Die besten POS-Systeme

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Digitale Kassensysteme, auch als POS-Systeme bekannt, waren vor wenigen Jahren noch ausschließlich Großunternehmen vorbehalten.

Das ist jetzt zum Glück nicht mehr der Fall.

Mittlerweile gibt es eine große Auswahl an Systemen für Unternehmen aller Größen, doch aufgrund dieser Fülle steht man jetzt vor einer ganz neuen Herausforderung, es ist nämlich gar nicht so einfach, das beste Kassensystem zu finden.

Ich diese Anleitung geschrieben, damit Du eine bessere und wohl überlegte Entscheidung treffen kannst.

Mein Team hat Dutzende digitale Kassensysteme analysiert. Wir haben uns den Preis, die Funktionen und weitere wichtige Merkmale angeschaut, um die besten Kassensysteme zu finden und miteinander zu vergleichen.

In diesem Artikel findest Du bestimmt das richtige System für Dein Unternehmen, egal, ob Du im Einzelhandel tätig bist, ein Restaurant, ein Franchise-Unternehmen oder einen Onlineshop führst.

The Top 5 POS Systems For Small Business Owners

  1. Square POS (der allgemeine Testsieger)
  2. Shopify POS (die beste Lösung für E-Commerce und Einzelhandel)
  3. Vend POS (die beste Lösung für Mode-, Sport- und Haushaltswarengeschäfte)
  4. Toast POS (die beste Lösung für die Gastronomie)
  5. ERPLY POS (die beste Lösung für kleine Franchise-Unternehmen)

So findest Du das beste POS-System für Dein Unternehmen

Um das beste POS-System für Dein Unternehmen zu finden, musst Du die Bedürfnisse Deines Unternehmens kennen, z. B. Zahlungen akzeptieren, Verkäufe verwalten, Inventar verfolgen, CRM-System, Mitarbeiter verwalten usw.

Es kommt immer ganz auf Dein Unternehmen an.

Wir haben bei unserer Analyse auf unterschiedliche Faktoren geachtet, u. a. Preis, Funktionen, Sicherheit und Benutzerfreundlichkeit. Dann haben wir die Systeme rausgesucht, die am besten für Kleinunternehmen mit bis zu 50 Anschlüssen geeignet sind. 

Wir empfehlen nur Kassensysteme, die aus Software und Hardware bestehen und Dir bei der Maximierung Deiner Gewinne helfen können.

Hier sind die Faktoren, auf die man bei der Wahl eines digitalen Kassensystems achten muss: 

Preis

Ein komplettes Kassensystem besteht aus Software, Hardware und Funktionen zur Zahlungsabwicklung. Das sind die Grundfunktionen, über die Dein System verfügen muss, damit Du keine Zusatzprogramme dazu kaufen musst. Ein solches System kann zwischen 30 Euro bis zu mehrere Hundert Euro pro Monat kosten. Neben den monatlichen Kosten kommt dann oft noch eine Gebühr von um die 2 % pro Transaktion dazu.

Viele Kassensysteme verfügen über benutzerdefinierte Abos, falls Dein jährlicher Umsatz 250.000 Euro übersteigt oder falls Dein Unternehmen mehrere Standorte hat. Diese Abos bieten oft Preisnachlässe an, darum solltest Du vor dem Kauf mit einem Kundenberater sprechen, weil Du auf diese Weise eventuell Geld sparen kannst.

Bedienfreundlichkeit

Wenn Dein Kassensystem nur schwer zu bedienen ist, kannst Du es Dir auch gleich sparen. Du brauchst ein System mit intuitiver Bedienung, das problemlos von allen Mitarbeitern genutzt werden kann. Ich spreche von iPad-Kassensystemen oder Systemen, die Android oder andere Betriebssysteme verwenden.

