Verlierst Du bereits beim Wort “Pivot-Tabelle” die Geduld?
Dann bist Du nicht allein.
Es lässt sich aber nicht leugnen, dass Pivot-Tabellen wertvolle Erkenntnisse über die Effektivität von SEO-, Social Media- und Contentmarketingkampagnen liefern. Daten sind unverzichtbar. Aber nutzt Du Deine Marketingdaten überhaupt?
Wenn Du Dich bereits mit Excel und Google-Tabellen auskennst, hast Du schon mal einen kleinen Vorteil. Ich möchte in diesem Artikel jedoch über die bekannten Grundfunktionen hinausgehen.
Du kannst Microsoft Excel benutzen, um die Daten Deiner Werbekampagnen zu analysieren und organisieren. Dieses Tool wird häufig unterschätzt und darum nur selten genutzt.
Ich gehe davon aus, dass Du Dich mit den Grundfunktionen wie der Eingabe von Zahlen, Summen und dem Hinzufügen oder Löschen von Reihen und Zeilen bereits auskennst. Wenn Du jedoch nicht über die Verwendung dieser Funktionen hinausgehst, nutzt Du das volle Potenzial Excel definitiv nicht.
Warum?
Weil sich besonders große Datensätze nur schwer ohne visuelle Hilfen analysieren und richtig deuten lassen.
Eine Pivot-Tabelle erleichtert Dir das Leben.
Was ist eine Pivot-Tabelle?
Eine Pivot-Tabelle ist eine interaktive Tabelle, die Daten großer Datensätze basierend auf Filtern sortieren und auswerten kann.
Angenommen, Du führst ein großes E-Commerce-Unternehmen und hast ein umfangreiches Excel-Dokument mit allen Kundenbeschwerden. Diese Daten an sich sagen Dir nichts. In diesem Fall könntest Du eine Pivot-Tabelle nutzen, um Beschweren nach Kategorie, Standort, Kaufdatum und anderen Faktoren zu sortieren.
Das ist aber nur der Anfang. Es geht natürlich noch viel mehr, denn Du kannst die Tabelle auch verwenden, um ähnliche Daten und Zahlen aus unterschiedlichen Perspektiven zu betrachten.
Trotz ihres schlechten Rufs sind Pivot-Tabellen eigentlich nicht kompliziert. Sie können bei folgenden Aufgaben unterstützen:
- Große Datensätze zusammenfassen
- Große Datensätze analysieren
- Daten prüfen
- Erkenntnisse in einem leicht verständlichen Format präsentieren
Alle diese Aufgaben sind entscheidend für Deinen Marketingerfolg. Doch wie findet man heraus, ob die Bemühungen wirklich Wirkung zeigen und Profite erzielen, ohne die Zahlen auszuwerten? Ganz einfach. Gar nicht!
Und genau aus diesem Grund musst Du Pivot-Tabellen nutzen, denn nur so kannst Du Deine Daten angemessen auswerten.
Wie erstellt man eine Pivot-Tabelle?
Pivot-Tabellen eignen sich hervorragend zur Auswertung großer Datensätze.
Ich zeige Dir jetzt, wie man eine Pivot-Tabelle erstellt und sie anschließend nutzt, um Marketingdaten zu analysieren.
Schritt Nr. 1: Bestimmte eine Datenquelle
Da eine Pivot-Tabelle immer einen vorhandenen Datensatz benötigt, musst Du zuerst eine Excel-Tabelle zusammenstellen. Überleg Dir darum zuerst, welche Daten in dieser Tabelle enthalten sein müssen.
Hier ist eine Grafik, die zeigt, wie Unternehmen ihr Marketingbudget ausgeben.
Jede Ausgabe könnte wiederum in weitere Unterkategorien unterteilt werden. Digitales Marketing könnte zum Beispiel in die Bereiche Social Media, Contentmarketing und digitale Werbekampagnen unterteilt werden.
Da es sich um einen großen Datensatz handelt, müssen die Daten zunächst organisiert werden. Hinzu kommt, dass die Daten oftmals in anderen Programmen und nicht Excel gespeichert sind.
Falls Du die Daten vorab bereits manuell in eine Excel-Tabelle übertragen hast, ist bereits eine gewisse Ordnung vorhanden. Wenn Du jedoch ein Onlineprogramm nutzt, um Deine Marketingdaten zu sammeln, musst Du diese nun in eine Tabelle übertragen.
Dafür gibt es mehrere Möglichkeiten.
