Die beste kostenlose Software für Projektmanagement

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Das Gefühl seine Arbeit voll im Griff zu haben ist wirklich unbeschreiblich. Du kannst selbst komplizierte Fragen bis ins kleinste Detail beantworten, ohne jemals aus der Ruhe zu geraten. Die Antwort ist immer nur zwei Klicks entfernt.

Mit der richtigen Projektmanagement-Software kann dieser Traum zur Wirklichkeit werden. Dein Team kann seine Arbeit einfacher und auf höherem Niveau erledigen. Nichts geht verloren, weil jeder genau sieht, was zu tun ist.

Für all diejenigen, die sich damit nicht auskennen und noch nie eine Projektmanagement-Software benutzt haben, gibt es viele kostenlosen Optionen. Auch diejenigen, die mit ihrem aktuellen Programm nicht zufrieden sind, könnten von dieser Lösung profitieren.

In diesem Artikel findest Du die besten kostenlosen Projektmanagement-Softwareoptionen, die derzeit auf dem Markt verfügbar sind. Wirklich absolut kostenlos!

Nr. 1 – Wrike — Die beste Projektmanagementsoftware für Marketingteams

Wrike ist eine sehr vielseitige Software mit einer kostenlosen Version für Teams mit bis zu fünf Mitgliedern.

Diese Projektmanagement-Software verfügt über einige Besonderheiten, darum eignet sie sich, insbesondere für Marketingabteilungen und kleine Marketingteams.

Das Erste sind die kollaborativen Funktionen. Du kannst Aufgaben in Projekten oder Ordnern speichern. Teamkollegen können Kommentare hinzufügen, andere Kollegen unter Verwendung des @-Zeichens markieren und Dateien an Aufgaben, Ordner oder Projekte anhängen.

Jetzt denkst Du bestimmt: „Das klingt doch wie jede andere Projektmanagement-Software“, doch was Wrike wirklich von anderen Programmen abhebt, ist die E-Mail-Integration. Benutzer können ihre Aufgaben direkt in ihrem E-Mail-Postfach aktualisieren, erstellen und priorisieren.

Du kannst sogar Kunden und Auftragnehmer einladen. Diese Benutzer werden als Mitbearbeiter hinzugefügt. Du kannst Projekte und Pläne teilen, ohne befürchten zu müssen, dass externe Benutzer gravierende Änderungen vornehmen.

Eine weitere nützliche Funktion zum Nachverfolgen von Marketingkampagnen ist die Tabellenansicht, die alle Aufgaben übersichtlich in einer Tabelle darstellt.

Diese und andere zeitsparende Funktionen helfen Deinem Marketingteam auf Kurs zu bleiben und Zeit zu sparen.

Du bekommst sogar Einblicke in die aktuellen Aktivitäten der Benutzer – einen Feed mit allen Updates und Kommentaren zu Projekten, denen diese Benutzer zugewiesen wurden. Du kannst diese Aktivitäten schnell filtern, um die wichtigsten Updates zu überprüfen.

Weitere erwähnenswerte Funktionen, die in der kostenlosen Version von Wrike enthalten sind, sind:

• Board-Ansicht
• Drag-und-drop-Funktion zur Aufgabenverwaltung
• Massenbearbeitung von Aufgaben
• Integration für Cloud-Speicherlösungen
• Integration für Microsoft 365
• 2 GB Speicherplatz
• mobile App

Und wenn Dir Wrike gefällt, kannst Du bei Bedarf auf einen der kostenpflichtigen Pläne umsteigen. Diese sind auf die speziellen Bedürfnisse von Marketing- und Kreativteams zugeschnitten.

Wrike bietet Lösungen, die auf Unternehmensebene eingesetzt werden können. Nutze die 14-tägige kostenlose Testversion, um Dir einen Eindruck von der Plattform und ihren Funktionen zu verschaffen. Mit der Premium-Version gewinnen Deine Analyseberichte und Automatisierungen an Qualität und Leichtigkeit. Du erhältst Zugriff auf vorgefertigte Dashboards, erweiterte Berichtserstattungsfunktionen, Datenvisualisierungsfunktionen und Integrationen mit über 400 Apps.

Wrike ist eine ausgezeichnete Wahl für Marketingabteilungen. Die kostenlose Version eignet sich für kleine Teams, Du kannst bei Bedarf jedoch jederzeit auf einen der kostenpflichtigen Pläne umsteigen.

