Die besten Dienstleister für HR-Outsourcing

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Es gibt Menschen, die verbringen ihr ganzes berufliches Leben in der Personalwirtschaft und lernen trotzdem nie aus, weil dieser Bereich extrem umfassend ist.

Du musst aber nicht alles wissen und Du musst Dich auch nicht alleine ums Personalwesen Deines Unternehmens kümmern, denn dafür gibt es schließlich HR-Dienstleister.

Die Auswahl fällt jedoch schwer, weil es so viele unterschiedliche Anbieter gibt, die alle irgendwie dasselbe machen. Wie findet man da nur den Richtigen?

Dabei kann ich Dir behilflich sein, denn ich habe mir sechs professionelle Personaldienstleister angeschaut und genau unter die Lupe genommen. Ich zeige Dir, welche Kriterien wirklich wichtig sind und was bei der Auswahl beachtet werden sollte.

Hinweis: Dieser Artikel wurde aus dem Englischen übersetzt. Bei den hier vorgestellten Dienstleistern handelt es sich um amerikanische Unternehmen, die nicht auf den deutschen Markt ausgerichtet sind. Deutsche Unternehmen können die Erkenntnisse aus diesem Artikel nutzen, um einen lokalen HR-Personaldienstleister zu finden

Nr. 1: Insperity — Bewertung: Der beste Personaldienstleister für Konzerne

Insperity ist ein All-in-One-HR-Dienstleister für kleine und große Unternehmen. Dieser Dienstleister bietet individuelle Lösungen und umfassende Dienstleistungen im Bereich Business Process Outsourcing und Personalmanagement (Professional Employer Organization, kurz PEO), die sich perfekt für Unternehmen aller Größen eignet.

Neben Lohn-und Gehaltsabrechnungen sowie Abrechnung der Sozialleistungen kann Insperity auch bei der Personalbeschaffung, dem Risikomanagement und anderen Aufgaben behilflich sein. Das Auslagern dieser Aufgaben an einen externen Dienstleiter kann gerade wachsenden Unternehmen sehr viel Zeit sparen.

Dieser Anbieter ist eine ausgezeichnete Wahl, wenn Du über das entsprechende Budget verfügst und keine interne Personalabteilung führen möchtest.

Insperity bietet auch eine breite Palette an HR-Software, die sich vor allem für kleine Unternehmen mit Interesse an interner Personalverwaltung eignet. Diese Aufgaben können Dir aber schon bald über den Kopf wachsen, darum kannst Du jederzeit die zahlreichen weiterführenden Dienstleistungen dieser Agentur wahrnehmen.

Zu diesen Dienstleistungen gehören die Folgenden:

  • Mitarbeiterpakete für Zahnersatz, Gesundheitsversorgung und Brillenzusatz
  • FSA- und HSA-Konten
  • Krankengeld, Rentenzusatz und Arbeitsunfähigkeit
  • Lohn- und Gehaltsabrechnung
  • Personalverwaltung und Lohnpfändung
  • Self-Service-Portal für Mitarbeiter
  • Risikominderung durch Einhaltung von gesetzlichen Vorgaben
  • Personalbeschaffung
  • Weiterbildung und Trainingsprogramme
  • Entwicklung der Unternehmenskultur
  • Erweiterte Analyse und Berichterstattung
  • Personalisierte Kundenbetreuung für Deine Mitarbeiter

Und wenn das immer noch nicht reicht, kannst Du Dich von einem Spezialisten beraten lassen. Dieser externe Dienstleister ist die Erweiterung Deines Unternehmens (oder Deiner Personalabteilung, falls Du eine hast).

Nutze das Angebot von Insperity, um Risiken zu minimieren, Deine Produktivität zu steigern, Deine HR-Prozesse zu automatisieren und Dein wertvollstes Kapital – Deine Mitarbeiter – zu schützen.

Insperity bietet eine zweijährige Preisgarantie, Transparenz und feste Servicegebühren, damit Du Deine Ausgaben im voraus planen kannst.

Die Preise können leider nicht eingesehen werden, darum musst bei Interesse Kontakt aufnehmen und ein Angebot anfordern

Nr. 2: ADP — Bewertung: Der beste Rund-um-Servicedienstleister ohne PEO-Outsourcing

Falls Du Deine Personalprozesse auslagern willst, jedoch nicht an PEO-Dienstleistungen interessiert bist, wäre der Anbieter ADP eventuell eine gute Wahl, denn dieser übernimmt alle Verwaltungsaufgaben sowie Lohn- und Gehaltsabrechnung.