Du kannst Dein Kassensystem vor dem Kauf testen. Nutze dafür am beste eine Demo- oder eine Testversion. Auf diese Weise kannst Du es im Einsatz sehen und herausfinden, ob Deine Mitarbeiter mit dem neuen System klarkommen.

Statistiken und Berichte

Dein Kassensystem muss natürlich Bezahlvorgänge speichern und den Bonausdruck ermöglichen (Bonpflicht). Die meisten Systeme bieten jedoch nur begrenzte Funktionen, die nicht über die grundlegenden Zahlungsfunktionen hinausgehen. 

Einige Kassensysteme bieten ausführliche und benutzerdefinierte Zusatzfunktionen. Die besten Systeme bieten Umsatzberichte in Echtzeit und Zugriff über Apps, mobile Geräte oder Browser.

Zu dem hilfreichen Zusatzfunktionen gehören zum Beispiel die Kundenverwaltung, Warenwirtschaft und die Mitarbeiterverwaltung. Achte bei der Wahl Deines Kassensystems auf die Funktionen, die Dein Unternehmen für die reibungslose Abwicklung seiner Geschäfte braucht. 

Mitarbeiterstatistiken

Die meisten POS-Systeme verfügen über Zusatzfunktionen, die es Dir ermöglichen, Profile Deiner Mitarbeiter anzulegen, um Verkäufe und weitere Informationen zu verfolgen, je nachdem, was Dein Unternehmen benötigt.

Einige Systeme ermöglichen das Zuweisen unterschiedlicher Zugriffsberechtigungen, während andere die Einrichtung von mitarbeiterspezifischen Benutzeroberflächen zulassen. 

Es gibt sogar Systeme, auf denen die Arbeitszeiten, Umsätze und das Trinkgeld der Mitarbeiter verfolgt werden können, bevor Du Dich also für eine Lösung entscheidest, musst Du festlegen, welche Funktionen zu Mitarbeiterstatistiken Du benötigst.

Kundenverwaltung

Wie viel möchtest Du über Deine Kunden wissen? Oder besser formuliert: Wie viel musst Du über Deinen Kunden wissen, um ihm einen außergewöhnlich guten Kundenservice bieten zu können? 

Diese Frage ist wichtig, weil POS-Systeme unterschiedliche Funktionen fürs Marketing bieten. Einige Systeme bietet Grundfunktionen wie das Erfassen von E-Mail-Adressen für E-Mail-Kampagnen, andere werden mit einem kompletten Customer-Relationship-Management (CRM)-System geliefert.

Mit einem CRM-System kannst Du Kundenprofile anlegen, alte Bestellungen einsehen, Kontaktinformationen sammeln, Bemerkungen hinzufügen und vieles mehr. Dein POS-System muss Deinen Ansprüchen für die Kundenverwaltung gerecht werden.

Warenwirtschaft

Die meisten POS-Systeme verfügen über Grundfunktionen zur Verwaltung des Inventars. Andere ermöglichen eine komplette Warenwirtschaft mit Lieferantenverfolgung, Bestellmanagement und Lagerbestand.

Der Umfang der benötigten Funktionen zur Warenwirtschaft ist von Deinem Unternehmen abhängig und sollte vor dem Kauf eines Systems überprüft werden.

Schnittstellen

Die meisten Kassensysteme verfügen über Schnittstellen, die im gewählten monatlichen Abo enthalten sein können. Manchmal kann man zusätzliche Schnittstellen gegen eine kleine Gebühr dazukaufen. In der Grundfunktion muss die Datenübergabe an Steuerberater und zu Drittsystemen enthalten sein, beliebte Zusatzfunktionen sind Verknüpfungen zu Treueprogrammen, Reservierungssystemen oder der Druck von Geschenkkarten und Gutscheinen.

