12 Überlegungen, die bei der Beauftragung einer Digitalagentur zu berücksichtigen sind

Die Zusammenarbeit mit einer Digitalagentur ist mit vielen Überlegungen verbunden. Du musst Dir nicht nur überlegen, wie die Agentur vorab geprüft und bewertet werden kann, sondern auch, wie darüber nachdenken, wie die Zusammenarbeit aussehen soll. 

Um die richtige Agentur zu finden und während des Auswahlprozesses nicht die Nerven zu verlieren, solltest Du folgende Faktoren berücksichtigen.

1) Projektvorschlag und Strategie

Wenn Du die Zusammenarbeit mit einer Agentur ernsthaft in Betracht ziehst, solltest Du bereits im Vorfeld einen Mehrwert erhalten, bevor Du einen festen Vertrag unterschreibst. Dieser “Mehrwert” kann folgendermaßen aussehen:

• Projektstrategie – Die Agentur sollte eine Präsentation vorbereiten, in der sie ihre Idee, die geplante Strategie und deren Umsetzung vorstellt.
• Testprojekt – Manchmal macht es Sinn, vor einem großen oder langfristigen Projekt ein kleines Testprojekt durchzuführen, zum Beispiel im Falle von Suchmaschinenoptimierung.
• Audit – Einige Agenturen führen ein kostenloses Audit durch, zum Beispiel eine Webseitenprüfung, um den aktuellen Stand Deiner SEO bewerten zu können oder Fehler im Webdesign zu finden.

Diese Dienstleistungen stellen einen Mehrwert dar und helfen Dir dabei, die Professionalität und Arbeitsweise der potenziellen Agentur zu bewerten.

2) Branchenausrichtung

Die von Dir gewählte Agentur muss über Branchenerfahrungen verfügen und sollte schon mal mit ähnlichen Unternehmen zusammengearbeitet haben, um auf Deine ganz speziellen Bedürfnisse eingehen zu können und Dein Umfeld besser zu verstehen.

• Markt – Jeder Markt ist anderes und darum braucht jedes Unternehmen eine einzigartige Strategie. Ein B2B-Unternehmen, das Maschinenteile verkauft, benötigt einen völlig anderen Ansatz als eine Modemarke, da die idealen Kunden unterschiedliche Kommunikationskanäle benutzen und ganz andere Kaufgewohnheiten haben.
• Marketingkanäle – Deine Marketingagentur sollte auch über praktische Erfahrung in dem für Dich besten Marketingkanal verfügen, weil Du um jeden Kunden kämpfen musst. Du brauchst einen Experten, der sich wirklich auskennt und Deine Botschaft gekonnt rüberbringen kann.

3) Verträge

Du musst Dich selbstverständlich auch mit den rechtlichen Grundlagen auskennen, damit Du später keine bösen Überraschungen erlebst.

Bei der Vertragsunterzeichnung sollte auf folgende Dinge geachtet werden:

• Keine Garantien – Die Agentur wird sicherlich ihr Bestes geben, um sicherzustellen, dass Du die gewünschten Ergebnisse erzielst, doch keine seriöse Agentur würde Garantien machen und bestimmte Ergebnisse im Vertrag versprechen. Selbst eine erfahrene und kompetente Agentur kann sich niemals sicher sein, dass sie die erwarteten Ergebnisse liefern kann.
• Vertragslaufzeit – Die meisten Verträge sind zeitlich begrenzt und gelten somit nur für ein vorher festgelegtes Zeitfenster, z. B. drei Monate. Der Vertrag kann nach Beginn der Vertragslaufzeit nicht ohne Weiteres gekündigt werden, es sei denn, dies ist vertraglich geregelt.
• Keine Verantwortung – Die Agentur trägt keinerlei Verantwortung für mögliche Schäden, die Deine Marke davontragen könnte, aus diesem Grund musst Du die Agentur im Vorfeld immer ganz genau unter die Lupe nehmen.

4) Kosten

Eine Marketingagentur ist im Grunde genommen eine Art Outsourcing, weil Du einen Teil Deines Unternehmens auslagerst.

Dies ist aber nicht immer mit Kosteneinsparungen verbunden, sondern oft mit einer neuen Investition, weil Du ja für die Expertise der Digitalagentur zahlen musst.

Es gibt natürlich auch Agenturen, die Dir dasselbe Projekt für weniger Geld versprechen, dafür gibt es dann aber sicherlich auch einen Grund, z. B. weniger Fachwissen oder fehlende praktische Erfahrung.

Du solltest die Preise und Expertise der jeweiligen Agentur in Deine Entscheidung einbeziehen und Dir dann überlegen, wie viel Geld es kosten würde (und ob es Sinn machen würde), wenn Du das Geld stattdessen in die Entwicklung Deines eigenen Teams stecken würdest.

5) Projektumfang

Viele Unternehmen stellen eine Agentur ein, ohne sich zu überlegen, was sie eigentlich erreichen wollen.

