Die besten Bewerbermanagementsysteme im Vergleich

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Hier ist ein typisches Unternehmensklischee: “Die Mitarbeiter einer Firma sind das größte Kapital.”

Darum ist der Personalbeschaffungsprozess so kompliziert. Der Prozess der Personalbeschaffung besteht aus mehreren wichtigen Schritten, darunter auch der Prozess der Stellenausschreibung und der Bewerberauswahl.

Hier sind ein paar interessante Statistiken:

Auf jede Stellenausschreibung kommen im Durchschnitt 250 Bewerber. Trotzdem sagen 45 % aller Unternehmen, dass sie keine geeigneten Kandidaten finden können.

Der Überschuss an Bewerbern und die oft sehr speziellen Voraussetzungen machen Personalberatern oft das Leben schwer, was uns schon zur nächsten interessanten Statistik bringt, die Prüfung einer Bewerbung dauert im Schnitt nämlich nur sechs Sekunden.

Sechs Sekunden reichen selbstverständlich nicht aus, um jedes Mal die richtige Entscheidung zu treffen, vor allem dann, wenn das Unternehmen ganz bestimmte Anforderungen an den Kandidaten hat.

Die Technologie bringt gleichzeitig große Fortschritte, denn wir können Personalbeschaffungsprozesse, die früher manuell erledigt werden mussten, automatisieren. 

Ein Bewerbermanagementsystem, auch Applicant Tracking System oder kurz ATS genannt, ermöglicht die schnellere und bessere Verwaltung qualifizierter Bewerbung aus unterschiedlichen Quellen in einer einzigen Software.

Dieses System dient Abteilungen und Führungskräften auf bei der Suche nach geeigneten internen Kandidaten. Professionelle Personalagenturen können eine solche Software ebenfalls benutzen.

Studien zufolge stimmen 86 % aller Personalbeschaffer zu, dass ein Bewerbermanagementsystem den Einstellungsprozess beschleunigt und 78 % sagen, dass sie mit einem solchen System qualifiziertere Bewerber finden.

Die Bewerberbeschaffung muss nicht länger zeitaufwendig oder anstrengend sein.

Ich werde Dir in diesem Artikel einige der besten Bewerbermanagementsysteme vorstellen, mit deren Hilfe Du ohne großen Aufwand geeignete neue Mitarbeiter für Dein Unternehmen finden kannst.

5 Bewerbermanagementsysteme für die Personalbeschaffung

  1. BambooHR
  2. Bullhorn
  3. SAP SuccessFactors
  4. Workable
  5. JazzHR

So findet Du das beste Bewerbermanagementsystem für Dein Unternehmen

Jedes Unternehmen hat ganz besondere Anforderungen für die Personalbeschaffung, ja nach Branche, Größe, Arbeitsbereich und so weiter, demnach gibt es kein Bewerbermanagementsystem, das jedem Unternehmen gleichermaßen gerecht wird.

Es gibt bestimmte Faktoren, die auf die Qualität und den Verwendungszweck der Software schließen lassen. Ich werden die wichtigsten Faktoren im Folgenden kurz erläutern.

Art der Software

Software wird immer für einen bestimmten Zweck entwickelt, so auch Bewerbermanagementsysteme.

Einige Systeme sind auf die Verarbeitung besonders vieler Bewerber ausgelegt und werden in der Regel von Großunternehmen verwendet, andere werden speziell für kleine Unternehmen entwickelt.

Dann gibt es Programme, die für Personalagenturen gedacht sind.

Ich gehe später im Vergleich noch genauer auf die unterschiedlichen Arten der vorgestellten Software ein.

Einstellungsfrequenz neuer Mitarbeiter

Ein Unternehmen, das jedes Jahr 20 neue Mitarbeiter einstellt, hat natürlich andere Bedürfnisse als ein Unternehmen, das jeden Monat 20 neue Mitarbeiter einstellt. Das Bewerbermanagementsystem ist natürlich auch von der Frequenz, mit der Du neue Mitarbeiter einstellen willst, abhängig.