Du könntest die Daten manuell in Deine Tabelle übertragen, das würde ich Dir aber nicht empfehlen. Wenn Du bereits eine Tabelle angelegt hast und regelmäßig Daten überträgst, geht das eventuell, wenn Du jedoch plötzlich große Datensätze per Hand eintragen musst, würde diese Arbeit kein Ende nehmen (und in einigen Fällen auch gar nicht möglich). Je nach Datenvolumen würde ein solcher Prozess Wochen oder gar Monate in Anspruch nehmen und das ist sicherlich nicht die beste Nutzung Deiner wertvollen Zeit.
Ich schlage also vor, dass wir die Daten importieren.
Schritt Nr. 2: Importiere Deine Daten in Excel
Um Zeit zu sparen und Fehler zu vermeiden, solltest Du Deine Daten importieren. Das geht folgendermaßen.
Öffne eine neue Excel-Tabelle und klick im oberen Menü auf “Daten”. Wähle nun die Option, die am besten zu Deinem Datensatz passt. Deine Daten liegen höchstwahrscheinlich im CSV- oder HTML-Datei vor, je nach genutzter Software stehen Dir hier jedoch noch weitere Optionen zur Verfügung.
Um eine CSV-Datei hochzuladen, musst Du “Aus Text” auswählen.
Wenn Du Daten von einem SQL-Server oder aus anderen Quellen hochladen willst, musst Du auf “Aus anderen Quellen” klicken.
Schritt Nr. 3: Bereinige die importierten Datensätze
Excel ist extrem nützlich, aber leider nicht ohne Fehler. Ich würde mich wundern, wenn das Übertragen völlig fehlerfrei ablaufen würde, aus diesem Grund solltest Du Deine Daten nach der Übertragung prüfen und gegebenenfalls bereinigen.
Falls Spalten, die eigentlich als Währung angezeigt werden sollen, nur eine reguläre Zahl enthalten, kann das schnell behoben werden. Markiere die betroffenen Zellen und wähle im Bereich “Start” unter “Zahl” Deine bevorzugte Währung aus.
Kleinere Probleme sollten sich schnell beheben lassen. Falls Excel spinnt, findest Du die Lösung bestimmt in der Excel-Hilfe von Microsoft.
Es ist ganz wichtig, Deine Daten zu organisieren, bevor Du eine Pivot-Tabelle erstellst. In den meisten Fällen ist dafür nur die Formatierung oder das Löschen einiger Zellen und Spalten notwendig.
Schritt Nr. 4: Erstelle eine Pivot-Tabelle
Wenn Du alle Informationen in Excel importiert hast, kannst Du eine Pivot-Tabelle erstellen, um Deine Daten zu organisieren und zu vergleichen. Aktuell enthält diese Tabelle nur Rohdaten, die in diesem nächsten Schritt ausgewertet werden müssen.
Hier ein Beispiel anhand der Daten eines hypothetischen Vertriebsteams.
Wähle die Daten aus, die Du analysieren möchtest
Rohdaten sind großartige Informationen, man kann sie in dieser Form jedoch nicht verwenden.
Du kennst weder die Gesamtbestellmenge pro Verkäufer noch den Gesamtbestellwert aller Bestellungen, diese Informationen sind jedoch entscheidend, um die Marketingkampagne auswerten zu können. Darum müssen wir zuerst unsere Daten eingrenzen, Du musst nämlich nicht alle Daten in die Pivot-Tabelle übernehmen.
Die obere Tabelle könnte beispielsweise zusätzliche Spalten für das Verkaufsdatum oder die Kundenadresse enthalten, diese Daten spielen beim Leistungsvergleich des Verkaufsteams jedoch keine Rolle, darum wählen wir nur die wichtigen Datensätze für unsere Pivot-Tabelle aus.
Markiere alle Zellen, die essenzielle Daten enthalten, einschließlich Überschrift.
Wähle unter “Einfügen” “PivotTable” aus
Dadurch wird die Tabelle erstellt.
Wähle die Daten aus, die Deiner Tabelle hinzugefügt werden sollen
Standardmäßig wird die Pivot-Tabelle in einem neuen Arbeitsblatt geöffnet. Du kannst es ruhig so belassen.
Es kann jedoch schnell unübersichtlich werden, wenn Du alle Daten in Deine neue Pivot-Tabelle überträgst. Wenn Du zwischendurch auf Dein Datenblatt zurückgreifen musst, kannst Du einfach die Registerkarten wechseln.
Da Du die Informationen der Tabelle bereits überprüft hast, ist die Option “Tabelle oder Bereich auswählen” schon markiert.
Öffne die Registerkarte „Neues Arbeitsblatt“
Das neue Arbeitsblatt heißt automatisch “Tabelle2”, Du kannst es aber jederzeit umbenennen.
Beachte den oberen rechten Abschnitt des Bildschirms. Die Pivot-Tabelle enthält alle Überschriften, die wir im ersten Schritt hervorgehoben haben.
