Die beste Software für Geschäftsprozessmanagement

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Es ist nicht einfach, das Wachstum und die Optimierung der Geschäftsprozesse unter einen Hut zu bringen. Wie kann ein Unternehmen effizient bleiben, wenn man ständig etwas Neues ausprobieren und neue Mitarbeiter einstellen muss?

Die Antwort auf diese Frage ist eigentlich ganz einfach. Mit einer Software für Geschäftsprozessmanagement (auch Business Process Management oder BPM).

Geschäftsprozessmanagement beschäftigt sich mit der Identifikation, Gestaltung, Dokumentation, Implementierung, Steuerung und Optimierung von Geschäftsprozessen. Die Software unterstützt bei der Rationalisierung dieser Prozesse, um Verschwendung zu minimieren. Sie visualisiert jeden Schritt im Prozess, sie findet Möglichkeiten, um effizienter zu arbeiten und Arbeitsschritte zu automatisieren, sie erledigt mehr Aufgaben und macht weniger Fehler.

Wenn sich Optimierung der Geschäftsprozesse vielversprechend anhört, solltest Du jetzt weiterlesen, denn in diesem Beitrag erfährst Du alles, was Du über die Auswahl einer Software zur Optimierung Deiner Geschäftsprozesse wissen musst.

Nr. 1 – Zoho Creator — Die beste Software zur Erstellung personalisierter Workflows

Zoho Creator gibt Dir jede Menge Freiheit, um Deine Geschäftsprozesse abzubilden und zu automatisieren. Die Bedienung ist so einfach, dass die Software sofort eingesetzt werden kann, dennoch kannst Du sie genaustens an Deine Bedürfnisse anpassen.

Wenn Du Dich im Bereich Automatisierung oder Anpassbarkeit nicht einschränken lassen willst, ist Zoho Creator eine Überlegung wert. Es handelt sich um eine Anwendungsentwicklungsplattform, die mit wenig Code betrieben wird, aber dennoch anpassbare Workflows erlaubt.

Im Gegensatz zu Creatio Studio wurde Zoho Creator ursprünglich nicht als Tool für die Optimierung von Geschäftsprozessen entwickelt. Dies macht diese Plattform zu einem unbeschriebenen Blatt mit einem intuitiven Toolkit, das fast unbegrenzte Einsatzmöglichkeiten hat, von serverlosen Anwendungen bis zum Enterprise-Resource-Planning.

Viele Unternehmen nutzen Zoho Creator, da es mit ausgereiften Funktionen zum Erstellen benutzerdefinierter Arbeitsabläufe ausgestattet ist. Dank der zahlreichen Vorlagen und der praktischen Drag-and-drop-Benutzeroberfläche kann fast jeder Workflows entwerfen, auf die auch ein Entwickler stolz wäre.

Die Benutzeroberfläche ist zwar nichts Besonderes, dafür aber einfach zu nutzen und zu navigieren. Du kannst anspruchsvolle Applikationen entwickeln, um Deine Geschäftsprozesse zu automatisieren.

Zoho führt jeden Benutzer Schritt für Schritt durch den gesamten Erstellungsprozess, ob Du nun versuchst, einen Zahlungsvorgang einzurichten oder eine mobile App für ihr Büro zu entwerfen. Um komplexe Aufgaben zu bewältigen, muss man sich mit der Programmiersprache Deluge vertraut machen. Deluge steht für Data Enriched Language for the Universal Grid Environment. Klingt kompliziert, aber in Bezug auf die schnelle Entwicklung benutzerdefinierter Skripte ist Deluge nicht zu schlagen.

Selbst ein Personalleiter ohne Programmiererfahrung wäre in der Lage, die Prozesse des Bewerbermanagements zu automatisieren. Ein Vertriebsmitarbeiter kann sich sein eigenes System zur automatischen Nachverfolgung von Leads aufbauen. Alles das ist mit Deluge möglich.

Bei anderen Plattformen ist der Benutzer den voreingestellten Arbeitsabläufen oft ausgeliefert und hat nur wenige Möglichkeiten, Änderungen am System vorzunehmen. Mit Zoho hast Du immer die Kontrolle und kannst sicherstellen, dass alle Abläufe an Deine Betriebsprozesse angepasst sind, damit sie allen aktuellen Herausforderungen standhalten.