ADP bietet auch eine PEO-Option, die jedoch nicht zwangsläufig in Anspruch genommen werden muss.

Zudem bietet ADP tolle HR-Programme und Softwarepakete, die Du in Deiner eigenen Personalabteilung nutzen kannst, um Prozesse zu optimieren und Mitarbeiter zu sparen.

Die Mitarbeiter von ADP stehen Dir bei Fragen oder Problemen jederzeit zur Verfügung und helfen Dir gerne weiter.

Dieser Personaldienstleister bietet eine Vielzahl individueller Dienstleistungen und strategischerer Angebote, darunter:

  • Lohn- und Gehaltsabrechnung
  • Mitarbeiterzeiterfassung
  • Mitarbeiterhandbücher und interne Richtlinien
  • Versicherungsverwaltung
  • Dynamische Berichterstattung
  • Compliance-Schulung, Nachverfolgung und Analyse
  • Personalbeschaffung

Darüber hinaus bietet ADP weitere Geschäftsprozesse und HR-Outsourcing an, falls Du noch mehr Unterstützung benötigst.

Da der Service immer individuell auf jedes Unternehmen zugeschnitten wird, musst Du ein individuelles Angebot anfordern.

Nr. 3: Paychex — Bewertung: Der beste Personaldienstleister für kleine bis mittelständische Unternehmen

Paychex gehört zu den beliebtesten und vertrauenswürdigsten Personallösungen.

Dieser Dienstleister verfügt über mehr als 45 Jahre Erfahrung und hat bereits mit über 680.000 unterschiedlichen Unternehmen aus allen möglichen Bereichen zusammengearbeitet.

Von Lohn- und Gehaltsabrechnung über Personalbeschaffung bis hin zur Mitarbeiterverwaltung findest Du hier alles, was Du zur Führung Deines kleinen bis mittelständischen Unternehmens benötigst. Die Personalabteilung kannst Du Dir somit sparen.

Du kannst Dir den Service individuell zusammenstellen und die gewünschten Funktionen ganz einfach aussuchen.

Paychex bietet Pakete für kleine, mittelständische und große Unternehmen an, somit eignet sich dieser Anbieter ebenfalls für Unternehmen aller Größen, wobei er besonders kleinen bis mittelständischen Unternehmen zu empfehlen ist.

Die überwiegende Mehrheit ihrer aktuellen Kunden sind Kleinunternehmen.

Das Paket Paychex Flex beinhaltet die HR-Automatisierungssoftware, zudem kannst Du die flexible Kundenbetreuung wahrnehmen und Dich jederzeit an Deinen eigenen Kundenberater wenden, Du bist also in guten Händen.

Paychex Flex bietet zahlreiche weitere praktische Funktionen, unter anderem:

  • Personalbeschaffung und Bewerberverfolgung
  • Mitarbeiterzeiterfassung
  • Funktionen zur Einarbeitung neuer Mitarbeiter
  • Verwaltungsfunktionen für die Abrechnung der Kranken- und Pflegeversicherung
  • Lohn- und Gehaltsabrechnung
  • Spezielle Formulare und weitere Vorteile

Falls Interesse besteht, solltest Du ein individuelles Angebot anfordern.

Nr. 4: G&A Partners — Bewertung: Der beste Personaldienstleister für maximale Flexibilität und personalisierten Service

Falls Du nach einer besonders flexiblen und umfangreichen HR-Lösung suchst, würde ich Dir G&A Partners empfehlen.

Die Kombination aus intuitiver Technologie und erstklassigem Kundenservice bietet Deinem Unternehmen und Deinen Mitarbeitern alles, was sie brauchen. Von der Lohn- und Gehaltsabrechnung über Funktionen zur Verwaltung der Krankenversicherung bis hin zu Altersvorsorge und Personalbeschaffung deckt G&A Partners wirklich alle Bereiche ab.

Jeder Plan kann individuell auf die spezifischen Anforderungen Deines Unternehmens zugeschnitten werden.

Keine unnötigen Ausgaben mehr, denn dank Deines engagierten Kundenberaters wird die Lösung perfekt auf Deine Bedürfnisse zugeschnitten.

