Die besten VoIP-Telefondienste (eine ausführliche Bewertung)

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Möchtest Du Dir das Lesen sparen und lieber gleich zur Top-Empfehlung übergehen? Die besten VOIP-Telefondienste sind Nextiva und Ooma.

Internettelefonie, auch VoIP genannt, spart Deinem Unternehmen im Vergleich mit einer herkömmlichen Telefonleitung viel Geld. Und wenn Du bereits einen VoIP-Dienst nutzt, kannst Du diesen Dienst eventuell optimieren, indem Du zu einem besseren Anbieter wechselst.

Der Begriff „Voice over Internet Protocol“ (VoIP) mag komplex klingen, bedeutet aber eigentlich, dass das Telefonieren über Rechnernetze, welche nach Internetstandards aufgebaut sind, stattfindet. Man telefoniert über die Internetverbindung anstatt über eine analoge Telefonleitung.

Wenn Du zum ersten Mal mit dem Gedanken spielst auf VoIP umzusteigen, wirst Du von den Vorteilen, die IP-Telefonie bietet, begeistert sein. VoIP spart nicht nur Geld, sondern bietet auch weitaus mehr Funktionen, kann überall eingesetzt werden und ist problemlos skalierbar.

Um einen wirklich hilfreichen Beitrag zu schreiben, hat sich mein Team mit Führungskräften aus verschiedenen Unternehmen in Verbindung gesetzt, die VoIP auf unterschiedliche Weise einsetzen.

Du findest ca. 80 % dessen, was Du über VoIP wissen musst, im Internet. Hier findest Du die restlichen 20 %.

Wir haben folgende Personen interviewt:

• Gregg verwaltet einen IT-Service. Er kennt die Vor- und Nachteile verschiedener VoIP-Optionen und hilft Unternehmen, sich vor Hackern zu schützen.
• Jason ist seit fast 30 Jahren in verschiedenen Call Centern beschäftigt und ist gerade auf VoIP umgestiegen. Er möchte dadurch eine bessere Arbeitsumgebung schaffen, indem seine Mitarbeiter sowohl im Büro oder remote arbeiten können.
• Makan hat bereits unzählige Telemarketing-Teams aufgebaut. Er hat gelernt, das Risiko von Bußgeldern zu reduzieren und Leistungsträger mit außergewöhnlich hohen Fluktuationen zu identifizieren.
• Sarkar leitet ein Vertriebsteam im B2B-SaaS-Bereich. Er führte uns durch die Synchronisierung eines VoIP-Systems mit einer vorhandenen CRM-Software.

Ich weiß, was für mein Unternehmen funktioniert. Durch Interviews mit verschiedenen Experten und Führungskräften haben mein Team und ich jedoch herausgefunden, worauf man beim Kauf eines VoIP-Dienstes achten muss und was für verschiedene Unternehmen wichtig ist.

Es gibt Unternehmen, die Büros in 20 Ländern mit VoIP ausstatten müssen. Andere müssen sensible Informationen schützen und wiederum andere sind es einfach leid, ihre private Handynummer für die Arbeit zu benutzen.

Im Folgenden stelle ich Dir sieben der besten VoIP-Telefondienste vor, die sofort einsatzbereit sind. Nach einer ausführlichen Bewertung bekommst Du noch Zugriff auf einen Einkaufsführer, der Dir helfen soll, die richtige Entscheidung zu treffen.

Nr. 1 – Nextiva — Urteil: Der allgemeine Testsieger

Der Trend geht zur Heimarbeit, ich glaube aber nicht, dass man mit Sicherheit sagen kann, wie das Arbeiten im Büro in zwei oder drei Jahren aussehen wird. Wenn Du Dein Team in dieser unbeständigen Zeit mit den richtigen Tools ausstatten willst, damit es funktionsfähig bleibt, ist Nextiva eine solide Wahl.

Es handelt sich um Cloud-basiertes VoIP-System, das sowohl im Büro, zu Hause als auch von unterwegs eingesetzt werden kann. Im Gegensatz zu einem lokalen Telefonsystem können Mitarbeiter ihr Telefon ohne VPN verwenden, da sie über Nextiva telefonieren. Du musst Dir also keine Sorgen um die Sicherheit machen, selbst wenn Deine Mitarbeiter ihre Kunden aus Hotels, Cafés oder über ihr Heimnetzwerk anrufen.

Die Experten, mit denen wir gesprochen haben, kategorisierte Nextiva als echtes Power-System für Unternehmen, die immer erreichbar sein wollen. Wenn Du aktuell zehn oder weniger Telefone verwendest, solltest Du Nextiva problemlos installieren können.

Jason wies allerdings darauf hin, dass, man sich Gedanken über die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften machen muss, wenn man Kreditkarteninformationen telefonisch entgegennehmen möchte. Aber zum größten Teil wird die Sicherheit von Nextiva gehandhabt, da alles über die Cloud geleitet wird.

Nextiva kann bei Bedarf auf mehrere Hundert Telefone erweitert werden. Dies benötigt ein paar besondere Einstellungen im Backend, aber Nextiva hilft mit einem geführten Installationsprozess bei der Bereitstellung.

Und im Gegensatz zu einigen anderen Anbietern, die diese Art von Flexibilität bieten, kann Nextiva Dein gesamtes Büro ausstatten – Faxgeräte, Konferenztelefone, die Ausstattung mehrerer Büros – Du kannst Deinen Arbeitsplatz komplett auf die moderne Plattform von Nextiva umstellen.

Verbinde Dein Telefon mit E-Mail, Textnachrichten und Video, oder zentralisieren jeden Kanal in einer einzigen Benutzeroberfläche, um alle Funktionen zur Anrufabwicklung und Benutzerverwaltung zentral abzuwickeln.

Nextiva überzeugt durch die einfache Bedienung. Der Call Flow Builder visualisiert das Routing und Gesprächsabläufe.

Es kann schwierig sein, automatische Telefonzentralen zu konfigurieren, mit Nextiva ist dies jedoch über die praktische Drag-and-drop-Funktion möglich.

Das Unternehmen hat viel getan, um seinem Endbenutzer alles so einfach wie möglich zu machen. Wenn Du Dich jetzt fragst, ob die Internetverbindung in Deinem Büro schnell genug ist, kannst Du das einfach auf der Webseite von Nextiva testen. Simuliere die Bandbreite, die für zwei bis 200 Telefone erforderlich wäre. Du erhältst Informationen zur Geschwindigkeit, aber auch zur Varianz in der Laufzeit der einzelnen Datenpakete und allem weiteren, was dazu beiträgt, dass Du zuverlässig telefonieren kannst.

Du kannst sogar die Geschwindigkeit von Remote-Mitarbeitern testen. Dies wurde von Jason dringend empfohlen, denn falls ihr Heimnetzwerk VoIP nicht unterstützt, kann Dir dieses Problem teuer zu stehen kommen.

Nextiva bietet Kundensupport rund um die Uhr. Dieses Maß an Service ist nicht üblich in der VoIP-Branche, besonders für VoIP zu einem so erschwinglichen Preis (der derzeit sogar im Angebot ist).

• Essential: ab 17,96 $ anstatt 23,95 $ pro Monat/Benutzer
• Professional: ab 21,71 $ anstatt 28,95 $ pro Monat/Benutzer
• Enterprise: ab 29,21 $ anstatt 38,95 $ pro Monat/Benutzer

Diese Preise gelten bei jährlicher Abrechnung, Du müsstest also etwas mehr zahlen, wenn Du keinen langfristigen Vertrag eingehen willst.

Der Essential-Plan eignet sich für die meisten kleinen Teams. Es umfasst unbegrenzte Sprach- und Videoanrufe, eine kostenlose lokale, gebührenfreie Nummer sowie 1.500 gebührenfreie Minuten. Das ist viel mehr, als Du bei anderen Anbietern zu diesem Preis bekommst. Im Gegensatz zu RingCentral gibt bei Essential keine Benutzerobergrenze. Dies bedeutet, dass mehr Mitarbeiter unbegrenzte Sprach- und Videoanrufe zu einem niedrigen Preis nutzen können, Du musst kein Upgrade durchführen, wenn Du 20 Benutzer erreicht hast.

Wenn Du Konferenzgespräche führen und SMS verschicken willst, benötigst Du den Professional-Plan. Dieser wird mit Salesforce-, HubSpot- und Zendesk-Integration geliefert. Essential bietet nur eine Integration mit Outlook und Google Kontakte.

Im Enterprise-Level erhältst Du eine Integration mit Deiner CRM-Software und Single Sign-On, was für Remote-Mitarbeiter ein großer Vorteil ist.

Nextiva One ist die Omnichannel-Lösung des Unternehmens, falls Du Kunden ermöglichen willst, Dich neben dem Telefon auch über verschiedene andere Kanäle zu erreichen. Deine Mitarbeiter können den gesamten Kommunikationsverlauf mit jedem Kunden sehen, was sehr hilfreich ist, wenn Du mit Helpdesk-Tickets arbeitest.

Jason wies darauf hin, dass Omnichannel auch das Leben der Führungskräfte und Teamleiter erleichtert. „Ich muss nicht mehr 10 verschiedene Systeme verwalten“, sagte er, „alles ist im selben System verfügbar.“

Du kannst den Verkauf mit dem Callcenter koordinieren oder mehrere Geschäfte abschließen und kannst problemlos Rechnungen stellen, ohne den Informationen in verschiedenen Systemen hinterherjagen zu müssen. Wenn ein Kunde ein Problem hat, kannst Du dieses schnell finden, unabhängig davon, wie oder wann er Kontakt aufgenommen hat.

Mit Nextiva wird die Organisation erleichtert. Du musst Dich nur ins System einloggen, um mit Kunden und Deinen Mitarbeitern auf dem gleichen Stand zu bleiben, egal wo Du Dich befindest.

Für Teams, die nicht im selben Büro arbeiten, um Aktivitäten zu koordinieren, ist Nextiva definitiv die beste VoIP-Lösung. Es kann sofort auf jedem beliebigen Gerät verwendet werden und solltest Du jemals ein Problem haben, steht Dir der seriöse Kundenservice von Nextiva zur Verfügung.

Falls die verschiedenen Pläne nicht die perfekte Lösung bieten, solltest Du Dich an Nextiva werden. Du kannst Dir die Funktionen auch selbst zusammenstellen. Baue Dir mit Nextiva in kürzerer Zeit Dein eigenes System nach Deinen Wünschen. Und für eine begrenzte Zeit erhältst Du 25 % Rabatt, wenn Du Dich anmeldest!

Nr. 2 – Ooma Office — Urteil: Die beste Lösung zur Kombination eines bestehenden Telefonsystems mit VoIP

Mit Ooma kannst Du die Vorteile von VoIP ganz einfach und ohne Produktivitätsverlust nutzen. Du kannst Dein aktuelles Telefonsystem direkt mit Ooma verknüpfen.

Hast Du kein Telefon? Dann kaufe eins über Ooma, erhalte einen Rabatt und spare Dir die lästige Konfiguration. Das System ist sofort einsatzbereit.

Mitarbeiter können Anrufe über die mobile Ooma-App tätigen und mit ihren Kollegen zusammenarbeiten, egal ob sie sich im Büro befinden oder unterwegs sind.

Gregg wies darauf hin, wie teuer es werden kann, wenn man ein bestehendes Set-up anpassen muss. Bei Ooma erhält jeder Benutzer eine Reihe kostenloser Nebenstellen: eine für Konferenzen, eine für Online-Faxe und eine für die virtuelle Empfangsdame.

„Virtuelle Empfangsdame“ ist der Oberbegriff für die automatische Telefonzentrale. Du kannst sie so einstellen, dass benutzerdefinierte Nachrichten zu regulären Geschäftszeiten abgespielt werden. Anrufer können einen Namen oder ihre bevorzugte Sprache wählen und Du kannst den Anrufer automatisch an eine andere Nebenstelle weiterleiten.