Neugierig geworden? Dann kannst Du hier mehr erfahren.

Nr. 2 – ClickUp — Die beste Projektmanagementsoftware für große Unternehmen

ClickUp bietet besonders viel Kontrolle und Funktionalität, darum ist es oft die erste Wahl für größere Unternehmen. Zum einen erlaubt die kostenlose Version mehrere Benutzer, darüber hinaus erleichtert die einfache Struktur die Nutzung.

Jedes Team kann seinen Arbeitsbereich so konfigurieren, dass er den spezifischen Anforderungen der jeweiligen Abteilung entspricht. Diese Flexibilität und Anpassbarkeit macht ClickUp besonders wertvoll.

Die kostenlose Version ermöglicht fünf „Spaces“, von denen jeder ein Team unterstützen kann. Spaces können bis zu 400 Ordner enthalten, die wiederum bis zu 100 Listen enthalten können. Listen enthalten Aufgaben, für die es keine Begrenzungen gibt, das heißt, jede Liste kann beliebig viele Aufgaben enthalten. Du kannst bis zu 100 benutzerdefinierte Felder erstellen, um Aufgaben zu verfolgen und Deinen Fortschritt im Auge zu behalten.

Die Software ist super intuitiv. Du kannst jeden Bereich über die Drag-and-drop-Funktion steuern und zwischen Listen-, Board- und Kalenderansicht wechseln. Und in der „Ich“-Ansicht werden nur Aufgaben anzeigt, die dem jeweiligen Benutzer zugewiesen wurden.

Das herausragendste Merkmal von ClickUp ist jedoch seine Anpassbarkeit. Hier ist eine Liste einiger Dinge, die Du innerhalb einer Aufgabe tun kannst:

• Aufgaben anderen Mitgliedern zuweisen
• Mitglieder in Kommentaren mithilfe des @-Zeichens erwähnen und markieren
• Mitgliedern bestimmte Kommentare zuweisen
• Aktivitäten anzeigen
• Zeit erfassen
• Fristen setzen
• Checklisten für Unteraufgaben erstellen
• Statusänderungen vornehmen
• Abhängigkeiten festlegen
• Aufgaben in andere Ordner verschieben
• ausführliche Aufgabenbeschreibung erstellen
• Anhänge hinzufügen: Dokumente, Bilder, Videos

All das in der kostenlosen Version von ClickUp! Also ich finde das wirklich großzügig.

Um etwa Abhängigkeiten festzulegen, gibt der Benutzer einfach an, dass die Aufgabe erste beginnen kann, wenn eine andere Aufgabe abgeschlossen wurde. Bis dahin wird der Start der neuen Aufgabe im Workflow blockiert.

Da Abhängigkeiten und Fristen nachverfolgen können, bietet die kostenlose Version von ClickUp bis zu 100 Anwendungsmöglichkeiten im Gantt-Diagramm.

All dies war nur ein kleiner Vorgeschmack dessen, was das Programm bieten kann, darum wäre es meine erste Wahl für größere Unternehmen, die sich eine funktionstüchtige kostenlose Projektmanagement-Software wünschen.

Kleine Dinge, wie die Tatsache, dass jede Aufgabe eine eindeutige Kennzeichnung hat, ermöglichen die Verwaltung komplexer Projekte in großem Umfang. Außerdem ist die Hierarchie von Bereichen, Ordnern, Listen und Aufgaben übersichtlich und flexibel genug, um für nahezu jeden Anwendungsfall genutzt werden zu können.

Mit ClickUp bleibt Dein Team immer gut organisiert und verliert nie mehr den Überblick – und das ist wirklich unbezahlbar. Mehr erfahren und ClickUp ausprobieren.

Nr. 3 – Trello — Die beste Projektmanagementsoftware für kleine Projekte

Trello ist eine sehr benutzerfreundliche Projektmanagement-Software, darum ist es in über eine Million Teams weltweit im Einsatz.

Die Benutzerfreundlichkeit ist nahezu unschlagbar. Trello ist sofort einsatzbereit. Ziehen, ablegen, klicken, fertig!

Die Arbeit wird mittels Kanban-Boards dargestellt. Boards bestehen aus Karten und Listen. Durch Klicken auf eine beliebige Karte werden alle relevanten Details angezeigt, z. B. wer für die jeweilige Aufgabe verantwortlich ist, was erledigt werden muss und bis wann es fertig sein muss.

