Como funciona o compliance na prática das empresas?

A palavra compliance pode soar como apenas mais um daqueles termos administrativos chatos, certo?

Mas a realidade é que ele não é algo que sua empresa deve deixar de lado — pelo menos, se ela quer estar em conformidade com as regras do jogo.

Quando você está executando uma campanha de marketing, precisa ter certeza de que está seguindo todas as diretrizes para não ser penalizado pela plataforma, certo? 

Então por que, a nível de empresa, não existiria isso também?

Pois bem.

O compliance é justamente toda essa política interna. Mas aí entra, claro, todos os aspectos legislativos e jurídicos desse processo.

Por isso, sei que o termo pode ser um tanto quanto complexo. Então, meu compromisso com você neste texto é descomplicar esse tema.

Vamos nessa?

Mas antes, só uma coisinha. Minha equipe preparou um material incrível e totalmente gratuito com as principais estratégias do marketing digital. Que tal dar uma olhada e ver como você pode impulsionar seu negócio com essas dicas?

O que é e para que serve o compliance?

Compliance é um termo amplamente utilizado no mundo dos negócios para se referir ao conjunto de regras, regulamentos e políticas que uma organização deve seguir para garantir que esteja operando de acordo com as leis, regulamentos e padrões éticos aplicáveis. 

Sem muitas voltas, é basicamente isso. 

Sua função é assegurar que a empresa atue de maneira ética, transparente e em conformidade. O que tem tudo a ver com ESG também.

É por isso que as atividades associadas a ele abrangem diversas áreas: questões financeiras, fiscais, trabalhistas, ambientais, regulatórias e de governança. 

Afinal, todos esses setores são centrais para manter a legalidade. A partir disso, as empresas devem monitorar e documentar suas práticas e políticas em todas essas áreas.

Só que esse termo também vai além do simples acompanhamento.

Ele também é uma parte prática do negócio.

Ou seja, envolve a criação de mecanismos de controle robustos, treinamento de funcionários e a implementação de medidas corretivas — quando necessário. 

O que é um programa de compliance?

Gosto de dizer que compliance é postura.

Então, esse programa é justamente a parte prática do que eu disse: a construção de uma política interna da empresa para assegurar que ela está agindo de acordo com as regulamentações externas — e as que ela mesma cria.

O principal objetivo desse tipo de programa é prevenir, detectar e mitigar riscos legais, regulatórios e éticos. 

Afinal, se a empresa opera de maneira ética e legal, ela já elimina uma grande quantidade de problemas que poderia ter, certo?

Como o compliance surgiu?

Esse conceito surgiu como a maioria das coisas surgem: pela necessidade. 

Nesse caso, era preciso estabelecer regras, regulamentos e padrões de conduta nas organizações e na sociedade em geral.

Pesquisando sobre o tema, oficialmente, descobri que seu aparecimento vem junto com a virada do século XX, mais especificamente com a criação do Banco Central dos Estados Unidos.

A ideia era fazer com que ele fosse mais flexível, seguro e estável. A partir daí, apareceram várias outras iniciativas nesse sentido de transparência e, principalmente, anticorrupção.

Mas, no Brasil, isso começou mais forte nos anos 90. 

Agora, o que realmente dá uma grande força a esse tema é justamente a  Lei 12.846/13, conhecida como Lei Anticorrupção. 

Ela é bem mais recente e dispõe sobre “a responsabilização objetiva administrativa e civil de pessoas jurídicas pela prática de atos contra a administração pública, nacional ou estrangeira.”

Traduzindo: ela responsabiliza, de maneira direta, as pessoas que desrespeitam as regras de transparência nos negócios.

Quem é responsável pelo compliance em uma empresa?

Pensando no Brasil, dá para perceber que ter uma Lei Anticorrupção deixa ainda mais evidente a importância do compliance e, ainda por cima, de ter alguém preparado para definir essas políticas internas?

Então, só falta você me perguntar: “quem é responsável por ele?”

Bom, não é só uma pessoa que vai fazer isso.

Na verdade, a responsabilidade é compartilhada — o que sempre costuma ser muito mais sensato em qualquer decisão de uma empresa.

