Die beste HR-Software

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Das Personalwesen, auch Human Resources (kurz: HR) genannt, ist eine komplizierte Abteilung. Man muss neue Mitarbeiter finden, diese dann einstellen, Dienstpläne verwalten, darauf achten, dass alle gesetzlichen Bedingungen erfüllt sind und sich sonst noch um Dutzende weitere Aufgaben kümmern.

Was ist, wenn der Mitarbeiter einen gesonderten Steuernachweis haben will? Wie sieht man die bereits genommenen Urlaubstage und Zusatzleistungen pro Mitarbeiter ein?

Ohne die richtige Technologie wird das ganz schnell zu einer großen Herausforderung.

Aus diesem Grund ist HR-Software in den letzten Jahren immer beliebter geworden. Unternehmen aller Größe und aus allen Branchen nutzen Software, um ihre Mitarbeiter zu verwalten, Arbeitsprozesse zu optimieren und so die Produktivität zu steigern.

Interessierst Du Dich für HR-Software, weißt aber nicht, wo Du anfangen sollst? Dann bist Du hier genau richtig.

Die 5 besten Softwarelösungen fürs Personalwesen

  1. Namely
  2. APS
  3. BerniePortal
  4. Workday
  5. Kissflow

So findest Du die richtige HR-Software für Dein Unternehmen

Es gibt so viele Softwarelösungen fürs Personalwesen, jedoch sind nicht alle Programme gleich, darum muss man bei der Auswahl aufpassen. Du kannst nicht einfach irgendeine Software nehmen und davon ausgehen, dass sie zu Deinem Unternehmen passt.

Hier sind die wichtigsten Merkmale und Eigenschaften, die bei der Entscheidung beachtet werden müssen.

Self-Service (Mitarbeiterzugänge)

Moderne HR-Software muss über Mitarbeiterzugänge verfügen, damit Führungskräfte und Mitarbeiter auf Wunsch wichtige Informationen einsehen können, ohne jemanden in der Personalabteilung anrufen zu müssen oder eine E-Mail zu schreiben.

Möchtest Du das Mitarbeiterhandbuch einsehen? Dann kannst Du Dich einfach einloggen und die gewünschte Information nachschlagen. Hast Du Fragen bezüglich Deiner vereinbarten Zusatzleistungen? Dann kannst Du diese problemlos im Portal nachschauen. Möchtest Du Urlaub beantragen? Auch das kann mit einem Klick erledigt werden.

All diese Informationen und mehr stehen Deinen Mitarbeiter rund um die Uhr zur Verfügung. Wenn Dein Mitarbeiter am Samstagabend gemütlich auf dem Sofa sitzt und plötzlich eine Frage zur Lohnsteuer hat, muss er nicht bis Montag warten, um die Personalabteilung anzurufen, er kann einfach selbst nachschauen.

Das Ergebnis ist ein produktiveres Team und eine Personalabteilung, die keine Zeit mehr mit unwichtigen Aufgaben oder Kleinigkeiten verschwendet.

Mobiler Zugang

Eine gute HR-Software muss über einen mobilen Zugang verfügen.

Der Mitarbeiter kann jederzeit und von überall auf seine Informationen zugreifen und Deine Personalabteilung profitiert ebenfalls, weil der Personalmanager wichtige Aufgaben sofort von unterwegs erledigen kann, falls es sein muss. Das Personalwesen ist nicht mehr ans Büro gebunden.

Es gibt sogar Apps, die eine Kommunikation unter den Mitarbeitern ermöglichen. Der Mitarbeiter kann entscheiden, ob er Benachrichtigungen direkt und schnell auf seinem Mobilgerät erhalten oder lieber als E-Mail bekommen möchte.

Lohn-und Gehaltsabrechnung, plus Zusatzleistungen

Die meisten Softwarelösungen enthalten Funktionen für die Lohn- und Gehaltsabrechnung. Diese Funktionen sind nicht immer gewünscht, es kommt immer ganz auf die jeweiligen Ansprüche Deines Unternehmens an.

