¿Las palabras «tabla dinámica» te hacen querer gritar?
Bueno, no estás solo.
Pero, si no utilizas tablas dinámicas, pivot tables en inglés, podrías estar perdiendo información valiosa sobre la efectividad de tus campañas de SEO, redes sociales o marketing de contenidos.
Los datos son el recurso más poderoso del planeta en este momento, algunos incluso los llaman el»nuevo petróleo«. Pero, ¿estás aprovechando al máximo tus datos de marketing?
Si ya tienes una buena comprensión de los conceptos básicos de Excel o Google Sheets, entonces tienes una ventaja.
Pero estoy aquí para llevarte más allá de las funciones básicas como SUMA, AVG o añadir nuevas filas.
Deberías utilizar Microsoft Excel para analizar y organizar los datos de tus esfuerzos de marketing.
¿Por qué? Porque es uno de los activos de marketing más infrautilizados.
Seguramente sabes cómo ingresar números, palabras, cantidades en dólares y otras cifras en las filas y columnas de una hoja de cálculo de Excel.
Pero si solo empleas Excel para eso, no estás aprovechando todo el potencial del programa.
¿Por qué?
Es difícil analizar grandes conjuntos de datos sin la ayuda de elementos visuales.
Aquí es donde puedes utilizar una tabla dinámica para facilitarte la vida.
Pero, ¿qué es una tabla dinámica?
Una tabla dinámica es una tabla interactiva que permite ordenar y mostrar los datos según los filtros establecidos.
Por ejemplo, digamos que tienes un documento de Excel enorme con todas las quejas de tus clientes sobre tu gran negocio de comercio electrónico. Son muchos datos, pero en realidad no te dicen nada.
Una tabla dinámica podría mostrar promedios de quejas por categoría, ubicación, fecha de compra y cualquier otro campo que tengas.
Pero eso es solo lo básico. Estas tablas bastante sencillas pueden hacer mucho más.
También puedes usarlas para comparar datos y cifras similares desde diferentes perspectivas.
A pesar de su reputación, las tablas dinámicas no son tan complicadas como podrías pensar. En esencia, las tablas dinámicas ayudan a:
- Resumir grandes conjuntos de datos
- Analizar grandes conjuntos de datos
- Explorar la información de los datos
- Presentar la información en un formato fácil de entender
Todos estos son elementos cruciales en tus esfuerzos de marketing.
¿Cómo se puede saber si tus esfuerzos son exitosos o rentables sin analizar los números? No se puede.
Ahí es donde entran en juego las tablas dinámicas.
Cómo crear una tabla dinámica
Las tablas dinámicas son herramientas fantásticas para analizar grandes cantidades de datos.
Te mostraré cómo crearlas y cómo analizar tus datos de marketing de manera efectiva.
Paso 1: Encuentra el origen de tus datos
Antes de que puedas crear una tabla dinámica, debes organizar toda tu información en una hoja de cálculo de Excel.
Por lo tanto, el primer paso es averiguar cuál es la fuente de tus datos.
A continuación puedes ver un desglose de cómo las empresas están gastando sus presupuestos de marketing digital.
Cada uno de esos canales puede desglosarse en más categorías: el gasto en publicidad digital puede incluir también las redes sociales, el marketing de contenidos y otros esfuerzos digitales.
Son muchos datos, así que asegurarte de que están organizados es el primer paso.
También es posible que tengas tus datos en otra plataforma o software que no esté en Excel.
Si has estado ingresando manualmente la información en una hoja de cálculo de Excel, es probable que ya esté un poco organizada.
Sin embargo, si tus datos se encuentran en otro lugar, como una herramienta de marketing en línea, necesitas colocar esos números en una nueva hoja de cálculo.
Hay un par de formas de hacerlo.
La primera es escribiendo manualmente todo. Pero no lo recomiendo.
Claro, si has estado introduciendo manualmente cifras en una hoja de Excel diaria o semanalmente durante un largo periodo de tiempo, no es la peor idea.
