En un mundo ideal, los equipos de ventas y los directivos de las empresas tendrían bolas de cristal que les ayudaran a predecir con exactitud las previsiones de ventas.
Con estas predicciones, sería más fácil crear presupuestos, establecer objetivos, saber cuándo necesitarás contratar a más gente y muchas otras cosas.
Desafortunadamente, las bolas de cristal pertenecen a las películas, y predecir cualquier cosa en los negocios, especialmente los ingresos, puede ser un desafío.
Entonces, ¿cuál es la mejor forma de crear previsiones de ventas para tu empresa?
En primer lugar, hay que entender qué son las previsiones.
En pocas palabras, una previsión de ventas es la predicción de lo que se venderá semanal, mensual, trimestral o anualmente.
Un elemento importante de las previsiones es ser más realista que optimista. Con demasiada frecuencia, los equipos de ventas son demasiado optimistas a la hora de establecer objetivos.
Esto, por desgracia, lleva a la decepción cuando estás a mitad de año y tu equipo empieza a darse cuenta de que aún estás lejos de alcanzar tus objetivos.
Quiero lo mejor para ti. Quiero que establezcas objetivos que puedas alcanzar. Metas que te ayuden a ti y a tu equipo a mantenerse motivados.
A continuación, voy a compartir contigo un desglose detallado de cómo predecir los ingresos futuros de tu negocio.
Ventajas y desventajas de realizar tus propias previsiones de ventas para predecir los ingresos
Algunos líderes empresariales y equipos de ventas deciden crear sus propias previsiones. Pero ¿es eso una buena idea?
Veamos algunos de los pros y contras de hacerlo.
Ventaja 1: obtendrás información valiosa
Dado que la previsión implica examinar datos históricos y en tiempo real, te verás obligado a obtener información sobre el estado y el crecimiento general de tu empresa. Esta información puede ayudarte a establecer mejores objetivos futuros para tu negocio.
Ventaja 2: puedes reducir los costos
Si tienes una pequeña empresa o una startup, es probable que estés tratando de reducir los costos de cualquier manera que puedas. Realizar algunas tareas esenciales por tu cuenta, como las predicciones de ingresos, te ayudará a reducir costos que podrás canalizar a otras áreas de tu negocio.
Ventaja 3: sabrás en qué concentrarte
Hay muchos elementos en movimiento en un negocio en crecimiento. Comprender cada componente te ayudará a alcanzar tus objetivos empresariales más amplios.
Cuando hagas tus propias previsiones de ventas, sabrás en qué debes concentrarte más para que tu negocio siga creciendo.
Por ejemplo, si predices que tus ventas aumentarán un 5% en los próximos tres meses, podrás asignar los recursos necesarios para ayudar a tu equipo de ventas a alcanzar este objetivo.
Desventaja 1: las previsiones de ventas requieren tiempo
Como se ha destacado anteriormente, tendrás que crear previsiones de ingresos semanales, mensuales, trimestrales o quizá anuales.
Para crear estas previsiones y tomar una decisión informada, tendrás que consultar los datos históricos. Puede tomar mucho tiempo hacerlo por tu cuenta.
Desventaja 2: falta de información externa a la empresa
A veces, es difícil ver el panorama completo cuando se está muy involucrado. Contratar a un equipo de planificadores ajenos a la organización puede ayudarte a obtener la opinión informada de otra persona sobre tu empresa. Esto puede proporcionarte información valiosa sobre la salud de tu empresa.
Si eres el propietario de la empresa, es un reto ser subjetivo y eliminar todas las emociones a la hora de crear previsiones. Tu negocio significa mucho para ti.
Trabajas duro para que sea un éxito. Si no tienes cuidado, tus previsiones pueden ser más optimistas que realistas. Una persona externa será más objetiva y basará cada decisión en datos reales.
Si has sopesado las ventajas y desventajas, y crees que te gustaría crear tus propias previsiones, ahora es el momento de entender cómo pueden beneficiarte.
¿Por qué utilizar previsiones de ventas?
Antes de pasar a los métodos, debemos entender por qué necesitamos previsiones de ventas. ¿Qué valor agregan a tu negocio?