Bei anderen Anbietern, insbesondere bei solchen, die wenig kosten, muss man für Online-Faxe oft extra zahlen. Einige VoIP-Telefondienstanbieter bieten diese Funktion nicht mal an. Als Jason diese Funktion bei einigen Anbietern anforderte, sagten zwei Unternehmen sofort ab, weil sie diese Funktion nicht bieten konnten. Andere sagten ihm, dass sie es versuchen würden, aber eigentlich nicht wirklich anbieten würden, nur um ihn als Kunden zu gewinnen.

Mit Ooma kann sich jeder Benutzer kostenlos seine eigene Fax-Nebenstelle einrichten. Problem gelöst!

Wenn es um die Integration von VoIP in vorhandene Systeme geht, minimiert Ooma die Schritte, die Du unternehmen musst, und bietet maximale Flexibilität. Stelle über WLAN oder Kabel eine Verbindung zu Ooma Office her oder verwende die Basisstation, um analoge Geräte mit dem System zu verbinden.

Diese Cloud-basierte VoIP-Lösung kann problemlos mit vorhandenen Telefonen verbunden werden. Die Konfiguration eines großen Büros kann ein wenig Zeit in Anspruch nehmen, die Bedienung ist aber unkompliziert. Es ist zwar nicht die schönste Benutzeroberfläche, dafür aber einfach zu bedienen.

Während Ooma auch Lösungen für große Unternehmen anbietet, zeichnet sich dieser Anbieter für VoIP-Telefonie durch sein Angebot für kleine und mittelständische Unternehmen aus.

Es gibt keine Verträge, eine Seltenheit in dieser Branche. Um jedoch den besten Preis für VoIP zu erhalten, musst Du Dich für mindestens ein Jahr verpflichten. Hier ist eine Übersicht der Preisgestaltung:

• Essentials: ab 19,95 $ pro Monat/Benutzer
• Pro: ab 24,95 $ pro Monat/Benutzer
• Pro Plus: ab 29,95 $ pro Monat/Benutzer

Wenn Du auf Pro umsteigst, erhältst Du die Desktop-App, Videokonferenzen, Anrufaufzeichnung, verbesserte Anrufblockierung und Voicemail-Transkription. Du kannst auch Konferenzgespräche mit bis zu 25 Teilnehmern durchführen, bei Essentials sind Konferenzen auf 10 Teilnehmer beschränkt.

Bei Ooma Office kannst Du Deine Mitarbeiter nicht verschiedenen Plänen zuteilen. Alle Mitarbeiter müssen denselben Plan nutzen. Da der Preisunterschied jedoch nur 5 US-Dollar beträgt, liegst Du mit Pro immer noch im durchschnittlichen Preisbereich für VoIP.

Pro Plus bietet erweiterte Funktionen wie Warteschlangen, eine Salesforce-Integration und Hot Desking. Benutzer können ihre Computer mit einem Softphone ausstatten, Du musst also weniger Hardware kaufen.

Du kannst die Anschaffung neuer Telefone vermeiden, indem Deine Mitarbeiter über die mobile App (die in Ooma Office enthalten ist) anrufen, obwohl Gregg uns davor gewarnt hat, dass VoIP auf einem Mobiltelefon schwierig sein kann. „Ja, man spart Geld, weil man keine Telefonanlage kaufen muss“, sagte er, „aber es kann die Akkulaufzeit des Geräts stark beeinträchtigen.“

Wechsel in Deinem eigenen Tempo in die Cloud. Behalte Deine aktuelle Telefonanlage und verwalte sie selbst mit viel weniger Aufwand. Fordere ein Angebot an, melde Dich bei Ooma an und spare Geld.

Nr. 3 – RingCentral — Urteil: Die beste VoIP-Lösung für ausgehende Anrufe mit hohem Volumen

RingCentral bietet unbegrenzte Anrufe, SMS und Videokonferenzen zu einem sehr wettbewerbsfähigen Preis. Wenn Du nur Anrufe und SMS benötigst, kannst Du sogar ein noch besseres Angebot bekommen.

Vergiss die Abrechnung pro Minuten und statte Deine Mitarbeiter mit einer einfach zu bedienendem VoIP-Lösung aus. Egal, ob Callcenter, Kundenservice, oder Vertrieb – jeder, der häufig mit Kunden telefonieren muss, wird RingCentral zu schätzen wissen, insbesondere dann, wenn man ständig neue Mitarbeiter einarbeiten muss.

Die einfach zu bedienende Benutzeroberfläche ist intuitiv. Administratoren und Manager werden schnell feststellen, dass sie neue Mitarbeiter schneller einarbeiten können.

„Man spart viel Geld, weil man Mitarbeiter, die keine gute Arbeit leisten und Zeit verschwenden, schneller identifizieren kann“, sagte Makan. Er hat mit RingCentral bereits viele Telemarketing-Callcenter eingerichtet.

Die Möglichkeit, Anrufe und KPIs zu verfolgen und sich Aufzeichnungen anzuhören, war für ihn ein besonders großer Vorteil, verglichen mit der Arbeit von einem Festnetzanschluss. Teams können sich Anrufe gemeinsam anhören, um ein Gefühl dafür zu bekommen, wie sie jede Gelegenheit besser nutzen können.

Die Funktionen zur Berichterstattung erfordern keinen Experten, jeder kann hilfreiche Erkenntnisse gewinnen. Identifiziere Deine besten Mitarbeiter und finde heraus, wie sie arbeiten. Identifiziere Personen, die nicht gut zu Deinem Team passen, und ersetze sie durch bessere Agenten.

Viele Programme behauten von sich, dass die „Leistungen optimieren“. RingCentral hält dieses Versprechen.

„Man kann seine Verkäufe tatsächlich vorhersagen“, sagt Makan, „ich weiß, das ist schwer zu erklären, aber es ist wahr.“

Er fand heraus, dass 2.500 Anrufe zu einem neuen Kunden führen. Dies verriet ihm, wie viele Minuten seine Mitarbeiter telefonieren müssen, um einen Gewinn zu erzielen. Im Laufe der Zeit konnte er vorhersagen, wie viele Kunden ein Mitarbeiter im ersten Monat, im zweiten Quartal und so weiter gewinnen muss, um profitabel zu bleiben.

Du wirst wahrscheinlich andere Leistungskennzahlen verfolgen, die Idee ist aber dieselbe. Die Transparenz, die RingCentral bietet, kann genutzt werden, um faule Mitarbeiter zur Rechenschaft zu ziehen. Du weißt im Voraus, wie Deine Ergebnisse aussehen werden und kannst Dein Team entsprechend nach oben oder unten skalieren.

RingCentral eignet sich für Anrufe in großem Umfang. Administratoren müssen keine IT-Experten sein, um neue Benutzer hinzuzufügen und ihnen Zugriff auf bestimmte Ressourcen zu gewähren. Neue Mitarbeiter können schnell hinzugefügt werden. Und wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, kann man die Rufnummer einfach auf einen neuen Agenten übertragen.

Wenn Du viel Fluktuation hast, was bei vielen Callcentern mit hohem Anrufvolumen der Fall ist, musst Du auf die Integrität Deiner Datenbank achten. RingCentral macht es Teamleitern einfach, den Zugriff auf Ressourcen einzuschränken und diese Einschränkungen bei Bedarf zu widerrufen.

Große Unternehmen verwenden sicherlich ein CRM-System (oder eine Form von Datenbank), um Kunden in großem Umfang anzurufen. RingCentral lässt sich mit den meisten gängigen Lösungen verknüpfen.

RingCentral unterstützt Callcenter zudem bei der Einhaltung bestimmter gesetzlicher Vorgaben und Verpflichtungen, was besonders wichtig ist, wenn man Kunden ohne ihre vorherige Zustimmung kontaktieren will oder einen Autodialer verwendet. Das VoIP-System verfügt über Funktionen wie den TCPA-Dialer, der Deinen Agenten hilft, sich gegen mögliche Klagen zu schützen, damit sie sich keine Sorgen machen müssen und sich in jeder Hinsicht auf das Gespräch konzentrieren können.

Die „Do Not Call“-Liste ist einfach zu verwenden. Integriere Tools von Drittanbietern, um Deine Liste zu aktualisieren, und zeige Deinen Mitarbeitern, wie sie eine eigene interne Liste anlegen und pflegen können. RingCentral hält sich an sehr strenge Datenschutzvorgaben, Du kannst Dir also sicher sein, dass die Daten Deiner Kunden und Kontakte geschützt sind.

Du kannst Dein aktuelles Telefonsystem durch VoIP ersetzen und so Geld sparen oder ein Omnichannel-Callcenter ausstatten. RingCentral MVP (früher RingCentral Office genannt) bietet vier Preisstufen an:

• Essentials: ab 19,99 $ pro Monat/Benutzer
• Standard: ab 27,99 $ pro Monat/Benutzer
• Premium: ab 34,99 $ pro Monat/Benutzer
• Ultimate: ab 49,99 $ pro Monat/Benutzer

Diese Preise gelten nur bei jährlicher Abrechnung. Wenn Du pro Monat abrechnen willst, musst Du 33 % mehr zahlen.

Der Essentials-Plan ist auf 20 Benutzer begrenzt. Du erhältst unbegrenzte Gespräche und Textnachrichten sowie die gemeinsame Nutzung von Dokumenten, was für die gemeinsame Arbeit an Verkaufs- und Kundendienstskripten sehr hilfreich sein kann. Zudem erhältst Du ein internes Kommunikationssystem für den Versand von Teamnachrichten, was besonders hilfreich ist, wenn viele Mitarbeiter nicht im Büro arbeiten.

Mit Standard erhältst unbegrenzte Faxe, Videokonferenzen und Integrationen mit Google Workspace, Microsoft 365 und mehr. Es gibt auch keine Begrenzung für Benutzer.

Mit Standard erhältst Du unbegrenzte Faxe, Videokonferenzen und Integrationen mit Programmen wie Google Workspace oder Microsoft 365. In diesem Plan gibt es keine Begrenzung für Benutzer.

Unternehmen, die viel telefonieren möchten, würde ich aber Premium empfehlen. Dieses Paket enthält eine CRM-Integration, die wichtig ist, um Leistungskennzahlen im Auge zu behalten und Ergebnisse zu verfolgen. Für nur 10 USD mehr als ein durchschnittliches VoIP-System ist Premium wirklich ein Schnäppchen. Bei RingCentral MVP erhältst Du für zu diesem Preis SMS, Videoanrufe und erweiterte Anruffunktionen, die andere Anbieter zu diesen Preisen nicht anbieten.

Manager können Live-Anrufen beiwohnen und Tipps „zuflüstern“. Der Mitarbeiter kann sie hören, der Anrufer aber nicht. Soweit ich weiß, sind diese Funktionen normalerweise erst ab Tarifen enthalten, die über 50 US-Dollar kosten. In diesem Sinne würde ich RingCentral MVP preislich sogar weit unter dem üblichen Durchschnittspreis einstufen.

RingCentral bietet auch Contact Center-Software an, die Deine Kommunikation vereinheitlicht. Deine Agenten können den vollständigen Gesprächs- und Kundenverlauf einsehen. Wann haben sie angerufen, wann haben sie über den Chat Kontakt aufgenommen? Du musst Dich mit RingCentral in Verbindung setzen, um den Preis für das Contact Center zu erfragen.

RingCentral wäre meine erste Wahl für Leute, die viele Anrufe tätigen müssen, denn Du kannst Dich vor Risiken schützen, die mit einer großangelegten Kontaktaufnahme einhergehen. Zudem verfügt es über einen hohen Funktionsumfang, um maximale Effizient zu gewährleisten.

Probiere RingCentral am besten noch heute aus.

