O que é comunicação assíncrona? Saiba como usar com eficiência

Há não muito tempo atrás (ok, e ainda hoje), quando se mandava um e-mail para alguém, era preciso esperar o tempo de checar a caixa de entrada e responder, certo?

Em tempos de mensagens instantâneas, lives e videochamadas, a ideia de comunicação assíncrona pode até ser encarada como algo antigo para algumas pessoas.

Mas, na verdade, é exatamente o oposto que eu percebo: esse tipo de conversação tem trazido melhores dinâmicas entre as pessoas.

Principalmente em relação ao tempo e como ele é usado em um contexto que tudo tem o potencial de ser em tempo real, mas não precisa.

É por isso que, no mundo corporativo, eliminar a ideia de imediatismo na comunicação pode ser um ponto alto da discussão.

Mas como entender essa questão de timing e o que a comunicação assíncrona pode significar operacionalmente?

É isso que eu quero falar com você hoje.

Vou descomplicar o tema para você neste guia completo e mostrar como utilizá-la para inovar em seus negócios.

Só que, antes, não poderia deixar de lembrar da importância em impulsionar negócios com o marketing digital. Eu e minha equipe preparamos um material com diversas estratégias. Aproveita para dar uma olhada!

O que é comunicação assíncrona?

Comunicação assíncrona é um método de comunicação em que a transmissão de informações não acontece em tempo real. As mensagens são enviadas e recebidas em momentos diferentes, sem que seja necessário que os interlocutores estejam presentes simultaneamente.

Pá pum. 

De forma bem direta e rápida, podemos entender o conceito dessa maneira. 

Na prática, um e-mail na caixa de entrada ou uma mensagem de texto ou áudio são os exemplos mais comuns desse tipo de conversação. 

Mas até plataformas de compartilhamento de documentos, como o Google Docs, podem ser encaradas como. 

Características da comunicação assíncrona

Já deixei claro que essa comunicação não acontece em tempo real. Mas esse não é o único aspecto dela. 

Algumas outras características que podem ser pontuadas, de maneira bem intuitiva, são:

• comunicação registrada: ela geralmente envolve a escrita de mensagens, como e-mails, mensagens de texto ou postagens, mas também pode ser uma gravação de áudio. De qualquer forma, ela sempre vai estar documentada;
• conversa facilmente acessada: o armazenamento gera essa outra característica. As mensagens são armazenadas e podem ser facilmente acessadas posteriormente, permitindo que os participantes possam voltar a elas para referência futura;
• flexibilidade: uma outra característica (ou benefício, nesse caso) é que os participantes da comunicação podem responder às mensagens quando for mais conveniente para eles, sem a pressão de ter que responder imediatamente.

Por que grandes empresas estão apostando na comunicação assíncrona?

Adotar a comunicação assíncrona não é inventar a roda, mas pode transformar a rotina de um negócio absurdamente.

Forte, né?

Eu particularmente acredito que o aspecto mais reconfortante da comunicação assíncrona é que ela tira a pressão pela resposta instantânea.

A verdade é que você não precisa ligar para um colega de trabalho para cobrar algo que não tem hoje como prazo — e terminar falando sobre outra coisa.

Você pode apenas mandar uma mensagem de texto com o lembrete e esperar pelo retorno dele. 

Se não há urgência, não há porque interromper o fluxo com algo em tempo real, percebe?

E o melhor é que a pessoa não deixa de fazer o que estava fazendo e você pode tomar a iniciativa de cobrar sem atrapalhar. 

Os dois ganham.

As pessoas costumam dizer que esse tipo de conversa acaba sendo mais conveniente para quem recebe a mensagem, mas pode ser boa para ambos.

Bom, além disso, tem outro fator que não posso deixar de falar. Isso mesmo: o trabalho remoto. 

Só a título de exemplo, no Brasil, 34,1% da força laboral trabalhava home office em 2022, segundo a FGV.

Junto agora essa informação com um estudo que li da Cisco: 83% dos trabalhadores remotos sentem que podem se comunicar de forma igual ou melhor por causa da comunicação assíncrona.

Então, se a gente considera que empresas remotas trabalham com horários flexíveis, dá para entender ainda mais porque esse tipo de comunicação tem sido adotada. 

