Neil Patel

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16 Estratégias para Manter Sua Empresa Organizada em 2018

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Se você quer fazer seu negócio crescer em 2018 e além, precisa começar da forma certa.

Para ter o crescimento massivo que você espera nos próximos anos, você precisa garantir que o seu negócio esteja organizado, adotando estratégias empresariais apropriadas.

Isso é mais fácil para um negócio grande, com um orçamento grande e centenas (ou milhares) de funcionários, além de muito tempo para dedicar à organização.

Mas como você pode garantir que seu pequeno negócio se mantenha em ordem quando você está sem dinheiro e tem apenas alguns funcionários?

Eu também já passei por isso.

Eu sei como é lutar desesperadamente contra a desorganização que afeta todo pequeno negócio.

E sei que mesmo que você use as melhores ferramentas para fazer seu negócio crescer, o sucesso pode ser lento se você não colocar as coisas nos lugares certos para garantir seu crescimento.

Aqui estão algumas estratégias de sucesso para sua empresa, para te ajudar a se manter organizado em 2018 e no futuro.

1. Gestão do espaço e do armazenamento do escritório

Uma das estratégias empresariais mais básicas envolve garantir que seu ambiente física seja limpo e organizado.

Isso permite que você tenha seu desempenho máximo. De várias maneiras, a organização de toda sua empresa é determinada pela organização da sua mesa.

Para começar, verifique se tudo tem um lugar certo, mesmo que esse lugar seja uma pilha de papéis na sua mesa.

Para fazer o melhor uso do espaço, o Bellevue Business Journal recomenda utilizar oportunidades de armazenamento vertical para melhorar seu fluxo de trabalho e aumentar sua eficiência.

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Como documentos tendem a consumir muito tempo e muitos recursos da maioria dos funcionários de escritório atuais, você deve considerar armazená-los em outro local.

Isso significa que você vai passar menos tempo gerindo seus documentos, e terá certeza de que eles estão seguros e bem protegidos, mais do que você mesmo poderia fazer.

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Mas se esse não é exatamente seu estilo de trabalho, vou mostrar outro método que pode te ajudar a reduzir sua pilha de papéis em minutos.

2. Acompanhe o suporte ao consumidor

Seus consumidores leais são o coração do seu negócio

Apesar deles consumirem grande parte do seu tempo e dos seus recursos, vale a pena gastar tempo para mantê-los satisfeitos com os serviços que você tem a oferecer.

Para garantir que você vai alcançá-los de forma eficaz, considere usar um programa como o Groove, que possibilita a gestão dos seus tickets de consumidor.

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Isso vai te permitir passar menos tempo gerindo consumidores e mais  tempo melhorando seu produto e seus sistemas de negócios.

É importante automatizar seu sistema, mas automatizar seus relacionamentos com os consumidores é uma má ideia.

Use softwares como o Groove, que permitem que seus funcionários fortaleçam seu relacionamento com seus consumidores, mas não tente automatizar o processo.

Isso só vai servir para te deixar frustrado quando seus consumidores te trocarem por concorrentes que os tratam melhor.

Ao invés disso, facilite o processo de atender seu consumidor com um serviço de primeira qualidade, e ele vai te recompensar com clientela contínua e recomendações.

3. Planeje suas campanhas nas mídias sociais com antecedência

Se você está promovendo uma campanha de marketing nas mídias sociais com um orçamento limitado, precisa reduzir o tempo passado mantendo as coisas online.

Ao invés de perder tempo publicando posts a cada duas ou três horas, você deve programar as coisas com antecedência.

Essa simples técnica de organização vai te poupar inúmeras horas e te ajudar a aumentar sua eficiência e produtividade.

Há também outra técnica que pode te levar ainda mais longe. Ao invés de escrever posts para as mídias sociais apenas para os próximos dias, porque não deixar que uma ferramenta faça a publicação por você?

O Meet Edgar é uma forma excelente de gerir seu conteúdo com antecedência, permitindo que você escreva atualizações de mídias sociais uma vez e as envie múltiplas vezes.

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Essa é uma forma excelente de manter as coisas organizadas sem se repetir ao atualizar constantemente suas feeds sociais.

4. Gestão dos recibos de despesas

Se você tem um pequeno negócio há algum tempo, sabe como pode ser frustrante gerir todos os seus relatórios de despesas.

Eles são um transtorno para monitorar e registrar, mas precisam ser geridos para que você se mantenha atualizado com relação a impostos e tenha suas finanças organizadas.

Mas você não pode simplesmente adiar essa tarefa quando surgir trabalho mais importante. Você deve registrar cada compra e transação toda semana.

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Qual é a solução?

