Die beste kostenlose CRM-Software

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Suchst Du nach einer kostenlosen Customer-Relationship-Management-Software? Dann solltest Du jetzt aufmerksam weiterlesen.

Du hast richtig gelesen, ich spreche von kostenloser Software, ohne zeitliche Begrenzung, nicht von einer zweiwöchigen Testversion. Nicht nur das, diese Plattformen verfügen auch noch über großartige Funktionen. Alles kostenlos!

Ich habe mit fünf der besten kostenlosen CRM-Lösungen mal genauer angeschaut und unter die Lupe genommen. Jedes Produkt spricht eine etwas andere Zielgruppe an, die Chancen stehen also gut, dass die richtigen Optionen für Dich dabei ist.

Am Ende dieses Artikels teile ich dann noch einen kleinen Einkaufsführer mit Dir, den Du nutzen kannst, um Dich selbst auf die Suche zu begeben und Deine Auswahl einzuschränken, um die perfekte Lösung zu finden.

CRM-System Nr. 1: HubSpot – Das beste kostenlose CRM fürs Marketing

Limits des kostenlosen Plans:

  • unbegrenzte Benutzer
  • umfasst 1 Million kostenlose Nicht-Marketingkontakte

Das HubSpot CRM hat eine sehr großzügige Version, denn es umfasst bis zu einer Million kostenlose Nicht-Marketingkontakte, das heißt, dass Du nur für Kontakt bezahlst, an die Du auch vermarkten willst.

Überdies bietet HubSpot auch kostenlose Versionen seiner Vertriebs- und Kundenservice-Software an. Es handelt sich um sehr umfangreiche Plattformen, die über Funktionen wie Live-Chat, Anzeigenverwaltung, Ticketing-Systeme und Schnittstellen zum Verwalten von Kontakten verfügen.

Ich halte dieses Programm für die beste Wahl für Marketing-Teams, weil HubSpot wirklich alle anderen Lösungen übertrifft und rundum solide Funktionen bietet. Das Dashboard bietet verlässliche Daten und Berichte zu einzelnen Bereichen Deiner gesamten Outreach-Strategie. E-Mail, Formulare, Zielseiten, Anzeigen, Chat, Facebook Messenger – HubSpot liefert klare Informationen aus allen Bereichen und verrät Dir, welche Kanäle und Strategien die besten Leistungen erzielen.

HubSpot lässt sich in Google Workspace, Gmail und verschiedene Versionen von Outlook integrieren, und mit dem Drag-and-drop-Editor lassen sich großartige E-Mail-Kampagnen erstellen. Du kannst automatisierte Follow-up-E-Mails anlegen, um Nachrichten zu verschicken, sobald jemand ein Formular ausfüllt oder auf ein Pop-up reagiert, um Deine Kontaktliste auszubauen.

Das ist aber noch nicht alles. Du erhältst auch Zugriff auf folgende Funktionen:

  • Verfolgung der Website-Aktivität
  • Chatbots
  • Deal-Pipelines
  • Aufgaben- und Aktivitätsmanager
  • Terminplanung
  • Listensegmentierung
  • E-Mail-Tracking
  • VoIP aus Deinem CRM-System

All diese Dinge sind auch in der kostenlosen Version enthalten, zusammen mit einem App-Marktplatz, auf dem Du zahlreiche weitere Funktionen und Applikationen findest.

HubSpot hält, was es verspricht. Als Pioniere des Inbound-Marketings ist dieses Unternehmen wirklich daran interessiert, Menschen dabei zu helfen, ihr Geschäft auszubauen und stellt darum großartige Inhalte bereit. Sie scheinen etwas richtigzumachen, denn HubSpot wächst jedes Jahr weiter und wird immer beliebter.

Du bezahlst nur für die Kontakte, an die Du verkaufen möchtest. Sämtliche Mitarbeiter Deines Unternehmens erhalten Zugriff auf die kostenlosen Funktionen von HubSpot. Jetzt ausprobieren und kennenlernen.

CRM-System Nr. 2: Agile CRM Review – Das beste kostenlose CRM für den Kundensupport

Limits des kostenlosen Plans:

  • 10 Benutzer
  • 1.000 Kontakt und Datensätze

Agile CRM bietet eine der wenigen kostenlosen Lösungen, die sich für ein komplettes Team eignen. Es kann im Verkauf und im Marketing eingesetzt werden, da es über die wichtigsten CRM-Funktionen verfügt, eignet sich aber noch besser für den Einsatz im Kundendienst.