Quem tem uma rotina de trabalho pela madrugada não vai responder a mensagem na hora que quem trabalha de 9h às 17h enviou. 

Novamente, essa é a mágica: as partes envolvidas respondem as mensagens quando for mais conveniente para elas e se sentem menos pressionadas na hora de executar suas atividades (onde quer que estejam).

Mas para provar os ganhos práticos dessa adoção, fiz questão de procurar algum trabalho que mostrasse a relação de comunicação assíncrona e produtividade.

Afinal, vamos ser sinceros, é o que brilha os olhos das empresas.

Achei esta experiência científica feita em um ambiente corporativo hospitalar.

O estudo comparou métodos síncronos de comunicação com o Medic Bleep, uma plataforma assíncrona de mensagens instantâneas para observar seu impacto no fluxo de trabalho.

Conclusão? 

Uma redução de 20 minutos na conclusão média da tarefa e, ainda, uma economia de 58,8% de tempo quando comparado com os métodos síncronos tradicionais. 

É por isso que as empresas estão apostando nela.

3 dicas para fazer uma comunicação assíncrona com eficiência

Esse tipo de comunicação pode ajudar as pessoas a se organizarem melhor, mas não quer dizer que todo mundo sabe como aproveitá-la sabiamente.

Então, você pode estar se perguntando: como fazer com que esse tipo de dinâmica funcione na prática e não caia nos mesmos perigos da comunicação síncrona?

Tenho 3 dicas para fazer com que ela dê certo.

E digo mais: vejo que isso funciona dentro da minha própria agência. 

Vamos lá.

Tenha uma comunicação clara e objetiva

A primeira dica para se comunicar dessa forma com eficiência é ter uma comunicação clara e objetiva. 

Sua mensagem precisa atender três aspectos: clareza, concisão e fácil entendimento. 

É nesses momentos que você deve, por exemplo, evitar usar jargões ou palavras complicadas que possam confundir as pessoas. 

Se você usar um termo pouco conhecido com um colega de trabalho, ele vai precisar perguntar de volta a você o que isso significa.

Resultado: o tempo de resposta vai ser ainda maior. 

Seja direto ao ponto e inclua apenas as informações relevantes. Se necessário, divida a mensagem em pontos ou tópicos. 

Tudo o que facilita a leitura é bem-vindo.

Organize-se para esse operacional

Uma conversa assíncrona depende de organização. 

Se você vai adotar esse formato na maior parte do tempo, tenha um sistema para gerenciar e monitorar as mensagens recebidas e enviadas, ok? (Calma, vou explicar melhor sobre essas ferramentas ainda.)

A organização vai oferecer a possibilidade de criar pastas ou etiquetas para identificar rapidamente as mensagens importantes — inclusive, aquelas que precisam de uma resposta urgente. 

Sugestão: eu sempre estabeleço um tempo semanal para verificar minha caixa de entrada. Isso me ajuda a gerenciar as mensagens de forma mais eficiente. 

Pode não ser a primeira vez que você leu isso, mas, reafirmo, é eficaz.

Priorize assuntos importantes

A minha última dica é priorizar assuntos importantes. 

Como esse tipo de comunicação permite que você gerencie seu próprio tempo, é fundamental estabelecer critérios para lidar com as mensagens mais importantes primeiro. 

Se você recebe muitas mensagens, é provável que nem todas precisem de uma resposta imediata, certo? 

Por isso, saiba identificar as mais urgentes e que precisam de uma resposta ágil. Fazendo isso, obviamente, concentre-se nelas primeiro. 

As outras mensagens podem ser gerenciadas em um momento mais adequado.

Quais são as melhores ferramentas de comunicação assíncrona?

Para que esse tipo de dinâmica dê certo, é essencial ter em mãos boas ferramentas de comunicação assíncrona.

Reuni aqui algumas das mais conhecidas para apresentar a você.

Google Workspace

O Google Workspace (alguns podem conhecer como G Suite, nome anterior) é uma suíte de aplicativos de produtividade. 

Ela inclui alguns apps famosos, como o Gmail, Google Drive, Google Docs, Google Sheets, Google Meet e assim vai. 

