Die beste HR-Software

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Das Personalwesen, auch Human Resources (kurz: HR) genannt, ist eine komplizierte Abteilung. Man muss neue Mitarbeiter finden, diese dann einstellen, Dienstpläne verwalten, darauf achten, dass alle gesetzlichen Bedingungen erfüllt sind und sich sonst noch um Dutzende weitere Aufgaben kümmern.

Was ist, wenn der Mitarbeiter einen gesonderten Steuernachweis haben will? Wie sieht man die bereits genommenen Urlaubstage und Zusatzleistungen pro Mitarbeiter ein?

Ohne die richtige Technologie wird das rasch zu einer großen Herausforderung.

Deswegen ist HR-Software in den vergangenen Jahren immer beliebter geworden. Unternehmen aller Größe und aus allen Branchen nutzen Software, um ihre Mitarbeiter zu verwalten, Arbeitsprozesse zu optimieren und so die Produktivität zu steigern.

Heute stelle ich Dir sechs der besten HR-Softwarelösungen vor. Ich habe mir jedes einzelne Programm genau angeschaut und eingehend überprüft. Im Anschluss an meine ausführliche Bewertung findest Du noch einen kurzen Einkaufsführer, mit den wichtigsten Kriterien, auf die bei der Auswahl eines HR-Programms zu achten ist.

Nr. 1: Rippling — Die beste HR-Software für zeitsparende Automatisierungen

HR-Software muss für Transparenz sorgen und Zeit sparen. In diesen Bereichen liefert Rippling besonders gute Leistung.

Mit diesem Programm kannst Du in nur 90 Sekunden die Gehaltsabrechnung durchführen, neue Mitarbeiter einarbeiten, organisatorische Änderungen vornehmen und Mitarbeiter entlassen. Das liegt daran, dass diese Plattform viele der mit diesen Dingen verbundenen Aufgaben automatisch durchführen kann.

Angenommen, Du möchtest einen Mitarbeiter befördern. In diesem Fall musst Du das Organigramm aktualisieren, sein Gehalt anpassen, die richtigen Formulare und Unterlagen ausfüllen und liefern und Schulungen oder Orientierungen bereitstellen, die ihn auf seine neue Rolle vorbereiten. Mit Rippling können diese Aktionen automatisch umgesetzt werden. Auf diese Weise erfolgt der Übergang reibungslos und nimmt nicht den Großteil Deines Tages in Anspruch.

Der Baukasten zur Erstellung automatisierter Abläufe ist wirklich super. Du kannst mit jedem Prozess ins Detail gehen, wenn Du möchtest und ganz einfach neue Sequenzen einrichten, die Warnungen senden oder Anpassungen vornehmen, falls eine Mitarbeiterin nicht dasselbe Gehalt bekommt wie ein männlicher Mitarbeiter. Oder erstellen eine Sequenz, die das Gehalt automatisch anpasst, wenn der Mitarbeiter eine neue Rolle einnimmt.

Mit Rippling kannst Du einen Großteil Deiner HR-Aufgaben automatisieren.

Auf dieser Plattform wird die Gehaltsabrechnung zum Kinderspiel, da alle Bereiche der Personalabteilung mit dieser Software arbeiten können. Du kannst Berichte auf der Grundlage detaillierter Analysen erstellen. Außerdem gibt es Funktionen zur Rekrutierung neuer Mitarbeiter und für die elektronische Unterzeichnung von Dokumenten.

Es handelt sich um ein wahres HR-Kraftpaket. Dennoch wird es zu einem fairen Preis angeboten, nämlich nur 8 USD pro Benutzer und Monat.

Du musst Dich an Rippling wenden, um ein kostenloses Angebot einzuholen und zu erfahren, was der Einsatz dieses Programms unternehmensweit kosten würde. Aber die Funktionen, über die ich oben erwähnt habe, sind nur die Spitze des Eisbergs. Die Verwendung von Rippling kann Deinem Unternehmen einen enormen Mehrwert liefern.

