Die beste CRM-Software für kleine Unternehmen

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Möchtest Du mehr Kunden gewinnen und Deine aktuellen Kunden zufriedenstellen?

Customer-Relationship-Management-Software wurde genau dafür entwickelt. Warum kommt diese Software also nicht in mehr kleinen Unternehmen zum Einsatz?

Ich vermute, dass es daran liegt, dass CRM-Software den Ruf hat, teuer und schwierig zu nutzen zu sein. Das war früher auch mal so, stimmt heute aber nicht mehr.

Es gibt Dutzende CRM-Lösungen, die speziell für kleine Unternehmen entwickelt wurden. Sie sind erschwinglich, elegant und sofort einsetzbar. Hier ist eine Liste der besten CRM-Softwarelösungen für kleine Unternehmen.

CRM Nr. 1: Pipedrive — Das CRM-System, das am einfachsten zu nutzen ist

Pipedrive ist die CRM-Plattform für das Wachstum Deines Unternehmens. Nach eigenen Angaben können Unternehmen durchschnittlich 28 % mehr verkaufen, wenn sie die Software einsetzen. Die gesamte Plattform ist auf die Steigerung von Umsatz ausgerichtet. Pipedrive lässt mit vielen anderen Programmen kombinieren, zudem bietet es hervorragende Möglichkeiten zur Automatisierung verschiedener Prozesse.

Es handelt sich um eins der günstigeren Programme auf dieser Liste. Der günstigste Tarif, Essential, kostet nur 12,50 USD pro Monat und Benutzer. Selbst der teuerste Tarif ist mit 74,90 USD pro Benutzer und Monat immer noch ziemlich erschwinglich. Pipedrive bietet auch eine kostenlose Testversion an, Du kannst es also ausprobieren, bevor Du Dich für ein Abo entscheidest.

Pipedrive verwendet ein Pipeline-fokussiertes Set-up (daher auch der Name), sodass man stets erkennen kann, wo sich die Leads gerade befinden. Du kannst die Pipeline problemlos anpassen, indem Du Funktionen ziehst, an anderer Stelle ablegst oder benutzerdefinierte Felder hinzufügst.

Hier ist ein Blick auf das Dashboard:

Klicke auf einen beliebigen Lead in der Pipeline, um die letzten Aktionen zu sehen, die für dieses Konto durchgeführt wurden. Du kannst E-Mails überprüfen, den Live-Chat verwenden und eine Aufzeichnung des letzten Anrufs anhören, je nachdem, welche Kommunikationskanäle mit Deinem CRM-System verbunden wurden.

Du kannst verschiedene Informationen wie den geschätzten Vertragswert, Notizen, die Wahrscheinlichkeit des Vertragsabschlusses und das erwartete Abschlussdatum hinzufügen. Farbcodierte Registerkarten helfen dabei, Deals zu finden, die sich in einer bestimmten Phase der Kundenreise befinden oder Geschäfte zu identifizieren, die möglicherweise gefährdet sind.

Ein weiterer Bereich, in dem Pipedrive glänzt, ist die Berichterstattung. Wenn Du Daten magst, ist dies mit Sicherheit das passende CRM für Dich. Die Plattform ermöglicht Zugriff auf visuelle Berichte – nicht nur Dashboards – sowie benutzerdefinierte Berichte, Metriken und, individuelle, Gruppen- und unternehmensweite Ziele festzulegen.

Möchtest Du Dein Geschäft automatisieren? Pipedrive bietet Dutzende Integrationen, die die Automatisierung unglaublich einfach machen. Du musst selbst keine Regeln aufstellen oder das Programmieren lernen. Verbinde die Plattform einfach mit den Programmen, die Du bereits verwendest, z. B. Zapier, Slack oder Outfunnel und lege Auslöser fest.

Du kannst Workflows einrichten, um automatisch neue Aktivitäten zu erstellen, Aufgaben bei Bedarf zusätzliche Informationen hinzufügen, E-Mails versenden oder Kunden zu qualifizieren. Du kannst verschiedene automatische Prozesse einrichten, die Dir das Leben erleichtern!

Das Hauptziel einer CRM-Software ist, alle wichtigen Daten an einem Ort zu verwalten, richtig? Mit Pipedrive kannst Du Deine E-Mail- und Kommunikationskanäle (einschließlich Live-Chat-, Abrechnungs- und Aufgabenverwaltungssysteme) mit Deinem CRM-System verbinden, um zu sehen, wer wann auf einen Link geklickt hat, ob sich ein Lead an den Kundensupport gewandt hat, und sogar auf E-Mails antworten.