Nr. 4 – Phone.com — Urteil: Das erschwinglichste professionelle VoIP-System

Phone.com ist eine kluge Wahl, wenn man nach einem budgetfreundlichen VoIP-System sucht. Du kannst unbegrenzt telefonieren oder ein monatliches Kontingent an Anrufminuten kaufen, um Geld zu sparen. Du kannst Tarife sogar kombinieren und anpassen, um noch mehr Geld zu sparen. Auf diese Weise kannst Du Deinem Vertriebsteam unbegrenzte Anrufe ermöglichen und Mitarbeitern, die nur gelegentlich telefonieren, einen anderen Tarif zur Verfügung stellen.

Im Basic-Plan sind alle gängigen Standard-VoIP-Funktionen wie Anrufabwicklung, automatische Telefonzentralen, Musik für Warteschleifen und so weiter enthalten. Für einige erweiterten Funktionen musst Du ein Upgrade durchführen, kannst aber bis zu zehn Personen pro Videokonferenz hosten.

Bei den meisten anderen Anbietern müssen alle Benutzer zum neuen Plan wechseln. Bei Phone.com ist das nicht der Fall, dadurch werden die Kosten niedrig gehalten. Gregg sagte uns, dass das extrem hilfreich ist, wenn man es richtig nutzt.

Bei Phone.com kannst Du Deine Funktionen selbst zusammenstellen. Anrufaufzeichnung und eingehende Faxe werden extra berechnet, Du kannst jedoch jederzeit Faxe von Deinem Telefon senden.

Nextiva und RingCentral sind etwas robuster, insbesondere wenn es um Berichte und Analysen geht. Außerdem bietet Phone.com als CRM-Integration nur AllProWebTools und Zoho an.

Einige Unternehmen benötigen nur ein zuverlässiges Telefon mit Funktionen, die sie selbst verwalten können. Phone.com kann mehr als das und es ist auch noch günstiger als die meisten anderen Optionen. Dein Unternehmen kann erhebliche Einsparungen machen, ohne sich mit einer unzuverlässigen Lösung zufriedengeben zu müssen.

Erlaube Kunden, Fragen per SMS zu senden. Phone.com organisiert alle Nachrichten automatisch.

Du benötigst eine Telefonanlage, um die IP-Telefonie nutzen zu können. Der Anbieter bietet wirklich tolle Preise auf beliebte Telefone. Du kannst auch ein bestehendes Telefonsystem verwenden, da Phone.com eine Reihe von Hardwareoptionen unterstützt.

Die Verwendung einer bestehenden Anlage wird die anfänglichen Kosten erheblich senken, Gregg verriet uns aber, dass ältere Telefone gehackt werden können, stelle darum sicher, dass Deine Anlage auf dem neusten Stand ist und bereite Dich darauf vor, einen Teil der Konfiguration selbst vorzunehmen. Wenn Du Deine Geräte über Phone.com kaufst, musst Du sie nur anschließen. Sie sind sofort einsatzbereit.

Die Preise von Phone.com sind im Allgemeinen sehr niedrig. Die folgenden Preise gelten bei jährlicher Abrechnung und Vorauszahlung, liegen aber 20 % unter den Tarifen der monatlichen Abrechnung.

• Basic: ab 11,99 $ pro Monat/Benutzer
• Plus: ab 15,99 $ pro Monat/Benutzer
• Pro: ab 23,99 $ pro Monat/Benutzer

Basic enthält 500 Freiminuten, die sich alle Benutzer teilen müssen. Du erhältst außerdem 1.000 Textsegmente. Ein Segment ist auf 160 Zeichen begrenzt, was weit unter dem heutigen Durchschnitt liegt. Es sind also nicht 1.000 SMS pro Monat, es sei denn, Du hältst Dich kurz.

Volumenlizenzen können den Preis senken, sowohl für Benutzer als auch für zusätzliche Telefonnummern. Ab 25 Benutzern sinkt der Preis für Basic beispielsweise auf 8,99 US-Dollar.

Wenn man bedenkt, dass Pro mit vielen Callcenter-VoIP-Lösungen, die ich mir angesehen habe, mithalten kann, lohnt es sich zu prüfen, ob Du viele Telefone benötigst. Bitte am besten jede Person und Abteilung, die das Telefonsystem verwendet, um Input. Finde heraus, welche Technologie und Funktionalität unterstützt werden müssen. Wenn Phone.com ins Budget passt, machst Du einen tollen Deal.

Phone.com bietet niedrige Preise, lässt sich aber besser skalieren als OpenPhone, Grasshopper und andere vergleichbare VoIP-Lösungen.

Ich würde es zwar nicht verwenden, um ein Callcenter einzurichten, für den normalen und alltäglichen Gebrauch im geschäftlichen Betrieb scheint es jedoch die ideale Lösung zu sein.

Mit dieser VoIP-Option kannst Du definitiv am meisten sparen. Melde Dich am besten sofort an.

Nr. 5 – Grasshopper — Urteil: Die beste Lösung für alle, die mehr Nebenstellen als Telefonleitungen benötigen

Grasshopper ist eine großartige Option für kleine Unternehmen, die sich eine vollwertige Identität schaffen möchten, ohne ein komplexes System kaufen zu müssen.

Ich denke da zum Beispiel an Restaurants, der Rufnummern für verschiedene Standorte brauchen, aber nicht für eine herkömmliche Telefonleitung zahlen möchten. Oder vielleicht eine Anwaltskanzlei, die Rufnummern mit vielen Nebenstellen nutzen möchte.

Wenn sich während Deiner Recherchen herausstellt, dass Du nur das Nötigste benötigst, solltest Du nicht für Funktionen zahlen, die Du am Ende gar nicht nutzen wirst. Grasshopper versorgt Dich wird mit allen nötigen Funktionen und berechnet dafür eine monatliche Flatrate.

Du erhältst eine Reihe von Funktionen, die speziell für die tägliche Arbeit eines modernen Unternehmens entwickelt wurden, aber ganz ohne Verwirrung. Du musst eventuell ein Upgrade durchführen, um auf bestimmte Funktion zugreifen zu können. Jeder Grasshopper-Plan beinhaltet unbegrenzte Anrufe sowie alle Funktionen, z. B. das Einrichten eines Telefonbaums, personalisierte Begrüßungen, Anrufweiterleitungen und mehr.

Es gibt sogar ein paar Funktionen, wie beispielsweise Instant Response, die man bei anderen Anbietern nicht immer bekommt. Wenn Du einen Anruf verpasst, sendet Grasshopper automatisch eine Textnachricht. Du kannst Anrufe automatisch an Kollegen weiterleiten, falls Du gerade beschäftigt bist. Die Voicemail-Transkription erleichtert die Nachbearbeitung von Anrufen.

Alle Funktionen können direkt über die mobile App verwaltet werden. Leite Anrufe genau dorthin weiter, wo sie hin müssen, mit nur wenigen Handgriffen.

Du erhältst unbegrenzte Erweiterungen im Small Business-Plan und mehrere kostenlose Erweiterungen in anderen Plänen. Leite Anrufe an andere Rufnummern, Mobilgeräte, informative Nebenstellen zur Beantwortung von häufig gestellten Fragen oder eine höfliche Voicemail weiter.

Gregg wies darauf hin, dass man auf Zusatzgebühren achten sollte, da dies sie Gesamtkosten „rasch in die Höhe treiben“ kann.

Bei Grasshopper musst Du Dir darum nicht so viele Gedanken machen. Der Einstiegsplan umfasst eine Rufnummer und drei Nebenstellen – perfekt für Einzelunternehmer. Lass uns einen genaueren Blick auf die Optionen von Grasshopper werfen.

• Solo: ab 28 $ pro Monat – eine Rufnummer und drei Nebenstellen
• Partner: ab 46 $ pro Monat – drei Rufnummern und sechs Nebenstellen
• Small Business: ab 80 $ pro Monat – fünf Rufnummern und unbegrenzte Nebenstellen

Wie zuvor erwähnt, dieses System deckt nur die Grundlagen ab. Es gibt keine CRM-Integration oder Anrufaufzeichnung. Grasshopper kann Dein Telefonsystem nicht ersetzen, aber revolutionieren. Alle, die schon mal versucht haben, mit der kostenlosen VoIP-Lösung von Google zu telefonieren, werden diese einfache und zuverlässige Anrufweiterleitung sicherlich als revolutionär empfinden.

Grasshopper kostet weniger und lässt sich viel einfacher einrichten als die Lösungen vieler seiner robusteren Konkurrenten. Es könnte einen Tag dauern, bis gebührenfreie Nummern funktionieren, aber normalerweise sind die sofort einsatzbereit.

Du kannst für einen kleinen Aufpreis zusätzliche Telefonleitungen hinzufügen. Es kostet mehr als bei Phone.com, darum würde ich Grasshopper nicht empfehlen, wenn man mehrere Leistungen benötigt, aber für kleine Büros reicht es völlig aus.

Es spielt keine Rolle, wo Du arbeitest – Du kannst unterwegs sein, im Büro oder zu Hause – mit Grasshopper kommen Anrufe immer dort an, wo sie hin sollen.

Probiere Grasshopper kostenlos aus.

Nr. 6 – PhoneBurner — Urteil: Das beste sofort einsatzbereite VoIP-System für Vertriebsteams

PhoneBurner unterscheidet sich ein wenig von anderen VoIP-Systemen. Es handelt sich um eine Verkaufsplattform, ist sie also nicht dafür gedacht, Dein Telefonsystem zu ersetzen. Vielmehr ist es darauf ausgelegt, Außendienstmitarbeitern die perfekten Funktionen für den Abschluss von Verträgen und Verkäufen an die Hand zu geben.

Arbeitet Dein Team remote? Sind Deine Mitarbeiter häufig unterwegs? Kein Problem. Deine Außendienstmitarbeiter können Kunden von überall aus anrufen.

Das System enthält eine integrierte CRM-Plattform und einen Autodialer. Die Plattform ist sofort einsatzbereit. Wenn Du möchtest, kannst Du Dein eigenes CRM integrieren oder einfach alle Leads importieren und bis zu 80 Anrufe pro Stunde tätigen.

Ich weiß zwar nicht, wie schnell Deine Mitarbeiter jetzt sind, aber 80 Anrufe pro Stunde sind oft eine echte Qual. Hier gibt es keine Verzögerung, wenn der Anruf verbunden wird, nur klare Gespräche, wie über eine normale Telefonleitung. Und da das CRM eingebunden ist, können Deine Vertriebsmitarbeiter genau sehen, mit wem sie sprechen, in welcher Phase der Pipeline sich der Kunde befindet und Notizen hinterlegen.

Sarkar sagte, dass so ziemlich jedes Unternehmen in der B2B-SaaS-Branche jetzt über Vertriebsplattformen telefoniert. Der Autodialer macht die Arbeit Deiner Agenten viel effizienter, indem er das Wählen eliminiert. „Man muss kaum noch etwas anklicken“, sagte er.

Mit PhoneBurner musst Du nicht mehr manuell wählen oder endlos durch Kontakte blättern, um eine Rufnummer zu finden, oder diese vor dem nächsten Anruf hektisch aus einer E-Mail kopieren und ins System einfügen. Stattdessen kannst Du Voicemails senden, ohne auf den Signalton zu warten, nach dem Anruf eine E-Mail schicken oder einen Interessenten mit einem einzigen Klick in einen anderen Ordner verschieben.

Für Makan ist die Autodialer-Software für eine großangelegte Kampagne im Telemarketing von entscheidender Bedeutung, aber die Einrichtung war mühsam. „Man muss das CRM und den Autodialer speziell programmieren. Das kann je nach Branche teuer werden.“ Er erwähnte auch eine beliebte CRM-Lösung, die zwischen 25.000 und 50.000 US-Dollar kostet.