Du kannst aus folgenden Dienstleistungen wählen:

  • Lohn- und Gehaltsabrechnung
  • Self-Service-Dashboard für Mitarbeiter
  • Zeitplanung, Zeiterfassung und PTO
  • Individueller Datenzugriff
  • Einfache Verwaltung von Zusatzleistungen
  • Nebenleistungen
  • Funktionen zur Finanzverwaltung
  • Personalbeschaffung und -Verwaltung

Da jeder Plan auf Deine individuellen Bedürfnisse zugeschnitten wird, zahlst Du nicht für überflüssige Dienstleistungen, außerdem hältst Du alle gesetzlichen Bestimmungen und Vorgaben ein.

Von der Mitarbeitereinstellung, Einarbeitung bis hin zur Lohn- und Gehaltsabrechnung, Du bist in guten Händen.

Da die Preise nicht öffentlich zugänglich sind, solltest Du eine kostenlose Erstberatung anfordern, um herauszufinden, ob dieser Dienstleister zu Deinem Unternehmen passt.

Nr. 5: Bambee — Bewertung: Der beste Personaldienstleister für Personalrichtlinien und Verwaltungsaufgaben

Für kleine Unternehmen mit unter hundert Mitarbeitern stellt Bambee eine kostengünstige Möglichkeit zur Personalverwaltung dar. Du bekommst einen dedizierten Kundenbetreuer für die Personalpolitik und Schulung der Mitarbeiter.

Wenn Du dafür einen neuen Mitarbeiter einstellen müsstest, wärst Du schnell 4.000 Euro pro Monat los und das können sich viele kleine Unternehmen einfach nicht leisten.

Bambee bietet diesen Service bereits ab 79 US-Dollar/Monat bei jährlicher Abrechnung (und 99 US-Dollar/Monat bei monatlicher Abrechnung). 

Dein Personalbetreuer kümmert sich um alle Aufgaben und sorgt dafür, dass alle gesetzlichen Bestimmungen eingehalten werden. Er unterstützt Dich bei der Personalbeschaffung, Einarbeitung neuer Mitarbeiter und bei der gesetzmäßigen Entlassung von Mitarbeitern.

Mit Bambee musst Du Dir keine sorgen um unrechtmäßige Kündigungen oder Fehler bei der Entlassung von Angestellten machen, somit kommt es später nicht zu überraschenden Klagen oder hohen Strafen.

Du kannst jederzeit per Anruf, E-Mail oder Chat Kontakt zu Deinem persönlichen Personalmanager aufnehmen. Selbst Deine Mitarbeiter haben bei Fragen oder Problemen jederzeit Zugriff auf den Personalmanager.

Du bekommst Zugriff auf zahlreiche tolle Funktionen, zum Beispiel:

  • Erstellung und Implementierung von Unternehmensrichtlinien
  • Mitarbeiterschulung, damit diese die neuen Richtlinien verstehen
  • Elektronische Unterschriften und Onlinezugriff auf Dokumente
  • Personalordner für eine bessere Organisation und Einhaltung aller gesetzlichen Bestimmungen
  • Einfache Unterlagenverwaltung
  • HR-Formulare und -Vereinbarungen

Du bekommst alles, was Du zum Erstellen, Implementieren und Verwalten interner Personalrichtlinien benötigst. Für den günstigen Preis musst Du jedoch auf Funktionen wie Lohn- und Gehaltsabrechnung und Mitarbeitermanagement verzichten, dies sollte also berücksichtigt werden. Bambee kann Dich zwar auch in Hinblick auf diese Dinge beraten, wird sie aber nicht für Dich übernehmen.

Nr. 6: CPEhrBewertung: Der beste Personaldienstleister für individuelle Aufgaben und Personalberatung

Wenn Du einzelne Personalaufgaben auslagern oder eine komplette Personalberatung erhalten willst, wäre CPEhr eine kluge Wahl. Dieser Anbieter verfügt über eine Vielzahl unterschiedlicher Dienstleistungen, um Dir (und Deiner Personalabteilung) das Leben zu erleichtern. 

Anstatt wertvolle Zeit mit der Gehaltsabrechnung zu verbringen, kannst Du Dich um die wirklich wichtigen Dinge kümmern und so Deine Unternehmensleistung maximieren.