Technisch versierte Benutzer werden Zoho Creator lieben, weil sie ihren Anwendungen zusätzliche Logik und Funktionen hinzufügen können, ohne sich mit herkömmlichen Tools herumschlagen zu müssen.

Hier sind einige der Funktionen, die Zoho Creator wirklich glänzen lassen:

• mehr als 600 integrationsbereite Apps
• Schema-Builder
• Entwickler-Sandbox
• Zahlungsgateway
• Bericht-Builder
• Geplantes Backup

Die Preise sind fair, wenn man bedenkt, was die Plattform alles bietet.

• Professional: ab 25 $/Monat pro Benutzer
• Ultimate: 400 $/Monat pro Benutzer

Du kannst auch einfache Workflows mit Zoho Creator erstellen, das wäre aber Verschwendung. Diese Plattform lohnt sich erst dann, wenn man benutzerdefinierte Prozesse anlegt. Für alle anderen Anwendungen würde ich eher Qntrl oder Pipefy empfehlen.

Entscheide Dich für Zoho Creator, wenn Dein aktuelles Programm Deinen Ansprüchen nicht gerecht wird.

Nr. 2 – Qntrl — Die beste Software zur Automatisierung einfacher Prozesse

Qntrl (ehemals Orchestly) wurde entwickelt, um bei der Optimierung der täglichen Geschäftsprozesse zu helfen.

Angenommen, Du möchtest einen neuen Mitarbeiter einstellen, eine Spesenabrechnung einreichen oder Informationen einer anderen Abteilung einfordern. Vielleicht möchte die Marketingabteilung einen Beitrag über die beste Software für das Geschäftsprozessmanagement schreiben. In jedem Fall wären sicherlich mehrere Schritte nötig, bis der Prozess abgeschlossen ist. Mit dem visuellen Workflow-Editor von Qntrl kannst Du jeder dieser Schritte genau abbilden.

Hier ist ein Beispiel. Es zeigt den Prozess zur Genehmigung einer neuen Anschaffung im Einkauf.

Jeder Schritt wird der Reihe nach aufgeführt und definiert. Die weißen Kästchen stellen Phasen dar, die blauen Kästchen Übergänge und die orangen Kästchen parallele Übergänge. Du kannst die einzelnen Schritte jeder Phase und die erforderlichen Übergänge detailliert darstellen und abbilden.

Die Benutzeroberfläche ist kinderleicht zu bedienen. Du kannst aus unzähligen Vorlagen wählen und eigene Szenarien sowie grundlegende Automatisierung im intuitiven Drag-and-drop-Editor verwalten oder anpassen.

Die Überwachungsfunktionen sind ebenfalls sehr praktisch. Qntrl verfügt über eine Vielzahl vorgefertigter Berichte, die Dir einen tiefen Einblick in Deine Prozesse gewähren. Du könntest die Übergänge genauer betrachten, um herauszufinden, wie viele Anfragen pro Phase nötig sind, das Verhältnis von Genehmigungen zu Ablehnungen analysieren oder andere Messwerte prüfen. Außerdem kannst Du die Filterfunktion nutzen, um bestimmte Mitarbeiter, Projekte oder Kunde zu überprüfen.

Qntrl verfügt über weitere Funktionen, die der Optimierung und Verwaltung von Geschäftsprozessen dienen, unter anderem:

• rollenbasierter Zugriff
• Anfragenmanager
• Formulardesigner
• Audit-Log
• E-Mail-Vorlagen
• API-Schnittstellen, Erweiterungen und Webhooks

Qntrl verfügt über eine kostenlose Version, die von bis zu fünf Benutzern genutzt werden kann, sie ist jedoch auf drei Anwendungen beschränkt. Der kostenpflichtige Plan für 8 US-Dollar pro Monat und Benutzer hat keine Einschränkungen.

Du kannst Qntrl 15 Tage lang kostenlos testen. Es ist die ideale Option für alle, die sich noch nie mit Geschäftsprozessmanagement beschäftigt haben, da es so gut wie keine Risiken birgt.

Nr. 3 – Pipefy — Die beste Software zur Prozesssteuerung mit Kanban

Pipefy überzeugt viele Nutzer durch seine einfache Bedienung. Unternehmen, die ihre Prozesse bereits mit Kanban steuern, profitieren besonders von Pipefy, da die Oberfläche und die Benutzerführung sehr vertraut ist.