Oft wird bei Bewerbermanagementsystemen die Anzahl der Nutzer eingeschränkt. Viele Anbieter haben zudem Zusatzfunktionen für große Unternehmen, die viele Mitarbeiter rekrutieren müssen, weil der Personalbeschaffungsprozess in diesen Fällen komplizierter und aufwendiger ist.

Wie findet man also die richtige Software?

Beantworte zunächst die folgenden Fragen:

  • Wie oft muss ich neue Mitarbeiter einstellen?
  • Wie viele Mitarbeiter stelle ich im Durchschnitt auf einmal ein? Viele oder wenige?

Die Antwort auf diese Fragen wird Dir bei der Auswahl des richtigen Systems für Dein Unternehmen helfen.

Funktionsumfang

Viele Systeme verfügen über Zusatzfunktionen, die Dir die Auswahl geeigneter Mitarbeiter zusätzlich erleichtern. Zu diesen Funktionen gehören beispielsweise Tools für die schnellere Vorauswahl von Bewerbern, Bewerber auf Wiedervorlage legen, Karriereportal und Weiterbildungen, Analysefunktionen oder Spezialfunktionen für die Personalplanung.

Du musst eine Plattform finden, die Deinen aktuellen Ansprüchen gerecht wird, gleichzeitig jedoch skalierbar ist. Im Falle von Kleinunternehmen würde sich beispielsweise ein cloudbasiertes System anbieten, weil dies sofort einsatzbereit ist und flexibel angepasst werden kann.

Große Unternehmen mit großem Budget können sich eine eigene Personalabteilung und ein Support-Team leisten, darum muss es in diesem Fall nicht unbedingt eine cloudbasierte Software sein.

Verfügbares Budget

Das Budget fällt jeweils unterschiedlich aus. Sei es Marketing oder Personalabteilung, jede Abteilung muss sich innerhalb des verfügbaren Budgets bewegen.

Das Bewerbermanagementsystem muss Deinen Ansprüchen gerecht werden, darf aber trotzdem nicht das verfügbare Budget übersteigen.

Gut, dass Dir unterschiedliche Lösungen zur Auswahl stehen.

Es gibt Systeme, die weniger als 50 Cent pro Mitarbeiter kosten, falls Du Dich für ein System mit optionalen Zusatzfunktionen entscheidest. Andere kosten 249 Euro pro Monat.

Welche Arten von Bewerbermanagementsystemen gibt es?

Ich stelle Dir jetzt die unterschiedlichen Arten von Bewerbermanagementsystemen in einer kurzen Übersicht vor.

Kleinunternehmen, mittelständisches Unternehmen oder Großunternehmen

Kleinunternehmen haben bis zu 50 Mitarbeiter und in der Regel keine eigene Personalabteilung.

Unternehmen mit bis 500 Mitarbeitern würde ich als mittelständisch bezeichnen und alles über 500 Mitarbeiter fällt in die Kategorie Großunternehmen. Mittelständische Unternehmen sind eher auf Wachstum ausgelegt und würden darum eventuell mit einer Personalagentur zusammenarbeiten, während große Unternehmen bereits über eine eigene Personalabteilung und eine IT-Abteilung verfügen.

Die Frequenz, mit der diese Unternehmen jeweils Mitarbeiter einstellen müssen, fällt natürlich auch unterschiedlich aus.

Personalagenturen würden beispielsweise von Softwarelösungen mit Sourcing-, Tracking- und Vertragsoptionen profitieren, während Großunternehmen eventuell sogar weitere Funktionen oder Personalisierungen benötigen.

Große Unternehmen oder Konzerne sollte darum gezielt nach Programmen suchen, die mit Jobbörsen verknüpft oder Karriereportalen werden können. Zudem wären weitere Funktionen wie das automatische Verifizieren der elektronischen Signatur, die Prüfung des Führungszeugnisses und natürlich eine Schnittstelle zum Personalinformationssystem durchaus sinnvoll.