Diese Arbeitsweise wird vor allem von agilen Teams geschätzt, aber Trello ist so einfach zu nutzen, dass es von jedem angepasst und im Rahmen verschiedener Projekte verwendet werden kann. Es macht sogar fast Spaß.

Du kannst Aufgaben bestimmten Personen zuweisen, die dann sofort benachrichtigt werden, falls Änderungen vorgenommen werden. Jede Aufgabe verfügt über einen Kommentarbereich, in dem Teammitglieder bestimmte Personen erwähnen und markieren können, um beispielsweise auf Probleme hinzuweisen.

Benutzer können zwischen Board- und Kalenderansicht wechseln, um zu sehen, wie ihre Aufgaben über die Woche hinweg verteilt sind. Du kannst Karten „folgen“, selbst wenn Du ihnen nicht selbst als Mitarbeiter zugewiesen bist –eine großartige Funktion für Manager.

Trello verfügt über zwei herausragende Merkmale.

Power-Ups ermöglichen Dir, Funktionen von Drittanbietern mit Trello zu verknüpfen, z. B. Zeiterfassung, Gantt-Diagramme oder Kollaborationssoftware wie Slack.

Butler ist ein KI-Assistent, der sich wiederholende Aufgaben findet und diese automatisiert. Du kannst Schaltflächen erstellen, die einfache Arbeitsabläufe starten, oder die Erstellung von Aufgaben planen.

Die kostenlose Version von Trello enthält:

• bis zu 10 Boards pro Arbeitsbereich
• unbegrenzte Karten und Listen
• unbegrenzter Speicherplatz (10 MB/Datei)
• Zwei-Faktor-Authentifizierung
• Ein Power-Up pro Board
• 250 Befehlsausführungen pro Arbeitsbereich und Monat

Die Bedienung ist kinderleicht. Du hast die volle Freiheit Deinen Arbeitsbereich so anzupassen, dass er Deinen Anforderungen und Vorstellungen entspricht. Nutze dafür am besten eine der vielen Vorlagen. Hier findest Du zahlreiche einsatzbereite Vorlagen für Personalwesen, Vertrieb, Kundensupport und andere Abteilungen.

Trello bietet alle Funktionen, die für die Verwaltung einfacher Projekte nötig sind, der Einsatz hat jedoch seine Grenzen, selbst im Vergleich zu anderen kostenlosen Projektmanagementlösungen. Dank der übersichtlichen Struktur wird die Verwaltung einzelner Teams oder eines Inhaltskalenders jedoch zu einem Kinderspiel.

Du kannst Trello noch heute kostenlos ausprobieren.

Nr. 4 – Jira — Die beste Projektmanagementsoftware für agile Teamarbeit

Jira wurde entwickelt, um Teams zu unterstützen, die in einem agilen Rahmen arbeiten. Scrum Boards helfen agilen Teams bei der Aufteilung großer, komplexer Projekte in überschaubare Arbeitsblöcke.

Mit Roadmaps sind Deine Teams stets auf dem aktuellen Stand und die sofort einsatzbereiten Berichte und Dashboards bieten wichtige Einblicke für Deine Arbeit. Beide Funktionen bieten eine enorme Zeitersparnis bei der Verwaltung kleiner Teams, denn alle Informationen werden übersichtlich in einem Arbeitsbereich dargestellt.

Roadmaps bilden die Arbeit auf einer Zeitachse ab und zeigen Abhängigkeiten klar an. Dies erleichtert das Treffen schneller Entscheidungen und hilft gleichzeitig, die größeren Ziele im Blick zu behalten.

Anstelle eines Gantt-Diagramms, das Ereignisse verfolgt, verfolgt Roadmap Ergebnisse, wie das Lösen von Kundenproblemen. Du kannst Feedback, Produktvisionen und Ziele in Deine Roadmap einarbeiten, um Dir eine bessere Vorstellung der langfristigen Strategie zu verschaffen. Roadmaps helfen Teams, ihre alltägliche Arbeit im Überblick zu behalten und auf ein gemeinsames Ziel auszurichten.

Jira bietet zwölf agile Standardberichte. Diese sind bereits vorkonfiguriert. Jira nimmt Deine Daten und erstellt automatisch hilfreiche Berichte für agiles Projektmanagement, z. B. Burndown-Diagramme, Geschwindigkeitsdiagramme und Sprint-Berichte.

