So schreibt man E-Mails, die tatsächlich zu Ergebnissen führen

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Jeder Kunde, mit dem ich arbeite, hat seine ganz eigenen Probleme und trotzdem haben alle eines gemeinsam. Kannst Du Dir denken, was es ist?

Unabhängig von der Branche, Größe oder seiner Position im Unternehmen verwendet jeder meiner Kunden E-Mail und möchte wissen, wie man E-Mails schreibt, die geöffnet und nicht ignoriert werden.

Trotz der steigenden Beliebtheit von Social Media, Foren und mobilen Chat-Apps ist und bleibt E-Mail eine der beliebtesten Kommunikationsformen und laut einer Studie von Radicati gibt es weltweit bereits über 3,7 Milliarden E-Mail-Nutzer, Tendenz steigend.

Worldwide Email Usage Stats

Wenn Du glaubst, dass das viel ist, solltest Du Dich jetzt gut festhalten und vielleicht besser schon mal hinsetzen, denn es werden täglich mehr als 269 Milliarden E-Mails gesendet und empfangen. Wie soll man da denn aus der breiten Masse herausstechen und auffallen?

Und dennoch gehören E-Mails zu den effektivsten Werbemethoden, da sie einen bis zu fünfmal höheren Return on Investment (ROI) erzielen als Social Media Marketing, Direktwerbung oder Werbeanzeigen in Suchmaschinen.

How to Write Emails That Actually Drive Results

Adobe fand heraus, dass über die Hälfte der Verbraucher Informationen per E-Mail bevorzugen. Newsletter erzielen besonders positive Ergebnisse, wie die folgende Studie zeigte:

How to Write Emails That Actually Drive Results

Natürlich muss man effektive E-Mails schreiben, und das ist gar nicht so einfach, denn wenn man die falschen Inhalte an die falschen Leute verschickt, verliert man am Ende noch Kunden.

Tatsächlich melden sich 66 % der Empfänger wieder von Newslettern ab, weil die Inhalte nicht ihren Erwartungen entsprechen.

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Wenn Du Deine Kunden glücklich machen willst, musst Du interessante E-Mails verfassen und genau dabei möchte ich Dir heute helfen.

Das E-Mails wirksam und wichtig sind, weißt Du bereits, darum zeige ich Dir jetzt, wie man interessante E-Mails schreibt, die Deine Kunden begeistern werden.

Der erste Schritt besteht in der Segmentierung Deiner Zielgruppe, damit die E-Mails auf die Interessen Deiner Kunden ausgerichtet werden können.

Zielgruppensegmentierung für bessere Kundenansprache

Leider haben wir keine Zeit, jede E-Mail auf den jeweiligen Empfänger zuzuschneiden, dennoch müssen wir der Kommunikation eine persönliche Note geben und Newsletter immer auf die Interessen des Kunden ausrichten.

Mit Zielgruppensegmentierung ist das problemlos möglich, da die Kommunikation auf diese Weise gezielt an bestimmte Kundensegmente gerichtet werden kann, die dieselben Interessen teilen. Auf diese Weise ist Deine E-Mail immer relevant, da sie auf dem Verhalten oder Aktionen der Besucher Deiner Webseite basieren.

Eine Studie von Ascend2 zeigte, dass 51 % aller Vermarkter die Segmentierung von Kundenlisten für eine sehr effektive Taktik halten.

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Hat der Kunde eins Deiner Produkte gekauft?

Dann bedanke Dich für seinen Einkauf und biete ihm im Falle von Fragen Deine Hilfe an, damit ihm Dein Unternehmen im Gedächtnis bleibt.

Vielleicht hat der Kunde seinen Kauf plötzlich abgebrochen. In diesem Fall kannst Du ihm einen Rabatt anbieten, damit er den Kauf doch noch abschließt.

MailChimp hat 11.000 segmentierte Kampagnen genauer unter die Lupe genommen, mit normalen Kampagnen verglichen und festgestellt, dass segmentierte Kampagnen in allen Bereichen bessere Ergebnisse erzielen.