Du hast Zugriff auf ein vollständiges Helpdesk-Ticketsystem. Der Kundensupport kann Labels zuweisen, um Tickets zu organisieren und zu priorisieren. Du kannst Kunden je nach Bedarf in verschiedene Gruppen einteilen, um das Ticket automatisch an den besten Agenten weiterzuleiten.

Mir gefällt die Leistungsübersicht, da sie hilft immer den Überblick zu behalten und Warteschlangen gemeinsam zu verwalten. Du kannst Tickets basierend auf einer Reihe von Indikatoren wie Empfangsdatum, Priorität oder Service-Level-Vereinbarung anzeigen lassen.

Eine weitere zeitsparende Funktion sind die Antwortvorlagen, mit denen Du vorformatierte Antworten auf häufig gestellte Fragen vorbereiten kannst. Auf diese Weise können Deine Agenten in kürzerer Zeit genaue Informationen liefern, wodurch Ticketrückstände reduziert und Stress während der Spitzenzeiten vermieden wird.

Die einzige Funktion, die nicht in der kostenlosen Version von Agile CRM enthalten ist, ist die Wissensdatenbank, mit der Du Kundensupportdokumente erstellen und teilen kannst.

Ich konzentriere mich auf den Kundendienstaspekt von Agile CRM, es wäre aber nachlässig, wenn ich die großartigen Verkaufs- und Marketingfunktionen nicht erwähnen würde:

  • unbegrenzte Angebote
  • Lead-Scoring
  • Terminplanung
  • E-Mail-Tracking
  • E-Mail-Kampagnen
  • Verfolgung der Website-Aktivität
  • Bereich zur Erstellung von Zielseiten

Beachte, dass die kostenlose Version in Bezug auf die Automatisierung auf einen einzelnen Workflow mit fünf Knoten und einem Auslöser beschränkt ist. Ich wünschte, es wäre mehr möglich, denn der Workflow-Builder ist kinderleicht zu bedienen.

Die Automatisierung ist ein grundlegender Prozess im Kundenservice und bringt enorme Zeitersparnis, was die kostenpflichtigen Pläne wirklich attraktiv macht. Letztlich macht die Obergrenze von zehn Benutzern im kostenlosen Plan von Agile CRM dieses Programm zu einer echten Option als Helpdesk-Lösung.

Ich hatte im Zuge meiner Recherchen eine Frage zum kostenlosen Plan und habe das Unternehmen über den Live-Chat auf der Webseite kontaktiert. Ich erhielt in weniger als einer Minute eine höfliche Antwort, was mir ein wirklich gutes Gefühl gab, diese CRM-Lösung für den Kundenservice zu empfehlen.

CRM-System Nr. 3: Apptivo – Das beste kostenlose CRM für grundlegende Unternehmensführung

Limits des kostenlosen Plans:

  • 3 Benutzer
  • unbegrenzte Kontakte

Apptivo stellt erschwingliche CRM-Software her und bietet obendrein noch einen kostenlosen Plan, mit dem man grundlegende Unternehmensprozesse verwalten kann. Das CRM-System zentralisiert alle Kundeninformationen und kann Rechnungen, Kostenvoranschläge und Angebote erstellen und verwalten. Das spart Zeit und minimiert einfache Abrechnungsfehler, für deren Lösung man auch noch mal Zeit aufwenden müsste.

Die Schnittstelle ist sauber und zugänglich. Apptivo bietet die wichtigsten Kontakt- und Projektmanagementfunktionen sowie unbegrenzte Daten-Importe und Exporte.

Mit drei Benutzern, die im Starter-Plan enthalten sind, kannst Du schon eine Menge tun, um grundlegende Geschäftsprozesse zu konsolidieren und zu rationalisieren. Verwalte Arbeitsaufträge und Außendienstmitarbeiter in einem übersichtlichen Dashboard. Benutzer können Genehmigungen mit einem Klick an Kunden oder Manager übermitteln, den Kalender bearbeiten und Mitarbeiter automatisch benachrichtigen, wenn sich der Plan geändert hat.

