Como profesional del marketing digital, sabes lo importantes que son el tono y el mensaje de tu blog para el éxito general de tu negocio. Un enfoque coherente de tu contenido digital, especialmente el contenido de tu blog, es fundamental para tu marca.
La mejor forma de garantizar la coherencia editorial de tu sitio web es mediante una guía de estilo editorial.
En esta publicación te mostraré los conceptos básicos de una guía de estilo editorial. Aprenderás los pasos que debes seguir para crear tu propia guía de estilo, ya sea desde cero, con el uso de una plantilla o con la ayuda de un freelancer.
¿Qué es una guía de estilo editorial?
Una guía de estilo editorial es un conjunto de directrices para los redactores y editores de tu equipo. Estas directrices incluirán normas de gramática, ortografía, estructura de las frases y uso de imágenes.
El objetivo de una guía de estilo es garantizar que el contenido sea coherente y de alta calidad, independientemente de quién escriba o edite el artículo.
¿Por qué necesitas una guía de estilo editorial para tu sitio web?
Más que una simple lista de reglas gramaticales, una guía de estilo editorial proporciona a tu equipo responsable por los contenidos directrices para la creación de contenidos útiles y acordes con la marca. Una guía de estilo editorial garantiza una base estándar de calidad y coherencia. Esto será más importante a medida que crezca tu equipo editorial interno.
Tal vez pienses que tu sitio web es demasiado pequeño o que puedes crear el contenido ahora y ajustar los detalles más tarde. La verdad es que cuanto antes definas tu estilo y procesos editoriales, menos trabajo tendrán tu equipo y tú.
Si no dispones de directrices claras, tu bandeja de entrada pronto se inundará de preguntas de tus redactores y equipo editorial. Pueden pensar que la falta de directrices les da rienda suelta sobre el contenido. Esto puede dar lugar a un trabajo incoherente e incluso de mala calidad con el nombre de tu marca.
Elementos de una guía de estilo
Hay elementos específicos que todas las guías de estilo deben incluir, como:
- Gramática
- Ortografía
- Voz y tono
- Extensión de las frases y los párrafos
- Enlaces
- Recursos
- Imágenes y otros medios
- Formato
Gramática
¿Esperas que tus redactores utilicen la coma de Oxford? ¿Hay casos en los que prefieres el punto y coma a la raya? Estas son las normas gramaticales que debes incluir en tu guía de estilo. ¿Y las palabras débiles o la voz pasiva?
Otros elementos gramaticales sobre los que hay que crear una norma son la puntuación en relación con las comillas (dentro o fuera), las preposiciones al final de la frase y el comienzo de las frases con conjunciones.
Ortografía
Una suscripción a servicios como Grammarly resuelve la mayoría de los errores ortográficos. Puede haber ocasiones en las que una palabra puede escribirse correctamente de dos o más formas, así que ¿cuál deben elegir tus redactores?
Las diferencias ortográficas más comunes son las de las variantes del inglés americano frente al británico, por ejemplo. Algunos ejemplos son:
- Center vs. centre
- Theater vs. theatre
- Color vs. colour
- Criticize vs. criticise
- Program vs. programme
Debes tener en cuenta dónde vive la mayoría de tu público a la hora de decidir un “estilo” ortográfico. Pero lo más importante es elegir un estilo y ser coherente.
Voz y tono
La voz es la expresión general de tu marca, mientras que el tono es la forma en que se transmite el mensaje. El tono varía en función del medio (por ejemplo, publicación en redes sociales, entrada de blog, boletín informativo, comunicado de prensa), pero la voz general de la marca será la luz que guíe a tus redactores.
¿La voz de tu marca es considerada y simple como la de Uber o funcional y expresiva como la de Starbucks? Una vez que hayas encontrado el punto óptimo de la voz de tu marca, es hora de determinar cuál es tu tono y cuándo puede cambiar según el medio o las circunstancias. Tal vez tu tono sea casual y conversacional en las publicaciones del blog, pero ingenioso en las publicaciones en las redes sociales.
