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Bezahlt zu werden, ist großartig. Gebühren zahlen? Nicht so sehr.
Kleinunternehmer, die das Beste aus jeder Transaktion machen müssen, brauchen das richtige digitale Kassensystem, um nicht jedes Mal um wertvolle Einnahmen betrogen zu werden, wenn ein Kunde mit der Karte zahlt.
Heutzutage gibt es viele POS-Systeme, die niedrige Preise und exzellenten Service bieten. Aber stimmt das auch?
Einige Kassensysteme sind wirklich besser als andere, insbesondere für kleine Unternehmen mit kleinem Budget.
Doch schon die Auswahl eines Kassensystems kann Kopfzerbrechen bereiten. Viele Systeme lassen sich nicht mit Deinen Dienstleistungen kombinieren oder Du musst zu hohe Gebühren zahlen, die vermieden werden könnten.
Ebendarum habe ich eine Liste der fünf besten Kassensysteme für Kleinunternehmen zusammengestellt. Es handelt sich ausschließlich um Produkte mit hervorragendem Ruf. Ich werde auch verschiedene Kriterien und wichtige Bereiche eingehen, um Dir die Auswahl zu erreichen.
Nr. 1: Square POS – Der allgemeine Testsieger
Ich bin während meiner Recherche auf das digitale Kassensystem Square POS gestoßen und habe es beim Einkaufen an unterschiedlichen Verkaufsstellen im Einsatz gesehen.
Aus gutem Grund, denn viele Kleinunternehmen aus unterschiedlichen Branchen verlassen sich auf Square. Die Software ist flexibel und ermöglicht die Zahlungsabwicklung auf unterschiedlichen Geräten. Du kannst die Geräte Deines Unternehmens innerhalb einer Stunde in ein voll funktionsfähiges Kassensystem verwandeln.
Du musst keine Hardware kaufen, kannst dies aber tun, wenn Du möchtest. Dir stehen die folgenden Optionen zur Verfügung:
- Square Terminal
- Square Register
- Square Reader für Magnetstreifen
- Square Standup für Chip & kontaktloses Bezahlen
- Square Reader für Chip & kontaktloses Bezahlen
Für Einzelhandelsgeschäfte und Cafés eignen sich das Square Register und Stand-up-Terminal am besten. Der Square Reader für Magnetstreifen verwandelt Dein Handy in ein Kassensystem und macht Zahlungen zu einem Kinderspiel.
Kreditkartenzahlung ist auch problemlos möglich. Du brauchst keine Zusatzsysteme für die Abwicklung von bargeldlosen Zahlungen.
Die Vielseitigkeit von Square POS macht es zur perfekten Lösung für Kleinunternehmen aus allen Branchen, zudem ist die Preisgestaltung fair und transparent.
Das iPad-Kassensystem kann ohne monatliche Gebühr kostenlos genutzt werden. In diesem Fall werden nur 2,6 % Umsatzbeteiligung + 0,10 Cent pro Transaktion fällig. Das Preismodell gilt für alle Abwicklungen, unabhängig von der Höhe der Umsätze. Große Unternehmen können ein anderes Modell wählen. Pläne gibt es bereits ab 60 USD pro Monat plus Transaktionsgebühr.
Mit Square musst Du keine verstecken Kosten fürchten.
Falls Dein Jahresumsatz 250.000 USD und Dein durchschnittlicher Bestellwert $15 übersteigt, kannst Du eine Lösung anfordern, die auf die speziellen Bedürfnisse Deines Unternehmens zugeschnitten ist.
Weitere Vorteile sind die robusten Berichte, die Analysen in Echtzeit und die Rund-um-die-Uhr-Kundenbetreuung, zudem bietet Square POS zahlreiche Funktionen für die Warenwirtschaft. Du kannst Kundenprofile anlegen und Deine Kunden aus dem Dashboard heraus verwalten.
Square hat aber auch Nachteile.
Für Transaktionen ohne Kartenzahlung wird eine Gebühr von 2,75 % berechnet und Funktionen für mittelständische Unternehmen sind recht kostspielig. Das Sicherheitssystem, das vor betrügerischen Zahlungen schützen soll, sperrt Konten bei Transaktionen mit hohem Volumen.
In unserem Vergleich schneidet das digitale Kassensystem Square trotzdem als Testsieger ab.