Die Funktionen für Vertrieb und Verkauf sind im Vergleich zu der anderen kostenlosen CRM-Software auf dieser Liste eher gering, und Apptivo verfügt auch nicht über nennenswerte Marketingfunktionen. Trotzdem erhältst Du Zugriff auf Funktionen wie:

  • Rechnungsstellung
  • Schätzungen und Vorschläge
  • Beschaffung und Bestellungen
  • Außendienst und Arbeitsaufträge
  • Helpdesk
  • Produktkatalog

Natürlich gibt es auch Funktionen, von denen ich mir wünschen würde, dass sie auch im kostenlosen Plan enthalten wären, wie die Vertragsverwaltung, automatisierte Workflows, E-Signaturen und nützliche Integrationen. Diese Dinge bekommen aber nur zahlende Nutzer.

Premium gibt es bereits ab 10 $ pro Benutzer pro Monat. Dieser Plan enthält fast die gesamte Palette an Vertriebs-, Marketing- und Analysetools, bietet also ein umfassendes Erlebnis.

Wenn Du nach einer kostenlosen CRM-Software suchst, um den mit Kundenbeziehungen verbundenen Papierkram zu reduzieren, solltest Du Dich für Apptivo entscheiden. Hole Dir am besten noch heute die kostenlose Demo.

CRM-System Nr. 4: – Really Simple Systems — Das beste kostenlose CRM für den Verkauf

Limits des kostenlosen Plans:

  • 2 Benutzer
  • unbegrenzte Kontakte
  • 100 Datensätze

Really Simple Systems bietet ein robustes CRM für den Verkauf mit unbegrenzten Kontakten. Wie man vielleicht schon vom Namen erwarten würde, ist die Plattform leicht zu verstehen und einfach zu navigieren.

Ich mag dieses Produkt aufgrund der Breite seiner Funktionen. Du kannst Deine Verkaufschancen in einer Pipeline, einem Trichter oder beidem verfolgen. Füge Details hinzu, indem Du Änderungen protokollierst und Verkäufe basierend auf ihrer Wahrscheinlichkeit prognostizierst. Erstelle eigene Felder, die wichtige Kriterien erfassen, oder Tabellen. Die gesammelten Daten können dann in benutzerdefinierten Berichten und Dashboards angezeigt werden.

Du kannst alle wichtigen Informationen aus der gesamten Plattform einsehen und schnell erkennen, welche Leads mehr Aufmerksamkeit benötigen, um zu konvertieren.

Vertriebsmitarbeiter können ihre Kontakte direkt über die CRM-Plattform anrufen, denn sie ist für alle Geräte optimiert ist.

Really Simple Systems verfolgt wichtige Metriken und bietet eine wirklich großzügige Palette an CRM-Funktionen, die sich für den Vertrieb eignen. Einige der Highlights sind:

  • Pipeline-Management
  • Verkaufstrichter
  • Zeitpläne
  • Kontaktverläufe
  • Angebots- und Verkaufsprognosen
  • API-Schnittstelle
  • Integration mit Google und Outlook

Die Begrenzung auf zwei Benutzer, der einzige negative Aspekt der kostenlosen Version von Really Simple Systems. Die einzigen Funktionen, die in dieser Version nicht enthalten sind, sind Geolokalisierung, E-Mail-Integrationen und Berechtigungen für verschiedene Rollen. Ansonsten ist Really Simple Systems ein großartiges kostenloses CRM-System für Freiberufler, Berater und Kleinunternehmen, die nicht viele Vertriebsmitarbeiter haben.

CRM-System Nr. 5: – Flowlu — Das beste kostenlose CRM für die Finanzverwaltung kleiner und mittelständischer Unternehmen

Limits des kostenlosen Plans:

  • 2 Benutzer
  • 20 Kontakte

Flowlu stellt großartige, unternehmenstaugliche CRM-Lösungen her, mit denen große Unternehmen ihren Umsatz genau im Auge behalten können. Die kostenlose Version ihrer CRM-Software eignet sich für kleine bis mittelständische Unternehmen.

Die kostenlose Version von Flowlu bietet einen überraschend hohen Funktionsumfang und obwohl man auf 20 Kontakte beschränkt ist, kann man die Kundenkommunikation dennoch verbessern, um potenzielle neue Geschäftsmöglichkeiten zu schaffen. Du kannst Geschäfte abschließen, Rechnungen stellen, neue Projekt anlegen oder Verluste erfassen.

Da Du in der kostenlosen Version jedoch auf 20 Kontakte beschränkt bist, eignet sich diese nur für kleine Finanzteams. Du kannst jedem dieser Kontakt beliebig viele Projekte zuordnen und Rechnungen stellen, wodurch sich dieses System eventuell für die Lieferantenverwaltung oder Ähnliches eignen könnte.

