Die besten Collaboration-Softwares im Vergleich

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Collaboration-Software, auch als Groupware bzw. Gruppen-Software bezeichnet, ist aus modernen Unternehmen nicht mehr wegzudenken. Da Teams und Mitarbeiter oft auf der ganzen Welt verstreut sind, braucht man ein Tool für die Teamzusammenarbeit, um eine klare Kommunikation gewährleisten zu können.

Groupware kann auch genutzt werden, um mit Kunden oder Gruppen außerhalb des eigenen Unternehmens zusammenzuarbeiten und so eine bessere Zusammenarbeit zu ermöglichen.

Um jedoch in den Genuss dieser Vorteile zu kommen, musst Du zuerst die richtige Software für Dein Unternehmen finden, denn Menschen bevorzugen unterschiedliche Wege der Kommunikation und Projektführung. Welche Software bietet die meisten Vorteile und passt zu Deinem Unternehmen?

Ich habe eine Liste der sechs besten Produkte zusammengestellt. Lies Dir meine Bewertungen durch, um ein Gefühl dafür zu bekommen, wie jedes einzelne dieser Programme die Teamarbeit fördern kann und verwende den Kaufratgeber, um leichter zu beurteilen, welches zu Deinem Unternehmen passt.

Nr. 1 – Zoho Projects — Bewertung: Die Collaboration-Software mit dem größten Funktionsumfang

Zoho Projects gehört zu den beliebtesten und am einfachsten zu bedienenden Gruppen-Softwares auf dem heutigen Markt. Die Software ermöglicht eine effizientere Zusammenarbeit und bietet zahlreiche Funktionen zur Planung und Analyse von gemeinsamen Projekten.

Da Zoho Projects eine Cloud-basierte Lösung ist, kannst Du jederzeit und überall auf Deine Projekte zugreifen, Aufgaben prüfen und alle Informationen übersichtlich in einer benutzerfreundlichen Oberfläche anordnen.

Verfolge Abhängigkeiten mühelos. Jede Aufgabe kann dank übersichtlicher Benutzeroberfläche leicht nachverfolgt werden, unabhängig davon, wie viele Informationen Du eingibst.

Im Vergleich zu anderen Programmen verfügt Zoho Projects über besonders umfangreiche Funktionen, ist aber dennoch übersichtlich und leicht zu nutzen. Hier ist eine kleine Übersicht der besten Features:

• Aufgabenverwaltung mit Kanban-Boards
• Abhängigkeiten zwischen Aufgaben basierend auf der Reihenfolge festlegen, in der sie erledigt werden müssen
• Abbildung des gesamten Workflows
• Gantt-Diagramme
• Aufgabenberichte
• Zeiterfassung
• Fehlersuche
• SLA-Management
• Automation

Zoho Projects bietet sogar branchenspezifische Lösungen für Softwareentwicklung, Immobilien, Baubranche, Marketing, Bildung und weitere Branchen.

Es kann von bis zu drei Benutzern kostenlos verwendet werden, in diesem Fall ist das Tools allerdings auf zwei Projekte beschränkt, dafür erhältst Du jedoch Zugriff auf Gantt-Diagramme und die mobile App. Den Premium-Plan gibt es bereits ab 5 $ pro Benutzer/Monat. Dieser kann von bis zu 50 Mitarbeitern genutzt werden. Du kannst das Programm 10 Tage lang kostenlos ausprobieren.

Nr. 2 – Wrike — Bewertung: Die beste All-in-One-Lösung für Projektmanagement

Wrike ist eine leistungsstarke und vielseitige Projektmanagementlösung. Die Software gibt Dir die volle Kontrolle und bietet absolute Transparenz für die Zusammenarbeit an Projekte und Aufgaben.

Dieses Tool eignet sich vor allem fürs Projektmanagement, darum ist es meine Top-Empfehlung für alle Unternehmen, die in diesem Bereich nach einer Lösung suchen.