Personalabteilung oder Personalagentur

Einige Bewerbermanagementsysteme sind speziell für Personalabteilungen von Unternehmen entwickelt worden, weil die Prozesse und Arbeitsabläufe oft hochgradig personalisiert und automatisiert werden müssen. Andere Systeme sind für Personalagenturen oder besonders schnell wachsende Unternehmen gedacht.

Es gibt natürlich Systeme, die von beiden Gruppen genutzt werden können, es wäre jedoch besser, wenn Du eine Software finden würdest, die perfekt zu Deinem Unternehmen passt.

All-In-On oder Zusatzfunktionen

Der Funktionsumfang ist vom jeweiligen Unternehmen und der Nutzung abhängig. Viele Systeme bieten Zusatzfunktionen wie SEO, Lohn- und Gehaltsabrechnung oder ein eingebautes CRM-System an, doch nicht alle Bewerbermanagementsysteme bieten diese Funktionsvielfalt.

SEO-Funktionen sind immer sinnvoll, weil die Stellenausschreibungen ja gefunden werden sollen. Zwar verfügt nicht jedes Unternehmen über ausreichend Traffic, um interessierte Bewerber anzuziehen, manchmal stolpert ein geeigneter Kandidat aber trotzdem über die “Karriere”-Seite.

CRM-Systeme erleichtern die Verwaltung und Verfolgung geeigneter Kandidaten und bieten oft auch Funktionen zur Weiterbildung von Mitarbeitern an.

Nur Bewerberauswahl oder gesamter Einstellungsprozess

Es gibt zwei Arten von Bewerbermanagementsystemen. Systeme für die Bewerberauswahl und Systeme, die den gesamten Einstellungsprozess unterstützen.

Die Art des Systems lässt sich schnell an den gelieferten Funktionen erkennen, u. a. an Funktionen zur Interviewterminplanung, der Verwaltung und Signatur von Dokumenten, Notiz- sowie Kalenderfunktion und Integrationen.

Nach eigener Recherche und dem Testen unterschiedlicher Systeme würde ich Dir eins der folgenden fünf Produkte empfehlen.

Ich gehe im Folgenden genauer auf die Funktionen, Vorteile und Preise jeder Software ein.

Nr. 1: BambooHR – Der allgemeine Testsieger

BambooHR ist die ideale Lösung für den Personalbeschaffungs- und Einstellungsprozess. Dieses System ist zwar etwas teurer, bietet dafür aber mehr Funktionen, wodurch sich die Investition schon wieder lohnen kann.

Das Bewerbermanagementsystem von BambooHR eignet sich für kleine bis mittelständische Unternehmen. Es ist leicht zu bedienen, übersichtlich und macht die Verwaltung der Kandidaten von der Bewerbung bis hin zur Einstellung zum Kinderspiel.

Mit diesem System kannst Du Stellenausschreibungen ganz bequem von unterwegs aus veröffentlichen und bekommst Zugriff auf Top-Kandidaten führender Plattformen und Jobportale wie LinkedIn, Facebook, Indeed und Twitter. Die mobile App gibt es für Android und iOS.

Jobangebote können auch ganz bequem direkt aus dem Programm heraus verschickt werden. Zudem kannst Du mit Deinem Team kollaborieren, um den Einstellungsprozess zu optimieren und automatisierte Benachrichtigungen einstellen.

Da BambooHR eine umfassende Personalverwaltungssoftware ist, können aktuelle und neue Mitarbeiter ebenfalls mit diesem Programm verwaltet werden.

Zu erwähnende Merkmale:

  • Benutzerfreundlich
  • Vereinfachte Prozesse, einfache Handhabung und überzeugende Funktionen zur Bewerber- sowie Mitarbeiterverwaltung
  • Personalisierbare E-Mail-Vorlagen
  • Automatisiertes E-Mail-System
  • Terminvorlage für Bewerberinterviews
  • Schnittstellen zu bekannten Jobbörsen und sozialen Netzwerken

Preis

BambooHR bietet zwei Pläne an: Essentials und Advantage.