Ich empfehle Square vor allem kleinen Unternehmen, unabhängig von der Branche. Es kann sogar von mittelständischen bis großen Unternehmen genutzt werden.
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Nr. 2: Shopify POS – Die beste Lösung für E-Commerce und Handel
Die bekannteste Plattform für E-Commerce, Shopify, bietet auch Kassensysteme an, die super in den Onlineshop integriert werden können. Falls Dein Onlineshop mit Shopify gebaut wurde oder wenn Du mit dem Gedanken spielst, Dein Ladengeschäft online auszubauen, ist das digitale Kassensystem von Shopify eine solide Option.
Du bekommst Deinen eigenen Onlineshop und Zugriff auf unterschiedliche Verkaufskanäle, u. a. eBay, Instagram und Amazon. Mit dem Kassensystem von Shopify kannst Du Deine Produkte sowohl online als auch in Deinem Ladengeschäft verkaufen. Dies erleichtert den Verkauf, weil Du nicht zwei separate Systeme nutzen musst.
Verkauf, Mitarbeitermanagement und die Verwaltung Deines Inventars sind die Kernfunktionen des brandneuen Shopify Kassensystems. Du kannst Deinen aktuellen Lagerbestand in Echtzeit verwalten. Zudem bietet das System die Möglichkeit zur Erstellung von Rabatten und Sonderangeboten.
Willst Du Dein Geschäft von unterwegs aus verwalten? Auch kein Problem, und zwar mit der mobilen App.
Die robuste Integration für Dein Geschäft und Deinen Onlineshop garantieren Deinen Kunden ein perfektes Checkout-Erlebnis, und die Möglichkeit, das Produkt anschließend im Geschäft umzutauschen.
Das Shopify POS gibt es aktuell noch als kostenlose Zugabe zum Shopify-Monatsabo für 36 Euro im Basic-Plan.
Leider bekommst Du für diesen Preis keinen Zugriff auf die erweiterte Berichterstellung und nützliche Zusatzfunktionen wie lokale Zahlungen. Die erweiterten Funktionen gibt es ab 105 Euro pro Monat und die unbegrenzten Zahlungen für bis zu acht Standorte für 384 Euro im Monatsabo.
Für Zahlungen im Geschäft werden in jedem Abo jeweils 1,5 %, 1,3 % und 1,2 % Gebühren erhoben.
Du kannst Shopify drei Tage lang kostenlos testen und den Kundensupport via Telefon, E-Mail und Live-Chat nutzen. Das Kassensystem ist kinderleicht einzurichten.
Shopify ist nicht die beste Wahl, wenn Du mehrere Ladengeschäfte an unterschiedlichen Standorten hast. Ein weiterer Nachteil ist die starke Ausrichtung auf E-Commerce und die hohen Zusatzgebühren für die Nutzung von Zahlungsanbietern, die nicht zu Shopify gehören. Für einen Onlineshop oder ein Unternehmen mit wenigen Ladengeschäften ist Shopify jedoch die ideale Lösung.
Ich empfehle das neue Kassensystem von Shopify, falls Du einen neuen Onlineshop planst oder auf der Suche nach einem neuen Kassensystem bist.
Nr. 3: Toast POS – Die ideale Lösung für Restaurants und Gastronomie
Die Erfinder des Toast POS-Kassensystems haben diese Lösung speziell für die Gastronomie- und Getränkebranche entwickelt. Wenn Du ein Restaurant, einen Foodtruck oder eine Bar führst, solltest Du das digitale Kassensystem von Toast benutzen.
Das integrierte CRM-System verfügt über Funktionen zur Verwaltung Deines Inventars und ein Kundenbindungssystem. Du kannst automatisierte Benachrichtigungen verschicken und Deine Kunden auf diese Weise in Deinem Restaurant oder Deine Bar zurücklocken.
Toast ist eins der wenigen Systeme, das einwandfrei auf Android-Betriebssystemen funktioniert. Durch Erschwinglichkeit und Flexibilität der Android-Infrastruktur, die schnellere Software-Updates als das iPad bietet, ist Toast POS besser für Restaurants geeignet.
Toast eignet sich gleichermaßen für Full-Service-Anbieter und Lieferanten, es kann sogar auf die besonderen Bedürfnisse großer Restaurantketten, Pizzalieferanten und Bars angepasst werden.
Du erhältst Zugang zur Toast-Community und kannst Dich mit anderen Unternehmern aus Deiner Branche austauschen.
