Die beste Software für Personaleinsatzplanung

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Die Unter- oder Überbesetzung eines Arbeitsplatzes ist wirklich keine spaßige Angelegenheit. Kleine Unternehmen können bei der Abwesenheit eines Mitarbeiters völlig auf den Kopf gestellt werden. Große Unternehmen mit mehreren Standorten haben es noch schwieriger, ihre Personalplanung zu organisieren.

Software für Personaleinsatzplanung macht es Führungskräften viel einfacher, geeignetes Personal zu finden. Man kann in wenigen Minuten einen Zeitplan erstellen, ihn im Handumdrehen aktualisieren und Mitarbeiter bei Bedarf schnell austauschen.

Das Team wird diesen Zeitplan ebenfalls zu schätzen wissen, da die Planung immer aktuell ist und von jedem Gerät aus zugänglich gemacht werden kann. Keine Missverständnisse mehr, da alle Zugriff auf den gleichen Zeitplan haben, egal wo sie sich befinden.

Doch welche Software ist die beste? Lies weiter, um meine persönlichen Empfehlungen zu erfahren und mehr über jedes vorgestellte Programm zu erfahren.

Nr. 1: Homebase — Die beste Lösung für kleine Unternehmen

Homebase wurde speziell für kleine Unternehmen entwickelt, darum ist es vielseitig und flexibel genug, um der Mitarbeiterplanung zahlreicher keiner Unternehmen aus Branchen wie Einzelhandel, Gesundheitswesen und Beautyindustrie, Dienstleistung und Gastronomie gerecht zu werden.

Das Programm wird bereits von über 100.000 Unternehmen genutzt.

Homebase kann kostenlos genutzt werden, bietet aber auch eine Premiumversion mit erweiterten Funktionen an, wenn Du hingegen nur nach einem System zur Terminplanung suchst, ist Homebase die perfekte Lösung für Dich.

Du erhältst eine schöne Benutzeroberfläche für Mitarbeiter und Führungskräfte. Der Kalender wird in Echtzeit aktualisiert, sodass alle immer auf dem neusten Stand sind.

Homebase verfügt über zahlreiche tolle Funktionen, unter anderem:

• Einfache Planungsvorlagen, die im laufenden Betrieb verwendet werden können
• Gemeinsame Nutzung des Zeitplans mit dem gesamten Team
• Funktionen zur Arbeitskostenplanung
• Mitarbeiter können über die mobile App auf Aktualisierungen in Echtzeit zugreifen
• Funktionen zur Verfolgung der Verfügbarkeit von Mitarbeitern, Urlaubsanfragen und -genehmigungen
• Automatische Erinnerung der Mitarbeiter an bevorstehende Schichten
• Schichtwechsel flexibel verwalten
• Überstunden berechnen und Benachrichtigungen über eventuelle Planungskonflikte erhalten

Die robusten Funktionen zur Personaleinsatzplanung machen Homebase zu einer All-in-one-Lösung für die Zeiterfassung, Personalbeschaffung, Mitarbeiterkommunikation, Urlaubsplanung und fürs Personalmanagement.

Du kannst Deine Arbeitsplanung verbessern, indem Du Verkaufsdaten aus Kassensystemen wie Square, Clover, Shopify, Upserve, Revel, Lightspeed und weiteren ins System einpflegst.

Beliebte Gehaltsabrechnungssoftware wie Paychex und Gusto ist ebenfalls integriert. Für Mitarbeiter, die auf Stundenbasis abgerechnet werden, sparst Du so eine Menge Zeit.

Die kostenlose Version von Homebase ist nicht auf eine bestimmte Anzahl von Mitarbeitern begrenzt, Du hast jedoch Zugriff auf begrenzte Funktionen, erhältst aber Zugang zur Planung, Zeiterfassung, Nachrichten und die Integration für Gehaltsabrechnungs- und POS-Software.

Um bestimmte Zusatzfunktionen zu nutzen, musst Du 20 USD pro Monat/Standort zahlen. Hier kannst Du mehr erfahren und Dich kostenlos anmelden.

Nr. 2: Sage HR — Die beste All-in-one-Personallösung

Sage HR (früher CakeHR) ist ein Programm fürs Personalmanagement. Es handelt sich um Komplettlösung fürs Personalwesen mit robusten Funktionen zur Mitarbeiterplanung.

Sage HR eignet sich hervorragend für alle Unternehmen, die ihren Personalbestand besser planen und gleichzeitig bestimmte Aufgaben und Prozesse im Personalwesen automatisieren möchten.