Da die Gehaltsabrechnung jedoch oft ebenfalls in der Personalabteilung erfolgt, wäre eine All-in-One-Lösung bestimmt sehr hilfreich.

Falls Du mit Deinem aktuellen Lohn- und Gehaltsprogramm zufrieden bist, musst Du natürlich nicht wechseln, achte in diesem Fall aber darauf, dass sich die neue HR-Lösung mit Deinem aktuellen Programm verknüpfen lässt. Deine Personalabteilung und Mitarbeiter werden höchstwahrscheinlich von einer einzigen Schnittstelle auf beide Programme zugreifen wollen.

Automatisierung

Effizienz ist der eigentliche Grund für die Nutzung einer HR-Software und es gibt nichts Effizienteres als die Automatisierung sich wiederholender Prozesse.

Suche gezielt nach einer Software, die manuelle Prozesse reduzieren kann. Es gibt beispielsweise Programme, die Urlaubsanträge automatisch verwalten oder Steuern berechnen und dann selbstständig zurückbehalten. Überlegt Dir, wie viel Geld Du sparen kannst, wenn der Personalabteilung plötzlich fünf bis zehn Arbeitsstunden pro Woche mehr zur Verfügung stehen würden. Die Einsparungen wären beträchtlich.

Größe des Unternehmens

Du musst eine Software finden, die auf die Größe Deines Unternehmens ausgelegt ist.

Ein kleines Unternehmen mit 15 Mitarbeitern braucht nicht dieselben Funktionen wie ein großes Unternehmen mit 150 oder 1,500 Mitarbeitern. Das sollte eigentlich selbstverständlich sein, dieser Aspekt wird aber trotzdem oft übersehen. 

Großunternehmen brauchen komplexere HR-Lösungen, die einige Softwares einfach nicht bieten können. Ein kleines Unternehmen kommt wiederum mit weniger Funktionen und einem einfacheren HR-Programm aus. 

Die unterschiedlichen Arten von HR-Software

HR-Software ist ein breit gefasster Begriff, denn das Personalwesen umfasst viele unterschiedliche Bereiche. Hier ist ein kleiner Überblick der unterschiedlichen HR-Lösungen, die aktuell geboten werden.

HCM-Software

HCM steht für “Human Capital Management”. 

Diese HR-Programme verfügen vor allem über Funktionen für die Personalverwaltung zur Einhaltung der unternehmensinternen System- und Personalpolitik. Personalbeschaffung ist ein wichtiger Bestandteil von HCM-Software, darum wird auf Funktionen für Onboarding, Leistungsmanagement, Gehaltsplanung, Schulungen, Nachfolgeplanung, Leistungsverwaltung besonderen Wert gelegt.

Im Personalwesen ist man sich oft einige darüber, dass HCM-Software eine erweiterte Version von HR-Software ist.

HRMS-Software

HRMS steht für “Human Resource Management System”.

HRMS-Software verfügt über die meisten Funktionen einer gewöhnlichen HR-Lösung, es gibt jedoch zwei Funktionen, die alle Personalinformationssysteme gemeinsam haben: Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie Zeit- und Arbeitsmanagement.

Nicht jedes HRMS-System verfügt über Funktionen zur Mitarbeiterplanung, die meisten jedoch schon. Es gibt spezielle Softwarelösungen fürs Zeit- und Arbeitsmanagement, die im Allgemeinen als “Workforce Management”-Software bezeichnet werden und der Mitarbeitereinsatzplanung dienen, die Funktionen sind normalerweise aber in jedem guten HRMS-Programm zu finden.

HRIS-Software

Ein Human Resource Information System, auch als Personalinformationssystem (kurz PIS) bezeichnet, dient der Erfassung, Speicherung, Verarbeitung und Pflege von Mitarbeiterdaten.

