar conceitos abstratos em realidades tangíveis e mostrar o funcionamento real de um processo em um formato digerível.

Eles servem como um documento vivo de seus processos, encapsulando os detalhes complexos do fluxo de trabalho em um layout claro e estruturado.

Mas o que eles trazem na prática? Como eles influenciam sua rotina e, mais importante, seus resultados?

Aqui estão alguns dos principais benefícios:

• Compreensão aprimorada: criam uma linguagem visual que fala com todos em sua equipe, independentemente de sua função ou experiência;
• Comunicação aprimorada: servem como um ponto de referência universal e promovem uma melhor comunicação dentro de sua equipe. Eles eliminam a ambiguidade e a confusão;
• Eficiência na análise de processos: com essa ferramenta, identificar ineficiências, gargalos e redundâncias torna-se muito fácil;
• Ferramenta de treinamento eficaz: novos membros da equipe podem se familiarizar rapidamente ao estudar os fluxogramas. Eles fornecem uma visão concisa e holística do processo;
• Gerenciamento de riscos: ajudam a identificar riscos e perigos potenciais em um estágio inicial. É suficiente para ser considerada uma gestão proativa de riscos e controle de qualidade;
• Base para melhoria de processos: são um ponto de partida para qualquer iniciativa de melhoria de processo. É como uma foto de suas operações, o que permite um olhar mais amplo para entender como melhorar as coisas;
• Oferece suporte à tomada de decisão: ao mapear possíveis resultados, consequências e pontos de decisão em um processo, os fluxogramas ajudam na tomada de decisão;
• Maior responsabilidade: eles delineiam claramente as responsabilidades. Assim, cada colaborador conhece seu papel no processo com clareza.

Por que um fluxograma de processo é tão importante?

O fluxograma de processos traz valor prático à rotina de um negócio — não se tratam apenas de diagramas bacanas e coloridos.

Eles são como uma bússola que guia você e seu time pelo labirinto que são as operações de negócios. Com eles, você mapeia os processos.

Com eles, é possível catalisar maior eficiência, consistência e produtividade — o que os torna um ativo indispensável no seu kit de gestão.

Sua importância pode ser resumida nos seguintes pontos:

Clareza no caos

Em meio à agitação das operações diárias, os fluxogramas de processo trazem um bom nível de clareza.

Eles transformam um labirinto de tarefas complexas em um mapa bem estruturado, desmistificando seus processos de modo que sejam mais fáceis de seguir.

Operações simplificadas

Fluxogramas de processo são uma arma secreta para eliminar ineficiências.

Eles destacam redundâncias, etapas desnecessárias e gargalos que estão atrasando você, oferecendo oportunidades para otimização e operações simplificadas.

Equipes capacitadas

Essa ferramenta não apenas promove a compreensão, mas também capacita as equipes.

Com uma visão clara do fluxo de trabalho e das responsabilidades individuais, os colaboradores podem trabalhar com mais autonomia e confiança.

Qualidade e consistência aprimoradas

Quando todos estão na mesma página sobre como as coisas são feitas, o resultado é qualidade e consistência aprimoradas.

Os fluxogramas garantem que todos os membros da equipe sigam o mesmo processo, o que gera resultados consistentes e confiáveis.

Os símbolos usados em fluxogramas de processos

Pode até parecer, mas o fluxograma de processos não é enigmático — eles são construídos com um conjunto simples e padrão de símbolos.

O bacana é que eles são entendidos ao redor de todo o mundo — o que significa que você conseguiria compreender um fluxograma de uma empresa na China (e vice-versa).

Entender esses símbolos é a chave para ler e criar fluxogramas eficazes. Vamos dividi-los em uma tabela abaixo. Existem mais deles, mas estes que eu separei são os principais:

A compreensão desses símbolos vai capacitar você não só para entender o fluxograma, mas para criar o seu próprio.

Viu só? Te ensinei um novo idioma em poucos segundos!

Brincadeira, é claro, mas essa é a linguagem dos fluxogramas de processo e agora eu te declaro fluente nela.

Tipos de fluxograma de processo

Agora que entendemos os símbolos e sua aplicação, vamos nos aprofundar nos tipos de fluxogramas de processo que você pode utilizar.

Em geral, esses fluxogramas se enquadram em duas categorias: simples e funcional.

Ao entender os tipos, você pode selecionar aquele mais adequado para visualizar seu processo.

Apenas lembre-se, o objetivo é tornar seu processo o mais claro e fácil de seguir possível, independentemente de sua complexidade.

Vamos lá?