Pipedrive ist extrem intuitiv, einfach zu bedienen und eignet sich hervorragend für vertriebsorientierte Unternehmen oder Marketingabteilungen. Wenn Du nach einer Möglichkeit suchst, organisiert zu bleiben, besser zu arbeiten, die Kommunikation mit potenziellen Kunden zu verfolgen und Dir eine Lösung wünschst, die sofort einsatzbereit ist, dann ist Pipedrive eine ausgezeichnete Wahl.

CRM Nr. 2: HubSpot — Die beste Lösung für schnelles Wachstum

HubSpot CRM ist eine großartige Option für kleine Unternehmen, die sich noch nicht sicher sind, ob sie eine dedizierte CRM-Software benötigen.

Die kostenlose Version enthält zahlreiche nützliche Funktionen, unter anderem einen Chatbot, Verkaufspipelines und Dutzende weiterer Features, für die man bei anderen Anbietern normalerweise bezahlen muss. Überdies kann die Plattform von einer unbegrenzten Anzahl von Benutzern verwendet werden, Du musst Dir also keine Gedanken darüber machen, dass Du Dein Budget sprengst, wenn Du wächst und viele neue Kontakte hinzufügst.

Du kannst bei Bedarf weitere „Hubs“ hinzufügen, das sind erweiterte Funktionen für Vertrieb, Marketing, Kundenservice und Contentmanagement. Zahle nur für die Funktionen, die Du wirklich benötigst.

Werfen wir nun einen Blick auf die Möglichkeiten, die Dir mit der kostenlosen Version von HubSpot CRM offen stehen.

Im Posteingang können Benutzer etwa den Verlauf jedes Kontakts in einer Seitenleiste einsehen, darunter vergangene Interaktionen (über alle Kommunikationskanäle), aber auch aktuelle Aktivitäten, die beispielsweise in den sozialen Medien stattfinden.

Das Programm bietet aktuelle Kundeneinblicke. Agenten und Vertriebsmitarbeiter können dem Kunden mühelos personalisierte, relevante Informationen liefern, ganz gleich, ob sie mit einem verärgerten Kunden chatten oder ein Angebot erstellen.

HubSpot liefert zentralisierte Kundendaten in einem übersichtlichen CRM-System. Jedes Ticket, jedes Gespräch und jede E-Mail wird erfasst und organisiert, was eine problemlose Verwaltung ermöglicht. Der reduzierte Aufwand bei der Dateneingabe entlastet Deine Mitarbeiter und gibt ihnen mehr Zeit, sich effektiv um jeden Kunden zu kümmern.

Hinzu kommen zahlreiche weitere Funktionen, darunter:

• Ticketing
• Live-Chat und Bots
• Dashboards mit Berichten
• Gmail- und Outlook-Integration
• E-Mail-Verfolgung und Benachrichtigungen
• VoIP-Telefonie

Und das ist noch nicht alles. Benutzer benötigen jedoch ein wenig Zeit, um sich mit dem vollen Funktionsumfang dieser Lösung vertraut zu machen.

HubSpot bietet auch zahlreiche Lösungsansätze für das Inbound Marketing. Ein weiterer Vorteil, wenn man bedenkt, wie viele Unternehmen das Inbound Marketing erfolgreich genutzt haben, um ihren Kundenstamm zu erweitern. Wenn Du Dich bereits mit diesem Thema beschäftigst, ist HubSpot die offensichtliche Wahl als CRM-System. Selbst Leute, die noch nicht so sehr mit Marketing vertraut sind, können die Plattform nutzen, um eine Strategie zu entwickeln und neue Kunden zu gewinnen, da sie so einfach zu nutzen ist.

Nutze Premium-„Hubs“, um Prozesse zu automatisieren, indem Du verschiedene Workflows für Kundenservice, Vertrieb, Marketing, E-Mail-Kommunikation automatisierst.

Wenn man sich die Preise dieser CRM-Software mal genauer anschaut, stellt man schnell fest, dass die Starter CRM-Suite eine großartige Option für kleine Unternehmen ist. Sie kostet nur 30 € pro Monat und bietet zusätzliche Funktionen für Vertrieb, Marketing und Kundenservice.

Unternehmen, die HubSpot bereits im Marketing und Vertrieb einsetzen, sollten das CRM-System als Ergänzung ihrer aktuellen Bemühungen in Betracht ziehen. Anfänger kommen aufgrund der großzügigen Funktionen zunächst mit der kostenlosen Version aus. Diese reicht aus, um kleinen Unternehmen ein Gefühl dafür zu geben, ob sich die Investition in ein umfangreicheres CRM-System lohnt oder nicht.

Du kannst HubSpot hier kostenlos testen. Wenn Du einmal überzeugt bist, kommt nichts anderes mehr infrage!