PhoneBurner nimmt Dir einen Großteil dieser Arbeit ab. Es wird Deine Datenbank zwar nicht allein pflegen, die grundlegende CRM/Autodialer-Integration ist jedoch bereits vorhanden.

Das Unternehmen geht sogar noch einen Schritt weiter, indem es eines der umfassendsten Onboarding-Pakete anbietet, die ich je gesehen habe. Das Team arbeitet vor der Einrichtung mit Dir zusammen, führt Dich durch eine Testsitzung und schult Dein Team dann in der Verwendung der Plattform.

Außerdem erfährst Du, wie man Berichte erstellt, um die Leistung Deiner Mitarbeiter zu verfolgen. In diesem Bereich kann man viel falsch machen. Bei PhoneBurner führt Dich ein Kundenberater Schritt für Schritt durch den gesamten Prozess. Der Berater hilf Dir, Dashboards und Bestenlisten einzurichten und alles an Deine individuellen Ziele anzupassen.

Leads werden basierend auf vorher festgelegten Regeln automatisch verteilt. Arbeite Kontakte entweder im Rundlauf-Verfahren oder frei nach der Regel „wer zuerst kommt, mahlt zuerst“ ab, und passe Deine Einstellungen entsprechend an. Stelle sicher, dass Leads immer an den richtigen Agenten weitergeleitet werden.

PhoneBurner ist nicht günstig, man kann es aber auch nicht mit anderen VoIP-Anbietern vergleichen, da man einen automatischen Dialer und das integrierte CRM-System erhält.

• Standard: ab 124 $ pro Monat/Benutzer
• Professional: ab 149 $ pro Monat/Benutzer
• Premium: ab 166 $ pro Monat/Benutzer

Diese Preise gelten bei jährlicher Abrechnung, man bekommt also zwei Monate kostenlos, verglichen mit der monatlichen Zahlung.

Du bekommst unbegrenzte Freiminuten, was wichtig ist, wenn Deine Vertriebsmitarbeiter jede Woche unzählige Kunden anrufen müssen.

Anrufaufzeichnungen werden im Standard-Plan 30 Tage lang kostenlos gespeichert, im Professional-Plan 60 Tage und unbegrenzt im Premium-Plan. Es gibt eine Beschränkung für die Anzahl der Kontakte, die Du speichern kannst. Im Standard-Plan beginnt diese bei 10.000 Kontakten.

Du musst Dich für Professional entscheiden, um die Softphone-Funktionen nutzen zu können. Diese Funktion ist nicht so wichtig, wenn Du Telefon hast, ich kann mir aber vorstellen, dass einige Mitarbeiter lieber ihr Tablet oder ihren Computer verwenden möchten.

Im Premium-Tarif erhältst Du eine dedizierte Telefonleitung sowie ein paar praktische Funktionen. Ich würde PhoneBurner jedoch nicht für hohes Anrufaufkommen empfehlen, da andere VoIP-Lösungen viel günstiger wären, dennoch ist die benutzerdefinierte Voicemail und die Funktion zum Weiterleiten von Anrufen sehr praktisch.

Ein Agent kann mit PhoneBurner durchschnittlich 233 % mehr Anrufe machen als mit einer normalen Telefonleitung.

Makan muss 2,500 Anrufe tätigen, um einen neuen Kunden zu gewinnen. Wie viele Anrufe sind bei Dir nötig?

Wenn Du die Leistung Deiner Vertriebsmitarbeiter verdoppeln oder verdreifachen willst, solltest Du Dich noch heute für die kostenlose Testversion von PhoneBurner entscheiden.

Nr. 7 – OpenPhone — Urteil: Die beste Lösung für alle, die ihr Unternehmen mit dem Handy führen

Jason hat uns davor gewarnt, die „neueste und billigste Option“ zu wählen, also war ich etwas skeptisch, als ich von OpenPhone hörte. Es ist ein relativ junges Unternehmen und bietet VoIP für nur 10 US-Dollar pro Monat an. Viel weniger als andere VoIP-Lösungen und sogar billiger als einige der besten „Low-Budget“-Optionen, die ich mir im Zuge eigener Recherchen angesehen habe.

Aber je mehr ich über das Unternehmen erfuhr, desto besser gefiel es mir. OpenPhone ist neu, aber sicherlich keine Eintagsfliege. Das Unternehmen ist Absolvent von Y Combinator, einem US-amerikanischen Gründerzentrum, der bereits bekannten Unternehmen wie AirBnB, DoorDash, DropBox und Reddit in ihrer Startup-Phase geholfen hat. Wie diese Unternehmen möchte auch OpenPhone das Leben und das Arbeitsumfeld der Menschen revolutionieren.

Anstatt zu versuchen, ein Telefonsystem zu ersetzen, verwandelt OpenPhone Dein Mobiltelefon einfach in ein besseres Business-Telefon. Diese Lösung richtet sich wirklich an das moderne Start-up oder Kleinunternehmen, insbesondere wenn der Eigentümer das Geschäft vom Telefon aus steuert. Du bekommst eine geschäftliche Rufnummer für Dein Mobiltelefon und kannst Deine private Nummer behalten.

Richte eine automatische Vermittlung ein, damit Anrufer die benötigten Informationen sofort erhalten und sich mit der richtigen Person verbinden können. Erstelle in wenigen Minuten eine professionelle Identität für Dein Unternehmen, um Menschen besser zu erreichen, weil Du immer weißt, ob ein eingehender Anruf geschäftlich oder privat ist.

Du musst keine neue Hardware kaufen oder installieren und Deine Handynummer nicht teilen, um Deine Privatsphäre zu wahren.

Wo sich OpenPhone wirklich von der Masse abhebt, ist der gemeinsame Posteingang. Du kannst mehrere Personen mit derselben Nummer anrufen und SMS verschicken. Du kannst sogar gleichzeitig von dieser Nummer aus telefonieren. Viele Telefonsysteme erlauben keine Textnachrichten, geschweige denn die Möglichkeit, mehrere Texte im selben Thread zu erstellen. Mit OpenPhone kannst Du auch SMS verschicken.

Markiere Benutzer mit einem @-Zeichen, um wichtige Nachrichten schnell die richtigen Personen weiterzuleiten. Gruppennachrichten erleichtern die Zusammenarbeit, zumal man Dateien, Videos und GIFs senden kann, Du bist also nicht auf Text beschränkt, wie bei vielen anderen VoIP-Telefondiensten.

Du kannst Texte aus Vorlagen als Teil einer Kampagne senden oder automatisch auf verpasste Anrufe und SMS antworten. Das Verwalten von Kontakten ist auch nicht schwierig, da Du eine CRM-Integration für Google Contacts oder Zapier bekommst. Du könntest auch eine robustere Lösung wie HubSpot verwenden, um Aufzeichnungen zu speichern und Nachrichtenverläufe anzeigen zu lassen. Denke daran, dass es sich nicht um eine vollständige CRM-Lösung handelt. Änderungen an Kontakten müssten direkt in HubSpot vorgenommen werden.

Da es sich um ein junges Unternehmen handelt, können wir in der Zukunft mit weiteren Integrationen rechnen. Für Unternehmen ist die kostenlose CRM-Software von HubSpot nutzen, ist OpenPhone so ziemlich die günstigste VoIP-Lösung.

• Standard: ab 10 $ pro Monet/Benutzer
• Premium: ab 20 $ pro Monet/Benutzer
• Enterprise: Preis auf Anfrage

Standard bietet die meisten bereits erwähnten Funktionen, plus unbegrenzte Anrufe und SMS. Dies gilt jedoch nur bei fairer Nutzung. Gemäß den Nutzungsbedingungen wären das 1.000 SMS und Freiminuten pro Monat. Obwohl es nicht wirklich unbegrenzt ist, ist es doch ziemlich großzügig. Phone.com begrenzt seinen Einstiegstarif auf 300 Freiminuten und 1.000 Textsegmente.

Der Premium-Plan ist kürzlich günstiger geworden, wodurch Du ein unschlagbares Preis-Leistungs-Verhältnis bekommst. Dieser Plan verfügt über eine HubSpot-Integration und noch mehr Funktionen für die Zusammenarbeit, unter anderem die Weiterleitung von Anrufen, eine automatische Telefonzentrale und eine größere Auswahl an Anrufweiterleitungsfunktionen.

Du bekommst auch Analysefunktionen und die Möglichkeit, Anrufberichte zu erstellen. OpenPhone verspricht die Einführung einer Gruppenanruffunktion. Wie ich bereits erwähnt habe, kann das Warten auf Schlüsselfunktionen frustrierend sein, aber es ist nur ein Teil des Prozesses bei einem neueren Unternehmen.

Du bekommst auch Analysefunktionen und die Möglichkeit, Anrufberichte zu erstellen. OpenPhone verspricht die Einführung einer Gruppenanruffunktion. Das Warten auf neue Funktionen kann frustrierend sein, ist aber Teil des Prozesses bei einem neueren Unternehmen.

Zusätzliche Telefonleitungen kosten 5 US-Dollar. Für den Preis von Standard-VoIP (ca. 25 US-Dollar) könntest Du also vier Benutzer einrichten.

Es gibt kostenlose Möglichkeiten, eine geschäftliche Rufnummer für Dein Handy zu erhalten. Diese solltest Du auf jeden Fall wahrnehmen. Du wirst aber eines Tages an den Punkt gelangen, an dem diese kostenlosen Lösungen wie Google Voice mehr Geld kosten als sie sparen.

OpenPhone löst dieses Problem für nur 10 $ pro Monat.

Wie viel kostet Dich ein verpasstes Geschäft? Vielleicht hätte dieser Kunde in den nächsten Jahren regelmäßig Tausende Euros bei Dir ausgegeben. Das wirst Du nun nie erfahren.

Der Blick auf OpenPhone lohnt sich, denn ich habe das Gefühl, dass wir in Zukunft noch viel von diesem Unternehmen hören werden. Probiere OpenPhone am besten sofort aus.

Worauf bei der Wahl eines VoIP-Telefondienstes zu achten ist

Ich selbst war auch mal Kleinunternehmer, der viele billige Telefonlösungen genutzt hat. Damals konnten sich potenzielle Kunden über einen Klick auf die Schaltfläche „Kontaktieren Sie uns“ auf meiner Facebook-Seite direkt mit mir verbinden. Ich glaube, damals hieß das sogar noch TheFacebook.com.

Jetzt habe ich sogar Mitarbeiter in Brasilien. Ich habe mich von einem Einzelunternehmer zu einem globalen Unternehmen entwickelt und verwende VoIP. Mein Team wollte sich aber ein umfassenderes Bild von den aktuellen Lösungen machen, um Dir, meinem Leser, bessere Empfehlungen aussprechen zu können.

ich kann mir vorstellen, dass einige meiner Leser eine eigene IT-Abteilung haben und verschiedene Lösungen in Ruhe testen können. Andere sind auf sich allein gestellt und können nur ein Wochenende opfern, um den besten VoIP-Telefondienst zu finden. Du musst in der Lage sein, die besten Optionen für Dein Unternehmen zu finden und von denen zu trennen, die sich nicht für Dich eignen.

Mein Team hat sich an erfahrene Führungskräfte der Branche gewendet, um ihre Meinung zu erfahren. Mein Unternehmen verkauft kein VoIP, darum war es wirklich interessant, die Meinung von Gregg zu hören, der einen IT-Service leitet.

VoIP ist nur einer der Bereiche, die Greggs Unternehmen verwaltet, er hat im Laufe seiner Karriere jedoch gesehen, wie viel schiefgehen kann und hat unzähligen Menschen aus schlechten Verträgen geholfen und ihre Geschäftsintegrität nach einem Hack wiederhergestellt. Er bot uns viele hilfreiche Einblicke in die Sicherheit von VoIP und erklärte uns, was Menschen unternehmen können, um sicherzustellen, dass sie kein Geld für unnütze Funktionen ausgeben.