Fluxograma de processo simples

Este é o tipo mais básico de fluxograma, frequentemente usado para ilustrar um processo simples que não envolve muitos departamentos ou pessoas.

Ele usa os símbolos básicos e segue um fluxo linear.

Lá vou eu de novo com minhas analogias com receitas, mas acompanhe o pensamento:

É como uma receita para um prato — ele fornece um guia passo a passo sobre como ir do início ao fim, em uma ordem sequencial.

Normalmente, conforme exemplo que vi no Lucidchart, se parece assim:

Fluxograma de processo funcional

Um fluxograma funcional, por outro lado, é usado para processos mais complexos que envolvem vários departamentos ou funções.

Ele exibe o fluxo do processo em diferentes funções ou departamentos de uma organização.

Esse tipo de fluxograma não só mostra as etapas, mas também quem é o responsável por cada etapa, o que fornece uma visão holística do processo.

É comum vê-lo neste formato:

Como fazer um fluxograma de processo eficiente?

Criar um fluxograma de processos não é nada fora do comum.

Confie em mim: qualquer um que conheça minimamente os símbolos, pode criar um diagrama do tipo.

Na prática, trata-se de expor um processo de uma forma que qualquer um possa entender — o esforço aqui reside em colocar um olhar macro sobre as pequenas ações que ajudam as pessoas a partirem do ponto A até o B.

Deixe-me guiá-lo(a) por meio de uma abordagem passo a passo simples para ajudar nessa jornada, veja só:

Liste as atividades do processo

Seu primeiro passo é identificar e listar todas as atividades envolvidas no processo que você está documentando.

É como criar uma lista de compras antes de ir ao supermercado. Pense em cada etapa do início ao fim e tente ser o mais detalhado possível.

Você vai organizar essas etapas em sequência posteriormente.

Determine a ferramenta

Em seguida, decida a ferramenta que você usará para criar seu fluxograma.

Há muitas opções disponíveis, desde ferramentas simples como Microsoft Word, PowerPoint e Google Docs (neste último, basta clicar em “Inserir” e depois em “Desenho” para abrir o menu de diagramas) — ou mesmo manualmente, em um quadro branco.

Além disso, existem softwares especializados, como o Lucidchart, que mencionei anteriormente.

Escolha um com o qual você se sinta confortável e que atenda às suas necessidades.

Monte o fluxograma

Agora, é hora de montar o fluxograma.

Comece no princípio do seu processo e vá até o fim, aplicando os símbolos apropriados para cada etapa. Conecte-os com setas para indicar o fluxo do processo.

É aqui que sua lista de atividades e a ferramenta escolhida se juntam.

Revise o fluxograma

Por fim, não se esqueça de revisar seu fluxograma.

Certifique-se de que representa com precisão o processo e é fácil de seguir. Verifique se há etapas ausentes ou erros.

Lembre-se, o objetivo final é a clareza, por isso não hesite em trazer mais pares de olhos para avaliar o diagrama e dar o OK.

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Conclusão

Percorremos um longo caminho, mas chegamos ao fim deste breve guia sobre fluxograma de processos.

Aqui, exploramos o conceito, benefícios e importância dessa relevante ferramenta de gestão.

Além disso, mostrei a você os símbolos utilizados, os tipos de fluxogramas e até como fazer um, em um passo a passo simplificado.

O poder dessa ferramenta em melhorar a comunicação, melhorar a eficiência e permitir um fluxo de trabalho mais suave é inquestionável.

Não é apenas um recurso visual, mas o caminho (ou o desenho do caminho?) para uma eficiência elevada.

Então, se você ainda não entender seus processos, que tal começar pelo fluxograma? Sua empresa vai agradecer por isso!

Até a próxima!

Perguntas frequentes sobre fluxograma de processos

O que é fluxograma de processo?

Trata-se de um diagrama visual que mapeia um processo passo a passo. Ele ajuda as organizações a entender, comunicar e melhorar processos complexos de forma eficaz.

Qual é a importância do fluxograma de processo?

É vital para garantir a clareza nos processos. Elimina a ambiguidade, melhora a comunicação e promove a compreensão do processo, auxiliando assim a tomada de decisão.

Quais são as vantagens do fluxograma de processo?

Eles oferecem várias vantagens: simplificam processos complexos, identificam ineficiências, facilitam o trabalho em equipe e servem como guia para melhorias de processos e treinamento de novos membros da equipe.

Como fazer um fluxograma de processo eficiente?

Para fazer um fluxograma eficiente, faça o seguinte: liste as etapas do processo, determine a ferramenta, monte o fluxograma e revise-o regularmente para ajustes e melhorias necessárias.