Die HRIS-Software verfügt über die Kernfunktionen eines HR-Systems, beinhalten jedoch Spezialfunktionen für Personalabrechnung, Zeitermittlung, Stammdatenverwaltung, Administration, Personalberichterstattung, Personalplanung und Arbeitszeitermittlung.

Die Funktionen unterscheiden sich stark von Software zu Software, jedoch machen die oben genannten Elemente in der Regel eine HRIS-Lösung aus. 

ATS-Software

ATS steht für “Applicant Tracking System”.

In diesem Fall handelt es sich um eine spezielle Software fürs Bewerbermanagement, die oftmals als Standalone-Produkt ohne HR-Kernfunktionen angeboten wird. Viele HR-Lösungen verfügen jedoch ebenfalls über Funktionen fürs Bewerbermanagement.

ATS-Software ist sinnvoll, falls Dein Unternehmen in regelmäßigen Abständen viele neue Mitarbeiter einstellt, da das Programm die Mitarbeiterbindung, -Entwicklung, -Planung und -Einstellung vereinfacht.

Lohn- und Gehaltsabrechnung

Große Unternehmen verfügen oft über zwei separate Abteilungen fürs Personalmanagement und die Lohn- und Gehaltsabrechnung. Dennoch sind beide eng miteinander verbunden, da die Gehaltsabrechnung ein Bestandteil des Personalwesens ist. Vielleicht hast Du bereits ein Programm zur Lohn- und Gehaltsabrechnung. 

Nicht jede HR-Software verfügt über Funktionen zur Lohn- und Gehaltsabrechnung (obwohl diese in den meisten Programmen enthalten sind). Diese Software wird ebenfalls oft separat angeboten, es gibt aber viele HR-Lösungen, die über die nötigen Funktionen zur Lohn- und Gehaltsabrechnung verfügen, auch wenn diese oft als Zusatzfunktion extra gezahlt werden müssen.

Nr. 1 – Namely — Bewertung: Beste HR-Software für separate Mitarbeiterzugänge

Namely ist eine All-in-One-Lösung für die Personalverwaltung, Gehaltsabrechnung und Verwaltung von Zusatzleistungen. Die Plattform ermöglicht die Optimierung von HR-Prozessen unter Einhaltung aller gesetzlichen Bestimmungen und wird bereits von über 1.400 Unternehmen weltweit genutzt.

Die Software bezeichnet sich selbst als “People Operations Platform” und verfügt über zahlreiche Funktionen für die Mitarbeiterverwaltung, Mitarbeitergewinnung, Zeit- und Arbeitsplanung, Personalberichterstattung und mehr.

Ich würde sagen, dass Namely eher in die Kategorie HRIS-System fällt.

Ich persönlich mag das System, weil es auf das Mitarbeitermanagement ausgerichtet ist. Deine Mitarbeiter haben über das übersichtliche Mitarbeiterportal stets Zugriff auf ihre Informationen.

Das Portal kann über die mobile App überall und jederzeit aufgerufen werden. Du kannst Nachrichten verschicken, die Kommunikation Deiner Mitarbeiter untereinander verbessern und ein Unternehmensverzeichnis anlegen.

Die HR-Funktionen von Namely beinhalten Folgende:

  • Personalbeschaffung
  • Leistungs- und Zielverfolgung
  • Aufgabenverfolgung
  • Urlaubsplanung
  • Compliance-Datenbank
  • Elektronische Signatur
  • Mitarbeiterzugänge und Arbeitsabläufe
  • Benutzerdefinierte Felder

Zudem gibt es zahlreiche Zusatzleistungen für die Lohn- und Gehaltsabrechnung, Verwaltung von Sozialleistungen, das Bewerbermanagement und die Zeit- und Arbeitserfassung.

Namely eignet sich somit sehr gut für mittelständische Unternehmen.