Du musst im Vorfeld mit Deiner Agentur sprechen, Deine Idee oder Vision teilen und Dich dann auf feste Ziele und den Projektumfang einigen.

Hierbei ist Folgendes zu beachten:

1. Zeitrahmen – Wie lange möchtest Du mit der Agentur zusammenarbeiten? Schwebt Dir ein eher kurzes Projekt vor oder bist Du auf der Suche nach einem langfristigen Partner, mit dem Du auf unbestimmte Zeit zusammenarbeiten kannst?
2. Sich ändernde Bedürfnisse – Vielleicht stellst Du die Agentur ursprünglich für ein SEO-Projekt ein und stellst dann plötzlich fest, dass Du auch Hilfe bei der Produktion Deiner Inhalte benötigst. In diesem Fall brauchst Du einen Partner, der sich Deinen Bedürfnissen anlassen und den Projektumfang bei Bedarf flexibel erweitern kann.
3. Budget – Große und umfangreiche Projekte sind in der Regel mit größeren Investitionen verbunden und dafür brauchst Du das entsprechende Budget.

6) Erwartungen und Ziele

Du möchtest bessere Ergebnisse erzielen, warum stellst Du sonst eine Agentur ein? Trotzdem solltest Du bei Deinen Erwartungen immer realistisch bleiben.

1. Testphase – Zu Beginn einer neuen Beziehung mit einer Agentur gibt es immer eine Testphase, in der Anpassung vorgenommen werden können. Diese Testphase kann, je nach Zielausrichtung und Fokus, wenige Wochen oder mehrere Monate dauern. 
2. Fehlermanagement – Selbst die beste Agentur kann nicht zaubern und auch wenn sie ihr Bestes gibt, liegen bestimmte Faktoren außerhalb ihrer Kontrolle. Vielleicht ist Dein Markt bereits zu gesättigt. Dies kann die Agentur natürlich nicht beeinflussen und darum ist ein Projekt immer mit einem gewissen Risiko verbunden.
3. Quantifizierbare Ergebnisse – Dienstleistungen wie Design oder Programmierung, führen immer zu einem konkreten Endprodukt, auf das man sich leicht einigen kann. Marketing ist jedoch von vielen unterschiedlichen Faktoren abhängig und lässt sich im Vorfeld schlecht einschätzen, darum kann sich eine PPC-Agentur nicht auf eine bestimmte Anzahl Leads festlegen oder glaubwürdige Einschätzungen abgeben, ohne entsprechende Tests durchzuführen.

7) Die Zusammenarbeit mit mehreren Agenturen

Du fragst Dich bestimmt, ob Du lieber eine Agentur für alles oder lieber mehrere Experten einstellen solltest. Die Zusammenarbeit mit mehreren Agenturen hat klare Vorteile:

• Du solltest in der Lage sein, Agenturen zu finden, die sich auf das von Dir gewünschte Spezialgebiet spezialisiert haben, um bessere Ergebnisse zu erzielen.
• Du kannst unterschiedliche Meinungen sammeln und Dein Problem aus verschiedenen Perspektiven betrachten.
• Du bist nicht von einer Agentur abhängig.

Sie ist aber auch mit Einschränkungen verbunden:

• Die Zusammenarbeit mit mehreren Agenturen ist umständlicher und erfordert mehr Koordination. Dies kann zu Problemen führen.
• Nicht jede Agentur ist zuverlässig oder erzielt zufriedenstellende Ergebnisse.
• Die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Agenturen könnte eine Herausforderung darstellen.

Für bestimmte Projekte und spezifische Probleme kann die Zusammenarbeit mit mehreren Agenturen durchaus Sinn machen. Dies gilt beispielsweise für Nischenmärkte, die ganz spezielle Anforderungen haben.

8) Persönliche Arbeitsbelastung

Du erhältst Zugriff auf das Expertenteam der Marketingagentur, das Dir dabei hilft, Deine Ziele schneller zu verwirklichen.

Das heißt aber nicht, dass die Agentur die gesamte Arbeit für Dich übernimmt. Du hast selbstverständlich auch Pflichten und muss Deinen Teil der Abmachung erfüllen, damit die externe Agentur ihre Leistung bringen kann.

• Du musst dafür sorgen, dass Deine Zielseiten optimiert sind, damit genügend Besucher zu Kunden werden.
• Du musst der Agentur vor dem Projektbeginn Zugriff auf alle nötigen Programme, Daten und Informationen gewähren.
• Du musst, je nach Projekt, eventuell selbst bestimmte Aufgaben übernehmen, z. B. Produktfotos bereitstellen oder Interviews durchführen.

9) Mikromanagement

Mikromanagement ist eigentlich nie zu empfehlen, in kleinen Teams ist es manchmal jedoch zu verzeihen. Bei der Zusammenarbeit mit einer Marketingagentur jedoch nicht. 

Die Agentur hat eigene Prozesse und eigene Arbeitsabläufe, in die Du Dich nicht einmischen darfst.