Muito provavelmente você usa algum deles. Eu, pelo menos, não conheço ninguém que não use.

A integração dessas ferramentas permite a criação e compartilhamento de documentos e arquivos, além da comunicação por e-mail, videoconferência e chat. 

Slack

O Slack é um aplicativo de comunicação empresarial que permite a criação de canais de conversa para diferentes equipes, projetos e temas. 

Nele, dá para compartilhar arquivos, links, realizar chamadas de voz e vídeo, além de integrar outras ferramentas como Google, Trello e Notion.

Muitas empresas — como a minha — concentram a comunicação de todo o time lá, criando grupos e times de acordo com os setores. É bem interessante.

Asana

O Asana é uma ferramenta de gestão de projetos que permite a organização de tarefas e equipes em projetos e listas de tarefas. 

Não é necessariamente dedicada à comunicação, mas eu coloco como uma ferramenta porque envolve o contato entre pessoas e equipes dentro dos projetos.

É possível realizar comentários e atualizações sobre o andamento das tarefas e ainda acompanhar o progresso do projeto. Dá para fazer integrações também — uma feature que eu acho muito boa.

Loom

O Loom é uma ferramenta de gravação de tela que permite a criação de vídeos para explicar processos, mostrar bugs em softwares e outras tarefas relacionadas ao trabalho. 

Dá para compartilhar esses vídeos com a equipe através de links ou incorporá-los em outros aplicativos, como enviar dentro do Asana ou do Slack, por exemplo.

O que eu acho legal é que, ao usar essa ferramenta, você pode simplesmente ensinar como fazer uma ação a qualquer momento, sem precisar abrir uma videochamada para isso. 

Acho absurdamente prático!

Trello

O Trello é uma ferramenta de gestão de projetos baseada em listas e cartões. Ele tem uma proposta bem parecida com a do Asana.

Sua grande função é permitir a criação de cartões para cada tarefa ou atividade e o acompanhamento do andamento delas, além da atribuição de prazos e responsabilidades.

Um feature que chama atenção é a integração com outras ferramentas como Google Drive e Slack (mas você já sabe agora que ele não é o único que faz isso).

Notion

Queridinho de muitos, o Notion é uma ferramenta de produtividade que permite a criação de documentos, notas e projetos em um só lugar. 

Você consegue criar páginas personalizadas para cada projeto, adicionar listas de tarefas, tabelas, gráficos e integrar outras ferramentas como Google Drive, Slack e Trello.

Mais recentemente, surgiu o Notion AI, que tem a proposta de otimizar tarefas por inteligência artificial (não preciso nem dizer o quanto eu gosto disso).

Quando usar a comunicação assíncrona com a sua equipe?

Imagine uma empresa internacional, com pessoas do Brasil, Estados Unidos — mais especificamente Havaí, por exemplo — e Índia. 

Quando são 10h no Brasil, são 03h da manhã no Havaí e 18h30 na Índia. 

Será que fazer reuniões síncronas com frequência faz sentido nesse caso?

Muito provavelmente não.

Pessoas com diferentes horários têm diferentes rotinas. Isso é um fato.

Então, tentar se ajustar constantemente a um horário contraintuitivo vai ser mais um problema do que uma solução.

Eventualmente, vai ser preciso fazer uma comunicação síncrona (olá, reuniões periódicas sobre KPIs ou OKRs). 

Mas, observe só: são momentos pontuais e que demandam uma boa dose de planejamento.

Respondendo à pergunta deste tópico, então: a comunicação assíncrona sempre vai ser bem-vinda quando não houver a necessidade do tempo real. 

Além de fusos horários diferentes, como eu mencionei, o regime remoto costuma também funcionar muito bem nesse formato — mas com encontros síncronos quando isso faz sentido.

Quais são os desafios da comunicação assíncrona e como superá-los?

As vantagens e desvantagens da comunicação assíncrona existem. Falei bastante sobre o lado bom dela, mas claro que também há desafios que precisam ser superados.

Eu vejo autonomia, senso de urgência, objetividade e papel da liderança como os principais entraves que precisam ser trabalhados. 

Vou explicar o porquê a seguir, ok?

Autonomia

Esse tipo de comunicação exige que as pessoas sejam mais independentes e autônomas em relação ao gerenciamento de tempo e tarefas. 