Die besten Kassensysteme lassen sich mit häufig verwendeten Programmen fürs E-Mail-Marketing, die Buchhaltung oder Lohnbuchhaltung verknüpfen. Prüfe, ob sich ein teurerer monatlicher Plan in Deinem Fall vielleicht auszahlen würde, wenn die gewünschten Funktionen in der monatlichen Zahlung inbegriffen sind. Die endgültige Entscheidung muss mit Blick auf die Ansprüche und Bedürfnisse Deines Unternehmens getroffen werden.

Die unterschiedlichen Arten von Kassensystemen

Es gibt zahlreiche unterschiedliche Kassensysteme, u. a. iPad-Kassenanbieter oder andere Applikationen, Touchscreen-Kassensysteme, Kassensysteme für Android- oder andere Betriebssysteme, Open-Source-Systeme und Cloud-basierte Kassensysteme. In den jeweiligen Kategorien gibt es dann wieder zahlreiche Marken und Anbieter.

Ich habe mich dazu entschlossen, nur Cloud-basierte Kassensysteme zu empfehlen, weil sie am flexibelsten sind und sich aufgrund ihrer zahlreichen Funktionen am besten für Kleinunternehmen eignen. Bei einem Cloud-System werden Transaktionen persönlich an verschiedenen Standorten abgewickelt, während die Zahlung in der Cloud abgewickelt wird. 

Das System wird über das Internet mit dem Netzwerk verbunden und die Daten unterschiedlicher Verkaufsstellen werden automatisch synchronisiert.

Mit einem Cloud-basierten Kassensystem kannst Du jederzeit auf Berichte und Umsatzzahlen in Echtzeit zugreifen und unterschiedliche Informationen von unterwegs einsehen.

Hier sind die besten Cloud-basierten Kassensysteme für kleine Unternehmen:

1. Bewertung: Square POS – Der Testsieger für kleine Unternehmen

Ich bin während meiner Recherche auf das System Square gestoßen und habe es beim Einkaufen an unterschiedlichen Verkaufsstellen im Einsatz gesehen.

Aus gutem Grund, denn viele Kleinunternehmen aus unterschiedlichen Branchen verlassen sich auf Square.

Die Software ist flexibel und ermöglicht die Zahlungsabwicklung auf unterschiedlichen Geräten.

Du kannst die Geräte Deines Unternehmen innerhalb einer Stunde in ein voll funktionsfähiges Kassensystem verwandeln. 

Du musst keine Hardware kaufen, kannst dies aber tun, wenn Du möchtest. Dir stehen die folgenden Optionen zur Verfügung:

  • Square Terminal
  • Square Register
  • Square Reader für Magnetstreifen
  • Square Standup für Chip & kontaktloses Bezahlen
  • Square Reader für Chip & kontaktloses Bezahlen

Für Einzelhandelsgeschäfte und Cafés eignen sich das Square Register und Stand-up-Terminal am besten. Der Square Reader für Magnetstreifen verwandelt Dein Handy in ein Kassensystem und macht Zahlungen zu einem Kinderspiel.

Kreditkartenzahlung ist auch problemlos möglich. Du brauchst keine Zusatzsysteme für die Abwicklung von bargeldlosen Zahlungen.

Die Vielseitigkeit von Square POS machst es zur perfekten Lösung für Kleinunternehmen aus allen Branchen, zudem ist die Preisgestaltung fair und transparent.

Das iPad-Kassensystem kann ohne monatliche Gebühr kostenlos genutzt werden. In diesem Fall werden nur 2,6 % Umsatzbeteiligung + 0,10 Cent pro Transaktion fällig. Das Preismodell gilt für alle Abwicklungen, unabhängig von der Höhe der Umsätze. Große Unternehmen können ein anderes Modell wählen. Pläne gibt es bereits ab 60 USD pro Monat plus Transaktionsgebühr.

Mit Square musst Du keine verstecken Kosten fürchten. 

Falls Dein Jahresumsatz 250.000 USD und Dein durchschnittlicher Bestellwert $15 übersteigt, kannst Du eine Lösung anfordern, die auf die speziellen Bedürfnisse Deines Unternehmens zugeschnitten ist.