CRM Nr. 3: Salesflare – Die beste CRM-Software für die automatische Erfassung von Kundeninformationen

Ich bin ein großer Fan von Softwareanbietern, die genau wissen, was sich die Kunden wünschen. Salesflare bietet ein CRM-System, das auf die Bedürfnisse kleiner B2B-Vertriebsteams zugeschnitten ist und im Bereich Lead-Management eingesetzt werden kann.

Der Slogan „einfach, aber leistungsstark“ wird im Bereich Softwarelösung oft eingesetzt, passt aber wirklich gut zu Salesflare. Jeder Mitarbeiter in Deinem Unternehmen wird das System sofort verwenden können, denn es besteht aus einem einfachen Dashboard, das in vier Bereiche eingeteilt ist.

• Konten – In diesem Bereich werden alle relevanten Daten Deiner Leads, Interessenten und Kunden erfasst. Konten enthalten auch Details zu den Aktionen potenzieller Kunden, z. B. die Öffnungsrate ihrer E-Mails oder Informationen darüber, wie oft sie Deine Webseite besucht haben.
• Kontakte – Dieser Bereich enthält alle Kontakte und dient als universelle Datenbank.
• Möglichkeiten – Dieser Bericht im übersichtlichen Kanban-Stil Bereich enthält wichtige Informationen zu Deinen Leads, z. B. Gewinne und Verluste. Hier kannst Du Deine Verkaufspipeline konfigurieren und anpassen.
• Erkenntnisse – Dieser Bereich enthält interne Leistungskennzahlen, die nach Vertriebsmitarbeiter, Konto, Datum oder mehr segmentiert werden können.

Der Kontobereich wäre selbst ohne den Rest ein in sich starkes und abgeschlossenes CRM-System.

Salesflare glänzt hauptsächlich bei der Automatisierung. Die Software erfasst Kundendaten aus den sozialen Medien, E-Mail-Signaturen und dem Internet, und schlägt automatisch neue Kontakte vor, die Du dann zu Deinem Konto hinzufügen kannst.

Du kannst alle Aktionen und Berührungspunkte Deiner Leads in der Account-Timeline einsehen, z. B. wenn sie eine E-Mail öffnen, auf einen Link klicken, oder eine Zielseite besuchen. Diese Handlungen werden automatisch erfasst und als Push-Benachrichtigung in Echtzeit an Deine E-Mail versendet, damit Du schnell handeln kannst.

Die Software protokolliert alle Kommunikationen und Berührungspunkte mit Konten. Wenn ein Vertriebsmitarbeiter etwa eine E-Mail sendet oder einen potenziellen Kunden anruft, werden diese Aktionen in chronologischer Reihenfolge im Dashboard dargestellt. Diese Art der Informationsverwaltung hilft B2B-Vertriebsteams, die Übergabe eines Kunden an andere Abteilungen oder Mitarbeiter zu optimieren.

Salesflare lässt sich problemlos mit Gmail, Outlook oder iCloud synchronisieren. Das ist nicht nur praktisch, da es alle E-Mails und Follow-ups erfasst, sondern lässt sich in direkter Weise mit dem CRM verknüpfen, um E-Mail-Workflows zu erstellen.

Dies sorgt für eine enorme Zeitersparnis, da Informationen automatisch von Salesflare erfasst und verarbeitet werden. Diese Erkenntnisse können dann genutzt werden, um E-Mail-Kampagnen effektiver auszurichten. Lege dafür einfach Auslöser basierend auf dem Verhalten von Kunden, Leads oder Interessenten fest und entwerfe eine E-Mail-Vorlage für jedes Zielgruppensegment.

Nutze die Daten aus Salesflare, um von Kundensegmente zu definieren und bessere, persönlichere E-Mail-Kampagnen zu entwerfen.

Salesflare verfügt über drei Tarife:

• Growth: 29 €/Benutzer/Monat
• Pro: 49 €/Benutzer/Monat – bietet erweiterte Benutzerberechtigungen und robustere Workflows
• Enterprise: 99 €/Benutzer/Monat – bietet erstklassigen Service, Betreuung durch einen dedizierten Vertriebsmitarbeiter und individuelle Schulungen für Dein Team

Salesflare bietet leider keine kostenlose Version an, dies sollte Dich aber trotzdem nicht daran hindern, die Software auszuprobieren. Du kannst das Programm 30 Tage lang testen oder eine Demoversion anfordern.

Es handelt sich um ein leistungsstarkes Tool, das den Anforderungen der meisten kleinen B2B-Unternehmen gerecht wird und in fast jedes Budget passt.

Möchtest Du die Erfassung und Verwaltung Deiner Kundendaten verbessern? Dann solltest Du Salesflare am besten noch heute ausprobieren.