Zwar verfügen beide Pläne über tolle Funktionen, das Bewerbermanagementsystem ist jedoch nur im Advantage-Plan enthalten. Wenn Du nur das Bewerbermanagementsystem nutzen möchtest, solltest Du Dich für einen anderen Anbieter entscheiden.

Die Preise werden leider nicht geteilt, Du müsstest bei Interesse also ein kostenloses Angebot anfordern.

Vorteile

  • Überzeugendes Design
  • Einfache und schnelle Einrichtung
  • Offene Schnittstellen für Drittanbieter und Applikationen
  • Umfassende Personalmanagementsoftware

Nachteile

  • Teuer
  • Das Bewerbermanagementsystem ist nicht im günstigeren Einstiegsplan enthalten

Nr. 2: Bullhorn – Das Bewerbermanagementsystem für Großunternehmen

Bullhorn ist ein leistungsstarkes und einfach zu nutzendes Bewerbermanagementsystem für den Einstellungsprozess, das sowohl auf Desktop, mobilen Geräten und über den Internetbrowser zugänglich ist. Die maßgeschneiderte Lösung eignet sich hervorragend für die Personalverwaltung großer Unternehmen und Agenturen.

Du kannst die Kandidaten im Bewerbungsprozess verfolgen, verwalten und mit Teammitgliedern kollaborieren.

Bullhorn automatisiert den Einstellungsprozess für Dich. Das Programm bietet über 100 Schnittstellen für personalisierte Softwares, damit Du das System ganz nach Deinen Wünschen gestalten kannst. Es gibt sogar Funktionen für die Zeiterfassung und Rechnungsstellung.

Du kannst Bullhorn nutzen, um Kunden oder Bewerber zu verwalten.

Ich würde diese Software aufgrund der Komplexität und des Umfangs jedoch nur Personalagenturen und Großunternehmen empfehlen, denn für kleine Unternehmen und Personalabteilungen ist Bullhorn sicherlich zu umfangreich und zu teuer.

Zu erwähnende Merkmale:

  • Automatische Bewerbererfassung
  • Einfaches Hinzufügen neuer Kandidaten aus Jobbörsen
  • Mobile Rekrutierungssoftware zum Anzeigen und Verwalten von Datensätzen
  • LinkedIn- und E-Mail-Integration
  • Dashboard-Berichte
  • Erleichtert das Hinzufügen von Notizen zu Datensätzen
  • Aktualisierung von Datensätzen in Echtzeit
  • Berichte und Verwaltungsoptionen zur Überprüfung der Fortschritte im Einstellungsprozess

Preis

Bullhorn bietet drei Pläne an: Team, Corporate und Enterprise.

Die Preise sind nicht einsehbar, darum musst Du bei Interesse ein Preisangebot anfragen.

Vorteile

  • Tolle Benutzeroberfläche
  • Gmail- und Outlook-Integration
  • Intuitive Funktionen, übersichtliches Layout und einfache Dateneingabe 
  • Personalisierbarkeit
  • Für den deutschen Markt geeignet

Nachteile

  • Sehr teuer
  • Keine mobile App für iOS oder Android

Nr. 3: SAP SuccessFactors – Das beste cloudbasierte Bewerbermanagementsystem

Das Ziel von SAP SuccessFactors ist die Bereitstellung eines umfassenden Bewerbermanagementsystems, mit dem Unternehmen schnellen Zugriff auf neue Talente erhalten. Die Software ist extrem verlässlich und darum eine tolle Option für jedes Unternehmen.

SuccessFactors bietet zahlreiche unterstützende Features, darunter auch Funktionen fürs Bewerbermanagement, den Einstellungsprozess, Talentmanagement und Schulungen. Du erhältst auf Wunsch auch Zugriff auf Leistungsberichte, Funktionen zur Mitarbeitermotivation sowie Funktionen für die Lohn- und Gehaltsabrechnung.