Weitere Vorteile sind die robusten Berichte, die Analysen in Echtzeit und die Rund-um-die-Uhr-Kundenbetreuung, zudem bietet Square POS zahlreiche Funktionen für die Warenwirtschaft. 

Du kannst Kundenprofile anlegen und Deine Kunden aus dem Dashboard heraus verwalten.

Square hat aber auch Nachteile.

Für Transaktionen ohne Kartenzahlung wird eine Gebühr von 2,75 % berechnet und Funktionen für mittelständische Unternehmen sind recht kostspielig. Das Sicherheitssystem, das vor betrügerischen Zahlungen schützen soll, sperrt Konten bei Transaktionen mit hohem Volumen.

In unserem Vergleich schneidet das Kassensystem Square trotzdem als bestes ab.

Ich empfehle Square vor allem kleinen Unternehmen, unabhängig von der Branche. Es kann sogar von mittelständischen bis großen Unternehmen genutzt werden.

2. Bewertung: Shopify POS – Die beste Lösung für E-Commerce und Handel

Die Plattform für E-CommerceShopify – bietet auch Kassensysteme an, die super in den Onlineshop integriert werden können.

Falls Dein Onlineshop mit Shopify gebaut wurde oder wenn Du mit dem Gedanken spielst, Dein Ladengeschäft online auszubauen, ist das Kassensystem von Shopify eine solide Option.

Du bekommst Deinen eigenen Onlineshop und Zugriff auf unterschiedliche Verkaufskanäle, u. a. eBay, Instagram und Amazon. Mit dem Kassensystem von Shopify kannst Du Deine Produkte sowohl online als auch in Deinem Ladengeschäft verkaufen.

Diese Lösung erleichtert den Verkauf, weil Du nicht zwei separate Systeme nutzen musst.

Verkauf, Mitarbeitermanagement und die Verwaltung Deines Inventars sind die Kernfunktionen des brandneuen Shopify Kassensystems. Du kannst Deinen aktuellen Lagerbestand in Echtzeit verwalten. Zudem bietet das System die Möglichkeit zur Erstellung von Rabatten und Sonderangeboten.

Willst Du Dein Geschäft von unterwegs aus verwalten? Auch kein Problem, und zwar mit der mobilen App von Shopify.

Die robuste Integration für Dein Geschäft und Onlineshop bietet Deinen Kunden ein perfektes Checkout-Erlebnis, und die Möglichkeit, das Produkt anschließend im Geschäft umzutauschen.

Das Shopify POS gibt es aktuell noch als kostenlose Zugabe zum Shopify-Monatsabo für 29 USD im Basic-Plan.

Leider bekommst Du für diesen Preis keinen Zugriff auf die erweiterte Berichterstellung und nützliche Zusatzfunktionen wie lokale Zahlungen. Die erweiterten Funktionen gibt es ab 79 USD pro Monat und die unbegrenzten Zahlungen für bis zu acht Standorte für 299 USD im Monatsabo.

Für Zahlungen werden in jedem Abo jeweils 2,7 %, 2,5 % und 2,4 % Gebühren erhöben.

Du kannst Shopify 14 Tage lang kostenlos testen und den Kundensupport via Telefon, E-Mail und Live-Chat nutzen. Das Kassensystem von Shopify ist kinderleicht einzurichten.

Shopify ist nicht die beste Wahl, wenn Du mehrere Ladengeschäfte an unterschiedlichen Standorten hast. Ein weiterer Nachteil ist die starke Ausrichtung auf E-Commerce und die hohen Zusatzgebühren für die Nutzung von Zahlungsanbietern, die nicht zu Shopify gehören.

Für einen Onlineshop oder ein Unternehmen mit wenigen Ladengeschäften ist Shopify jedoch die ideale Lösung. 