Die Plattform hat die Flexibilität einer agilen Projektmanagementplattform, verfügt aber dennoch über die Kraft einer Geschäftsprozessmanagementsoftware.

Wechsle ganz einfach zwischen Kalender-, Listen- und Kanban-Ansicht. Die Oberfläche erinnert an Trello, der Drag-and-drop-Editor ermöglicht aber die Erstellung benutzerdefinierter Regeln und Felder, um sicherzustellen, dass jeder, der dem Prozess zugewiesen wird, genau weiß, was zu tun ist.

Erstelle vollständig personalisierte Workflows und nutze die kostenlose Galerie mit Hunderten von Plug-and-Play-Prozessvorlagen, um Deine Prozesse anzupassen. Du kannst Deine Workflows so gestalten, dass sie erst gestartet werden, sobald jemand ein bestimmtes Formular ausfüllt, anruft oder eine E-Mail schreibt.

Selbst technisch nicht versierte Nutzer ohne Programmiererfahrung können Workflows konfigurieren, aus diesem Grund und dank seiner intuitiven Nutzung eignet sich Pipefy besonders für Anfänger. Außerdem können Kunden Anfragen stellen und verfolgen, ohne sich bei Pipefy anmelden zu müssen. Dies macht diese Software zum idealen Tool für die Zusammenarbeit an gemeinsamen Projekten.

Hier ist eine Liste weiterer hilfreicher Funktionen:

• Bericht-Dashboard
• native Integration mit Slack und GitHub
• API-Zugriff
• Self-Service-Portal und Formulare
• Service-Level-Agreement und Verfolgung von Fristen

Pipefy bietet eine kostenlose Testversion und eine kostenlose Version für bis zu fünf Personen an. Um dieses großartige Tool wirklich voll auszunutzen, würde ich jedoch einen der kostenpflichtigen Pläne empfehlen.

• Business: 19 $/Monat pro Benutzer
• Enterprise: 32 $/Monat pro Benutzer
• Unlimited: Preis auf Anfrage

Wenn Du gerne mit Kanban arbeitest, ist Pipefy genau die richtige Software für Dich. Du kannst klein anfangen und dann nach und nach alle Geschäftsprozesse automatisieren. Pipefy ist einfach einzurichten, zu nutzen und eignet sich perfekt für die Automatisierung sich immer wiederholender Aufgaben.

Nr. 4 – Creatio Studio — Die beste No-Code Plattform

Creatio Studio bietet eine starke Leistung und ist trotzdem einfach zu nutzen. Technisch nicht versierte Benutzer werden schnell feststellen, dass die Plattform genauso einfach zu bedienen ist wie jede andere gängige Geschäftsprozessmanagement-Software. Mit etwas Einsatz und Lernbereitschaft sind Deiner Vorstellung aber keine Grenzen gesetzt.

Die kostenlose Version eignet sich für die Modellierung von Geschäftsprozessen und ermöglicht es Teams, Arbeitsabläufe in einer kollaborativen Umgebung grafisch darzustellen. Betrachte, kommentiere und bearbeite die Designs in Echtzeit und speichere alles für einen einfachen Zugriff in der Prozessbibliothek ab.

Du brauchst Creatio Studio Enterprise, um Prozesse verwalten, überwachen und automatisieren zu können und beliebig komplexe Workflows sowie Geschäftsanwendungen zu gestalten.

Du kannst Deine Anwendungen mit Blöcken zusammenstellen, anstatt mühevoll zu programmieren. Creatio vergleicht sich selbst mit dem Bau eines LEGO-Hauses. Du kannst die entsprechenden Teile einfach auswählen und zusammenstecken, Du musst sie nicht erst bauen.

Es gibt Hunderte gebrauchsfertiger Vorlagen, die Dir den Einstieg erleichtern. Während Du Prozesse entwirfst und verfeinerst, generiert Creatio automatisch die entsprechende Logik.

Es ist ein großartiges Produkt, das auch technisch nicht so erfahrene Benutzer anspricht. Creatio schlägt automatisch neue Aktionen vor und hilft Benutzern, ihre Arbeit zu kontrollieren. Creatio Studio hilft Menschen dabei, genau das zu entwerfen, was sie brauchen. Dabei unterstützen die folgenden Funktionen:

• rollenbasierter Zugriff
• interaktive Dashboards
• API-Zugriff
• Datenmigration ohne Code
• PDF-Dokumentation mit einem Klick
• Künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen

Creatio Studio kann von einer unbegrenzten Anzahl von Benutzern kostenlos genutzt werden. Creatio Studio Enterprise beginnt bei 25 $/Monat pro Benutzer.