Debes incluir ejemplos relevantes, como hace Uber en la sección Aplicaciones de su guía de estilo. Esto te ayudará a consolidar tu postura y, al mismo tiempo, proporcionará a tus redactores una guía práctica a la que recurrir en caso de que la necesiten.
Extensión de las frases y los párrafos
Desde frases ingeniosas de una sola línea hasta agrupaciones de cinco o seis oraciones, hay muchas formas válidas de formar un párrafo. En este punto, deberás indicar tus preferencias generales y cuándo puede haber excepciones.
En los sitios web académicos, por ejemplo, lo normal son frases y párrafos más largos. Esto se debe a que hay mucha información de alto nivel que debe transmitirse de una vez. Sin embargo, en los blogs de aficiones o recetas, las frases y párrafos más cortos pueden ayudar a transmitir un mensaje.
Enlaces
En esta sección de la guía de estilo se explica cómo deben formatearse los enlaces del blog, pero también con qué frecuencia usar los enlaces y dónde (por ejemplo, enlaces externos versus internos).
Si te dedicas al marketing médico o académico, por ejemplo, es posible que exijas que los enlaces a fuentes externas cumplan un estándar mínimo de calidad. Si ese es el caso, debes proporcionar ejemplos explícitos de sitios web y fuentes en los que confías.
Recursos
Tu guía de estilo editorial debe ser exhaustiva, pero si es demasiado larga puede resultar difícil que tus redactores y editores la utilicen con eficacia. Una forma de reducir el tamaño de tu guía de estilo sin comprometer el contenido es con el uso de recursos.
La sección de recursos de tu guía de estilo debería incluir enlaces a guías que hayas examinado debidamente. Como:
- Guías de estilo académico (por ejemplo, APA o MLA)
- Normas y directrices gramaticales
- Guías prácticas y documentación sobre las plataformas que utilizarán sus redactores y editores
- Enlaces a bases de datos
Quieres que tus redactores sean autosuficientes. Una amplia sección de recursos en tu guía de estilo editorial es un buen punto de partida.
Imágenes y otros medios en una guía de estilo editorial
Si fomentas el uso de imágenes y otros medios en el contenido de tu sitio web, tendrás que ser explícito sobre el formato, la atribución, el contenido, etc. ¿Qué abarcan estos elementos?
- Formato: especifica las dimensiones mínimas y máximas, los requisitos de tamaño de las imágenes y su ubicación dentro de un artículo.
- Atribución: esboza tus expectativas sobre cómo tus redactores deben atribuir el contenido al creador. Esto variará dependiendo de la licencia de copyright, pero el cumplimiento de las leyes de derechos de autor es una necesidad.
- Contenido: debes indicar cualquier limitación o restricción que tengas sobre ciertas actividades en las imágenes, como beber alcohol. O tal vez tengas una preferencia de estilo para las imágenes, como las tomas superpuestas. Esta información es útil para tus redactores y editores.
La atribución incorrecta de imágenes puede tener consecuencias muy serias, por lo que esta parte de la guía de estilo debe ser muy específica. Lo mejor es proporcionar ejemplos e incluso plantillas para que las utilicen los redactores y editores.
Cómo crear tu guía de estilo editorial
Ahora que ya estás listo para crear tu propia guía de estilo, ¿por dónde debes empezar?
Antes de que te sientas abrumado por el proceso, vamos a cubrir tres formas que puedes adoptar para crear tu propia guía de estilo.
Contratar a un freelancer para crear tu guía de estilo editorial
Puedes contratar a un freelancer para casi cualquier tarea relacionada con un blog o sitio web, así que ¿por qué no considerar contratar a un freelancer para crear tu guía de estilo? Existen freelancers con experiencia en la redacción de contenidos específicos del sector, incluidas las guías de estilo. Si puedes encontrar un freelancer con experiencia en la creación de guías de estilo en tu sector, ¡aún mejor!