CRM Nr. 4: Less Annoying CRM – Die günstigste Lösung für Marketing und Vertrieb

Less Annoying CRM hat ein Ziel und Du hast bestimmt schon erraten, was es ist. Es handelt sich um eine einfach zu nutzende Plattform mit transparenten, erschwinglichen Preisen.

Kleine Unternehmen benötigen ein CRM-System, haben aber oft nicht das Geld oder die Zeit, die viele umfangreichere Softwarelösungen verlangen.

Hier kommt Less Annoying CRM ins Spiel – ein kostengünstiges, leistungsstarkes Tool zur Verwaltung und Verwaltung aller Kontakte eines Unternehmens auf einer einzigen Plattform.

Benutzer melden sich in ihrem Arbeitsbereich an und werden sofort über alle ihre wichtigsten Kundenbeziehungen auf dem Laufenden gehalten. Dein Dashboard enthält alle wichtigen Ereignisse des Tages, eine priorisierte Aufgabenliste, einen Pipeline-Bericht und einen Aktivitätsbericht. Jeder Mitarbeiter kann den Status all ihrer Aktivitäten einsehen, und Führungskräfte können die Aktivitäten einzelner Personen abrufen.

Verabschiede Dich von Haftnotizen. Endlich keine Gespräche mehr vergessen.

Jede Aufgabe, jeder Termin und jedes Dokument kann mit einem Kontakt oder Unternehmen verknüpft werden. Da jeder Benutzer alle Informationen, die er benötigt, immer vor Augen hat, gibt es kein Hin und Her mehr. Jeder weiß genau, was zu tun ist.

Ich würde dieses CRM-System allen Unternehmen empfehlen, die das Leben ihrer Vertriebs- und Marketingabteilungen erleichtern möchten, ohne zu viel zu zahlen. Es ist zwar nicht die optisch schönste Plattform und die E-Mail-Integration ist manchmal etwas knifflig, dafür bietet es jedoch optimale Unterstützung zu niedrigen Preisen.

Bedenke jedoch, dass Dir kein Kundenservice zur Verfügung steht. Less Annoying CRM verfügt weder über vorgefertigte Integrationen zu anderen CRM-Systemen noch über eine Helpdesk-Software.

Vertrieb und Marketing profitieren jedoch von den bereitgestellten Funktionen, um ihre Reichweite zu erhöhen und den Umsatz zu steigern. Das System ist mit folgenden Funktionen ausgestattet:

• Kalenderfunktion
• anpassbare Pipelines
• rollenbasierter Zugriff
• anpassbare Felder
• E-Mail-Integration
• Schnittstelle zu MailChimp

Less Annoying CRM ist definitiv auf den Vertrieb ausgerichtet, das sich aufgrund seiner Funktionen hervorragend für den Verkauf eignet, die Software ist jedoch flexibel. Du könntest die Plattform auch nutzen, um Kundenempfehlungsprogramme oder Treueprogramme zu entwickeln, Kundenfeedback zu sammeln oder Deine Marketingausgaben zu verfolgen.

Die Software kostet 15 USD pro Benutzer und Monat. Keine Verträge, Preisstufen, Nutzungsbeschränkungen oder Zusatzfunktionen. Für diesen Preis erhältst Du Zugriff auf das gesamte System.

Leider eignet es nicht für größere Unternehmen mit komplexen Berichts- und Automatisierungsanforderungen. Kleine Unternehmen können es jedoch hervorragend einsetzen, da es robuste Funktionen zu einem fairen Preis bietet.

Der Kundenservice ist ebenfalls erstklassig. Das Unternehmen bemüht sich, seinen Benutzern den Einstiegt so einfach wie möglich zu machen. Du kannst Dich bei Problemen jederzeit an den Support wenden und Hilfe anfordern.

Updates werden automatisch und kostenlos durchgeführt. Deine Daten werden immer auf mehreren Amazon Web Services-Servern gesichert.

Du kannst die Plattform 30 Tage lang kostenlos testen. Danach zahlst Du eine feste monatliche Gebühr.

CRM Nr. 5: Nutshell – Die beste CRM-Software für B2B-Unternehmen

Nutshell bietet eine schöne Balance aus Benutzerfreundlichkeit und Raffinesse, die sich hervorragend für den B2B-Vertrieb eignet. Vertriebsmitarbeiter erhalten die Informationen, Unterstützung und Tools, die sie für eine effektive Zusammenarbeit benötigen, um selbst über einen langen Verkaufszyklus hinweg intelligenter verkaufen zu können.

B2B-Verträge erfordern viel Zeit und Einsatz, da man mit verschiedenen Entscheidungsträgern kommunizieren muss. Dazu ist es manchmal schwierig, den Überblick behalten. Nutshell verhindert, dass wichtige Personen oder Gespräche übersehen werden.

