14 redaktionelle Tools um Deine Inhalte zu organisieren

Der Begriff “Content Marketing” ist wohlbekannt. Jeder ambitionierte Unternehmer hat ihn schon mal gehört oder benutzt ihn sogar selbst.

Er wird aber auch oft falsch verstanden.

Ich meine, was sind Inhalte?

Das Content Marketing Institute definiert das Content Marketing folgendermaßen:

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Das ist eine tolle Definition, in der Theorie. In der Praxis sieht das jedoch anders aus.

Es gibt Leute, die nur Blogbeiträge als “Inhalt” bezeichnen würden. Andere sagen, dass auch Beiträge in den sozialen Medien Inhalte sind. Wiederum andere zählen auch Podcasts dazu.

Alle genannten Beispiele sind Inhalte, nicht nur Podcasts, Blogartikel oder Beiträge in den sozialen Medien. Alles.

Auf meiner Webseite findest Du zum Beispiel Blogbeiträge

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Videos

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Und einen Podcast.

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Leider sind einige dieser Inhalte nur sehr schwer zu organisieren.

Aufgrund dieser fehlenden Organisation wird die Erstellung der richtigen Inhalte zur richtigen Zeit dann zu einer echten Herausforderung.

Dann will man unbedingt etwas Neues veröffentlichen und achtet nicht mehr auf die Zielgruppenausrichtung oder die Qualität, was wiederum Kunden abschrecken kann.

Deine Content-Marketing-Strategy muss aber nicht so chaotisch und ziellos sein.

Mit den 14 redaktionellen Tools aus diesen Artikel, kannst Du Deine Strategie wieder unter Kontrolle bringen

1. Trello

Trello ist eine vielseitige und visuelle Projektmanagementsoftware.

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Wenn Du Deinen Arbeitsprozess gerne visualisierst und Dir gern alle Schritte von der Ideenfindung bis hin zur Veröffentlichung bildlich vor Augen führst, dann ist Trello die richtige Software für Dich.

Dank dem innovativen Kartensystem kannst Du einfach eine Karte von einer Spalte zur nächsten schieben und auf diese Weise Deinen gesamten Produktionsprozess überwachen.

Der Prozess für einen Blog könnte in etwa so aussehen:

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Jetzt kannst Du für jeden Artikel eine Karte erstellen, die dann von einer Spalte zur nächsten übertragen wird, wenn ein Prozess abgeschlossen ist.

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Du kannst die Karten bestimmten Mitarbeitern zuweisen, damit Du immer weißt, wer für den jeweiligen Artikel verantwortlich ist. Du kannst sogar Deadlines setzen.

Du kannst unterschiedliche Boards anlegen, eins für jedes Deiner Formate, und Trello auf diese Weise zu einem Content-Marketing-Hub machen.

Dein Team muss aber mit der Nutzung der neuen Software vertraut gemacht werden, damit der Prozess problemlos abläuft.

Du kannst Trello einfach mal ausprobieren. Klick hier, um die Funktionen auszuprobieren.

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Für Privatpersonen ist Trello kostenlos und für Unternehmen kostet es 9,99 US-Dollar pro Benutzer und Monat.

2. Asana

Asana ist eine weitere tolle Projektmanagementsoftware. Du kannst die nutzen, um Deine Content-Marketing-Strategie zu organisieren.

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Diese Software ist nicht so visuell ausgeprägt wie Trello, bietet aber trotzdem einen tollen Redaktionskalender.

Du kannst Projekte anlegen und diesen Projekten dann Aufgaben zuweisen. Diese Aufgaben können jeweils kleinere Unteraufgaben enthalten.

Du könntest also das Projekt “Content Marketing” anlegen und dann für jedes Deiner Formate, das Du in den kommenden Monaten veröffentlichen willst, eine Aufgabe anlegen.

Du kannst auch hier Fristen setzen und Unteraufgaben unterschiedlichen Benutzern zuweisen.

Asana überwacht den Fortschritt jeder angelegten Aufgabe und benachrichtigt den Benutzer, falls er seine Fristen nicht einhalten sollte und zeigt außerdem, wie viele Aufgaben noch offen sind.

