Die beste Software für Dokumentenverwaltung

Disclosure: This content is reader-supported, which means if you click on some of our links that we may earn a commission.

Unternehmen tauschen regelmäßig sensible Informationen mit Auftraggebern und Kunden aus. Doch wenn nur ein einziges Dokument in die falschen Hände gerät, kann man ganz schnell in große Schwierigkeiten geraten. Fast jedes Unternehmen, das ich kenne und mit dem ich zusammenarbeite, verwendet eine Dokumentenverwaltungssoftware. Du solltest dies auch in Betracht ziehen.

Du wist schnell feststellen, dass es nicht nur mehr Sicherheit, sondern auch unzählige weitere Vorteile bietet. Egal wofür Du das Programm verwenden willst, – sei es, um umweltfreundlicher zu werden, organisiert zu bleiben oder strengere Vorschriften zu erfüllen – eine Software zur Dokumentenverwaltung kann diesen schwierigen Prozess einfacher gestalten.

Der Schlüssel zum Erfolg liegt darin, die richtige Software für Deine spezifischen Bedürfnisse zu finden, darum habe ich eine Liste der besten fünf Dokumentenmanagementlösungen für Dich zusammengestellt. Jedes dieser Programme dient sehr unterschiedlichen Zwecken, lass uns darum darüber sprechen, was jedes einzelne zu etwas Besonderem macht und wie man das richtige Programm findet.

Nr. 1 – DocSend — Die beste Dokumentenverwaltungssoftware für Verkauf und Vertrieb

DocSend ist eine schlanke Dokumentenmanagementlösung, die Informationen darüber liefert, wie Personen mit den von Dir freigegebenen Dateien interagieren. Erfahre, wer Deinen Pitch gelesen hat und wer nicht mal seine E-Mails öffnet.

Die Software ist ganz leicht zu bedienen. Lade Deine Dokumente hoch und erstelle sichere Links, die dann geteilt werden können. Auf diese Weise musst Du keine Dateien mehr verschicken. Du kannst virtuelle Datenräume erstellen, die mehrere Dokumente enthalten und Deinen Kunden alle wichtigen Unterlagen an einem Ort zur Verfügung stellen.

Schütze Deine Dokumente und Datenräume mit Passwörtern, erteile personalisierte Zugriffsberechtigungen und lasse eine Vertraulichkeitsvereinbarung unterschreiben, bevor Du bestimmte Dokumente freigibst.

Da DocSend in alle führenden Speicherplattformen integriert werden kann, kannst Du Deine Dokumente auch weiterhin am gewohnten Ort aufbewahren und den Versand von Dateien einfacher sowie sicherer gestalten – keine Dateianhänge mehr, keine Anfragen mehr zum Herunterladen von großen Dateien und kein Problem mehr mit Spam-Ordnern.

Du erhältst eine Benachrichtigung, wenn jemand einen von Dir erzeugten Link aufruft und kannst nachverfolgen, wie die Person mit dem Dokument interagiert. Finde heraus, ob das Dokument weitergeleitet wurde und erhalte ausführliche Analysen, die zeigen, wo und wie Empfänger die meiste Zeit verbringen.

Welches Dokument liegt wirklich im Interesse Deines Kunden? Jetzt kannst Du es herausfinden. Diese Erkenntnisse sind extrem wertvoll, weil sie Dir verraten, wie Du Dich besser mit Deinen Kunden verbinden kannst.

Spaces gibt Dir die Möglichkeit, Deine gesamten Verkaufsunterlagen an einem Ort aufzubewahren und flexible Berechtigungen zu erteilen, damit verschiedene Kunden auf die richtigen Dateien zugreifen können. Du kannst jederzeit Passwörter und Fristen festlegen oder den Zugriff später widerrufen.

Diese Lösung findet offensichtlich Anwendungen im Verkauf und Vertrieb, kann aber auch in anderen Bereichen eingesetzt werden, ich könnte mir zum Beispiel den Einsatz bei Spendenaufrufen oder im Marketing sehr gut vorstellen. Im Grunde genommen eignet sich dieses Programm für alle Bereiche, die die Interaktion mit ihren Dateien und Dokumenten genaustens nachverfolgen wollen.

Du erhältst:

• Räume und Speicherplatz mit Deinem Logo
• Signierbare Dokumente
• Berichte zum Teamengagement
• Nutzungsprotokolle
• Wasserzeichen
• Vertraulichkeitsvereinbarung, die mit einem Klick unterzeichnet werden können

Diese letzte Funktion ist extrem wichtig, wenn man Verkaufsunterlagen teilen will. Der Betrachter muss zuerst einen Geheimhaltungsvertrag unterzeichnen, bevor er auf ein Dokument zugreifen kann, auch wenn das Dokument von einer anderen Person an ihn weitergeleitet wurde. Dies erhöht die Sicherheit, schützt Dein geistiges Eigentum und eliminiert das Hin und Her der traditionellen Vertragsunterzeichnung.