Die CRM-Oberfläche ist einladend (Deine Vertriebsmitarbeiter werden sie gerne nutzen) und die mobile App ist ebenfalls übersichtlich gestaltet. Bearbeite Kontakte, protokolliere Gesprächsnotizen, erhalte Benachrichtigungen und scanne Visitenkarten, um neue Leads zu erfassen, alles direkt über die iOS- oder Android-kompatible App.

Viele CRM-Softwares verfügen über eine mobile App, aber nicht alle haben einen guten Ruf. HubSpot lässt in diesem Bereich zum Beispiel zu wünschen übrig, während Nutshell mit einem erstklassigen Service glänzt.

Vertriebsmitarbeiter müssen in der Lage sein, ein Angebot zu machen, ohne sich mit dem Büro absprechen zu müssen. In der mobilen App von Nutshell können sie auf Kundeninformationen und Produktkataloge zugreifen und sofort vor Ort ein Angebot erstellen.

Du hast nur eine begrenzte Zeit, um einen Kunden von Deinem Angebot zu überzeugen, besonders in heiß umkämpften Branchen. Da muss man besonders schnell handeln.

Nutshell verfügt über zahlreiche Funktionen, die B2B-Vertriebsteams bei der Koordination ihrer täglichen Aufgaben helfen. Verpasse nie wieder einen Lead, buche keinen Termin mehr doppelt und vergesse nie wieder, Dich mit einem Kunden in Verbindung zu setzen. Du bekommst Zugriff auf:

• personalisierbare Verkaufspipelines
• Bestenlisten
• Gesprächsverläufe
• automatische Erinnerungen
• @Erwähnungen und Benachrichtigungen
• Click-to-Call und Anrufaufzeichnungen

Die Berichterstattung und das Performance-Tracking machen das Vertriebsmanagement nachhaltig effizienter und produktiver. Vertriebsleiter erhalten Echtzeit-Einblicke über anpassbare Dashboards und die Möglichkeit, Berichte zu neuen Leads, Verlusten, Gewinnen, Pipeline-Wachstum und Verkaufszyklen zu erstellen.

Die Preisgestaltung ist auch sehr übersichtlich.

• Starter: 16 $/Monat/Benutzer
• Pro: 42 $/Monat/Benutzer

Mit Starter erhältst Du eine schlanke, übersichtliche CRM-Softwarelösung ohne Schnickschnack. Mit Pro erhältst Du Zugriff auf viele weitere Tools für die Automatisierung Deines Vertriebs, darunter:

• Baukasten zum Erstellen von Vertriebsprozessen
• automatische Zuweisung, Weiterleitung und Verteilung von Leads
• Kundenpflege

Nutshell kann mit Google Workspaces, Microsoft 365, Outlook und Exchange synchronisiert werden. Zudem bietet das Programm eine Ein-Klick-Integration mit den besten E-Mail-Marketing-Plattformen, darunter MailChimp und Constant Contact, sowie anderen wichtigen Softwares wie Slack und Quickbooks.

Keine andere CRM-Software ist so schnell einsatzbereit und so gut auf die Herausforderungen kleiner Unternehmen vorbereitet. Dein Vertrieb erhält Zugriff auf die mobile App, kollaborative Tools zur Zusammenarbeit im Team und eine umfangreiche Berichterstattung, eben die Dinge, auf die es wirklich ankommt.

Mit Nutshell erhältst Du die besten Teile von Salesforce zu einem Bruchteil des Preises. Du kannst es zwar nicht unternehmensweit einsetzen, dafür funktioniert es aber hervorragend für ein B2B-fokussiertes Vertriebsteam. Der einzige Unterschied zu Salesforce besteht darin, dass Nutshell viel einfacher zu verwenden ist und nicht von einem IT-Experten eingerichtet werden muss.

Der Kundensupport ist jederzeit per Telefon, E-Mail oder Chat erreichbar, und es gibt eine umfangreiche Self-Service-Wissensdatenbank. Nutshell bietet auch kostenlose Unterstützung bei der Übertragung Deiner Daten aus anderen Systemen, um den Übergang so reibungslos wie möglich zu gestalten.

Du kannst die Software 14 Tage lang testen.

CRM Nr. 6: Nimble – Die beste CRM-Software für Unternehmen, die Microsoft 365 nutzen

Nimble ist die ideale CRM-Lösung für kleine Unternehmen, die ihre Arbeitsabläufe nicht ändern möchten. Es verfügt über Integrationen für über 160 Business-Apps, mit denen Du Deine Kontakte, Gespräche, Termine, Posteingänge und Social-Media-Konten in einer Software zusammenführen kannst. Für Unternehmen, die Microsoft 365 verwenden, ist Nimble das ideale CRM-System.