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Doch wie segmentiert man eine Zielgruppe?

Eine Möglichkeit ist die Segmentierung anhand demografischer Merkmale wie Alter, Geschlecht oder Wohnort. Das reicht jedoch oft nicht aus, weil das Kundensegment zu groß ist, denn oftmals muss man die Kommunikation noch genauer auf die jeweilige Personengruppe zuschneiden, weil ältere Menschen und Studenten zum Beispiel ganz unterschiedliche Sprachen sprechen oder Männer und Frauen unterschiedlich auf verschiedene Inhalte reagieren.

Diese Informationen stehen Dir jedoch nicht immer zur Verfügung, außerdem ist diese Strategie der Segmentierung nicht immer die effektivste.

MailChimp, eine Plattform für Marketingautomatisierung, gibt Dir die Möglichkeit, Deine Zielgruppen anhand verschiedener Merkmale wie Verhalten, Interaktionsrate oder weiteren Faktoren in kleinere Gruppen einzuteilen.

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Die Segmentierung nach Verhalten, wie Käufe und Webseitenbesuche, ist effektiver und lässt uns das zukünftige Verhalten eines Kunden genauer voraussagen. Dies gibt Dir die Möglichkeit, auf bestimmte Ereignisse wie den Kauf eines Produktes, den Abbruch eines Einkaufs oder die Abmeldung eines Newsletters mit einer personalisierten E-Mail zu reagieren.

Du musst Deine E-Mails jedoch auch zeitlich abstimmen, damit sie den Kunden genau zum richtigen Zeitpunkt erreichen und so die größte Wirkung erzielen. Dank moderner Marketingtechnologie ist das heutzutage ein Kinderspiel und kann sogar voll automatisiert werden.

5 targeting options | How to write emails

Verhaltensbasierte Auslöser bieten Vermarktern ganz neue Möglichkeiten und helfen uns dabei, mit gezielter Kommunikation noch bessere Ergebnisse zu erzielen und effektivere Strategien zu entwickeln.

Du kannst gezielt Methoden entwickeln und E-Mails schreiben, die gerne geöffnet werden, um höhere Conversion-Rates zu erzielen.

email innovation future of email | how to write emails

Verhaltensbasierte Zielgruppensegmentierung macht die Automatisierung von E-Mail-Kampagnen einfacher und kann in Deine Verkaufsstrategie integriert werden, um höhere Gewinne zu erzielen.

Das darfst Du Dir auf keinen Fall entgehen lassen!

Die gemeinnützige Organisation Charity: Water hat eine tolle automatisierte E-Mail-Kampagne entwickelt, die dem Spender zeigt, wie seine Spende eingesetzt wurde.

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Spender wissen oft nicht, wofür ihre Spende wirklich verwendet wird und ob die überhaupt ankommt, darum ist diese Aktion so toll, weil sie Vertrauen schafft, Einwänden entgegenwirkt und Hindernisse aus dem Weg räumt.

Automatisierte E-Mails liefern wertvolle Daten und sorgen für mehr Transparenz, wodurch sich der Kunden Deinem Unternehmen näher fühlt.

Wenn Du Deine Zielgruppe und bestehenden Kunden in Segmente eingeteilt hast, musst Du eine personalisierte E-Mail-Kampagne für jedes neue Segment entwickeln. Dafür müssen wir jedoch erst eine Strategie entwickeln und uns für jedes Segment ein festes Ziel setzen.

Wie man E-Mails mit klarer Zielsetzung schreibt

Deine E-Mail-Kampagne muss ein klares Ziel haben, sonst sind Deine E-Mails nutzlos und finden keinen Anklang beim Kunden.

Abwarten und auf das Beste hoffen ist keine gute Strategie.

E-Mails lassen sich in vier Gruppen einteilen:

  • Unterhaltsam: Diese E-Mails erzählen eine interessante Geschichte.
  • Beschreibend: Diese E-Mails zeigen und beschrieben Dein Produkt oder Deine Dienstleistung.
  • Erklärend: Diese E-Mails bringen Dein Publikum etwas Neues bei oder teilen wichtige Informationen.
  • Überzeugend: Diese E-Mails überzeugen den Empfänger von einer bestimmten Handlung.

