4 modelos de relatórios e como montar um

Três palavras são capazes de tornar a vida de muitos profissionais analíticos mais fácil: modelo de relatórios.

A verdade é que criar um relatório detalhado já é um desafio e tanto. 

Então, ter que se preocupar com o formato dele acaba sendo mais uma preocupação que um analista ou um gestor, por exemplo, não quer ter.

Afinal, quem tem horas e horas para gastar construindo um do zero? 

Poucas pessoas.

É aí que entra a beleza dos modelos de relatórios — que, de fato, podem trazer um visual incrível.

Quando se tem um bom modelo em mãos, a prática de preencher acaba se tornando mais fácil. Mesmo que analisar seja sempre  uma tarefa mais complexa.

Se hoje sua preocupação é em criar um modelo, depois desse texto, espero que não seja mais.

Vou descomplicar essa estratégia para você!

Só queria pedir antes para você ler o meu e-book com as principais estratégias do marketing digital. Meu time organizou um super material com as melhores técnicas. Dá uma conferida!

Quais são as vantagens de criar relatórios?

Talvez um criar um relatório tenha mais vantagens do que você já imagina.

Vou elencar as 5 principais que fazem com que, criá-lo, faça toda a diferença para o seu negócio.

Observe:

• Visualização clara de informações: relatórios bem elaborados permitem que você organize e apresente informações de forma concisa. Basta pensar nos gráficos, tabelas e visualizações de dados.É a melhor forma de transmitir ideias e insights visualmente atraentes e impactantes!
• Tomada de decisões embasadas: são eles também que ajudam a embasar decisões importantes. São informações relevantes, análises e tendências que ajudam a compreender o panorama geral e facilitam a identificação de oportunidades e desafios. É pura estratégia;
• Comunicação eficaz: muitas vezes, um relatório consegue comunicar informações complexas de maneira simples. Ou seja, uma linguagem universal para que todos podem entender, seja colegas, superiores, clientes ou stakeholders;
• Acompanhamento do desempenho: relatório tem tudo a ver com performance. Ele permite que se monitore o desempenho de projetos, metas ou indicadores-chave de desempenho. Ao acompanhar regularmente os dados e comparar com as metas estabelecidas, você pode identificar tendências, desvios e áreas que necessitam de melhorias!
• Transparência e prestação de contas: empresas precisam prestar contas. E oferecer uma visão detalhada do trabalho realizado, dos resultados alcançados e dos recursos utilizados é o que o relatório pode fazer por você. 

Reforço que essas são apenas algumas das vantagens de criar relatórios — o que depende dos modelos também, ok?

4 modelos de relatórios e como aplicá-los

Com a internet, encontrar um modelo de relatório é bem mais simples. 

Claro que você pode fazer um do zero, se você tiver um designer disponível — o que vai tornar o seu 100% único —, mas você também pode utilizar um padrão ou adaptar um existente.

Tudo depende da sua prioridade, sinceramente.

Mas, pensando em facilitar sua busca, eu vou trazer alguns exemplos do Canva que achei disponíveis gratuitamente.

Vou mostrar como você pode usá-los ao seu favor.

Veja a seguir.

Modelo de relatório financeiro

Esse tipo de documento é um dos que os gestores mais elaboram e acompanham.

Aqui, trago um exemplo de modelo de relatório financeiro anual, que serve como um recurso para acompanhar o desempenho do ano de maneira macro.

Achei um bastante completo com esse objetivo. 

Está em inglês, mas a ideia é a mesma. Você pode substituir tudo para o português — e se quiser seguir a risca, pode traduzir mesmo.

Apesar de ser amplo, vejo uma boa utilidade específica nele: como mostrar o valor da empresa para investidores.

Eu acredito que tudo deve começar com uma capa atraente. 

Outra sugestão é justamente criar uma introdução, que forneça uma visão geral da empresa, sua missão e valores. 

Além de trazer dados da empresa, é fundamental abordar a visão estratégica daquele ano.