Ziehe die kostenlose Version von Creatio in Betracht, wenn Du Dich erst seit Kurzem mit Geschäftsprozessmanagement befasst. Wenn Du an die Grenzen Deiner aktuellen Prozessmanagement-Software stößt, ist Creatio Studio Enterprise eine optimale Option zu einem erschwinglichen Preis.

Obwohl viele Low-Code-Plattformen für den allgemeinen Gebrauch entwickelt wurden, übertrifft Creatio sie dennoch, da jeder Aspekt des Designs vor dem Hintergrund des Geschäftsprozessmanagements entwickelt wurde, was Benutzern ohne Programmiererfahrung den Einstieg erleichtert.

Nr. 5 – Tallyfy — Die beste Software zur Automatisierung wiederkehrender Prozesse

Tallyfy macht Flussdiagramme überflüssig. Satt Formen und Pfeilen, die den Designprozess steuern, erstellt Tallyfy einen Prozess-Entwurf. Es gibt vorgefertigte Entwürfe für Marketing, Buchhaltung, Vertrieb, Personalwesen und mehr. Du kannst Deine Entwürfe immer wieder verwenden.

Das folgende Beispiel zeigt den Entwurf des Onboarding-Prozesses eines neuen Kunden.

Entwürfe können einfach angepasst werden. Klicke auf die entsprechenden Bereiche, um neue Aufgaben hinzuzufügen und lege die erforderlichen Felder fest. Füge Dropdown-Menüs hin, die die Namen von Mitarbeitern, Kunden und Projekten automatisch aus einer verbundenen Datenbank abrufen.

Deine Mitarbeiter und Teamkollegen werden den einfachen Umgang mit diesem Tool lieben. Manager können sich den Fortschritt bestimmter Projekte auf einen Blick anzeigen lassen und Aufgaben analysieren. Kunden haben nur Zugriff auf ihre eigenen Anfragen und deren Status.

Entwürfe erleichtern die Einrichtung wiederkehrender Prozesse und die Automatisierung. Du kannst Deine Entwürfe in einer Bibliothek speichern und bei Bedarf jederzeit Verbesserungen vornehmen. Verwandle wiederkehrende Prozesse in fehlerfreie Workflows, dies erspart Zeit und Stress.

Die tollen Funktionen zur Prozessüberwachung helfen dabei, alle Abläufe in Echtzeit zu verfolgen. Zu den Highlights gehören:

• leistungsstarke Suchfunktion und Filter
• benutzerdefinierte Prozessansichten
• rollenbasierte Zugriffskontrolle
•  Prüfprotokolle
• Kommentare
• Kennzeichnung von Problemen

Das Kommentieren und Markieren von Problemen als separate Funktionen ist wichtig, um Probleme schneller zu erkennen. Wie oft verschwindet ein Problem in der Flut von Erwähnungen und Kommentaren? Wenn Probleme jedoch hervorgehoben werden können, fallen sie nicht so schnell durchs Raster.

Du bekommst zwei Monate geschenkt, wenn Du Dich für einen Jahresvertrag entscheidest.

• Tallyfy Docs: ab 50 $/Monat, mindestens 10 Benutzer
• Tallyfy Pro: ab 300 $/Monat, mindestens 4 Benutzer

Die Art und Weise, wie dieses Programm verschiedene Ebenen aufschlüsselt, ist wirklich ganz einfach zu verstehen, obwohl es zunächst etwas ungewöhnlich aussieht. Mit Docs kannst Du schreibgeschützte Entwürfe erstellen und mit Pro kannst Du Deinen Entwürfen Automatisierungen hinzufügen.

Für 4 US-Dollar extra kannst Du im Tarif Docs jeweils zusätzliche Benutzer hinzufügen. Im Tarif Pro kostet jeder zusätzliche Benutzer 25 US-Dollar.

Probiere die Software 14 Tage lang kostenlos aus, um Dich von ihren Funktionen zu überzeugen. Ich würde das Geschäftsprozessmanagement mit Entwürfen wirklich jedem Unternehmen empfehlen, das sehr viele wiederkehrende Aufgaben hat.