Die Agentur geht wahrscheinlich anders mit ihren Mitarbeitern um und ist nicht dazu verpflichtet, jeden Deiner Befehle sofort umzusetzen.

Es kann auch zu logistischen Hindernissen kommen, die Mikromanagement gar nicht erst zulassen, zum Beispiel, wenn Dir ein Projektmanager zugeteilt wird und Du aus diesem Grund gar nicht direkt mit anderen Mitarbeitern der Agentur kommunizieren kannst. 

Außerdem hat die Agentur nicht immer einen Sitz in Deiner Stadt oder Deiner Region. Vielleicht arbeitet sie sogar in einer völlig anderen Zeitzone.

10) Grundlagen

Ich will ganz ehrlich sein. Wenn Deine Geschäftsidee schlecht ist, kann auch die beste Marketingagentur nichts mehr retten, weil einfach keine Nachfrage herrscht.

Du musst Deine aktuellen Herausforderungen und Grenzen kennen, denn Deine Probleme können nicht auf Deine Werbestrategie, sondern auf Deine Geschäftsidee zurückzuführen sein. Prüfe vor dem ersten Gespräch mit einer Agentur folgende Dinge:

Herrscht genügend Nachfrage für Dein Produkt?

Wenn Du kaum Kunden hast, ist die Einstellung einer digitalen Marketingagentur nicht der logische erste Schritt. Finde zuerst heraus, ob überhaupt genügend Nachfrage nach Deinem Produkt besteht.

Ist der Markt groß genug?

Eine Marketingagentur identifiziert die besten Marketingkanäle, Du erzielst aber nur Ergebnisse, wenn der Markt groß genug ist und Wachstumspotenzial besteht. Der Verkauf selbst gebackener Kekse ist wahrscheinlich nicht die Vorstellung eines sinnvollen Projektes einer Agentur für digitales Marketing.

Kann das Marktpotenzial in irgendeiner Weise nachgewiesen werden?

Du musst nicht nur die Nachfrage nach Deinem Produkt prüfen, sondern auch herausfinden, ob die gewünschten Marketingkanäle die gewünschten Ergebnisse erzielen können. Nutzen Deine Konkurrenten eventuell dieselbe Kommunikationsstrategie?

11) Kundenportfolio der Agentur

Marketingagenturen verfügen in der Regel bereits über mehrere Kunden und sind ständig auf der Suche nach neuen Klienten, um zu wachsen.

Dir muss bewusst sein, dass die Agentur nicht 100 % ihrer Zeit in Dein Projekt investieren kann. Du bekommst höchstwahrscheinlich einen Projektmanager zugeteilt, hast aber nie direkten Kontakt mit den anderen Mitarbeitern der Agentur, die sich direkt um die Umsetzung Deiner Strategie kümmern, es sei denn, Du bist einer ihrer größten und wichtigsten Kunden.

Dein Projektmanager und die anderen Mitarbeiter betreuen mehrere Projekte, darum können sie Dir unmöglich rund um die Uhr zur Verfügung stehen und sich nicht ausschließlich Deinem Projekt widmen.

12) Agenturen haben einen Prozess

Dir wird schnell bewusst werden, dass Du es mit einem ganz anderen und selbstständigen Unternehmen zu tun hast, darum müssen bestimmte Bereiche für eine erfolgreiche Zusammenarbeit erst aufeinander abgestimmt werden.

• Team – Agenturen bestehen zum Großteil aus Menschen, nicht aus Software, darum hast Du es mit Menschen und einem Team zu tun. Selbst wenn die Agentur über die gewünschten Fähigkeiten und praktische Erfahrung verfügt, kann es aufgrund starker Persönlichkeiten immer mal wieder zu Reibungen kommen.
• Unternehmenskultur – Analysiere die Unternehmenskultur und Arbeitsweise Deiner Agentur, um herauszufinden, ob sie zu Deinem Unternehmen passt. Vielleicht ziehst Du ein ruhiges und gemäßigtes Arbeitstempo vor, während die Agentur nur auf Ergebnisse ausgerichtet ist.
• Prozesse – Vielleicht erwartest Du von Deiner Agentur, dass sie Dir stets auf Abruf zur Verfügung steht, während sich die Agentur jedoch langfristig auf Projekte vorbereiten muss. Achte also darauf, dass Prozesse und Arbeitsabläufe in etwa zusammenpassen.

Fazit

Die Zusammenarbeit mit einer externen Agentur für digitales Marketing ist immer mit bestimmten Erwartungen und Überlegungen verbunden.

Die Partnerschaft muss harmonisch sein, darum solltest Du im Vorfeld recherchieren, was die Agentur leisten kann, und was nicht.

Die Agentur mag noch so talentiert und noch so erfahren sein, am Ende kann sie nur Ergebnisse liefern, wenn Du die richtigen Informationen zur Verfügung stellst.

Du musst sicherstellen, dass in Deinem Unternehmen alles geregelt ist, bevor Du die Zusammenarbeit mit einer professionellen Agentur in Betracht ziehst.