Uma maneira de fazer isso é destacando as iniciativas implementadas no último ano e como elas contribuíram para o sucesso geral da empresa.

Outro detalhe que gostei desse modelo é que ele traz um aspecto de network bem visual, mostrando onde a empresa está e apresentando sua capilaridade.

Boa parte do relatório, no aspecto anual, se concentra em apresentar as informações relevantes, como receitas, lucros, despesas e fluxo de caixa para aquele ano. 

Consolidação, ativos e destaques financeiros são alguns dos pontos que você deve abordar, por exemplo.

E, se o é um documento relativo ao valor da empresa para os investidores, como disse, veja que o exemplo aborda o preço de mercado da empresa, trabalhando as ações. 

Esse é um aspecto crucial para se colocar no relatório: sua empresa precisa mostrar, com dados, qual é o valor dela.

E embora os números podem falar por si só, super vale detalhar mais também, ok?

Modelo de relatório de vendas

Agora, vamos para mais uma ideia de modelo de relatório de vendas.

Ele começa, além da capa, que eu acho que deve ser um padrão nos relatórios, com um sumário. 

Como se trata de um grande relatório, pode ser bem-vinda essa parte.

Serve mais como uma “resumão” do que vai ser dito.

Agora, acho que todo relatório de vendas deve ter um destaque logo no começo. 

Se o negócio é vender, que venda também o que há de melhor de resultado.

Antes mesmo de falar sobre KPIs, o relatório deve apresentar as práticas da empresa, como uma forma de documentar o que tem sido feito mesmo.

Para mim, isso é uma estratégia básica e que funciona.

Uma maneira de fazer isso é mostrar o passo a passo do time de vendas, como no exemplo.

Na parte dos indicadores, há apenas três, mas acho que fica apenas como referência, pois o time pode explorar muitos outros que façam sentido: taxa de retenção de clientes, tempo de ciclo de vendas, ticket médio e por aí vai.

Outro ponto crucial que eu valorizo em um modelo de relatório é a projeção. Empresas precisam trabalhar com as expectativas e isso deve estar documentado também.

É o que vai ajudar, inclusive, a empresa a conseguir definir os “próximos passos”, que também deve constar no documento. 

E o quanto mais você puder detalhar, melhor será.

No final do próprio relatório, há até orientações de como você pode criar mais páginas mantendo esse estilo (ideal para quem não é tão bom em design!).

Modelo de relatório de marketing

Quando o assunto é marketing digital, sei que as possibilidades são muitas.

Vou mostrar um exemplo de modelo de relatório mensal de marketing para redes sociais — na verdade, é preciso escolher uma plataforma por documento. Ele também está em inglês.

Como você já viu em outro exemplo, o relatório deve começar também com um resumo executivo conciso, fornecendo uma visão geral das principais atividades e resultados de marketing. 

No caso do Instagram, você pode trazer números para as métricas de audiência, engajamento e performance de conteúdo (vale trazer os principais posts do mês). 

Você deve fazer segmentação de acordo com o formato dele também.

Mas de nada adianta se você não faz uma análise desse conteúdo, ok? Por isso que nesse exemplo que eu escolhi tem uma página dedicada somente a essa avaliação.

É aqui que você deve trazer a sua percepção da estratégia que está sendo usada. Ela funciona? o que merece destaque?

Outro aspecto, que vai variar como você está usando sua mídia paga, é trazer a performance das campanhas. 

Documente o que se tem ganhado em termos de investimentos feitos.

Finalmente, não há como trazer um relatório sem algum tipo de proposta para o próximo mês. Separe uma parte só para isso. 

Modelo de relatório de progresso

Além dos relatórios mais comuns, quero também trazer um exemplo de modelo de relatório focado em progresso.

Isso é útil para quem tem projetos ou diretrizes específicas dentro da empresa, como, por exemplo, sustentabilidade.

Nesse sentido, a ideia é mapear como está o andamento da empresa em relação, por exemplo, aos Objetivos de Desenvolvimento Sustentável (ODS). 