Microsoft Outlook erfüllt zwar die grundlegenden Anforderungen der Kontaktverwaltung, dennoch stellen Benutzer immer wieder fest, dass sie nach bestimmten Informationen suchen oder mehrere Registerkarten offen halten müssen, um alle Vorgänge zu verfolgen. Nimble ergänzt Outlook, indem es alle wichtigen Informationen zu jedem Kontakt in der Seitenleiste anzeigt, z. B. Termine, Angebote, Veranstaltungen usw.

Nimble bietet nicht nur grundlegende Informationen, sondern eine vollständige Zusammenfassung jedes Kontaktes in der bekannten Microsoft-Umgebung. Egal, ob Teams, SharePoint oder Dynamics, alle Informationen können über die übersichtliche Benutzeroberfläche abgerufen werden.

Diese Software ist das fehlende CRM-Element für Microsoft 365. Dein Team kann im vertrauten Umfeld arbeiten und erhält Zugriff auf Funktionen wie:

• Vertriebs-Pipelines
• intelligentes E-Mail-Tracking
• Aktivitätserinnerungen, Warnungen und Benachrichtigungen
• Funktionen zur Listensegmentierung
• Verkaufs- und Kunden-Dashboard
• Verkaufsprognosen und -Analysen
• Gruppen-E-Mail-Marketing

Nimble hat keinen dedizierten Kundenservice, daher empfehle ich es ausschließlich aufgrund seiner Vertriebs- und Marketingvorteile. Wenn Du die Unterstützung eines Kundenbetreuers benötigst, wäre HubSpot die bessere Wahl, obwohl die Microsoft 365-Integration nicht ganz so ausgereift ist.

Nimble Business kostet 24,90 USD pro Monat und Benutzer im Jahresabo. Bei monatlicher Abrechnung steigt der Preis auf 29,90 USD. Jeder Benutzer erhält 2 GB Speicherplatz, der für 10 USD pro Monat um 10 GB erweitert werden kann.

Nimble lässt sich auch mit Google Workspace verknüpfen, die Microsoft 365-Integration ist aber besser, was es zur idealen Wahl für Unternehmen macht, die bereits Zeit mit Microsoft arbeiten.

Du kannst Nimble 14 Tage lang kostenlos ausprobieren.

Vielleicht bringt Microsoft eines Tages ein eigenes CRM-System heraus. Dieses würde aber wahrscheinlich viel mehr kosten und wäre sicherlich mit überflüssigen Funktionen ausgestattet.

Worauf bei der Wahl einer CRM-Software zu achten ist

Kleine Unternehmen könnte ein ganzes Jahr damit verbringen, verschiedene CRM-Lösungen auszuprobieren, und würden trotzdem nur Viertel der derzeit verfügbaren Systeme schaffen.

Um ein Produkt zu finden, das wirklich funktioniert, muss man sich auf das konzentrieren, was wirklich zählt, Zeit spart und nützliche Erkenntnisse liefert. Nur so wirst Du in der Lage sein, Deine Auswahl sinnvoll einzuschränken und ein Produkt zu finden, das zu Deinem Unternehmen passt.

Dafür müssen wir zunächst ein paar wesentliche Überlegungen anstellen, die für kleine Unternehmen sogar noch wichtiger sind.

• Benutzerfreundlichkeit – Du musst sicherstellen, dass die von Deinem CRM-System erfassten Informationen korrekt sind, sonst wäre die Software nutzlos. Vermeide komplizierte Produkten, in die man sich einarbeiten muss und suche gezielt nach Lösungen, die auch von technisch weniger versierten Benutzern verwendet werden können.
• Integrationen – Dein CRM-System muss sich natürlich in Kombination mit den von Dir bereits verwendeten Programmen nutzen lassen können. Direkte Integrationen sind immer zu empfehlen, da Schnittstellen schneller kaputtgehen können. Kleine Unternehmen profitieren von direkten Einbindungen zur Erweiterung ihres Funktionsumfangs.
• Kommunikationskanäle – Die CRM-Software muss Kundeninformationen erfassen und sammeln, egal, woher sie kommen – sei es aus Gesprächen, Textnachrichten, Chats, sozialen Netzwerken und so weiter. Wenn nur wenige der von Dir genutzten Kanäle abgedeckt werden, sind die Informationen bestenfalls unvollständig, wenn nicht sogar unbrauchbar.
• Preis – Wenn Wachstum das Ziel ist, muss Du besonders auf Dein Budget achten, da die Kosten je nach Anzahl der Benutzer, Kontakte, E-Mails usw. sehr stark variieren können. Beachte dies bei der Auswahl Deines Systems, um zu vermeiden, dass Limits zu schnell erreicht oder das CRM-System gewechselt werden muss. Kein kleines Unternehmen hat die Ressourcen für die Migration in ein anderes System einfach griffbereit.