Toast POS ist ein umfassendes Kassen- und Managementsystem für Restaurants, mit Backoffice- und Frontend-Prozessen. Es steigert die Produktivität Deiner Mitarbeiter und verbessert dank seiner lebensmittelorientierten CRM-Funktionen, die auch detaillierte Analyse- und Verkaufsberichte enthalten, den Kundenservice.
Du kannst die Bestellung Deiner Kunden teilen und so eine separate Zahlung des Menüs ermöglichen. Bestellungen können im Handumdrehen verarbeitet werden und Kunden werden per Benachrichtigung über fertige Bestellungen informiert. Das macht das Kassensystem von Toast zur idealen Lösung für Dein Restaurant.
Toast POS bietet sogar eine kostenlose Version an.
Die Preise starten bei 69 USD pro Monat und Terminal. Dieser Tarif beinhaltet nützliche Funktionen wie Online-Bestellung und Liefermanagement. Der teuerste Tarif umfasst Geschenkkarten, Treueprogramme und mehr, kostet aber 165 USD pro Monat.
Für die Gastronomie ist Toast POS das mit Abstand beste Kassensystem und darum meine klare Empfehlung. Die Funktionen können auf die besonderen Ansprüche Deines Restaurants zugeschnitten werden.
Nr. 4: Vend POS – Die beste Lösung für Einzelhandelsgeschäfte
Du kannst das Kassensystem von Vend POS auf die Bedürfnisse Deines Unternehmens zuschneiden. Es ist die perfekte Lösung für Unternehmen, die über Geschäfte an mehreren Standorten verfügen.
Einige der neueren Kassensysteme erfüllen die Anforderungen des traditionellen Einzelhandels nicht mehr, bei Vend ist das aber kein Problem.
Vend POS ist das beste iPad-Kassensystem auf dem Markt. Du kannst es mit einem PC oder Deinem Mac nutzen. Die Dateneingabe erfolgt wahlweise mit der Maus, über den Touchscreen oder über die Tastatur.
Es lässt sich problemlos mit anderen Programmen von Drittanbietern verknüpfen und verfügt über zahlreiche Zusatzfunktionen. Du kannst es zum Beispiel mit den Zahlungsanbietern PayPal, Square, Shopify und weiteren verknüpfen.
Die E-Commerce-Integration von Vend POS kann problemlos mit Deinem lokalen Geschäft, mobilen Zahlungsfunktionen und weiteren digitalen Kanälen verknüpft werden. Die robusten Funktionen zur Verwaltung von Verkaufsanalysen, Lagerbeständen und Kundenprofilen sind hervorragend. Überdies kannst Du Ratenzahlungen und kontaktlose Transaktionen anbieten und Geschenkkarten verarbeiten.
Vend funktioniert auf jeder von Dir gewählten Plattform und bietet ein plattformübergreifendes Verkaufserlebnis. Vend POS wird nicht als Hardware angeboten, macht dies jedoch durch die tolle Softwarelösung und die umfangreiche sowie einfache Integration wieder wett.
Der Lite-Zugang kostet 119 USD pro Monat im Jahresabo. Der Standardzugang kostet 169 USD pro Monat, ebenfalls im Jahresabo. Diese Pläne enthalten jeweils einen Standort und ein Kassensystem. Weitere können gegen Aufpreis hinzugefügt werden.
Große Einzelhändler mit vielen Standorten sollten Kontakt aufnehmen und ein individuelles Angebot anfordern.
Der größte Nachteil von Vend POS ist die extrem langsame Verarbeitung. Es kann nur in Verbindung mit Google Chrome genutzt werden und eignet sich darum nicht für Food Trucks, Bars oder Restaurants. Für Mode-, Sport-, Outdoor-, Haushaltswarengeschäfte und andere Branchen, die umfangreiche Integrationsmöglichkeiten benötigen, ist Vend POS jedoch die ideale Lösung.
Nr. 5: ERPLY POS – Die beste Lösung für kleine Franchise-Unternehmen
ERPLY POS System ist die ideale Plattform für Franchise-Unternehmen. Es funktioniert auf Android und iPads sowie anderen Geräten über den Browser.
Die Business-Software ERPLY ist eines der wenigen Cloud-Hybrid-Systeme, das nicht auf Hardware angewiesen ist. Dies macht es zum Favoriten vieler kleiner und großer Franchise-Unternehmen. Dank der robusten Bauweise kannst Du die Warenwirtschaft mehrerer Standorte zentral abwickeln und Deinen Mitarbeiter benutzerspezifische Zugriffsrechte gewähren.