Existen varias plataformas de contratación de freelancers, como Freelancer y Upwork. También puedes recurrir a tu red personal y profesional en busca de recomendaciones.
Un freelancer con experiencia puede guiarte a través del proceso de creación de una guía de estilo editorial. Paro, para ello, debes disponer de cierta información preparada. Como:
- Voz y tono de la marca (¿informal? ¿acreditado? ¿académico?)
- Tus preferencias de tiempo y punto de vista
- Tus preferencias más específicas (como la coma de Oxford, el formato del texto o de las imágenes).
- Requisitos del sector o de la empresa
Contratas a un freelancer por sus conocimientos y experiencia, así que no olvides aprovecharlos. Si tu freelancer ha creado una guía de estilo editorial en tu nicho, pídele recomendaciones basadas en sus trabajos anteriores.
Puede que te sorprendas con las secciones que ni siquiera se te ocurrió agregar y de otras que puedes eliminar. Utilizar esta experiencia previa puede aumentar la calidad de tu guía de estilo y evitar problemas causados por la ambigüedad.
Cómo crear una guía de estilo editorial a partir de una plantilla
Aunque no tengas el presupuesto para contratar a un freelancer, no tienes que hacerlo solo. Existen muchas plantillas de guías de estilo que puedes utilizar.
El mejor lugar para buscar este tipo de plantillas son los blogs de marketing, branding y diseño.
TechWhirl ofrece una plantilla de documento de Word para descargar, y Lucidpress tiene su propia plantilla que puedes personalizar utilizando su editor en línea. También puedes probar con repositorios de plantillas como este de Microsoft.
Lo importante es recordar que una plantilla es una guía, no un libro de reglas. No necesitas incluir todas sus secciones, y eres libre para agregar cualquier sección que consideres necesaria.
Cómo crear tu propia guía de estilo editorial
Si prefieres crear tu propia guía de estilo desde cero, ten en cuenta el proceso paso a paso que se describe a continuación.
Comienza con una base sólida
Llegados a este punto, es hora de elegir una buena guía de estilo como base.
Hay muchas opciones, como las que se describen a continuación, incluidas APA y MLA. Al elegir una de estas guías como base, facilitas la creación de la base de tu guía de estilo.
Estas guías establecidas ya incluyen normas sobre gramática, estructura y formato. A partir de ahí, puedes crear una sólida guía de estilo editorial para tu sitio web.
Establece la voz de la marca y el tono
A menudo se pasan por alto dos elementos fundamentales del contenido de marketing: la voz de la marca y el tono. La razón por la que se suelen pasar por alto no es porque no sean importantes, sino porque pueden ser difíciles de distinguir.
La voz es la personalidad de tu marca. Permanece invariable a lo largo de toda la vida de la marca.
Skittles, por ejemplo, tiene una voz alegre y optimista. Sus campañas de marketing son ligeramente fantásticas, con colores brillantes, sonidos fuertes y frases pegadizas.
El tono es la inflexión en la voz de tu marca que cambiará dependiendo de la situación. Aunque cuentes con un ejército de redactores, puedes asegurarte de que tu blog mantenga la cohesión estableciendo un tono al que se atengan tus redactores y editores.
Recuerda siempre tres elementos importantes: tiempo, voz y punto de vista
Ahora que has establecido el tono de tu contenido, es hora de definir el “cómo hacerlo”. ¿Cómo pretendes que tus redactores se dirijan a tu público? La respuesta dependerá del tiempo, la voz y el punto de vista que prefieras.
El tiempo verbal se refiere a los tres tiempos: pasado, presente y futuro.
Puede haber razones para utilizar los tres tiempos en tu sitio web o blog. No obstante, deberías elegir un tiempo dominante para que tus redactores lo utilicen en la mayoría de las circunstancias.