Sin embargo, ingresar manualmente los datos de un año en Excel no es práctico (ni tampoco realista en algunos casos).
Dependiendo de la cantidad de datos que tengas, este proceso podría tardar horas, semanas o incluso meses. Definitivamente, no es un uso eficiente de tu tiempo.
Si es posible, te recomiendo importar tus datos.
Paso 2: Importar datos a Excel
Para ahorrar tiempo y maximizar la productividad, puedes importar los datos a una hoja de cálculo de Excel. Así es cómo lo haces:
Abre una nueva hoja de cálculo de Excel y selecciona la pestaña «Datos» en la parte superior.
Selecciona la opción de importación que se ajuste a tus datos. Es probable que tus datos estén en un formato de archivo CSV o HTML, pero todas las opciones son una posibilidad dependiendo de la plataforma o el software que estés utilizando.
Por ejemplo, si estás cargando datos desde un archivo CSV, debes seleccionar «Desde texto».
También puedes seleccionar «Desde otras fuentes» si necesitas cargar datos desde un servidor SQL u otras fuentes.
Paso 3: Limpiar los datos importados
Si bien Excel es extremadamente útil, no siempre es impecable.
Es posible que el proceso de importación no haya sido 100% perfecto.
Tómate un tiempo para revisar tu información y ajustar los campos incorrectos.
Por ejemplo, las columnas que se supone que son una moneda, como el USD, pueden aparecer como números normales.
Se arregla fácil.
Solo tienes que resaltar las celdas y seleccionar tu moneda en la sección «Número» de la pestaña «Inicio».
Podría haber otros problemas menores de importación, pero no es nada que no puedas resolver rápidamente.
Si tienes problemas, Microsoft tiene una guía de solución de problemas para guiarte en algunos problemas comunes.
Es importante que organices todos tus datos antes de intentar crear una tabla dinámica.
En la mayoría de los casos, es posible que solo tengas que eliminar algunas filas, columnas vacías o celdas en blanco.
Paso 4: Crear una tabla dinámica
Ahora que has importado toda la información a Excel, puedes crear una tabla dinámica para organizar y comparar los datos.
En este momento, la hoja de cálculo contiene datos brutos.
Para dar un paso más, puedes crear una tabla dinámica para analizar la información.
Aquí tienes un ejemplo con algunos datos sobre un hipotético equipo de ventas.
Selecciona los datos que deseas analizar
Estos datos en bruto son una gran información, pero ¿qué puedes hacer con ellos? No mucho.
No conoce el importe total de los pedidos de cada vendedor, ni tampoco el total de todos los pedidos.
Si quieres analizar tu campaña de marketing, estos son datos importantes.
En primer lugar, tienes que reducir los datos.
No es necesario seleccionar toda la hoja de cálculo para crear una tabla dinámica.
Por ejemplo, la captura de pantalla anterior puede contener columnas adicionales para la fecha de cada venta o la dirección del cliente.
Sin embargo, eso no es necesario para comparar el equipo de ventas y sus cantidades de pedidos mensuales.
Puedes trabajar solo con la información relevante.
Resalta todas las celdas que contienen los datos, incluyendo los encabezados de cada columna.
Elige «Tabla dinámica» en la pestaña «Insertar».
Esto creará la tabla.
Selecciona los datos que deseas añadir a tu tabla
Por defecto, la tabla dinámica se abrirá en una nueva pestaña de la hoja de cálculo.
Recomiendo dejarlo así.
Puede quedar desordenado y difícil de leer si pones tu tabla dinámica en la hoja de cálculo que contiene todos tus datos.
Si necesitas consultar la hoja de datos, es fácil pasar de una pestaña a otra.
Como ya has resaltado la información en la hoja de cálculo, la opción «Seleccionar una tabla o un intervalo» ya está marcada.
Abre la pestaña Nueva hoja de cálculo
La nueva hoja de cálculo se etiquetará automáticamente como «Hoja 2», pero puedes cambiarle el nombre a cualquier cosa que te ayude a mantenerte organizado.
Fíjate en la parte superior derecha de la pantalla.