Erinnerst Du Dich daran, dass ich gesagt habe, dass Du nur die wichtigen Informationen übertragen sollst? Jetzt hast Du die Möglichkeit, diese Auswahl noch weiter einzugrenzen.
Wählen die Felder Deiner Pivot-Tabelle
Für unser Beispiel wähle ich die Felder “Verkäufer” und “Bestellwert” aus.
Ziehe die Felder in den gewünschten Bereich
Du kannst das ausgewählte Feld in einem von vier Bereichen einfügen:
- Filter
- Spalten
- Zeilen
- Werte
Ich platziere das Feld “Verkäufer” im Bereich “Zeilen” und den “Bestellwert” unter “Werte”.
Definiere Deinen “Wert”
Du kannst Deinen Wert anpassen und eine andere Formatierung auswählen. Klick dafür auf die Einstellungen und wähle das gewünschte Format aus.
In unserem Fall würde sich eventuell noch der Durchschnittswert eignen, ich belasse es aber bei der Summe.
Schau Dir Deine neue Pivot-Tabelle an
Jetzt kannst Du Deine neue Tabelle bewundern.
Kannst Du Dich noch daran erinnern, wie diese Daten ganz am Anfang aussahen? Scroll gern noch mal nach oben.
Jetzt kann ich die Daten viel leichter auswerten. Jeder Verkäufer wird in einer Zeile angezeigt und der Gesamtwert ist bereits berechnet worden. Nun kann ich die Leistung des gesamten Vertriebs miteinander vergleichen.
Die rohen Daten sind in eine übersichtliche und praktische Pivot-Tabelle verwandelt worden.
Nutze die Daten
Angenommen, Du möchtest die Gesamtbestellmenge pro Monat anzeigen lassen. Diese Informationen sind mit wenigen Klicks sofort einsehbar. Deaktiviere einfach das Kontrollkästchen Verkäufer und klicke stattdessen auf das Monatsfeld. Achte darauf, dass “Monat” im Bereich “Zeile” steht.
Fertig.
Die Daten werden innerhalb weniger Sekunden neu errechnet. Du kannst auf Wunsch weitere Kästchen miteinander kombinieren, um neue Datensätze auszuwerten.
Es gibt sogar Analyseprogramme, die Dir dabei helfen können.
Schritt Nr. 5: Werte Deine Ergebnisse aus
Da Du jetzt ein Experte in der Erstellung von Pivot-Tabellen bist, ist es an der Zeit, die gewonnenen Informationen sinnvoll einzusetzen.
Worauf musst Du achten?
Du möchtest Deine Daten wahrscheinlich verwenden, um die Leistung Deiner Marketingkampagne zu messen und zu skalieren. Stelle Dir also die folgenden Fragen:
- Ist die Kampagne effektiv oder verliere ich Geld?
- Bieten die Daten wichtige Hinweise auf die Nutzererfahrung?
- Wo und wie erfahren Kunden von Deinem Unternehmen?
- Was treibt den Verkauf an?
- Welche Marketingmaßnahmen führen zu hohen Conversion-Rates?
Nutze die gewonnenen Erkenntnisse, um Deine Conversion-Rate zu optimieren.
Für die Analyse von Daten verwendet man am besten visuelle Hilfsmittel. Im Folgenden ein Beispiel von Chandoo. Die Diagramme wurden ebenfalls mit einer Pivot-Tabelle erstellt.
Auf diese Weise lassen sich Datentrends noch schneller erkennen, hab ich nicht recht?
Wenn Du die Daten Deinem Vertriebsteam, der Marketingabteilung oder der Buchhaltung präsentieren willst, wären solche visuellen Hilfen durchaus sinnvoll. Eine Pivot-Tabelle ist zwar toll, muss aber nicht in ihrer Rohform verwendet werden. Sie kann in praktische und übersichtliche Grafiken verwandelt werden.
Wie? Mit einem Pivot-Chart.
Schritt Nr. 6: Erstelle ein Pivot-Diagramm
Der Einfachheit halber nehme ich jetzt wieder die hypothetischen Daten aus dem vorherigen Beispiel.
Klicke auf eine beliebige Zelle der Pivot-Tabelle
Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um ein Wort, eine Zahl, eine Summe oder eine Überschrift handelt. Stelle nur sicher, dass eine Zelle markiert ist.
Klick im oberen Menü auf “Analysieren”
Wähle dann PivotChart aus.
Wähle ein Diagramm aus der Liste
Ich wähle eine gruppierte Spalte für unseren Datensatz aus, um eine visuelle Darstellung der Informationen über die letzten drei Monate zu erhalten. Du kannst gerne eine andere Option wählen.
