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Los software de colaboración se han convertido en una herramienta imprescindible para las empresas hoy en día.
Con equipos dispersos en diferentes ubicaciones trabajando de forma remota, estas herramientas mantienen claras las líneas de comunicación.
Desde simples check-ins y actualizaciones de estado en tiempo real hasta la gestión de proyectos en curso, los software de colaboración facilitan que todos se mantengan en sintonía.
Tu organización puede incluso utilizar estas soluciones para mejorar la forma en que trabajas con clientes, contratistas y partes interesadas ajenas a tu empresa.
Pero para aprovechar estos beneficios, tu primera tarea será encontrar el software de colaboración adecuado para tu empresa. Las personas trabajan bien juntas de diferentes maneras. ¿Cuál de estas buenas opciones aportará beneficios tangibles a tu equipo?
Para facilitar tu decisión, utiliza las recomendaciones que he revisado y la guía de compra disponible en esta publicación.
#1 – Revisión de Zoho Projects: el mejor software de colaboración con muchas funciones
Zoho Projects es una de las herramientas de colaboración más populares y fáciles de usar del mercado actual. El software facilita a los equipos la colaboración, la planificación y el seguimiento del trabajo de manera más eficiente.
Como es una solución basada en la nube, puedes usar Zoho Projects para colaborar y gestionar tareas desde cualquier lugar.
Puedes hacer un seguimiento de las actividades con facilidad en esta plataforma sencilla. Independientemente de la cantidad de información que ingreses, sigue siendo fácil estar al tanto de la información con la interfaz limpia que tiene.
En comparación con otras herramientas que existen, Zoho Projects está repleto de funciones robustas. Sin embargo, nunca se siente abarrotado o demasiado cargado. Aquí tienes un breve resumen de algunas de mis funciones favoritas:
- Gestión de tareas con tableros Kanban
- Establecer dependencias entre las tareas en función del orden en que se completan
- Mapeo de todo el flujo de trabajo
- Diagramas de Gantt
- Informes de tareas
- Herramientas de control de horas
- Sistema de seguimiento de incidentes
- Gestión de acuerdos de nivel de servicio (SLA, por su sigla en inglés)
- Automatizaciones
Zoho Projects incluso ofrece soluciones específicas para sectores como el de desarrollo de software, inmobiliario, construcción, marketing, educación, entre otros.
Su uso es gratuito para tres usuarios. Estás limitado a dos proyectos, pero obtienes las herramientas de gráficos Gannt y la aplicación móvil. Los planes premium comienzan en solo 5 dólares por usuario al mes y admiten hasta 50 usuarios. Puedes probar Premium gratis con una prueba de 10 días.
#2 – Revisión de Wrike: la mejor herramienta de gestión de proyectos todo en uno
Wrike es una solución de gestión de proyectos potente y versátil. El software facilita que tu equipo tenga un control y una visibilidad completos de los proyectos y tareas.
Si estás buscando un software de colaboración con un énfasis principal en la gestión de proyectos, esta será una de las mejores opciones a considerar.
Más de 20.000 empresas de todo el mundo confían en Wrike, entre las que se encuentran grandes nombres como Dell, Google, Airbnb y Siemens. Veamos con más detalle algunas de sus características y beneficios:
- Gestión ágil de proyectos
- Paneles de control y flujos de trabajo personalizados
- Automatización de procesos
- Comentarios y edición en tiempo real
- Notificaciones
- Edición en vivo e informes dinámicos
- Facilidad para compartir información con las partes interesadas
- Visibilidad de extremo a extremo y actualizaciones en tiempo real
- Seguridad de nivel empresarial
- Intercambio de archivos y archivos adjuntos
Wrike es una opción popular para equipos de marketing, profesionales creativos y equipos de desarrollo de productos. Sin embargo, es lo suficientemente versátil como para adaptarse a las necesidades de cualquier tipo de negocio.
El software es gratuito para hasta cinco usuarios. Pero tendrás que actualizar a un plan de pago para aprovechar al máximo las funciones de planificación y colaboración de proyectos. Los planes de pago cuestan a partir de 9,80 dólares por usuario al mes. Pruébalo gratis por 14 días.
#3 – Revisión de Slack: el mejor en mensajería para equipos
Slack es un nombre que muchos de ustedes ya conocen. En los últimos años se ha convertido rápidamente en la plataforma de referencia para la mensajería empresarial interna.
Tanto si trabajas a distancia como en una oficina tradicional, Slack será una excelente opción a considerar.
Más de 750.000 empresas confían en Slack para la colaboración en equipo. Aquí tienes un breve resumen de algunas de sus características y aspectos más destacados:
- Mantente organizado con los canales de Slack para proyectos, equipos o temas
- Capacidades para compartir archivos
- Llamadas de audio y video con pantalla compartida
- Integración con más de 2200 aplicaciones (Zoom, Jira, Salesforce, Google Drive, etc.)