Mas isso pode ser substituído por qualquer contexto. Ésó uma ideia mesmo.

O relatório atua como aquela famosa maneira de prestar contas que eu falei antes, lembra? 

Na verdade, todos os exemplos que dei tem essa função… esse só é mais específico.

Uma opção estratégica de usá-lo é trazer a própria visão da liderança para o documento, principalmente se for um projeto que tem uma forte participação e mentoria dela.

Também é essencial detalhar os princípios e objetivos do projeto para que, assim, faça sentido medi-lo.

Além das estatísticas com as métricas, você deve envolver boletins, infográficos e até linhas do tempo, se fizer sentido. 

O modelo do relatório é só a base.

Aqui, mais do que nunca, cabe uma seção de “próximos passos”, pois é um relatório do progresso e não do fim do projeto.

A ideia é concluir essa visualização e fazer isso de maneira consistente para os próximos meses ou anos.

O que deve conter em um relatório de gestão?

O relatório de gestão talvez seja um dos mais elementares.

Tanto uma visão abrangente quanto uma visão estratégica são necessárias.

Como trazer isso?

Vou mostrar alguns pontos centrais que precisam fazer parte dele.

Título

Bom, todo relatório de gestão precisa de um título, certo?

Mas não quer dizer que isso não exija cuidado.

Ele precisa ser claro e conciso.

A ideia principal é que ele resuma o tema ou o período que será abordado. 

Fato é: ele atrai a atenção e comunica imediatamente o objetivo do relatório.

Contexto

Esse é um ponto elementar.

Afinal, a empresa tem diversos gestores e cada um é responsável por uma metodologia diferente.

Aqui, será o momento de abordar o cenário em que a gestão está inserida.

“Ok, mas o que seria esse contexto, Neil?”

Situação econômica, tendências do mercado, desafios e oportunidades enfrentados pela organização. 

Tudo que resume o momento que está passando e o que isso representa para aquela gestão da empresa.

Contextualizar ajuda a situar os leitores e a compreender a importância do relatório.

Propósito

Aqui, só há uma pergunta: quais são os objetivos com esse relatório? 

A gestão é quem vai definir isso.

A resposta pode incluir: avaliar o desempenho financeiro, analisar indicadores de desempenho, identificar pontos de melhoria.

É a partir das metas mensuráveis que se pode guiar a elaboração do relatório.

Afinal, se não há um propósito em fazer esse relatório, para que você está criando?

Mostrar algo só por mostrar é perda de tempo. 

E uma boa gestão não vai fazer isso, claro.

Dados e números

Chego agora na parte essencial: os dados! 

Apresente informações quantitativas e qualitativas relevantes para a gestão. 

Dados financeiros, indicadores de desempenho, resultados de pesquisas, feedback dos clientes.

São muitas as variáveis, porque realmente dependem de qual setor de gestão está se falando.

E como você viu em todos os exemplos, gráficos, tabelas e visualizações de dados vão facilitar a compreensão e a análise.

Considerações e sugestões

Depois de estruturar tudo que se conseguiu – ou não, porque relatórios também mostram cenários negativos —, é hora de ir para as considerações.

Que também leva o nome de conclusão.

Apresente nessa etapa todas as recomendações decorrentes da análise dos dados. 

É o momento de trabalhar os principais insights e tendências observadas.

Mas sabe o que realmente não pode faltar?

Mostrar as implicações para a gestão. 

Ou seja: o que os resultados realmente significam para o seu negócio? De que maneira a gestão será impactada por isso? E o que ela pode fazer em relação a essa conjuntura?

No mesmo sentido, é preciso conter recomendações práticas e estratégicas para melhorar o desempenho e alcançar os objetivos estabelecidos!

Como fazer um relatório de gestão?

Tendo em mente o que é básico para contar em um relatório de gestão, vamos para a mão na massa?

Vou dar 5 dicas que acho essenciais na hora de elaborar um relatório de gestão — e que vão muito além do modelo de relatório.