Jede dieser E-Mails verfolgt ein anderes Ziel und hat somit auch einen anderen Ton.

Wenn Du Deine Kunden beispielsweise davon überzeugen willst, an einer Kundenumfrage teilzunehmen, brauchst Du einen überzeugenden CTA, der sie vom Klick überzeugt. Außerdem solltest Du in einer E-Mail auf die Vorteile eingehen, die der Kunde von der Teilnahme an der Umfrage hat.

Hier ist ein tolles Beispiel von Wayfair:

How to write email for customers wayfair

In anderen Fällen möchtest Du eventuell wichtige Informationen mit Deinen Kunden teilen oder ihnen etwas Neues beibringen. Newsletter gehen oft auf ein bestimmtes Thema ein und fallen in diese Kategorie; aber nicht immer.

Bei der folgenden E-Mail von GrubHub handelt es sich um eine Bestellbestätigung, die dem Kunden gleichzeitig wichtige Informationen zur Bestellung gibt.

How to write email for customers grubhub

Produktankündigungen fallen eher in den Bereich beschreibender E-Mails. Sie sollen Aufmerksamkeit erregen und auf diese Weise den Verkauf des neuen Produktes fördern. Cook Smarts verschickt zum Beispiel das aktuelle Menü per E-Mail an Restaurantbesucher.

Diese E-Mails geben Dir auch die Chance, Deinen Kunden zu zeigen, wie sehr Du Dein Produkt liebst, denn die Liebe zum Detail macht einen entscheidenden Unterschied, wie wir am unteren Beispiel sehen können.

cooksmart email example | How to write email for customers

Unterhaltsame E-Mails geben Dir die Möglichkeit interessante Geschichten mit Deinen Kunden zu teilen, zum Beispiel die Entstehungsgeschichte Deines Unternehmens. Im unteren Beispiel sehen wir eine E-Mail von Poncho, die einen ganz normalen Wetterbericht in Form einer interessanten Infografik darstellt.

poncho email example | How to write email for customers

Ich möchte das jetzt kurz mit Dir üben. Rufe Dir dafür zunächst alle Arten von E-Mails ins Gedächtnis, die Du Deinen Kunden regelmäßig schickst. Dazu gehören zum Beispiel neue Produktankündigungen, Bestellbestätigungen, Sonderangebote, Unternehmensinformationen und Events, Jahrestage, Geburtstage oder die typische E-Mail, die verschickt wird, wenn der Kunde seinen Kauf unerwartet abbricht.

Jetzt musst Du die ein klares Ziel für jede Deiner E-Mails setzen. Was soll der Kunde machen? Soll er auf eine Schaltfläche klicken, Deine Webseite besuchen und dort eine bestimmte Handlung durchführen, z. B einen Blogbeitrag lesen oder ein Produkt kaufen?

Im Anschluss an die Zielsetzung kannst Du Mustervorlagen entwickeln, die genaustens auf das jeweilige Kundensegment ausgerichtet sind. So sparst Du Zeit, Ressourcen und erzielst nebenbei noch bessere Ergebnisse.

5 Schritte auf dem Weg zur perfekten E-Mail

Jetzt weißt Du, warum Du Deinen Kunden E-Mails schickst und was Du erreichen möchtest. Außerdem hast Du Deine Kommunikation in unterschiedliche Gruppen eingeteilt. Jetzt müssen diese E-Mails nur noch geschrieben werden.

Viele Unternehmen erstellen eine Kontaktliste und sammeln beispielsweise die E-Mail-Adressen ihrer Fans, um möglichst viele Menschen gleichzeitig anzuschreiben.

Du kannst diese Kontaktliste als Ausgangspunkt nutzen, um Deine Zielgruppe anhand der oben besprochenen Merkmale und Verhaltensweisen in kleinere Segmente einzuteilen.