Isso é um fato: o receptor da mensagem é quem decide quando vai respondê-la.

No entanto, isso pode ser um desafio para certos tipos de pessoas: aquelas que estão acostumadas a ter mais supervisão e orientação.

Para superar esse desafio, é importante estabelecer claramente as expectativas e metas para cada membro da equipe, além de fornecer orientação e treinamento adequados.

Senso de urgência

Não tem como negar: esse tipo de comunicação pode levar a uma falta de senso de urgência, pois as respostas nunca são imediatas. 

Como efeito, isso pode gerar um atraso no processo de tomada de decisão ou na resolução de problemas.

Considerando isso, esse é o momento de estabelecer prazos claros para as ações necessárias, mas também para as respostas (vamos lá, por exemplo: pelo menos 2 dias úteis para responder).

Há ocasiões em que a “reunião poderia ter sido um e-mail”. Mas há também casos em que um e-mail precisa se tornar uma reunião. 

Eu sei bem disso. E é a capacidade de equilíbrio que faz a diferença.

Objetividade

Alguns mal-entendidos podem surgir pela falta de clareza, especialmente se a comunicação não for objetiva.

Qual é consequência disso? Erros, retrabalho e atrasos.

Para esse caso, é preciso garantir que todas as comunicações sejam bem estruturadas. 

Posso estar me repetindo, mas prefiro correr o risco: evite ambiguidades e seja específico sobre o que precisa ser feito e quais são as expectativas.

Papel da liderança

Esse tipo de comunicação pode parecer um desafio para uma liderança, pois exige que os líderes forneçam orientação e suporte de forma remota. 

E nem todo mundo está preparado para isso.

Mas o lado bom é que a solução não é tão complexa assim: basta oferecer orientação e suporte adequados à equipe. 

Ter uma cultura de comunicação que incentive a equipe a se comunicar de forma colaborativa é também um diferencial que eu observo.

Ah, e aproveitando para lembrar você de novo: aqui está meu ebook com as melhores estratégias de marketing para você levar seu negócio a outro patamar. Não esqueça de acessar!

Conclusão

A comunicação assíncrona dá uma liberdade para os colaboradores que pode ser uma virada de jogo para as empresas. 

Especialmente quando se está falando de trabalho remoto ou fusos horários distintos. 

E ainda que não seja o caso, diminuir a pressão posta pela resposta instantânea e a cultura do imediatismo pode valer a pena.

O bom é que existem diversas ferramentas de comunicação assíncrona, na prática, mostrando que ela pode funcionar.

Claro que isso não significa que não se precise de cautela. A perda de senso de urgência, a falta de autonomia e pouca objetividade são alguns dos desafios que podem mostrar o outro lado da moeda desse tipo de comunicação.

A questão é que, no final das contas, como qualquer dinâmica, é preciso ajustes.

Mas eu mostrei aqui que esse modelo pode ser um ganho para os negócios.

Você já usa a comunicação assíncrona na sua empresa ou está animado agora para testar? 

Me conte nos comentários.

Até a próxima!

Perguntas frequentes sobre comunicação assíncrona

O que é comunicação assíncrona?

A comunicação assíncrona é uma forma de comunicação que ocorre sem a necessidade de uma interação em tempo real entre os interlocutores. Isso significa que as mensagens podem ser enviadas e respondidas em momentos diferentes. 

Qual é a diferença entre comunicação assíncrona e síncrona?

A comunicação síncrona é aquela em que ocorre uma interação em tempo real entre os interlocutores, enquanto a assíncrona ocorre em momentos diferentes, sem que haja a necessidade de que as pessoas estejam disponíveis ao mesmo tempo.

Por que grandes empresas estão apostando na comunicação assíncrona?

Os principais motivos que fazem com que as empresas apostem nela são: menor pressão pela resposta instantânea, aumento da flexibilidade das agendas remotas e maior produtividade para os colaboradores. 

Quando usar a comunicação assíncrona com a sua equipe?

Ela é ideal para a troca de informações que não exigem uma resposta imediata. Pode ser usada em escritórios remotos, negócios com diferentes fusos horários ou em projetos contínuos.