ERPLY verfügt über ein CRM-System zur Verarbeitung sensibler Kundendaten und weitere Funktionen, die auf die Bedürfnisse von Franchise-Unternehmen ausgelegt sind, wie und die Verkaufsverfolgung, einen Barcode-Scanner und die umfassende Bestandsverwaltung.
ERPLY POS gibt es bereits ab 19 USD pro Monat, dafür aber ohne Warenwirtschaftssystem. Wenn Du die Warenwirtschaft nutzen willst, musst Du Dich für einen der teureren Pläne ab 39 USD entscheiden.
Die Nachteile des Kassensystems von ERPLY liegen in der komplizierten Bedienung und der begrenzten Kundenbetreuung.
Die vielseitige Benutzeroberfläche und die kostenlose Testversion sind jedoch starke Argumente für ERPLY. Wenn Du ein Franchise-Unternehmen führst, solltest Du dieses Kassensystem und seine tollen Funktionen für Händler unbedingt ausprobieren.
Worauf bei der Wahl eines digitalen Kassensystems zu achten ist
Um das beste POS-System für Dein Unternehmen zu finden, musst Du die Bedürfnisse Deines Unternehmens kennen, z. B. Zahlungen akzeptieren, Verkäufe verwalten, Inventar verfolgen, CRM-System, Mitarbeiter verwalten und so weiter. Es kommt immer ganz auf Dein Unternehmen an.
Ich habe bei unserer Analyse auf unterschiedliche Faktoren geachtet, u. a. Preis, Funktionen, Sicherheit und Benutzerfreundlichkeit. Dann habe ich die Systeme herausgesucht, die am besten für Kleinunternehmen mit bis zu 50 Anschlüssen geeignet sind.
Ich empfehle nur Kassensysteme, die aus Software und Hardware bestehen und Dir bei der Maximierung Deiner Gewinne helfen können.
Hier sind die Faktoren, auf die man bei der Wahl eines digitalen Kassensystems achten muss:
Preise
Ein komplettes Kassensystem besteht aus Software, Hardware und Funktionen zur Zahlungsabwicklung. Das sind die Grundfunktionen, über die Dein System verfügen muss, damit Du keine Zusatzprogramme dazu kaufen musst. Ein solches System kann zwischen 30 Euro bis zu mehrere Hundert Euro pro Monat kosten. Neben den monatlichen Kosten kommt dann oft noch eine Gebühr von um die 2 % pro Transaktion dazu.
Viele Kassensysteme verfügen über benutzerdefinierte Abos, falls Dein jährlicher Umsatz 250.000 Euro übersteigt oder falls Dein Unternehmen mehrere Standorte hat. Diese Abos bieten oft Preisnachlässe an, darum solltest Du vor dem Kauf mit einem Kundenberater sprechen, weil Du auf diese Weise eventuell Geld sparen kannst.
Benutzerfreundlichkeit
Wenn Dein Kassensystem nur schwer zu bedienen ist, kannst Du es Dir auch gleich sparen. Du brauchst ein System mit intuitiver Bedienung, das problemlos von allen Mitarbeitern genutzt werden kann. Ich spreche von iPad-Kassensystemen oder Systemen, die Android oder andere Betriebssysteme verwenden.
Du kannst Dein Kassensystem vor dem Kauf testen. Nutze dafür am beste eine Demo- oder eine Testversion. Auf diese Weise kannst Du es im Einsatz sehen und herausfinden, ob Deine Mitarbeiter mit dem neuen System klarkommen.
Berichterstattung
Dein Kassensystem muss natürlich Bezahlvorgänge speichern und den Bonausdruck ermöglichen (Bonpflicht). Die meisten Systeme bieten jedoch nur begrenzte Funktionen, die nicht über die grundlegenden Zahlungsfunktionen hinausgehen.
Einige Kassensysteme bieten ausführliche und benutzerdefinierte Zusatzfunktionen. Die besten Systeme bieten Umsatzberichte in Echtzeit und Zugriff über Apps, mobile Geräte oder Browser.
Zu den hilfreichen Zusatzfunktionen gehören unter anderem die Kundenverwaltung, Warenwirtschaft und die Mitarbeiterverwaltung. Achte bei der Wahl Deines Kassensystems auf die Funktionen, die Dein Unternehmen für die reibungslose Abwicklung seiner Geschäfte benötigt.