DocSend ist bei Abschluss eines Jahresabonnements zu folgenden Preisen verfügbar:

• Personal: 10 $/Monat pro Benutzer
• Standard: 45 $/Monat pro Benutzer
• Advanced: 150 $/Monat pro Benutzer
• Enterprise: Preis auf Anfrage

„Personal“ eignet sich für Unternehmer, die sensible Informationen teilen müssen. In diesem Tarif bekommst Du auch hervorragende Analysen auf Dokumentebene, damit Du sehen kannst, was die Leute mit Deinen Angeboten machen. „Standard“ eignet sich für jedes Unternehmen, dass gesetzliche Vorschriften und Datenschutzbestimmungen einhalten muss.

Du kannst DocSend 14 Tage lang kostenlos ausprobieren und alle Premium-Funktionen ausgiebig testen.

Nr. 2 – FileCenter DMS — Die beste Dokumentenverwaltungssoftware für papierlose Büros

FileCenter DMS ist eine zukunftssichere Software für papierlose Büros und Betriebe.

Dieses Programm verfügt über eine großartige Schnittstelle, um auch bei größeren Projekten nicht die Übersicht zu verlieren. Du kannst Informationen ganz einfach teilen, Dateien beschriften und die Weiterleitung von Dokumenten automatisieren.

Die Benutzeroberfläche ist zugänglich und die Navigation in Dokumenten ist ebenfalls sehr vertraut, wenn man sich mit Windows auskennt. Die automatisierte Texterkennung hilft bei der schnelleren und besseren Verwaltung Deiner Unterlagen und kann in den Digitalisierungsprozess integriert werden. FileCenter kann den Text eines gescannten Dokumentes lesen und die Datei erkennen.

Gescannte Dokumente können durchsucht, indexiert und kopiert werden. Du kannst die Texterkennung sogar auf bereits vorhandene Scans anwenden. Du kannst ein Dokument scannen und mit einem Klick in ein Word-Dokument umwandeln. FileCenter extrahiert den Text und überträgt ihn in Word!

Mittlerweile sollte jedem klar sein, dass FileCenter DMS die Bemühungen zur Digitalisierung des gesamten Arbeitsplatzes beschleunigen kann. Zusätzlich zur Texterkennung bietet dieses Programm:

• Posteingang für eingehende Dateien
• Integrationen mit Dropbox, Google Drive usw.
• automatische Datenbereinigung
• PDF-Konvertierung mit einem Klick
• Suchfunktionen
• Wiederherstellung von Dateien

FileCenter DMS bietet Abos an, kann aber auch gekauft und auf dem Computer installiert werden. Hier sind die Preise für erstmalige Nutzer bei einmaliger Zahlung:

• FileCenter DMS Standard: 50 $
• FileCenter DMS Pro: 100 $
• FileCenter DMS Pro Plus: 150 $

Im Vergleich zu vielen anderen Lösungen zur Dokumentenverwaltung bietet dieses Programm die einmalige Zahlung, was durchaus verlockend ist. Falls Du mehrere Lizenzen für verschiedene Benutzer benötigst, kannst Du zusätzliche Rabatte anfordern.

Dieses Programm ist die ideale Lösung für alle, die auf ein papierloses Büro umsteigen wollen.

Nr. 3 – PandaDoc — Die beste Dokumentenverwaltungssoftware für mehr Verkäufe

PandaDoc ist eine tolle Dokumentenverwaltungslösung, die Deinem Verkauf hilft, in kürzerer Zeit ansprechendere, markenkonforme Inhalte zu erstellen.

Erstelle in Sekundenschnelle ein neues Angebot, einen Vertrag oder einen Kostenvoranschlag. Dank der zahlreichen Vorlagen kannst Du ein Angebot zusammenstellen, noch während Du mit den Kunden am Telefon verhandelst, damit dieser es noch im selben Anruf unterschreiben kann.

PandaDoc ist ein intelligenter Arbeitsbereich für Verkaufsprofis. Das Erstellen einer Vorlage ist ganz einfach. Füge Blöcke wie Textfelder, Daten, Unterschriften, Preistabellen, Videos und andere Inhalte über Drag-and-drop hinzu und ziehe sie an die richtige Stelle.

Keine Zeit, eigene Vorlagen zu entwerfen? Kein Problem. PandaDoc bietet über 450 vorgefertigte Unterlagen für verschiedene Situationen und Szenarien.