- Crea tus propios flujos de trabajo para ahorrar tiempo
- Utiliza la API de Slack para integrar tus herramientas internas
- Escalabilidad y seguridad de nivel empresarial
- Posibilidad de colaborar con socios como clientes, contratistas, proveedores, etc., agregándolos a los canales
Los planes comienzan en solo 6,67 dólares por usuario al mes. Todos los planes incluyen mensajería ilimitada. Independientemente del tamaño de tu equipo o del sector, Slack es la mejor herramienta de colaboración cuando se trata de mensajería para equipos.
#4 – Revisión de Trello: el mejor para una gestión sencilla de tareas
Trello es una solución sencilla para la gestión de tareas. Tanto para el trabajo en curso como para los proyectos, es una de las mejores maneras de que todo tu equipo colabore y se mantenga organizado.
Con la ayuda de los tableros, tarjetas y listas de Trello, las empresas de cualquier sector pueden utilizar esta plataforma para mejorar la productividad.
Aquí tienes una rápida explicación de lo que puedes hacer con el software de colaboración de Trello:
- Añadir comentarios, archivos adjuntos y fechas de vencimiento a las tarjetas
- Crear tableros para separar proyectos y equipos
- Automatización del flujo de trabajo integrada (activadores basados en reglas, fechas de vencimiento, etc.)
- Agregar listas para crear un flujo de trabajo único para cada proyecto
- Integración con aplicaciones de terceros que ya utilizas
- Colaborar desde cualquier lugar con la aplicación móvil de Trello (iOS y Android)
- Notificaciones y etiquetado de equipos
- Facilidad para asignar tareas o tarjetas a uno o varios usuarios
Trello cuenta con la tecnología de Atlassian, líder mundial en el sector de gestión de proyectos y software. Así sabes que es una solución con la que puedes contar. Es por eso que más de un millón de equipos en todo el mundo confían en Trello.
Este software de colaboración es gratuito para hasta 10 tableros con tarjetas y listas ilimitadas. Los planes de pago cuestan a partir de 10 dólares por usuario al mes. Empieza con una demostración gratuita.
#5 – Revisión de Flock: el mejor para el trabajo a distancia
Flock es otra herramienta de colaboración centrada principalmente en la mensajería. Pero es un poco más avanzado que Slack en términos de funciones y capacidades.
El software es ideal para equipos que trabajan en colaboración desde ubicaciones remotas.
Con Flock, puedes mantener todos tus mensajes, aplicaciones y herramientas de productividad organizados en un mismo lugar. Estas son algunas de sus características que vale la pena destacar:
- Mensajes en tiempo real
- Canales y directorio de equipos personalizables
- Videoconferencias
- Capacidad de compartir la pantalla
- Intercambio de archivos
- Búsqueda potente (de mensajes, enlaces, documentos, etc.)
- Herramientas de productividad para compartir notas, listas de tareas, recordatorios, encuestas, etc.
- Integración con más de 50 aplicaciones (Google Drive, Asana, Twitter, etc.)
Para equipos pequeños, Flock es gratis con 10 canales incluidos. También obtienes mensajes ilimitados individuales y de grupo. Los planes de pago cuestan a partir de 4,50 dólares por usuario al mes, lo que es un excelente precio.
Prueba Flock de forma gratuita por 30 días.
#6 – Revisión de BlueJeans: el mejor para conferencias de audio y video
Para aquellos que necesiten un software de colaboración para conferencias telefónicas, no busquen más que BlueJeans. Es una forma simple y segura de capacitar a tu personal remoto con conferencias de audio y video.
Marcas como Zillow, Facebook, ADP, Intuit y National Geographic confían en BlueJeans para la colaboración en equipo.
Veamos con más detalle qué es lo que hace que BlueJeans sea tan bueno cuando se trata de colaboración:
- Colaboración con conferencias de vídeo, audio y web desde cualquier dispositivo
- Controles de reuniones en vivo y alertas automáticas
- Puntos destacados de la reunión y transcripciones
- Seguridad de nivel empresarial
- Interoperabilidad con un solo toque
- Calidad de llamada excepcional con vídeo HD y audio Dolby Voice
- Compartir contenido dinámico
- Red de aplicaciones para integración con el software (Microsoft Teams, Slack, etc.)
- Asistencia 24/7
- Reuniones individuales ilimitadas
- Reuniones de grupo ilimitadas
Los planes cuestan a partir de 9,99 dólares por host al mes. Si aún no estás convencido, puedes tener acceso ilimitado a BlueJeans y a todas sus funciones de forma gratuita con una prueba de 7 días.