Worauf bei der Wahl einer Prozessmanagement-Software zu achten ist

Prozessmanagementsoftware deckt viele Bereiche ab und umfasst mindestens vier verschiedene Arten von Software. Bevor wir uns mit diesen Arten befassen, möchte ich zunächst genauer über die Verwendung von BPM-Software sprechen. Es gibt drei wesentliche Dinge, bei denen eine solche Software unterstützen sollte.

1. Klare und übersichtliche Darstellung von Geschäftsprozessen
2. Automatisierung von Geschäftsprozessen
3. Überwachung und Verbesserung von Geschäftsprozessen

Entwerfen, durchführen, automatisieren, optimieren, wiederholen. Sobald der Prozess eingerichtet ist, ist es ganz einfach.

Finde heraus, welche Funktionen Du brauchst, indem Du Dir überlegst, bei welchen Prozessen das Programm unterstützen soll – Visualisierung, Automatisierung, Überwachung. Lass uns dafür einen kurzen Blick auf jeden dieser Bereiche werfen, bevor wir uns für eine Lösung entscheiden.

Prozessvisualisierung

Die erste Aufgabe einer Prozessmanagement-Software besteht darin, Unternehmen bei der Definition und Dokumentation ihrer Geschäftsprozesse zu unterstützen. Die Software verfügt über einen visuellen Workflow-Builder, mit dem Du jeden Schritt Deiner Prozesse von Anfang bis Ende abbilden kannst.

Bei der Abbildung der Geschäftsprozesse kommt es immer wieder zu fehlenden Schritten und Redundanzen, die dann leicht behoben werden können. Wenn beispielsweise die Abrechnung fehlt, ist dies leicht zu erkennen und schnell zu beheben. Du kannst Dir ein klares Bild davon verschaffen, welche Schritte jedes Dokument und jeder Mitarbeiter durchlaufen muss.

Diese Art der Abbildung ist viel besser, als das Problem von einem verärgerten Kunden zu erfahren. Die Bereitstellung einer vollständigen End-to-End-Visualisierung ist wirklich hilfreich und unterstützt bei der Diagnose und Behebung geschäftlicher Ineffizienz.

Gut ist auch, dass Workflows schnell geändert werden können, ganz ohne Code oder Programmiererfahrung. Der Drag-and-drop-Workflow-Builder ermöglicht die Darstellung jeder Phase mit Übergängen.

Jedes Produkt bildet diese Schritte unterschiedlich ab, darum solltest Du Dir vor dem Kauf Videos ansehen, um Dir einen Eindruck von der Benutzeroberfläche und Benutzerführung zu verschaffen.

Wenn Du gerne mit Flussdiagrammen arbeitest, ist Qntrl das richtige Tool für Dich. Tallyfy wählt einen anderen Ansatz und ermöglicht die Zusammenstellung von Vorlagern und Entwürfen zur Darstellung Deiner geschäftlichen Prozesse. Pipefy orientiert sich an Kanban.

Welche dieser Lösungen entspricht am ehesten Deinem Arbeitsstil?

Prozessautomatisierung

Visualisierung ist wichtig, dennoch hat die Prozessautomatisierung die größten Auswirkungen Deine Arbeitsabläufe. Dank klar definierter Abläufe kannst Du verschiedene Punkte und Übergänge identifizieren, um diese zu automatisieren.

Pipefy lässt Dich beispielsweise festlegen, wann eine Aktion eine andere auslöst, ganz ohne Codierung. Wähle einfach die entsprechende Option aus und füge sie Deinem Workflow hinzu. Dies kann dem Nutzer unglaublich viel Arbeit ersparen.

Nehmen wir an, Dein Vertriebsmitarbeiter stellt ein Angebot zusammen und dieses wird automatisch zur Überprüfung und Genehmigung an den richtigen Vorgesetzten weitergeleitet. Der Vertriebsmitarbeiter kann nicht nur schneller zur nächsten Aufgabe übergehen, die ausstehende Genehmigung wird automatisch an den richtigen Vorgesetzten weitergeleitet, damit er sich umgehend darum kümmern kann. So geht nichts mehr verloren oder wird übersehen.