Die kostenlose Version von Jira enthält folgende Funktionen:

• bis zu 10 Benutzer
• unbegrenzte Projekt-Boards
• Backlog und Basic Roadmaps
• Berichte und Einblicke
• 2 GB Dateispeicher
• Community-Support

Ein kurzes Wort zu einigen dieser Funktionen. Da Jira zu Atlassian gehört (so wie auch Trello), kann es mit vielen verschiedenen Apps und Produkten integriert werden.

Die anpassbaren Workflows und Automatisierungen sind in der kostenlosen Version leider eingeschränkt, Du kannst dafür aber verschiedene Programme von Drittanbietern integrieren, um Deine Prozesse zu verbessern.

Jira liefert ein agiles Design, das Teams und Führungskräften mehr Kontrolle bietet. Backlogs können beispielsweise auch mit anderen Programmen erstellt werden. Jira verfügt jedoch über eine spezielle Funktion, die für die Pflege des Backlogs und die Sprintplanung entwickelt wurde.

Anstatt viel Zeit mit der Konfiguration des Systems zu verbringen, können Teams sofort mit der Arbeit beginnen. Jeder Aufgabe wird eine eindeutige Kennzeichnung zugewiesen, was das Ticketing und die Verfolgung von Bugs erleichtert.

Probiere Jira am besten aus und überzeuge Dich selbst.

Worauf bei der Wahl einer kostenlosen Projektmanagement-Software zu achten ist

So etwas wie die magische Lösung gibt es nicht. Jede Software erfordert Arbeit deinerseits, damit sie funktioniert.

Ich stelle mir Projektmanagement-Software gerne als leeren Arbeitsplatz vor, der darauf wartet, gefüllt zu werden. Dieser Arbeitsplatz gibt jeder Aufgabe einen festen Platz, sodass Projekte nicht mehr über E-Mail-Ketten, Chats, Notizen oder gelegentliche Gespräche in der gemeinsam genutzten Küche verwaltet werden müssen.

Einer der besten Aspekte kostenloser Plattformen ist, dass man sie ohne Kompromisse oder Risiko testen kann. Du kannst einfach ein paar Projekte anlegen und die Software ein paar Monate lang nutzen.

Ich kenne viele Freiberufler und sogar ein paar kleine Unternehmen, die mit diesen kostenlosen Versionen seit Jahren gut zurechtkommen.

Für welches Programm wirst Du Dich entscheiden?

Lass uns noch mal auf die wichtigsten Aspekte einer Projektmanagement-Software eingehen und herausfinden, wie sie sich auf Deine Arbeit auswirken können.

Grundstruktur

Ein gutes Projektmanagementprogramm muss einfach zu nutzen sein. Dies gilt insbesondere für kostenlose Versionen komplexerer Lösungen, jedoch unterscheiden sich diese Programme in ihrer Grundstruktur oft sehr stark voneinander. Einige verwenden herkömmliche Ordner und Listen, während andere vollständig auf Kanban-Boards aufgebaut sind.

Wie findet man die Lösung, die perfekt zur Arbeitsstruktur seines Teams passt?

Je besser die Grundstruktur der Plattform und die Projekte zur aktuellen Arbeitsweise Deines Teams passen, desto besser kann die Software eingesetzt werden, da sie sich problemlos in bestehende Strukturen einfügt. Schließlich möchtest Du, dass auch eine kostenlose Software sinnvoll genutzt werden kann, sonst hätte es ja keinen Sinn.

Im Idealfall sollte die Projektmanagement-Software Deinem Unternehmen dabei helfen, seinen Geschäftsprozessen eine positive Richtung zu geben. Dies wird aber nicht über Nacht geschehen.

Zusammenarbeit

Eine Projektmanagementplattform sollte die bessere Zusammenarbeit in Team ermöglichen, indem sie Geschäftsprozesse transparent abbildet, da jeder den Status von Projekten und Aufgaben einsehen kann. Auf diese Weise ist jeder immer auf dem gleichen Stand.

Wenn Änderungen vorgenommen werden, müssen Benutzer benachrichtigt und Kommentare hinterlassen werden können, um Teamkollegen zu markieren. Dies sorgt dafür, dass Probleme sofort in Angriff genommen werden können. Nichts gerät mehr in Vergessenheit. Aufgaben können sofort erledigt werden. Kein Warten auf lange E-Mail-Ketten mehr, um endlich eine Antwort zu erhalten.