Ich empfehle das neue Kassensystem von Shopify, falls Du einen neuen Onlineshop planst oder auf der Suche nach einem neuen Kassensystem bist.

3. Bewertung: Vend POS – Die beste Lösung für Mode-, Sport- und Haushaltswarengeschäfte

Du kannst das Kassensystem von Vend POS auf die Bedürfnisse Deines Unternehmens zuschneiden, zudem ist es die perfekte Lösung für Unternehmen, die über Geschäfte an vielen verschiedenen Standorten verfügen. 

Vend POS ist das beste iPad-Kassensystem auf dem Markt. Du kannst es mit einem PC oder Deinem Mac nutzen. Die Dateneingabe erfolgt wahlweise mit der Maus, über den Touchscreen oder über die Tastatur.

Es lässt sich problemlos mit anderen Programmen von Drittanbietern verknüpfen und verfügt über zahlreiche Zusatzfunktionen. Du kannst es zum Beispiel mit den Zahlungsanbietern PayPal, Square, Shopify und weiteren verknüpfen.

Die E-Commerce-Integration von Vend POS kann problemlos mit Deinem lokalen Geschäft, mobilen Zahlungsfunktionen und weiteren digitalen Kanälen verknüpft werden. Die robusten Funktionen zur Verwaltung von Verkaufsanalysen, Lagerbeständen und Kundenprofilen sind hervorragend. Darüber hinaus kannst Du Ratenzahlungen und kontaktlose Transaktionen anbieten und Geschenkkarten verarbeiten. 

Vend funktioniert auf jeder von Dir gewählten Plattform und bietet ein plattformübergreifendes Verkaufserlebnis. Vend POS wird nicht als Hardware angeboten, macht dies jedoch durch die tolle Softwarelösung und die umfangreiche sowie einfache Integration wieder wett.

Der Lite-Zugang kostet 99 USD pro Monat im Jahresabo und hat eine monatliche Umsatzgrenze von 20.000 USD. Der Pro-Zugang kostet 129 USD pro Monat im Jahresabo.

Jedes Abo verfügt über ein Verkaufsregister. Weite Register müssen für 49 USD pro Monat dazu bestellt werden. Großunternehmen können den Enterprise-Zugang mit persönlichem Kundenbetreuer nutzen.

Der größte Nachteil von Vend POS ist die extrem langsame Verarbeitungsgeschwindigkeit. Es kann nur in Verbindung mit Google Chrome genutzt werden und eignet sich darum nicht für Food Trucks, Bars oder Restaurants.

Für Mode-, Sport-, Outdoor-, Haushaltswarengeschäfte und andere Branchen, die umfangreiche Integrationsmöglichkeiten benötigen, ist Vend POS jedoch die ideale Lösung.

4. Bewertung: Toast POS – Die ideale Lösung für Restaurants und Gastronomie

Die Erfinder des Toast POS-Systems haben diese Lösung für die Gastronomie- und Getränkebranche entwickelt. Wenn Du ein Restaurant, einen Foodtruck oder eine Bar führst, solltest Du das Kassensystem von Toast benutzen. 

Das integrierte CRM-System verfügt über Funktionen zur Verwaltung Deines Inventars und ein Kundenbindungssystem. Du kannst automatisierte Benachrichtigungen verschicken und Deine Kunden auf diese Weise in Deinem Restaurant oder Deine Bar zurück locken.

Toast ist eins der wenigen Systeme, das einwandfrei auf Android-Betriebssystemen funktioniert.

Durch Erschwinglichkeit und Flexibilität der Android-Infrastruktur, die schnellere Software-Updates als das iPad bietet, ist Toast POS besser für Restaurants geeignet.

Toast eignet sich gleichermaßen für Full-Service-Anbieter und Lieferanten, es kann sogar auf die besonderen Bedürfnisse großer Restaurantketten, Pizzalieferanten und Bars angepasst werden.