Existe, naturalmente, uma ênfase na alta administração, o que inclui o conselho de administração e a alta direção.

Mas também não deixa de incluir todos os funcionários em todos os níveis da empresa, ok?

Uma prática bem comum nesse processo é a designação de um Chief Compliance Officer (CCO) para supervisionar e coordenar as atividades de conformidade.

“Entendi, Neil. Mas como cada profissional atua?”

Te explico:

• Conselho de Administração e Alta Direção: seu papel é crucial no estabelecimento da cultura de compliance na empresa. Eles são responsáveis por definir a estratégia de conformidade, aprovar políticas e procedimentos, alocar recursos e demonstrar comprometimento com os princípios éticos e legais. Também são eles que tomam, claro, as decisões críticas relacionadas ao tema —  incluindo a abordagem de riscos;
• CCO: ele é uma figura-chave que lidera a função na organização. O CCO é responsável por desenvolver, implementar e monitorar o programa, garantindo que a empresa esteja em conformidade com todas as regulamentações e leis aplicáveis. Lembra das questões de conformidade, treinamento de funcionários e relatórios de irregularidades? Também é responsabilidade dele;
• Funcionários em todos os níveis: no final das contas, a conformidade é um esforço de equipe que envolve todos os funcionários da organização, não apenas a alta administração e o CCO. Todos os funcionários têm a responsabilidade de conhecer e seguir as políticas e procedimentos relevantes para suas funções;
• Departamentos funcionais: departamentos específicos, como recursos humanos, jurídico, finanças e operações, têm responsabilidades adicionais relacionadas às suas áreas de atuação. De que forma? Eles devem garantir que as práticas em seus domínios estejam alinhadas com as políticas e regulamentos de conformidade relevantes.

Tipos de compliance

Eu falei que o conceito envolve várias áreas da empresa, certo?  Então, por isso também, existem vários tipos de compliance.

Quero aprofundar um pouco mais sobre o tema e falar sobre como cada área pode aproveitar essa conformidade. Vamos lá?

Empresarial

O empresarial refere-se ao cumprimento de leis que afetam a operação geral de uma empresa. 

Quer alguns exemplos?

Questões de governança corporativa, ética nos negócios e conformidade com as leis de concorrência.

Na prática, imagine uma big tech. O tamanho da responsabilidade é absurdo.

Ela precisa, obrigatoriamente, implementar políticas rígidas de ética e integridade em seus negócios, certo?

Nas suas regras, por exemplo, é preciso garantir que todos os funcionários sigam diretrizes rigorosas em relação a subornos e conflitos de interesse — quanto maior for a empresa, mais importante isso é.

Outro ponto que também envolve compliance empresarial é ter um programa de conformidade que monitora atividades de fusões e aquisições. 

Trabalhista

Já o tipo trabalhista refere-se ao cumprimento das leis e regulamentos especificamente relacionados a empregados e relações de trabalho.

Aqui, entram as normas de saúde e segurança no trabalho, leis trabalhistas e regulamentos sobre igualdade de oportunidades — e mais um monte de coisa!

Para ilustrar: uma empresa de manufatura deve garantir que suas instalações sigam todas as normas de segurança no trabalho. 

Exemplos de compliance nesse caso?

• Realizar treinamentos regulares sobre segurança;
• Fornecer equipamentos de proteção adequados;
• Manter registros detalhados de acidentes e incidentes relacionados ao trabalho para cumprir as leis de segurança no trabalho.

Tributário

O tipo tributário é aquele que está em conformidade com as leis e regulamentos fiscais. 

Em outras palavras: pagamento correto de impostos, a conformidade com os prazos de declaração de impostos, a aplicação de incentivos fiscais de acordo com as leis fiscais aplicáveis e por aí vai.

Uma empresa de contabilidade que faz compliance assegura que seus processos internos estejam alinhados com as regulamentações fiscais. 

Logo, ela tem registros financeiros precisos, arquiva declarações de impostos pontualmente e aproveita incentivos fiscais que são aplicáveis ao seu setor, garantindo que paguem a quantidade correta de impostos.