Technisch gesehen ist Gregg einer meiner Konkurrenten, weil sich einige unserer Dienstleistungen überschneiden, er war aber sehr offen und bot hilfreiche Ratschläge an.

Wir haben auch mit Makan gesprochen, der bereits viele Callcenter für Telefonmarketing im Immobilienbereich aufgebaut hat. In diesen Callcentern werden etwa 1.000 Anrufe pro Woche getätigt. Sein Einblick in die Praxis einer Branche, die eine erstaunliche hohe Fluktuationsrate aufweist, war extrem hilfreich.

„In der Regel werden acht von zehn Leuten, die man einarbeitet, wieder entlassen“, sagte Makan. Neue Mitarbeiter müssen auf den neuesten Stand gebracht, gecoacht und – wenn sie das Unternehmen verlassen – sicher entlassen werden, um zu verhindern, dass die Datenbank beeinträchtigt wird. Bereits ein kleiner Fehler kann schnell mehrere tausend Euro Bußgeld kosten, weil Telemarketing so stark reguliert wird.

Die Arbeit kann sich aber auszahlen. Makan nutze Analyseberichte und war so in der Lage, die Einstellung, Einarbeitung und Schulung neuer Callcenter-Mitarbeiter zu optimieren. „Wir müssen nicht mehr anderthalb Jahre warten, um zu sehen, ob der neue Mitarbeiter zum Team passt und gute Arbeit leistet“, verriet er.

Während Deiner Suche nach dem besten VoIP-Anbieter wirst Du viel über die Verwendung von Analysen zur Leistungsoptimierung lesen. Makan erklärte, wie man Verkäufe vorhersagen kann, indem man sein CRM-System mit der VoIP-Software verbindet, um dann entsprechende Maßnahmen zu treffen.

Sarkar leitet den Vertrieb eines B2B-SaaS-Unternehmens und betonte ebenfalls die Bedeutung einer VoIP/CRM-Integration. Ich bereits viel darüber geschrieben, dass die Verkaufsstrategie Deine Kaufentscheidung beeinflusst.

Ist Dein Unternehmen in einem reifen Markt tätig und bearbeitet hauptsächlich Inbound-Anfragen, oder verkaufst Du ein neuartiges Produkt und musst neue Kunden per Kaltakquise gewinnen?

Ein CRM-System so zu konfigurieren, dass es mit dem VoIP-System funktioniert, kann viel Arbeit sein. Sarkar hat uns gezeigt, dass einige Unternehmen viel Zeit und Mühe sparen, indem sie eine spezielle Plattform wie PhoneBurner verwenden.

Es gibt viel zu bedenken. Jason arbeitet seit 1992 in Callcentern. Er hat miterlebt, wie sich der Markt von Tischtelefonen über Headsets bis zum Einsatz von KI weiterentwickelt hat. Er kann sinnvolle Fortschritte von Hype unterscheiden.

Seine Erfahrungen waren äußerst hilfreich, um zu verstehen, dass Käufer ihre Optionen methodisch abwägen und sich mit mehreren Abteilungen abstimmen müssen, um einen VoIP-Service zu finden, der im gesamten Unternehmen eingesetzt werden kann.

Und obwohl seine Ansprüche natürlich sehr speziell sind, dienen viele seiner Erfahrungen trotzdem als praktischer Rat für Kleinunternehmer. Woher weiß man, ob Mitarbeiter, die von zu Hause arbeiten, über eine Internetverbindung verfügen, die VoIP unterstützen kann? Wie beurteilt man die Qualität der Integration von VoIP und anderen Programmen, die im Unternehmen eingesetzt werden?

Sie brauchst vielleicht nicht so viele Telefone oder musst so viele Standorte ausstatten wie Jason, aber diese Fragen sind dennoch wichtig.

Wir haben in unseren Interviews und Recherchen viele Bereiche abgedeckt. Hier sind die drei größten Vorteile, von denen meiner Meinung nach jeder profitieren wird:

1. Die Fähigkeit zur Selbstverwaltung. Früher musste man seinen Dienstleister anrufen, um Änderungen am Telefonsystem vorzunehmen. Möchtest Du einen neuen Benutzer hinzufügen? Möchtest Du einen Anrufpfad ändern? Diese Änderungen kannst Du nun einfach selbst vornehmen. Administratoren benötigen keine großen technischen Kenntnisse, um diese Systeme zu verwalten. Das Problem ist, dass einige der „bekannteren Anbieter“ der Branche in der Vergangenheit stecken gebliebenen zu sein scheinen. „Es ist sehr umständlich und kompliziert“, sagte uns Gregg.

2. Die frühzeitige Identifizierung aller geschäftlichen Anforderungen erspart viel Ärger. Sprich mit jeder Abteilung, die das VoIP-System verwenden wird. Welche Funktionen brauchen sie und welche sind überflüssig? Bedenke auch, dass die von Dir gewählte Lösung von Führungskräften und Rezeptionisten genutzt werden muss, die jeweils sehr unterschiedliche Anforderungen an das System haben. Möglicherweise müssten Faxgeräte und Konferenztelefone ersetzt werden. Finde eine Lösung, die in Dein Budget passt. Jason erstellte vor dem Kauf eine detaillierte Übersicht aller Anforderungen und schickte diese dann an verschiedene Anbieter. Einige konnten auf diese Weise direkt aus dem Rennen eliminiert werden.

3. VoIP in Kombination mit anderen Programmen und Kanälen ist der Schlüssel zum Erfolg. Ich möchte an dieser Stelle noch mal auf die CRM-Integration hinweisen, weil sie für fast jeden Experten, mit dem wir gesprochen haben, so wichtig war. Du hast die Möglichkeit, Deine VoIP-Software mit anderen Programmen zu verbinden, z. B. mit dem Live-Chat, E-Mail, SMS, Video oder den sozialen Medien. Auf diese Weise können Deine Mitarbeiter die gesamte Kommunikation an einem Ort verwalten. Gespräche werden nie unterbrochen, egal wo sie begonnen wurden. Zudem erleichtert es die Abrechnung, hauptsächlich dann, wenn man mehrere Büros und Niederlassungen hat. Man bekommt eine Rechnung für die gesamte Kommunikation.

Ich habe mir nur VoIP-Lösungen angeschaut, die sofort einsatzbereit sind. Administratoren können sicherstellen, dass alle Benutzer eingerichtet sind und Mitarbeiter werden sich schnell im neuen System zurechtfinden. Du musst nicht mehr sechs Monate auf die Bereitstellung warten.

Unternehmen wie Ooma, RingCentral und Nextiva können große Büros schnell ausstatten und auch kleine Büros können innerhalb eines Tages voll durchstarten.

Ich wollte Dir ein paar verschiedene Produkte vorstellen, die auf allen Kanälen funktionieren. Diese Omnichannel-Lösungen sind sicherlich etwas teurer, dafür aber praktisch und lohnenswert. Sie machen den gesamten Arbeitsablauf effizienter, weil man sich nicht in verschiedenen Konten anmelden muss, um den Überblick über alle Gespräche zu behalten.

Ich habe mir auch Produkte angesehen, die eine begrenzte Auswahl an Integrationen und Kanälen bieten. Diese sind deutlich günstiger. Nicht jeder möchte ein Callcenter mit VoIP betreiben. Vielleicht wünschst Du Dir nur eine kostenlose Rufnummer für Deinen Onlineshop. Solange ihre Kunden an den richtigen Ansprechpartner weitergeleitet oder nach Feierabend von einer professionellen Voicemail begrüßt wird, ist alles gut.

Viele Unternehmer nutzen VoIP, weil sie ihre private Rufnummer nicht mehr geschäftlich nutzen wollen. Mit OpenPhone ist genau das möglich. Grasshopper eignet sich perfekt für kleine Büros, da nur das Nötigste abgedeckt wird.

Einige der größeren VoIP-Anbieter verfügen über Basistarife. Ooma Office ist eigentlich immer eine gute Wahl. Der Essentials-Plan von Nextiva bietet selbst kleinen Unternehmen einen guten Preis und kann die teure herkömmliche Telefonleitung überflüssig machen.

Werfen wir am besten noch mal einen kurzen Blick auf die wichtigsten Faktoren, die Deine Kaufentscheidung leiten sollten.

Der Funktionsumfang des VoIP-Telefondienstes

Ich möchte mich darauf konzentrieren, was ein Produkt vom anderen unterscheidet, um Dich nicht mit dem Funktionsumfang zu überfordern. Wenn Du verschiedene VoIP-Systeme miteinander vergleichst, wirst Du feststellen, dass viele 30 bis 40 verschiedene Funktionen anbieten.

Jede der in diesem Artikel vorgestellten Lösungen deckt die grundlegenden und wichtigsten VoIP-Funktionen ab, mit einigen geringfügigen Ausnahmen.

Um es auf meine Liste zu schaffen, mussten die Anbieter folgende Bereiche abdecken:

• Funktionen zur Anrufbearbeitung wie Anrufweiterleitung, Anklopfen und Nebenstellen, damit man keinen Anruf verpasst, egal wo man sich befindet.
• Menüs und automatische Telefonzentralen, damit sich der Anrufer mit einer bestimmten Abteilung verbinden oder Nachrichten abrufen kann.
• Anrufaufzeichnung, um den Verlauf eines Anrufs wiedergeben zu können. Diese Aufzeichnungen könnten zu Schulungszwecken eingesetzt werden oder aus rechtlichen Gründen erforderlich sein.
• Eine mobile App, um das Handy in ein Geschäftstelefon zu verwandeln.
• Online-Fax, um das herkömmliche Faxgerät zu ersetzen und Dokumente zu digitalisieren.
• Softphone-Funktionen, um Anrufe von einem Desktop oder Tablet aus tätigen zu können.
• Videoanrufe und Videokonferenzen für Besprechungen, Webinare, Telemedizin und mehr.
• Voicemail-Transkription, um verpasste Anrufe in eine SMS oder E-Mail umzuwandeln.

Einige VoIP-Pakete, die sich an kleine Unternehmen mit fünf bis zehn Mitarbeitern richten, sind nur mit eingeschränkten Versionen dieser Funktionen ausgestattet. Möglicherweise musst Du für Anrufaufzeichnungen extra zahlen oder einen teureren Plan wählen, wenn Du Online-Faxe senden willst.

Die Pläne variieren zwischen einfachen Telefonsystemen und Premium-Lösungen für Callcenter. Letztere verfügen über anpassbare Anrufbearbeitungsfunktionen, mehrstufige automatische Telefonzentralen und umfassende Berichtserstattungsfunktionen.

Das Preis-Leistungs-Verhältnis

Ein herkömmlicher Telefondienst kostet im Durchschnitt zwischen 50 und 70 Euro pro Monat. Bei meinen Recherchen habe ich jedoch festgestellt, dass viele Benutzer vollständig auf VoIP umgestiegen sind, weil sie viel mehr zahlten. Nutzer, die auf VoIP umsteigen, können „ihre Telefonrechnung halbieren“.

Wenn Du jeden Monat viel für Deinen geschäftlichen Telefonanschluss zahlst, könntest Du auf diese Weise eine Menge Geld sparen.

„Es ist keine Magie“, sagte uns Gregg. „Du kannst ein wenig sparen, aber nicht so viel, wie Du denken würdest.“

Wenn man jedoch per Telefon zahlen muss, summiert sich die monatliche Ersparnis von 10 Euro schnell. Je besser Du Deinen Anbieter wählst, desto mehr sparst Du.

Lass uns am besten kurz darauf eingehen, wie sich die tatsächlichen Kosten vom Angebotspreis unterscheiden und überlegen, wie man die Kosten zusätzlich senken kann, um ein System zu finden, das zu Deinem Unternehmen passt.