Du erhältst Zugang zur Toast-Community und kannst Dich mit anderen Unternehmern aus Deiner Branche austauschen.

Toast POS ist ein umfassendes Kassen- und Managementsystem für Restaurants, mit Backoffice- und Frontend-Prozessen. Es steigert die Produktivität Deiner Mitarbeiter und verbessert dank seiner lebensmittelorientierten CRM-Funktionen, die auch detaillierte Analyse- und Verkaufsberichte enthalten, den Kundenservice.

Du kannst die Bestellung Deiner Kunden teilen und so eine separate Zahlung des Menüs ermöglichen. Bestellungen können im Handumdrehen verarbeitet werden und Kunden werden per Benachrichtigung über fertige Bestellungen informiert. Das macht das Kassensystem von Toast zur idealen Lösung für Dein Restaurant. 

Das Toast POS-System kostet 69 USD pro Monat und Terminal. Die Hardware kostet 999 USD und kann nicht in Raten bezahlt werden. Toast berechnet eine feste Bearbeitungsgebühr, hat aber keine zusätzlichen, verstecken Kosten.

Leider ist das Kassensystem von Toast aktuell nur für Android zu haben, da Android-Geräte aber günstiger sind als iPads, ist das nicht unbedingt ein Problem.

Für die Gastronomie ist Toast das mit Abstand beste Kassensystem und meine klare Empfehlung. Die Funktionen können auf die besonderen Ansprüche Deines Restaurants angepasst werden.

5. Bewertung: ERPLY POS – Die beste Lösung für kleine Franchise-Unternehmen

ERPLY POS ist die ideale Plattform für Franchise-Unternehmen. Es funktioniert auf Android und iPads sowie anderen Geräten via Browser.

Die Business Software ERPLY ist eines der wenigen Cloud-Hybrid-Systeme, das nicht auf Hardware angewiesen ist. Dies macht es zum Favoriten vieler kleiner und großer Franchise-Unternehmen. Dank der robusten Bauweise kannst Du die Warenwirtschaft mehrerer Standorte zentral abwickeln und Deinen Mitarbeiter benutzerspezifische Zugriffsrechte gewähren.

ERPLY verfügt über ein CRM-System zur Verarbeitung sensibler Kundendaten und weitere Funktionen, die auf die Bedürfnisse von Franchise-Unternehmen ausgelegt sind, wie und die Verkaufsverfolgung, einen Barcode-Scanner und die umfassende Bestandsverwaltung.

ERPLY POS gibt es bereits ab 39 USD pro Monat, dafür aber ohne Warenwirtschaftssystem. Wenn Du die Warenwirtschaft nutzen willst, musst Du Dich für einen der teureren Pläne ab 69 USD entscheiden. 

Die Nachteile des Kassensystems von ERPLY liegen in der komplizierten Bedienung und der begrenzten Kundenbetreuung.

Die vielseitige Benutzeroberfläche und die kostenlose Testversion sind jedoch starke Argumente für ERPLY. Wenn Du ein Franchise-Unternehmen führst, solltest Du dieses Kassensystem und seine tollen Funktionen für Händler unbedingt ausprobieren.

Fazit

Das beste Kassensystem hängt ganz von den Bedürfnissen Deines Unternehmens ab. Was für ein Unternehmen geeignet ist, eignet sich vielleicht nicht für ein anderes.

Du musst Dir zuerst über Deine Ansprüche im Klaren werden.

Ich habe Dutzende Kassensysteme analysiert und die besten für Kleinunternehmen aus bestimmten Branchen herausgesucht.

Ich habe Dir die besten POS-Systeme für den Handel, die Gastronomie, E-Commerce, Franchise-Unternehmen und die Modebranche vorgestellt und sogar einen allgemeinen Testsieger bestimmt.

Du kannst getrost eine der oben genannten Kassensysteme wählen. Du wirst es bestimmt nicht bereuen.

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