Hier sind einige hervorzuhebenden Funktionen der Software:

• Interaktive Schichtplanung mit benutzerfreundlicher Oberfläche
• Für Unternehmen mit einem oder mehreren Standorten geeignet
• Einfache Aufteilung der Mitarbeiter in Gruppen, geeignet für Abteilungen mit mehreren Schichtleitern
• Mitarbeiter können ihre bevorzugten Arbeitszeiten selbst eintragen
• Schichtplanung mit praktischer Drag-und-drop-Funktion
• Tägliche, wöchentliche oder monatliche Berichterstattung
• Daten können ganz einfach exportiert werden

Neben den tollen Funktionen für die Mitarbeiterplanung profitierst Du auch von Funktionen wie Urlaubsplanung, übersichtliche Tabellen für Arbeitszeiten, Personalbeschaffung, Leistungsmanagement, Mitarbeiterdaten und anderen wichtigen Funktionen für die Mitarbeiterverwaltung.

Sage HR gibt es bereits ab 4,50 Euro pro Monat, inklusive Personalverwaltung und Zeiterfassung. Zusatzfunktionen sind nicht inbegriffen, Du kannst die Software aber 14 Tage lang kostenlos testen. 

Nr. 3: Deputy — Die beste Lösung für Zeit- und Anwesenheitserfassung

Deputy ist extrem beliebt. Es wird bereits von über 200.000 Unternehmen, darunter auch bekannte Marken wie Nike, Amazon, HubSpot und Peloton genutzt.

Ich mag Deputy aufgrund seiner Funktionsvielfalt, einfachen Nutzung und übersichtlichen Preisgestaltung.

Du kannst die Mitarbeiterplanungssoftware mit Zeiterfassung für nur 4,90 USD pro Monat nutzen. Falls Du weitere Funktionen benötigst, können diese jeweils flexibel für 3,50 USD pro Nutzer hinzugefügt werden.

Hier ist eine kleine Übersicht der Funktionen und Vorteile dieser Software:

• Schnelle Besetzung offener Schichten basierend auf Verfügbarkeit, Qualifikation und Kosten der Mitarbeiter
• Zeitpläne können mit dem Team geteilt werden
• Arbeitskosten in Echtzeit
• Automatische Personaleinsatzplanung dank KI
• Pausenplanung unter Berücksichtigung der gesetzlichen Bestimmungen
• Zeitpläne flexibel über die mobile Android- oder iOS-App verwalten
• Urlaubsanträge einreichen und genehmigen
• Automatische Gehaltsberechnung
• Arbeitszeiten erfassen und automatische mit einem Klick in die Lohn- und Gehaltsabrechnung übertragen
• Aktuelle Schichten mit Pausen und Belegung in Echtzeit einsehen

Unternehmen, die nach einem einfachen Weg zur Mitarbeiterplanung und Zeiterfassung suchen, können von Deputy profitieren.

Das Programm kann ohne Verpflichtung einen Monat lang kostenlos getestet werden.

Nr. 4: ShiftNote — Die einfache Lösung zur Mitarbeiterplanung

ShiftNote ist simpel und besonders übersichtlich. Dieses Programm wird von über 75.000 Unternehmen aus unterschiedlichen Branchen genutzt.

Ich mag ShiftNote, weil es über branchenspezifische Lösungen für Restaurants, Hotels, Einzelhandel, die Fertigungsindustrie, das Gesundheitswesen, Bildungswesen und Brauereien verfügt.

Hier sind einige der besten Funktionen von ShiftNote:

• Kostenlose mobile App, Teamnachrichten und Kundenbetreuung
• Mitarbeiter können ihre Verfügbarkeit aktualisieren und Schichten tauschen
• Zahlreiche Mustervorlagen für effizientere Planung
• Kostenlose Einrichtung und Schulungen
• Dashboard für die Erfassung mehrerer Standorte
• Verwaltung von Urlaubsanträgen
• Funktionen für Verkaufs- und Arbeitsprognosen
• Tägliche Berichterstattung

ShiftNote gestaltet die Arbeitsplanung effizienter und optimiert ganz nebenbei noch den Arbeitsprozess. Das verlässliche Programm eignet sich außerdem hervorragend für die Kommunikation mit Mitarbeitern und Angestellten.

Ich möchte darauf hinweisen, dass bestimmte Funktionen für die Personalverwaltung fehlen, falls Du jedoch nur an einem Programm zur effizienten Personalplanung interessiert bist, ist diese Software eine Überlegung wert.

Nutze die 30-tägige kostenlose Testversion, um ShiftNote auszuprobieren.

Nr. 5: Shiftboard — Die beste Lösung für das Arbeitskostenmanagement

Shiftboard ist ein weiteres exzellentes Programm für die Mitarbeitereinsatzplanung und Zeiterfassung. Die umfangreichen Funktionen und zahlreichen Optionen machen die Personaleinsatzplanung zum Kinderspiel.