Rippling verspricht nicht nur große Zeitersparnis, es bietet Deiner Personalabteilung auch erweiterte Funktionen, damit sie ihre Arbeit besser und effizienter erledigen können. Hole Dir am besten noch heute ein kostenloses Angebot von Rippling ein.

Nr. 2: Namely — Beste HR-Software für separate Mitarbeiterzugänge

Namely ist eine All-in-one-Lösung für die Personalverwaltung, Gehaltsabrechnung und Verwaltung von Zusatzleistungen. Die Plattform ermöglicht die Optimierung von HR-Prozessen unter Einhaltung aller gesetzlichen Bestimmungen und wird bereits von über 1.400 Unternehmen weltweit genutzt.

Die Software bezeichnet sich selbst als „People Operations Platform“ und verfügt über zahlreiche Funktionen für die Mitarbeiterverwaltung, Mitarbeitergewinnung, Zeit- und Arbeitsplanung, Personalberichterstattung und mehr.

Ich würde sagen, dass Namely eher in die Kategorie Personalinformationssystem fällt, da Du alle Personalrichtlinien und -Verfahren von der zentralisierten Plattform aus verwalten kannst.

Ich mag das System, weil es auf das Mitarbeitermanagement ausgerichtet ist. Deine Mitarbeiter haben über das übersichtliche Mitarbeiterportal stets Zugriff auf ihre Informationen.

Das Portal kann über die mobile App überall und jederzeit aufgerufen werden. Du kannst Nachrichten verschicken, die Kommunikation Deiner Mitarbeiter untereinander verbessern und ein Unternehmensverzeichnis anlegen.

Die HR-Funktionen von Namely beinhalten Folgende:

• Personalbeschaffung
• Leistungs- und Zielverfolgung
• Aufgabenverfolgung
• Urlaubsplanung
• Compliance-Datenbank
• Elektronische Signatur
• Mitarbeiterzugänge und Arbeitsabläufe
• Benutzerdefinierte Felder

Zudem gibt es zahlreiche Zusatzleistungen für die Lohn- und Gehaltsabrechnung, Verwaltung von Sozialleistungen, das Bewerbermanagement und die Zeit- und Arbeitserfassung.

Du erhältst ein leistungsstarkes Kernsystem, dass individuell an die Bedürfnisse Deines Unternehmens angepasst werden kann. Du kannst alle Schritte und Programme miteinander verknüpfen, damit Deine Mitarbeiter ein zentrales System für die Gehaltsabrechnung und Zeiterfassung verwenden können.

Alles in allem eignet sich Namely ausgezeichnet für mittelständische Unternehmen.

Nr. 3: APS — Die beste HR-Software für die Lohn- und Gehaltsabrechnung

Das Akronym „APS“ steht für „Automatic Payroll Systems“, somit ist die Software, wie der Name schon sagt, auf die Lohn- und Gehaltsabrechnung ausgerichtet. APS kann aber weitaus mehr, denn es ist die All-in-one-Lösung fürs Personalwesen und die Gehaltsabrechnung.

APS verfügt über zahlreiche HR-Features zur Verwaltung von Zusatzleistungen, Leistungsmanagement, Mitarbeiterplanung, Rekrutierung, Onboarding, Compliance, Mitarbeiter-Self-Service und mehr. APS bietet sogar spezielle Branchenlösungen für Gesundheitswesen, Gastronomie, Großhandel, gemeinnützige Organisationen, Fertigungsindustrie, Gastgewerbe, Finanzdienstleistungen und weitere.

Hier ist eine kleine Übersicht der Vorteile von APS:

• Optimierung der Einhaltung von Steuervorschriften in Bezug auf Genauigkeit, Aktualität und Lohnpfändung.
• Automatische Einbehaltung der Lohnsteuer zur Risikominimierung
• Reduzierung des Zeitaufwands für die Verarbeitung der Gehaltsabrechnung durch Abstimmung der Lohn- und Gehaltskonten beim Jahresabschluss
• Automatisierung der Steuererklärung auf Bundes-, Landes- und lokaler Ebene
• Mehr Effizienz und sinkende Kosten durch papierlose Lohn- und Gehaltsabrechnung

Das Self-Service-Portal für Mitarbeiter ist fantastisch und bietet viele Vorteile für die Personalabteilung und Deine Mitarbeiter.