Denk aber daran, dass die Datendarstellung möglichst einfach und übersichtlich sein muss, vor allem dann, wenn Du sie für eine Präsentation verwenden willst.
Analysiere Dein Diagramm
Diagramme sind eine großartige visuelle Hilfe, um Leistungen zu messen und mit Deiner Marketingstrategie zu vergleichen, lass uns dafür etwas tiefer in die Informationen eintauchen.
Michael Brennan hat im Januar besonders viel Umsatz gemacht. Tatsächlich die beste Leistung aller Vertriebsmitarbeiter im zu vergleichenden Zeitraum. Warum ist seine Leistung in den folgenden Monaten so drastisch abgefallen?
Dafür könnte es natürlich mehrere Faktoren geben, wir wollen das Ganze jetzt aber kurz anhand glaubwürdiger Szenarien durchspielen.
Es könnte beispielsweise mit einem Problem der Werbekampagne zusammenhängen. In diesem Fall würde ich diese Informationen mit den Veränderungen in seiner Region vergleichen. Hast Du Deine Marketingbemühungen möglicherweise zurückgefahren? Oder hast Du Deine Strategie geändert?
Du musst eine effektive Marketingstrategie entwickeln und Dich dann an den Plan halten, denn wenn Du mitten in der Kampagne plötzlich Veränderungen an Deiner Webseite vornimmst, hat dies natürlich Auswirkungen auf Deine Leistung und Deine Daten.
Im folgenden Video erfährst Du, wie man Produktseiten optimiert.
Vielleicht hat Michael auch einfach seinen Antrieb verloren. Motivierte Mitarbeiter neigen dazu, härter zu arbeiten, was dann zu einer höheren Kundenzufriedenheit und einer besseren Leistung führt. Falls Michael seine maximale Provision für das Quartal bereits im Januar erreicht hat, ist er natürlich nicht mehr so motiviert. In diesem Fall könntest Du über ein anderes Provisionsmodell nachdenken oder Deine Mitarbeiter auf andere Weise motivieren.
Du musst Deine Mitarbeiter motivieren und Teamgefühl schaffen.
Abgesehen von der finanziellen Motivation sind hier die Hauptgründe für stark motivierte Mitarbeiter.
Was lernen wir daraus?
Die Daten aus unserem Beispiel sind natürlich hypothetisch, dennoch erkennt man sofort, welche Möglichkeiten Pivot-Tabellen bieten.
Schlechte Verkaufszahlen sind nicht immer auf mangelnde Werbung oder einen Fehler der Marketingabteilung zurückzuführen. Es gibt zahlreiche weitere Faktoren, die Deine Zahlen beeinflussen können und ebenfalls beachtet werden müssen.
Hier noch ein weiterer wichtiger Hinweis: Du brauchst eine klare Zielsetzung und muss im Vorfeld festlegen, welche Daten gesammelt werden sollen und wie sie gesammelt werden. Halte Deine Marketingziele schriftlich fest.
Hier sind die nötigen Schritte, um Marketingdaten effektiv analysieren zu können.
- Ziele und gewünschte Ergebnisse festlegen
- Daten verwalten (mithilfe einer Pivot-Tabelle)
- Daten auswerten und Bericht erstellen (mithilfe einer Pivot-Tabelle)
Wenn Du diese drei einfachen Schritte befolgst, ist es wirklich nicht schwer.
Fazit
Daten sind ein wesentlicher Bestandteil jeder erfolgreichen Marketingkampagne. Leider werden sie oft vernachlässigt.
Wir wertet man Marketingdaten am effektivsten aus?
Zuerst müssen alle wichtigen Informationen in einer Excel-Tabelle zusammengetragen werden. Dann erstellt man eine Pivot-Tabelle, die auf Rohdaten zurückgreift und auswertet, damit man sich einen besseren Überblick über seine Daten verschaffen kann. Diese Daten können schließend noch in übersichtliche Diagramme verwandelt werden. Dieser Prozess nimmt nur wenige Minuten in Anspruch.
Pivot-Tabellen sind nicht so kompliziert, wie Du gedacht hast.
Da Du Dich nun mit der Erstellung und Verwendung von Pivot-Tabellen als Marketingtool vertraut gemacht hast, kannst Du mit der Analyse Deiner Daten beginnen, um Deine Marketingstrategie besser zu verstehen und effektiver zu gestalten.
Das Ganze dauert nur wenige Minuten. Verwende diese Excel-Hacks, um noch mehr Erkenntnisse aus Deinen Daten herauszuholen.
Möchtest Du eine Pivot-Tabelle erstellen, um Deine Daten auszuwerten? Was könntest Du über Deine Marketingaktivitäten lernen?