Use software como o Expensify, que faz todo o trabalho por você, mantendo suas despesas registradas e organizadas para que você possa focar no que realmente importa.

Expensify Expense reports that don t suck

E por falar em deixar que um software cuide da sua documentação, você pode expandir essa ideia para outras áreas do seu negócio, com excelentes resultados.

5. Elimine o papel

Se você quer reduzir o acúmulo de coisas e a gestão associada a todos os documentos que você precisa monitorar, talvez seja hora de eliminar o papel.

Isso significa que, ao invés de monitorar dezenas de arquivos e pastas o tempo todo, você reduz tudo a versões escaneadas dos documentos mais importantes.

Se você quiser experimentar isso, vai precisar de uma forma rápida de digitalizar documentos fora do escritório, para não ter dificuldades de manter seu ritmo.

A CamScanner é um app excelente para escanear suas contas e outros papéis de forma rápida e fácil.

IMG 4388A CamScanner permite que você mantenha os arquivos no app, mas você pode também transferí-los para seu computador.

Se você precisa compartilhar esses arquivos com uma equipe, eu recomendo manter seus arquivos em um programa como o Dropbox.

Dropbox Business

Isso garante que todo mundo em seu pequeno negócio vai se manter atualizado com os documentos mais recentes, mas você não terá que se preocupar com a gestão extensiva de documentos offline.

6. Organize suas senhas

Se você for como a maioria das pessoas, tem um desses dois sistemas para gerir suas senhas:

Ou você usa a mesma senha o mesmo todo para sites diferentes, ou se esquece constantemente das senhas que selecionou para cada site.

Ao invés disso, eu recomendo um terceiro sistema: deixar que um app cuide das suas senhas por você.

Sim, você pode fazer isso automaticamente com um navegador como o Chrome. Mas infelizmente isso não é totalmente seguro, já que qualquer pessoa que tiver acesso ao seu computador vai poder usar as senhas.

Como alternativa, eu recomendo utilizar o 1Password para gerir suas senhas. Ele é um programa que armazena suas senhas juntas no app mobile e em desktop.

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Mas ao contrário da função autocompletar do Chrome, você precisa inserir uma senha única para ter acesso às outras senhas.

Essa senha é uma série de palavras, fácil de lembrar, mas praticamente impossível de hackear.

Veja como isso funciona. Digamos que você tenha que entrar em sua conta no Stripe. Você vai à página de login do Stripe.

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Você pode clicar no ícone do 1Password no Chrome ou inserir o atalho Command + \ no teclado.

Isso vai abrir o formulário do 1Password, onde você vai inserir a senha de palavras que vai te dar acesso às outras senhas.

Stripe Login

O 1Password vai então preencher automaticamente a informação de login e a senha salvas na página do Stripe. Ele também faz login automaticamente, te poupando mais um clique.

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O 1Password vai armazenar informações para vários tipos de contas.

O melhor é que cada site pode ser uma senha complexa e única, mas você pode acessá-los usando uma única frase.

De fato, o 1Password vai até gerar uma senha aleatória de alta segurança caso você deseje uma.

1Password

Isso significa que sua memória será menos tomada por senhas, e você poderá fazer mais coisas, trabalhando de forma eficiente e mantendo seus logins organizados.

7. Melhore seu espaço de trabalho para mais produtividade

Para progredir com seu negócio, você precisa criar um ambiente que apoie essa visão.

Existem algumas estratégias empresariais comprovadas que podem te ajudar a aproveitar melhor seu espaço de trabalho.

Acredite se puder, ao adicionar algumas plantas ao seu escritório, você pode aumentar sua produtividade em 15% através de uma concentração melhorada.

Você também terá um impulso se utilizar uma standing desk (mesa para trabalhar de pé) e organizar seus cabos.

Essas técnicas ajudam a te manter cheio de energia e focado, sem as distrações de um local de trabalho entulhado.

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Apesar de tomar apenas alguns minutos, até mesmo pequenas alterações que aumentam sua produtividade podem fazer uma diferença enorme para quão produtivo e organizado é seu pequeno negócio.

8. Organize suas notas na nuvem

Se você escreve notas, listas to-do, ideias e informações de contato em pedaços de papel ou no que estiver mais próximo, é hora de ficar mais organizado.

Você provavelmente já sabe que o Evernote é uma forma excelente de fazer isso, mas deve começar a implementação imediatamente.

Get organized Work smarter Remember everything Evernote

Para que o Evernote funcione melhor, você precisa decidir que filosofia vai adotar.

Você vai registrar tudo aqui e depois utilizar a função de pesquisa para encontrar suas notas?

Ou colocar suas notas cuidadosamente em pastas e usar tags e títulos para ter certeza de que vai saber o que está guardado no programa?