Vielleicht hast Du bereits ein CRM-System im Auge, das Dir besonders gut gefällt, stellst dann aber plötzlich fest, dass unverzichtbare Integrationen oder Kanäle nicht unterstützt werden. In diesem Fall solltest Du Deine Grundbedürfnisse noch mal überprüfen und Deine Auswahl dann erneut einschränken.

Sobald Du eine kleine Auswahl getroffen hast, die Deine Grundbedürfnisse abdeckt, kannst Du prüfen, wie sich die jeweilige Software in den Arbeitsalltag Deines Unternehmens einfügen würde. Ziehe hierbei vorrangig Dinge wie Kontaktverwaltung, Automatisierung, Berichterstattung und Business Intelligence in Betracht.

Verwaltung und Verfolgung von Kontakten

Die Hauptaufgabe einer CRM-Software besteht darin, Unternehmen dabei zu helfen, jeden Kontakt in ihrer Datenbank zu verwalten und zu verfolgen. Wie man dieses Ziel erreicht, ist von Plattform zu Plattform unterschiedlich, Kleinunternehmer sollten sich jedoch die folgenden Fragen stellen:

• Wird es meinem Team helfen, mehr Kontakte zu sammeln? Suche gezielt nach einer Software, die Informationen aus Webseiten, Formularen und anderen Berührungspunkten mit interessierten Kunden gewinnen kann.
• Wird es meinem Team helfen, die Kontaktliste zu verfeinern? Suche nach Software, die Segmentierung möglich machen.
• Wird es meinem Team helfen, Kontakte besser zu verwalten? Suche nach einer Lösung, die Notizen, Terminbuchungen oder Anrufe aus dem System zulässt.
• Wird es meinem Team Kundeneinblicke in Echtzeit liefern? Suche nach Tools, die Kontaktverläufe anbieten, damit alle Mitarbeiter jederzeit Zugriff auf wichtige Informationen haben.
• Wird es meinem Team helfen, seine Ziele schneller zu erreichen? Suche nach Optionen, die ideale Rahmenbedingungen für das Erreichen von Zielen bieten, z. B. den Abschluss eines Vertrags, das Lösen einer Kundenanfrage und die Pflege langfristiger Beziehungen.

Die CRM-Software sollte kleinen Unternehmen die Funktionen bieten, die sie benötigen, um ihre Ziele zu erreichen. Für einige sind das Verkaufs-Pipelines und Marketingautomatisierung, für andere ist es möglicherweise ein reaktionsschneller Helpdesk. Andere wünschen sich vielleicht noch mehr Funktionen.

Einige CRM-Lösungen werden bereits mit Outreach-Tools für die sozialen Medien geliefert, um Kunden über Twitter und Facebook zu gewinnen.

Starte am besten mit Deinen kundenorientierten Zielen und arbeite Dich dann langsam vor, um herauszufinden, welche Funktionen wirklich hilfreich wären.

Automatisierung

Es gibt zwei Bereiche, in denen die Automatisierung sinnvoll ist und unterstützen kann.

Einer dieser Bereiche ist die Automatisierung von Routineaufgaben, wie die Datenerfassung.

Einige CRM-Systeme erstellen automatisch neue Kontakte, wenn ein Vertriebsmitarbeiter oder Agent ein Gespräch mit einem Kunden beginnt, der noch nicht in der Datenbank enthalten ist. Die CRM-Software erstellt automatisch ein neues Profil oder ermöglicht dem Benutzer, es mit einem einzigen Klick selbst anzulegen.

Einige CRM-Systeme scannen E-Mail-Signaturen, durchsuchen öffentliche Datenbanken und erfassen so möglichst viele Informationen. Einige Programme automatisieren die Segmentierung von Listen, und teilen Kunden in sinnvolle Gruppen ein, z. B. nach Alter, Geschlecht, Kaufgewohnheiten oder Standort. Du könntest die Kontakte in Deinem CRM-System dann basierend auf relevanten Kriterien filtern, um eine neue Liste für Deine nächste E-Mail-Kampagne zu erstellen.

Jede gesparte Minute ist mehr Zeit, die Du mit der Pflege Deiner Kunden, dem Abschluss neuer Verträge oder dem Lösen von Problemen verbringen könntest. Außerdem sind Deine Kundendaten immer und überall verfügbar. Dies ist nur ein Beispiel, das jedoch zeigt, dass eine gute CRM-Software viele wiederkehrende Aufgaben eliminieren kann.