Zu diesen Funktionen gehören unter anderem Arbeitskostenmanagement, Mitarbeiterbindung, Ermüdungsmanagement, Urlaubsplanung und mehr.

Shiftboard bietet sogar zwei Programme an: SchedulePro und ScheduleFlex. Die Pro-Version eignet sich vorwiegend für Branchen, die mit hohem Risiko verbunden sind, z. B. Korrekturen, Öl und Gas oder Petrochemie. Die Flex-Version wurde für Unternehmen sich ändernden Planungsanforderungen entwickelt, z. B. Gesundheitswesen, Personal, Call Center, Lager und Vertrieb, öffentliche Sicherheit oder Fertigung.

Hier sind einige zu erwähnende Funktionen:

• Echtzeitkommunikation für die Aktualisierung von Zeitplänen und verfügbare Schichten
• Automatische Schichtplanung mit Erfassung fehlender Mitarbeiter
• Mitarbeiter können Schichtanfragen flexibel und schnell über die mobile App bestätigen
• Mitarbeiter können sich für zusätzliche Schichten (mit Genehmigung) eintragen
• Maßgeschneiderte Vorlagen für unterschiedliche Abteilungen und Standorte
• Intelligente Teamgruppierungen basierend auf Qualifikationen, Weiterbildungen, Zertifizierungen und mehr
• Genaue Arbeitsprognose basierend auf der Nachfrage
• Vermeidung von Über- und Unterbesetzungen
• Automatisierte Mitarbeitereinsatzplanung

Über 60.000 Unternehmen vertrauen auf Shiftboard, denn die Software verfügt über nützliche Zusatzfunktionen fürs Bewerbermanagement und die Zeiterfassung an unterschiedlichen Standorten.

Das Programm verfügt über eine kostenlose Testversion.

Nr. 6: HotSchedules by Fourth — Das beste Arbeitsmanagementsystem für die Gastronomie

HotSchedules (gehört jetzt zur Software Fourth) ist eine Komplettlösung für Restaurants und Gastronomie.

Neben Mitarbeiterplanung bietet HotSchedules zahlreiche Zusatzfunktionen wie Bewerberverfolgung, Onboarding, Zeiterfassung, Logbücher für Führungskräfte und mehr an. Es gibt sogar Lösungen für Bestandsverwaltung, Personalmanagement sowie Lohn- und Gehaltsabrechnung.

Zu den nennenswertesten Features von HotSchedules gehören sicherlich die Folgenden:

• Einfache Drag-und-drop-Funktion zur Mitarbeiterplanung
• Praktische Vorlagen für die Mitarbeiterplanung
• Planungsfehler aufgrund von Personalmangel und Überlastung reduzieren
• Ungeplante Überstunden begrenzen
• Urlaubsplanung und Verfügbarkeit der Mitarbeiter
• Schichtanfragen dank mobiler App flexibel einsehen und genehmigen
• Schneller Zugriff auf tägliche Dienstplanberichte
• Einhaltung aller gesetzlichen Bestimmungen in Bezug auf Mittagspausen, gerechte Planung der Arbeitswoche, Einhaltung der Ruhezeiten usw.

HotSchedules kann flexibel auf die Bedürfnisse Deines Unternehmens zugeschnitten werden. Du kannst nur die Funktionen zur Personalplanung nutzen oder auf Wunsch weitere Zusatzfunktionen wahrnehmen.

HotSchedules ist meine Top-Empfehlungen für Restaurants und Unternehmen aus dem Gastgewerbe. Du kannst es jederzeit kostenlos ausprobieren.

Worauf bei der Wahl einer Software für Personaleinsatzplanung zu achten ist

Unterschiedliche Restaurants in derselben Stadt können unterschiedliche Ansprüche haben, darum gibt es keine Einheitslösung, die allen Unternehmen und allen Branchen gerecht werden kann. Wichtig ist, dass Du Deine Arbeitsabläufe und Prozesse in die Planung einbeziehst und Deine Personaleinsatzplanungssoftware dann dementsprechend auswählst.

Hier sind wichtige Kriterien, auf die bei der Auswahl zu achten sind.

Anzahl der Standorte und Mitarbeiter

Ein kleines Café mit sechs Mitarbeitern hat natürlich ganz andere Ansprüche als ein Restaurant mit über 500 Angestellten an gleich mehreren Standorten.

Einige Softwarelösungen sind auf Wachstum ausgelegt, andere eignen sich ausschließlich für kleine Unternehmen mit einem Standort.