Laut Gregg kostet VoIP im Durchschnitt etwa 25 Euro pro Benutzer und Monat, was durch meine eigenen Recherchen bestätigt wurde. Man sollte beachten, dass dieser Preis nur gilt, wenn man ein vorhandenes Telefonsystem oder die Softphone-Funktion verwendet. Wenn Du Telefone mieten musst, müsstest Du mit etwa 10 Euro pro Monat zusätzlich rechnen, was die Kosten für VoIP auf etwa 35 Euro pro Benutzer und Monat erhöht. Sagen wir einfach mal 40 Euro.

Du findest sicherlich auch VoIP-Lösungen, die weniger als 25 Euro kosten. Phone.com und OpenPhone kosten weniger als die Hälfte. Bei diesen wirklich günstigen Tarifen muss man jedoch einen Kompromiss eingehen und ist oftmals auf eine bestimmte Anzahl von Freiminuten begrenzt, während Tarife ab 25 Euro in der Regel unbegrenzte Anrufe ermöglichen.

Für Verkauf, Kundendienst und andere Abteilungen, die den ganzen Tag telefonieren müssen, sind unbegrenzte Anrufe ein Muss, denn wenn man seine Freiminuten überschreitet, kann es schnell teuer werden.

Wenn Du Autodialer-Software mit VoIP verwendest, sollten Minutenpreise unbedingt vermieden werden. Makan hat während unseres Gesprächs nachgerechnet: Wenn man 100 Mitarbeiter hat, die durchschnittlich 200 Anrufe pro Tag tätigen, rechnet man mit 100.000 Minuten pro Woche. Das ist entschieden zu viel, um eine Abrechnung per Minuten zu rechtfertigen.

Einige Anbieter, wie RingCentral, Ooma und Nextiva, bieten Pläne im Bereich von 20 Euro an, die unbegrenzte Anrufe enthalten. Du kannst auch weniger bezahlen, musst Dir dann aber eventuell Gedanken über massive Überschreitungsgebühren machen.

Ein weiterer Faktor, der die Gesamtkosten möglicherweise senken kann, ist das Abrechnungsmodell. Würde eine Erweiterung beispielsweise extra kosten? Zahlst Du pro Benutzer, pro Leitung, oder pro Anrufpfad? Diese kleinen aber feinen Unterschiede sind wichtig, da nicht alle Anbieter die gleichen Gebühren erheben.

Gregg warnte uns davor, dass viele Leute nicht genau verstehen, wofür sie zahlen. Sie nehmen eine neue Einstellung vor und gehen davon aus, dass sie kostenlos ist, und sind dann schockiert, wenn die Rechnung eintrifft.

Bei Grasshopper sind selbst im günstigsten Tarif drei kostenlose Erweiterungen enthalten. Genug für ein kleines Unternehmen, das nur eine Leitung benötigt, oder für ein Startup-Unternehmen, das einen einfachen Telefonbaum hat.

Bei Phone.com kostet das Hinzufügen einer neuen Rufnummer weniger als bei Grasshopper, Du erhältst aber keine kostenlosen Nebenstellen. Diese Unterschiede können verwirrend sein, wenn man sich aber die Zeit nimmt, sie zu verstehen, kann man dieses Wissen zu seinem Vorteil nutzen.

Jason uns davor gewarnt, dass man vorsichtig sein muss, wenn man nur auf den Preis achtet. Heutzutage ist es wirklich einfach, ein VoIP-Unternehmen zu gründen – die Technologie ist nicht mehr neu. Er erzählte uns einige Horrorgeschichten, die einem das Blut in den Adern gefrieren lassen. Einige Anbieter geben sich tatsächlich als seriöser Service aus, um Kunden um ihr Geld zu betrügen.

„Und da es ungefähr 30 Tage dauert, eine Rufnummer zu übertragen, hat man in diesem Fall Pech gehabt“, sagte er. Diese Fälle wurden natürlich strafrechtlich verfolgt. Hier kam es zu Klagen in einer Millionenhöhe.

Gehe lieber auf Nummer sicher und entscheide Dich für einen VoIP-Anbieter wie Grasshopper oder Ooma, der schon länger im Geschäft tätig ist. Oder für eine bekannte Marke wie RingCentral, ein börsennotiertes Unternehmen. „Ich kann mir nicht vorstellen, dass sie Dich betrügen würden“, sagte Jason.

Cloud-basiertes oder lokales System

Du kannst VoIP-Infrastruktur in Deinem Büro installieren (lokal) oder über das Internet bereitstellen (Cloud-basiert). In beiden Fällen zahlst Du weniger als für eine herkömmliche Telefonleitung, aber es gibt aber wichtige Unterschiede.

Wenn Du Dich für die lokale Bereitstellung entscheidest, fallen wesentlich höhere Anschaffungskosten an. Du musst eventuell eine Telefonanlage, Telefone, Router, Switches und so weiter kaufen, während ein Cloud-basierter Anbieter alles selbst hostet.

Du kannst Tischtelefone mit einer Cloud-basierten Lösung kombinieren. Viele Leute tun dies. Das muss man aber nicht, solange man seine Mitarbeiter mit einem Softphone oder einer mobilen VoIP-App ausstattet.

„Bei Cloud-basierten-Lösungen hast Du keine großen Ausgaben“, sagte Gregg. „Du verpasst nicht wirklich etwas, weil diese Systeme mit einer Menge Funktionen ausgestattet sind.“ Einige der wichtigsten, die er erwähnte, waren:

• Deine Mitarbeiter können von überall auf der Welt über das Internet arbeiten
• Du kannst Funktionen, Menüs und Anrufweiterleitung selbst verwalten
• Du kannst Dein System ausbauen, ohne neue Ausrüstung zu kaufen oder die bestehende verkleinern zu müssen und ohne Ressourcen zu verschwenden
• Du musst keine Geräte warten oder überwachen

Dies sind vier der Hauptgründe, warum ich nur Cloud-basierte Lösungen empfohlen habe.

Wie bei jeder Lösung, die von einem Drittanbieter gehostet wird, opfert man immer ein wenig Kontrolle. Man ist auf die Funktionen beschränkt, die der Provider anbietet, während ein lokales System vollständig an Deine individuellen Anforderungen angepasst werden kann.

Ooma oder Grasshopper können fast allen Ansprüchen gerecht werden. Ein Onlineshop-Betreiber ohne IT-Erfahrung kann eine Erweiterung für einen neuen Mitarbeiter hinzufügen oder Änderungen an den Urlaubszeiten vornehmen, die von der automatischen Telefonzentrale bereitgestellt werden. All das ist kein Problem.

Die meisten Menschen bekommen die Kontrolle, die sie benötigen, ohne die Verantwortung, die mit der Wartung eines kompletten Systems einhergeht. Wenn Du mehrere Hundert Telefone und sehr individuelle Konfiguration benötigst, ist ein lokales System möglicherweise die einzige Option. Dies wird Deine IT-Kosten in die Höhe treiben, da Du entweder einen externen Anbieter mit der Installation, Wartung, Überwachung und dem Austausch Deiner Geräte beauftragen oder neue Mitarbeiter einstellen musst, die dies übernehmen.

Für viele Geschäftsinhaber wäre es ein Traum, sich nicht mehr um ihre Telefone kümmern zu müssen. Die Cloud-basierten Dienstleister, die ich mir angeschaut habe, boten fast 100 % Betriebszeit und einige sogar eine finanziell abgesicherte Dienstleistungs-Güte-Vereinbarung.

Wie Gregg meinem Team mitteilte: „Man macht sich nicht so viele Gedanken darüber, dass das Telefon in der Hauptzentrale jederzeit verfügbar ist, weil sich die Mitarbeiter direkt über den Cloud-basierten Server verbinden können.“

Diese einfache Handhabung ist sogar noch wichtiger, wenn Deine Mitarbeiter Telearbeit leisten oder einige Tage in der Woche von zu Hause aus arbeiten. Es ist viel schwieriger, die Kommunikation zwischen externen Benutzern und einem lokalen System zu sichern.

Ich werde im Abschnitt Sicherheit noch näher auf dieses Thema eingehen, möchte an dieser Stelle aber schon mal darauf hinweisen, dass Mitarbeiter rund um die Uhr auf alle Funktionen zugreifen können müssen, daher werden Cloud-basierte Dienstleistungen immer beliebter.

Greg sagte uns ganz klar: „Wenn Du ein Unternehmen mit höchstens zehn Telefonen führst, lohnt sich die lokale Bereitstellung nicht.“

Größere Unternehmen müssten sich da schon mehr Gedanken machen, aber VoIP-Anbieter wie Nextiva, RingCentral und Ooma können auch in diesem Bereich helfen. Mit diesen Anbietern kann man wirklich das Beste aus beiden Welten herausholen oder den Übergang zur Cloud im eigenen Tempo vollziehen.

Wie schnell muss das Internet sein, um klare Telefonate führen zu können?

Anrufe müssen klar und verständlich sein. Dabei kannst Du keine Kompromisse eingehen, sonst wirst Du Dir schnell wünschen, Du wärst beim Festnetzanschluss geblieben.

Wie stellt man also sicher, dass der aktuelle Internetanschluss für VoIP geeignet ist?

Hier sind die Grundlagen: VoIP funktioniert nicht mit DSL-Anschluss. Kabel kann in einem kleinen Büro funktionieren, ist ab nicht zu empfehlen.

Du benötigst einen Faseranschluss. Dieser hat die Bandbreite, die Du benötigst, um die Internettelefonie zu nutzen, außerdem sind die Upload-/Download-Geschwindigkeiten mit dem eines Kabelanschlusses zu vergleichen.

Jeder Experte, mit dem wir über VoIP gesprochen haben, sagte uns, dass ein Mangel an Bandbreite zu Problemen führen wird – abgebrochene Anrufe, Echos in der Leitung und unverständliche Gespräche.

VoIP benötigt keine blitzschnelle Verbindung. Gregg sagte, dass 100 kbps völlig ausreichend sind. 140 kbps sind „wie ein idealer, unverfälschter Anruf“.

Wenn Deine Leitung 1-Mbit/s unterstützt, kannst Du bis zu zehn Anrufe gleichzeitig tätigen. „Zugegeben, man sollte Abstürze und so weiter immer überkompensieren, aber das ist alles, was man in Bezug auf die Geschwindigkeit benötigt“, fügte er hinzu.

Nextiva und RingCentral haben VoIP-Pläne, die sich an kleine Unternehmen richten, die keine kommerzielle Büroinfrastruktur haben. Du kannst Deine Verbindung direkt auf ihrer Webseite testen. Du bekommst alle Informationen, die Du benötigst, um herauszufinden, ob Du VoIP nutzen kannst oder ob Du zuerst Deinen Internetanschluss aktualisieren musst.

Wir sprechen hier nicht von einem massiven Anschluss. Das einzige Problem, auf das Du stoßen wirst, ist die Stabilität der Verbindung. Wen interessiert es schon, ob ein Download zwei oder drei Sekunden länger dauert? Das würde man gar nicht bemerken. Aber wenn man ein Gespräch führen will, wird selbst die kleinste Verzögerung große Kopfschmerzen bereiten.

Jede Verzögerung über 150 Millisekunden macht ein sinnvolles Gespräch unmöglich. Ein Anruf über das Festnetz hat eine Verzögerung von etwa 45 Millisekunden, 150 ist also definitiv die absolute Obergrenze. Alles, was darüber liegt, führt zu verpassten Gesprächsfetzen.

Kaltakquise, einem verärgerten Kunden helfen – das ist an sich schon schwierig genug. Niemand will wiederholen, was er gesagt hat. Und eine falsche Kreditkartennummer, weil man sich verhört hat, will auch keiner.