Benefícios do compliance

Os benefícios do compliance se confundem facilmente com as próprias funções dele — o que é muito bom. Ou seja, ele só tem propósitos positivos. 

Confira os principais a seguir:

• Gestão de riscos: ajuda a identificar e mitigar riscos operacionais, financeiros, jurídicos e reputacionais. O resultado? Reduz a exposição da empresa a situações que possam prejudicar seu sucesso;
• Promoção da ética: se ele direciona a empresa para o que é certo, também reforça uma cultura empresarial ética. Os funcionários estão constantemente sendo incentivados de maneira ética e responsável em todas as operações da empresa;
• Proteção da reputação: ajuda a preservar a reputação da empresa. Isso é crucial para a atração de clientes, parceiros de negócios e investidores!
• Melhorias na governança corporativa: contribui para o aprimoramento da governança corporativa. Como?  Promove a transparência, a responsabilidade e a prestação de contas;
• Prevenção de conflitos de interesse: ainda, ajuda a identificar e gerenciar conflitos de interesse que possam surgir nas operações da empresa;
• Economia de custos: ao evitar violações de leis e regulamentos, as empresas economizam em multas, penalidades e custos associados à correção de não conformidades.

Implementando uma cultura de compliance

61% dos responsáveis pela implementação dessa cultura esperam aumentar o investimento na sua função de conformidade nos próximos dois anos. 

É o que o Accenture’s 2022 Compliance Risk Study descobriu.

Claro que essa consolidação significa muitas coisas.

Mas, entre elas, há uma central: estabelecer um ambiente onde as regras, regulamentos e ética são priorizados. 

Só que, para ter sucesso, isso depende de alguns elementos que eu defendo fortemente: 

• Liderança comprometida: essas figuras, antes de tudo, devem demonstrar comprometimento com a conformidade;
• Políticas claras: toda empresa precisa ter procedimentos claros e compreensíveis. Eles devem ser comunicados a todos os funcionários e atualizados regularmente para refletir as mudanças nas regulamentações;
• Treinamento e educação: o treino abrangente sobre as políticas para todos os funcionários é fundamental para que saibam o que é esperado deles e como agir corretamente;
• Comunicação aberta: os canais de comunicação precisam ser abertos para que os funcionários possam relatar preocupações ou violações de forma confidencial, sem medo de retaliação;
• Monitoramento regular: sistemas de monitoramento para rastrear a conformidade devem ser feitos e podem incluir auditorias internas e externas, análise de dados e relatórios;
• Melhoria contínua: as informações coletadas no monitoramento e nas investigações são o que ajudam a melhorar continuamente as políticas e procedimentos!

Bastante coisa, né?

Mas é porque o compliance não é algo simples de se ter como postura global de uma empresa. 

Só que, sem ele, não se tem cultura alguma.

Como denunciar violações de forma segura em uma empresa?

Muitas empresas têm canais de denúncia internos, como hotlines, formulários online confidenciais ou endereços de e-mail dedicados.

Eles são os métodos preferenciais para relatar violações — e se sua empresa não tem, é hora de ter, tá?

Mas é importante que os canais de denúncia ofereçam a opção de manter a identidade confidencial, principalmente por questões de represália (afinal, não é tão simples de resolver e ainda pode gerar outros problemas).

Somado a isso, o que também ajuda na denúncia é oferecer o máximo de informações possíveis.

Quanto mais clara e detalhada ela  for — incluindo datas, pessoas envolvidas, locais e quaisquer evidências disponíveis —, mais fácil será identificar e combater.

Quais são os principais riscos de não cumprir as regulamentações?

O principal risco — e provavelmente o primeiro que você pensou — são as multas e penalidades financeiras.

Órgãos reguladores e autoridades governamentais podem e vão aplicar multas significativas que podem ter um impacto severo nas finanças da empresa. 

A gravidade da infração e o histórico de não conformidade geralmente influenciam o valor das multas.

Mas as consequências vão muito além disso.