Über 2.000 Unternehmen aus allen Branchen benutzen APS bereits. Wenn Du nach einer gemeinsamen Lösung für die Personalverwaltung und die Gehaltsabrechnung suchst, ist APS genau die richtige Lösung. 

Nr. 4: BerniePortal — Das beste Personalinformationssystem

BerniePortal ist nicht so bekannt wie die anderen HR-Programme in diesem Artikel, sollte aber trotzdem nicht übergangen werden. BerniePortal ist ein rundum zufriedenstellendes Personalinformationssystem.

Es verfügt über die neuste Technologie für die Mitarbeiterverwaltung, bietet also alles, was man sich in diesem Bereich wünschen kann.

Warum solltest Du Dich für BerniePortal entscheiden? Lass uns am besten einen genaueren Blick auf die Funktionen werfen, um diese Frage zu beantworten.

• Personalbeschaffung talentierter Mitarbeiter dank der Verwaltung von Sozialleistungen
• Compliance, benutzerdefinierte Registrierung und Gehaltsabrechnung
• Produktivitätssteigerung und mehr Engagement durch nahtloses Onboarding von Mitarbeitern
• Kollaborative Einstellung neuer Mitarbeiter dank integrierter Funktionen zur Bewerberverfolgung
• Urlaubsplanung, Zeitverwaltung und benutzerdefinierte Sonderregelungen
• Funktionen zur Zeiterfassung mit detaillierter Berichterstattung
• Mobile App mit benutzerdefinierten Mitarbeiterzugängen
• Leistungsmanagement- und Compliance-Funktionen

Du kannst BerniePortal sogar zum Einreichen der Steuererklärung benutzen. Sie verfügt zwar nicht über Funktionen zur Lohn- und Gehaltsabrechnung, kann aber mit anderen Programmen verknüpft werden.

BerniePortal bietet eine kostenlose Version, die für das Recruiting und Bewerbertracking eingesetzt werden kann. Die kostenpflichtige Version kostet 11 USD pro Mitarbeiter und Monat, zuzüglich 40 USD monatliche Grundgebühr.

Nr. 5: Workday — Die beste Lösung für Human Capital Management (HCM)

Workday ist ein beliebtes HR-Programm mit Spezialausrichtung auf Finanzen. Es ist die einheitliche Lösung für Finanzen, HR und Planung, alles aus einer einzigen Plattform heraus.

Die Software kommt in vielen Unternehmen aus unterschiedlichen Branchen zum Einsatz, darunter auch bekannte Namen wie Visa, Toyota, Salesforce, CE, Target, Charles Schwab und Adobe.

Workday ist extrem vielseitig und verfügt über Funktionen fürs Humankapitalmanagement, Bewerbermanagement, die Unternehmensplanung, Lohn- und Gehaltsabrechnung, das Personalverwaltung, Ausgabenmanagement und mehr. Es ist robust und dennoch einfach zu bedienen.

Hier ist eine kleine Funktionsübersicht:

• Automatisierung von Prozessen zur Vermeidung manueller Arbeit und Produktivitätssteigerung
• Erweiterte Analysefunktionen zur Entscheidungsfindung
• Verbesserung der Kommunikation
• Maschinelle Lernprozesse zur selbstständigen Mitarbeiteridentifizierung
• Funktionen zur Zeiterfassung
• Vergütungs-, Gehalts- und Leistungsverwaltung
• Mitarbeiterverzeichnisse und Self-Service-Portal

Die Software passt sich Deinen HCM-Ansprüchen flexibel an.