„Es ist ein Problem“, sagt Gregg, „wenn man ein Kabelmodem hat, das nur 5 Mbit/s hat, und jeder Mitarbeiter Daten auf Dropbox, OneDrive und einem ähnlichen Programm hochlädt, das Bandbreite verschlingt.“

Kannst Du Dich noch an die Zeiten erinnern, als man den Hörer auflegen musste, wenn man ins Internet wollte? Diese Zeiten wünscht sich niemand zurück! Stelle sicher, dass Du genug Bandbreite hast, um alle Benutzer mit den nötigen Funktionen auszustatten.

Netzwerk und Hardware

Du kannst die gesamte Bandbreite der Welt haben und trotzdem schlechte Qualität erhalten, wenn Dein Netzwerk nicht richtig konfiguriert ist.

Kleine Unternehmen müssen sich darüber nicht so viele Gedanken machen. Laut Gregg „könnte man fünf Telefone, vielleicht sogar 10, einfach mit dem Netzwerk verbinden.“

Ab zehn Telefonen riet er jedoch zu einem separaten VLAN, um Qualitätsprobleme zu vermeiden. Trenne die Telefone vom Computer und priorisiere den Sprachverkehr über den Router. Auf diese Weise wird die Qualität Deiner Gespräche nicht beeinträchtigt.

Selbst bei sofort einsatzbereiten Systemen sollte man sich Gedanken über die Netzwerkkonfiguration machen, wenn man mehr als zehn Telefone anschließen will. „Ich meine, Du kannst anschließen“, sagte Gregg, „aber ich würde mit nicht zu viel Hoffnung machen, was die Qualität angeht.“

Man muss aber nicht nur die Telefone denken. „Die Faxgeräte in den Konferenzräumen haben mich wirklich aus der Fassung gebracht“, erklärte Jason. „Ich dachte mir: Ich kaufe doch nur eine Telefonanlage!“

Du musst methodisch vorgehen. Wo müssen Telefonleitungen verlegt werden? Sind sie mit dem Sicherheitssystem verbunden? Wenn Du ein PoE-System verwendest, kannst Du dann einfach das Ethernet-Kabel an die Telefone anschließen? Wenn nicht, musst Du sicherstellen, dass überall dort Strom läuft, wo Du eine Telefonstation haben möchtest.

Bei einem Cloud-basierten System musst Du den Dienstleister hinter Deine Firewall lassen.

Jason hatte ein Problem, da er wichtige Sache in Bezug auf die Firewall-Anforderungen übersah, was seine VoIP-Bereitstellung um etwa sechs Monate verzögerte. „Ich war nicht erfreut“, war alles, was er dazu sagte.

Wenn Du viele traditionelle Telefonapparate und Faxgeräte hast, die Du weiterhin verwenden möchtest, würde ich Nextiva, RingCentral oder Ooma empfehlen. Diese Dienstleister bieten analoge Telefonadapter (ATAs), mit denen Du Festnetzgeräte VoIP-fähig machen kannst. Auf diese Weise kannst Du Dein System schrittweise auslaufen lassen, anstatt Dein Unternehmen durch massive (und viel teurere) Umstellungen in Gefahr zu bringen. Der Wechsel ist immer schmerzhaft, aber sieh es mal so: Wie lange kannst Du es rechtfertigen, mehr Geld in eine alte Telefonanlage zu investieren, die über lediglich die Hälfte der Funktionen verfügt und doppelt so schwer zu bedienen ist?

Eine letzte Anmerkung zur Verwendung alter Telefone. Es ist super, wenn Du sie weiterhin verwenden kannst. Gregg wies uns jedoch auf Probleme in Verbindung mit alten Apparaten hin. Hacker werden versuchen, sich in das Telefon einzuloggen, um Spam-Anrufe zu tätigen. „Wir stellten täglich mehr als 100.000 Versuche fest“, erinnert er sich. Die Prozessoren der älteren Telefone waren nicht leistungsfähig genug, um allen eingehenden Anfragen standzuhalten, und der Angriff brachte das System schließlich zum Absturz.

Halte also auf jeden Fall Ausschau nach Angeboten und versuche, das Beste aus der Ausrüstung zu machen, die Du bereits hast. Sei jedoch vorsichtig, da Telefone mit einem älteren Prozessor eine Schwachstelle sein könnten.

Wenn Du ein Telefon beim VoIP-Anbieter kaufst, ist es bereits konfiguriert und verfügt über eine sichere Verbindung. Und wenn Du versuchst am falschen Ende zu sparen, verlieren Du möglicherweise diese wünschenswerte Plug-and-play-Funktionalität.

Stelle sicher, dass Remote-Mitarbeiter auf dem neuesten Stand sind

Ein Cloud-basiertes VoIP gibt Dir die völlige Freiheit, ganz einfach aus der Ferne zu arbeiten. Bei der Verbindung externer Benutzer mit einem lokalen System sind viel mehr Hürden in Bezug auf Kosten und Sicherheit zu meistern. Aber selbst bei einem Cloud-System gibt es ein paar Dinge, an die man denken sollte.

Mitarbeiter, die von zu Hause oder unterwegs arbeiten, benötigen eine stabile Internetverbindung. Wenn Jason einen neuen Mitarbeiter einstellt, der von zu Hause aus arbeitet, wird in der Stellenanzeige immer darauf hingewiesen, dass er ein gesperrtes und sicheres WLAN haben muss.

Er lässt außerdem einen Geschwindigkeitstest durchführen, um sicherzustellen, dass die Verbindung robust genug ist, um Telefonate entgegenzunehmen. Er benötigt mindestens 20 Mbit/s für Downloads und 10 Mbit/s für Uploads. Es ist nur ein generischer Speed-Test, nichts Besonderes. Er schickt dem Bewerber einen Link und dieser schickt Screenshots zurück. Jason sagte, dass die meisten Leute „diese Upload-/Download-Zeiten problemlos erfüllen und übertreffen“, man muss sich aber sicher sein.

Bei Telearbeit muss man auch an Schulung und Mitarbeiterführung auf Distanz denken. Ich weiß, dass ich gesagt habe, dass sich die Premium-Pläne von Anbietern wie RingCentral und Nextiva an Callcenter-Kunden richten. Nun, es stimmt, dass diese Funktionen für die Zusammenarbeit wirklich wichtig sind, wenn man nicht im Büro arbeitet, z. B. das Teilen von Dokumenten, wie Anrufskripte, oder die Möglichkeit, die ersten Anrufe eines neuen Mitarbeiters mitzuhören, um Unterstützung zu leisten, auch wenn die Mitarbeiter von zu Hause aus arbeiten.

Für kleine Teams leistet OpenPhone wirklich gute Arbeit. Benutzer können ihren Posteingang teilen, Anrufe markieren, Kommentare hinterlassen und sicherstellen, dass keine Gelegenheiten mehr verpasst werden.

Menschen lieben es, von unterwegs arbeiten zu können, auch wenn sie nicht vollständig remote sind. Eine Sache, die Jason überraschte, war, wie wichtig die mobile App für viele Führungskräfte war. Sie wollten, dass alles auf ihr Handy weitergeleitet wurde.

Mobile Apps sind großartig, haben aber auch Nachteile. Gregg sagte, dass man mit VoIP auf dem Handy Geld sparen könne, würde es aber nicht als vollwertigen Ersatz für die Verwendung eines Computers oder Tischtelefons betrachten. „Im Notfall ist es nett“, sagte er, „aber wenn Du vermeiden möchtest, dass sich der Akku Deines Handys vor Deinen Augen entlädt, würde ich es nicht empfehlen.“

Die Integration mit einem CRM-System

Mein Team hat Jason gefragt, was man tun kann, um Vertriebsmitarbeitern und Agenten zu helfen. Er sagte, die Integration mit einem CRM-System. Dies haben wir auch von allen anderen Experten gehört und deckt sich mit unseren eigenen Erfahrungen.

CRM-Software ist ein absolutes Muss, um sein Geschäft auszubauen und Kunden bessere Dienstleistungen anzubieten.

Suche am besten nach einem VoIP-Telefondienst, der sich in Dein CRM integrieren lässt. Wenn Du noch kein eigenes System hast, kannst Du das von Nextiva oder PhoneBurner verwenden.

Die Technologie ist keineswegs neu, aber CRM-Software hat sich in den vergangenen Jahren wirklich weiterentwickelt und ist viel billiger geworden. Wenn Du die Fähigkeit eines CRM-Systems mit hochwertiger Sprachkommunikation kombinierst, kannst Du Deinen Mitarbeitern viel bessere Informationen für ihre Arbeit zur Verfügung stellen. Die Ergebnisse sind oft erstaunlich.

Ein Kunde ruft an und seine Kontoinformationen werden direkt auf dem Bildschirm angezeigt. Der Mitarbeiter muss nicht erst nach der Datei suchen oder den Kunden bitten, seinen Namen, seine persönlichen Informationen oder seine Bestellnummer anzugeben.

Sarkar wies darauf hin, dass diese Kombination die Effizienz seines Vertriebs steigern konnte. „Sie [seine Vertriebsmitarbeiter] können mehr Gespräche führen, indem sie Zeit sparen, weil sie nicht mehr herausfinden müssen, wer anruft.“

Wirklich jede Interaktion wird optimiert, wodurch Deine Vertriebsmitarbeiter und Agenten viel produktiver sein können. Wenn ein Kunde eine Bestellung aufgibt, kann der Vertriebsmitarbeiter sehen, wo sie sich gerade befindet. Es sind keine zusätzlichen Schritte erforderlich, um zu überprüfen, wer anruft.

Die Einsparung weniger Sekunden bei einer sich wiederholenden Aufgabe summiert sich schnell. Mitarbeiter können Rufnummern innerhalb des CRM-Systems einfach anklicken, um das Gespräch zu starten. Kontoinformationen werden zentralisiert verwaltet und Agenten können Notizen zu jedem Anrufen hinterlassen. Alles wird sinnvoll gespeichert und im System hinterlegt.

Makan hat dies sehr passend beschrieben: „Im Vergleich zu einem herkömmlichen Telefonsystem ist VoIP, das in das CRM integriert ist, zweifellos wie: vor dem iPhone [versus] nach dem iPhone.“

Die Möglichkeit, Anrufe innerhalb des CRM-Systems aufzuzeichnen, war für viele der Leute, mit denen wir gesprochen haben, ein wichtiger Faktor. „Früher“, sagte Jason, „waren die Systeme, die ich für die Aufzeichnung von Anrufen verwendete, vom CRM getrennt. Wenn jemand anrief, musste ich fragen, mit wem ich spreche? Das war ein Albtraum.“

Als Jason zu einem neuen VoIP-Anbieter wechselte, war die Integration mit seinem CRM-System der entscheidende Faktor. Sein Unternehmen kommuniziert auf so vielen Kanälen, die alle aufgezeichnet werden mussten. Die Integration erleichtert das Abhören dieser Aufzeichnungen erheblich.

„Wenn sich der Kunde über einen Vertreter beschwert“, sagte Jason, „kann ich seine Telefonnummer nehmen, ins System eingeben und jeden einzelnen Anruf finden, den er im vergangenen Jahr getätigt hat, jeden Chat, jede E-Mail, jeden Kontakt. Es ist supereinfach. [Es] spart mir Zeit beim Aufspüren von Anrufen.“

Für Makan war die Anrufaufzeichnung aufgrund der Beurteilung seiner Mitarbeiter ein wichtiger Faktor. „Normalerweise kann man die Anrufe der Mitarbeiter nur schwer bewerten“, sagte er. „Man weiß nicht, wie viele Gespräche sie geführt haben, mit wem sie gesprochen haben oder ob das Gespräch gut verlaufen ist.“

Mit VoIP ist die Qualitätskontrolle viel einfacher möglich. Das Abhören der Anrufe ist einfach. Was ist richtig gelaufen? Was könnte verbessert werden? Finde heraus, welcher Mitarbeiter eine Schulung benötigt und wer nicht sich nicht für den Job eignet.