CPEhr hilft seinen Kunden bei der Entwicklung langfristiger und kurzfristiger HR-Strategien.

Sei es als Unterstützung Deiner eigenen Personalabteilung oder als alleiniger Dienstleister, mit CPEhr sind alle Personalbereiche umfassend abgedeckt, seien es einfache administrative Aufgaben oder komplexe Personalstrategien. CPEhr bietet:

  • Gehaltsabrechnung und Steuerverwaltung
  • Rekrutierung, Einarbeitung und Schulung neuer Mitarbeiter
  • Einfache Verwaltung von Zusatzleistungen
  • Funktionen zur Verwaltung von Versicherungen
  • Arbeitsunfähigkeit und Rente
  • Orientierung für Arbeitnehmer
  • Mitarbeiterverwaltung und Mitarbeiterschulung
  • Risikomanagement
  • Mitarbeiterhandbücher und Richtlinien
  • Verwaltungsfunktionen für Arbeitslosigkeit
  • Leistungsbeurteilungen
  • Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen
  • Gesetzliche Finanzkontrolle durch Steuerbehörden

Mit CPEhr ist alles abgedeckt. Du kannst es als Ergänzung zu Deiner bestehenden Personalabteilung nutzen oder das Personalwesen komplett auslagern.

Dieser Dienstleister bietet auch PEO- und vollständige HR-Outsourcing-Pläne an, falls Du daran interessiert bist. Positiv zu erwähnen sind vor allem die flexiblen Leistungen und der personalisierte Service.

Die Preise sind leider nicht öffentlich zugänglich, darum musst Du Kontakt aufnehmen und ein Angebot anfordern.

Welche Kriterien bei der Wahl eines Dienstleisters zum Outsourcing von Personalaufgaben wichtig sind

Da es so viele Dienstleister gibt, die sich kaum voneinander unterschieden, fällt die Wahl manchmal schwer, es gibt aber subtile Unterschiede, die je nach Unternehmen und Branche eine wichtige Rolle spielen.

Ich habe die wichtigsten Kriterien hier in einer kurzen Übersicht für Dich zusammengefasst, damit Du eine fundierte Entscheidung treffen kannst.

Ich werde im Folgenden genauer auf jedes Kriterium eingehen und erklären, was zu beachten ist.

Die Größe Deines Unternehmens

Großunternehmen haben natürlich ganz andere Ansprüche als kleine Unternehmen oder Start-ups, darum haben sich viele Dienstleister auf bestimmte Unternehmen oder Branchen spezialisiert.

Wiederum andere Anbieter verfügen über Komplettlösungen für jeden.

Die Größe Deines Unternehmens ist ein entscheidender Faktor für die Wahl Deines Personaldienstleisters, da es sich natürlich auch auf das Budget auswirken wird. Außerdem müssen zukünftige Entwicklungen und das potenzielle Wachstum Deines Unternehmens berücksichtigt werden.

Kleine Start-up-Unternehmen könnten zudem von Dienstleistungen wie Personalbeschaffung profitieren und interessieren sich vielleicht weniger nicht für Zusatzleistungen oder Rentenpakete.

Paychex kann zum Beispiel jeden Bereich abdecken, hat sich jedoch insbesondere auf kleine und mittelständische Unternehmen spezialisiert.

Du solltest Dich vor dem Kauf auf jeden Fall individuell beraten lassen, um die ideale Lösung für sein Unternehmen zu finden und hinterher keine bösen Überraschungen zu erleben.

Das Dienstleistungsangebot

Der von Dir gewählte Anbieter muss selbstverständlich alle Aufgaben bewältigen können.

Einige HR-Dienstleister wie Bambee bieten sehr begrenzte Dienstleistungen an, andere decken jeden Bereich ab.

Wenn Du möglichst viele Aufgaben auslagern willst, solltest Du Dich für einen Komplettdienstleister wie Insperity oder G&A Partners entscheiden, da diese alle Bereiche des Personalwesens für Dich übernehmen können.

Dafür sind sie leider recht teuer, aber Qualität hat eben ihren Preis.

Mit Dienstleistern wie Bambee oder CPEhr können ganz bestimmte Bereiche abgedeckt werden. Diese Anbieter sind in der Regel günstiger, haben sich dafür aber nur auf bestimmte Bereiche der Personalwirtschaft spezialisiert.