Prozessmanagementsoftware eignet sich hervorragend zur Automatisierung routinemäßiger und wiederkehrender Aufgaben wie:

• Genehmigungen
• Aktualisierung von Produktbeständen
• Urlaubsanfragen
• Werbeaktionen
• Kunden-Onboarding
• Einarbeitung neuer Mitarbeiter

Den Anwendungen sind wirklich keine Grenzen gesetzt. Du kannst einheitliche Richtlinien implementieren, alle auf dem Laufenden halten und sicherstellen, dass jedes kleinste Detail dokumentiert wird.

Du solltest eine Software wählen, die ein Gleichgewicht schafft. Dein Arbeitsbereich muss umfassend genug sein, um alle Aufgaben angemessen erledigen zu können, ohne zu technisch oder kompliziert zu sein.

Der große Vorteil technischer Plattformen besteht darin, dass sie zu 100 % an Deine Situation angepasst werden können. Dies erfordert jedoch Kenntnisse und Erfahrung im IT-Bereich. No-Code-Plattformen eignen sich auch für Anfänger oder technisch nicht so versierte Benutzer und sind in kürzester Zeit einsatzbereit. Du brauchst in der Regel keine Hilfe, um Workflows darzustellen und anzupassen.

Unabhängigkeit ist wichtig und sollte nicht leichtfertig zugunsten einer umfassenderen Lösung geopfert werden.

Prozessüberwachung

Wäre es nicht toll, wenn man nie wieder eine Erinnerung verschicken müsste? Oder eine E-Mail?

Mit einem Geschäftsprozessmanagementprogramm kannst Du alle Deine Prozesse in Echtzeit überwachen, ohne Deinen Mitarbeiter im Nacken zu sitzen. Benutzer sehen immer genau, wie es um jede Aufgabe steht. Termine und Fristen sind klar definiert und jeder weiß genau, was als Nächstes zu tun ist.

Vorgesetzte haben einen vollständigen Überblick über alle Projekte und Mitarbeiter. Informationen können automatisch ins Dashboard übernommen werden. Auf diese Weise haben Manager einen klaren Überblick über aktuelle Leistungskennzahlen, um Engpässe frühzeitig zu erkennen und zu vermeiden.

Die Führungsebene kann die Plattform nutzen, um nützliche Daten zur Produktivität, Kostenprognose und weiteren Maßnahmen zu verfolgen.

Ein weiterer Vorteil sind die kollaborativen Funktionen, die Teams helfen, miteinander zu kommunizieren und auf Kurs zu bleiben. Es handelt sich natürlich nicht um ein ausgefeiltes Überwachungstool, trotzdem ist es hilfreich, wenn Aufgaben kommentiert, Mitarbeiter erwähnt und wichtige Dinge hervorgehoben werden können. Dies kann als Frühwarnsystem dienen.

Die verschiedenen Arten von Geschäftsprozessmanagementsoftware

BPM-Software kann eine ganze Menge alleine leisten oder als Leitfaden dienen.

Die Art der Software, die in Deinem Unternehmen zum Einsatz kommt, hängt ganz von Deinen Zielen und davon ab, wie komplex Deine Arbeitsabläufe sind. Du kannst aus vier Arten von Prozessmanagementsoftware wählen.

1. Software zur Modellierung von Geschäftsprozessen: Visualisierung
2. Software zur Überwachung von Geschäftsprozessen: Visualisierung + Überwachung
3. Software zur Automatisierung von Geschäftsprozessen: Visualisierung + Überwachung + Automatisierung
4. Low-Code-Anwendungsplatform: Visualisierung + Überwachung + erweiterte Automatisierung

Lass uns kurz genauer auf jede dieser Lösungen eingehen.

Software zur Modellierung von Geschäftsprozessen bildet Prozesse ab und erstellt klare Dokumentationen, Standardverfahren sowie visuelle Darstellungen bestehender Arbeitsabläufe, die im gesamten Unternehmen geteilt werden können. Es handelt sich meistens um statische Flussdiagramme oder andere visuelle Darstellungsmethoden, die Unternehmen dabei helfen, die Qualität und Konsistenz ihrer Abläufe aufrechtzuerhalten.

Software zur Überwachung von Geschäftsprozessen ist der nächste logische Schritt. Diese Programme ermöglichen es Mitarbeitern und Teams mit den Workflows zu interagieren. Sie können Aufgaben als erledigt markieren, Fragen zu bestimmten Aufgaben stellen und an einem zentralen Ort auf alle benötigten Informationen zugreifen. Workflow-Management-Lösungen sind eine Mischung aus Visualisierung und Überwachung.