Einige Plattformen führen einen Kommentarverlauf, der jeder einzelnen Aufgabe zugeordnet ist. Andere verfügen über einen Aktivitäten-Feed, der vorgenommene Aktualisierungen protokolliert. Diese Funktionen zeigt Deinem Team, wann eine Aufgabe wirklich abgeschlossen ist.

Planung

Eine gute Software ermöglicht das Zuweisen von Aufgaben an bestimmte Benutzer und lässt den Nutzer Fristen setzen. Dies ist extrem hilfreich.

Unabhängig davon, ob Du in der Board- oder Listenansicht arbeitest, Du kannst jederzeit zwischen verschiedenen Ansichten wechseln, damit Aufgaben in einem Kalender angezeigt werden. Wenn Du eine Frist änderst, wird der Kalender aktualisiert, sodass alle Aufgaben stets aktualisiert und übersichtlich dargestellt werden.

Einige Programme, wie ClickUp, ermöglichen sogar das Festlegen von Abhängigkeiten, um die Projektführung noch gezielter zu steuern.

Berichterstattung

Da diese Programme mit Informationen gefüllt sind, bieten sie Berichte, um hilfreiche Einblicke zu liefern. Ich spreche von der Messung Deiner Produktivität, der schnelleren Erkennung neuer Trends und der Überwachung Deines Budgets, eben Informationen, die Managern wirklich helfen, ihre Teams produktiv zu steuern.

Einige Lösungen, wie Jira verfügen über vorgefertigte Berichte, die sofort einsatzbereit sind; aber nicht jede kostenlose Projektmanagement-Software ermöglicht eine Berichtserstellung. Trello bietet keine Berichtserstattungsfunktionen, dafür kannst Du aber die Analyseplattform eines Drittanbieters anschließen.

Automatisierung

Es gibt viele Möglichkeiten, um Arbeitsabläufe zu automatisieren. Die besten Projektmanagementprogramme verfügen über Funktionen zur Automatisierung Deiner Prozesse. In den kostenlosen Versionen sind diese Funktionen natürlich eingeschränkt.

Jeder kann sie nutzen. Sicher, sie bieten nur einen kleinen Vorgeschmack auf das, was diese Plattformen leisten können, dennoch kann sich die Erkundung dieser Funktionen langfristig auszahlen. Du kannst jederzeit auf einen kostenpflichtigen Plan umsteigen. In diesem Fall bist Du zumindest schon mal mit den Grundlagen der Automatisierung vertraut.

Die Automatisierung ist kein absolutes Muss, aber gerade für arbeitsintensive Aufgaben ein nettes Extra, weil sie Zeit spart. Außerdem könnte ein solches Feature die allgemeine Zustimmung im Team fördern.

Fazit

Wenn wir das Ganze aus praktischer Sicht betrachten, bleibt uns ein einfaches System, das den Arbeitsalltag eines Teams erfasst.

Bei der Suche nach der richtigen Projektmanagement-Software sollte man hauptsächlich darauf achten, dass die jeweilige Plattform die Bedürfnisse des Teams erfüllt.

Hier ist noch mal eine Liste all meiner Empfehlungen, alle absolut kostenlos:

1. Wrike – Die beste Projektmanagement-Software für Marketingteams
2. ClickUp – Die beste Projektmanagement-Software für große Unternehmen
3. Trello – Die beste Projektmanagement-Software für kleine Projekte
4. Jira – Die beste Projektmanagement-Software für agile Teamarbeit

Für Anfänger und einfache Projekte ist die kostenlose Version von Trello ein großartiger Ausgangspunkt. Sie ist sofort einsatzbereit, einfach zu verstehen und verfügt über genügend Funktionen, um einfache Projekte in Angriff zu nehmen.

Unternehmen, die etwas mehr Leistung und Funktionen benötigen, sollten sich für ClickUp entscheiden. Der Funktionsumfang ist im Vergleich zu anderen Tools sehr großzügig, zudem kann die Software von mehreren Teams gleichzeitig genutzt werden.

Marketingteams würden die E-Mail-Integration von Wrike zu schätzen wissen. Andere Anbieter liefern dies nicht in der kostenlosen Version. Überdies werden Funktionen für die Zusammenarbeit mit internen und externen Nutzern geboten. Dies erleichtert die Kommunikation mit Kunden und die Koordination hinter den Kulissen.

Agile Teams würden von Jira profitieren, da diese Lösung genau auf ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist. Die vorgefertigten Berichte und das durchdachte Design machen diese Software sehr attraktiv.