PandaDoc verfügt zudem über native Integrationen mit CRM-Systemen wie Salesforce, HubSpot und Pipedrive, die direkt in Deinen Arbeitsbereich eingebunden werden können, um Kunden- und Preisinformationen automatisch in neue Dokumente zu übernehmen.

Du kannst weitere Produkte auf Wunsch am Ende einer Rechnung hinzufügen, um mehr zu verkaufen. Hier ist eine kurze Liste weiterer praktische Funktionen zur Rationalisierung des Verkaufsprozesses:

• einfacher Workflow-Builder
• Sperren von Inhalten
• Verfolgung von Aktivitäten
• Nutzungsprotokolle
• elektronische Signatur und Zahlungsgateway

PandaDoc bietet eine kostenlose Version, die das unbegrenzte Hochladen von Dokumenten, elektronische Signaturen und Zahlungen ermöglicht. Praktisch, oder?

Für die intelligente Nachverfolgung von Dokumenten musst Du Dich jedoch für einen der kostenpflichtigen Pläne entscheiden:

• Essentials: 19 $/Monat pro Benutzer
• Business: 49 $/Monat pro Benutzer
• Enterprise: 89 $/Monat pro Benutzer

Im Business-Tarif bekommst Du eine direkte CRM-Anbindung, die sich auf jeden Fall lohnen kann. Du kannst PandaDoc 14 Tage lang kostenlos testen.

Nr. 4 – Rubex by eFileCabinet — Die beste Dokumentenverwaltungssoftware für die Automatisierung alltäglicher Aufgaben

Rubex ist das Dokumentenmanagementsystem von eFileCabinet. Es hilft Unternehmen, ihre Abläufe sowie alltäglichen Aufgaben zu rationalisieren. Von der reibungslosen Einstellung neuer Mitarbeiter bis zur blitzschnellen Dateneingabe – mit diesem Programm werden Aufgaben, die früher fehleranfällig waren, endlich fehlerfrei abgeliefert.

Die intuitive Benutzeroberfläche zentralisiert alle Dokumente an einem Ort. Mitarbeiter können den Text jedes gescannten Dokuments durchsuchen. Dank automatischer Texterkennung werden wichtige Bereiche sofort erkannt und Dateien automatisch benannt. Deine Dokumente archivieren sich buchstäblich von selbst!

Rubex glänzt nicht nur mit hervorragenden Such-, Tracking- und Texterkennungsfunktionen, die Fähigkeit, einfache Arbeitsabläufe zu automatisieren, hebt dieses System wirklich von allen anderen Lösungen ab. Du kannst Auslöser bestimmen, um Unterlagen auf der Grundlage von Ablehnungen, Genehmigungen und anderen Variablen automatisch zu verarbeiten, damit Deine Mitarbeiter weniger Zeit für sich wiederholende Aufgaben aufwenden.

Rubex ist eine ausgereifte Lösung zur Dokumentenverwaltung, die sofort einsatzbereit ist. Das System verfügt über großartige Funktionen, mit denen Du viel Zeit sparen und Frustration vermeiden kannst, darunter:

• elektronische Signaturen
• Versionierung von Dokumenten
• Audit-Protokollierung
• Suche nach fehlenden Informationen
• automatisierte Verwaltung von Dokumenten
• Integration mit Microsoft OneDrive und Google Drive

Die Preise sind in drei Stufen unterteilt:

• Advantage: ab 55 $/Monat pro Benutzer
• Business: ab 99 $/Monat pro Benutzer
• Unlimited: ab 199 $/Monat pro Benutzer

Die Volltextsuche, automatische Texterkennung und viele weitere Funktionen für die Automatisierung Deiner Prozesse sind in allen Plänen enthalten. Die spezifische Texterkennung und erweiterte Workflow-Features erhältst Du nur im Unlimited-Tarif oder als Add-on. 

Advantage ist mit noch mehr Funktionen ausgestattet, die Deinem Team dabei helfen, organisiert zu bleiben. Advantage eignet sich hervorragend für die Zentralisierung Deiner Dokumentenverwaltung und steht anderen Optionen auf dieser Liste in diesem Bereich in nichts nach.

Nr. 5 – MasterControl — Die beste Dokumentenverwaltungssoftware für die Einhaltung interner Vorschriften

MasterControl ist eine Full-Service-Lösung zur Dokumentenverwaltung, die alle gesetzlichen Vorschriften beachtet. Je strenger die Anforderungen, desto besser kann MasterControl eingesetzt werden. Verschiedene Branchen, wie beispielsweise die Hersteller medizinischer Geräte, können von dieser speziellen Ausrichtung profitieren.