Abteilungsleiter können ihre Ausgaben schnell prognostizieren und mit dem Budget abgleichen. Getätigte Ausgaben können Bankkonten und/oder Organisationen zugeordnet werden, die im CRM gespeichert sind. Die kostenlose Version ist allerdings auf eine Organisation und zwei Bankkonten beschränkt.

Wenn Du nach einem kostenlosen CRM-System für die Finanzverwaltung suchst, bist Du bei Flowlu genau richtig.

Weitere nennenswerte Funktionen sind:

  • Verfolgung von Zahlungsvorgängen
  • Verfolgung von Ausgaben
  • benutzerdefinierte Finanzkategorien
  • Finanz-Dashboard
  • Lead- und Kontaktmanagement
  • Verwaltung von Aufzeichnungen

Du kannst für 29 $ pro Monat jederzeit auf die Team-Version von Flowlu umsteigen. Diese beinhaltet bis zu acht Benutzer und unbegrenzte Kontakte. Das ist weniger als vier US-Dollar pro Benutzer und im Vergleich zu vielen anderen Produkten sehr preiswert.

Die kostenlose Version von Flowlu eignet sich hervorragend zur Verwaltung der finanziellen Grundlagen. Alles in allem also sehr lohnenswert. Außerdem kannst Du jederzeit auf die Premium-Version umsteigen.

Worauf bei der Wahl einer kostenlosen CRM-Software zu achten ist

Der Versuch, Kontakte und geschäftliche Beziehungen mit herkömmlichen Tabellen oder Datenbanken zu verwalten, ist mühsam, um es nett auszudrücken. Es hindert das Wachstum Deines Unternehmens. Eines Tages benötigt man ein Programm, das alle Kontakte zentralisiert und organisiert.

CRM ist so viel mehr als Kontaktverwaltung. Ein gutes System berücksichtigt binden praktisch alle kundenbezogenen Berührungspunkte und stellt Kontaktinformationen sowie Daten bereit. Wann immer einen Kauf getätigt, ein Link geklickt oder eine E-Mail geöffnet wird, werden diese Daten sofort im CRM erfasst und gemeldet.

Ein solches System kann auch in Bezug Marketingautomatisierung und Kundenerlebnis unterstützen. In der kostenlosen Version einer CRM-Software sind natürlich nicht alle Funktionen enthalten, darum sollten bei der Wahl einer kostenlosen Software folgende Kriterien berücksichtigt werden.

Limits

Unternehmen bieten kostenlose Software natürlich nicht aus wohltätigen Zwecken an. Es ist vielmehr eine kalkulierte Investition. Sie hoffen, dass Benutzer schon bald den Rest der Funktionen nutzen wollen oder die Nutzungsbeschränkungen übersteigen, damit sie die Vollversion kaufen. Wenn Dein Team oder Projektumfang jedoch klein bleibt, kann eine kostenlose CRM-Software eine Weile ausreichen.

Fast jede Software hat gewisse Nutzungsbeschränkungen, unter anderem:

  • Maximale Anzahl der Benutzer
  • Maximale Anzahl der Kontakte
  • Maximale Anzahl der Datensätze

Es ist wichtig, vorher einzuschätzen, ob die gesetzten Limits ausreichen.

Kontaktverwaltung und -Verfolgung

Viele kostenlose CRM-Systeme bieten einen eingeschränkten Funktionsumfang. Gerade die Funktionen für Kontaktverwaltung und -Verfolgung sind wichtig, weil dies schließlich die Kernaufgabe des Customer-Relationship-Managements (CRM) ist.

Alle Produkte auf meiner Liste verfügen über eine intuitive Benutzeroberfläche, die Kontakte und Daten auf einen Blick zur Verfügung stellen. Einige verfügen über Funktionen, die auf Marketing und Verkauf ausgerichtet sind, wie Trichter und Lead-Scoring, andere über Helpdesk-Funktionen und Ticketing-Systeme für den Kundensupport.

Die Wahl Deines Systems ist von seinem Einsatz und Deinem Team abhängig. Reichen die enthaltenen Funktionen der kostenlosen Version aus?

Arbeitsabläufe und -Prozesse

Passt das neue System in Deine aktuellen Arbeitsabläufe und -prozesse?