Ein weiterer Grund, warum Workday ganz weit oben steht, ist die Tatsache, dass es in unterschiedlichen Branchen eingesetzt werden kann, u. a. Gesundheitswesen, Regierung, Gastgewerbe, Versicherungsbranche, Fertigungsindustrie, Dienstleistungsbranche, Energiewesen und mehr.

Nr. 6: Kissflow — Die beste HR-Software für Bewerbermanagement und Personalbeschaffung

Kissflow ist die beste Lösung für die Personalbeschaffung und somit die ideale Software für Unternehmen, die ihren Bewerbungsprozess optimieren wollen.

Die Software verfügt über zahlreiche Funktionen fürs Bewerbermanagement, Onboarding neuer Mitarbeiter, Anwesenheitsmanagement, Abwesenheitsmanagement, Urlaubsplanung und Offboarding.

Hier sind einige der besten Funktionen von Kissflow:

• Rekrutierung neuer Talente zum perfekten Zeitpunkt
• Verbessertes Mitarbeiterengagement
• Self-Service-Portal
• Feedback und Mitarbeiterbewertungen
• Benutzerdefinierte Lösungen für die Personalverwaltung

Die Preise beginnen bei 15 USD pro Benutzer und Monat. Es sind mindestens 50 Benutzer erforderlich. Du kannst mit der Automatisierung Deiner Arbeitsprozesse beginnen, ohne Code zu schreiben.

Der einzige Nachteil besteht darin, dass Kissflow keine All-in-one-Lösung fürs Personalwesen ist. Es verfügt zwar über bestimmte Features, hat aber beispielsweise keine Funktionen für die Lohn- und Gehaltsabrechnung. Kissflow kann aber mit zahlreichen externen Programmen integriert werden und sollte mit allen aktuell genutzten Programmen Deines Unternehmens kompatibel sein.

Worauf bei der Wahl einer HR-Software zu achten ist

Es gibt so viele Softwarelösungen fürs Personalwesen, jedoch sind nicht alle Programme gleich, darum muss man bei der Auswahl aufpassen. Du kannst nicht einfach irgendeine Software nehmen und davon ausgehen, dass sie zu Deinem Unternehmen passt.

Einige Unternehmen benötigen ein System, das bei der Einstellung neuer Mitarbeiter unterstützt. Andere benötigen eine verlässliche Plattform für die Lohn- und Gehaltsabrechnung unter Berücksichtigung der Sozialleistungen.

Du kennst Dein Unternehmen am besten. Welche Funktionen sind Deiner Meinung nach essenziell und in welchen Bereichen benötigt Deine Personalabteilung die meiste Unterstützung?

Ich werde jetzt auch die wichtigsten Kriterien bei der Wahl einer HR-Software eingehen und erläutern, wie sie sich auf Deine Entscheidung auswirken.

Self-Service (Mitarbeiterzugänge)

Moderne HR-Software muss über Mitarbeiterzugänge verfügen, damit Führungskräfte und Mitarbeiter auf Wunsch wichtige Informationen einsehen können, ohne jemanden in der Personalabteilung anrufen zu müssen oder eine E-Mail zu schreiben.

Möchtest Du das Mitarbeiterhandbuch einsehen? Dann kannst Du Dich einfach einloggen und die gewünschte Information nachschlagen. Hast Du Fragen bezüglich Deiner vereinbarten Zusatzleistungen? Dann kannst Du diese problemlos im Portal nachschauen. Möchtest Du Urlaub beantragen? Auch das kann mit einem Klick erledigt werden.

All diese Informationen und mehr stehen Deinen Mitarbeiter rund um die Uhr zur Verfügung. Wenn Dein Mitarbeiter am Samstagabend gemütlich auf dem Sofa sitzt und plötzlich eine Frage zur Lohnsteuer hat, muss er nicht bis Montag warten, um die Personalabteilung anzurufen, er kann einfach selbst nachschauen.

Das Ergebnis ist ein produktiveres Team und eine Personalabteilung, die keine Zeit mehr mit unwichtigen Aufgaben oder Kleinigkeiten verschwendet.