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Mit der Suchfunktion kannst Du bereits abgeschlossene Aufgaben und Aufgaben, die sich noch in Arbeit befinden, schneller finden.

Wenn Du ein ganzen Team aus Mitarbeitern kontrollieren musst, und nicht unbedingt ein visuelles Programm brauchst, ist Asana die richtige Lösung für Dich.

Es ist kostenlos für bis zu 15 Nutzer. Größere Unternehmen zahlen 9,99 US-Dollar pro Nutzer und Monat.

3. HubSpot

Jeder kennt HubSpot. Die umfassende Marketingsoftware ist für Unternehmen gedacht, die über ein größeres Budget verfügen.

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Die Software ist ab 46 Euro pro Monat zu haben, was einigen Unternehmen jedoch bereits zu teuer ist. Vielleicht überlegst Du es Dir aber noch mal, wenn Du hörst, was dieses Programm alles zu bieten hat.

HubSpot zentralisiert all Deine Daten, Softwareprogramme und Dein gesamten Team.

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Du kannst eine bestimmte Anzahl an Designs für Landingpages, Blogbeiträge und E-Mails erstellen.

Du bekommst sogar Zugriff auf verschiedene SEO-, Blog- und Social-Media-Funktionen.

Mit HubSpot kannst Du Dein Marketing automatisieren, denn mit der Automatisierung kannst Du Deine Inhalte besser organisieren.

Je mehr Arbeitsschritte organisiert werden, desto bessere Ergebnisse erzielen Deine Content-Marketing-Kampagnen.

Du kannst hier eine Demo anfordern.

4. Kapost

Ganz wie bei Trello, kannst Du auch mit Kapost Deinen Arbeitsprozess visuell organisieren.

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Du kannst Deine Content-Strategie für Tage, Wochen, Monate und sogar Jahre im Voraus planen.

Mit Hilfe der Analyseberichte kannst Du Probleme schnell erkennen und beheben.

Mit Kapost kannst Du Dein Team organisieren und besser überwachen. Dank des Redaktionskalenders ist Deine Content-Marketing-Strategie immer organisiert.

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Den Analyseberichten kannst Du dann entnehmen, wie oft jeder Inhalt geteilt, geklickt oder heruntergeladen wurde.

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Darüber hinaus kannst Du Deine Inhalte direkt aus dem Programm in den sozialen Medien teilen.

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Leider ist die Software sehr teuer. Die Preise fangen bei 3.500 US-Dollar pro Monat an.

5. Brightpod

Brightpod ist ein weiteres tolles Programm für Dein Projektmanagement und die Organisation Deiner Inhalte.

Du kannst Projekte mit Aufgaben anlegen, Projekte priorisieren und Ziele setzen.

Es gibt auch einen Redaktionskalender. Wahlweise kannst Du Dir aber auch einzelne Aufgaben anzeigen lassen.

Jeder Benutzer verfügt über sein eigenes Dashboard, auf diese Weise weiß er also immer, welche Aufgaben erledigt werden müssen.

Mit Brightpod können Teammitglieder sogar Dateien miteinander teilen.

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Benutzer können Projekte für eine bessere Zusammenarbeit teilen und den Erstellungsprozess auf diese Weise optimieren.

Organisation ist wichtig für den Erfolg Deiner Content-Marketing-Kampagne. Brightpod hilft sowohl kleinen als auch großen Unternehmen dabei, ihrem gesamten Prozess besser zu organisieren.

Das Programm ist ab 29 US-Dollar pro Monat für bis zu fünf Nutzer zu haben.

6. CoSchedule

Hast Du schon mal einen tollen Blogbeitrag geschrieben und dann vergessen, Deinen Beitrag zu bewerben?

Damit stehst Du nicht alleine da.

Vielen Vermarktern und Unternehmen ist das schon mal passiert. Es gibt aber ein Programm, dass Dir auf die Sprünge helfen kann.

CoSchedule.

CoSchedule ist ein WordPress Plug-in, mit dem man seine Blogbeiträge einfacher veröffentlichen und bewerben kann.