Ziehe bei der Suche auch an die Zukunft Deines Unternehmens und Deine Pläne in Betracht. Du magst heute zwar noch 50 Mitarbeiter haben, aber wie sieht es in sechs Monaten aus? Oder in einem Jahr? Du musst eine Lösung finden, die Deinen Ansprühen gerecht werden kann und mit Deinem Unternehmen wächst.

Zeiterfassung

Mitarbeiterplanung und Zeiterfassung gehören natürlich zusammen, denn irgendwie musst Du ja die Arbeitsstunden Deiner Angestellten erfassen.

Dennoch gibt es Unternehmen, denen Zeiterfassung weniger wichtig ist. Der Mitarbeiter ist entweder da, oder nicht. In diesem Fall reicht eine vereinfachte Form der Anwesenheitserfassung bereits aus.

Falls Du Deine Mitarbeiter jedoch auf Stundenbasis entlohnst, benötigst Du unbedingt eine Software mit guter Zeiterfassung.

Du solltest auf keinen Fall eine gesonderte Softwarelösung für die Zeiterfassung kaufen, weil es in diesem Fall eventuell zu Störungen bei der Erfassung der Arbeitszeit kommen kann. Besser ist natürlich ein Programm mit eingebauter Funktion zur Zeiterfassung, weil es den Prozess vereinfacht.

Noch besser wäre es natürlich, wenn das Programm mit in Deine Software für Lohn- und Gehaltsabrechnung integriert werden könnte, da Zeiterfassung, Planung und Gehalt doch zusammenhängen und auf diese Weise dumme Fehler und viel Frust vermieden werden können.

Flexibler Zugang

Die besten Softwarelösungen zur Mitarbeiterplanung sind webbasiert, denn Du benötigst einen flexiblen Zugang, um die Einsatzplanung zur Not auch unterwegs erledigen zu können. Mit einer Desktopsoftware wäre diese nicht möglich.

Du solltest nach einer Lösung suchen, die über eine mobile App verfügt, damit Du Deine Planung jederzeit flexibel durchführen kannst.

Diese Apps verfügen in der Regel auch über Kommunikationsfeatures, damit Du Deinen Mitarbeitern Nachrichten und Erinnerungen schicken kannst. Der mobile Browserzugriff ist natürlich ein Muss, falls Deine Mitarbeiter oft unterwegs sind oder von zu Hause arbeiten.

Und auch wenn Du ein Restaurant mit nur einer Niederlassung führst, kann diese Funktion hilfreich sein, um Mitarbeiter an ihre Schicht zu erinnern.

Branchenspezifische Lösungen

Es gibt zahlreiche allgemeine Lösungen, doch manchmal lohnt sich eine branchenspezifische Software.

Restaurants und Hotellerie würden sicherlich von einer solchen Speziallösung profitieren. Es gibt zahlreiche Programme, die auf bestimmte Unternehmen oder Branchen ausgerichtet sind.

Falls Du ganz besondere Ansprüche hast, solltest Du eventuell nach einer Branchenlösung suchen, um Deinem Unternehmen gerecht zu werden.

Zusatzfunktionen und Extras

Viele Programme verfügen über Funktionen, die weit über die einfache Mitarbeiterplanung hinausgehen, z. B. Funktionen für den Schichtwechsel, personalisierter Zugriff für bestimmte Mitarbeiter, Personalplanung, Arbeitskostenmanagement, Urlaubsmanagement, Anwesenheitserfassung, Kommunikationsfeatures, Kontrolle der Überstunden, Zeiterfassung und mehr.

Einige Extras lohnen sich, andere sind eventuell überflüssig, darum solltest Du Dir vorher überlegen, was Dein Unternehmen wirklich benötigt.

Zusammenfassung

Welches ist die beste Software für die Mitarbeiterplanung?

Es kommt immer ganz auf Dein Unternehmen und Deine Ansprüche an, doch ganz unabhängig davon kannst Du meine Tipps aus diesem Artikel nutzen, um das perfekte Programm zur Personaleinsatzplanung zu finden.

1. Homebase – Die beste Lösung für kleine Unternehmen
2. Sage HR (früher CakeHR) – Die beste All-in-one-Personallösung
3. Deputy – Die beste Lösung für Zeit- und Anwesenheitserfassung
4. ShiftNote – Die einfache Lösung zur Mitarbeiterplanung
5. Shiftboard – Die beste Lösung für das Arbeitskostenmanagement
6. HotSchedules by Fourth – Das beste Arbeitsmanagementsystem für die Gastronomie

Suche gezielt anhand der oben beschriebenen Kriterien nach einem geeigneten Programm, um den Kaufprozess zu vereinfachen und Deine Auswahl ohne Kopfzerbrechen einzugrenzen.