Der andere Bereich ist die Automatisierung von Workflows und Arbeitsabläufen.

Falls Dein Marketingteam gerade eine neue Liste mit tausenden neuen Abonnenten erstellt hat, könnte es sofort eine automatisierte E-Mail-Kampagne starten. Neue Kontakte werden erfasst und lösen sofort neue Prozesse aus oder werden dem richtigen Mitarbeiter zugewiesen. Wenn ein Kunde ein Problem hat, wird er automatisch an den richtigen Kundenbetreuer weitergeleitet.

Von der Rationalisierung von Onboarding-Prozessen neuer Kunden bis zum schnellen Abschluss neuer Geschäfte, ein CRM-System kann kleinen Unternehmen dabei helfen, mit weniger mehr zu erreichen.

Berichterstattung und Business Intelligence

Eine CRM-Software ist vollgepackt mit Informationen, die kleinen Unternehmen dabei helfen können, bessere Entscheidungen zu treffen und ihre Ressourcen sinnvoller einzuteilen. Dies geht weit über einfache Kennzahlen wie Konversionsraten hinaus.

Angenommen, Du möchtest mehr Kundenanfragen beim ersten Kontakt mit dem Kundendienst lösen. Die CRM-Software könnte Dir zeigen, wo eventuell Lücken entstehen und Deinem Team zeigen, welche Strategien funktionieren und welche nicht.

Die Segmentierung Deiner Kontakte verschafft Dir keinen besseren Überblick über jeden Kunden und zeigt Dir, warum einige Leads konvertieren und andere nicht.

Einige CRM-Plattformen verfügen über umfangreiche Analysefunktionen, die eine überwältigende Menge an Kundendaten erfassen können. Viele dieser Systeme verfügen zudem über anpassbare Dashboards, mit denen Du wichtige Kennzahlen verfolgen und umsetzbare Erkenntnisse gewinnen kannst.

Fazit: Die besten CRM-Systeme für kleine Unternehmen

Ich habe vor über 10 Jahren mit dem Blogging angefangen. Damals gab es nur meinen Bildschirm und mich.

Seitdem ist mein Unternehmen natürlich stark gewachsen. Meine Mitarbeiter und ich kommunizieren stündlich mit tausenden Kunden über verschiedene Kommunikationskanäle und teilen unterschiedliche Inhalte, sei es per E-Mail, Newsletter oder Podcast.

Auch kleine Teams benötigen leistungsstarke Funktionen für die Verwaltung ihrer Kundenbeziehungen. Alle in diesem Artikel vorgestellten CRM-Systeme bieten die Funktionen, die Teams benötigen, um organisiert zu bleiben.

1. Pipedrive: Das CRM-System, das am einfachsten zu nutzen ist
2. HubSpot: Die beste Lösung für schnelles Wachstum
3. Salesflare: Die beste CRM-Software für die automatische Erfassung von Kundeninformationen
4. Less Annoying CRM: Die günstigste Lösung für Marketing und Vertrieb
5. Nutshell: Die beste CRM-Software für B2B-Unternehmen
6. Nimble: Die beste CRM-Software für Unternehmen, die Microsoft 365 nutzen

Vertriebs- und Marketingteams, insbesondere im B2B-Bereich, können sich auf Pipedrive verlassen. Dieses CRM-System verfügt über einen großen Funktionsumfang, ist einfach zu nutzen und ermöglicht die Verwaltung all Deiner Kontakte in einem übergreifenden System.

Teams, die ihre Reichweite erweitern möchten, sollten sich für Less Annoying CRM entscheiden. Dieses CRM-System liefert tolle Funktionen zu wirklich fairen Preisen. Du erhältst Zugriff auf alle Funktionen zum Verwalten Deiner Kontakte und die Kontaktaufnahme mit potenziellen Kunden.

Unternehmen, die Microsoft nutzen, sollten Nimble in Betracht ziehen. Dieses System wurde speziell für Microsoft konzipiert und lässt sich problemlos mit allen Microsoft-Produkten verknüpfen.

B2B-Unternehmen profitieren von Nutshell, da es speziell für lange, unvorhersehbare Verkaufszyklen entwickelt wurde. Die kollaborativen Funktionen und die leistungsstarke mobile App ermöglichen es jedem Mitarbeiter, schnell zuzuschlagen, sobald der Kunde kaufbereit ist.

Falls Du Dir ein umfassendes, komplettes CRM-System wünschst, ist HubSpot die ideale Lösung. Die kostenlose Version ist unübertroffen. Kein anderes Produkt bietet diesen Funktionsumfang und darüber hinaus noch einen dedizierten Kundendienst.