La sección de campos de la tabla dinámica contiene todos los encabezados que resaltamos en el primer paso.
¿Recuerdas que te dije que solo seleccionaras la información relevante de tu fuente de datos?
Bueno, ahora tienes la opción de reducir aún más esas opciones.
Elige los campos para tu tabla dinámica
Para este ejemplo, seleccionaremos los campos «Vendedor» e «Importe del pedido».
Arrastra los campos al área deseada
Puedes poner un campo seleccionado en una de las cuatro áreas.
- Filtros
- Columnas
- Filas
- Valores
Para este ejemplo, he puesto el campo «Vendedor» en «Filas» y la «Suma del importe del pedido» en la sección «Valores».
Cambia el campo de valor
Si deseas resumir el campo de valor por algo distinto a la suma, tienes algunas opciones.
Solo tienes que hacer clic en la configuración del campo de valor, y puedes ajustar el cálculo.
Para este ejemplo, la única otra opción relevante sería probablemente una media.
Sin embargo, lo dejaré como la suma por ahora.
Observa tu nueva tabla dinámica
Tómate un minuto para evaluar lo que hemos logrado aquí.
¿Recuerdas cómo se veían nuestros datos en el primer paso? Si no, tómate un segundo y desplázate hacia arriba.
Es mucho más fácil analizar la información ahora.
Cada vendedor solo aparece una vez y sus ventas totales se calculan para ti.
Incluso puedes ver el total general de todo tu equipo de ventas.
Convertimos los datos brutos de la hoja de cálculo inicial en una tabla dinámica organizada.
Pivotar los datos
Digamos que quieres ver los importes totales de los pedidos de cada mes.
No es necesario empezar de cero.
Esta información es fácil de conseguir con unos pocos clics.
Solo tienes que desmarcar la casilla del vendedor y hacer clic en el campo del mes.
Asegúrate de que el campo «Mes» aparece en la sección «Filas» en la parte inferior derecha de tu pantalla.
Listo.
Los datos se calculan para ti en segundos.
Puedes seguir combinando las casillas que deseas marcar en función de la información que estás tratando de analizar.
También puedes aprovechar otras herramientas de análisis mientras evalúas los datos.
Paso 5: Analizar tus resultados
Ahora que eres un experto en la creación de tablas dinámicas, es el momento de aplicar esa información a tu negocio.
¿Qué debes buscar?
Todos tus datos deberían ayudarte a expandir y medir los resultados de tu campaña de marketing. Por ejemplo, puedes hacer preguntas como:
- ¿La campaña es eficaz, o está haciendo un agujero en las finanzas de tu empresa? Todos tus datos deben centrarse en la experiencia del usuario.
- ¿Dónde se enteran tus clientes de ti?
- ¿Qué impulsa las ventas?
- ¿Qué esfuerzos de marketing se traducen en altas tasas de conversión?
Trata de utilizar los resultados de tus datos para maximizar la optimización de tu tasa de conversión.
Una de las mejores maneras de analizar tus datos de marketing es con la ayuda de recursos visuales.
Mira este ejemplo de Chandoo. Estos gráficos se crearon con una tabla dinámica y slicers.
Estos recursos hacen que sea mucho más fácil entender las tendencias de los datos, ¿verdad?
Si vas a presentar la información de tu tabla dinámica a tu equipo de ventas, de marketing o al departamento de contabilidad, puedes utilizar elementos visuales como estos para transmitir tu mensaje.
Claro, la tabla dinámica es genial. Eso ya lo hemos establecido.
Pero puedes potenciar la información de tu tabla si vas a hacer una presentación.
¿Cómo? Con un gráfico dinámico.
Paso 6: Crear un gráfico dinámico
Para simplificar las cosas, seguiré con los mismos datos hipotéticos del ejemplo que usamos antes.
Haz clic en cualquier celda de la tabla dinámica
No importa si es una palabra, un número, un total o un encabezado.
Solo tienes que asegurarte de que una celda de la tabla esté resaltada.