Mobiler Zugang

Eine gute HR-Software muss über einen mobilen Zugang verfügen, damit der Mitarbeiter jederzeit und von überall auf seine Informationen zugreifen kann. Die Personalabteilung profitiert ebenfalls, weil der Personalmanager wichtige Aufgaben sofort von unterwegs erledigen kann, falls es sein muss. Das Personalwesen ist nicht mehr ans Büro gebunden.

Es gibt sogar Apps, die eine Kommunikation unter den Mitarbeitern ermöglichen. Der Mitarbeiter kann entscheiden, ob er Benachrichtigungen direkt und schnell auf seinem Mobilgerät erhalten oder lieber als E-Mail bekommen möchte.

Lohn- und Gehaltsabrechnung, plus Zusatzleistungen

Die meisten Softwarelösungen enthalten Funktionen für die Lohn- und Gehaltsabrechnung. Diese Funktionen sind nicht immer gewünscht, es kommt immer ganz auf die jeweiligen Ansprüche Deines Unternehmens an.

Da die Gehaltsabrechnung jedoch oft ebenfalls in der Personalabteilung erfolgt, wäre eine All-in-one-Lösung bestimmt sehr hilfreich.

Falls Du mit Deinem aktuellen Lohn- und Gehaltsprogramm zufrieden bist, musst Du natürlich nicht wechseln, achte in diesem Fall aber darauf, dass sich die neue HR-Lösung mit Deinem aktuellen Programm verknüpfen lässt. Deine Personalabteilung und Mitarbeiter werden höchstwahrscheinlich von einer einzigen Schnittstelle auf beide Programme zugreifen wollen.

Automatisierung

Effizienz ist der Hauptgrund für die Nutzung einer HR-Software und es gibt nichts Effizienteres als die Automatisierung sich wiederholender Prozesse.

Suche gezielt nach einer Software, die manuelle Prozesse reduzieren kann. Es gibt unter anderem Programme, die Urlaubsanträge automatisch verwalten oder Steuern berechnen und dann selbstständig zurückbehalten. Überlegt Dir, wie viel Geld Du sparen kannst, wenn der Personalabteilung plötzlich fünf bis zehn Arbeitsstunden pro Woche mehr zur Verfügung stehen würden. Die Einsparungen wären beträchtlich.

Größe des Unternehmens

Du musst eine Software finden, die auf die Größe Deines Unternehmens ausgelegt ist.

Ein kleines Unternehmen mit 15 Mitarbeitern braucht nicht dieselben Funktionen wie ein großes Unternehmen mit 150 oder 1,500 Mitarbeitern. Das sollte eigentlich selbstverständlich sein, dieser Aspekt wird aber trotzdem oft übersehen. 

Großunternehmen brauchen komplexere HR-Lösungen, die einige Softwares einfach nicht bieten können. Ein kleines Unternehmen kommt wiederum mit weniger Funktionen und einem einfacheren HR-Programm aus.

Fazit

Jedes Unternehmen kann von einer HR-Software profitieren, egal, wie groß Dein Unternehmen ist oder in welcher Branche Du tätig bist.

Hier ist noch mal eine Übersicht der sechs besten HR-Lösungen:

1. Rippling — Die beste HR-Software für zeitsparende Automatisierungen
2. Namely — Beste HR-Software für separate Mitarbeiterzugänge
3. APS— Die beste HR-Software für die Lohn- und Gehaltsabrechnung
4. BerniePortal — Das beste Personalinformationssystem
5. Workday — Die beste Lösung für Human Capital Management (HCM)
6. Kissflow — Die beste HR-Software für Bewerbermanagement und Personalbeschaffung

Die Entscheidung sollte jedoch immer unter Berücksichtigung der in diesem Artikel erklärten Merkmale und Prozesse getroffen werden. Bestimme zuerst, welche Funktionen Dein Unternehmen benötigt und finde dann eine geeignete HR-Lösung.

Die in diesem Artikel empfohlenen HR-Systeme können als Ausgangspunkt Deiner Suche nach dem perfekten Programm fürs Personalwesen dienen.