Ambras as opções são válidas. A chave é criar um sistema que funcione para você e usá-lo constantemente.

9. Mantenha a área de trabalho do seu computador organizada

Assim como sua mesa física deve estar limpa e organizada para te ajudar a se manter organizado e trabalhar, sua área de trabalho digital também precisa estar limpa e organizada.

Uma boa regra é que, se você não conseguir ver seu fundo de tela, é hora de reduzir e remover os itens que estão sobrecarregando seu computador.

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Após limpar sua tela principal, considere eliminar seus arquivos baixados e remover links ou outros arquivos que você não está usando.

Se quiser, você pode até limpar sua lixeira e assim ganhar algum espaço no seu disco rígido.

Essa é uma forma excelente de ver seus processos de trabalho de uma forma nova, e vai te ajudar a se manter organizado.

10. Melhore seu sistema de agendamento

Se você tem reuniões frequentes, chats em vídeo, ou janelas para outras pessoas agendarem sessões de trabalho com você, você precisa ter uma forma de gerir esses intervalos de tempo de forma eficaz.

A maioria das pessoas tendem a usar emails e convites de calendário para marcar eventos como esses.

Mas o ajuste contínuo de cronogramas pode ser cansativo e uma perda de tempo. Ao invés disso, encontre um momento perfeito para a reunião usando um sistema como o Calendly.

O Calendly permite que outras pessoas agendem um tempo para trabalhar com você, para que você não precise ficar enviando e recebendo mensagens sobre isso.

Calendly Scheduling appointments and meetings is super easy with Calendly

É uma forma simples de se manter em contato com outras pessoas, sem a confusão que geralmente acompanha o agendamento.

11. Monitore seu tempo de forma eficaz

Se você é freelancer, sabe da importância de monitorar suas horas de trabalho.

Mas mesmo se você não precisa registrar suas horas para garantir seu pagamento, é uma boa ideia começar a usar um programa como o Toggl.

O Toggl é uma forma rápida e fácil de monitorar seu tempo, que pode ser útil para qualquer pequeno empresário.

Toggl Features calculate work hours billable hours employee timesheets

Ao criar projetos e tarefas separadas no Toggl, você pode monitorar facilmente as horas que esyá dedicando aos seus objetivos mais importantes.

Ao invés de se perguntar porque você não cumpriu suas metas, você pode usar o Toggl para se manter organizado e observar como está usando seu recurso mais valioso – seu tempo.

12. Monitorar notas fiscais e pagamentos

Todo pequeno negócio precisa gerir pagamentos, notas ficais e contas. É um conjunto de tarefas essenciais que mantêm o negócio vivo. Mas manter tudo organizado pode ser um desafio.

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Ao invés de trabalhar constantemente para garantir que isso seja eficaz, considere usar um programa como o FreshBooks para lidar com suas notas e pagamentos.

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Lembre-se: a grande maioria das informações de pagamento que você precisa gerir não afetam diretamente a qualidade do seu trabalho ou se relacionam às suas competências principais.

Direcione esses tipos de tarefas administrativas para softwares para poupar seu tempo.

Quanto menos tarefas você tiver que completar em um dia, mais tempo você terá para focar em áreas que realmente te atraem e te ajudam a conquistar o que você deseja.

13. Planeje-se com antecedência para os impostos trimestrais

Se seu negócio for localizado nos Estados Unidos, você terá que pagar os impostos trimestrais.

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E mesmo que você não esteja nos EUA, terá que se manter atualizado quanto às políticas tributárias do seu país e região.

Isso não é uma questão que você deve considerar organizar.

Se você não cumprir a legislação tributário da sua região, pode acabar pagando multas ou até ver seu negócio fechar.

Para garantir que você está lembrando de todos os impostos e pagando os valores corretos nas datas corretas, investigue um serviço como o inDinero.

Learn How inDinero Can Work as Your New Back Office

Ele vai te orientar para garantir que você pague seus impostos sem passar muito tempo lidando com a organização necessária para cumprir os requisitos locais.

14. Controle sua caixa de entrada de email

Uma caixa de entrada lotada de emails não lidos pode ser frustrante e consumir uma porção muito grande do seu tempo.

Você terá mais sucesso com sua pequena empresa se reduzir isso a um pequeno número de emails importantes e limpar sua caixa de emails regularmente.

O especialista em produtividade Brian Tracy recomenda manter sua caixa de entrada limpa, apagando emails de spam e guardando somente aqueles de que você vai precisar depois.

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Se você tem dificuldade para gerir sua caixa de entrada de forma eficaz, pode experimentar o Inbox by Gmail. Esse app agrupa tipos diferentes de emails.