Mit dem Redaktionskalender kannst Du Deine Artikel nicht nur besser planen, Du kannst ihn auch benutzen, um Deine Artikel in den sozialen Medien zu teilen.

Du kannst einen Werbeplan für jeden Blogbeitrag erstellen.

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CoSchedule ist die perfekte Lösung für vielbeschäftigte Unternehmer, die vergessen, ihre Inhalte in den sozialen Medien zu teilen.

Du musst den Redaktionskalender nur einmal einrichten und kannst Deine Inhalte dann nach Artikel, Beitrag in den sozialen Medien oder Autor filtern.

Jetzt vergisst Du das Teilen Deiner Inhalte nicht mehr, weil CoSchedule Dir eine Erinnerung schickt, sobald der neue Artikel geteilt und beworben werden muss.

7. Pipefy

Dir Projektmanagementsoftware Pipefy ist Trello sehr ähnlich.

Du kannst verschiedene Projekte für unterschiedliche Abteilungen anlegen und beispielsweise ein Projekt für Deine Marketingabteilung, ein weiteres für den Verkauf und noch eins für die Redaktion anlegen.

Wie bei Trello, kann dann jedes dieser Projekte personalisiert werden.

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Du kannst den Arbeitsprozess überwachen, Deadlines setzen und bestimmten Mitarbeitern bestimmte Aufgaben zuweisen.

Aufgaben können dann verschoben werden oder nach Abschluss automatisch einem neuen Mitarbeiter zugewiesen werden.

Ich will Dich aber warnen. Pipefy hat eine App, die Webseite ist aber nicht mobil-freundlich.

Wenn Du Pipefy mobil nutzen willst, musst Du Dir die App herunterladen.

Bis zu zehn Benutzer können Pipefy kostenlos nutzen. Der Preis für größere Teams fängt bei 9 US-Dollar pro Monat an.

8. Google Kalender

Du benutzt den Google Kalender wahrscheinlich schon. Hast Du aber auch schon mal darüber nachgedacht, Deinen Kalender fürs Content Marketing zu benutzen?

Wenn Du einen kostenlosen Redaktionskalender anlegen willst, ist der Google Kalender bestens für diese Aufgabe geeignet.

Mit dem Google Kalender kannst Du beliebig viele Kalender anlegen.

Diese können privat oder öffentlich zugänglich sein und Du kannst Deine Kalender auch für bestimmte Mitarbeiter freigeben.

Wie benutzt man den Google Kalender?

Wenn Du ein Gmail-Konto hast, musst Du Dich mit Deinem Konto anmelden. Klick dann auf die kleinen Quadrate rechts oben in der Ecke.

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Jetzt öffnet sich ein Drop-Down-Menü.

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Wähle “Kalender” aus.

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Jetzt öffnet sich der Google Kalender. Wenn Du einen neuen Termin eintragen oder einen bereits bestehenden Termin teilen willst, musst Du auf “Eintragen” klicken.

Google Calendar Week of Sep 17 2017

Jetzt kannst Du einen Titel hinzufügen.

Google Calendar Event Details

Dann kannst Du auf “Gäste hinzufügen” klicken und die E-Mail-Adressen der gewünschten Teilnehmer eintragen.

Google Calendar Event Details 1

Speichern nicht vergessen.

Google Calendar Event Details 2

Jetzt ist Dein Blogbeitrag als Termin eintragen und mit den entsprechenden Mitarbeitern geteilt worden. Wiederhole diesen Schritt für jeden Deiner Blogbeiträge.

Google Kalender kann zwar nicht automatisiert werden, ist aber dennoch eine sehr einfache und effektive Lösung.

9. Buffer

Die Bewerbung der Blogbeiträge bereitet vielen Unternehmen und Vermarktern Kopfzerbrechen.

Einige Leute bewerben neue Artikel viel zu spät, andere vergessen es einfach.

Viele Leute vergessen es, weil ihnen diese Aufgabe keinen Spaß macht.

Man würde am liebsten auf einen Knopf drücken und das war’s.

Leider gibt es mittlerweile so viele soziale Plattformen und Netzwerke, dass man ganz schön viele Knöpfe drücken muss.