Wrike wird von über 20.000 Unternehmen weltweit genutzt, darunter auch bekannt Namen wie Dell, Google, Airbnb und Siemens. Hier ist eine kleine Übersicht der nennenswertesten Features und Vorteile:

• Agiles Projektmanagement
• Benutzerdefinierte Dashboards und Workflows
• Prozessautomatisierung
• Kommentare und Bearbeitung in Echtzeit
• Benachrichtigungen
• Live-Bearbeitung und dynamische Berichte
• Einfacher Austausch von Informationen mit Stakeholdern
• Absolute Transparenz und Updates in Echtzeit
• Sicherheit auf Unternehmensniveau
• Dateifreigabe und Anhänge

Wrike ist die ideale Lösung für Marketingteams, Designer und Produktmanager, aber vielseitig genug, um auch in anderen Bereichen eingesetzt zu werden.

Diese Software kann von bis zu fünf Benutzer kostenlos verwendet werden, um jedoch vollen Zugriff auf alle Funktionen zur Projektplanung und Teamzusammenarbeit zu erhalten, muss man ein Upgrade durchführen. Zugriff auf alle Funktionen erhältst Du bereits ab $9,80 $ pro Benutzer pro Monat, Du kannst das Tool aber 14 Tage lang kostenlos ausprobieren.

Nr. 3 – Slack — Bewertung: Die beste Lösung für Teamkommunikation

Slack ist vielen ein bekannter Name. Es hat sich in den letzten Jahren zu der Plattform für internes Businessmessaging entwickelt. Ob für die Fernarbeit oder die effizientere Zusammenarbeit im Büro, Slack eignet sich für so ziemlich jede Situation.

Slack wird bereits von über 750,000 Unternehmen genutzt und glänzt vor allem mit den tollen Funktionen für die effizientere Zusammenarbeit im Team. Hier ist eine kleine Funktionsübersicht:

• Perfekte Organisation dank Slack-Kanälen nach Projekten, Teams oder Themen
• File-Sharing-Funktion
• Audio- und Videoanrufe mit Bildschirmfreigabe
• Über 2.200 Schnittstellen zur Integration weiterer Apps (z. B. Zoom, Jira, Salesforce, Google Drive usw.)
• Erstelle personalisierte Workflows, um Zeit zu sparen
• Nutze die Slack-API, um die Software mit internen Programmen zu kombinieren
• Skalierbarkeit und Sicherheit auf Unternehmensebene
• Einfache Zusammenarbeit mit Klienten, Lieferanten, Auftragnehmern und Geschäftspartnern

Das Programm kostet 7,25 $ pro Benutzer/Monat. Jeder Tarif, unabhängig von der Größe Deines Teams oder der Branche, beinhaltet unbegrenzten Austausch von Nachrichten, um die Zusammenarbeit im Team zu garantieren.

Nr. 4 – Trello — Bewertung: Die beste Software für einfache Aufgabenverwaltung

Trello ist die beste Lösung für einfache Aufgabenverwaltung und laufende Projekte, da es Deinem Team maximale Organisation und eine reibungslose Zusammenarbeit ermöglicht.

Trello Boards, Karten und Listen eignen sich für Unternehmen jeder Größe und aus jeder Branche, was es zur idealen Plattform für alle Unternehmen macht, die ihre Produktivität steigern wollen.

Hier ist eine kleine Übersicht, die zeigt, was mit Trello möglich ist:

• Du kannst Projekten Kommentare, Anhänge und Fristen hinzufügen
• Integrierte Workflow-Automatisierung (regelbasierte Auslöser, Fristen usw.)
• Listen, um für jedes Projekt einen eigenen Workflow zu erstellen
• Du kannst Apps von Drittanbietern integrieren
• Mit der mobilen App (iOS und Android) von überall aus zusammenarbeiten
• Benachrichtigungen und Team-Tagging
• Einfaches Zuweisen von Aufgaben oder Karten an einen oder mehrere Benutzer

Trello wird von Atlassian betrieben, einem weltweit führenden Unternehmen im Bereich Software und Projektmanagement, Du kannst Dir der Qualität und Zuverlässigkeit des Programms also sicher sein. Aus diesem Grund vertrauen mehr als eine Million Teams auf der ganzen Welt auf Trello.

Diese Collaboration-Software ist für bis zu 10 Boards mit unbegrenzten Karten und Listen kostenlos nutzbar. Premium-Pläne beginnen bei 10 $ pro Benutzer/Monat. Fang am besten mit einer kostenlosen Demoversion an.