Nr. 2 – APS — Bewertung: Die beste HR-Software für die Lohn- und Gehaltsabrechnung

Das Akronym “APS” steht für “Automatic Payroll Systems”, somit ist die Software, wie der Name schon sagt, auf die Lohn- und Gehaltsabrechnung ausgerichtet.

APS kann aber weitaus mehr, denn es ist die All-in-One-Lösung fürs Personalwesen und die Gehaltsabrechnung.

APS verfügt über zahlreiche HR-Features zur Verwaltung von Zusatzleistungen, Leistungsmanagement, Mitarbeiterplanung, Rekrutierung, Onboarding, Compliance, Mitarbeiter-Self-Service und mehr. APS bietet sogar spezielle Branchenlösungen für Gesundheitswesen, Gastronomie, Großhandel, gemeinnützige Organisationen, Fertigungsindustrie, Gastgewerbe, Finanzdienstleistungen und weitere.

Hier ist eine kleine Übersicht der Vorteile von APS:

  • Optimierung der Einhaltung von Steuervorschriften in Bezug auf Genauigkeit, Aktualität und Lohnpfändung.
  • Automatische Einbehaltung der Lohnsteuer zur Risikominimierung.
  • Reduzierung des Zeitaufwands für die Verarbeitung der Gehaltsabrechnung durch Abstimmung der Lohn- und Gehaltskonten beim Jahresabschluss.
  • Automatisierung der Steuererklärung auf Bundes-, Landes- und lokaler Ebene.
  • Mehr Effizienz und sinkende Kosten durch papierlose Lohn- und Gehaltsabrechnung.

Das Self-Service-Portal für Mitarbeiter ist fantastisch und bietet viele Vorteile für die Personalabteilung und Deine Mitarbeiter.

Über 2.000 Unternehmen aus allen Branchen benutzen APS bereits. Wenn Du nach einer gemeinsamen Lösung für die Personalverwaltung und die Gehaltsabrechnung suchst, ist APS genau die richtige Lösung. 

Nr. 3 – BerniePortal — Bewertung: Das beste Personalinformationssystem

BerniePortal ist nicht so bekannt wie die anderen HR-Programme in diesem Artikel, sollte aber trotzdem nicht übergangen werden. BerniePortal ist ein rundum zufriedenstellendes Personalinformationssystem.

Es verfügt über die neuste Technologie für die Mitarbeiterverwaltung.

BerniePortal wurde 2008 gegründet und verfügt somit über jahrelange Erfahrung im Bereich Personalmanagement. Die Software kommt in über 5.000 Personalabteilungen zum Einsatz und hat über 210.000 aktive Nutzer.

Warum solltest Du Dich für BerniePortal entscheiden? Lass uns am besten einen genaueren Blick auf die HRIS-Funktionen werfen.

  • Personalbeschaffung talentierter Mitarbeiter dank der Verwaltung von Sozialleistungen.
  • Compliance, benutzerdefinierte Registrierung und Gehaltsabrechnung.
  • Produktivitätssteigerung und mehr Engagement durch nahtloses Onboarding von Mitarbeitern.
  • Kollaborative Einstellung neuer Mitarbeiter dank integrierter Funktionen zur Bewerberverfolgung.
  • Urlaubsplanung, Zeitverwaltung und benutzerdefinierte Sonderregelungen.
  • Funktionen zur Zeiterfassung mit detaillierter Berichterstattung.
  • Mobile App mit benutzerdefinierten Mitarbeiterzugängen.
  • Leistungsmanagement- und Compliance-Funktionen

Du kannst BerniePortal sogar zum Einreichen der Steuererklärung benutzen. Sie verfügt zwar nicht über Funktionen zur Lohn- und Gehaltsabrechnung, kann aber mit anderen Programmen verknüpft werden.

BerniePortal kostet 5 USD pro Mitarbeiter und Monat, bei 15 USD monatlicher Grundgebühr.