MasterControl verfügt über verschiedene Funktionen zur Dokumentation von Arbeitsabläufen, Sicherheitsfeatures und spezielle Vorrichtungen zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften. Die MasterControl Plattform bietet grundlegende Sicherheitsfunktionen, je nach Branche kann es jedoch ratsam sein, weitere Module zu erwerben, um den Datenschutz zu erweitern. Unternehmen, die in stark regulierten Branchen tätig sind, benötigen weiterführende Sicherheitsfunktionen, die die Standardlösung nicht bieten kann.

Die MasterControl Plattform verfügt über folgende Funktionen und Features:

• kontinuierliche Prüfung zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften
• ISO-Qualitätsprüfung
• sicheres webbasiertes Routing
• automatisierte Eskalation und Genehmigung
• erweiterte Verfolgung, Analyse und Berichterstattung

MasterControl benötigt Informationen über Dein Unternehmen, um konkrete Preisangaben machen zu können. Du musst ein Formular ausfüllen und ein Angebot anfordern. Diese Lösung eignet sich nicht für jedes Unternehmen. Unternehmen, die sehr strenge gesetzliche Vorgaben und Vorschriften einhalten müssen, werden jedoch kaum ein besseres System finden.

Worauf bei der Wahl eines Systems zur Dokumentenverwaltung zu achten ist

Kostenvoranschläge, Angebote, Verträge, Rechnungen – Dokumente sind die Basis jeder guten Geschäftsbeziehung. Je einfacher es ist, diese Dokumente zu verwalten, desto einfacher wird auch die Pflege geschäftlicher Beziehungen.

Dokumentenmanagementsysteme können dazu beitragen, organisiert und effizient zu bleiben, werfen wir darum einen kurzen Blick auf die wichtigsten Bereiche, die ein solches Programm abdecken sollte.

Scannen und Digitalisierung

Die Digitalisierung von Dokumenten ist ohne das richtige Produkt eine regelrechte Qual. Die Umstellung auf ein papierloses Büro ist einer der Hauptgründe, warum sich viele Menschen für eine Dokumentenverwaltungssoftware entscheiden. Die Software verwandelt alle Prozesse in einen ineffizienten Workflow und gewährleistet die problemlose Identifizierung, Sortierung, Markierung und Speicherung von Dateien und Dokumenten aller Art.

Einige Produkte verfügen über eine automatische Texterkennung, die gescannte Dokumente in digitale Dateien umwandeln kann. Das ist extrem praktisch, weil diese Dokumente nach dem Scannen ganz einfach durchsucht werden können.

Sicherheit und Datenschutz

Viele dieser Programme bieten erweiterte Funktionen zur Kontrolle und Datenfreigabe von Dokumenten, auch nachdem sie bereits mit anderen Benutzern geteilt wurden. Nennenswerte Features sind:

• Passwortschutz
• Flexible Berechtigungen zur Anzeige und Bearbeitung von Dokumenten
• Fristen und Ablaufdaten
• eingeschränkte Nutzung und Zugriffsberechtigungen

Es ist sehr beruhigend, ein Dokument zu versenden und zu wissen, dass es nicht geteilt, geändert oder gedruckt werden kann. Viele Unternehmen verlieren nach dem Versenden von Dokumenten jegliche Kontrolle. Mit einem Dokumentenverwaltungsprogramm kann das nicht mehr passieren.

Berichterstattung

Mit dieser Funktion weißt Du immer sofort, wer Dein Dokument gelesen hat und wie viel Zeit er auf jeder Seite verbracht hat. Microsoft Word kann das nicht. Für den Verkauf sind dies wichtige Informationen, die sich als eine wahre Goldmine erweisen können. Ich kann mir den Einsatz aber auch sehr gut für Spendenaktionen vorstellen.

Ich finde diese Informationen äußerst hilfreich und nützlich.

Erstellung neuer Dokumente

Es ist oft schwierig, schöne, markengerechte und ansprechende Dokumente wie Preisvorschläge zu erstellen. Eine Dokumentenverwaltungssoftware nimmt Dir einen Großteil der Arbeit ab, da sie über Designvorlagen verfügt, die sofort einsatzbereit sind und angepasst werden können. Es gibt Vorlagen für alle möglichen Situationen, sei es die Zusammenstellung eines Angebotes oder eines Newsletters, außerdem sind die Dokumente bereits für die Darstellung auf Mobilgeräten optimiert.

Einige Programme verfügen über eine visuelle Bearbeitungsoberfläche und eine Drag-and-drop-Funktion, mit der Du in sekundenschnelle atemberaubende Angebote oder Vertrag mit signierbaren Feldern erstellen kannst.