En qué me fijé para encontrar los mejores software de colaboración
Como se mencionó anteriormente, existen muchas herramientas de colaboración diferentes disponibles en el mercado hoy en día. Con docenas, si no cientos, de opciones entre las que elegir, encontrar la mejor opción para tu empresa puede parecer una tarea ardua.
Para facilitar el proceso de compra, he identificado los factores principales que deben tenerse en cuenta al evaluar diferentes opciones. A continuación, explicaré rápidamente cada una de ellos con más detalle.
Tipo de software
Existen diferentes tipos y formas de software de colaboración.
Encontrarás soluciones creadas para la gestión de proyectos, mientras que otras están diseñadas específicamente para mensajería instantánea o videoconferencia. Incluso existen algunas soluciones «todo en uno» en el mercado actual.
La mejor opción para ti dependerá de las necesidades de tu negocio. Es posible que algunos de ustedes solo necesiten una herramienta de mensajería interna, en lugar de una plataforma de almacenamiento de documentos o de gestión de tareas.
Tamaño de la empresa
¿Qué tamaño tiene tu empresa?
Además de la cantidad de personas en tu equipo, también se debe tener en cuenta la cantidad de equipos, departamentos y otros segmentos.
Por ejemplo, es posible que quieras una herramienta que cada persona de tu organización pueda utilizar para ponerse en contacto con otro empleado.
Pero los archivos que comparte el equipo de contabilidad o el departamento de recursos humanos no deberían estar disponibles para el equipo de marketing. Tu personal de ventas no debería poder acceder a registros financieros confidenciales.
Así que asegúrate de que el software que estás considerando contratar te permita crear diferentes grupos para cada departamento o proyecto. También debes estar atento a funciones que permitan gestionar los permisos y el acceso de cada usuario.
Usabilidad
El software de colaboración debería facilitarte la vida, no dificultarla.
Existen algunas herramientas que, sin duda, son más complejas que otras. Dependiendo de tus necesidades y del nivel de conocimientos técnicos de los usuarios finales, está bien. Cuando se utiliza un nuevo software, siempre hay una curva de aprendizaje. Así que tendrás que tenerlo en cuenta.
Sin embargo, después de las primeras semanas o meses de uso del software, todo tu equipo debería saber utilizarlo. De lo contrario, podría agregar complejidad a tus procesos, en lugar de aumentar el rendimiento y la productividad.
Te recomiendo encarecidamente que aproveches las demostraciones y las pruebas gratuitas. Esto realmente te dará una mejor comprensión de qué opciones son las más fáciles de usar.
Herramientas de organización
Esto se suma a nuestro último punto. El mejor software de colaboración te facilitará la organización.
Dependiendo del software en cuestión, puede haber tarjetas de tareas, carpetas, grupos u otras formas de mantener todo en orden.
¿Cómo se puede pasar de un proyecto a otro? ¿Los usuarios podrán encontrar fácilmente un archivo o documento que haya compartido un compañero de trabajo? ¿Pueden los supervisores y gerentes de proyectos hacer un seguimiento de todo a un nivel superior?
A escala, la forma en que todo se organiza en tu software de colaboración se amplía.
Si solo tienes un equipo pequeño con cinco usuarios trabajando en un único proyecto, esto puede no ser importante. Pero cuando ese número se eleva a cientos o miles, mantenerse organizado se convierte en algo fundamental.
Integraciones
El software de colaboración que elijas debe integrarse perfectamente con otras herramientas y software que utilice tu empresa.
Desde el CMS hasta el CRM, el software de correo electrónico, los servicios de almacenamiento en la nube, etc., asegúrate de verificar esas integraciones antes de tomar una decisión.
Es más fácil usar un software de colaboración si todo se puede gestionar y acceder desde una única plataforma. De lo contrario, los usuarios tendrán que moverse entre diferentes herramientas, lo que no es ideal desde el punto de vista de la eficiencia.
En resumen
Un software de colaboración facilita que toda tu empresa se mantenga organizada y se conecte entre sí en tiempo real.
Para encontrar el mejor software para tu negocio, comienza por revisar la guía de compra que he detallado en este artículo.
Luego, revisa las opciones recomendadas para encontrar la mejor herramienta para ti. Aquí tienes un resumen de mis recomendaciones:
- Zoho Projects: el mejor software de colaboración con muchas funciones
- Wrike: la mejor herramienta de gestión de proyectos todo en uno
- Slack: el mejor en mensajería para equipos
- Trello: el mejor para una gestión sencilla de tareas
- Flock: el mejor para el trabajo a distancia
- BlueJeans: el mejor para conferencias de audio y video
Mi último consejo es que aproveches las pruebas gratuitas o las versiones freemium. Pon el producto en práctica. No hay mejor manera para que tú y tu equipo tengan una idea de qué tan bien va a funcionar una herramienta.