Makan erklärte, wie dies Führungskräften wirklich hilft, indem sie ihre Zeit und Energie in qualifizierte Kandidaten investieren. Man weiß, welcher Mitarbeiter die Mühe wert ist und wer entlassen werden muss. „Man kann es in etwa 60–90 Tagen herausfinden. Sie können sich nicht mehr herausreden. Du kannst Dir einfach die Anrufe anhören.“

Halte Ausschau nach VoIP-Anbietern, die eine direkte Integrationen mit Deinem CRM-System (und anderer Software) anbieten. Du musst diese Integration unbedingt testen, um zu sehen, wie sie im Alltag funktioniert. Wenn Du Dir das „supereinfache“ Erlebnis wünschst, von dem Jason gesprochen hat, muss die Integration perfekt sein.

Beachte, dass die Einrichtung Deiner CRM- und VoIP-Systeme einige Zeit in Anspruch nehmen wird, insbesondere wenn Du mehrere Kommunikationskanäle wie Telefon, Text und Chat verwendest. Die Software muss an Deine Branche und Deinem speziellen Anwendungsfall angepasst werden, damit sie sofort einsatzbereit ist.

„Da kann man sich richtig austoben“, sagt Makan, „und genau das ist die Herausforderung.“

Sarkar ist ein großer Fan von Vertriebsplattformen, weil das CRM hier bereits integriert ist und einwandfrei funktioniert. Natürlich kann man dies nicht für den Kundenservice verwenden, für den Vertrieb oder Verkauf ist so etwas wie PhoneBurner aber perfekt geeignet.

Bequeme Compliance-Tools, die Mitarbeiter bedenkenlos verwenden können

Es gibt sehr strenge Vorschriften, die Verbraucher vor automatischen Anrufen oder dem Diebstahl ihrer Kreditkarteninformationen schützen. Wenn Du viel telefonierst oder Zahlungsinformationen am Telefon entgegennimmst, gibt es Telemarketing- und Datenschutzgesetze, die Du einhalten musst.

Ich bin froh, dass es diese Vorschriften gibt, aber neue Mitarbeiter (oder Fahrlässigkeit) können versehentlich gegen ein Gesetz verstoßen und Deinem Unternehmen eine hohe Geldstrafe einhandeln. Ich fand heraus, dass ein falscher Anruf Bußgeld im fünfstelligen Bereich kosten kann. Ein kleiner Ausrutscher könnte zwischen 11.000 und 43.000 Euro kosten. Und das pro Anruf. Du kannst Dir auch mehr Bußgelder einhandeln, wenn mehrere Deiner Mitarbeiter Fehler machen. Aber wenn es zu oft vorkommt, bezweifle ich, dass es die Regierung bei einer geringen Geldstrafe belässt.

Denk nur mal an eine medizinische Beratungshotline. Die versehentliche Offenlegung der geschützten Informationen eines Patienten könnten zu einer Gefängnisstrafe führen. Dies gilt auch dann, wenn das Unternehmen nicht wusste, dass ein Verstoß stattgefunden hat.

Und trotzdem telefonieren Unternehmen regelmäßig und geben private Informationen weiter, ohne pleitezugehen oder im Gefängnis zu landen. Das liegt daran, dass sie einen guten VoIP-Anbieter verwenden, der die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften bequem macht. Deine Agenten erhalten die richtigen Tools, damit sie sich auf den Kunden konzentrieren können, anstatt sich um Gesetze und Vorschriften Gedanken machen zu müssen.

Unabhängig davon, wie groß Dein Unternehmen ist, musst Du Dir bei vielen ausgehenden Anrufe (insbesondere, wenn Du eine Autodialer-Software verwendest) um diese Dinge Gedanken machen und die Robinsonliste aktualisieren, um diese Rufnummern aus Deiner Anrufliste zu entfernen.

RingCentral und Nextiva bieten benutzerfreundliche Funktionen, um sicherzustellen, dass Deine Liste immer auf dem neuesten Stand ist. PhoneBurner verfügt über eine Integration mit DNC.com, um die Sicherheit der Menschen zu gewährleisten.

Makan, dessen Mitarbeiter jede Woche Tausende Anrufe tätigten, sagte, dass Zoho CRM in Verbindung mit RingCentral der günstigste Weg sei, um Mitarbeiter auf Erfolgskurs zu bringen. Du musst nur mit der Pflege Deiner Liste mithalten, „denn das ist etwas, auf das man häufig stoßen wird, und Du musst die Nummern löschen, die Du anrufst.“

Das Aufzeichnen von Anrufen ist ein weiterer Bereich, der beachtet werden muss. In Deutschland gilt die beidseitige Einwilligung, d. h., eine Aufzeichnung von Anrufen ohne die Zustimmung beider Parteien, wird, falls zutreffend, gemäß § 201 des Strafgesetzbuches als Straftat betrachtet.

Mit Produkten wie RingCentral kannst Du Personen vorab automatisch wissen lassen, dass der Anruf aufgezeichnet wird. Dadurch muss Dein Team muss weniger darüber nachdenken, ob die Anrufe legal sind.

Jason erzählte uns von einer Funktion, die ihn von seinem aktuellen VoIP-Anbieter überzeugte. Es ist illegal, Kreditkartennummern aufzuzeichnen, daher müssen Mitarbeiter daran denken, die Rufaufzeichnung anzuhalten, während sie diese Informationen entgegennehmen.

„Und wie Du Dir vorstellen kannst“, sagte er, „kann man das bei 1.000 oder 1.500 Anrufen pro Monat ein paar Mal vergessen. Das ist ein großes Tabu.“

Der von ihm gewählte VoIP-Service automatisiert diesen Prozess im CRM-System, sodass die Mitarbeiter nicht mehr selbst darüber nachdenken müssen. Sobald sich der Cursor im Zahlungsfeld befindet, wird die Aufzeichnung des Anrufs automatisch beendet.

„Meine Vertriebsmitarbeiter müssen nicht mehr daran denken, die Aufzeichnung auszuschalten, und das ist einfach super“, sagte Jason. „Ich muss mir keine Gedanken über die PCI-Compliance (Payment Card Industry) machen. Ich muss mir keine Gedanken machen, was passiert, wenn ich es vergessen oder wenn ich den Anruf aus dem System lösche. Was ist, wenn wir den falschen Anruf löschen?“

Nutze jede Gelegenheit, um diesen Prozess zu automatisieren. Die potenziellen Probleme eines einzigen Fehlers reichen bereits aus, um die zusätzlichen Kosten zu rechtfertigen.

Sicherheit

Niemand will eine Telefonrechnung in Höhe von 20.000 Euro bezahlen, hauptsächlich dann nicht, wenn er diese Anrufe gar nicht getätigt hat. Das ist einem Kunden von Gregg passiert. Jemand hatte sein gehackt und benutzt, um betrügerische Anrufe zu tätigen.

Sicherheit ist ein wichtiges Anliegen für jeden internetbasierten Dienst, und VoIP ist da keine Ausnahme.

Die Sicherung lokaler Systeme ist einfach, wenn sich alle Telefone an einem Ort befinden. Lege dafür im Router Regeln fest, damit sich außer dem Telefondienstanbieter niemand mit dem Telefonsystem verbinden kann.

Gregg sagt: „Solange alles richtig konfiguriert ist, kannst Du nicht gehackt werden, weil der Datenverkehr von niemand anderem abgegriffen werden kann.“

Die Sicherung eines lokalen Systems wird jedoch schwieriger, wenn die Mitarbeiter von zu Hause aus arbeiten, darum entscheiden sich viele Unternehmen für einen Cloud-basierten VoIP-Service. Wohnungen haben keine statische IP-Adresse, daher kann man keine Regeln im Router festlegen.

„Der einzige Weg, das System zu sichern, ist die Verwendung eines VPN-Dienstes“, erklärte Gregg. „Wenn Du die Ports offen lässt, damit sich jeder verbinden kann, wird das Telefonsystem ständig gehackt.“

Bei einem Cloud-basierten VoIP-System stellt der Anbieter sicher, dass die richtigen Personen im System anrufen. Dein Unternehmen muss sich natürlich trotzdem um die allgemeine Sicherheit kümmern, z. B. lange Passwörter, rollenbasierte Zugriffskontrolle und die Deaktivierung alter Konten. Diese letzten beiden Punkte sind wirklich wichtig.

Du musst sicherstellen, dass Mitarbeiter nur auf die Daten Zugriff haben, die sie unbedingt benötigen. Sie sollten nach Möglichkeit nur lesen können. Und wenn Mitarbeiter das Unternehmen verlassen, musst Du ihnen den Zugriff entziehen.

Zum einen möchtest Du nicht für alte Konten bezahlen, wenn sie nicht mehr verwendet werden. Versuche, alte Nummern, für die Du bereits bezahlst, wiederzuverwenden, anstatt zusätzliche Rufnummern zu kaufen, sonst kommt später eine hohe Rechnung mit Dutzenden Rufnummern, die Du gar nicht mehr verwendest.

„Die Menschen müssen sich der Sabotage bewusst sein“, sagte Makan. „Wenn Du einen verärgerten Mitarbeiter hast, kann er die Datenbank löschen, wenn diese nicht gesichert ist. Oder er kann alles kopieren. Oder er fängt einfach an, die Zahlen zu ändern und Dinge zu ändern.“

Wenn Du alle Zugriffsrechte auf das wirklich benötigte Maß reduzierst und alte Benutzer vollständig aus dem System entfernst, ist das Risiko einer Sabotage nahezu Null. Wenn nicht, setzt Du Deine Daten aufs Spiel.

VoIP-Telefondienste wie RingCentral, Nextiva und Ooma machen es Administratoren leicht, den Überblick darüber zu behalten, wer welche Zugriffsberechtigung hat.

Fazit

Meine Top-Empfehlungen sind Nextiva und Ooma. Sie sind erschwinglich, zuverlässig und einfach einzurichten.

Wenn Du Dir eine vollwertige VoIP-Plattform zu einem günstigen Preis wünschst, solltest Du Phone.com in Betracht ziehen.

Grasshopper ist großartig, wenn Du verschiedene Nebenstellen und keine eindeutigen Telefonleitungen benutzen willst.

Benötigst Du eine Lösung, um die Bemühungen Deines Vertriebsteams zu unterstützen? Dann schau Dir PhoneBurner und seine Verkaufsplattform mit automatischem Dialer an.

Einzelunternehmen oder Menschen, die ihre persönliche Rufnummer nicht für die Arbeit verwenden möchten, können OpenPhone nutzen. Dieser Dienst bietet eine einfache und kostengünstige Möglichkeit, eine professionelle Rufnummer und einen VoIP-Dienst zu erhalten.

Hier ist noch einmal eine kurze Übersicht meiner empfohlenen VoIP-Lösungen:

1. Nextiva – Der allgemeine Testsieger (für eine begrenzte Zeit erhältst Du 25 % Rabatt)
2. Ooma Office – Die beste Lösung zur Kombination eines bestehenden Telefonsystems mit VoIP
3. RingCentral – Die beste VoIP-Lösung für ausgehende Anrufe mit hohem Volumen
4. Phone.com – Das erschwinglichste professionelle VoIP-System
5. Grasshopper – Die beste Lösung für alle, die mehr Nebenstellen als Telefonleitungen benötigen
6. PhoneBurner – Das beste, sofort einsatzbereite VoIP-System für Vertriebsteams
7. OpenPhone – Die beste Lösung für alle, die ihr Unternehmen mit dem Handy führen

Vergiss nicht, Deine persönlichen Anforderungen, Dein Budget und die besprochenen Kriterien in Deine Überlegung einzubeziehen, um die Auswahl eines VoIP-Telefondienstes für Dein Unternehmen zu erleichtern.

Verwendest Du derzeit einen VoIP-Anbieter? Welche Erfahrungen hast Du mit der Nutzung von VoIP gemacht?