A não conformidade muitas vezes leva a litígios, nos quais a empresa pode ser processada por partes prejudicadas ou por órgãos reguladores. 

Isso não apenas resulta em custos legais substanciais: também gera riscos adicionais associados a decisões judiciais desfavoráveis.

Não tem como falar de ilegalidade e não falar reputação também. 

Esse é um ativo valioso para qualquer organização.

Por que?

Violações sempre vão manchar a imagem da empresa. 

Consequentemente, reduzem sua credibilidade e confiança entre clientes, parceiros de negócios e investidores. 

Os investidores, logo, reagem negativamente a essas notícias. Então, isso também pode resultar em quedas no valor e perda de capitalização.

Muitos mercados e contratos também exigem que as empresas cumpram regulamentações específicas para participar.

Agora, e em último caso,  as consequências podem incluir processos criminais e prisão.

Em que casos? 

Corrupção, lavagem de dinheiro, fraude financeira e outros crimes graves.

Como uma empresa pode se manter atualizada sobre regulamentações em constante mudança?

Acompanhando.

Sendo sincero, essa é a verdadeira resposta para essa pergunta. 

Mas eu sei também que só isso não explica. Afinal, como se pode acompanhar essas mudanças?

Bom, eu acredito que existem três principais formas de fazer isso.

Uma das maneiras mais eficazes de acompanhar regulamentações em constante evolução é contratar consultores legais especializados em regulamentações específicas do setor.

Eles, com certeza, podem fornecer orientação atualizada e ajudar a empresa a permanecer em conformidade.

Em segundo lugar, as associações comerciais e setoriais também costumam fornecer informações e atualizações regulatórias relevantes para empresas de um setor específico. 

Participar dessas associações pode ser uma fonte valiosa de informações, ok?

E, finalmente, ficar atento às comunicações e orientações emitidas por órgãos reguladores relevantes é estratégico. Isso inclui monitorar seus sites, boletins informativos e anúncios oficiais.

Antes de fechar o assunto, só quero te lembrar do meu material com as principais estratégias do marketing digital. Ele é gratuito e vai te ajudar a impulsionar seu negócio! Dá uma olhada!

Conclusão

O compliance é a prática de garantir que uma empresa opere de forma ética, legal e responsável.

Mas agora você sabe que não se trata de apenas isso, certo?

Gerir riscos, proteger a reputação, reduzir conflitos de interesse e até mesmo custos são pontos-chave quando se fala desse tema.

Claro que implementar essa cultura também não é simples, mas é a única forma de trazer transparência, conformidade e, veja só, longevidade ao negócio!

Afinal, ficar esbarrando em problemas legislativos e jurídicos não vai tornar o processo de gerir uma empresa mais fácil. Só vai dificultar mesmo.

Como anda o compliance da sua empresa?

Me conte nos comentários!

Te vejo na próxima!

Perguntas frequentes sobre compliance

O que é um programa de treinamento em compliance?

Esse programa é um conjunto de ações para instruir funcionários e partes interessadas sobre as políticas, procedimentos e regulamentações relevantes que a empresa deve seguir para garantir conformidade com as leis e padrões éticos.

Quem é responsável pelo compliance em uma empresa?

A responsabilidade é compartilhada entre a alta administração, incluindo o conselho de administração e a alta direção, juntamente com os funcionários em todos os níveis da organização. 

Em muitos casos, uma empresa nomeia um Chief Compliance Officer (CCO) para supervisionar as atividades de conformidade.

Qual a relação de compliance e a LGPD?

O compliance e a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) estão intrinsecamente relacionados. 

Ele também envolve garantir que a empresa cumpra as disposições da lei em relação aos dados pessoais, o que inclui políticas de privacidade, segurança de dados e conformidade com os direitos dos titulares de dados.

O que é a Lei Geral de Proteção de Dados?

A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) é uma legislação brasileira que regula o tratamento de dados pessoais no país. 

Ela entrou em vigor em setembro de 2020 e estabelece regras para a coleta, uso, armazenamento e proteção de dados pessoais, dando aos titulares de dados maior controle sobre suas informações e impondo obrigações às organizações que processam dados pessoais.