Die meisten Anbieter lassen zwei oder drei Benutzer in der kostenlosen Version zu. Das ist schon mal ein guter Anfang, aber verfügst Du auch über die richtige Collaboration-Software, um effektiv im Team arbeiten zu können?

Dies wirft wiederum die Frage nach Integrationen auf.

Jeder Anbieter behauptet, dass seine Lösung sofort einsatzbereit ist. Die Wahrheit sieht aber oft komplizierter aus, da das Programm vielleicht mit Microsoft Outlook verknüpft werden muss, um es ideal nutzen zu können. Vielleicht brachst Du auch eine Schnittstelle zu Shopify oder WooCommerce.

Dein neues CRM-System muss sich mit den Programmen und Tools kombinieren lassen, die Du bereits verwendest. Bonuspunkte gibt es für direkte Integrationen, da diese schneller eingerichtet sind, weniger Wartungsaufwand erfordern und Daten besser synchronisieren.

Langfristiger Ausblick

Dein CRM-System ist nicht wirklich kostenlos, auch wenn es nichts kostet, Du musst nämlich trotzdem Zeit investieren. Im Idealfall findest Du aber ein Produkt, das Du wirklich gerne verwendest und mit dem Du wachsen kannst.

Du wirst irgendwann an Deine Grenzen stoßen. Dann musst Du zu einem kostenpflichtigen Plan wechseln. Dies sollte problemlos und innerhalb weniger Minuten möglich sein.

Ist die nächst höhere Preisstufe trotzdem noch erschwinglich? Liefert sie mehr nützliche Funktionen?

Sobald Du einen bestimmten Punkt erreicht hast, musst Du Dir keine Gedanken mehr über den Preis machen. Dann kannst Du für Deine CRM-Software bezahlen. Bis dahin solltest Du jedoch das Meiste aus der Freemium-Version herausholen.

Fazit

Du kannst durchaus eine kostenlose CRM-Lösung finden, die alle Grundlagen abdeckt. Der Anbieter Software versucht natürlich potenzielle Kunden zu gewinnen. Es gibt Dir lediglich einen kleinen Vorgeschmack auf sein Produkt.

Vor diesem Hintergrund teile ich hier noch mal meine vollständige Liste der besten kostenlosen CRM-Systeme:

  1. HubSpot CRM – Das beste kostenlose CRM fürs Marketing
  2. Agile CRM – Das beste kostenlose CRM für den Kundensupport
  3. Apptivo – Das beste kostenlose CRM für grundlegende Unternehmensführung
  4. Really Simple Systems – Das beste kostenlose CRM für den Verkauf
  5. Flowlu – Das beste kostenlose CRM für die Finanzverwaltung kleiner und mittelständischer Unternehmen

HubSpot CRM ist ein Alleskönner. Dieses System bietet den größten Funktionsumfang und eignet sich hervorragend für das Marketing … in diesem Bereich ist HubSpot unübertroffen.

Falls Du ein CRM-System suchst, das auf den Vertrieb ausgerichtet ist, würde ich Really Simple Systems empfehlen.

Agile CRM bietet eine solide Lösung für den Kundenservice. Du erhältst Zugriff auf alle Helpdesk-Funktionen und das Ticketing-System. Die Funktionen für Vertrieb und Marketing sind ebenfalls ziemlich umfangreich, obwohl HubSpot in dieser Hinsicht nicht zu schlagen ist.

Flowlu macht die Verwaltung von Finanzen dank seiner einzigartigen Funktionen zu einem Kinderspiel. Du kannst Kosten und Einnahmen verfolgen. Diese Funktionen findest Du zwar auch in anderen kostenpflichtigen CRM-Systemen, bei Flowlu sind sie jedoch bereits in der kostenlosen Version enthalten.

Apptivo eignet sich für die Verwaltung grundlegender Geschäftsprozesse. Die kostenlose Version ermöglicht die Verwaltung täglicher Aufgaben und Kundenbeziehungen sowie Automatisierungen verschiedener Prozesse.

Ich liebe kostenlose Testversionen, doch kann man nach 14 Tagen wirklich schon sagen, ob man das richtige System gefunden hat?

Wenn man sich jedoch zuerst für die kostenlose Version einer neuen Software entscheidet, kann man diese ausgiebig und ohne zeitliche Einschränkungen testen und dann bei Bedarf auf einen kostenpflichtigen Plan mit erweiterten Funktionen umsteigen.

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Neil Patel

source: https://neilpatel.com/de/blog/kostenlose-crm-software/