Nr. 5 – Flock — Bewertung: Die beste Lösung für Fernarbeit

Flock ist legt besonderen Wert auf die Kommunikation, ist in Bezug auf seine Funktionen und Fähigkeiten aber etwas fortschrittlicher als Slack. Diese Lösung eignet sich vor allem für Teams, die von unterschiedlichen Standorten aus gemeinsam an Projekten arbeiten.

Mit Flock kannst Du alle Deine Nachrichten, Apps und Produktivitätsprogramme an einem Ort bündeln. Hier sind einige der erwähnenswertesten Funktionen:

• Nachrichten in Echtzeit
• Anpassbare Kommunikationskanäle und Teamverzeichnis
• Videokonferenzen
• Funktionen zum Teilen von Bildschirmen
• Datenaustausch
• Leistungsstarke Suchfunktion (für Nachrichten, Links, Dokumente usw.)
• Produktivitätsfunktionen zum Teilen von Notizen, To-do-Listen, Erinnerungen, Umfragen und mehr
• Nahtlose Integration mit über 50 Apps (Google Drive, Asana, Twitter usw.)

Kleine Teams können Flock mit bis zu 10 Kanälen kostenlos nutzen, unbegrenzte Direkt- und Gruppennachrichten eingeschlossen. Premium-Funktionen gibt es ab 4,50 $ Benutzer/Monat, ein guter Preis. Du kannst Flock 30 Tage lang unverbindlich ausprobieren.

Nr. 6 – BlueJeans — Bewertung: Die beste Team-Software für Audio- und Videokonferenzen

Unternehmen, die nach einer Lösung für Konferenzgespräche suchen, würde ich BlueJeans empfehlen, da es sich um eines der besten Programme für Audio- und Videokonferenzen handelt.

Unternehmen wie Zillow, Facebook, ADP, Intuit und National Geographic nutzen BlueJeans für optimale Teamarbeit.

Schauen wir uns an, was BlueJeans so großartig macht:

• Video-, Audio- und Webkonferenzen von jedem Gerät aus
• Live-Meeting und automatische Benachrichtigungen
• Gesprächszusammenfassungen und -Abschriften
• Sicherheit auf Unternehmensniveau
• Single-Touch-Interoperabilität
• Außergewöhnliche Anrufqualität mit HD-Video und Dolby Voice-Audio
• Dynamisches Teilen von Inhalten
• App-Netzwerk für Softwareintegration (Microsoft Teams, Slack usw.)
• Rund-um-die-Uhr Kundensupport
• Unbegrenzte Einzelgespräche
• Unbegrenzte Gruppengespräche

Das Programm kostet 9.99 $ pro Benutzer/Monat, Du kannst es aber 7 Tage lang kostenlos testen, bevor Du Dich für den Kauf entscheidest.

Worauf bei der Wahl einer Groupware zu achten ist

Es gibt unzählige Gruppen-Softwares, was die Auswahl bereits zu einer Herausforderung macht. Du musst Deine Auswahl aus Hunderten verschiedener Optionen einschränken, um die beste Lösung für Dein Unternehmen zu finden. Um Dir bei dieser Aufgabe zu helfen, habe ich eine Liste mit den wichtigsten Kriterien bei der Suche nach Kollaborationssoftware zusammengestellt. Ich gehe im Folgenden kurz genauer auf jedes dieser Kriterien ein.

Softwaretyp

Es gibt Collaboration-Software in allen möglichen Formen und Größen. Einige Lösungen sind speziell aufs Projektmanagement ausgelegt, während sich andere besser für Teamkommunikation und Videokonferenzen eignen. Einige Tools bieten sogar All-in-One-Lösungen, welche Option die beste ist, hängt jedoch immer von den Anforderungen Deines Unternehmens ab.

Einige Unternehmen benötigen vielleicht nur ein einfaches Programm zum Verschicken von internen Nachrichten, andere eine Plattform für die Speicherung von wichtigen Dokumenten oder Aufgabenverwaltung.

Größe des Unternehmens

Wie groß ist Dein Unternehmen? 

Neben der Anzahl der Personen in Deinem Team muss auch die Anzahl der vorhandenen Teams, Abteilungen und anderer Segmente berücksichtigt werden.

Vielleicht suchst Du nach einer Kommunikationslösung, damit sich Deine Mitarbeiter untereinander austauschen können, doch die Dokumente der Personalabteilung und des Rechnungswesens sollen natürlich für keine andere Abteilung wie beispielsweise Marketing, zugänglich sein.