1. So schreibt man überzeugende Betreffzeilen

Du musst einen guten ersten Eindruck machen und die Betreffzeile ist Deine beste Chance, um einen guten ersten Eindruck beim Empfänge zu hinterlassen.

Der Empfänger bestimmt anhand der Betreffzeile, ob er die E-Mail öffnen und lesen will, denn wie eine Umfrage bestätigte, öffnen 33 % aller E-Mail-Empfänger ihre E-Mails einzig und allein aufgrund der Betreffzeile.

Du musst überzeugend sein, wenn Du willst, dass Deine E-Mails gelesen werden.

Die E-Mail-Marketingexperten von Constant Contact haben im Laufe ihrer Karriere Tausende gut formulierte und effektive E-Mails gesehen und haben ein paar gute Tipps (sowie praktische Beispiele und Mustervorlagen).

Bisque Imports example | How to write email for customers

Deine Betreffzeile sollte immer möglichst kurz und knapp sein, denn viele E-Mail-Programme kürzen die Betreffzeile automatisch ab, was bedeutet, dass der Empfänger nicht immer die gesamte Nachricht sieht. Der obere Screenshot zeigt die kreative Lösung des Unternehmens Bisque Imports, das seine Betreffzeile durch Nutzung eines Akronyms stark verkürzen konnte.

Die gewählte Sprache und Ausdrucksweise muss natürlich zu Deiner Zielgruppe passen, um verstanden zu werden und ihr Interesse zu wecken.

Mit einem Teaser oder einer Ankündigung kann man die Leute neugierig machen und so einen Klick bekommen, denn jeder liebt Geheimnisse und können der E-Mail dann nicht widerstehen, weil sie herausfinden wollen, worum es geht und darum wird diese dann geöffnet und gelesen.

Im folgenden Screenshot von FluentCity sehen wir die Ankündigung des Gewinners eines Gewinnspiels.

Fluent City email 600x350 | How to write email for customers

Du solltest jedoch spammige Formulierungen wie “Jetzt kaufen” vermeiden und darfst auch nicht wie Werbung klingen. Deine E-Mails sollten stets informativ und unterhaltsam sein, da solche E-Mails öfter geöffnet werden und im allgemeinen mehr Anklang finden.

Hier ist ein tolles Beispiel mit Wortspiel von The Basketry:

The Basketry email | How to write email for customers

Kreativ, oder?

Wenn Du eine überzeugende Betreffzeile formuliert hast, musst Du den Inhalt Deiner E-Mail schreiben.

2. E-Mails für Kunden sollten immer kurz und freundlich sein

Der schlimmste Fehler besteht darin, zu viele Informationen in eine lange und überladene E-Mail zu packen. Natürlich braucht Dein Kunde alle relevanten Informationen, Du kannst diese Informationen aber auch in Gruppen einteilen und dann in mehreren, kürzeren E-Mails verschicken, oder Du leitest den Kunden über einen Link auf eine Landingpage weiter, auf der weitere Infos zu finden sind.

Verschwende bitte nicht die wertvolle Zeit Deiner Kunden, so handelst Du Dir nur Abmeldungen ein.

Es braucht nicht mehr als eine interessante Einleitung und einen Link auf Deine Webseite, wie das untere Beispiel von Postmates mit dem zeitlich begrenzten Angebot von Lattes On-Demand zeigt.

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Das Unternehmen kommt sofort zur Sache und geht nach einer kurzen Begrüßung direkt zum Angebot über. Nach der Einleitung ins Angebot wird dem Leser dann ein klickbarer CTA präsentiert, über den er das Angebot wahrnehmen kann.

Kurz, knapp und sofort zur Sache kommen, so sollten alle E-Mails aussehen. Das Lesen dieser E-Mail nimmt nicht mehr als 15-20 Sekunden in Anspruch. Schreib bitte keinen Roman.

Du kannst die wichtigen Informationen problemlos in einer kurzen Nachricht unterbringen, doch wie wählt man die wichtigsten Informationen aus und was ist eigentlich wichtig?

Darauf gehe ich im nächsten Punkt ein.