Cuando se elabora una previsión de ventas sólida, es posible prever posibles problemas y trabajar para solucionarlos.
Por ejemplo, si a mitad de año ves que tus ventas están un 20% por debajo de la meta, puedes evaluar rápidamente la situación para averiguar qué te impide alcanzar tus objetivos.
Descubrir problemas potenciales de inmediato, en lugar de esperar hasta el final del año o del trimestre, puede marcar una gran diferencia en cualquier empresa.
Que tú y tu equipo de ventas estén al tanto de las previsiones de ventas puede funcionar como una gran herramienta de motivación. Puedes tener actualizaciones de ventas semanales o mensuales para que el equipo sepa lo lejos que está de alcanzar los objetivos.
Es importante recordar que las previsiones de ventas no son perfectas. Al final del trimestre o del ejercicio, es posible que no hayas alcanzado tus objetivos o que los hayas superado.
Sea cual sea el caso, la elaboración de previsiones sigue siendo una parte necesaria de tu plan de negocios, ya que te ayudan a ti y a tu equipo a estar en sintonía y a trabajar hacia objetivos comunes.
Instrucciones para crear una previsión de ventas para predecir los ingresos
Ahora que entiendes el valor de crear una previsión de ventas sólida, vamos a entrar en cómo hacerlo.
1. Elegir o crear una plantilla de previsión de ventas
¿Qué información específica deseas obtener de tu previsión de ventas? Esta es una pregunta importante, ya que la respuesta te ayudará a decidir qué plantilla tiene más sentido para ti y tu empresa.
Puede que te interese información como:
- Cuánto obtienes de ingresos actualmente en un trimestre y cuánto prevés obtener en el trimestre siguiente.
- ¿Va a lanzar un nuevo producto? ¿Cuánto esperas generar con el producto, teniendo en cuenta las tendencias pasadas y actuales del mercado?
Tal vez puedas encontrar una plantilla para lo que estás buscando, o puedes crear una plantilla única que incluya todas las métricas de las que te interesa hacer un seguimiento y que tenga más sentido para tu negocio.
2. Seleccionar los productos que vas a incluir en tu previsión de ventas
Los productos que incluyas en tu previsión de ventas dependerán de lo que estés pronosticando específicamente. Por ejemplo, si decides crear una previsión de ventas trimestral, puedes incluir todas las ventas de ese periodo.
Por otro lado, si deseas prever las ventas de verticales o productos específicos, es probable que solo debas incluir esos productos.
Es esencial ser lo más específico posible y también tener claro cómo deseas incorporar a tu previsión los productos que has seleccionado para consideración.
Por ejemplo, si vas a prever las ventas de un trimestre, debes decidir cómo establecer tu previsión real.
Puedes incluir una línea de previsión para cada producto que vendas, y puedes incluir otra línea para cuánto esperas vender en tus diferentes líneas o categorías de productos.
Si deseas crear una previsión a medio y largo plazo (por ejemplo, para un periodo de 12 meses), puedes elaborar previsiones mensuales hasta ese periodo.
Esas previsiones pueden incluir el precio por unidad y las unidades vendidas de cada producto.
3. Calcular los ingresos previstos
Ahora viene lo divertido: calcular los ingresos previstos. Hay varias formas de predecir los ingresos futuros.
Puedes utilizar datos históricos
Si llevas tiempo vendiendo tus productos o servicios, es esencial que consultes tus datos históricos para hacerte una idea de los ingresos realistas que puedes esperar obtener.
Aunque tener en cuenta los datos históricos puede ayudar, no siempre es un predictor preciso de las ventas futuras. Por ejemplo, es posible que fueras un novato en el pasado, pero ahora puedes estar bien establecido en tu sector.
Las ventas que realizaste en tu primer año no coincidirán con las ventas que realizarás en el siguiente.
Aunque esto es cierto, siempre es importante tener en cuenta los datos históricos, ya que son tu base. Puedes utilizar esta información como referencia para tus objetivos de ventas.