Dá uma olhada.

Planeje o conteúdo

Ninguém começa já escrevendo. Antes, é preciso planejar o conteúdo do seu relatório. 

Defina quais informações são relevantes para a gestão e quais insights você deseja fornecer. 

Eu gosto de fazer um rascunho como se fosse um esqueleto mesmo.

É uma dica que talvez você já tenha visto antes: jogue tudo que você quer falar no papel e, depois disso, comece a estruturar dentro do seu modelo.

Isso garantirá que o relatório seja focado e aborde os pontos-chave!

Defina os KPIs

Já falei a palavra KPIs algumas vezes nesse texto.

Não é à toa, né?

É que, como você deve saber, os indicadores-chave de desempenho são essenciais para medir o progresso e a eficácia das ações de gestão.

Toda gestão precisa reconhecer os que são relevantes para o relatório e acompanhá-los ao longo do tempo. 

As análises e as conclusões do relatório partem disso.

Tenha clareza na linguagem

Nada de usar um “economês” sem razão.

Por mais que seja um relatório só entre lideranças, aconselho optar por uma linguagem clara.

Não estou dizendo para evitar jargões e termos técnicos, porque seu público pode ser especializado, mas você não precisa ficar dando voltas para dizer o que precisa ser dito.

Se faça compreensível. 

A clareza na comunicação é essencial para transmitir as informações de forma efetiva.

Conte uma história

Acho que sou suspeito de falar disso, porque adoro um storytelling (se você me acompanha, sabe).

Mas, é o que posso dizer: transforme seu relatório de gestão em uma história envolvente! 

Além de organizar as informações de maneira lógica e fluida, acho bom criar uma narrativa que conduza o leitor — mesmo que visualmente.

E olha que isso pode valer também no texto. Por exemplo, conte realmente a história da sua própria empresa no relatório para os investidores.

Ou, então, se o relatório for de vendas, quem sabe você não pode usar a dor real de um cliente para tentar mostrar o que se conseguiu avançar em relação a uma objeção?

Revise tudo

Antes de finalizar seu relatório de gestão — ou qualquer coisa —, revise tudo com atenção. 

As informações estão claras?

Os gráficos e tabelas estão corretos?

A formatação está consistente?

Se for uma apresentação de um relatório importante, acho que também vale pedir a opinião de outras pessoas para obter feedback e identificar possíveis melhorias. 

Uma revisão minuciosa ajudará a garantir a qualidade e a precisão do relatório.

Sempre.

Por que os relatórios são tão importantes para o sucesso do negócio?

Os relatórios são importantes por uma série de motivos que vão além de apenas documentar informações. 

Principalmente: fornecem uma visão clara e objetiva do desempenho do negócio, permitindo uma análise aprofundada e embasada em dados. 

E isso é essencial para tomar decisões estratégicas e identificar áreas de melhoria.

Mas eles também permitem que todos estejam alinhados quanto aos objetivos, resultados e direcionamentos. 

É como se fosse uma maneira de otimizar a colaboração e o trabalho em equipe.

Resultado? 

Uma cultura de transparência e responsabilidade.

Não há dúvidas de que os relatórios são uma peça-chave para o sucesso do negócio!

E falando em negócio, você já deu uma olhada no meu ebook sobre as principais estratégias do marketing digital? Aproveite, porque é de graça e realmente funciona!

Conclusão

Espero que você tenha encontrado insights valiosos e esteja pronto ou pronta para aplicar essas ideias no seu modelo de relatório. 

Seja um relatório de vendas, marketing ou gestão, você entendeu que é preciso cuidado, não é mesmo?

São eles que fornecem uma visão abrangente e embasada sobre o desempenho.

E toda empresa precisa investir naquilo que ajuda na melhoria do negócio e na escolha de decisões mais estratégicas.

Mas lembre-se: os relatórios são apenas uma parte do processo, o maior valor está na aplicação dos insights!

Como você está produzindo seus relatórios?

Me conta nos comentários.

Até a próxima!