SuccessFactors ist ein globales, cloudbasiertes Personalmanagementsystem, das die Prozesse der Personalrekrutierung vereinfacht.

Besonders gut gefallen uns die Übersichtlichkeit sowie die umfangreichen Analysefunktionen zur Berichterstattung.

Zu erwähnende Merkmale:

  • Lokalisiertes Bewerbererlebnis in 46 Sprachen und in fast 200 Ländern 
  • Kampagnen für den Beziehungsaufbau zu passiven Talenten
  • Einstellungsprozess mit elektronischen Unterschriften
  • Angebotsschreiben und Einstellungsformulare
  • Umfassende Instrumente für die Ansprache und Anwerbung begehrter Fachkräfte über Jobbörsen, soziale Netzwerke und Universitäten weltweit
  • Konsistenz dank Automatisierung, Regeln und Self-Service-Tools

Preis

SAP SuccessFactors ist als SaaS über ein monatliches Abonnement verfügbar, das auf der Anzahl der Benutzer basiert. Der Preis beträgt drei US-Dollar pro Benutzer und Monat. Alternativ kannst Du die HCM-Suite für 84,53 USD pro Benutzer im Jahresabo nutzen.

Vorteile

  • Tolle Funktionen für kleine und mittelständische Unternehmen
  • Intuitive Einrichtung und Nutzung
  • Demovideos und Schulungen
  • Überragende Berichterstattung
  • Eignet sich für schnell wachsende Unternehmen
  • Für den deutschen Markt geeignet

Nachteile

  • Teurer als viele Konkurrenzprodukte
  • Keine Zusatzfunktionen

Nr. 4: Workable – Das beste Bewerbermanagementsystem für kleine bis mittelständische Unternehmen

Workable ist aufgrund der einfachen Nutzung die beste Lösung für kleine bis mittelständische Unternehmen. Das umfassende System verfügt sogar über eine mobile App.

Die Bewerbermanagementlösung verfügt über Schnittstellen zu bekannten Jobbörsen und ein personalisierbares Dashboard, mit dem Du Deinen Einstellungsprozess noch effizienter gestalten kannst.

Workable hilft Unternehmen aller Größe dank automatisierter Prozesse bei der Suche und Einstellung geeigneter neuer Mitarbeiter.

Stellenausschreibungen können dank künstlicher Intelligenz und maschinellen Lernprozessen mit einen Klick auf über 200 Jobportalen veröffentlicht werden. Bewerber können im Team analysiert und bewertet werden. Wiederkehrende Aufgaben wie die Vereinbarung von Bewerbungsgesprächen sind auch problemlos möglich.

Workable verfügt über zahlreiche praktische Zusatzfunktionen, die gegen einen Aufpreis erhältlich sind.

Das System ermöglicht die Optimierung des gesamten Einstellungsprozesses von der Veröffentlichung der Stellenausschreibung bis hin zur Vertragsunterzeichnung. Das Programm ist skalierbar, da erweiterte Funktionen für die Bewerberauswahl und das Bewerbermanagement im Jahresabo enthalten sind.

Zu erwähnende Merkmale:

  • Datenschutzfunktion mit Zugriffsrechten für die Personalabteilung
  • Vertraulichkeitskontrolle
  • Organisierte Prozesse mit Rollenzuweisung für die Joberstellung und Stellenausschreibung
  • Produktivitäts- und Aktivitätsberichte
  • Gleichzeitige Veröffentlichung von mehreren Stellenausschreibungen auf unterschiedlichen Jobbörsen
  • Interviewplanung mit Kalender-Synchronisation
  • Jobangebote und Single Sign-on (SSO)

Preis

Workable bietet zwei Pläne an: Hire As Needed und Hire At Scale. Der “Hire As Needed”-Plan kostet 99 USD pro Stellenausschreibung. Der Preis für den “Hire At Scale”-Plan ist nicht einsehbar.