Nr. 4 – Workday — Bewertung: Die beste Lösung für Human Capital Management (HCM)

Workday ist ein beliebtes HR-Programm mit Spezialausrichtung auf Finanzen. Es ist die einheitliche Lösung für Finanzen, HR und Planung, alles aus einer einzigen Plattform heraus.

Die Software kommt in vielen Unternehmen aus unterschiedlichen Branchen zum Einsatz, darunter auch bekannte Namen wie Visa, Toyota, Salesforce, CE, Target, Charles Schwab und Adobe.

Workday ist extrem vielseitig und verfügt über Funktionen fürs Humankapitalmanagement, Bewerbermanagement, die Unternehmensplanung, Lohn- und Gehaltsabrechnung, das Personalverwaltung, Ausgabenmanagement und mehr.

Workday ist robust und dennoch einfach zu bedienen. Hier ist eine kleine Funktionsübersicht:

  • Automatisierung von Prozessen zur Vermeidung manueller Arbeit und Produktivitätssteigerung
  • Erweiterte Analysefunktionen zur Entscheidungsfindung
  • Verbesserung der Kommunikation
  • Maschinelle Lernprozesse zur selbstständigen Mitarbeiteridentifizierung
  • Funktionen zur Zeiterfassung
  • Vergütungs-, Gehalts- und Leistungsverwaltung
  • Mitarbeiterverzeichnisse und Self-Service-Portal

Die Software passt sich Deinen HCM-Ansprüchen flexibel an.

Ein weiterer Grund, warum Workday ganz weit oben steht, ist die Tatsache, dass es in unterschiedlichen Branchen eingesetzt werden kann, u. a. Gesundheitswesen, Regierung, Gastgewerbe, Versicherungsbranche, Fertigungsindustrie, Dienstleistungsbranche, Energiewesen und mehr.

Nr. 5 – Kissflow — Bewertung: Die beste HR-Software für Bewerbermanagement und Personalbeschaffung

Kissflow ist die beste Lösung für die Personalbeschaffung und somit die ideale Software für Unternehmen, die ihren Bewerbungsprozess optimieren wollen.

Die Software verfügt über zahlreiche Funktionen fürs Bewerbermanagement, Onboarding neuer Mitarbeiter, Anwesenheitsmanagement, Abwesenheitsmanagement, Urlaubsplanung und Offboarding.

Hier sind einige der besten Funktionen von Kissflow:

  • Rekrutierung neuer Talente zum perfekten Zeitpunkt
  • Verbessertes Mitarbeiterengagement
  • Self-Service-Portal
  • Feedback und Mitarbeiterbewertungen
  • Benutzerdefinierte Lösungen für die Personalverwaltung

Kissflow ist für Unternehmen mit großen Teams konzipiert worden. Es kostet 690 USD pro Monat und beinhaltet für diesen Preis bis zu 100 Mitarbeiter. Die Enterprise-Lösung gibt es ab 1.290 USD pro Monat.

Der einzige Nachteil besteht darin, dass Kissflow keine All-in-One-Lösung fürs Personalwesen ist. Es verfügt zwar über bestimmte Features, hat aber beispielsweise keine Funktionen für die Lohn- und Gehaltsabrechnung. Kissflow kann aber mit zahlreichen externen Programmen integriert werden und sollte mit allen aktuell genutzten Programmen Deines Unternehmens kompatibel sein.

Zusammenfassung

Jedes Unternehmen kann von einer HR-Software profitieren, egal wie groß Dein Unternehmen ist oder in welcher Branche Du tätig bist.

Die Entscheidung sollte jedoch immer unter Berücksichtigung der in diesem Artikel erklärten Merkmale und Prozesse getroffen werden. Bestimme zuerst, welche Funktionen Dein Unternehmen benötigt und finde dann eine geeignete HR-Lösung.

Die in diesem Artikel empfohlenen HR-Systeme können als Ausgangspunkt Deiner Suche nach dem perfekten Programm fürs Personalwesen dienen.

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