La voz se refiere a la voz activa frente a la voz pasiva. Esto significa poner el sujeto primero (activo) o poner el objeto primero (pasivo). La voz activa es el estándar para la mayoría de los blogueros y profesionales de marketing, ya que ofrece un tono más conversacional que los lectores encuentran atractivo.
El punto de vista se refiere a la perspectiva del escritor: primera, segunda o tercera persona.
Los blogueros y profesionales de marketing suelen utilizar la primera persona (yo) o la segunda (tú). El punto de vista que elijas dependerá en gran medida de tu nicho de contenido y de tu tono general.
Es mejor tener una recomendación predeterminada para los tres elementos anteriores. Puedes incluir excepciones a la regla, pero asegúrate de proporcionar ejemplos específicos si lo haces.
Establecer un formato estándar
La fluidez de los contenidos depende en gran medida de su formato. Algunas directrices básicas de formato a tener en cuenta son los encabezados y subencabezados, el texto en negrita y cursiva y el texto con hiperenlaces.
Es posible que desees considerar tu sistema de gestión de contenidos y las posibles limitaciones cuando se trata de directrices de etiquetas de encabezado.
Si consultas mucho una guía de estilo como la APA, puedes utilizar sus recomendaciones para el formato del texto. Por ejemplo, poner en cursiva los términos que tengan un significado técnico o especial.
Definir los requisitos de imágenes
Hay muchas buenas razones para incluir imágenes en tu sitio web. Sin embargo, las imágenes pueden ocupar un espacio precioso y conllevan sus propios riesgos de derechos de autor. Por eso debes definir los requisitos de imágenes en tu guía de estilo.
Desde el punto de vista técnico, debes definir el tamaño mínimo y máximo de las imágenes. Esto dependerá en gran medida de tu plataforma de contenidos, y puede variar según el tipo de imagen (imagen destacada frente a imagen dentro del contenido). Dado que la infracción de los derechos de autor es siempre un riesgo, también conviene establecer requisitos estrictos para la inclusión de imágenes en el contenido.
Si utilizas un repositorio de imágenes premium, como Shutterstock, puedes incluir los datos de acceso a la cuenta en esta parte de tu guía de estilo. También puedes enlazar a repositorios de imágenes gratuitos como Unsplash o Pexels.
Además, debes describir claramente (con ejemplos) el formato deseado para las referencias de imágenes. ¿Qué debe incluirse y cómo debe formatearse? Una vez más, puede ser útil recurrir al estándar de la guía de estilo que elegiste.
Incorporar estándares de rendimiento
¿Cómo sabrán tus redactores cuándo dieron en el clavo o, por el contrario, no lo hiciron bien? Aquí es donde los estándares de rendimiento son útiles.
Los estándares de rendimiento son directrices a las que pueden consultar los redactores y editores al evaluar su contenido. Cuanto más objetivas sean las normas de rendimiento, mejor.
Cuando se trata de establecer estándaress de rendimiento, es útil pensar en una rúbrica de calificación. Para cada estándar, es posible puntuar entre uno y cinco puntos. ¿Qué normas puedes elegir que sean fáciles de evaluar en una escala de cinco puntos? Aquí tienes algunos ejemplos.
- Palabras clave
- Accionabilidad
- Organización
- Gramática y mecánica
Los estándares de rendimiento serán beneficiosos tanto para tus redactores como para tu equipo editorial.
Elegir como base una guía de estilo editorial preexistente
Lo más probable es que, por descuido, te olvides de algo en tu guía de estilo editorial. Por eso es crucial contar con una guía de estilo predeterminada a la que puedan consultar tus redactores y editores.
Estas guías de estilo tienen casos de uso típicos, aunque pueden adaptarse para usos más allá de la norma. Echemos un vistazo a las cuatro guías de estilo más comunes.
Associated Press (AP)
La guía de estilo de Associated Press (AP) es la más utilizada por los periodistas. Se centra en difundir información de forma clara y con un formato sencillo.