Ve a la pestaña «Analizar» en la cinta superior
A continuación, haz clic en el icono de PivotChart.
Elige un gráfico de la lista
Estoy seleccionando una columna agrupada para este conjunto de datos. Es una buena representación visual de la información de tres meses.
Cuando hagas esto, siéntete libre de elegir cualquier opción.
Con eso en mente, lo mejor es mantener la sencillez, sobre todo si se trata de una presentación.
Analizar el gráfico
Es una excelente ayuda visual para medir el rendimiento y compararlo con tu estrategia de marketing.
Profundicemos un poco más en esta información.
Michael Brennan tuvo un mes de enero excepcional.
De hecho, fue el mes de mayor rendimiento de todos los miembros del equipo de ventas en el conjunto de datos.
¿Qué le hizo decaer tan drásticamente en los dos meses siguientes?
Podría ser por varios factores, pero vamos a plantear un par de escenarios razonables.
Podría ser un problema de marketing. Compara esta información con lo que ha cambiado en tu región durante estos meses.
¿Has reducido tus esfuerzos de marketing? ¿Has cambiado de estrategia?
Necesitas crear una estrategia de marketing eficaz y seguir con el plan.
Si cambias algo en tu sitio web de comercio electrónico, también podría afectar a tus datos.
Aquí tienes un vídeo en el que explico cómo optimizar las páginas de producto de tu comercio electrónico.
Tal vez Michael perdió la motivación, y sus números decayeron como resultado.
Los empleados motivados tienden a trabajar más, lo que se traduce en una mejor tasa de satisfacción de los clientes y una mayor productividad.
Si Michael ya ha alcanzado su cuota máxima de comisiones para el trimestre, no estará tan motivado para seguir vendiendo tu producto.
Para solucionar este problema, puedes dar a tus empleados comisiones sin límite o encontrar otras formas de mantener a tu personal motivado.
Necesitas motivar a tu personal para mantener a tu equipo bien alineado.
Aparte de la motivación económica, estas son las principales razones por las que los empleados se mantienen motivados, según KMI Learning.
¿Qué podemos aprender de esto?
Claro, los números que usamos para crear la tabla dinámica y el gráfico dinámico eran hipotéticos.
Pero, aun así, hablan de los escenarios que puedes encontrar al analizar tus propios datos.
No siempre es la falta de publicidad o un error en el departamento de marketing lo que afecta a tus cifras de ventas.
Hay otros factores externos a tener en cuenta al examinar estas cifras.
Aquí hay algo más a considerar acerca de tus datos de marketing.
Es necesario tener objetivos claros, para saber qué medir y analizar.
Escribe tus objetivos de marketing.
Estos son los pasos que debes seguir para analizar tus datos de marketing con eficacia.
- Establecer tus objetivos y metas.
- Gestionar tus datos (utilizando una tabla dinámica).
- Analizar e informar (con un gráfico dinámico).
Cuando lo divides en estos tres sencillos pasos, realmente no es tan difícil.
Conclusión
Los datos son un componente esencial para el éxito de una campaña de marketing.
Y son infrautilizados por la mayoría de las empresas.
¿Cómo puedes analizar tus datos de marketing de manera eficaz?
En primer lugar, tienes que organizar toda la información en Microsoft Excel.
A partir de aquí, puedes crear fácilmente una tabla dinámica que convierta tus datos brutos en algo que puedas analizar para evaluar tu campaña de marketing.
Luego, potencia esta evaluación con un gráfico dinámico. Es un proceso sencillo que solo requiere unos pocos clics adicionales.
Los gráficos dinámicos no son tan complicados como parecen.
Ahora que estás familiarizado con su elaboración y su uso como una herramienta de marketing, puedes empezar a analizar tus datos para comprender mejor la efectividad de tu plan de marketing.
Lo tendrás hecho en minutos. Entonces, puedes usar estos trucos de Excel para llevar tu marketing aún más lejos.
¿Qué datos vas a utilizar para crear tu primera tabla dinámica? ¿Qué podrías aprender sobre tus esfuerzos de marketing?