Entwerfe rechtlich bindende Dokumente, ohne Deinen Anwalt einschalten zu müssen.

Viele dieser Dokumentenverwaltungsprogramme verfügen über eine Verbindung zu gängigen CRM-Systemen, sodass Kundeninformationen automatisch übernommen werden können. Schicke Dein Angebot an neue Kunden, noch bevor das Verkaufsgespräch beendet ist.

Protokollierung und Versionierung

Wie zu erwarten, sollte eine gute Software alle Ereignisse sorgfältig aufzeichnen. Das ist wichtig für die Zusammenarbeit, damit jeder immer genau weiß, dass die neueste Version desselben Dokumentes bearbeiten. Dies vermeidet unnötigen Zeitverlust durch Verwirrung.

Wenn frühere Versionen protokolliert werden, können Änderungen an Dokumenten leichter nachverfolgt werden. Außerdem kann das Original bei Bedarf wiederhergestellt werden.

Unternehmen, die viele Vorschriften einhalten müssen, würden von Protokollen und Funktionen zur Einhaltung von Compliance-Bestimmungen profitieren.

Elektronische Signatur und Zahlungsgateway

Die elektronische Signatur ist extrem praktisch. Es schafft unnötige Hürde aus dem Weg und beschleunigt die Arbeit. Es wist wirklich schon schwer genug, einen neuen Kunden zu gewinnen und einen Vertrag abzuschließen, ich möchte mich nicht auch noch darum kümmern, der Unterschrift hinterherzujagen. Ich würde einen potenziellen Kunden aber auch nicht darum bitten, sich für einen externen Signaturdienst anzumelden. Ich möchte diesen Prozess intern und möglichst reibungslos abwickeln.

Das Gleiche gilt für die Anbindung eines Zahlungsgateways. Es ist immer eine gute Idee, den Zahlungsprozess zu rationalisieren. Ein gutes Beispiel dafür ist Amazon. Man kann praktisch überall auf der Webseite mit einem Klick bezahlen.

Die E-Signatur und ein Zahlungsgateway gehen Hand in Hand. Integrationen mit PayPal und Stripe ermöglichen es Dir, sowohl Unterschrift als auch Zahlung zu erhalten, ohne einen zusätzlichen Anbieter einbinden zu müssen. Finde ein Programm, das diese Funktionen bietet und Deine Arbeitsabläufe vereinfacht.

Fazit

Die Verwaltung Deiner Dokumente sollte kein Kopfzerbrechen bereiten. Es stellt sich nur die Frage, welche Option am besten für Dein geeignet.

Fange am besten mit meinen Empfehlungen an:

1. DocSend – Die beste Dokumentenverwaltungssoftware für Verkauf und Vertrieb
2. FileCenter DMS – Die beste Dokumentenverwaltungssoftware für papierlose Büros
3. PandaDoc – Die beste Dokumentenverwaltungssoftware für mehr Verkäufe
4. Rubex by eFileCabinet – Die beste Dokumentenverwaltungssoftware für die Automatisierung alltäglicher Aufgaben
5. MasterControl – Die beste Dokumentenverwaltungssoftware für die Einhaltung interner Vorschriften

Für die schnelle und reibungslose Digitalisierung von Dokumenten würde ich FileCenter DMS empfehlen. Diese Software bietet eine umfassende Texterkennung zu erschwinglichen Preisen.

DocSend und PandaDoc eignen sich besonders für den Verkauf und Vertrieb. DocSend verfügt über Funktionen, mit denen man die Interaktionen und das Engagement genaustens nachverfolgen kann. Dies verschafft Deinen Vertriebsmitarbeitern interessante Einblicke in die Interessen potenzieller Kunden.

PandaDoc verschafft Deinem Team einen Vorteil, da Deine Mitarbeiter in kürzester Zeit professionelle, markenkonforme Dokumente erstellen können.

Wenn Du nach einer Lösung suchst, um Deine Arbeitsabläufe zu automatisieren, würde ich Rubex von eFileCabinet empfehlen. Erstelle schnell elegante Workflows für wiederkehrende Aufgaben, um Verzögerungen zu vermeiden.

Unternehmen, die aufgrund gesetzlicher Anforderungen die volle Kontrolle über ihre Dokumente behalten müssen, sollten sich für MasterControl entscheiden, Dieses Programm wurde speziell entwickelt, um komplexe Anforderungen zu erfüllen und Unternehmen dabei zu helfen, ihre Produkte ohne unnötige Verzögerungen auf den Markt zu bringen.