Puedes tener en cuenta la temporada
Algunos productos son estacionales, mientras que otros se venden a un ritmo constante durante todo el año. También hay ciertas épocas del año (como el Black Friday, el Cyber Monday y la temporada navideña) en las que los consumidores suelen gastar mucho dinero. Estos factores afectarán a tus ingresos durante esos periodos.
Puedes tener en cuenta los factores del mercado
No importa lo increíble que sea tu producto o servicio, a veces hay un límite respecto a cuánto puedes vender de forma realista en determinados momentos. Por ejemplo, si vendes gadgets, lo que solía ser “genial” hace cinco años puede no serlo hoy.
El sector tecnológico evoluciona constantemente, y si tus productos o servicios no se actualizan para satisfacer las demandas de los consumidores, tus ingresos podrían tender a la baja.
Después de tener en cuenta todos esos factores, puedes considerar el mejor escenario posible y predecir las ventas basándote en esa cifra.
De nuevo, aquí es esencial ser realista. Si tienes una pizzería y tu único competidor al otro lado de la calle vende una media de 50 pizzas al día, predecir que venderás 1.000 pizzas al día es más esperanzador que realista.
Muchos profesionales recurren a los análisis de escenarios para entender cuáles pueden ser los mejores y los peores escenarios para sus previsiones de ingresos.
4. Crear un sistema de seguimiento
La creación de un sistema de seguimiento es uno de los elementos más importantes para realizar previsiones con éxito.
Si, por ejemplo, te das cuenta de que has hecho predicciones muy equivocadas cuando estás en la mitad del ciclo de ventas, consultar tu sistema de seguimiento te ayudará a identificarlo de inmediato. Entonces podrás actualizar o ajustar rápidamente tu previsión de ventas.
El sistema de seguimiento que utilices no tiene por qué ser complicado. Por ejemplo, puedes crear una hoja de cálculo de Excel e incluso crear gráficos, como este de SmartSheet, para ayudarte a ver si tus ventas están alcanzando, por debajo o superando tus ingresos previstos.
5. Asegurarte de que tu equipo está alineado
No se puede subestimar el valor de tener un equipo que trabaja hacia los mismos objetivos. Por eso es fundamental asegurarte de que todos los miembros del equipo conozcan las previsiones de ventas y, lo que es más importante, que estén de acuerdo con ellas.
¿Por qué?
Aunque eres el líder, no puedes alcanzar las ventas previstas por tu cuenta. Necesitas que todos trabajen para alcanzar esos objetivos y también que crean en ellos.
Compartir con tu equipo también puede ayudarte a obtener sus valiosas opiniones sobre las predicciones que has hecho.
Tal vez se te haya pasado por alto algún factor importante que pueda afectar a las ventas de ese periodo. O tal vez haya una nueva tendencia en el mercado que tu equipo de ventas haya descubierto recientemente. Su aporte es esencial antes de que las partes interesadas aprueben las previsiones de ventas.
6. Utiliza herramientas para facilitar el proceso de previsión de ventas
Estamos bien adentrados en la era digital, y hay varias herramientas que pueden ayudar a hacerte la vida un poco más fácil.
Por ejemplo, puedes utilizar Google Sheets para crear tus previsiones en una hoja de cálculo ordenada. Además, podrás acceder a ellas desde cualquier dispositivo con acceso a Internet.
Para mantenerte en contacto con tu equipo y compartir actualizaciones periódicas sobre las previsiones, puedes utilizar herramientas de colaboración en línea, como Asana, Trello o Slack.
Todas estas herramientas te permiten compartir enlaces y documentos con los miembros de tu equipo para que puedan acceder a información valiosa en cualquier momento.
A la hora de elegir herramientas, busca opciones que sean fáciles de usar e integrar para ti y tu equipo. También es importante prestar atención a las políticas de privacidad de las organizaciones. Además, considera herramientas con múltiples funciones para facilitar un poco la organización.
Conclusión
Las previsiones de ventas son una parte esencial de tu negocio, pero a veces las plantillas genéricas no son relevantes. Utiliza los consejos anteriores para crear previsiones de ventas informadas que se ajusten a tus necesidades.
¿Has creado antes un modelo de previsiones de ventas? ¿Qué consejos interesantes puedes compartir?