American Psychological Association (APA)
La guía de estilo de la American Psychological Association (APA) es la más utilizada en las universidades en los cursos de ciencias y ciencias sociales. Tiene una inclinación ligeramente más formal que la MLA, aunque no tanto como el Chicago Manual of Style.
Esta guía de estilo es ideal para la escritura académica, incluidos los blogs o sitios web dedicados a cubrir temas académicos.
Modern Language Association (MLA)
La guía de estilo de la Modern Language Association (MLA) es la más utilizada en los cursos de inglés de nivel universitario, y también es la que utilizan muchos blogueros, profesionales de marketing y redactores de contenidos. Esta guía ofrece un enfoque más relajado, ideal tanto para redactores como para editores y lectores.
Chicago Manual of Style
El Chicago Manual of Style es la más rigurosa de las guías de estilo. No es una opción popular para la mayoría de los blogueros debido a su naturaleza meticulosa.
Las principales diferencias entre las cuatro guías de estilo tienen que ver sobre todo con el formato, aunque también hay algunas variaciones gramaticales y estructurales. No hay una guía de estilo mejor que otra, ya que todas tienen sus puntos fuertes y débiles. La guía que elijas dependerá en gran medida de tus preferencias, facilidad de uso y familiaridad.
Elegir una plataforma para alojar su guía de estilo editorial
Ya estás listo para crear tu guía de estilo, pero ¿dónde alojarla? Hay varias opciones, cada una con sus pros y sus contras.
Microsoft Word
Un documento de Word es quizá la opción más sencilla. La limitación más obvia de los documentos de Word es la incapacidad de actualizar automáticamente las directrices. Tendrías que enviar el documento actualizado a todos los redactores y editores a medida que se realicen adiciones o cambios.
Google Docs
Si te gusta la idea de un documento sencillo, entonces considera usar Google Docs. Seguirás teniendo acceso a las herramientas básicas de contenido que ofrece un documento de Word, pero las actualizaciones se reflejarán de inmediato. También puedes colaborar con los miembros de tu equipo editorial.
Sharepoint
Tal vez desees una plataforma más segura que Google. Si es así, Sharepoint puede ser ideal para ti. Sharepoint es compatible con la Microsoft Suite, incluido Word. Con Sharepoint, puedes subir un documento de Word ya existente o crear uno propio dentro de la plataforma.
Al igual que en Google Docs, los cambios se reflejan inmediatamente y puedes colaborar con tantos miembros del equipo como sea necesario.
Confluence
Si necesitas una colaboración más sólida, especialmente cuando acabas de empezar a crear tu guía de estilo editorial, puede que prefieras una plataforma como Confluence. Se trata de una plataforma de estilo wiki que te permite crear tu guía de estilo con tu equipo.
Recursos para crear una guía de estilo editorial de calidad
A la hora de crear tu guía de estilo, tendrás algunas dificultades. Con esto en mente, hemos recopilado una lista de recursos útiles para ayudarte a empezar tu investigación.
Para familiarizarte con las guías de estilo institucionales, consulta estos recursos sobre las guías de estilo AP, APA, MLA y Chicago Manual of Style.
¿Necesitas inspiración? Echa un vistazo a las guías de estilo creadas por instituciones como Princeton y Rutgers. Es posible que tus empresas y marcas favoritas también tengan sus guías de estilo a disposición del público, como Mailchimp, Google y Atlassian.
Conclusión
Una guía de estilo editorial garantiza que no haya ambigüedad en tus requisitos. Si se utiliza correctamente, esta guía de estilo te ayudará a mantener un alto nivel de calidad en tu sitio web y coherencia en todo el contenido escrito.
También puede aclarar cualquier confusión o pregunta de tu equipo y contratistas, para reducir las idas y venidas.
¿Qué elementos exclusivos incluirás en tu guía de estilo editorial?
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