Isso significa que você pode ver rapidamente suas atualizações sociais, comprovantes de compras ou itinerários de viagens, sem ter que pesquisar entre emails importantes pessoais ou do trabalho.

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Ao se livrar dos emails menos importantes, você pode ver sua caixa de entrada toda ainda mais rapidamente.

Essa é uma de várias ferramentas diferentes que podem te ajudar a reduzir o tempo gasto em receber e enviar emails, e vai te poupar muitas horas, além de te deixar mais organizado.

15. Limpe sua lista de leitura

Se você for como muitos empreendedores, está sempre encontrando artigos que sabe que vão te ajudar a aumentar seu negócio, sua receita e suas conversões.

Mas se você não tiver tempo para ler o artigo, provavelmente guarda-o em algum lugar, adicionando-o aos favoritos no seu navegador ou enviando-o ao seu email.

Se esse for o caso, você deve transformar essa lista de artigos pouco prática em alguma coisa fácil de gerir.

Eu recomendo o Pocket, que te ajuda a monitorar artigos e vídeos que você quer ler ou ver depois. É um sistema simples que guarda artigos interessantes.

Pocket My List

Para usá-lo, você deve primeiro encontrar um artigo interessante. Se você tiver instalado a extensão de Chrome do Pocket, vai ter que clicar nela na janela do navegador.

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No menu suspenso que aparece, você pode adicionar uma tag e ver artigos relacionados que outras pessoas guardaram para ler depois.

How to Skyrocket Conversions with these 6 Micro Conversions

O novo artigo que você guardou vai aparecer instantaneamente em sua lista principal de artigos para ler no Pocket.

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E melhor ainda: os artigos que você guarda no Pocket ficam disponíveis para leitura em todos os seus dispositivos. Isso facilita continuar lendo em seu smartphone quando você está se deslocando.

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Ter uma lista de artigos para leitura no Pocket permite que você salve coisas interessantes rapidamente sem criar uma lista confusa em algum lugar no seu computador.

Se você lê muito online, essa é uma forma excelente de organizar seu material de leitura e disponibilizá-lo em todos os seus dispositivos.

16. Reduza seu armazenamento de papel

Eu mencionei anteriormente que documentos são uma grande frustração para muitos proprietários de pequenos negócios.

Você pode reduzir o tempo que passa gerindo documentação ao criar um sistema de organização para o seu local de trabalho.

Se quiser, você pode transferir sua gestão de documentação para outra empresa.

Se nenhuma dessas estratégias empresariais te soar atraente, não perca as esperanças. Comece organizando os documentos armazenados de forma lógica.

Lembre-se de manter os documentos mais importantes próximos, para acesso fácil.

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Você deve se livrar de qualquer documento de que não precisa mais. Quanto mais papéis você descartar, menos terá que se preocupar com espaço.

Essa é a forma mais eficaz de manter seus documentos organizados sem sistemas extensivos de gestão. Simplesmente jogue fora tudo o que não for necessário.

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Se você tem arquivos e documentos importantes que não podem ser jogados fora, considere usar um serviço como o Shred-It para destruí-los.

Essa é uma ótima forma de se manter seguro e reduzir o trabalho e transtorno associado aos documentos que você precisa gerir diariamente.

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Quanto menos documentos você tiver no sistema organizacional do seu pequeno negócio, mais você poderá focar no que é mais importante para ele.

Conclusão

Se você quer que seu negócio cresça em 2018 e no futuro, vai precisar de estratégias empresariais de organização para lidar com o crescimento inevitável que espera ver. Assim, reuni nesse artigo algumas estratégias de sucesso para sua empresa.

Você vai precisar que sua área financeira esteja organizada. Lembre-se de monitorar seus recibos de despesas e transações.

Fique preparado para todos os impostos que precisam ser pagos ao longo do ano.

Se suas finanças estiverem organizadas, você terá que garantir que o espaço do seu escritório também esteja. Use métodos comprovados para melhorar sua produtividade aumentando seu espaço.

E ainda que isso não seja uma solução para todo mundo, considere eliminar o papel. Armazene todos os seus documentos em nuvem e destrua os documentos extras que estão enchendo seu espaço de trabalho.

Seu tempo é um dos seus recursos mais preciosos, como pequeno empresário. Assim, organize-o com monitoramento e agendamentos.

Procure reduzir suas tarefas, melhorando seu fluxo de trabalho de emails, gerindo sua lista de leituras e organizando suas notas, senhas e área de trabalho.

Finalmente, automatize suas campanhas de marketing e crie um processo para lidar com relacionamentos e suporte ao consumidor.

Quais estratégias empresariais você usa para manter seu negócio organizado?

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