Achten darauf, dass jede Abteilung einen nutzerbasierten Zugriff erhält. Im Idealfall bauchst Du also eine Software, mit der Du jedem Mitarbeiter unterschiedliche Rollen und Zugriffsberechtigungen zuweisen kannst.

Benutzerfreundlichkeit

Collaboration-Tools müssen selbstverständlich einfach zu nutzen sein, doch einige Programme sind aufgrund ihres hohem Funktionsumfangs sehr komplex. Du musst Deine Kaufentscheidung von den Bedürfnissen und dem technischen Verständnis Deiner Mitarbeiter leiten lassen. Zudem erfordert das Lernen eines neuen Programms immer etwas Zeit und Übung, das sollte also auch berücksichtigt werden.

Dein Team sollte jedoch in der Lage sein, die neue Software innerhalb weniger Wochen oder Monate problemfrei zu navigieren und zu nutzen, denn wenn das Programm zu komplex oder umfangreich ist, leidet die Produktivität.

Ich würde Dir immer empfehlen, die kostenlose Testphase oder Demoversion in Anspruch zu nehmen, damit Du das Programm ausgiebig testen kannst. Nur so verschaffst Du Dir einen Eindruck von der Navigation, den Funktionen und dem Einsatz in der Praxis.

Funktionen und Features zur Organisation von Aufgaben

Dieser Punkt baut auf dem Vorherigen auf, denn Deine Collaboration-Software sollte Dir natürlich die Organisation all Deiner Projekte erleichtern.

Einige Programme arbeiten mit Karten, Ordnern oder Gruppen, damit Du Deine Projekte und Aufgaben verwalten kannst, trotzdem bleiben immer ein paar wichtige Fragen, die Du ebenfalls in Betracht ziehen musst, zum Beispiel:

Wie kann ich von einem Projekt zum anderen wechseln? Kann der Nutzer problemlos auf ein Dokument, das von einem anderen Nutzer geteilt wurde? Können Führungskräfte oder Manager auf alle Projekte zugreifen, um sich einen Überblick zu verschaffen?

Deine Groupware muss über Funktionen und Features verfügen, um Deine Projekte und Dein Team effizienter verwalten zu können. Wenn Du nur ein Projekt verwaltest und Dein Team aus lediglich fünf Mitarbeitern besteht, ist das eventuell nicht so wichtig, doch wenn Dein Unternehmen plötzlich wächst und aus einem mehrere Projekte werden, ist dies kritisch.

Integrationen

Die Software sollte sich problemlos mit bereits genutzten Programmen verknüpfen lassen, z. B. CRM- oder CMS-Systemen, E-Mail-Programmen, Cloud-Speicherdiensten und mehr; stelle darum sicher, dass alle bestehenden Programme auch weiterhin genutzt werden können.

Es ist einfacher, alle Projekte von einer einzigen Plattform aus zu verwalten, andernfalls müssen die Nutzer immer zwischen verschiedenen Programmen hin- und her wechseln. Das führt zu Zeitverlusts und wirklich sich natürlich auf die Leistung sowie die Produktivität Deines Unternehmens aus.

Zusammenfassung

Collaboration-Software erleichtert die Organisation auf Unternehmensebene und ermöglicht den zeitnahen Austausch von Informationen sowie eine effizientere Kommunikation.

Nutze die Tipps aus diesem Artikel, um die beste Software für Dein Unternehmen zu finden und wirf dann noch mal einen genauen Blick auf die Produktbewertungen, um Deine Auswahl einzuschränken.

Hier ist noch mal eine kurze Zusammenfassung der vorgestellten Lösungen:

1. Zoho Projects — Die Collaboration-Software mit dem größten Funktionsumfang
2. Wrike — Die beste All-in-One-Lösung für Projektmanagement
3. Slack — Die beste Lösung für Teamkommunikation
4. Trello — Die beste Software für einfache Aufgabenverwaltung
5. Flock — Die beste Lösung für Fernarbeit
6. BlueJeans — Die beste Team-Software für Audio- und Videokonferenzen

Ich würde Dir dringend empfehlen, immer die kostenlose Testversion zu nutzen, um das Programm in der Praxis zu testen und herauszufinden, ob es sich im Alltag für den Einsatz in Deinem Unternehmen eignet.