Aber zum Glück gibt es Buffer.

Diese Social-Media-Management-Software ermöglicht die Planung und Verwaltung aller sozialen Beiträge und Netzwerke in einem einzigen Programm.

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Du kannst Deine Netzwerke verknüpfen und Deine Beiträge dann automatisch auf allen Plattformen teilen.

Du kannst die Beiträge sogar auf jedes dieser Netzwerke zuschneiden und mit einem einzigen Klick veröffentlichen.

Buffer bietet eine kostenlose Version an, damit Du das Programm ausprobieren kannst.

10. Hootsuite

Hootsuite steht in direkter Konkurrenz zu Buffer und verfügt über sehr ähnliche Funktionen.

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Du kannst 35 unterschiedliche Plattformen und Netzwerke mit Deinem Konto verknüpfen und Beiträge planen, damit sie zu einem bestimmten Zeitpunkt automatisch veröffentlicht werden.

Hootsuite bietet Analyseberichte und Möglichkeiten für die Kuration von Inhalten.

Als Content-Vermarkter weißt Du sicherlich, wie wichtig die Bewerbung Deiner Inhalte ist, willst aber auch nicht stundenlang mit dem Teilen Deiner Inhalte verbringen.

Hootsuite und Buffer verfügen jeweils über eine kostenlose Testversion, damit Du Deine Inhalte ab sofort ganz ohne Kopfzerbrechen teilen kannst.

Probier es doch einfach mal aus.

11. WorkFlowy

Die Organisation Deiner Arbeitsabläufe ist wichtig für den Erfolg Deiner Strategie.

Die Organisation Deiner Strategie allein reicht jedoch nicht aus, Du musst auch Deine Inhalte organisieren.

Die Struktur Deiner Artikel ist ebenfalls wichtig, genau wie der richtige Zeitpunkt der Veröffentlichung.

Die meisten Softwareprogramme fürs Projektmanagement eignen sich zwar bestens für die Organisation der Strategie, mit WorkFlowy kannst Du aber auch die Struktur Deiner Artikel verbessern.

Blogbeiträge müssen über eine gut durchdachte Gliederung verfügen und das geht mit WorkFlowy.

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Du kannst eine interaktive Gliederung erstellen. Wenn Du mit dem Mauszeiger über einem Blogbeitrag schwebst, wird die Gliederung des Beitrags angezeigt. Du kannst mit der Maus über jedes Aufzählungszeichen fahren und jedem Abschnitt Notizen hinzufügen.

Mit WorkFlowy kannst Du Deine Artikel gliedern und diese vor dem Schrieben besser organisieren.

Es gibt eine kostenlose Version. WorkFlowy Pro kostet 4,99 US-Dollar pro Monat.

12. Google Docs

Mit Google Docs kannst Du den Erstellungsprozess Deiner Artikel vereinfachen und organisieren.

Es ist kostenlos, kann von mehreren Benutzer gleichzeitig benutzt werden, Veränderungen in Dokumenten können nachvollzogen werden und unterschiedliche Benutzer können dasselbe Dokument zeitgleich bearbeiten.

Google Docs ist übersichtlich und sehr hilfreich.

Klick hier, um Google Docs zu nutzen.

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Klick auf die blaue Schaltfläche und dann auf das Pluszeichen, um ein neues Dokument anzulegen.

Google Docs

Fertig. Jetzt kannst Du Google Docs benutzen.

Du kannst Deine Dokumente ganz einfach mit anderen Personen teilen. Dafür musst Du oben rechts nur auf “Freigeben” klicken.

Untitled document Google Docs

Gib die E-Mail-Adresse der Person ein, für die das Dokument freigegeben werden soll. Jetzt kann diese Person das Dokument öffnen und bearbeiten.

Blog Post 1 Google Docs

Google schickt der Person eine Einladung zur Bearbeitung.

Google Docs ist kinderleicht zu nutzen. Du kannst mit mehreren Leuten gleichzeitig an einem Dokument arbeiten. Probier es einfach mal aus.

13. HTML-Cleaner

Dieses Programm ist sehr spezifisch, aber extrem hilfreich, wenn man WordPress und Google Docs benutzt.