Mit Software zur Automatisierung von Geschäftsprozessen können sich wiederholende Aufgaben innerhalb eines Prozesses automatisiert werden. Du legst Regeln fest, damit Aufgaben, Dateien und Daten automatisch an die richtige Person oder das richtige Team weitergeleitet werden. Nehmen wir zum Beispiel an, ein Interessent füllt ein Formular aus. Daraufhin wird eine E-Mail-Serie ausgelöst und die Kontaktinformationen des Kunden werden automatisch an den entsprechenden Mitarbeiter weitergeleitet. Diese Lösungen können mit anderen Datenquellen verknüpft werden und werden oft mit vorgefertigten Workflows oder Vorlagen für Personal, Buchhaltung, Vertrieb usw. geliefert.

Low-Code-Anwendungsplatformen wurden nicht speziell für das Geschäftsprozessmanagement entwickelt, jedoch häufig in diesem Bereich eingesetzt. Low-Code-Anwendungsplatformen geben unerfahrenen Entwicklern die Möglichkeit, benutzerdefinierte Anwendungen zu entwickeln, die einzigartige Anforderungen erfüllen. Wirklich jeder kann diese intuitiven Plattformen verwenden, auch ohne Programmiererfahrung.

Wie kommt dies dem Prozessmanagement zugute?

Nun, komplexe Workflows werden ab einem bestimmten Punkt unüberschaubar. Ab einem gewissen Zeitpunkt sind diese Prozesse einfach nicht mehr zu bewältigen. Ein durchschnittlicher Benutzer müsste dann IT-Kenntnisse anwenden, um alltägliche Aufgaben bewältigen zu können und das kann man den meisten Mitarbeitern nicht zumuten.

No-Code-Plattformen verfolgen einen neuen Ansatz. Anstatt ein System bereitzustellen, dass dann an die Bedürfnisse des Nutzers angepasst werden muss, warum nicht einfach dem Nutzer die Möglichkeit geben, sich sein eigenes System zusammenzustellen?

Wie Du sehen kannst, unterscheiden sich diese vier Arten von BPM-Software in wesentlichen Punkten. Wenn Du jedoch weist, welcher Typ in Deinem Unternehmen zum Einsatz kommen soll, ist die Auswahl schon erheblich eingegrenzt.

Fazit

Es gibt keinen Grund, sich blind auf sein Bauchgefühl zu verlassen. Hier ist noch mal ein Überblick über alle Empfehlungen:

1. Zoho Creator – Die beste Software zur Erstellung personalisierter Workflows
2. Qntrl – Die beste Software zur Automatisierung einfacher Prozesse
3. Pipefy – Die beste Software zur Prozesssteuerung mit Kanban
4. Creatio Studio – Die beste No-Code Plattform
5. Tallyfy – Die beste Software zur Automatisierung wiederkehrender Prozesse

Anfängern würde ich Qntrl empfehlen. Mit diesem Programm kannst Du einfache Automatisierungen vornehmen und Workflows erstellen. Das Programm deckt die Bedürfnisse der meisten Unternehmen ab und hilft alle ihre Abläufe besser zu verwalten.

Tallyfy kommt bei sich wiederholenden Aufgaben und Workflow-Automatisierung zum Einsatz. Plane Deine Prozesse und verwalte sie dann mit wenig Aufwand.

Agile Teams, die gerne mit Kanban oder Scrum arbeiten, sollten Pipefy ausprobieren. Dieses Programm ist auf Agilität ausgelegt. Du kannst spontan Anpassungen vornehmen und Leistungen überwachen, um bessere Prozesse zu entwickeln.

Die Wahl zwischen Creatio Studio und Zoho Creator, unsere Low-Code-Optionen, hängt letztendlich von den Vorlieben der Benutzer ab. Den Bewertungen nach zu urteilen, schätzen Benutzer die Programmiersprache Deluge von Zoho. Wenn dies auch in Deinem Team der Fall ist, solltest Du Zoho Creator in Betracht ziehen.

Benutzern, die nach einer traditionelleren Lösung und einer hochgradig anpassbaren Geschäftsprozessmanagementsoftware suchen, würde ich Creatio Studio empfehlen.