Mitarbeiterverwaltung
Die meisten POS-Systeme verfügen über Zusatzfunktionen, die es Dir ermöglichen, Profile Deiner Mitarbeiter anzulegen, um Verkäufe und weitere Informationen zu verfolgen, je nachdem, was Dein Unternehmen benötigt.
Einige Systeme ermöglichen das Zuweisen unterschiedlicher Zugriffsberechtigungen, während andere die Einrichtung von mitarbeiterspezifischen Benutzeroberflächen zulassen.
Es gibt sogar Systeme, auf denen die Arbeitszeiten, Umsätze und das Trinkgeld der Mitarbeiter verfolgt werden können, bevor Du Dich also für eine Lösung entscheidest, musst Du festlegen, welche Funktionen zu Mitarbeiterstatistiken Du benötigst.
Kundenverwaltung
Wie viel möchtest Du über Deine Kunden wissen? Oder genauer formuliert: Wie viel musst Du über Deinen Kunden wissen, um ihm einen außergewöhnlich guten Kundenservice bieten zu können?
Diese Frage ist wichtig, weil POS-Systeme unterschiedliche Funktionen fürs Marketing bieten. Einige Systeme bieten Grundfunktionen wie das Erfassen von E-Mail-Adressen für E-Mail-Marketing, andere werden mit einem kompletten Customer-Relationship-Management (CRM)-System geliefert. Mit einem CRM-System kannst Du Kundenprofile anlegen, alte Bestellungen einsehen, Kontaktinformationen sammeln, Bemerkungen hinzufügen und vieles mehr.
Dein POS-System muss Deinen Ansprüchen für die Kundenverwaltung gerecht werden.
Warenwirtschaft
Die meisten POS-Systeme verfügen über Grundfunktionen zur Verwaltung des Inventars. Andere ermöglichen eine komplette Warenwirtschaft mit Lieferantenverfolgung, Bestellmanagement und Lagerbestand.
Der Umfang der benötigten Funktionen zur Warenwirtschaft ist von Deinem Unternehmen abhängig und sollte vor dem Kauf eines Systems überprüft werden.
Schnittstellen
Die meisten Kassensysteme verfügen über Schnittstellen, die im gewählten monatlichen Abo enthalten sein können. Manchmal kann man zusätzliche Schnittstellen gegen eine kleine Gebühr dazukaufen. In der Grundfunktion muss die Datenübergabe an Steuerberater und zu Drittsystemen enthalten sein, beliebte Zusatzfunktionen sind Verknüpfungen zu Treueprogrammen, Reservierungssystemen oder der Druck von Geschenkkarten und Gutscheinen.
Einige Kassensysteme lassen sich mit häufig verwendeten Programmen für E-Mail-Marketing, Buchhaltung oder Lohnbuchhaltung verknüpfen.
Prüfe, ob sich ein teurerer Plan vielleicht auszahlen würde, damit die gewünschten Funktionen in der monatlichen Zahlung inbegriffen sind. Die endgültige Entscheidung muss mit Blick auf die Ansprüche und Bedürfnisse Deines Unternehmens getroffen werden.
Fazit
Das beste Kassensystem hängt ganz von den Bedürfnissen Deines Unternehmens ab. Was für ein Unternehmen geeignet ist, eignet sich vielleicht nicht für ein anderes.
Meine Vorschläge sind zuverlässig, haben sich bereits bewährt und können in unterschiedlichen Situationen zum Einsatz kommen. Hier ist noch mal eine Übersicht:
- Square POS — Der allgemeine Testsieger
- Shopify POS — Die beste Lösung für E-Commerce und Handel
- Toast POS — Die ideale Lösung für Restaurants und Gastronomie
- Vend POS — Die beste Lösung für Einzelhandelsgeschäfte
- ERPLY POS — Die beste Lösung für kleine Franchise-Unternehmen
Verwende meinen Leitfaden und meine Vorschläge, um ein System zu finden, das zu Deinem Unternehmen passt. Überlege, wie jede Option zum Einsatz kommen soll.
Du wirst es sicherlich nicht bereuen, wenn Du Dich für eins der oben genannten Kassensysteme entschiedest. Jetzt kannst Du eine gut informierte Entscheidung treffen, das richtige POS-System wählen und mit dem Verkauf beginnen.