Leider kann man sich mit Google Docs nicht den HTML-Text eines Dokuments anzeigen lassen, weil es lediglich über eine visuelle Benutzeroberfläche verfügt.

Das ist zwar super für Autoren, aber nervig, wenn man den Artikel in WordPress übertragen will, weil es den Prozess komplizierter macht.

Wenn Du den Artikel einfach in WordPress kopierst, werden diese komischen HTML-Elemente übernommen.

Edit Post Booktrep WordPress com

Wenn Du diese HTML-Elemente ignorierst, wird Deine Webseite langsamer.

Mit dem HTML-Cleaner kann dieses Problem behoben werden.

Öffne Deine Webseite und kopiere den Artikel aus Google Docs in die linke Spalte.

HTML Cleaner Word To HTML Converter 1

Der Quelltext wird dann in der rechten Spalte angezeigt.

HTML Cleaner Word To HTML Converter 2

Jetzt musst Du nur auf “Clean HTML” klicken, um den überflüssigen Code loszuwerden.

HTML Cleaner Word To HTML Converter

Jetzt wird Dein HTML gesäubert (aber nicht alles).

Wenn <strong> und </strong> eine Überschrift einrahmt, wird dieser Quelltext nicht entfernt.

Das sieht so aus:

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Klick auf “Find and replace in html source”, um dieses Problem zu beheben.

HTML Cleaner Word To HTML Converter 3

Unter “Find” muss Folgendes eingegeben werden: <h2><strong>

Und unter “Replace with” muss das hier eingegeben werden: <h2>

Klick jetzt wieder auf “Clean HTML”.

Das muss jetzt noch mal für den End-Tag </strong> wiederholt werden.

Der Prozess muss für jeden Heading-Tag wiederholt werden, damit Du einen sauberen Quelltext hast.

Kopiere diesen dann in WordPress und schon bist Du fertig.

Bilder werden aber nicht übertragen. Die musst Du anschließend manuell hochladen und einfügen.

14. Grammarly

Jeder Autor braucht einen guten Redakteur.

Sei es für einen Artikel, einen Beitrag in den sozialen Medien oder einen Newsletter, Rechtschreibung und Grammatik müssen stimmen, damit Du Dich nicht blamierst.

Mit falscher Grammatik kannst Du niemanden beeindrucken.

Grammarly ist die Lösung für dieses Problem.

Grammarly verfügt über eine kostenlose Version. Du kannst einfach einen Text eingeben und bekommst dann Verbesserungsvorschläge. Leider ist diese Version nur sehr oberflächlich.

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Die Premium-Version findet alle Fehler, auch sich wiederholende Worte und die passive Stimme. Das Programm gibt es aber nur für Englisch, nicht für Deutsch.

Dennoch, mit der kostenlosen Version kannst Du Englische Texte prüfen und verbessern.

Fazit

Da das Wort “Inhalt” so beliebt und mehrdeutig ist, stellt die Organisation durchaus eine Herausforderung dar.

Daran bist Du nicht allein Schuld. Das Content Marketing ist einfach zu komplex geworden.

Diese Komplexität kann Deiner Strategie schaden und Dein Unternehmen letztendlich sogar kaputt machen, darum musst Du Deine Content-Marketing-Strategie besser organisieren.

Such Dir dafür zunächst die passende Projektmanagementsoftware aus. z. B. Trello, Brightpod, CoSchedule, Pipefy oder Google Calendar und dann ein geeignetes Programm für die Bewerbung Deiner Inhalte in den sozialen Medien, z. B. Buffer oder Hootsuite.

Für andere Aufgaben kannst Du Programme wie Grammarly oder Google Docs benutzen.

Mit den richtigen Softwareprogrammen kannst Du das Chaos in Grenzen halten.

Jedes Elemente muss seinen Platz haben und Organisation braucht seine Zeit.

Mit den 14 Softwarelösungen aus diesem Artikel wird die Organisation zum Kinderspiel.

Welche Programme benutzt Du, um Deine Inhalte und Arbeitsabläufe besser zu organisieren?

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