3. Bessere E-Mails dank relevanter Informationen und klaren Handlungsaufforderungen

Reporter müssen einer Geschichte immer auf den Grund gehen und dafür beantworten sie immer sechs Fragen: Wer, Was, Wann, Wo, Warum und Wie. Diesem Grundprinzip kannst Du ebenfalls folgen, denn jede Deiner E-Mails sollte alle wichtigen Fragen beantworten.

Gehen wir einfach mal davon aus, dass Du eine Aktion zum verkaufsoffenen Sonntag planst.

Die Verkaufsaktion ist das „Was“, Dein Geschäft ist das „Wo“, Dein Unternehmen ist „Wer“, Sonntag ist „Wann“, die besonderen Öffnungszeiten sind das „Warum“ und der Besuch im Geschäft ist das „Wie“. Ohne diese Grundinformationen ist Dein Kunde verloren.

Außerdem brauchst Du einen CTA, eine Handlungsaufforderung, damit der Kunde sofort die gewünschte Aktion durchführen kann, achte aber darauf, dass diese Buttons und Schaltflächen auch auf kleinen Bildschirmen wie Mobiltelefonen dargestellt werden und angeklickt werden können, denn über die Hälfte aller E-Mails werden mit dem Smartphone gelesen.

Es wäre wirklich schade, wenn die ganze Mühe und die Vorbereitung der E-Mail am Ende umsonst waren, weil die E-Mail auf kleineren Bildschirmen nicht richtig dargestellt werden kann.

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Jetzt musst Du nur noch dafür sorgen, dass sich der Kunde angesprochen und mit Deinem Unternehmen verbunden fühlt.

4. Personalisierte E-Mails und persönliche Ansprache

Deine Kunden möchten sich wie etwas Besonderes fühlen, nicht wie ein weiterer Kunde unter Tausenden, darum musst Du Deinen E-Mails eine persönliche Note verleihen und den Kunden persönlich ansprechen.

Moderne E-Mail Programme verfügen bereits über praktische Vorlagen und alle nötigen Funktionen, um die zu gewährleisten.

Achte darauf, dass alle E-Mails in der zweiten Person geschrieben werden, weil ein freundliches „Du“ oft viel einladender ist als ein steifes „Sie“.

Die folgende E-Mail von The Skimm ist einladend und persönlich:

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Diese E-Mail kommt bestimmt gut an und gibt dem Leser das Gefühl, etwas Besonderes zu sein.

Die E-Mail ist fertig. Jetzt fehlt nur noch eins!

5. Überarbeitung und Rechtschreibprüfung

Es gibt nichts Schlimmeres als unnötige Grammatik- und Rechtschreibfehler und diese erst zu spät zu bemerken, wenn die E-Mail schon längst verschickt wurde.

Tippfehler sind am schlimmsten und können sogar Spamfilter auslösen. Außerdem sieht es einfach unprofessionell aus.

Nimm Dir die Zeit und lies Dir Deine E-Mails vor dem Versand noch mindestens zwei Mal durch.

Wenn alle Fehler behoben sind, kannst Du Deine E-Mails verschicken und Dich schon mal auf die wohlverdienten Früchte Deiner harten Arbeit freuen.

Fazit

E-Mail ist eine der am weitesten verbreiteten Kommunikationsformen der modernen Zeit. Immer mehr Menschen nutzen E-Mails, als Social Media, Chat-Programme oder Foren zusammengenommen, darum solltest Du jetzt keine Zeit mehr verlieren und am besten sofort eine kreative E-Mail-Kampagne entwickeln.

Verschicke E-Mail Newsletter und bereite E-Mail-Sequenzen vor, die durch bestimmte Handlungen Deiner Webseitenbesucher oder Kunden ausgelöst werden. Auf diese Weise erzielst Du einen höheren ROI.

Automatisierte E-Mails anhand von Mustervorlagen und verhaltensbasierten Auslösern sind der einfachste und schnellste Weg, um Deine Ergebnisse zu maximieren und eine erfolgreiche digitale Kampagne zu starten.

Hast Du bereits Erfolge mit E-Mail-Marketing verzeichnet?

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