Du kannst die 15-tägige kostenlose Testversion nutzen, um das Programm auszuprobieren.

Vorteile

  • Einfache Benutzeroberfläche
  • Robuste Integration
  • Tolle E-Mail- und Interviewvorlagen
  • Gut strukturiert

Nachteile

  • Begrenzte Personalisierung
  • Suchfunktion müsste verbessert werden
  • Unzureichende Kundenbetreuung

Nr. 5: JazzHR – Das beste Bewerbermanagementsystem für Personalabteilungen und Personalagenturen

JazzHR ermöglicht die nahtlose Veröffentlichung von Stellenausschreibung, Terminplanung für Bewerbungsgespräche und bietet zahlreiche Funktionen für weitere Aspekte des Einstellungsprozesses. Du kannst die Software benutzen, um Stellenangebote, Kandidaten, Lebensläufe, Kunden und Kontakte zu organisieren und nachzuverfolgen.

Das intuitive Bewerbermanagementsystem automatisierte manuelle Prozesse und bietet Personalvermittlern und Personalmanagern Funktionen zur schnellen und effizienteren Auswahl geeigneter Kandidaten. Kein Wunder also, dass über 5.000 Unternehmen weltweit auf JazzHR vertrauen!

JazzHR ist die ideale Lösung für Personalagenturen und Personalabteilungen. Das System verfügt über ein benutzerbasiertes Abrechnungsmodell, wodurch Kosten gespart werden können.

Die Software kann personalisiert werden und lässt sich perfekt auf die Bedürfnisse Deines Unternehmens und Deiner Personalabteilung zuschneiden.

Zu erwähnende Merkmale:

  • Effiziente Bewerberauswahl mit Branding-Funktionen
  • Stellenausschreibung und Syndizierung
  • Funktionen für Teamkollaboration
  • Jobspezifische Rekrutierungsteams
  • Compliance Management und Berichterstattung
  • Interviewplanung und -Bewertung
  • Stellenangebote und elektronische Unterschriften

Preis

JazzHR bietet drei Pläne: Hero, Plus und Pro.

Hero eignet sich für bis zu drei Stellenausschreibungen und kostet 39 USD pro Monat. Dieser Plan eignet sich aufgrund des niedrigen Preises zwar für kleine Teams, kommt dafür aber ohne Bewerbermanagementsystem.

Für Funktionen zur Vereinbarung von Bewerbungsgesprächen oder der Bewertung von Kandidaten solltest Du entweder Plus (für 219 USD pro Monat) oder Pro (für 329 USD pro Monat) benutzen.

Du kannst die 21-tägige kostenlose Testversion benutzen, um das Programm auszuprobieren.

Vorteile

  • Benutzerfreundlich und flexibel
  • Integration für vereinfachte Stellenausschreibung und Verwaltung
  • Automatische Ablehnung nicht qualifizierter Kandidaten
  • Ermöglicht das Verfolgen von Interview-Notizen der Bewerbungsgespräche

Nachteile

  • Berichte könnten verbessert werden
  • Leider keine mobile App

Zusammenfassung

Die Wahl der richtigen Software fürs Bewerbermanagement ist wichtig, weil die Mitarbeiter das Fundament des Unternehmens sind.

Ich hoffe, wir konnten Dir eine kleine Übersicht über die verfügbaren Bewerbermanagementsysteme verschaffen. Nutze diesen Artikel am besten als Grundlage und Leitfaden, um selbst nach geeigneten Systemen für Dein Unternehmen und Deine Ansprüche zu suchen.

Mit einer Bewerbermanagementsoftware kannst Du geeignete Kandidaten schneller finden, auswählen und auf diese Weise qualifiziertere Mitarbeiter finden. Worauf wartest Du noch? Hol Dir am besten sofort ein Bewerbermanagementsystem.

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