Diese Services bieten sich an, falls Du nur bestimmte Personalaufgaben auslagern willst, um beispielsweise Deine Leistung zu optimieren oder Kosten zu sparen.

Kurzfristige oder langfristige Zusammenarbeit

Bist Du an einer langfristigen Zusammenarbeit interessiert oder möchtest Du den Service nur kurzfristig für eine ganz bestimmte Aufgabe nutzen? Einige Dienstleister (z. B. CPEhr) verfügen über diese Option, andere bieten nur Komplettpakete an, darum solltest Du Deine Möglichkeiten vor der endgültigen Entscheidung gut recherchieren.

Falls Du an einem kurzfristigen Projekt interessiert ist, musst Du das bereits im ersten Gespräch deutlich zum Ausdruck bringen.

Flexibilität

Wenn Du eine eigene Personalabteilung hast oder bestimmte Programme fürs Personalwesen nutzt, brauchst Du eine flexible HR-Lösung, die in Deinen bereits bestehenden Prozess integriert werden kann. Es gibt Dienstleister, die dieses Maß an Flexibilität leider nicht bieten können.

Außerdem musst Du Deine eigene Personalabteilung und die Aufgaben des externen Dienstleisters klar voneinander abgrenzen, damit dieselbe Aufgabe nicht aus Versehen zweimal erledigt wird.

Fall Du keine eigene Personalabteilung und auch keinen Personalmanager hast, ist das Ganze schon einfacher, denn in diesem Fall musst Du nicht so sehr auf die Feinheiten achten und kannst ruhig eine Komplettlösung mit weniger Flexibilität wählen.

Kundenservice und Mitarbeiterbetreuung

Sonderleistungen und Bonuspakete sind oft sehr kompliziert, darum brauchst Du einen festen Ansprechpartner, der Deinen Mitarbeitern bei Bedarf für Fragen zur Verfügung steht.

Wenn Du diese Aufgabe an einen externen Dienstleister ausgelagert hast, muss dieser erreichbar sein, falls es mal zu Problemen kommen sollte oder falls Klärungsbedarf besteht.

Einige Dienstleister teilen Dir Deinen eigenen Personalmanager zu, der in diesen Fällen kontaktiert werden kann. Ein persönlicher Zugang und ein Mitarbeiter-Dashboard könnten unter Umständen auch ganz hilfreich sein.

Achte darauf, dass der von Dir gewählte Personaldienstleister eine gute Betreuung bietet und jederzeit erreichbar ist.

Zusammenfassung

Insperity eignet sich für die meisten Unternehmen und ist daher meine Top-Empfehlung. Dieser Dienstleister ist extrem flexibel und bietet Personalmanagement für Unternehmen aller Größen und Branchen. Außerdem verfügt er über eine große Funktionsvielfalt.

Es kann aber durchaus sein, dass ein anderer Anbieter besser zu Dir passen würde, darum musst Du vorher eine gründliche Recherche durchführen und verschiedene Personaldienstleistungsunternehmen miteinander vergleichen. Hier sind noch mal meine Top-Empfehlungen in einer praktischen Übersicht:

  1. Insperity – Der beste Personaldienstleister für Konzerne
  2. ADP – Der beste Rund-um-Servicedienstleister ohne PEO-Outsourcing
  3. Paychex – Der beste Personaldienstleister für kleine bis mittelständische Unternehmen
  4. G&A Partners – Der beste Personaldienstleister für maximale Flexibilität und personalisierten Service
  5. Bambee – Der beste Personaldienstleister für Personalrichtlinien und Verwaltungsaufgaben
  6. CPEhr – Der beste Personaldienstleister für individuelle Aufgaben und Personalberatung

Du solltest Dir jetzt einen guten Überblick über die wichtigsten Kriterien bei der Auswahl eines Personaldienstleisters verschafft haben und kannst Dich nun selbst auf die Suche begeben. Du findest sicherlich die passende Lösung.

Und falls Du Fragen hast oder nicht weiter kommst, kannst Du Deinen Top-Kandidaten jederzeit eine Nachricht schicken und eine kostenlose Beratung anfordern. Diese erste Kontaktaufnahme und das daraus resultierende Gespräch lässt ebenfalls Rückschlüsse auf die Qualität ihrer Leistung zu.

Kümmerst Du Dich selbst ums Personalwesen oder hast Du einen Dienstleister?

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